LKP : Sistem Informasi Manajemen Pengelolaan Data Pelanggan dan Servis Berkala Pada PT. Astra Isuzu Cabang HR. Muhammad Surabaya.

LAPORAN KERJA PRAKTEK

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PENGELOLAAN DATA PELANGGAN DAN SERVIS BERKALA PADA PT ASTRA ISUZU CABANG HR MUHAMMAD

SURABAYA

Disusun oleh :

Nama : Kalista Wiwaha Dewandaru

NIM : 10.41010.0204

Program : S1 (Strata Satu)

Jurusan : Sistem Informasi

SEKOLAH TINGGI

MANAJEMEN INFORMATIKA & TEKNIK KOMPUTER SURABAYA

2013

STIKOM

Bengkel Astra Isuzu cabang HR.Muhammad Surabaya merupakan sub divisi yang ada di Astra Isuzu cabang HR Muhammad Surabaya dimana dalam proses bisnis bengkel terdapat proses pencatatan pelanggan bengkel proses pencatatan kepemilikan kendaraan pelanggan dan proses manajemen proses kerja bengkel (Pkb).

Aplikasi Sistem Informasi manajemen pengelolaan data pelanggan dan servis berkala pada bengkel Astra Isuzu cabang HR. Muhammad ini digunakan untuk membantu pengguna dalam pencatatan pelanggan bengkel yang terbagi atas pelanggan fleet, dan pelanggan retail serta membantu proses pencatatan kepemilikan kendaraan pelanggan dan proses manajemen proses kerja bengkel (Pkb) dimana proses manajemen Pkb ini terdiri dari proses simpan Pkb,

close Pkb dimana proses ini akan dilakukan Service Agent .

Serta aplikasi ini dapat menghadirkan layanan Histori kedatangan pelanggan serta

aplikasi ini dapat memantau kehadiran pelanggan yang terdaftar di bengkel Astra Isuzu cabang

HR Muhammad Surabaya dimana fokus layanan ini dihadirkan untuk memenuhi kebutuhan

Kepala Bengkel.

Setelah dilakukan implementasi aplikasi dampak yang dirasakan layanan manajemen bengkel semakin cepat serta akses aplikasi yang cepat dan penampilan histori pelanggan yang detail, sehingga dapat membantu pihak manajemen untuk melakukan strategi manajemen untuk meningkatkan proses bisnis serta meningkatkan hubungan baik antar perusahaan dengan pelanggan servis.

Kata kunci: pelanggan Fleet , pelanggan Retail , Pkb , Histori kedatangan pelanggan,

Service Agent, Kepala Bengkel.

STIKOM

KATA PENGANTAR

Segala puji syukur saya panjatkan kehadirat Allah SWT yang telah melimpahkan rahmat, hidayah, kenikmatan dan karuniaNya sehingga saya dapat menimba studi di fase perguruan tinggi . Berkat rahmatNya pula Penulis dapat melaksanakan proses studi dalam rangka kerja praktek dan menyelesaikan pembuatan laporan dari hasil kerja praktek. Laporan ini disusun berdasarkan hasil studi kerja praktek yang dilakukan satu bulan di Bengkel Astra Isuzu cabang Hr Muhammad Surabaya.

Kerja Praktek ini membahas tentang pembuatan Sistem Informasi pengelolaan data pelanggan servis berkala Pada bengkel Astra Isuzu cabang Hr. Muhammad Surabaya, diharapkan dengan terciptanya sistem ini dapat membantu Service Agent dalam melakukan simpan pelanggan baru, kepemilikan kendaraan pelanggan, manajemen Pkb serta membantu Kepala Bengkel melakukan monitor kedatangan pelanggan secara berkala. Untuk itu penulis mengucapkan banyak terimakasih kepada:

1. Ibu dan Ayah, yang telah mendoakan, membimbing dan mendukung penulis di setiap

saat.

2. Bapak Prof. Dr. Budi Jatmiko, M.Pd. selaku Ketua Sekolah Tinggi Manajemen

Informatika & Teknik Komputer Surabaya.

3. Bapak Drs. Antok Supriyanto M.MT. Selaku Pembimbing yang telah meluangkan waktu

untuk memberikan bimbingan selama proses pembuatan laporan kerja praktek ini.

STIKOM

kerja praktek kepada penulis dan banyak memberikan bimbingan dan saran terhadap pembuatan program.

5. Serta semua pihak yang telah membantu penulis dalam menyelesaikan kerja praktek ini.

Semoga ALLAH SWT memberikan balasan yang setimpal kepada semua pihak yang telah memberikan bantuan, bimbingan, dan nasehat mereka dalam proses kerja praktek ini.

Proses pembelajaran kerja praktek yang penulis kerjakan ini masih banyak terdapat kekurangan, sehingga kritik dan saran diperlukan dalam penyusunan laporan kerja praktek ini. Semoga laporan kerja praktek ini dapat diterima dan bermanfaat bagi penulis dan pembaca serta umat.

Surabaya, Oktober 2013

Penulis

DAFTAR ISI

ABSTRAKSI ... 1 KATA PENGANTAR... 2

STIKOM

DAFTAR ISI ... 3

BAB 1 PENDAHULUAN ... Error! Bookmark not defined.

1.1. Latar belakang ... Error! Bookmark not defined.

1.2. Perumusan Masalah ... Error! Bookmark not defined.

1.3. Batasan Masalah ... Error! Bookmark not defined.

1.4 Tujuan ... Error! Bookmark not defined.

1.5 Kontribusi ... Error! Bookmark not defined.

1.6 Sistematika Penulisan ... Error! Bookmark not defined.

BAB II GAMBARAN UMUM INSTANSI ... Error! Bookmark not defined.

2.1. Sejarah Berdirinya Isuzu Astra MotorError! Bookmark not defined.

2.1.1. Visi Isuzu Astra Motor ... Error! Bookmark not defined.

2.1.2. Misi PT. Astra Isuzu Motor ... Error! Bookmark not defined.

2.2. Struktur Organisasi PT. Astra Isuzu Cabang Hr. Muhammad Surabaya divisi Bengkel

Error! Bookmark not defined.

2.3. Kondisi Perusahaan ... Error! Bookmark not defined.

BAB III Landasan Teori ... Error! Bookmark not defined.

3.1. Konsep Sistem Informasi ... Error! Bookmark not defined.

3.2. Konsep Sistem Informasi ManajemenError! Bookmark not defined.

3.2.1. Blok Masukan ... Error! Bookmark not defined.

3.2.2. Blok Model ... Error! Bookmark not defined.

3.2.3. Blok Keluaran ... Error! Bookmark not defined.

3.2.4. Blok Teknologi ... Error! Bookmark not defined.

3.2.5. Blok Basis Data ... Error! Bookmark not defined.

3.2.6. Blok Kendali ... Error! Bookmark not defined.

STIKOM

3.4. System Flow ... Error! Bookmark not defined.

3.5. Data Flow Diagram (DFD)... Error! Bookmark not defined.

3.5.1. Simbol-simbol yang digunakan DFDError! Bookmark not defined.

3.5.2. Context Diagram ... Error! Bookmark not defined.

3.5.3. Data Flow Diagram Level 0 ... Error! Bookmark not defined.

3.5.4. Data Flow Diagram Level 1 ... Error! Bookmark not defined.

3.5.5. Entity Relational Diagram ... Error! Bookmark not defined.

3.6. Konsep Dasar Basis Data ... Error! Bookmark not defined.

3.6.1. Sistem Basis Data ... Error! Bookmark not defined.

3.6.2. Database Manaegement System ... Error! Bookmark not defined.

3.6.2.1. Bahasa-Bahasa Yang Terdapat Dalam DBMSError! Bookmark not defined.

3.6.2.2. Fungsi DBMS ... Error! Bookmark not defined.

3.7. Tool Pemrograman ... Error! Bookmark not defined.

3.7.1. Notepad ++ ... Error! Bookmark not defined.

3.7.2. Php ... Error! Bookmark not defined.

3.7.3. Xammp ... Error! Bookmark not defined.

3.7.4. Apache ... Error! Bookmark not defined.

3.7.5. MySql ... Error! Bookmark not defined.

3.8 SDLC ... Error! Bookmark not defined.

BAB IV Deskripsi Kerja Praktek ... Error! Bookmark not defined.

4.1. Analisis Sistem ... Error! Bookmark not defined.

4.2. Perancangan Sistem ... Error! Bookmark not defined.

4.2.1. System Flow ... Error! Bookmark not defined.

STIKOM

4.2.2 Data Flow Diagram... Error! Bookmark not defined.

4.3. Perancangan Database ... Error! Bookmark not defined.

4.3.1. Struktur Basis Data & Tabel... Error! Bookmark not defined.

4.3.2. Desain Input & Output ... Error! Bookmark not defined.

4.4. Implementasi Sistem ... Error! Bookmark not defined.

4.4.1. Teknologi... Error! Bookmark not defined.

4.4.2. Pengoperasian Program ... Error! Bookmark not defined.

A. Form Login ... Error! Bookmark not defined.

B. Menu Utama Service Agent ... Error! Bookmark not defined.

C. Form Master Pelanggan ... Error! Bookmark not defined.

D. Form Pendataan Kepemilikan Kendaraan PelangganError! Bookmark not defined.

E. Form Manajemen PKB ... Error! Bookmark not defined.

F. Form Validasi PKB ... Error! Bookmark not defined.

G. Menu Utama Kepala Bengkel... Error! Bookmark not defined.

H. Menu Mencari Customer ... Error! Bookmark not defined.

I. Menu Draft Kepemilikan Kendaraan CustomerError! Bookmark not defined.

J. Menu Histori PKB ... Error! Bookmark not defined.

K. Menu Arsip Kedatangan Customer ... Error! Bookmark not defined.

BAB V PENUTUP... Error! Bookmark not defined.

5.1. Kesimpulan ... Error! Bookmark not defined.

5.2. Saran ... Error! Bookmark not defined.

DAFTAR PUSTAKA ... Error! Bookmark not defined.

LAMPIRAN ... Error! Bookmark not defined.

STIKOM

DAFTAR GAMBAR

Gambar 2.1 Struktur Organisasi Astra Isuzu Hr Muhammad Surabaya Divisi Bengkel Error!

Bookmark not defined.

Gambar 3.1 Simbol - Simbol pada System Flow... Error! Bookmark not defined.

Gambar 4.1 Alur Kerja Bengkel ... Error! Bookmark not defined.

Gambar 4.2 System Flow Pendaftaran Pelanggan . Error! Bookmark not defined.

Gambar 4.3 System Flow Pendaftaran kendaraan pelangganError! Bookmark not defined.

Gambar 4.4 System Flow Pencatatan PKB ... Error! Bookmark not defined.

Gambar 4.5 System Flow Kedatangan Customer Berdasarkan Jenis CustomerError! Bookmark

not defined.

Gambar 4.6 System Flow Kegiatan Bengkel Berdasarkan Aksi PerbaikanError! Bookmark not

defined.

