Kartu penghasilan karyawan ini disimpan kembali oleh fungsi pembuat daftar gaji ke dalam arsip menurut abjad nama karyawan setelah ditandatangani
oleh karyawan yang bersangkutan.
G. Sistem Informasi Akuntansi
1. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi
Sistem informasi yang berbasis pada komputer sekarang dikenal dengan istilah sistem informasi akuntansi atau SIA. Jogiyanto 1999: 17 mengungkapkan
definisi sistem informasi akuntansi sebagai berikut: Menurut Moscove dan Simkin, sistem informasi akuntansi adalah suatu
komponen organisasi yang mengumpulkan, mengklasifikasikan, memproses, menganalisis, mengkomunikasikan informasi pengambilan keputusan dengan
oriental finansial yang relevan bagi pihak-pihak luar dan pihak-pihak dalam perusahaan secara prinsip adalah manajemen.
Menurut Robert, Thomas, dan Joel, sistem informasi akuntansi adalah kumpulan kegiatan-kegiatan dari organisasi yang bertanggung jawab untuk menyediakan
informasi keuangan dan informasi yang didapatkan dari transaksi data untuk tujuan pelaporan internal kepada manajer untuk digunakan dalam pengendalian
dan perencanaan sekarang dan operasi masa depan serta pelaporan eksternal kepada pemegang saham, pemerintah, dan pihak-pihak luar lainnya.
Menurut Qosidi dalam Jurnal Komputerisasi Akuntansi 2010: 5 definisi sistem informasi akuntansi adalah, “Suatu prosespengolahan data keuangan dari
mulaiterjadinya transaksi, kemudian jurnal hingga tercapainya suatu informasi berupalaporan keuangan yang sudahterkomputerisasi”.
2. Faktor-Faktor yang Mempengaruhi Sistem Informasi Akuntansi
Baridwan, 1993: 7 mengungkapkan bahwa terdapat berbagai faktor yang perlu diperhitungkan dalam menyusun sistem informasi akuntansi. Faktor-faktor
itu merupakan hal di luar sistem akuntansi, tetapi menentukan keberhasilan dari suatu sistem. Faktor-faktor itu antara lain adalah :
a. Perilaku manusia dalam organisasi.
Perilaku manusia dalam organisasi perlu dipertimbangkan dalam menyusun sistem informasi akuntansi karena sistem informasi itu tidak mungkin berjalan
tanpa manusia. Faktor psikologis karyawan menjadi penting karena bila terdapat ketidakpuasan, bisa terjadi ketidakpuasan tersebut akan dicurahkan dalam bentuk
menghambat berjalannya sistem informasi itu. b.
Penggunaan metode kuantitatif. Penggunaan metode kuantitatif dalam hubungannya dengan sistem informasi,
biasanya dikelompokkan dalam suatu subsistem Decision Support System DSS. Apabila DSS disusun dalam suatu model yang memudahkan pemakai untuk
berinteraksi dengan komputer, maka manfaat metode kuantitatif ini akan meningkat dan dapat bermanfaat untuk pengambilan keputusan.
c. Penggunaan komputer sebagai alat bantu.
Proses pengolahan data akuntansi akan dapat dilakukan dengan lebih cepat bila menggunakan komputer. Hal ini dapat terjadi karena kemampuan komputer untuk
mengolah data jauh melebihi kecepatan manusia. 3.
Fitur-Fitur Operasional Utama Sistem Penggajian Menurut Hall 2007: 405-407, fitur-fitur di bawah ini penting untuk kegiatan
operasional utama pada sistem penggajian: a.
Personalia Departemen ini melakukan perubahan dalam file karyawan secara real-time
melalui terminal. Perubahan ini termasuk penambahan karyawan baru, penghapusan karyawan yang sudah tidak bekerja, perubahan jumlah keluarga
karyawan, perubahan pemotongan gaji, dan perubahan status pekerjaan karyawan tarif pembayaran.
b. Akuntansi Biaya
Departemen akuntansi biaya memasukkan data biaya pekerjaan real-time atau setiap hari untuk menciptakan file pemanfaatan tenaga kerja labour usage file.
c. Penjagaan Waktu
Departemen ini membuat file kehadiran attendance file saat ini ketika menerima kartu waktu yang sudah disetujui dari supervisor pada tiap akhir minggu.
d. Pemrosesan Data
Pada akhir periode kerja, tugas-tugas berikut ini dilakukan dalam proses batch: 1
Biaya tenaga kerja didistribusikan ke berbagai WIP, overhead, dan akun biaya.
2 File
rangkuman distribusi tenaga kerja on-line diciptakan. Salinan dari file
ini dikirim ke departemen akuntansi biaya dan buku besar umum. 3
Daftar gaji on-line diciptakan dari file kehadiran dan file karyawan employee file. Salinan dari file ini dikirim ke departemen utang dan pengeluaran
kas. 4
File catatan karyawan diperbarui.
5 Cek penggajian disiapkan dan ditandatangani. Cek tersebut dikirim ke
bendahara untuk diperiksa dan direkonsiliasikan dengan daftar gaji. Cek pembayaran ini kemudian didistribusikan ke para karyawan.
6 File
bukti pengeluaran diperbarui dan satu cek disiapkan untuk dana yang akan ditransfer ke akun dana gaji. Cek dan salinan bukti pengeluaran dikirim
ke departemen pengeluaran kas. Satu salinan bukti tersebut dikirim ke departemen buku besar umum, dan salinan yang terakhir dikirim ke departemen utang.
7 Pada akhir pemrosesan, sistem tersebut menerima file rangkuman
distribusi tenaga kerja dan file bukti pengeluaran dan memperbarui file buku besar umum.
H. Analisis Sistem
