Implementasi Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 di SMK Negeri 1 Wonogiri

1. Implementasi Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 di SMK Negeri 1 Wonogiri

Dalam mengimplementasikan ISO 9001:2008 terdapat beberapa persyaratan, standar-standar dan langkah-langkah yang harus dipenuhi oleh suatu sekolah, yaitu:

a. Persyaratan Standar SMM ISO 9001:2008 Vincent Gaspersz (2005:26) mengemukakan bahwa SMM ISO 9001 merupakan sistem manajemen kualitas yang berfokus pada proses dan pelanggan, sehingga pemahaman terhadap persyaratan-persyaratan standar dari ISO ini akan membantu organisasi dalam menetapkan dan mengembangkan sistem manajemen kualitas secara sistematik untuk

commit to user

proses terus menerus (continous processes improvement).

Hal ini telah dilakukan oleh Tim ISO SMK Negeri 1 Wonogiri. Sebelum proses implementasi dimulai, Tim ISO SMK Negeri 1 Wonogiri didampingi oleh Tim ISO dari SMK Negeri 4 Surakarta sudah mempelajari persyaratan standar yang harus dipenuhi terkait dengan pelaksanaan SMM ISO 9001:2008. Persyaratan standar ini kemudian disusun dan disyahkan oleh kepala sekolah menjadi pedoman mutu, yaitu pedoman yang digunakan untuk menjalankan manajemen. Agar SMM ISO 9001:2008 dapat dilaksanakan dengan mudah maka dibuatlah dokumen lini kerja yaitu dokumen yang memuat sistem pada setiap lini kerja dan harus diterapkan sesuai dengan pedoman mutu yang sudah dibuat sebelumnya.

b. Pelaksanaan Prinsip Manajemen Mutu Sistem manajemen mutu yang diimplementasikan dengan komitmen yang konsisten, akan memberikan manfaat dan kesuksesan bagi semua pemangku kepentingan dalam suatu organisasi. Untuk mencapai manfaat dan kesuksesan tersebut harus dilandasi dengan beberapa prinsip manajemen mutu yang sudah ditetapkan dalam standar internasional. Prinsip-prinsip manajemen mutu tersebut harus ditanamkan kepada semua personil untuk dipahami dan mendasari tindakan-tindakan yang diperlukan dalam membangun dan menerapkan sistem manajemen mutu secara konsisten dan berkesinambungan. Tanpa menggunakan prinsip manajemen mutu tersebut, maka sesungguhnya sistem manajemen mutu tidak akan memberikan manfaat secara keseluruhan. Menurut Rudi Suardi (2003:46-

59) SMM ISO 9001:2008 mempunyai delapan prinsip yaitu:

1) Fokus pada pelanggan Keberadaan organisasi sangat bergantung pada pelanggannya dan tanpa pelanggan organisasi tidak akan dapat bekerja. Pelanggan merupakan bagian yang sangat penting bagi organisasi, oleh sebab itu manajemen organisasi harus benar-benar memahami, memenuhi

commit to user

Wonogiri sebagai sekolah menengah kejuruan yang menyiapkan lulusannya untuk siap memasuki dunia kerja mampu memenuhi harapan pelanggan.

2) Kepemimpinan Pemimpin sangat penting dalam menciptakan kesatuan arah dan tujuan organisasi serta menciptakan dan mempertahankan lingkungan internal sehingga personel terlibat secara penuh untuk mencapai tujuan organisasi. SMK Negeri 1 Wonogiri dipimpin oleh kepala sekolah, dimana kepala sekolah merupakan seorang manajer tertinggi yang menyelenggarakan seluruh kegiatan yang berhubungan dengan pendidikan di sekolah. Kepala sekolah berkewajiban untuk menetapkan kesatuan tujuan dan arah organisasi agar sesuai dengan visi, misi,tujuan sekolah. Dalam pelaksanaan SMM ISO 9001:2008 pemimpin harus menetapkan kebijakan dan sasaran mutu sekolah, hal ini telah dilaksanakan oleh kepala sekolah SMK Negeri 1 Wonogiri bersama dengan Tim ISO sekolah.

3) Keterlibatan personel Sistem manajemen mutu tidak dapat dilaksanakan secara sendiri tetapi semua personil dalam organisasi harus terlibat. Kunci keberhasilan pelaksanaan SMM ISO 9001:2008 tidak hanya berada pada satu orang, tetapi keberhasilan ini merupakan tanggung jawab semua yang ada dalam organisasi tersebut. Prinsip keterlibatan personel telah diterapkan dalam pelaksanaan SMM ISO 9001:2008 di SMK Negeri 1 Wonogiri. Hal ini dapat dibuktikan bahwa semua personel yang ada di SMK Negeri 1 Wonogiri telah bekerja sesuai dengan tugas pokok dan fungsinya masing-masing, dengan arahan dan bimbingan secara terus menerus dari kepala sekolah dan Tim ISO sekolah.

4) Pendekatan proses Proses merupakan urutan beberapa kegiatan atau suatu set kegiatan yang memerlukan sumber daya untuk mengubah masukan menjadi

commit to user

direncanakan. Tujuan pendekatan proses adalah untuk memudahkan pengukuran dan pengendalian mutu dan penyediaan sumber daya yang cukup sesuai spesifikasi yang ditetapkan secara efektif dan efisien.