Gambar 4.7 System Flow Kegiatan Bengkel Berdasarkan Tipe KendaraanError! Bookmark not

defined.

Gambar 4.8 System Flow Riwayat Pelanggan ... Error! Bookmark not defined.

Gambar 4.9 Context Diagram SI Manajemen Pengelolaan data pelanggan dan servis berkala

pada bengkel Astra Isuzu cabang Hr Muhammad Surabaya.Error! Bookmark not defined.

Gambar 4.10 DFD Level 0 SI Manajemen Pengelolaan Data Pelanggan Dan Servis Berkala Pada Bengkel Astra Isuzu. ... Error! Bookmark not defined.

Gambar 4.11 DFD Level 1 Manajemen PKB. ... Error! Bookmark not defined.

Gambar 4.12 DFD Level 1 Laporan Kegiatan BengkelError! Bookmark not defined.

Gambar 4.13 ERD CDM SI manajemen pengelolaan data pelangganError! Bookmark not

defined.

Gambar 4.14 ERD PDM SI manajemen pengelolaan data pelanggan dan servis berkala pada

bengkel Astra Isuzu cabang Hr Muhammad SurabayaError! Bookmark not defined.

Gambar 4.15 Contoh STNK Customer ... Error! Bookmark not defined.

Gambar 4.16 Contoh Perintah Kerja Bengkel ( PKB )Error! Bookmark not defined.

STIKOM

Gambar 4.17 Form input PKB sementara ... Error! Bookmark not defined.

Gambar 4.18 Form Update PKB ... Error! Bookmark not defined.

Gambar 4.19 Form Lihat Data Pelanggan ... Error! Bookmark not defined.

Gambar 4.20 Form Laporan data Customer ... Error! Bookmark not defined.

Gambar 4.21 Form Lihat kepemilikan kendaraan pelangganError! Bookmark not defined.

Gambar 4.22 Form Lihat kepemilikan kendaraan pelangganError! Bookmark not defined.

Gambar 4.23 Form Login Aplikasi ... Error! Bookmark not defined.

Gambar 4.24 Form Menu Utama Service Agent ... Error! Bookmark not defined.

Gambar 4.25 Form Master Pelanggan ... Error! Bookmark not defined.

Gambar 4.26 Form pencarian data master pelangganError! Bookmark not defined.

Gambar 4.27 Form pendataan kepemilikan kendaraan pelangganError! Bookmark not defined.

Gambar 4.28 Form pencarian data master kendaraanError! Bookmark not defined.

Gambar 4.29 form input PKB sementara ... Error! Bookmark not defined.

Gambar 4.30 Form pencarian PKB sementara ... Error! Bookmark not defined.

Gambar 4.31 Form Validasi PKB ... Error! Bookmark not defined.

Gambar 4.32 Menu utama Kepala Bengkel ... Error! Bookmark not defined.

Gambar 4.33 Menu Pencarian customer ... Error! Bookmark not defined.

Gambar 4.34 Output Laporan kepemilikan kendaraan customer.Error! Bookmark not defined.

Gambar 4.35 Menu Draft Kepemilikan kendaraan CustomerError! Bookmark not defined.

Gambar 4.36 Output Laporan Kepemilikan Kendaraan CustomerError! Bookmark not defined.

Gambar 4.37 Menu Histori PKB ... Error! Bookmark not defined.

Gambar 4.38 Menu arsip kedatangan customer .... Error! Bookmark not defined.

Gambar 4.39 Laporan arsip kedatangan customer. Error! Bookmark not defined.

STIKOM

DAFTAR TABEL

Tabel 4.1 User ... Error! Bookmark not defined.

Tabel 4.2 Customer ... Error! Bookmark not defined.

Tabel 4.3 Kendaraan ... Error! Bookmark not defined.

Tabel 4.4 PKB ... Error! Bookmark not defined.

Tabel 4.5 Histori Kedatangan ... Error! Bookmark not defined.

STIKOM

1

BAB I PENDAHULUAN

1.1. Latar belakang

Kerja Praktek merupakan salah satu syarat mata kuliah yang wajib ditempuh seluruh mahasiswa sebelum menghadapi tugas akhir dimana diharapkan Mahasiswa yang menempuh kerja praktek dapat merasakan suasana di lingkungan kerja serta dapat berkontribusi dengan cara menyelesaikan permasalahan yang dihadapi organisasi di tempat Mahasiswa yang sedang melaksanakan kerja praktek.

Teknologi merupakan kebutuhan yang sangat vital dalam era informasi seperti ini dimana informasi dibutuhkan sebagai landasan agar pihak manajemen dapat melakukan strategi guna meningkatkan kegiatan bisnis dan meningkatkan minat para pelanggan.

Apabila informasi yang diminta tidak valid maka akan menyulitkan pihak manajemen dalam melakukan strategi manajemen dan akan berdampak eksekusi taktik manajemen yang akan diimplementasi, jika informasi yang diberikan valid maka diharapkan keberhasilan dari strategi yang diharapkan tercapai.

Proses manajemen pelanggan diawali dengan pencatatan pelanggan saat pertama kali datang, dilanjutkan dengan pengelompokan jenis pelanggan apakah bersifat fleet maupun retail, dan juga pencatatan kepemilikan kendaraan customer dan manajemen Pkb ( perintah kerja bengkel ), serta dalam proses monitor kedatangan pelanggan servis yaitu pihak kepala bengkel akan melihat kedatangan pelangga dari jangka waktu tertentu , apakah harian, bulanan, triwulan,

semester , atau satu tahun.

STIKOM

Karena proses manajemen data yang cukuop banyak dan pengakses aplikasi yang banyak maka akan mempengaruhi kinerja aplikasi SAP yang sudah diimplementasikan di perusahaan menjadi berat dan akses data yang besar menyebabkan penampilan informasi yang dibutuhkan terkirim lama.

Dari hal tersebut organisasi membutuhkan suatu perangkat lunak untuk membantu bagian

Service Agent dalam proses manajemen data pelanggan lebih cepat dan membantu Kepala

bengkel mendapatkan informasi kegiatan kedatangan pelanggan servis secara cepat dan valid dan penggunaan aplikasi lebih cepat sehingga diharapkan akan berdampak baik terhadap Astra Isuzu cabang Hr Muhammad Surabaya khususnya dalam bidang pengambilan keputusan.

1.2. Perumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang diatas sehingga dapat dirumuskan bagaimana merancang dan

membangun suatu Sistem Informasi yang handal untuk menangani pendataan

pelanggan,mencatat kepemilikan kendaraan,mengelola Pkb dan monitor kedatangan pelangan dalam rentang waktu tertentu .

1.3. Batasan Masalah

Berdasarkan perumusan masalah diatas maka pembatasan masalah dalam sebuah Sistem informasi manajemen pengelolaan pelanggan servis berkala Astra Isuzu cabang Hr Muhammad Surabaya dibatasi pada hal-hal sebagai berikut :

1. Aplikasi yang dibangun hanya menangani pendaftaran pelanggan baru.

2. Aplikasi ini tidak menangani manajemen data pelanggan Isuzu BIB ( Bengkel Isuzu Berjalan

)

STIKOM

3

3. Aplikasi ini hanya menerima pelanggan retail maupun fleet.

4. Aplikasi ini tidak menangani proses pengajuan pelanggan fleet.

5. Aplikasi ini meliputi proses pendaftaran pelanggan baru, pengelompokan pelanggan retail

dan fleet, pencatatan kepemilikan kendaraan pelanggan, manajemen Pkb , monitoring

kedatangan pelanggan servis per periode dan per tipe kendaraan dan per aksi perbaikan kendaraan

6. Aplikasi yang di buat berbasis Website

7. Aplikasi tidak menangani pencatatan pembelian sparepart kendaraan

8. Aplikasi ini tidak menangani stok sparepart bengkel

1.4 Tujuan

Tujuan dari pembuatan sistem ini adalah :

1. Membuat sistem yang difungsikan mempercepat proses dalam menangani pendataan

pelanggan, kepemilikan kendaraan dan manajemen pkb.

2. Menyediakan informasi kedatangan pelanggan berdasarkan tipe kendaraan, aksi perbaikan

dalam rentang waktu tertentu

3. Menyediakan sebuah informasi yang mudah diakses bagi pegawai level manajer dalam hal

ini kepala bengkel, agar dapat membantu pengambilan keputusan

1.5 Kontribusi

Diharapkan setelah proyek Kerja Praktek ini selesai maka dalam proses pendaftaran pelanggan, pencatatan kepemilikan kendaraan, manajemen pkb hingga pemantauan kedatangan pelanggan berdasarkan tipe kendaraan, aksi perbaikan dalam rentang waktu tertentu dapat berjalan lebih cepat dan penyampaian informasi menjadi lebih valid.

STIKOM

1.6 Sistematika Penulisan

Penulisan laporan ini secara sistematis dapat dibagi menjadi 5 bab, yaitu :

BAB I : PENDAHULUAN

Berisi latar belakang masalah yang ada, perumusan masalah berdasarkan tujuan, batasan masalah yang akan dibahas, tujuan dari pembuatan aplikasi, kontribusi serta sistematika penulisan.

BAB II : GAMBARAN UMUM INSTANSI

Berisi kilas sejarah instansi, visi dan misi, departemen yang ada, yang berada pada tempat kerja praktek

BAB III : LANDASAN TEORI

Berisi teori-teori pendukung yang digunakan dalam pembuatan aplikasi.

BAB IV DESKRIPSI PEKERJAAN

Berisi uraian tentang tugas-tugas yang dikerjakan pada saat kerja praktek, yaitu dari metodologi penelitian, analisis sistem, pembahasan masalah berupa system flow, data flow diagram, entity relationship diagram, struktur tabel, dan implementasi sistem berupa capture dari setiap tampilan program.

BAB V: PENUTUP

Berisi kesimpulan dan saran untuk perbaikan sistem untuk ke depannya

STIKOM

5

BAB II

GAMBARAN UMUM INSTANSI

2.1.Sejarah Berdirinya Isuzu Astra Motor

Isuzu di Indonesia sudah mulai dipasarkan sejak tahun 1960, produk yang paling dikenal adalah Isuzu Bison. Pada tanggal 3 Mei 1974 didirikan perseroan dengan nama PT. Pantja Motor oleh PT. Pantja Niaga bersama dengan Ir Rustam Darwis yang berkedudukan di Jakarta. Pada tanggal 6 mei saham PT. Pantja Motor 1005 menjadi molik PT. Pantja Niaga.

