c StatusJabatan
: terisi otomatis ketika Kasir menginput NIP. d
No. Slip Gaji : diisi dengan nomor slip gaji karyawan bersangkutan.
e Gaji Kotor
: terisi otomatis ketika Kasir menginput nomor slip gaji. f
Potongan : terisi otomatis ketika Kasir menginput nomor slip gaji.
g Gaji Bersih
: terisi otomatis ketika Kasir menginput nomor slip gaji. h
Tanggal Terima : diisi dengan tanggal pendistribusian gaji karyawan.
i Keterangan
: diisi dengan catatan yang diperlukan. j
Tambah : perintah untuk menambah data distribusi gaji karyawan.
k Simpan
: perintah untuk menyimpan data baru atau perubahan data. l
Ubah : perintah untuk mengubah data yang telah tersimpan.
m Hapus
: perintah untuk menghapus data yang telah tersimpan. n
Kembali : perintah untuk membatalkan pemasukan data.
o Tutup
: perintah untuk menutup jendela user interface.
E. Rancangan Proses
1. Rancangan Bagan Alir Dokumen Flowchart
Rancangan bagan alir dokumen sistem penggajian PT Madubaru Yogyakarta dirancang berdasarkan aliran dokumen yang sudah ada di dalam perusahaan yang
kemudiandisesuaikan dengan kebutuhan perusahaan. Perancangan inidirancang dengan memperhatikan pengendalian intern dalam PT Madubaru Yogyakarta.
Perancangan bagan alir dokumen ini termasuk fungsi yang terkait dengan sistem penggajian dan jaringan prosedur yang digunakan dalam sistem penggajian
perusahaan.
Perancangan bagan alir dokumeninilebih menekankan pada perubahan personil yang
bertugas untuk
menjalankan prosedur-prosedursistem
penggajian perusahaan.Peneliti tidak melakukan perubahan dan penambahan dokumen yang
terlibat dalam prosedur dikarenakan perusahaan telah memiliki dokumen- dokumen secara lengkap.
Berikut perancangan bagan alir dokumen PT Madubaru Yogyakarta:
Petugas Keamanan Satpam Mulai
Mencatat waktu hadir
karyawan
Membubuhkan tanda tangan pada
kartu jam hadir
KJH
Keterangan : KJH : Kartu Jam Hadir
D.Hadir : Daftar Hadir Masing-Masing Departemen
Mulai
Mengawasi pengisian
daftar hadir karyawan
D. Hadir 2 D. Hadir 1
1 2
T
Gambar 3.5: Rancangan Flowchart Sistem Penggajian PT Madubaru
Sumber: Data Diolah
Staf Personalia
KJH
2 R.Hadir 1
D. Hadir 1 Melakukan
verifikasi
T Staf Imbal Jasa
R.Hadir 1
Membuat dan mencetak
daftar gaji dan slip gaji
Membuat amplop
gaji dan TTG
AG TTG
2 SG 1
3 2
DG 1 R.Hadir 1
T 5
Keterangan : KJH : Kartu Jam Hadir
D. Hadir : Daftar Hadir DG : Daftar Gaji
TTG : Tanda Terima Gaji AG : Amplop Gaji
SG : Slip Gaji R.Hadir : Rekap Hadir
Karyawan
Slip Gaji Daftar
Gaji D.Hadir 1
Membuat rekap
hadir
KJH 1
2 3
3
4
Gambar 3.5: Rancangan Flowchart Sistem Penggajian PT Madubaru Lanjutan
Sumber: Data Diolah
Staf Akuntansi
2 DG 1
Mencetak bukti kas
keluar
2 BKK 1
2 DG 1
T Melakukan
otorisasi SG 2
Jurnal Umum
SG 2
T
Selesai 7
6 Bukti
Kas Keluar
4
Keterangan : BKK : Bukti Kas Keluar
DG : Daftar Gaji SG : Slip Gaji
Gambar 3.5: Rancangan Flowchart Sistem Penggajian PT Madubaru Lanjutan
Sumber: Data Diolah
Kasir
TTG AG
2 BKK 1
DG 1 SG 1
Melakukan verifikasi
dokumen Mengeluarkan biaya
gaji dan memasukkan gaji ke
amplop gaji Membayar gaji
kepada karyawan dan meminta tanda
tangan atas TTG Menginput nama
karyawan yang menerima gaji
BKK 1 DG 1
TTG AG
2 SG 1