5) Pendekatan sistem untuk pengelolaan Setiap pimpinan harus merencanakan dan mengembangkan sistem yang sesuai untuk memenuhi persyaratan. Setiap aktivitas dalam organisasi harus dilandasi dengan sistem yang harus dikomunikasikan kepada semua karyawan dalam organisasi. Pimpinan harus mengidentifikasi, memahami dan mengelola proses yang saling berhubungan ini sebagai sebuah sistem yang berperan untuk mencapai sasaran yang efektif dan efisien. Dalam pelaksanaan SMM ISO 9001:2008, sistem yang ada dibukukan dalam dokumen sistem mutu yang terdiri dari pedoman mutu dan dokumen mutu lini kerja. Prinsip pendekatan sistem terhadap manajemen telah diterapkan oleh SMK Negeri 1 Wonogiri dalam pelaksanaan SMM ISO 9001:2008. Hal ini dibuktikan dengan disusunnya pedoman mutu dan dokumen lini kerja sebagai kendali sistem manajemen serta pelaksanaan SMM ISO 9001:2008 yang senantiasa didokumentasikan.

6) Peningkatan terus menerus Suatu organisasi melakukan perbaikan berlanjut terhadap kinerjanya agar mampu bertahan dan berkembang dalam kompetisi pasar global. Selain itu dengan perbaikan yang dilakukan secara berlanjut/terus menerus akan membuat suatu organisasi lebih fleksibel dalam merespon kebutuhan dan harapan pelanggan. Di dalam perbaikan berlanjut ini suatu organisasi melakukan evaluasi terhadap usaha yang telah dijalankannya secara terus menurus sehingga setiap saat dapat diketahui kelebihan dan kekurangan yang ada dalam organisasi tersebut dan yang dalam SMM ISO 9001:2008 sering disebut dengan temuan. Perbaikan berlanjut itu dilaksanakan kalau ada temuan- temuan yang lebih bersifat merugikan organisasi. Prinsip peningkatan

commit to user

pelaksanaan SMM ISO 9001:2008.

7) Pembuatan keputusan berdasarkan fakta Keputusan yang efektif adalah keputusan yang didasarkan oleh hasil analisis dan informasi yang aktual. Suatu organisasi sekolah tidak boleh asal-asalan dalam mengambil suatu keputusan. Keputusan yang asal-asalan dapat berdampak negatif bagi kelangsungan hidup organisasi, bisa jadi keputusan tersebut hanya akan menghabiskan biaya yang besar tetapi tidak memberikan hasil yang memuaskan. Keputusan yang diambil oleh manajemen puncak harus ditujukan untuk meningkatkan kinerja organisasi dan efektivitas implementasi sistem manajemen mutu.

8) Hubungan saling menguntungkan dengan pemasok

Suatu organisasi dengan pemasok mempunyai saling ketergantungan satu sama lain dan merupakan hubungan saling menguntungkan dalam rangka meningkatkan kemampuan keduanya untuk menghasilkan suatu nilai yang bisa diterima oleh masyarakat. Apabila suatu organisasi menghasilkan nilai yang baik dan bisa diterima oleh masyarakat maka secara otomatis dapat memberikan nilai tambah bagi organisasi tersebut, sehingga memberikan peluang kepada keduanya dalam memenangkan persaingan dengan organisasi lain yang sejenis.

Dalam hal ini, SMK Negeri 1 Wonogiri sudah menerapkan kedelapan prinsip manajemen mutu dalam pelaksanaan SMM ISO 9001:2008 secara keseluruhan.

c. Model Proses SMM ISO 9001:2008 Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 merupakan sistem yang digunakan oleh manajemen puncak untuk menetapkan kebijakan yang berkaitan dengan mutu dan berorientasi pada kepuasan pelanggan. Penerapan SMM ISO 9001:2008 harus mengikuti pola PDCA yaitu Plan – Co – Check – Act . SMK Negeri 1 Wonogiri melakukan 11 langkah dalam melaksanakan SMM ISO 9001:2008 dan sudah mengikuti pola PDCA dan

commit to user

langkah tersebut dapat dilihat dalam tabel berikut ini: Tabel 4. 1 Perbandingan Langkah-Langkah Implementasi SMM ISO 9001:2008 di Dalam Teori dengan Pelaksanaan di SMK Negeri

1 Wonogiri

No Langkah Dalam Kajian

Teori

Langkah-Langkah di SMK Negeri 1 Wonogiri

a. Plan

a. Komitmen manajemen puncak

b. Persiapan program

c. Pembentukan Tim ISO

d. Berkonsultasi dengan sekolah pendamping

e. Membuat Dokumen Sistem Mutu

b. Do

Launching implementasi

c. Check

a. Audit internal

b. Memilih badan sertfikasi UKAS

c. Manajemen Review

d. Pencapaian sertifikat ISO 9001:2008

4. Act

Perbaikan berkelanjutan

Sumber: Data Diolah Peneliti Tahun 2012. Perbedaan langkah-langkah yang diambil dalam pelaksanaan SMM

ISO 9001:2008 diperbolehkan karena SMM ISO 9001:2008 bersifat inhern, artinya standarnya telah ditetapkan sedangkan operasionalnya menyesuaikan dengan kondisi lembaga yang menerapkan. Hal ini sesuai dengan pendapat Gaspersz (2005:11) bahwa langkah-langkah pelaksanaan SMM ISO 9001:2008 merupakan panduan yang dapat diterapkan secara bersamaan atau tidak berurut, tergantung kultur dan kematangan kualitas organisasi.