Di tahun 1998 PT. Unitras Pertama membeli 68% saham PT. Pantja Motor dan sisanya tetap menjadi milik PT. Pantja Niaga, dan pada tahun 1991 PT Astra Internasional Tbk menjadi pemilik mayoritas PT Pantja Motor dengan 75% saham yang dibeli melalui PT. Aryaloka Sentana dari PT Unitras Pertama. Di tahun yang sama Isuzu Panther TBR 52, 2300 cc Diesel Direct Injection diluncurkan ke pasar. Pada tahun 1995, diluncurkan Isuzu Elf, 2800 cc Diesel Direct Injection, di tahun 1996 dikeluarkan Isuzu Panther TBR 54, 2500 cc Diesel direct injection dan juga Isuzu Borneo di kelas truck medium, pada tahun yang sama masuknya investor asing pada PT Pantja Motor yaitu Isuzu Motors Ltd dan itochu Corporation. Di tahun yang sama pula Isuzu menyelenggarakan laga pantura I yang membuahkan hasil 1 liter solar dapat menempuh jarak 31 km.

Di tahun 1997, PT. Pantja Motor mengeksport Isuzu Panther ke Negara Filipina dan Taiwan, dan di tahun 2000 diluncurkan Isuzu New Panther 160, 2500 cc Diesel direct injection. Tidak selang lama pada tahun 2001 Isuzu New Panther 160 Touring dikeluarkan oleh PT. Pantja Motor.

STIKOM

Pada tahun 2002, Isuzu kembali menyelenggarakan laga Pantura II, dengan memecahkan rekor baru 1 Liter solar untuk 33,87 km. Tahun berikutnya Isuzu menyelenggarakan laga wisata Jakarta, dengan memecahkan rekor muri dengan konvoi kendaraan sejenis ( Isuzu Panther ) terpanjang 863 unit.

Isuzu menambah jumlah Negara untuk dieksport Isuzu Panther, dengan mengirim CKD ke Negara Vietnam dan India di tahun 2005. Pada tahun 2007, laga wisata Surabaya diselenggarakan dengan jumlah peserta 1.022 kendaraan Isuzu Panther. Pada tahun ini juga Isuzu mencanangkan sebagai tahun untuk

commercial vehicle . Pada tahun 2007 gedung head office Isuzu diresmikan dan

seluruh kegiatan dipindahkan di gedung baru.

Akhirnya pada tahun 2008, penandatanganan DTS ( Deed of Transfer

Shares ) dilaksanakan pada tanggal 4 Februari 2008, saham yang dilepas PT. Arya

Kharisma kepada Isuzu Motor Ltd sebanyak 14.88%, sehingga komposisi saham berbuah menjadi PT. Arya Kharisma ( Astra Internasional ) 44.94%, Isuzu Motors Ltd 44.94%, dan PT PPI sebanyak 10.12%. Pada 14 April 2008, melalui RUPS maka diputuskan nama PT. Pantja Motor berubah menjadi PT. Isuzu Astra Motor.

2.1.1. Visi Isuzu Astra Motor

PT. Isuzu Astra Motor mempunyai visi untuk menjadi distributor dan retailer terkemuka dengan pertumbuhan yang berkesinambungan serta memaksimalkan nilai-nilai stakeholder.

2.1.2. Misi PT. Astra Isuzu Motor

PT. Isuzu Astra Motor juga memiliki misi sebagai berikut :

STIKOM

7

Melayani masyarakat Indonesia dengan menyediakan kendaraan Isuzu dan produk jasa terkait, dengan memaksimalkan nilai-nilai stakeholder yang berprinsip pada :

1. Budaya berpusat pada pelanggan.

2. Karyawan yang memiliki produktifitas dan kompetensi tinggi.

3. Proses bisnis yang kuat dan efisien

4. Etika bisnis yang baik

5. Lingkungan kerja yang nyaman dan hubungan industrial yang

kondusif.

2.2.Struktur Organisasi PT. Astra Isuzu Cabang Hr. Muhammad Surabaya divisi Bengkel

Gambar 2.1. Struktur Organisasi Astra Isuzu Hr Muhammad Surabaya Divisi Bengkel

STIKOM

Tugas dan wewenang masing-masing bagian yang ada dalam struktur bagian adalah sebagai berikut :

1. Workshop Head / Kepala bengkel

Tugas utama dari Kepala bengkel meliputi :

- Membuat rencana kerja bengkel dan bertanggung jawab atas hasil

penyampaian malalui proses Plan,Do,Check,Act (PDCA)

- Membuat dan mengontrol realisasi budget sales, Oprex, Caprex dan Masa

persiapan pensiun (MPP)

- Menjalankan Sistem prosedur(Sisdur) dan Standart Operasional Prosedur

(SOP) bengkel secara efektif, efisien dan ramah

- Mengelola secara sistematis dan mendayagunakan seluruh asset bengkel

secara optimal

- Menggunakan dan mengembangkan sumber daya manusia dan sarananya

untuk mencapai sasaran bengkel/ perusahaan.

- Mengawasi dan memonitor kebersihan dan keselamatan kerja sesuai

dengan ketentuan Environmental,health,safety ( EHS) .

- Melakukan Koordinasi secara Internal bengkel ( Service, Part & Admin )

maupun eksternal ( Marketting, Admin Cabang, & Service pusat ) untuk menghasilkan Teamwork yang baik.

STIKOM

9

1. Workshop Supervisor

Tugas utama dari Workshop Supervisor meliputi :

- Mengelola pemeliharaan fasilitas fisik bengkel ( tools, equipment,

bangunan dll)

- Mengawasi pelaksanaan order supaya selesai tepat waktu sesuai SOP dan

Sisdur

- Menjaga disiplin kerja para teknisi dan mekanik bengkel.

- Melakukan pengamatan, analisa dan tindak lanjut terhadap performance

grup dan mekaniknya

- Menentukan Training dan untuk group leader dan mekanik di bengkel.

- Meningkatkan kerja sama dengan service advisor dan service part head

- Menjaga operasional bengkel yang bersih dan aman sesuai ketentuan

environment, Health & Safety ( EHS ) PT. Astra Internasional Tbk.

2. Service Advisor

Tugas utama dari Service Advisor adalah :

- _{Memeriksa ulang reception check list yang dilakukan mekanik R/C}

- _{Melayani Pelanggan, sesuai SOP yang berlaku, dengan penuh perhatian}

dan ramah

- _{Memberikan penjelasan yang jelas mengenai tatacara pengajuan}

warranty claim

- _{Melaksanakan permintaan pelanggan dalam hal perawatan atau}

perbaikan sesuai SOP bengkel

STIKOM

- _{Menyerahkan kendaraan yang sudah selesai dikerjakan ken pelanggan}

sesuai SOP bengkel

3. Group Leader

Tugas utama dari Group Leader adalah :

- _{Memeriksa analisa dari S/A sebelum PKB diserahkan kepada mekanik}

untuk dikerjakan

- _{Memberikan bimbingan secara teknis kepada mekanik dalam melakukan}

pekerjaan perbaikan kendaraan

- _{Membimbing mekanik dalam menggunakan alat kerja ( SST, Tools,}

Equipment, dll )

- _{Mengontrol dan memberi masukan kepada mekanik dalam}

menyelesaikan pekerjaan

- _{Memeriksa kelengkapan dan kebersihan peralatan yang digunakan}

mekanik tiap saat

- _{Membuat laporan teknik dan warranty claim untuk diserahkan ke}

Technikal Advisor

- _{Membagi Tugas Kerja mekanik secara adil, sesuai dengan kualifikasi}

mekanik dan memeriksa hasil pekerjaan mekanik, serta ketepatan waktu mekanik

- _{Memutuskan penambahan flat rate untuk pekerjaan yang sulit dilakukan}

ataupun tidak ada petunjuk Flate Ratenya

- _{Mengambil bahan / suku cadang yang dibutuhkan mekanik}

- _{Menjaga Disiplin, Semangat dan motivasi kerja mekanik bengkel}

STIKOM

11

- _{Melakukan pengamatan, analisa & tindak lanjut terhadap performance}

mekanik grup

- _{Melakukan Pertemuan rutin dari mekanik minimal satu kali dalam satu}

jam ( Maks dua jam ), untuk membahas problem di bengkel terutama problem teknis.

- _{Meningkatkan kerjasama antar mekanik grupnya maupun mekanik grup}

lain

- _{Menjaga operasional bengkel yang bersih dan aman sesuai ketentuan}

EHS.

4. Mekanik

Tugas pokok dari seorang mekanik adalah :

- _{Melakukan pekerjaan dengan sebaik-baiknya berdasarkan PKB sesuai}

SOP

- _{Menjaga dan memelihara peralatan bengkel, tool mekanik, stall kerja}

dan harta bengkel lainya

- _{Meminta bahan / suku cadang yang dibutuhkan dalam pekerjaan}

perbaikan kepada group leader

- _{Melapor pada Group Leader apabila ada yang harus diperbaiki diluar}

perintah PKB

- _{Menjaga kebersihan kendaraan yang belum selesai pengerjaan di}

bengkel

- _{Memeriksa ulang hasil pekerjaan berdasarkan PKB}

STIKOM

- _{Memeriksa ulang seluruh kelengkapan kendaraan sesuai formulir}

Reception Check.

5. Mekanik BBI

Tugas pokok dari seorang mekanik bbi adalah :

- _{Mendatangi pelanggan sesuai dengan order dari Workshop Supervisor /}

Group Leader

- _{Mencatat dan menganalisa semua keluhan pelanggan secara fisik}

- _{Memberi keterangan teknik mengenai perbaikan ( termasuk Claim )}

- _{Membuat PKB sesuai perbaikan yang disepakati dan di tanda tangani}

oleh pelanggan

- _{Melakukan pekerjaan sebaik-baiknya sesuai dengan PKB dan dan SOP}

- _{Menjaga kebersihan kendaraan pelanggan dengan memasang fender seat}

foot cover

- _{Memeriksa kembali hasil pekerjaan sesuai PKB}

- _{Mengadakan test road bersama pelanggan untuk memastikan ketuntasan}

pekerjaan

- _{Membuat faktur biaya perbaikan ( NJB, NSC, NB ) Sesuai ketentuan}

yang berlaku

- _{Menerima pembayaran secara tunai dari pelanggan, lalu menyerahkan}

faktur biaya yang Asli kepada pelanggan

- _{Memelihara kebersihan dan fungsional tools, equipment, radio}

komunikasi dan unit BB

- _{Meminta/ mengambil bahan / suku cadang ke gudang bahan atau part}

STIKOM

13

- _{Menyerahkan hasil pembayaran ke kasir bengkel pada hari yang sama}

beserta bukti faktur ( NSC, NB & NJB ) untuk kasir dan Accounting cabang

6. Mekanik Toolsman

Tugas pokok dari seorang mekanik toolsman adalah :

- _{Mencatat peminjaman dan pengembalian tools / SST dari mekanik atau}

group leader

- _{Mengontrol kondisi tools, equipment dan SST secara berkala}

- _{Mengkoordinir pemeliharaan kebersihan tools dan equipment bengkel}

- _{Melakukan prosedur pemilihan tools, equipment dan SST secara teratur}

- _{Mengusulkan pergantian tools, equipment}

- _{Mengusulkan kalibrasi measurement tools ( bila masih digunakan )}

- _{Mengusulkan pemeliharaan basic equipment sesuai jadwal dan kontrak}

pemeliharaan

7. Mekanik ( Reception Checker )

Tugas pokok dari seorang mekanik reception checker adalah :

