Pembangunan aplikasi game side crolling 2D fight the corruptman

Nama : Riyan Yuniardi

Nim : 10109226

Tempat / Tgl Lahir : Bandung, 11 Juni 1990 Jenis Kelamin : Laki-laki

Alamat : Jl Cijawura Girang III Bandung

Telepon : 087722200896

Email : riyan10109226@gmail.com

RIWAYAT PENDIDIKAN

1. 1996 – 1997 : TK Dewi Sartika

2. 1997 – 2003 : SDN Buah Batu 01 Bandung 3. 2003 – 2006 : SMPN 30 Bandung

4. 2006 – 2009 : SMAN 22 Bandung

5. 2009 – : Program Studi S-1 Teknik Informatika

Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer Universitas Komputer Indonesia

SKRIPSI

Diajukan untuk Menempuh Ujian Akhir Sarjana

RIYAN YUNIARDI

10109226

PROGRAM STUDI TEKNIK INFORMATIKA

FAKULTAS TEKNIK DAN ILMU KOMPUTER

UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA

2014

v

ABSTRACT ... ii

KATA PENGANTAR ... iii

DAFTAR ISI ... v

DAFTAR GAMBAR ... ix

DAFTAR TABEL ... xii

DAFTAR SIMBOL ... xiv

DAFTAR LAMPIRAN ... xvii

BAB 1 PENDAHULUAN ... 1

1.1 Latar Belakang Masalah ... 1

1.2 Identifikasi Masalah ... 3

1.3 Maksud dan Tujuan ... 3

1.3.1 Maksud ... 3

1.3.2 Tujuan ... 3

1.4 Batasan Masalah... 4

1.5 Metodologi Penelitian ... 6

1.5.1 Tahap pengumpulan data ... 6

1.5.2 Tahap pembangunan perangkat lunak ... 7

1.6 Sistematika Penulisan ... 8

BAB 2 TINJAUAN PUSTAKA ... 11

2.1 Tinjauan Perusahaan ... 11

2.1.1 Riwayat Singkat PT.PINDAD (PERSERO) ... 11

2.1.2 Logo PT.PINDAD (Persero) ... 12

2.1.3 Alamat Perusahaan ... 13

2.1.4 Visi dan Misi ... 14

2.1.5 Struktur Organisasi... 15

vi

2.2.2 Pengertian Informasi ... 22

2.2.3 Pengertian Sistem Informasi ... 24

2.2.4 Konsep Perancangan Sistem ... 26

2.2.5 Basis Data ... 30

2.2.6 Perangkat Lunak Pendukung... 38

2.2.7 Surat dan Kearsipan ... 41

2.2.8 Paperless Office ... 45

2.2.9 Analisi Biaya dan Manfaat (Cost & Benefit Analysis) ... 46

BAB 3 ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM ... 53

3.1 Analisis Sistem ... 53

3.1.1 Analisis Sistem Yang Sedang Berjalan ... 53

3.1.1.1 Analisis Masalah ... 53

3.1.2 Analisis Prosedur Yang Sedang Berjalan ... 54

3.1.2.1 Prosedur Surat Masuk Internal ... 54

3.1.2.2 Prosedur Surat Keluar Internal ... 56

3.1.2.3 Prosedur Surat Masuk Eksternal ... 58

3.1.2.4 Prosedur Surat Keluar Eksternal ... 60

3.1.2.4 Hirarki Disposisi ... 62

3.1.2.5 Proses Bisinis ... 63

3.1.3 Analisis Kebutuhan Non Fungsional ... 64

3.1.3.1 Analisa Kebutuhan Perangkat Keras ... 64

3.1.3.2 Analisa Kebutuhan Perangkat Lunak ... 65

3.1.3.3 Analisa Pengkodeoan ... 65

3.1.3.4 Analisis Pengguna ... 66

vii

3.1.5.4 Kamus Data ... 106

3.2 Perancangan Sistem ... 110

3.2.1 Perancangan Basis Data ... 111

3.2.1.1 Skema Relasi ... 111

3.2.2.2 Struktur Tabel... 111

3.2.2 Perancangan struktur menu ... 115

3.2.2.1 Perancangan struktur menu administrasi umum ... 115

3.2.2.2 Perancangan struktur menu direktur ... 116

