Lampiran Sistem Informasi Terintegrasi Penyusunan Master Plan e-Government
Pemerintah Kabupaten Klaten
8 Pilar Cipta Solusi - Information Technology and Communication
Penanggung Jawab : BAPPEDA
Pengguna : BAPPEDA dan Masyarakat
B. Fungsi Admministrasi dan Manajemen
a. Surat Elektronik
Modul : E-Office Mail System
Nama Alias : E-Office
Obyek Layanan : G2G Jenis Layanan
: Back Office Deskripsi
: Dalam sistem e-mail bisa, semua orang bisa mengirimkan apapun kepada siapapun. Pada system ini,
diatur akur email resmi yang sesuai dengan system pemerintahan dengan batasan kuota untuk menjaga penggunaannya dari konten yang tidak berhubungan dengan pekerjaan
Fungsi :
- Menyediakan fungsi surat-menyurat secara elektronik untuk internal pemerintah kabupaten, termasuk
didalamnya memungkinkan proses penyiapan, pembahasan dan pengesahan surat dilakukan secara elektronik. Pembahasan surat itu sendiri bisa dilakukan oleh lebih dari satu orang unit organisasi.
- Menyediakan fungsi kearsipan surat masuk surat keluar secara elektronik, termasuk didalamnya
disposisi, dan tembusan surat. -
Menyediakan fungsi query untuk pencarian data surat secara cepat, misalnya berdasarkan pengirim, tujuan, tanggal, subyekperihal, nomor, isi, dan lainlain.
Penanggung Jawab : Setda Bagian Umum
Pengguna : Setda Bagian Umum Seluruh SKPD
b. Sistem Dokumen Elektronik
Modul :
E-Office
Manajemen Digitalisasi Dokumen dan Pengarsipan
Nama Alias : e-Office
Obyek Layanan : G2G Jenis Layanan
: Back Office Deskripsi
: Dalam sistem surat manual, proses penyiapan sampai dengan penyampaian kepada tujuan surat apalagi
jika jaraknya jauh dan tujuannya banyak bisa memakan waktu lama dan berhari-hari. Dengan sistem elektronik , maka proses tersebut bisa dipersingkat dengan sangat efisien. Proses penyiapan surat kurang
lebih sama, tetapi proses penyampaiannya bisa dilakukan dalam hitungan menit, tidak lagi ada kendala jarak dan jumlah tujuan
Fungsi :
- Menyediakan fungsi surat-menyurat secara elektronik, termasuk didalamnya memungkinkan proses
penyiapan, pembahasan dan pengesahan surat dilakukan secara elektronik. Pembahasan surat itu sendiri bisa dilakukan oleh lebih dari satu orang unit organisasi.
- Menyediakan fungsi kearsipan surat masuk surat keluar secara elektronik, termasuk didalamnya
disposisi, dan tembusan surat.
Penyusunan Master Plan e-Government Pemerintah Kabupaten Klaten
Lampiran Sistem Informasi Terintegrasi
Pilar Cipta Solusi - Information Technology and Communication 9
- Menyediakan fungsi query untuk pencarian data surat secara cepat, misalnya berdasarkan pengirim,
tujuan, tanggal, subyekperihal, nomor, isi, dan lainlain. Penanggung Jawab
: Setda Bagian Umum Pengguna
: Setda Bagian Umum Seluruh SKPD
Modul : SIM Arsip Daerah
Nama Alias : e - ARSIP
Obyek Layanan : G2G
Jenis Layanan : Back office
Deskripsi :
Sebagai salah satu sumber informasi terekam, arsip mempunyai fungsi dan peran yang sangat penting untuk mendukung manajemen modern organisasi pemerintah dan bisnis. Oleh karenanya, arsip harus
dikelola dalam suatu system secara konseptual dan terpadu melalui cara yang profesional Sistem ini antara lain bertujuan untuk pemeliharaan dan penyelamatan arsip yang memiliki arti penting berkaitan
dengan fungsi arsip sebagai sumber sejarah, sumber penelitian, sumber informasi dan bahan untuk menyusun perencanaan, pembuatan kebijakan serta pengambi Ian keputusan bagi pimpinan.
Fungsi :
- Menyediakan fungsi pengelolaan dokumen secara elektronik untuk tercapainya tertib administrasi
kearsipan dan pelayanan informasi. -
Menyediakan fungsi kearsipan secara elektronik, termasuk didalamnya penghapusan, pemeliharaan dan pengelolaan status keaktifan.
- Melakukan klasifikasi dan pengelompokan dokumen kategorisasi berdasarkan sifat dan kegunaan,
diantaranya Dokumen Kabupaten yang ditempatkan dalam Lembaran Kabupaten, arsip daerah, dan lain-lain.
- Menyediakan fungsi konversi dokumen terutama dari bentuk hardcopy menjadi bentuk softcopy.
- Menyediakan fungsi yang memungkinkan pembacaan dokumen dari berbagai sumber dalam berbagai
macam format dokumen. -
Menyediakan fungsi query untuk pencarian data dokumen secara lengkap, akurat, dan cepat, misalnya berdasarkan kategori, judul perihal, tanggal, versi revisi, nomor, dan lain-lain.
Penanggung Jawab : Kantor Arsip Perpustakaan
Pengguna : Kantor Arsip Perpustakaan
c. Sistem Pendukung Keputusan
