Dalam implementasi teknologi informasi yang berada di lingkungan ponpes darul ulum cukuplah pesat,mulai dari pendaftran online santri baru hingga
reservasi asrama yang berbasis online,memungkinkan santri akan lebih mudah mendaftar dan memesan asrama maupun mendaftar di sekolah-sekolah yang
berada di lingkungan pondok pesantren darul ulum ini,khususnya santri baru yang ingin menempuh pendidikan di darul ulum.
Namun,ada beberapa aktifitas yang masih perlu di kembangkan ke dalam teknologi informasi di dalam pondok pesantren ini,misal adalah administrasi
asarama yang masih manual,pembayaran asrama yang pencatatanya masih menggunakan buku tulis,pembukuan administrasi keuangan yang masih belum
maksimal,record uang penggajian pegawai yang belum ter integrasi dan masih banyak yang lainya.
Dengan adanya aplikasi keuangan yang peneliti rancang saat ini, di harapkan mejadi problem solving bagi pihak asrama yang ingin mengembangkan
administrasinya ke dalam teknologi informasi,dengan aplikasi ini pihak admin asrama dapat mengolah data santri,data pemasukan dan pengeluaran kauangan
asrama hingga mengolah data kepegawaian asrama.
1.1 Analisis Proses Bisnis
Deskripsikan proses bisnis yang sudah berjalan. Hasil analisis proses bisnis dapat berupa gambaran flowchart, statechart, rich picture, dan lain
sebagainya. Proses bisnis administrasi keuangan dan yang berkaitan dengan hal
tersebut,yang berjalan saat ini akan di jelaskan di flowchart di bawah ini yang diantaranya :
a. Proses bisnis pembayaran asrama di ponpes darul ulum
Gambar 3.1 Gambar flowchart alur bisnis pembayaran asrama
b. proses bisnis laporan pemasukan dan pengeluaran
Gambar 3.2 Gambar flowchart alur bisnis laporan
c. proses pembukuan laporan asrama
Gambar 3.3 Gambar pembukuan laporan asrama
1.2 Analisis Sistem Informasi
Berdasarkan hasil penelitian,terdapat beberapa prosedur yang di jalankan admin asarama di antaranya :
1. Pihak admin asrama menerima pembayaran santri di asrama,admin meminta kartu pembayaran santri yang berisi field-field
pembayaran,lalu admin mencatatan pembayaran di buku tulis sesuai dengan tanggal pembayaran santri.
2. Admin asrama melaporkan keuangan ke pangasuh, admin harus mencari data di buku pencatatan admnistrasi keuangan,setelah itu
menyusun di data di Microsoft excel baru melaporkan data ke pengasuh asrama.
3. Admin asrama membukukan data santri,admin harus mengumpulkan formulir-formulir santri yang telah mendaftar di asrama terkait,lalu
menyusun data di Microsoft excel sesui urutan NIS Nomer Induk Santri yang telah di daftarkan oleh pihak asrama.
4. Admin asrama melihat pemasukan dan pengeluaran asrama,admin harus membuka daftar pemasukan dan pengeluaran keuangan asrama di buku
pencatatan rutin bulanan,lalu menyusunya di Microsoft excel. 5. Admin asrama menyusun pemasukan asrama,admin harus membuat
kerangka penyusunan di buku tulis,lalu admin memasukan satu per satu pemasukan dana asrama, mulai dari pemasukan bantuan dari
pemerintah maupun pemasukan dana pembayaran yang di lakukan oleh santri ke pihak asrama.
6. Admin asrama menyusun pengeluaran asrama,admin harus membuat kerangka data di Microsoft Excel ,lalu memasukan pengeluaran asrama
misal : penggajian pegawai asrama,pembelian material pembangunan asrama,membeli aksesoris kamar mandi dll.
Prosedur pembayaran yang ada di asrama PPDU terlihat pada gamba di bawah ini :
Gambar 3.4 Gambar flowchart pembayaran asrama PPDU
Penjelasan flowchart prosedur pembayaran di asrama PPDU : 1. Santri datang ke kantor administrasi asrama dan membawa kartu
pembayaran dan uang pembayaran yang telah di tentukan oleh asrama sebelumnya.
2. Admin asrama menerima kartu pembayaran santri,lalu admin mencatat pembayaran ke dalam buku pembayaran asrama
3. Admin mencatat transaksi pembayaran di buku pembayaran santri dan menyetempel buku pembayaran santri.
Prosedur pelaporan keuangan ke pengasuh asrama yang ada di asrama PPDU
terlihat pada gambar 3.5 di bawah ini :
Gambar 3.5 Gambar flowchart pelaporan keuangan
Penjelasan flowchart prosedur pelaporan keuangan ke pengasuh di asrama PPDU : 1. Admin asrama mencari record data yang ada di buku pencatatan
administrasi keuangan asrama. 2. Admin asrama membukukan data pemasukan dan pengeluaran
administrasi keuangann asrama dan mengumpulkan data sesuai dengan waktu yang di butuhkan.
3. Menyusun laporan di Microsoft Excel dan memasukan data pelaporan di atas.
Prosedur admin asrama membukuan data santri yang ada di asrama PPDU
terlihat pada gambar 3.6 di bawah ini :
Gambar 3.6 Gambar flowchart pembukuan data santri
Penjelasan flowchart prosedur pembukuan data santri di asrama PPDU : 1. Admin asrama mengumpukan formulir pendaftaran santri yang ada di
asrama terkait. 2. Admin asrama mencari record data santri yang ada di buku pencatatan
administrasi data pendaftaran santri asrama. 3. Admin asrama membukukan data santri sesuai dengan waktu yang di
butuhkan. 4. Admin asrama menyusun pembukuan data santri di Microsoft Excel dan
memasukan data pelaporan di atas.
Prosedur admin asrama melihat data pemasukan keuangan asrama, yang ada di
asrama PPDU terlihat pada gamba 3.7 di bawah ini :
Gambar 3.7 Gambar flowchart melihat pemasukan asrama
Penjelasan flowchart prosedur
admin asrama melihat pemasukan
di asrama PPDU :
1. Admin asrama mencari record data pemasukan yang ada di buku pencatatan administrasi data pembukuan pemasukan.
2. Admin asrama mengumpulkan data pemasukan administrasi keuangan sesuai dengan waktu yang di butuhkan.
3. Admin asrama menyusun dan melihat data pemasukan administrasi keuangan asrama lalu memasukan data di Microsoft Excel dari buku
pemasukan di atas.
Prosedur admin asrama melihat data pengeluaran keuangan asrama, yang ada di
asrama PPDU terlihat pada gambar 3.7 di bawah ini :
Gambar 3.7 Gambar flowchart melihat pemasukan asrama
Penjelasan flowchart prosedur
admin asrama melihat
pengeluaran di asrama
PPDU : 1. Admin asrama mencari record data pengeluaran yang ada di buku
pencatatan administrasi data pembukuan pengeluaran pemasukan. 2. Admin asrama mengumpulkan data pengeluaran administrasi keuangan
sesuai dengan waktu yang di butuhkan. 3. Admin asrama menyusun dan melihat data pengeluaran administrasi
keuangan asrama lalu memasukan data di Microsoft Excel dari buku pengeluaran di atas.
3.2. Analisis Sistem yang Diusulkan