3.2.2.3 Perancangan struktur menu departemen sekretariat perusahaan ... 116

3.2.2.4 Perancangan struktur menu staf sekretariat... 117

3.2.3 Perancangan Antarmuka ... 117

3.2.3.1 Perancangan antarmuka administrasi umum ... 117

3.2.3.2 Antarmuka Direktur atau Strata ... 149

3.2.3.3 Perancangan antarmuka Departemen Sekretariat... 159

3.2.3.4 Perancangan antarmuka Staf Sekretariat Perusahaan ... 165

3.2.4 Perancangan Pesan ... 177

3.2.4.1 Perancangan pesan gagal login ... 177

3.2.4.2 Perancangan pesan kesalahan isi data login ... 177

3.2.4.3 Perancangan pesan konfirmasi hapus data ... 177

3.2.4.4 Perancangan pesan data berhasil disimpan ... 177

3.2.4.5 Perancangan pesan data berhasil diedit ... 178

3.2.4.6 Perancangan pesan data berhasil dihapus ... 178

3.2.5 Jaringan Semantik ... 178

3.2.5.1 Jaringan sematik administrasi umum ... 178

viii

3.2.6.2 Prosedur Tambah Data ... 182

3.2.6.3 Prosedur Hapus Data ... 183

3.2.6.4 Prosedural Ubah Data ... 184

BAB 4 IMPLEMENTASI DAN PENGUJIAN...185

4.1 Implementasi Sistem ... 185

4.1.1 Perangkat Lunak Yang Digunakan ... 185

4.1.2 Perangkat Keras Yang Digunakan ... 186

4.1.3 Implementasi Basis Data ... 186

4.1.4 Implementasi Antarmuka ... 189

4.1.4.1 Implementasi antarmuka administrasi umum ... 189

4.2 Pengujian ... 196

4.2.1 Pengujian Alpha ... 196

4.2.1.1 Skenario Pengujian... 196

4.2.1.2 Butir Pengujian ... 199

4.2.1.3 Kesimpulan Pengujian Alpha ... 214

4.2.2 Pengujian Beta ... 214

4.2.2.1 Skenario Pengujian Beta ... 214

4.2.2.2 Kesimpulan Pengujian Beta ... 217

BAB 5 KESIMPULAN DAN SARAN...219

5.1 Kesimpulan...219

221

DAFTAR PUSTAKA

[1] Hariyanto, Bambang. 1999, PENGARSIPAN DAN AKSES PADA SISTEM BERKAS, Informatika, Bandung.

[2] Kusrini, M.Kom. 2007, Strategi Perancangan dan Pengelolaan Basis Data, Andi, Yogyakarta.

[3] Pressman, S Roger. (2010), Software Engineering: A Practitioner’s Approach, Seventh Edition, United States.

[4] Hartono, Jogiyanto (2002), Pengenalan Komputer, Dasar Ilmu Komputer, Pemrograman, Sistem Informasi, dan Intelegensi Buatan, Andi, Yogyakarta.

[5] Delone, W.H and McLean, ER. (2003). The Delone and McLean model of Information System Success.

[6] Agus Mulyanto, Sistem Informasi Konsep & Aplikasinya. Yogyakarta: Pustaka Pelajar, 2009.

[7] EdhySutanta,SistemInformasiManajemen. Yogyakarta:GrahaIlmu, 2003. [8] AbdulKadir,Pengenalan SistemInformasi. Yogyakarta:ANDI, 2003.

[9] Sidik, Betha, Pemrograman Web dengan PHP Edisi Revisi,

Badung:Informatika Bandung, 2012.

[10] Mata Toledo, Cushman Ramon A, Dasar-Dasar Database Relasional. Jakarta:Erlangga, 2007.

[11] Puspitosari, Heni A, Pemrograman Web Database dengan PHP & MySQL. Malang : Skripta, 2010.

[12] Suprapto,SuratMenyuratDinasResmi. Bandung:Mandar Maju, 2006. [13] AgusSugiarto,TeguhWahyono,ManajemenKearsipanModern.Yogyakarta:

Gavamedia, 2005.

[14] Drs. Ig. Wursanto, Kearsipan 1, Kanisius,1991.