T Karyawan
6 5
7 Keterangan :
BKK : Bukti Kas Keluar DG : Daftar Gaji
TTG : Tanda Terima Gaji AG : Amplop Gaji
SG : Slip Gaji Tanda
Terima Gaji
Gambar 3.5: Rancangan Flowchart Sistem Penggajian PT Madubaru Lanjutan
Sumber: Data Diolah
a. Fungsi-Fungsi yang Terkait dalam Sistem Penggajian PT Madubaru
1 Fungsi Pencatat Waktu
Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyelenggarakan catatan waktu hadir bagi semua karyawan perusahaan. Penyelenggaraan catatan waktu hadir ini ada dua
macam, yaitu dengan mesin yang diawasi oleh petugas keamanan atau satpam perusahaan. Sedangkan pencatatan waktu hadir berupa presensi dilaksanakan di
setiap departemen yang dibuat oleh Kepala Bagian masing-masing. 2
Fungsi Pembuat Daftar Gaji Fungsi ini bertanggung jawab untuk membuat daftar gaji berdasarkan rekap hadir
dan file karyawan. Daftar gaji berisi komponen gaji berupa gaji pokok sesuai golongan jabatan, sansos, kompensasi, dan premiinsentif serta potongan-
potongan atas keikutsertaan karyawan pada organisasi perusahaan. Fungsi ini berada di tangan Staf Imbal Jasa di bawah Departemen SDM dan Umum.
3 Fungsi Akuntansi
Fungsi ini memiliki wewenang untuk memberikan otorisasi terhadap dokumen daftar gaji dan membuat bukti kas keluar berdasar daftar gaji tersebut. Bukti kas
keluar merupakan perintah kepada Kasir untuk mengeluarkan biaya gaji. Fungsi ini juga memiliki tanggung jawab untuk melaksanakan pencatatan akuntansi yaitu
jurnal berdasarkan rangkap slip gaji karyawan. Fungsi ini berada di tangan Staf Akuntansi di bawah Departemen Akuntansi dan Keuangan.
4 Fungsi Keuangan
Fungsi ini bertanggung jawab dalam mengeluarkan biaya gaji karyawan berdasarkan bukti kas keluar yang telah diotorisasi oleh fungsi akuntansi. Fungsi
ini juga bertanggung jawab dalam pembayaran gaji kepada karyawan. Fungsi ini berada di tangan Kasir di bawah Departemen Akuntansi dan Keuangan.
5 Fungsi Data Entri
Fungsi data entri bertanggung jawab dalam menginput data gaji karyawan sebagai dasar pembuatan daftar gaji dan slip gaji. Fungsi ini berada di tangan Staf Imbal
Jasa. b.
Dokumen yang Digunakan dalam Sistem Penggajian PT Madubaru 1
Kartu Jam Hadir Kartu jam hadir adalah dokumen yang digunakan untuk mencatat jam kehadiran
karyawan. Pengisian dokumen ini dilakukan dengan mesin oleh karyawan yang bersangkutan dan diawasi oleh fungsi pencatat waktu. Kartu jam hadir dibuat satu
rangkap dan diteruskan kepada Staf Personalia setiap bulannya untuk direkap. Kartu jam hadir diarsipkan oleh Staf Personalia.
2 Daftar Hadir Karyawan Presensi
Daftar hadir karyawan adalah dokumen yang digunakan untuk mencatat kehadiran karyawan. Daftar hadir ini diisi oleh karyawan dengan cara membubuhkan tanda
tangan. Dokumen ini dibuat oleh Kepala Bagian masing-masing sebanyak dua rangkap. Rangkap pertama untuk Staf Personalia dan rangkap kedua untuk arsip
masing-masing departemen. 3
Daftar Gaji Daftar gaji adalah dokumen yang dibuat oleh Staf Imbal Jasa berdasar rekap hadir
dan file karyawan. Daftar gaji dibuat sebanyak tiga rangkap. Rangkap pertama
dan kedua diteruskan kepada Staf Akuntansi untuk diotorisasi sedangkan rangkap ketiga diarsipkan oleh Staf Imbal Jasa.