- _{Melakukan pekerjaan RECEPTION CHECK sebaik-baiknya}

berdasarkan standar form

- _{Membuat laporan visual kondisi kendaraan sesuai kilometer masuk}

bengkel

- _{Membuat usulan perbaikan/repair kendaraan kepada SA sesuai kilometer}

masuk bengkel

STIKOM

- _{Menjaga dan memelihara peralatan bengkel, R/C kit, stall kerja dan}

fasilitas bengkel lainya

- _{Menjaga kebersihan kendaraan dan isinya, memasang fender cover, seat}

cover, cover steering wheel dan alas kaki

8. Mekanik ( Final Inspector )

Tugas pokok dari seorang mekanik reception checker adalah :

- _{Melakukan pekerjaan FINAL INSPECTION sebaik-baiknya berdasarkan}

standar form F/I

- _{Menjaga dan memelihara peralatan bengkel,F/I kit, stall kerja dan}

fasilitas bengkel lainya

- _{Memastikan kebersihan kendaraan dan kelengkapan isinya sesuai form}

R/C

- _{Melepaskan fender cover, seat cover, cover steering whell dan alas kaki}

- _{Memasang F/I Tag di Spion dalam kendaraan yang selesai di final}

inspection

2.3.Kondisi Perusahaan

Kondisi perusahaan PT. Astra Isuzu cabang Hr Muhammad Surabaya khususnya divisi bengkel dari tahun ke tahun semakin berbenah , dari yang awalnya minat pelanggan untuk datang ke bengkel dan kembali di bengkel sangat randah ditambah harga jasa yang mahal tanpa diikuti penjelasan dan layanan yang baik kepada pelanggan, maka minat pelanggan untuk kembali ke bengkel menjadi berkurang dan cenderung menurun.

STIKOM

15

Dengan berkaca pada pengalaman masa lalu maka kepala bengkel mempunyai tantangan agar menggairahkan minat pelanggan agar para pelanggan merasa senang dan mendapatkan layanan yang handal , maka berjalanya waktu pihak bengkel berkoordinasi dengan pihak cabang mulai dilakukan perubahan seperti ruang tunggu yang nyaman, adanya smoking room dan ruang baca, adanya kantin dan welcome drink serta dilakukan pendekatan secara persuasif kepada para pelanggan seperti penjelasan kerusakan dijelaskan langsung oleh mekanik yang bersangkutan, saran perbaikan atau langkah teknis yang disarankan dari Service Advisor ke pelanggan hingga konfirmasi servis pada periode perbaikan setelah kedatangan ke bengkel dan masih banyak lagi.

Berkat peningkatan yang signifikan itulah maka di bulan Juni 2013 bihak bengkel Astra Isuzu cabang Hr Muhammad mencatatkan penerimaan jasa bengkel mencapai Rp 1.000.000.000 atau 1 Miliar rupiah , hal ini merupakan pencapaian fantastis oleh cabang Isuzu Hr Muhammad Surabaya sejak berdirinya cabang ini.

STIKOM

STIKOM

16

BAB III Landasan Teori

1.1.Konsep Sistem Informasi

Sistem Informasi secara umum memiliki tiga kegiatan utama, yaitu menerima data sebagai masukan/input, kemudian memprosesnya dengan penggabungan unsur data dan akhirnya memperoleh informasi/output (Jogiyanto,HM, 2004.)

Sistem informasi didefinisikan oleh Robert A. Leitch dan K. Roscoe Davis dalam dalam buku Efraim Turban (2006) sebagai berikut:

“Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang

mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan

pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.”

1.2. Konsep Sistem Informasi Manajemen

Sistem informasi manajemen menurut Gordon B. Davis sebagai berikut :

“ Sistem manusia/mesin yang terpadu ( integrated ),untuk menyajikan informasi guna mendukung fungsi operasi, manajemen, dan pengambilan keputusan dalam

sebuah organisasi. Sistem ini menggunakan perangkat keras (Hardware) dan

perangkat lunak ( Software ) komputer, prosedur pedoman, model manajemen dan

keputusan, dan sebuah ‘database’.”

STIKOM

Sistem informasi manajemen menurut Efraim Turban ( 2006 ) mempunyai karakteristik beroperasi pada kegiatan tugas terstruktur dan dapat mengurangi biaya atau meningkatkan efisiensi.

1.2.1. Blok Masukan

Masukan atau Input mewakili data yang masuk ke dalam sistem informasi. Masukan disini termasuk metode-metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukkan, yang dapat berupa dokumen-dokumen dasar.

1.2.2. Blok Model

Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model matematik yang

akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara

yang sudah ditentukan untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.

1.2.3. Blok Keluaran

Produk dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen serta semua pemakai sistem.

1.2.4. Blok Teknologi

Teknologi merupakan “kotak alat” (toolbox) dalam sistem informasi.

Teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan

mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran dan membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan.

STIKOM

18

1.2.5. Blok Basis Data

Basis data (database) merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan lainnya, tersimpan di perangkat keras komputer dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. Data perlu disimpan di dalam basis data untuk keperluan penyediaan informasi lebih lanjut. Data di dalam basis data perlu diorganisasikan sedemikian rupa, supaya informasi yang dihasilkan berkualitas. Organisasi basis data yang baik juga berguna untuk efisiensi kapasitas penyimpannya. Basis data diakses atau dimanipulasi dengan menggunakan

perangkat lunak paket yang disebut dengan Database Management Systems

(DBMS).

1.2.6. Blok Kendali

Banyak hal yang dapat merusak sistem informasi, seperti misalnya bencana alam, api, temperatur, air, debu, kecurangan-kecurangan, kegagalan-kegagalan sistem itu sendiri, kesalahan-kesalahan, ketidak-efisienan, sabotase, dan lain sebagainya. Beberapa pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan bahwa hal-hal yang dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun bila terlanjur terjadi kesalahan-kesalahan dapat langsung diatasi.

1.3. Analisis Dan Perancangan Sistem

Penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang

STIKOM

terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikannya.

Tahap analisis sistem dilakukan setelah tahap perencanaan sistem (system

planning) dan sebelum tahap desain sistem (system design). Tahap analisis

merupakan tahap yang kritis dan sangat penting, karena kesalahan di dalam tahap ini juga akan menyebabkan kesalahan di tahap selanjutnya.

Dalam tahap analisis sistem terdapat langkah-langkah dasar yang harus dilakukan oleh analis sistem sebagai berikut:

1. Identify, yaitu mengidentifikasi masalah.

2. Understand, yaitu memahami kerja dari sistem yang ada.

3. Analyze, yaitu menganalisis sistem.

4. Report, yaitu membuat laporan hasil analisis.

Setelah tahap analisis sistem selesai dilakukan, maka analis sistem telah mendapatkan gambaran dengan jelas apa yang harus dikerjakan. Tiba waktunya sekarang bagi analis sistem untuk memikirkan bagaimana membentuk sistem tersebut. Tahap ini disebut dengan desain sistem.

Menurut Kendall (2003:7), Analisa dan Perancangan Sistem dipergunakan untuk menganalisis, merancang, dan mengimplementasikan peningkatan-peningkatan fungsi bisnis yang dapat dicapai melalui penggunaan sistem informasi terkomputerisasi.

1.4. System Flow

System flow atau bagan alir sistem merupakan bagan yang menunjukkan

arus pekerjaan secara keseluruhan dari sistem. System flow menunjukkan

urutan-STIKOM

20

urutan dari prosedur yang ada di dalam sistem dan menunjukkan apa yang

dikerjakan sistem. Simbol-simbol yang digunakan dalam system flow ditunjukkan

pada Gambar 3.1.

Gambar 3.1 Simbol - Simbol pada System Flow

1. Simbol dokumen

Menunjukkan dokumen input dan output baik untuk proses manual atau komputer.

2. Simbol kegiatan manual

Menunjukkan pekerjaan manual.

3. Simbol simpanan offline

Menunjukkan file non-komputer yang diarsip.

4. Simbol proses

Menunjukkan kegiatan proses dari operasi program komputer.

5. Simbol database

Menunjukkan tempat untuk menyimpan data hasil operasi komputer.

STIKOM

6. Simbol garis alir

Menunjukkan arus dari proses.

7. Simbol penghubung

Menunjukkan penghubung ke halaman yang masih sama atau ke halaman lain.

1.5. Data Flow Diagram (DFD)

DFD sering digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada

atau sistem baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa

mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir. DFD merupakan alat yang digunakan pada metodologi pengembangan sistem yang terstruktur dan dapat mengembangkan arus data di dalam sistem dengan terstruktur dan jelas.

1.5.1. Simbol-simbol yang digunakan DFD

a) External Entity atau Boundary

External entity atau kesatuan luar merupakan kesatuan di

lingkungan luar sistem yang dapat berupa orang, organisasi atau sistem

lainnya yang berada di lingkungan luarnya yang akan memberikan input

atau menerima output dari sistem. External entity disimbolkan dengan notasi kotak.

b) Arus Data

Arus Data (data flow) di DFD diberi simbol panah. Arus data ini mengalir di antara proses, simpanan data (data store) dan kesatuan luar

STIKOM

22

(external entity). Arus data ini menunjukkan arus data yang dapat berupa

masukan untuk sistem atau hasil dari proses sistem.

c) Proses

Suatu proses adalah kegiatan yang dilakukan oleh orang, mesin, atau komputer dari hasil suatu arus data yang masuk ke dalam proses untuk menghasilkan arus data yang akan keluar dari proses. Simbol proses berupa lingkaran atau persegi panjang bersudut tumpul.

d) Simpanan Data

Simpanan data merupakan simpanan dari data yang dapat berupa hal-hal sebagai berikut, sebagai gambaran:

1. Suatu file atau database di sistem komputer.

2. Suatu arsip atau catatan manual.

3. Suatu kotak tempat data di meja seseorang.

4. Suatu tabel acuan manual.

Simpanan data di DFD disimbolkan dengan sepasang garis horizontal paralel yang tertutup di salah satu ujungnya.

1.5.2. Context Diagram

Context Diagram merupakan langkah pertama dalam pembuatan DFD.

Pada context diagram dijelaskan sistem apa yang dibuat dan eksternal entity apa saja yang terlibat. Dalam context diagram harus ada arus data yang masuk dan arus data yang keluar.

STIKOM

1.5.3. Data Flow Diagram Level 0

DFD level 0 adalah langkah selanjutnya setelah context diagram. Pada langkah ini, digambarkan proses-proses yang terjadi dalam sistem informasi.

1.5.4. Data Flow Diagram Level 1

DFD Level 1 merupakan penjelasan dari DFD level 0. Pada proses ini dijelaskan proses apa saja yang dilakukan pada setiap proses yang terdapat di DFD level 0.