[15] Roodesh Ramsurrun, "The Paperless Office Concept," in The Green ICT Workshop, 2012.

1

Surat adalah sarana komunikasi untuk menyampaikan infromasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain. Fungsinya sebagai sarana pemberitahuan, alat bukti tertulis, alat pengingat, bukti historis, dan pedoman kerja. Kegiatan persuratan pada suatu organisasi atau instansi adalah hal yang penting karena dapat menunjang perkembangan organisasi atau instansi dari sisi administrasi. Informasi-informasi penting maupun rahasia terkait dengan suatu instansi terkandung di dalamnya. Salah satunya PT.Pindad Persero adalah Perindustrian Angkatan Darat merupakan perusahaan yang berada dibawah naungan kementrian BUMN yang berlamat di jalan Jend.Gatot Subroto No 517 Bandung.

Pada saat ini aktivitas persuratan yang sedang berjalan PT.Pindad mulai dari penerimaan, pengagendaan, pendistribusian, pengarsipan hingga verifikasi atas surat-surat dinas keluar dan masuk baik internal maupun eksternal masih dilakukan dengan cara penulisan di buku besar yaitu pada buku agenda dan ekspedisi sehingga kemungkinan terjadi duplikasi terhadap sistem pengarsipan surat bisa terjadi. Sebagai contoh ketika ada surat masuk eksternal artinya semua jenis surat yang diterima dari pihak lain di luar perusahaan yang ditujukan kepada Dirut. Pertama surat diinput pada format yang telah disiapkan dan dicatat pada buku agenda surat masuk berdasarkan jenisnya. Selanjutnya surat diberi nomor dan lembar disposisi kemudian diarahkan kepada bagian sekretariat perusahaan untuk ditindaklanjuti. kepala sekretariat perusahaan meneliti surat masuk serta memberikan diposisi kepada pejabat yang terkait pada surat tersebut, selanjutnya surat dikembalikan lagi kepada pencatat untuk dicatat dalam buku agenda kemana surat ditujukan. Kemudian setelah itu surat dicatat pada buku ekspedisi untuk didistribusikan sesuai dengan alamat yang dituju gunanya untuk memastikan bahwa surat tersebut telah dikirm.

Berdasarkan pemaparan yang telah dijelaskan diatas bahwa permasalahan yang sering dijumpai adalah dokumentasi pengarsipan dalam hal ini pencatatan

surat masuk maupun surat keluar hanya dicatat pada buku agenda dan ekspedisi sehingga membutuhkan waktu yang cukup lama apabila ingin mencari berkas surat kembali. Permasalahan lain berkaitan dengan penyimpanan dalam hal ini pengarsipan hanya berupa penyimpanan dokumen hardcopy yang mengakibatkan kemungkinan dapat terjadinya kehilangan surat. Permasalahan lain selanjutnya yaitu sulitnya menelusuri surat sehingga terjadi penundaan waktu dalam tindak lanjut dari surat masuk tersebut penyebabnya adalah karena pengelolaan surat tidak terkelola dengan baik. Berkaitan dengan masalah disposisi ketika sekretaris menyerahkan surat masuk beserta lembar disposisi kepada pimpinan, sedangkan pada saat bersamaan pimpinan tidak berada di ruang kerjanya maka pimpinan tidak dapat memeriksa surat sehingga disposisi menjadi tertunda. Banyaknya penggunaan kertas yang digunakan sehingga mengeluarkan biaya lebih dalam hal operasional perusahaan.

Melihat permasalahan diatas maka dalam hal ini penerapan konsep sistem berkas dan basis data yang dijadikan acuan untuk dapat menangani masalah tersebut. Sistem berkas adalah sistem peyimpanan, pengorganisasian, pengelolaan data pada alat peyimpanan external, dengan menggunakan teknik organisasi data tertentu [1]. Sedangkan basis data adalah himpunan kelompok data, arsip yang saling berhubungan yang diorganisasi sedemikian rupa agar kelak dapat dimanfaatkan kembali dengan cepat dan mudah, karena prinsip utama dari basis data adalah bukan hanya sekedar penyimpanan data secara elektronik maupun non-elektronik, akan tetapi bagaimana cara pengaturan, pemilahan, pengelompokkan, pengorganisasian pada suatu data arsip untuk mendukung kemudahan dan kecepatan dalam pengolahan data [2].