4 Rekap Hadir
Rekap hadir adalah dokumen yang dibuat oleh Staf Personalia berdasarkan kartu jam hadir dan daftar hadir karyawan. Rekap hadir dibuat sebanyak dua rangkap.
Rangkap pertama diteruskan kepada Staf Imbal Jasa dan rangkap kedua menjadi arsip Staf Personalia.
5 Slip Gaji
Slip gaji adalah dokumen yang berisi jumlah gaji bersih yang diterima karyawan berdasarkan perhitungan gaji kotor dan potongan-potongan gaji karyawan
tersebut. Slip gaji dibuat oleh Staf Imbal Jasa sebanyak dua rangkap. Kedua rangkap tersebut diteruskan kepada Kasir. Rangkap pertama oleh Kasir akan
diserahkan kepada karyawan saat distribusi gaji. Setelah kegiatan distribusi gaji selesai, seluruh slip gaji rangkap kedua karyawan yang telah mengambil gaji akan
diteruskan kepada Staf Akuntansi untuk dicatat pada jurnal umum dan diarsipkan. 6
Tanda Terima Gaji Tanda terima gaji adalah dokumen yang dibuat oleh Staf Imbal Jasa yang akan
diteruskan kepada Kasir. Dokumen ini digunakan kasir untuk melakukan kegiatan distribusi gaji. Karyawan yang telah mengambil gaji akan membubuhkan tanda
tangan atau paraf pada dokumen tersebut. Dokumen ini dibuat satu rangkap dan akan menjadi arsip Kasir.
7 Amplop Gaji
Amplop gaji adalah dokumen yang berisi slip gaji dan gaji bersih karyawan. Amplop ini diserahkan kepada karyawan saat distribusi gaji karyawan. Amplop
gaji dibuat oleh Staf Imbal Jasa dan diteruskan kepada Kasir. 8
Bukti Kas Keluar Bukti kas keluar adalah dokumen yang dibuat oleh Staf Akuntansi berdasarkan
daftar gaji. Bukti kas keluar dibuat dua rangkap. Rangkap pertama diteruskan kepada Kasir sebagai perintah pengeluaran biaya gaji dan rangkap kedua menjadi
arsip Staf Akuntansi. c.
Catatan Akuntansi yang Digunakan dalam Sistem Penggajian PT Madubaru
1 Jurnal Umum
Jurnal umum adalah catatan akuntansi yang dilakukan oleh staf Akuntansi berdasarkan slip gaji dari Kasir dan arsip bukti kas keluar. Slip gaji tersebut
merupakan rangkap slip gaji karyawan yang telah mengambil gaji. d.
Prosedur dalam Sistem Penggajian PT Madubaru 1
Prosedur pencatatan waktu hadir Prosedur pencatatan waktu hadir karyawan menggunakan kartu jam hadir yang
diisi dengan jam mesin. Pencatatan waktu hadir dilaksanakan oleh petugas keamanan perusahaan dan Kepala Bagian masing-masing departemen. Petugas
keamanan perusahaan membubuhkan tanda tangan pada kartu jam hadir sebagai bukti pengawasan kehadiran karyawan.
2 Prosedur pembuatan daftar gaji
Prosedur pembuatan daftar gaji dilaksanakan oleh Staf Imbal Jasa berdasarkan rekap hadir dan file karyawan. Rekap hadir dicocokkan dengan file karyawan
untuk menghitung gaji yang harus diterima karyawan. 3
Prosedur distribusi biaya gaji Prosedur distribusi gaji dilakukan oleh Kasir setelah adanya otorisasi bukti kas
keluar dari Staf Akuntansi. Kasir melakukan distribusi gaji dengan mengeluarkan biaya gaji dan memasukkan gaji tersebut ke dalam amplop gaji karyawan
berdasarkan slip karyawan yang telah dibuat oleh Staf Imbal Jasa, sesuai dengan departemen masing-masing karyawan.
4 Prosedur pembuatan bukti kas keluar
Prosedur pembuatan bukti kas keluar dilakukan oleh Staf Akuntansi berdasarkan daftar gaji. Daftar gaji terlebih dahulu diotorisasi oleh Staf Akuntansi kemudian
Staf Akuntansi membuat bukti kas keluar sebagai dokumen yang memberi perintah kepada Kasir untuk mengeluarkan biaya gaji.
