BAB II APLIKASI DIGITAL FILING
2.1 Penjelasan Umum
Digital Filing adalah aplikasi yang menyediakan solusi penyimpanan untuk berbagai jenis dokumen dari berbagai macam sumber dan berbagai macam format teks,
gambar, film dsb. Prinsip dasar Digital Filing meliputi:
1. Sistem mudah digunakan dan bersifat user friendly termasuk bagi pengguna
awam computer sekalipun. 2.
Sistem mencakup seluruh fungsi dan tugas manajemen dokumen. 3.
Sistem mudah untuk dikustomisasi atau disesuaikan dengan keperluan pengguna.
4. Sistem memiliki fasilitas untuk menjaga keamanan dan kerahasiaan data data
security protection.
2.2 Ruang Lingkup dan Manfaat Aplikasi
Ruang lingkup aplikasi Digital Filing meliputi: 1.
Terciptanya aplikasi manajemen dokumen menggunakan teknologi terkini berbasis desktop application dan webbased application.
2. Program aplikasi dapat dijalankan dalam jaringan local intranet maupun
jaringan internet. 3.
Program aplikasi menggunakan 5 lima level sistem akses pengguna. 4.
Program aplikasi memiliki fasilitas Log yang dapat memonitor aktivitas yang dilakukan pengguna didalam program aplikasi.
5. Singkronisasi menggunakan fitur replikasi data antar server pada jaringan
local intranet dengan server pada jaringan internet fitur ini terdapat pada database yang digunakan.
6. Pelaksanaan training atau pelatihan kepada pengguna yang meliputi materi:
a. Pengantar Sistem Informasi Manajemen Dokumen.
b. Cara penggunaan program aplikasi.
c. Pelatihan teknis kepada IT Officer dalam pemeliharaan system.
7. Melakukan supervisi dan evaluasi terhadap hasil pelaksanaan training dan
implementasi sistem secara keseluruhan. 8.
Pemeliharaan dan jaminan program aplikasi selama 1 satu tahun. Sedangkan manfaat yang didapat pengguna sebagai berikut:
1. Kecepatan dan kemudahan akses terhadap pencarian dokumen yang dimiliki.
2. Kecepatan dan kemudahan dalam memperbaharui dokumen.
3. Standarisasi pencatatan dan penyimpanan dokumen sebagai data dan
informasi.
Digital Filing 4
4. Penghematan biaya atas pencetakan, distribusi dan penyimpanan serta
pemeliharaan dokumen. 5.
Meningkatkan kinerja instansi terkait dalam penanganan dokumen secara tertib dan rapi.
6. Keamanan dengan menggunakan pengaturan hak akses sehingga dokumen
hanya bisa diperoleh oleh pengguna yang berhak. 7.
Penyimpanan dokumen dalam database memungkinkan dilakukannya proses penyelamatan terhadap dokumen-dokumen yang ada. Hal ini sangat penting
untuk mengantisipasi hilangnya dokumen akibat bencana atau kerusakan akibat penyebaran virus komputer.
2.3 Bentuk dan Lingkungan Aplikasi
Kategori