1.5.5. Entity Relational Diagram

Entity Relational Diagram (ERD) merupakan penggambaran hubungan

antara beberapa entity yang digunakan untuk merancang database yang akan diperlukan.

1.6. Konsep Dasar Basis Data

Database

Menurut Yuswanto (2005:2), database merupakan sekumpulan data yang berisi informasi yang saling berhubungan. Pengertian ini sangat berbeda antara database Relasional dan Non Relasional. Pada database Non Relasional, sebuah database hanya merupakan sebuah file.

Menurut Marlinda (2004:1), database adalah suatu susunan/kumpulan data operasional lengkap dari suatu organisasi/perusahaan yang diorganisir/dikelola dan disimpan secara terintegrasi dengan menggunakan metode tertentu

STIKOM

24

menggunakan komputer sehingga mampu menyediakan informasi optimal yang diperlukan pemakainya.

Penyusunan satu database digunakan untuk mengatasi masalah-masalah pada penyusunan data yaitu redundansi dan inkonsistensi data, kesulitan

pengaksesan data, isolasi data untuk standarisasi, multiple user (banyak pemakai),

masalah keamanan (security), masalah integrasi (kesatuan), dan masalah data

independence (kebebasan data).

3.6.1. Sistem Basis Data

Menurut Marlinda (2004:1), sistem basis data adalah suatu sistem menyusun dan mengelola record-record menggunakan komputer untuk menyimpan atau merekam serta memelihara dan operasional lengkap sebuah organisasi/perusahaan sehingga mampu menyediakan informasi optimal yang diperlukan pemakai untuk proses mengambil keputusan.

Pada sebuah sistem basis data terdapat komponen-komponen utama yaitu Perangkat Keras (Hardware), Sistem Operasi (Operating System), Basis Data

(Database), Sistem (Aplikasi atau Perangkat Lunak) Pengelola Basis

Data(DBMS), Pemakai (User), dan Aplikasi (Perangkat Lunak) lain (bersifat

opsional).

1.6.1.1.1. Kelebihan Sistem Basis Data

1. Mengurangi kerangkapan data, yaitu data yang sama disimpan dalam

berkas data yang berbeda-beda sehingga update dilakukan berulang-ulang.

2. Mencegah ketidakkonsistenan.

STIKOM

3. Keamanan data dapat terjaga, yaitu data dapat dilindungi dari pemakai yang tidak berwenang.

4. Integritas dapat dipertahankan.

5. Data dapat dipergunakan bersama-sama.

6. Menyediakan recovery.

7. Memudahkan penerapan standarisasi.

8. Data bersifat mandiri (data independence).

9. Keterpaduan data terjaga, memelihara keterpaduan data berarti data harus

akurat. Hal ini sangat erat hubungannya dengan pengontrolan kerangkapan data dan pemeliharaan keselarasan data.

1.6.1.2. Kekurangan Sistem Basis Data

1. Diperlukan tempat penyimpanan yang besar.

2. Diperlukan tenaga yang terampil dalam mengolah data.

3. Kerusakan sistem basis data dapat mempengaruhi departemen yang terkait.

1.6.2. Database Manaegement System

Menurut Marlinda (2004:6), Database Management System (DBMS) merupakan kumpulan file yang saling berkaitan dan program untuk pengelolanya. Basis Data adalah kumpulan datanya, sedang program pengelolanya berdiri sendiri dalam suatu paket program yang komersial untuk membaca data, menghapus data, dan melaporkan data dalam basis data.

STIKOM

26

3.6.2.1. Bahasa-Bahasa Yang Terdapat Dalam DBMS

1. Data Definition Language (DDL)

Pola skema basis data dispesifikasikan dengan satu set definisi yang diekspresikan dengan satu bahasa khusus yang disebut DDL. Hasil kompilasi perintah DDL adalah satu set tabel yang disimpan di dalam file khusus yang disebut data dictionary/directory.

2. Data Manipulation Language (DML)

Bahasa yang memperbolehkan pemakai mengakses atau

memanipulasi data sebagai yang diorganisasikan sebelumnya model data yang tepat.

3. Query

Pernyataan yang diajukan untuk mengambil informasi. Merupakan bagian DML yang digunakan untuk pengambilan informasi.

3.6.2.2. Fungsi DBMS

1. Data Definition

DBMS harus dapat mengolah data definition atau pendefinisian

data.

2. Data Manipulation

DBMS harus dapat menangani permintaan-permintaan dari pemakai untuk mengakses data.

3. Data Security dan Integrity

DBMS dapat memeriksa security dan integrity data yang

didefinisikan oleh DBA.

STIKOM

4. Data Recovery dan Concurrency

a. DBMS harus dapat menangani kegagalan-kegagalan pengaksesan

basis data yang dapat disebabkan oleh kesalahan sistem, kerusakan disk, dan sebagainya.

b. DBMS harus dapat mengontrol pengaksesan data yang konkuren

yaitu bila satu data diakses secara bersama-sama oleh lebih dari satu pemakai pada saat yang bersamaan.

5. Data Dictionary

DBMS harus menyediakan data dictionary atau kamus data.

3.7. Tool Pemrograman

Dalam pengembangan suatu sistem informasi, tentunya membutuhkan suatu tool atau alat berupa bahasa pemrograman. Salah sau tool dalam bahasa pemrograman yang digunakan adalah Php,Mysql, XAMMP,Notepad++.

3.7.1. Notepad ++

Notepad ++ merupakan suatu tools atau alat untuk memudahkan

pengembang aplikasi melakukan coding dimana noepad ++ ini

penggunaanya sangat mudah, ringan dan mendukung berbagai macam bahasa, mulai dari php, C++, C#,Java .

STIKOM

28

3.7.2. Php

Menurut Bunafit Nugroho (2004:139) “PHP Hypertext Preprocesor

merupakan bahasa yang hanya dapat berjalan pada server yang hasilnya

dapat ditampilkan pada klien”.

Menurut Swastika (2006) PHP merupakan bahasa berbentuk skrip yang ditempatkan dalam server dan diproses di server. Hasilnya akan dikirimkan ke client, tempat pemakai menggunakan browser. PHP dikenal sebagai sebuah bahasa scripting, yang menyatu dengan tag-tag HTML, dieksekusi di server, dan digunakan untuk membuat halaman web yang dinamis seperti halnya Active Server Pages (ASP) atau Java Server Pages (JSP). PHP merupakan sebuah software open source. hal inilah yang membedakan ASP dengan PHP.

3.7.3. Xammp

XAMPP adalah suatu program yang digunakan oleh sever untuk menjalankan fungsi yang ada dalam halaman web yang kita buat sekaligus

menampilkan halaman web tersebut agar bisa diakses oleh user. XAMPP

merupakan proyek dari dua orang yang bernama Kai ‘Oswald’ Seidler dan

KayVogelgesang. Mereka telah menciptakan suatu pengembangan sempurna diantaranya Apache, MySQL, PHP, Perl, dan berbagai komponen dalam beberapa tahun ini. Xampp telah memadukan PHP, Apache, MySQL. Dimana PHP adalah ekstension yang dapat

meng-STIKOM

eksekusi script-script PHP, apache sebagai web server dan MySQL adalah sebagai penyedia databasenya.

XAMPP merupakan tool yang menyediakan paket perangkat lunak ke dalam satu buah paket. Dengan menginstall XAMPP maka tidak perlu lagi melakukan instalasi dan konfigurasi web server Apache, PHP dan

MySQL secara manual. XAMPP akan menginstalasi dan

mengkonfigurasikannya secara otomatis untuk anda atau auto konfigurasi.

3.7.4. Apache

Server HTTP Apache atau Server Web/WWW Apache adalah server web yang dapat dijalankan di banyak sistem operasi (Unix, BSD, Linux, Microsoft Windows dan Novell Netware serta platform lainnya) yang berguna untuk melayani dan memfungsikan situs web. Protokol yang digunakan untuk melayani fasilitas web/www ini mengunakan HTTP.

Apache memiliki fitur-fitur canggih seperti pesan kesalahan yang dapat dikonfigur, autentikasi berbasis basis data dan lain-lain. Apache juga didukung oleh sejumlah antarmuka pengguna berbasis grafik (GUI) yang memungkinkan penanganan server menjadi mudah. Apache merupakan perangkat lunak sumber terbuka dikembangkan oleh komunitas terbuka yang terdiri dari pengembang-pengembang dibawah naungan Apache Software Foundation.

STIKOM

30

3.7.5. MySql

MySQL adalah sebuah perangkat lunak Pembuat database yang bersifat terbuka atau open source dan berjalan disemua platform baik Linux maupun Si Windows, MySQL merupakan program pengakses database yang bersifat network sehingga dapat

digunakan untuk aplikasi Multi User (Pengguna Banyak).

MySQL adalah Relational Database Management System (RDBMS) yang didistribusikan secara gratis dibawah lisensi GPL (General Public License). Dimana setiap orang bebas untuk menggunakan MySQL, namun tidak boleh dijadikan produk turunan yang bersifat komersial.

Selain MySQL, ada beberapa jenis pemograman yang berorientasi database yang dapat digunakan untuk aplikasi di web seperti ORACLE. Oracle merupakan sebuah perusahaan besar di dunia yang cakupan bisnis salah satunya adalah penjualan software dan pembuatan software database yang diperuntukkan bagi perusahaan-perusahaan besar di dunia. Karena softwarenya tidak

bebas di “pasaran” atau tidak free software maka sebagian besar perusahaan kecil atau menengah atau programmer web masih menggunakan database MySQL sebagai software database perusahaan atau webnya. Berita terayar mengabarkan bahwa ORACLE merupakan perusahaan yang mendapatkan keuntungan terbesar dalam bisnis software database. MySQL adalah sebuah server database SQL multiuser dan multi-threaded. SQL sendiri

STIKOM

adalah salah satu bahasa database yang paling populer di dunia.Implementasi program server database ini adalah program daemon 'mysqld' dan beberapa program lain serta beberapa pustaka.

MySQL dibuat oleh TcX dan telah dipercaya mengelola sistem dengan 40 buah database berisi 10,000 tabel dan 500 di antaranya memiliki 7 juta baris (kira-kira 100 gigabyte data). Database ini dibuat untuk keperluan sistem database yang cepat, handal dan mudah digunakan. Walaupun memiliki kemampuan yang cukup baik, MySQL untuk sistem operasi Unix bersifat freeware, dan terdapat versi shareware untuk sistem operasi windows. Menurut pembuatnya, MySQL disebut seperti "my-ess-que-ell" Sebagaimana database sistem yang lain, dalam SQL juga dikenal hierarki server dengan database-database. Tiap-tiap database memiliki tabel-tabel. Tiaptiap tabel memiliki field-field.