5 Prosedur pembayaran gaji
Prosedur pembayaran gaji dilakukan oleh Kasir kepada karyawan setiap bulannya. Dokumen yang digunakan dalam prosedur ini adalah amplop gaji, slip gaji, dan
tanda terima gaji. Prosedur pembayaran gaji ini mengharuskan Kasir untuk menginput informasi penerimaan gaji karyawan ke dalam program komputer yang
telah dirancang.Kasir membayar gaji sebesar nominal yang tertera pada slip gaji karyawan bersangkutan.
2. Rancangan Diagram Arus Data Data Flow Diagram
Diagram Arus Data dirancang berdasarkan aliran data yang terjadi dalam sistem penggajian perusahaan. Perancangan diagram arus data sistem penggajian
perusahaandimulai dari diagram konteks context diagram, diagram berjenjang, diagram level 0 overview diagram, dan diagram level 1.
Konteks diagram menggambarkan satu proses utama dari sistem penggajian yang selanjutnya diperinci lagi. Diagram berjenjang adalah aliran data yang
menggambarkan semua proses yang terjadi dalam sistem penggajian perusahaan. Diagram level 0 adalah aliran data berdasarkan proses yang ditunjukkan pada
diagram berjenjang. Diagram level 0 menggambarkan hubungan semua proses utama. Diagram level 1 merupakan pecahan aliran data dari proses-proses yang
digambarkan pada diagram level 0. Berikut perancangan Diagram Arus Data PT Madubaru Yogyakarta:
Sistem Penggajian
a Petugas
Keamanan
c Staf
Personalia
d Staf
Imbal Jasa g
Karyawan
f Kasir
e Staf
Akuntansi Kartu Jam
Hadir
Kartu Jam Hadir, Daftar Hadir
Rekap Hadir Rekap
Hadir DG, SG, AG,
TTG
DG, SG DG,
BKK SG, AG,
TTG, DG, BKK
SG, AG SG, AG
Keterangan : DG : Daftar Gaji
SG : Slip Gaji AG : Amplop Gaji
TTG : Tanda Terima Gaji BKK : Bukti Kas Keluar
b KaBag
Daftar Hadir
Gambar 3.6: Rancangan Konteks Diagram Arus Data Sistem Penggajian PT Madubaru
Sumber: Data Diolah
Sistem Penggajian
3 Memproses
dokumen gaji
4 Memproses
otorisasi gaji
2 Memproses
rekap hadir
1
Memproses pencatatan
waktu hadir karyawan
1.1 Mencatat
waktu hadir
karyawan 1.2
Membubuhkan paraf pada
kartu jam hadir
presensi
2.1
Melakukan verifikasi
kartu jam hadir
presensi
2.2 Membuat
rekap hadir
3.1
Memverifikasi rekap hadir
dan file karyawan
3.2
Membuat dan
mencetak DG, SG,
TTG, AG
Top Level
Overview Diagram
4.1 Melakukan
otorisasi daftar gaji
4.2 Mencetak
bukti kas keluar
Gambar 3.7: Rancangan Diagram Berjenjang Arus Data Sistem Penggajian PT Madubaru
Sumber: Data Diolah
5 Memproses
distribusi gaji
7 Memproses
pencatatan akuntansi
Sistem Penggajian
5.1
Memverifikasi TTG, AG,
SG, BKK, DG
5.2 Mengeluarkan
biaya gaji 5.3
Memasukkan gaji ke
amplop gaji
6.3
Menginput nama
karyawan yang menerima gaji
7.1 Melakukan
jurnal 7.2
Mengarsipkan slip gaji
Top Level
Overview Diagram 6
Memproses pembayaran
gaji
6.2 Meminta
tanda tangan
atas TTG 6.1
Membayarkan gaji kepada
karyawan
Gambar 3.7: Rancangan Diagram Berjenjang Arus Data Sistem Penggajian PT Madubaru Lanjutan
Sumber: Data Diolah
a Petugas
Keamanan
1
Memproses pencatatan waktu
hadir karyawan
c Personalia
2
M
emproses rekap hadir
KJH
d Imbal Jasa
File Karyawan
3 Memproses
dokumen gaji
e Akuntansi
f Kasir
4 Memproses
otorisasi gaji
5 Memproses
distribusi gaji
g Karyawan
TTG DG
BKK
7 Memproses
pencatatan akuntansi
