suatu saat kita memerlukannya, seketika itu juga dokumen-dokumen tersebut dapat langsung dicari dan segera dapat dimanfaatkan.
Pemanfaatan teknologi informasi untuk pengelolaan dokumen menjadikan data dan informasi dapat lebih terstruktur measurable of data and information serta efisien
dalam hal pencarian dan penempatannya. Dengan kata lain, pengelolaan dokumen dengan memanfaatkan teknologi informasi akan memenuhi kaidah informasi yang
berkualitas, yaitu informasi yang diterima harus lengkap, akurat, relevan dan cepat atau tepat waktu.
1.2 Permasalahan
Dari uraian sebelumnya, berkaitan dengan penyimpanan dan pengelolaan data dan informasi, dapat disimpulkan permasalahan-permasalahan yang umum dihadapi
perusahaan saat ini adalah sebagai berikut:
• Tingginya biaya untuk mencetak dokumen agar bias diarsipkan dengan baik.
• Tingginya biaya yang digunakan untuk mendistribusikan dokumen
• Tingginya biaya yang digunakan untuk menyewa tempat penyimpanan
dokumen gudang, ruangan dll •
Kesulitan dalam pencarian dokumen-dokumen yang diperlukan dalam waktu singkat dan data yang dicari merupakan data yang tepat sesuai kebutuhan.
• Ancaman yang selalu menghantui dalam penyimpanan dokumen seperti
adanya kebakaran, banjir, gempa bumi dsb. •
Ancaman kerusakan data dan informasi yang tersimpan dalam hardisk atau media lain yang tidak bersifat read-only akibat penyebaran virus komputer
1.3 Maksud dan Tujuan
Maksud dan tujuan dari pembuatan Sistem Informasi Manajemen Dokumen Perkantoran yang kami beri nama Digital Filing ini adalah:
• Tersedianya suatu alat Bantumedia yang dapat digunakan untuk memudahkan
proses penyimpanan, pengelolaan dan pendistribusian dokumen. •
Dapat tersajinya data dan informasi yang cepat, tepat, akurat berkenaan dengan masalah pencarian informasi tertentu yang pentingdibutuhkan.
• Secara siginifikan dapat mengurangi atau menekan biaya yang dianggarkan
untuk keperluan pencetakan dan distribusi dokumen. •
Mengurangi atau menekan biaya yang digunakan untuk tempat penyimpanan dokumen.
• Mengurangi risiko hilangnya dokumen-dokumen penting terhadap
kemungkinan bencana kebakaran, banjir dan kondisi-kondisi kecelakaanbencana lain yang tidak dinginkan.
• Mengurangi risiko terjadinya kejahatan atau penyalahgunaan data dan
informasi •
Mengurangi risiko kerusakan data dan informasi akibat penyebaran virus komputer.
Digital Filing 2
• Memudahkan penggunaan, pencatatan, penyimpanan, pengelolaan dan
pengamanan atas berbagai macam dokumen, data dan informasi dari berbagai sumber dan berbagai format.
1.4 Sasaran
Sasaran yang ingin dicapai dengan mengimplementasikan penggunaan Digital Filing ini adalah:
• Terciptanya alat Bantu untuk pencatatan, penyimpanan dan pengelolaan atas
dokumen yang ada serta pengamanan atas berbagai macam data dan informasi dari berbagai sumber dan berbagai format.
• Terciptanya suatu perangkat lunak yang dapat mengakomodasi percepatan
proses data dan informasi serta menyiapkan arsitektur perangkat lunak yang tepat.
• Meningkatkan kemampuan para pengguna yang terlibat untuk dapat berpikir
secara “digital” melalui pembelajaran dalam penggunaan teknologi terkini. •
Membantu meningkatkan kinerja dan daya saing sumber daya manusia yang paham akan pentingnya arti sebuah informasi dalam menghadapi persaingan
untuk mendapatkan, menyimpan dan mempergunakan data dan informasi. •
Meningkatkan kualitas data dan informasi sehingga dapat lebih mempunyai arti dan dapat dimanfaatkan untuk keperluan lainnya.
• Terwujudnya suatu media yang dapat menciptakan budaya menghargai data
dan informasi serta berkurangnya penggunaan kertas paperless office system.
Digital Filing 3
BAB II APLIKASI DIGITAL FILING