Umumnya informasi tersimpan dalam tabel – tabel yang secara

logik merupakan struktur 2 dimensi terdiri atas baris dan kolom.Field-field tersebut dapat berupa data seperti int , realm char, date, time dan lainnya SQL tidak memiliki fasilitas pemrograman yang lengkap, tidak ada looping ataupun percabangan ,misalnya. Sehingga untuk menutupi kelemahan ini perlu digabung dengan bahasa pemrograman semisal C. Dalam training ini kita menggunakan MySQL sebgai SQL server karena berbagai kelebihannya. Antara lain;

STIKOM

32

1. Source MySQL dapat diperoleh dengan mudah dan gratis

2. Sintaksnya lebih mudah dipahami dan tidak rumit

3. Pengaksesan database dapat dilakukan dengan muda

3.8 SDLC

Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu. Pengembangan sistem (SDLC) diperlukan untuk menyusun suatu sistem yang baru untuk menggantikan sistem yang lama secara keseluruhan atau memperbaiki sistem yang ada hal ini di karenakan adanya permasalahan di sistem lama, pertumbuhan organisasi, meraih kesempatan, adanya instruksi.

Dengan telah dikembangkannya sistem yang baru, maka diharapkan akan terjadi peningkatan-peningkatan di sistem yang baru. Peningkatan-peningkatan ini berhubungan dengan PIECES yaitu sebagai berikut :

Performance (kinerja), peningkatan terhadap kinerja (hasil kerja) sistem yang baru sehingga menjadi lebih efektif. Kinerja dapat diukur dari throughput

dan response time. Throughput adalah jumlah dari pekerjaan yang dapat

dilakukan suatu saat tertentu.

Response time adalah rata-rata waktu yang tertunda diantara dua transaksi atau pekerjaan ditambah dengan waktu response untuk menanggapi pekerjaan tersebut. Information (informasi), peningkatan terhadap kualitas informasi yang disajikan. Economy (ekonomis), peningkatan terhadap manfaat-manfaat ataukeuntungan-keuntungan atau penurunan-penurunan biaya yang terjadi.

STIKOM

Control (pengendalian), peningkatan terhadap pengendalian untuk mendeteksi dan memperbaiki kesalahan-kesalahan serta kecurangan-kecurangan yang dan akan terjadi. Efficiency(efisiensi), peningkatan terhadap efisiensi operasi. Efisiensi berbeda dengan ekonomis. Bila ekonomis berhubungan dengan jumlah sumber daya yang digunakan, efisiensi berhubungan dengan bagaimana sumber daya

tersebut. System Development Life Cycle (SDLC) adalah tahapan-tahapan

pekerjaan yang dilakukan oleh analis sistem dan programmer dalam

membangun sistem informasi. Langkah yang digunakan meliputi :

melakukan survei dan menilai kelayakan proyek pengembangan sistem informasi, mempelajari dan menganalisis sistem informasi yang sedang berjalan, menentukan permintaan pemakai sistem informasi, memilih solusi atau pemecahan masalah yang paling baik, menentukan perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak (software), merancang sistem informasi baru, membangun sistem informasi baru, mengkomunikasikan dan mengimplementasikan sistem informasi baru, memelihara dan melakukan perbaikan/peningkatan sistem

informasi baru bila diperlukan System Development Life Cycle (SDLC) adalah

keseluruhan proses dalam membangun sistem melalui beberapa langkah.

Dalam sebuah siklus SDLC, terdapat enam langkah. Jumlah langkah SDLC pada referensi lain mungkin berbeda, namun secara umum adalah sama. Langkah tersebut adalah sebagai berikut :

a. Perancangan sistem

Tujuan perancangan sistem adalah untuk menentukan dan

STIKOM

34

mendefinisikan sistem informasi apa yang akan dikembangkan sehingga dapat memberikan keuntungan dan nilai bagi kegiatan bisnis secara keseluruhan.

b. Analisis sistem

Analisis sistem dapat didefinisikan sebagai pengguna dari suatu sistem informasi yang utuh kedalam bagian-bagian komponen dengan maksud untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan, sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikan. Tahap ini merupakan tahap yang kritis dan penting karena kesalahan pada tahap ini akan menyebabkan kesalahan pada tahap berikutnya. Langkah-langkah dasar yang harus dilaksanakan oleh analis sistem yaitu :

1. Mengidentifikasikan masalah

2. Memahami sistem dan membatasinya

3. Alternatif-alternatif apa saja yang ada untuk mencapai sasaran dan

untuk memodifikasi atau mengubah sistem

a. Pilih satu dari alternatif yang telah diidentifikasikan pada tahap sebelumnya

b. Implementasikan alternatif yang dipilih

c. Evaluasi masalah dari perubahan yang kita buat dalam sistem

c. Rancangan sistem

Alternatif yang telah dipilih dalam langkah analisa sistem merupakan dasar dari rancangan sistem. Rancangan sistem menentukan bagaimana

STIKOM

suatu sistem akan menyelesaikan apa yang harus diselesaikan. Tahap ini menyangkut konfigurasi dari komponen-komponrn perangkat keras dan perangkat lunak sistem sehingga setelah menginstalasi sistem akan benar-benar akan memuaskan spesifikasi sistem yang telah ditetapkan pada akhir analisa sistem.

d. Implementasi sistem

Tahap dari implementasi sistem adalah :

1. Membangun dan menguji jaringan database

2. Membangun dan menguji program

3. Instalasi dan menguji sistem yang baru

4. Penyerahan sistem yang telah dibuat

e. Perawatan dan pengembangan sistem

Diperlukan adanya kegiatan tambahan setelah sistem yang baru dijalankan, seperti merawat dan menjaga agar sistem tetap berjalan, sesuai dengan apa yang dikehendaki. Perlu juga diperhatikan akibat adanya kebijaksanaan yang baru yaitu perubahan-perubahan prosedur, agar sistem tetap menjalankan fungsinya sehingga pengembangan sistem diperlukan.

STIKOM

36

STIKOM

35

Deskripsi Kerja Praktek

1.1. Analisis Sistem

Menurut Kendall (2006:7), Analisa dan Perancangan Sistem dipergunakan untuk menganalisis, merancang, dan mengimplementasikan peningkatan-peningkatan fungsi bisnis yang dapat dicapai melalui penggunaan sistem informasi terkomputerisasi.

Dalam pengembangan teknologi saat ini dibutuhkan analisis dan perancangan sistem pengoahan data yang baik dengan analisa yang matang, maka akan menghasilkan produk yang handal pula, dengan demikian kebutuhan akan solusi TI yang dibutuhkan divisi bengkel Astra Isuzu cabang Hr Muhammad akan terpenuhi berkat analisis yang matang.

Kondisi alur kerja bengkel di Astra Isuzu cabang Haji Raden Muhammad

Surabaya memerlukan banyak tahapan mulai dari kendaraan Customer masuk ke

bengkel hingga Customer yang bersangkutan dilayani dan perbaikan kendaraan memakan waktu yang lama.

Hal inilah yang membuat pihak manajemen khususnya divisi bengkel Astra Isuzu cabang Haji Raden Muhammad Surabaya merencanakan strategi bagaimana memotong waktu proses layanan bengkel sehingga dapat memangkas proses waktu layanan dan akan meningkatkan kepuasan pelanggan.

Berikut ini alur kerja proses bisnis layanan bengkel Astra Isuzu cabang Haji Raden Muhammad Surabaya.

STIKOM

36

Gambar 4.0.1 Alur Kerja Bengkel

STIKOM

Dalam tahapan anaisis ini didapatkan bahwa kebutuhan pengguna

membutuhkan sistem yang dapat mencatat data tentang Customer, data

kepemilikan kendaraan Customer, data tentang perintah kerja bengkel ( PKB ), hingga monitor kegiatan bengkel dalam periode tertentu, hal ini dibutuhkan oleh pihak manajemen dikarenakan untuk meningkatkan efisiensi dari segi waktu karena berhubungan dengan servis ke pelanggan sehingga akan meningkatkan tingkat kepuasan pelanggan.

Dari hasil penelitian disimpulkan bahwa diperlukan basis data untuk menyimpan data-data pegawai bengkel, pelanggan bengkel, data kepemilikan kendaraan pelanggan bengkel, data perintah kerja bengkel, dan data pekerjaan bengkel.

Berikut ini adalah rancangan sistem yang menjadi landasan dan acuan dalam pembuatan aplikasi Sistem Informasi manajeman pengelolaan data pelanggan dan servis berkala pada bengkel Astra Isuzu cabang Hr Muhammad

Surabaya dengan menggunakan bahasa pemrograman Php dan database Mysql.

STIKOM

38

1.2. Perancangan Sistem

Berdasarkan analisis sistem yang sudah dilakukan di Astra Isuzu , maka akan dirancang suatu sistem yang sesuai dengan kebutuhan sesuai permintaan user. Dimana user membutuhkan adanya suatu sistem yang mampu menyimpan Rancangan sistem yang dibuat data pribadi

Customer serta data kendaraan Customer dan juga dapat menyimpan data perintah keja bengkel (

PKB ) . dengan adanya pencatatan ini akan membantu bagian Service Advisor (SA) untuk

mempercepat pencatatan data Customer, kepemilikan kendaraan Customer dan perintah keja

bengkel ( PKB ) dengan proses yang cepat ini dapat meningkatkan kepuasan pelanggan, dan dengan adanya fitur monitor kegiatan bengkel dapat menjadi acuan untuk mengambil keputusan bagi strategi bisnis perusahaan dan berikut rancangan Sistem informasi manajemen pengelolaan

pelanggan servis berkala Astra Isuzu cabang Hr Muhammad Surabaya berupa Data Flow

Diagram (DFD) sebagai deskripsi alur dari sistem. DFD dibuat dengan menggunakan software

PowerDesigner 6 32-bit.

4.2.1. System Flow

System flow yaitu bagan yang menjelaskan alur pekerjaan sistem secara menyeluruh dari

suatu sistem yang menjelaskan urutan prosedur-prosedur yang terdapat di dalam sistem.

A. System Pendaftaran Pelanggan

STIKOM

Pendaftaran Customer

Customer Service Advisor

P

h

ase

START

Customer Terdaftar ? Cek pendaftaran

customer Customer

Input data customer

Simpan data

customer Customer

N

Y

FINISH

Gambar 4.2 System Flow Pendaftaran Pelanggan

B. System Flow Pencatatan kendaraan pelanggan

STIKOM

40

Pencatatan Kepemilikan kendaraan pelanggan

Service Advisor Customer

P

h

a

se

Cek data Customer Customer

Data STNK Customer Data STNK Customer

Input Data STNK Customer

Data Tersimpan ? Cek data STNK

STNK sudah terdaftar ?