Jurnal Slip Gaji
KJH
KJH, Daftar Hadir
KJH
KJH
R.Hadir
File Karyawan
R.Hadir R.Hadir
R.Hadir Daftar gaji
DG, BKK
Daftar gaji
Slip gaji, Amplop gaji,
TTG, DG, BKK
TTG DG
BKK
SG, AG, TTG
Slip gaji
Slip gaji
Slip gaji Jurnal
Slip Gaji AG
TTG
AG SG
TTG
AG Slip gaji
TTG
6 Memproses
pembayaran gaji
SG, AG b
KaBag
Daftar Hadir
DH DH
Gambar 3.8: Rancangan Diagram Level 0 Arus Data Sistem Penggajian PT Madubaru
Sumber: Data Diolah
Keterangan : KJH : Kartu Jam Hadir
DH : Daftar Hadir TTG : Tanda Terima Gaji
SG : Slip Gaji AG : Amplop Gaji
R. Hadir : Rekap Hadir BKK : Bukti Kas Keluar
1
a Petugas
Keamanan 1.1
Mencatat waktu hadir
karyawan 1.2
Membubuhkan paraf pada
kartu jam hadir presensi
Kartu jam hadir Kartu jam hadir,
daftar hadir 2
b KaBag
Daftar Hadir Kartu jam hadir,
daftar hadir
Gambar 3.9: Rancangan Diagram Level 1 Proses 1 Arus Data Sistem Penggajian PT Madubaru
Sumber: Data Diolah
2
3 2.1
Melakukan verifikasi kartu
jam hadir presensi
2.2
Membuat rekap hadir
Kartu jam hadir
Rekap hadir Kartu jam hadir,
Daftar Hadir
Kartu jam hadir, Daftar Hadir
Rekap Hadir
KJH
R.Hadir 1
Daftar hadir Daftar Hadir
Gambar 3.9: Rancangan Diagram Level 1 Proses 2 Arus Data Sistem Penggajian PT Madubaru Lanjutan
Sumber: Data Diolah
3
2 4
3.1
Memverifikasi rekap hadir dan
file karyawan
3.2
Membuat dan mencetak DG,
SG, TTG, AG
Tanda terima gaji
Slip gaji Amplop gaji
Rekap hadir File karyawan
Rekap hadir
File karyawan
Rekap hadir
Daftar gaji
TTG SG
AG R.Hadir
Gambar 3.9: Rancangan Diagram Level 1 Proses 3 Arus Data Sistem Penggajian PT Madubaru Lanjutan
Sumber: Data Diolah
4
4.1 Melakukan
otorisasi daftar gaji
3 4.2
Mencetak bukti kas
keluar
Bukti kas keluar
5
Daftar gaji
Daftar gaji Daftar gaji
Daftar gaji, bukti kas keluar
Daftar gaji Bukti kas
keluar
Gambar 3.9: Rancangan Diagram Level 1 Proses 4 Arus Data Sistem Penggajian PT Madubaru Lanjutan
Sumber: Data Diolah
5
4 5.2
Mengeluarkan biaya gaji
6 5.1
Memverifikasi TTG,AG,SG,
BKK,DG
5.3 Memasukkan
gaji ke amplop
Daftar gaji Bukti kas keluar
DG, BKK
TTG
SG AG
DG , BKK, TTG SG, AG
DG, BKK, TTG SG, AG
SG, AG, TTG
DG
BKK Tanda terima gaji
Amplop gaji Slip gaji
Gambar 3.9: Rancangan Diagram Level 1 Proses 5 Arus Data Sistem Penggajian PT Madubaru Lanjutan
Sumber: Data Diolah
6
6.1 Membayarkan
gaji kepada karyawan
6.2 Meminta tanda
tangan atas TTG
6.3
Menginput nama karyawan yang
menerima gaji
5 Slip gaji, amplop
gaji, TTG
Tanda Terima Gaji 7
g Karyawan
Slip gaji, amplop
gaji, TTG
TTG Slip gaji,
amplop gaji
Slip gaji, amplop gaji
Slip gaji
Gambar 3.9: Rancangan Diagram Level 1 Proses 6 Arus Data Sistem Penggajian PT Madubaru Lanjutan
Sumber: Data Diolah
7
7.1 Melakukan
jurnal 6
Slip gaji Jurnal
7.2 Mengarsipkan
slip gaji Slip gaji
Slip gaji
Slip gaji Jurnal
Gambar 3.9: Rancangan Diagram Level 1 Proses 7 Arus Data Sistem Penggajian PT Madubaru Lanjutan
Sumber: Data Diolah
a. Proses Pencatatan Waktu Hadir
Proses pencatatan waktu hadir dilakukan oleh petugas keamanan dan KaBag masing-masing departemen yang terdiri dari kegiatan mencatat jam hadir
karyawan dan membubuhkan paraf pada kartu jam hadir dan presensi. Masukan dan keluaran dari proses ini yaitu kartu jam hadir dan presensi.