Y

N

Y N

Simpan data kendaraan pelanggan

Kendaraan Kendaraan

1 1

START

FINISH

Gambar 4.3 System Flow Pendaftaran kendaraan pelanggan

C. System Flow Pencatatan Perintah Kerja Bengkel ( Pkb )

STIKOM

System Flow Pencatatan PKB

Service Advisor Mekanik

Ph

as

e

Cek Nomor rangka dan nopol pelanggan

Kendaraan

Data ditemukan ? 1

Catat data Pkb

User

Kendaraan

Pelanggan

Data PKB sementara pelanggan

Input data Pkb

Simpan data Pkb

sementara PKB

1

1

Proses pengerjaan Servis

Aksi perbaikan pengerjaan servis

Proses Close PKB

Simpan data PKB fix PKB

FINISH START

Gambar 4.4 System Flow Pencatatan PKB

STIKOM

42

D. System Flow Monitor Kedatangan Customer Berdasarkan Jenis Customer

System Flow monitor kedatangan Customer berdasarkan Jenis Customer

Kepala bengkel P h a se START

Input Username dan password

Kombinasi cocok ?

Pilih menu Arsip Customer

Pilih jenis Customer yang akan ditampilkan Proses Penampilan informasi berdasarkan Jenis Customer yang dipilih 1 Tampil informasi Kedatangan Customer User Customer Kendaraan Pkb Histori kedatangan Download informasi ?

Pilih gambar Excel

FINISH N Y N Y Semua Customer Customer fleet Customer retail 1 Y Y Y 2 2 N N N

Gambar 4.5 System Flow Kedatangan Customer Berdasarkan Jenis Customer

STIKOM

E. System Flow Monitor Kegiatan Bengkel Berdasarkan Aksi Perbaikan

System Flow monitor kegiatan bengkel berdasarkan Aksi Perbaikan

Kepala bengkel P h a se START

Input Username dan password

Kombinasi cocok ?

Pilih menu Arsip kedatangan

Customer

Pilih aksi perbaikan yang akan ditampilkan Proses Penampilan informasi berdasarkan aksi perbaikan yang dipilih Tampil informasi kegiatan bengkel User Customer Kendaraan Pkb Histori kedatangan Download informasi ?

Pilih gambar Excel

FINISH N

Y N

Y

Pilih Jeda waktu kedatangan per periode yang akan

ditampilkan

Gambar 4.6 System Flow Kegiatan Bengkel Berdasarkan Aksi Perbaikan

STIKOM

44

F. System Flow Monitor Kegiatan bengkel Berdasarkan Tipe Kendaraan

System Flow monitor kegiatan bengkel berdasarkan Tipe Kendaraan

Kepala bengkel P h a se START

Input Username dan password

Kombinasi cocok ?

Pilih menu Arsip kedatangan

Customer

Pilih Tipe kendaraan yang akan ditampilkan Proses Penampilan informasi berdasarkan aksi perbaikan yang dipilih Tampil informasi kegiatan bengkel User Customer Kendaraan Pkb Histori kedatangan Download informasi ?

Pilih gambar Excel

FINISH N

Y N

Y

Pilih Jeda waktu kedatangan per periode yang akan

ditampilkan

Gambar 4.7 System Flow Kegiatan Bengkel Berdasarkan Tipe Kendaraan

STIKOM

G. System Flow Riwayat Pelanggan

System Flow monitor riwayat customer

Kepala bengkel P h a se START

Input Username dan password

Kombinasi cocok ?

Pilih menu Arsip Customer

Pilih jenis customer yang akan ditampilkan

Pilih icon Action 2 Tampil riwayat kedatangan kendaraan pelanggan User Customer Kendaraan Pkb Histori kedatangan Download informasi ?

Pilih gambar Excel

FINISH N Y Y N Tampil jenis customer yang dipilih

Klik icon action

Customer Tampil daftar kepemilikan kendaraan customer Kendaraan Customer 2

Gambar 4.8 System Flow Riwayat Pelanggan

STIKOM

46

4.2.2 Data Flow Diagram

Data Flow Diagram (DFD) yaitu bagan yang memiliki arus data dalam suatu sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan dikembangkan secara logika.

A. Context Diagram

Gambar 4.9 Context Diagram SI Manajemen Pengelolaan data pelanggan dan servis berkala pada bengkel Astra Isuzu cabang Hr Muhammad Surabaya.

Context diagram pada sistem ini memiliki tiga external entity yang menunjang operasional sistem yang dibuat, yaitu Pelanggan dan Service Advisor dan Kepala Bengkel. Data Pelanggan Data kendaraan Data Kendaraan Daftar PKB pelanggan Laporan Histori Kedatangan pelanggan Laporan Kegiatan bengkel per periode 1

Sistem Informasi manajemen pengelolaan data pelanggan dan servis berkala Service advisor Pelanggan Data Pelanggan Kepala Bengkel

STIKOM

SURABAYA

B. DFD Level 0

Gambar 4.10 DFD Level 0 SI Manajemen Pengelolaan Data Pelanggan Dan Servis Berkala Pada Bengkel Astra Isuzu.

Data Master Pelanggan Data kendaraan menurut STNK Simpan Data master pelanggan Baca data pelanggan Simpan data Master kendaraan Keluhan customer Close PKB Simpan PKB Data PKB close Laporan kegiatan bengkel per periode Simpan Histori Pkb Baca PKB Fix Baca Histori Kedatangan Baca data pelanggan Baca data kendaraan Pelanggan Service advisor 1.1 Pendaftaran pelanggan Display Data Master Pelanggan 1 Pelanggan 1.2

Proses simpan kendaraan pelanggan

2 Kendaraan 1.3

Proses Pencatatan PKB

Kepala Bengkel

3 PKB

1.4

Proses Pelaporan kegiatan bengkel per periode

4 Histori kedatangan

STIKOM

48

C. DFD Level 1 Manajemen PKB

Gambar 4.11 DFD Level 1 Manajemen PKB.

D. DFD Level 1 Laporan Kegiatan Bengkel Keluhan Pelanggan PKB

sementara

Simpan PKB sementara Baca PKB sementara

PKB data fix

Simpan PKB data Fix

Pelanggan Service advisor

3 PKB

4 Histori kedatangan

1.3.1 Manajemen PKB Keluhan

Pelanggan

PKB sementara Simpan PKB

data Fix

STIKOM

Gambar 4.12 DFD Level 1 Laporan Kegiatan Bengkel

1.3. Perancangan Database

Pada tahap ini, dilakukan penyusunan dan perancangan database yang akan

digunakan beserta strukturnya dimana database yang digunakan adalah mysql.

Rancangan database sistem yang dibuat berupa Entity Relational Diagram (ERD), yaitu alat untuk merepresentasikan model data yang ada pada sistem dimana terdapat entity dan relationship.

A. ERD CDM

Request i nform asi pel anggan Baca data pel anggan Laporan pel anggan Request Laporan kedatangan pel anggan Baca data pkb Baca data kendaraan Baca Hi stori

kedatangan

Laporan kedatangan

pel anggan

Kepal a Bengkel

3 PKB

4 Hi stori kedatangan

1.4.1

Proses Pel aporan kegi atan bengkel

1 Pel anggan 2 Kendaraan

STIKOM

50

Gambar 4.13ERD CDM SI manajemen pengelolaan data pelanggan

B. ERD PDM

Memiliki Terdaftar Menangani Menjadi Mendapatkan User # o o o o id_user nama_user password jabatan level

Variable characters (15) Variable characters (100) Variable characters (50) Variable characters (50) Variable characters (20)

Customer # o o o o o o id_customer nama_customer alamat kota no_telp no_hp jenis Integer

Variable characters (100) Variable characters (100) Variable characters (50) Integer

Integer

Variable characters (15)

Kendaraan # o o o o o o o o nomor_rangka nomor_mesin nopol merk tipe warna tahun_pembuatan bahan_bakar tahun_registrasi_stnk

Variable characters (50) Variable characters (50) Variable characters (8) Variable characters (15) Variable characters (50) Variable characters (20) Integer

Variable characters (10) Date Pkb # o o o o o o o o o o o id_pkb tanggal_pkb jam keluhan estimasi catatan km_masuk jam_kend_masuk estimasi_jam_selesai aksi status tanggal_close_pkb Integer Date Time

Long variable characters Long integer Long variable characters Boolean

Time Time

Variable characters (50) Variable characters (10) Date

Histori_kedatangan_pelanggan # id_histori Integer

STIKOM

Gambar 4.14ERD PDM SI manajemen pengelolaan data pelanggan dan servis berkala pada bengkel Astra Isuzu cabang Hr Muhammad Surabaya

1.3.1. Struktur Basis Data & Tabel

Dalam merancang kebutuhan database dibutuhkan komponen komponen yang ada, meliputi nama tabel, nama atribut, tipe data, serta data pelengkap seperti primary

key, foriegn key, dan sebagainya. rancangan basis data aplikasi ini terdiri dari tabel-tabel

sebagai berikut :

FK_KENDARAA_MEMILIKI_CUSTOMER FK_TERDAFTA_TERDAFTAR_KENDARAA FK_TERDAFTA_TERDAFTAR_PKB FK_PKB_MENANGANI_USER FK_HISTORI__MENJADI_PKB FK_PKB_MENDAPATK_CUSTOMER User id_user nama_user password jabatan level varchar(15) varchar(100) varchar(50) varchar(50) varchar(20) <pk,ak> Customer id_customer nama_customer alamat kota no_telp no_hp jenis int varchar(100) varchar(100) varchar(50) int int varchar(15) <pk,ak> Kendaraan nomor_rangka id_customer nomor_mesin nopol merk tipe warna tahun_pembuatan bahan_bakar tahun_registrasi_stnk varchar(50) int varchar(50) varchar(8) varchar(15) varchar(50) varchar(20) int varchar(10) datetime <pk,ak> <fk> Pkb id_pkb id_user id_customer tanggal_pkb jam keluhan estimasi catatan km_masuk jam_kend_masuk estimasi_jam_selesai aksi status tanggal_close_pkb int varchar(15) int datetime datetime varchar(1) bigint varchar(1) bit datetime datetime varchar(50) varchar(10) datetime <pk,ak> <fk1> Histori_kedatangan_pelanggan id_histori id_pkb int int <pk,ak> Terdaftar nomor_rangka id_pkb varchar(50) int <pk,fk1> <pk,fk2>

STIKOM

SURABAYA

52

1. Nama tabel : User

Fungsi : Menyimpan data pengguna aplikasi manajemen

Pelanggan bengkel

Primary key : id_user

Foreign key : id_unit, id_jabatan

Tabel 4.1 User

Nama Kolom Tipe

Ukuran Kolom

Deskripsi

Id_user Varchar 15

Identitas Unik setiap user

Nama_user varchar 100 Nama user

Password Varchar 50 Password User

Jabatan Varchar 50 Jabatan User

Level Varchar 20 Level pengguna user

Keterangan :

1. Id User: Identitas unik yang dimiliki user sistem, terdiri dari tahun masuk user dan nomor urut user. Contoh = 0901, dimana 09 merupakan tahun user terdaftar di sistem yaitu tahun 2009 dan 01 merupakan nomor urut user yang tercatat per tahun.

2. Level : Merupakan penentuan hak akses pengguna user dimana Level ini mengambil dari jabatan struktural yang berlaku di organisasi.

Contoh : Kepala Bengkel dan Service Agent.

STIKOM

2. Nama tabel :Customer

Fungsi : Menyimpan data pelanggan bengkel Asrta Isuzu

Cabang Hr. Muhammad Primary key : id_customer

Foreign key :

Tabel 4.2 Customer

Nama Kolom Tipe data

Ukuran Kolom

Deskripsi

Id_customer int 11

Identitas Unik setiap Customer

Nama_customer Varchar 100 Nama Customer

Alamat Varchar 100 Alamat Customer

Kota Varchar 50 Kota

No_telp Int Nomor Telpon

No_Hp Int Nomor Handphone

Jenis Varchar 10 Jenis Customer

Keterangan

1. Id Customer : Merupakan Identitas unik tiap Customer dimana tiap Customer hanya

memiliki 1 id Customer, Contoh : 1, 2,3,4,5

STIKOM

54

3. Nama tabel : Kendaraan

Fungsi : Menyimpan data master Kendaraan Customer

Bengkel

Primary key : Nomor_Rangka

Foreign key : id_customer

Tabel 4.3 Kendaraan

Nama Kolom

Tipe Data

Ukuran Kolom

Deskripsi

Nomor_Rangka Varchar 50 Nomor Rangka

Id_Customer Int 11 Id Customer

Nomor_Mesin Varchar 50 Nomor Mesin

Nopol Varchar 8 Nomor Polisi

Merk Varchar 15 Merk Kendaraan

Tipe Varchar 30 Tipe Kendaraan

Warna Varchar 20 Warna Kendaraan

Tahun_Pembuatan Int 11 Tahun Pembuatan Kendaraan

Bahan_Bakar Varchar 15 Bahan Bakar Kendaraan

Tahun_Registrasi_STNK Datetime Tahun registrasi STNK

STIKOM

4. Nama tabel : PKB

Fungsi : Menyimpan data master Perintah kerja bengkel

( PKB ) Primary key : id_pkb

Foreign key : id_user, id_customer, nomor_rangka

Tabel 4.4 PKB

Field Name Type Field Size Description

Id_pkb int 11 id Pkb

Id_user varchar 15 Id User

Id_Customer Int 11 Id Customer

Nomor_Rangka Varchar 50 Nomor_Rangka

Tanggal_pkb Datetime Tanggal Pkb

Jam Time Jam

Keluhan Longtext Keluhan

Estimasi Bigint Estimasi

Catatan Longtext Catatan

Km_Masuk Bigint Km Masuk

Jam_kend_masuk Time Jam Kendaraan masuk

Estimasi_jam_selesai Time Estimasi Jam Selesai

Aksi Varchar 20 Aksi

Status Varchar 10 Status

STIKOM

56

Tanggal_close_pkb Datetime Tanggal Close PKB

Keterangan

Estimasi : Merupakan Estimasi biaya pekerjaan perbaikan kendaraan , dimana Estimasi ini didapatkan hasil diagnosa keluhan yang disampaikan Customer saat pendaftaran perbaikan kendaraan.

Catatan : Merupakan keterangan tambahan saat kendaraan akan masuk bengkel, contoh kasus saat kendaraan masuk bengkel yang membawa kendaraan tersebut bukanlah pemilik kendaraan maka untuk persetujuan pembelian suku cadang maka dicantumkan nomor telpon pemilik kendaraan untuk konfirmasi pembelian suku cadang, Contoh : Konfirmasi hubungi bapak Budi 081123456789.

Aksi : Merupakan aksi perbaikan kendaraan yang dilakukan bedasarkan keluhan pelanggan saat pencatatan perintah kerja bengkel ( PKB )

Contoh : Pre Delivery Inspection ( PDI ), Ck1,Ck2,Periodical Maintenance(PM ), Ganti

Oli,Tune Up.

Status : Merupakan keterangan posisi perintah kerja bengkel ( PKB ) dimana status proses

bermakna pengerjaan servis masih berjalan dan close bermakna pengerjaan servis sudah selesai. Tanggal Close PKB : merupakan tanggal dimana pengerjaan Perintah Kerja Bengkel telah usai dan akan tercatat dalam sistem.

STIKOM

5. Nama tabel : Histori_Kedatangan

Fungsi : Menyimpan data kedatangan pelanggan bengkel

Primary key : id_histori

Foreign key : id_customer, id_pkb, nomor_rangka

Tabel 4.5 Histori Kedatangan

Nama Kolom Tipe Kolom Ukuran Kolom Deskripsi

Id_Histori Int 11 Id Histori

Id_Customer Varchar 20 Id Customer

Id_Pkb Varchar 20 Id PKB

Nomor_Rangka Varchar 50 Nomor Rangka

1.3.2. Desain Input & Output

Desain input/output merupakan rancangan input/output berupa form untuk

memasukkan data dan laporan sebagai informasi yang dihasilkan dari pengolahan data.

Desain input/output juga merupakan acuan pembuat aplikasi dalam merancang dan

membangun sistem.

1. Desain Input

Desain input merupakan perancangan desain masukan dari pengguna kepada

sebuah sistem yang kemudian akan disimpan kedalam database.

STIKOM

58

A. STNK

Gambar 4.15Contoh STNK Customer

STNK merupakan masukan yang dibutuhkan oleh aplikasi guna acuan data pribadi pemilik kendaraan dimana data acuan nya meliputi nama Customer,Alamat Customer, Kota. Sedangkan untuk acuan data kendaraan meliputi nomor rangka, nomor mesin, tipe kendaraan , nomor polisi, warna kendaraan ,tahun pembuatan kendaraan dan tanggal registrasi STNK seperti pada gambar 4.15 di atas.

STIKOM

B. Perintah Kerja Bengkel (PKB )

Gambar 4.16Contoh Perintah Kerja Bengkel ( PKB )

Perintah kerja bengkel ( PKB ) merupakan masukan sistem selain STNK , dimana PKB ini merupakan acuan pekerjaan perbaikan kendaraan bermotor karena didalam PKB tertera data

STIKOM

60

waktu kendaraan masuk, keluhan pelanggan, estimasi biaya,beserta data mengenai kendaraan yang akan dilakukan perbaikan.

C. Form Dialog Input PKB sementara

STIKOM

Gambar 4.17Form input PKB sementara

Pada form master PKB sementara ini berfungsi pencatatan perintah kerja bengkel sementara, setelah PKB sementara ini maka proses pekerjaan perintah bengkel.

STIKOM

62

D. Update PKB

STIKOM

Gambar 4.18Form Update PKB

Form ini berfungsi sebagai mengubah status PKB menjadi close dimana menandakan bahwa pekerjaan bengkel telah selesai berdasarkan penanganan keluhan pelanggan.

2. Desain Output

STIKOM

H. Menu Mencari Customer

Gambar 4.33Menu Pencarian customer

Form ini berfungsi sebagai pencarian pelanggan berdasarkan status customer dimana status ini dibagi antara customer fleet dan customer retail jika dipilih semua customer maka akan muncul semua data customer baik jenis Fleet dan Retail seperti yang tertera pada gambar 4.33, dan jika dipilih customer fleet maka hanya muncul customer jenis fleet dan jika dipilih customer retail maka hanya muncul customer jenis retail dan tombol Action digunakan untuk melihat kepemilikan kendaraan yang dimiliki customer yang dipilih dan jika menekan gambar Microsoft excel maka otomatis akan mengunduh laporan customer bengkel.

Output Laporan

STIKOM

77

Gambar 4.34 Output Laporan kepemilikan kendaraan customer.

I. Menu Draft Kepemilikan Kendaraan Customer

Gambar 4.35Menu Draft Kepemilikan kendaraan Customer

Form ini berfungsi untuk melihat jumlah kendaraan yang dimiliki oleh customer yang telah terdaftar di database dan draft ini juga tertera detail informasi mengenai kendaraan customer dan jika tombol action ditekan akan muncul informasi kedatangan kendaraan dan jika gambar Microsoft excel ditekan maka otomatis akan mengunduh jumlah kepemilikan kendaraan

pelanggan.

STIKOM

Output Laporan

Gambar 4.36Output Laporan Kepemilikan Kendaraan Customer

J. Menu Histori PKB

Gambar 4.37 Menu Histori PKB

Form ini berfungsi menampilkan histori kedatangan per kendaraan customer dimana setiap kedatangan kendaraan customer akan muncul dan akan terlihat status kendaraan dimana kebijakan manajemen jika kedatangan kendaraan dalam satu tahun berjumlah 3 maka status kendaraan menjadi aktif jika gambar Microsoft excel ditekan maka otomatis akan mengunduh laporan riwayat kedatangan per kendaraan customer.

STIKOM

79

K. Menu Arsip Kedatangan Customer

Gambar 4.38Menu arsip kedatangan customer

Form ini berfungsi untuk menampilkan detil informasi kedatangan pelanggan ke bengkel Astra Isuzu Hr Muhmmad Surabaya, dimana parameter yang digunakan untuk menampilkan kedatangan adalah aksi perbaikan, tipe kendaraan dan periode kedatangan bengkel yang akan dilihat.

Gambar 4.39Laporan arsip kedatangan customer.

STIKOM

79

BAB V PENUTUP

1.1. Kesimpulan

Kesimpulan yang dapat diambil dari pembuatan Sistem Informasi Manajemen Pengelolaan data Pelanggan dan Servis Berkala Pada Bengkel Isuzu Hr

Muhammad Surabaya adalah sebagai berikut:

1. Berdasarkan hasil uji coba running program, aplikasi Sistem Informasi Manajemen Pengelolaan data Pelanggan dan Servis Berkala Pada Bengkel Isuzu Hr Muhammad Surabaya dapat berjalan dengan lancar tanpa kendala. 2. Berdasarkan hasil uji coba running program, aplikasi Sistem Informasi

Manajemen Pengelolaan data Pelanggan dan Servis Berkala Pada Bengkel Isuzu Hr Muhammad Surabaya output sasaran aplikasi sesuai yang diharapkan manajemen.

3. Aplikasi yang dibangun dapat mempermudah dan mempercepat dalam proses manajemen bengkel dari yang sebelumya menggunakan SAP yang dirasa berat dan kurang ramah dalam penggunaanya.

1.2. Saran

Berdasarkan aplikasi yang telah dibuat maka saran yang diberikan dalam aplikasi ini adalah :

Aplikasi ini hanya mencatat aksi perbaikan PKB bengkel, dalam kasus nyata proses ini tidak berhenti disini namun berlanjut dengan pembelian suku cadang yang dibeli pelanggan guna memperbaiki kendaraan dan dalam aplikasi ini dapat dikembangkan dengan layanan CRM ( Customer Relationship Management)

STIKOM

80

Agar dengan digabungnya layanan CRM ini dapat meningkatkan hubungan baik antra perusahaan dan pelanggan sehingga dengan terjalinya hubungan ini maka kepercayaan pelanggan meningkat dan merupakan nilai lebih yang akan didapatkan perusahaan dalam memenangkan persaingan.

STIKOM