b. Proses Rekap Hadir
Proses rekap hadir dilakukan oleh Staf Personalia yang terdiri dari kegiatan verifikasi kartu jam hadir dan presensi kemudian membuat rekap hadir. Masukan
untuk proses ini adalah kartu jam hadir dari petugas keamanan dan presensi dari masing-masing departemen. Sedangkan keluaran dari proses ini adalah rekap
hadir. Kartu jam hadir dan daftar hadir diarsipkan oleh Staf Personalia dan rekap hadir diteruskan kepada Staf Imbal Jasa.
c. Proses Dokumen Gaji
Proses pembuatan dokumen gaji dilakukan oleh Staf Imbal Jasa yang terdiri dari kegiatan verifikasi rekap hadir dengan file karyawan dan membuat serta
mencetak daftar gaji, slip gaji, amplop gaji, dan tanda terima gaji. Masukan untuk proses ini adalah rekap hadir dari Staf Personalia dan file karyawan. Keluaran dari
proses ini adalah daftar gaji yang diteruskan kepada Staf Akuntansi, tanda terima gaji, slip gaji, dan amplop gaji yang diarsipkan sementara sampai Staf akuntansi
memberikan otorisasi daftar gaji. d.
Proses Otorisasi Gaji Proses otorisasi gaji dilakukan oleh Staf Akuntansi yang terdiri dari
kegiatan otorisasi daftar gaji dan mencetak bukti kas keluar. Masukan untuk
proses ini adalah daftar gaji dari Staf Imbal Jasa. Keluaran dari proses ini adalah bukti kas keluar yang akan diteruskan kepada Kasir.
e. Proses Distribusi Gaji
Proses distribusi gaji dilakukan oleh Kasir yang terdiri dari kegiatan verifikasi dokumen gaji yang telah dibuat oleh Staf Imbal Jasa dengan bukti kas
keluar dari Staf Akuntansi, mengeluarkan biaya gaji, dan memasukkan biaya gaji tersebut ke amplop karyawan sesuai departemennya masing-masing. Masukan
untuk proses ini adalah dokumen gaji seperti daftar gaji, tanda terima gaji, slip gaji, amplop gaji, dan bukti kas keluar. Keluaran dari proses ini adalah slip gaji,
amplop gaji, dan tanda terima gaji. f.
Proses Pembayaran Gaji Proses pembayaran gaji dilakukan oleh Kasir yang terdiri dari kegiatan
membayarkan gaji kepada karyawan, meminta tanda tangan atas tanda terima gaji, menginput informasi penerimaan gaji karyawan. Masukan untuk proses ini adalah
slip gaji, amplop gaji, dan tanda terima gaji. Keluaran dari proses ini adalah slip gaji dan amplop gaji yang diberikan kepada karyawan, serta slip gaji yang
diteruskan kepada Staf Akuntansi. g.
Proses Pencatatan Akuntansi Proses pencatatan akuntansi dilakukan oleh Staf Akuntansi yang terdiri dari
kegiatan penjurnalan biaya gaji dan mengarsipkan slip gaji. Masukan untuk proses ini adalah slip gaji dari Kasir. Keluaran dari proses ini adalah jurnal.
F. Rancangan Output