Berdasarkan permasalahan diatas yang telah dipaparkan, maka maksud dari penelitian ini adalah untuk membangun suatu sistem yang berjudul Sistem Informasi Monitoring Disposisi dan Manajemen Kearsipan Surat Digital Berbasis Web di PT Pindad. Pembangunan sistem berbasis web dengan tujuan untuk kemudahan pengaksesan yang bisa dilakukan dimana saja tanpa terbatas ruang dan waktu.

1.2 Identifikasi Masalah

Berdasarkan latar belakang masalah yang telah diuraikan sebelumnya, maka identifikasi masalah dalam pambangunan sistem informasi ini adalah sebagai berikut :

1. Pencatatan data surat hanya dalam buku besar yaitu pada buku agenda dan ekspedisi sehingga proses pencarian kembali data surat lama membutuhkan waktu yang cukup lama.

2. Pengarsipan file surat hanya berupa hardcopy sehingga memungkinkan terjadinya kehilangan berkas surat.

3. Kesulitan memonitor penelusuran surat masuk sehingga terjadi penundaan waktu dalam tindak lanjut dari surat masuk tersebut karena pengelolaan surat yang tidak terkelola dengan baik.

4. Kesulitan memonitor disposisi surat yaitu komunikasi tertulis yang ditujukan kepada bawahan yang berisi informasi atau perintah sehingga terjadi penundaan waktu disposisi yang mengakibatkan terhambatnya proses kerja di PT.Pindad.

5. Banyaknya pengunaan kertas sehingga membutuhkan biaya lebih dari sisi operasional.

1.3 Maksud dan Tujuan

1.3.1 Maksud

Berdasarkan pada permasalahan yang diteliti, maka maksud dari penelitian ini adalah membangun Sistem Informasi Monitoring Disposisi dan Manajemen Kearsipan Surat Digital Berbasis Web di PT Pindad.

1.3.2 Tujuan

Adapun tujuan yang ingin dicapai dari penelitian ini diantaranya sebagai berikut :

1. Membuat sistem pengarsipan yang baik sehingga proses pencarian kembali surat menjadi lebih cepat dari aspek waktu jika dibutuhkan pada suatu saat.

2. Melakukan digitalisasi peyimpanan surat sehingga meminimalisir terjadinya kehilangan berkas surat.

3. Memudahkan monitoring penelusuran surat yang dilakukan pimpinan terhadap unit-unit kerja sehingga tidak terjadi penundaan surat dan penumpukan surat gunanya membantu dalam proses kerja menjadi lebih efektif dan efisien.

4. Memudahkan monitoring disposisi terhadap surat masuk yang dilakukan pimpinan terhadap pegawai yang mendapatkan disposisi dengan tujuan proses diposisi menjadi lebih cepat atau tidak tertunda sehingga pekerjaan dapat diselesaikan tepat waktu.

5. Paperless, meminimalisir penggunaan kertas sehingga dapat mengurangi pengeluaran biaya operasional.

1.4 Batasan Masalah

Sistem informasi kearsipan dan disposisi surat elektronik yang dibangun memiliki beberapa batasan masalah diantaranya sebagai berikut :

1. Sistem hanya memonitoring disposisi surat dan kearsipan surat secara digital.

2. Jenis-jenis surat

a. Surat masuk intermal

adalah semua jenis surat atau berita yang diterima dari pihak lain di luar unit sekretariat perusahaan yang ditujukan kepada Ka Setper yang terdiri dari surat masuk biasa dan surat masuk rahasia.

b. Surat masuk eksternal

adalah semua jenis surat atau berita yang diterima dari pihak lain di luar perusahaan atau dari dalam perusahaan yang ditujukan kepada Dirut. Jenis suratnya yaitu surat masuk biasa, surat masuk rahasia, surat masuk kunjungan, surat masuk seminar, surat masuk sosial, surat masuk iklan, surat masuk intern yaitu khusus yang ditujukan kepada Direktur Utama.

c. Surat keluar internal

adalah semua jenis surat atau berita yang dikirimkan dari setper kepada unit lain di lingkungan PT.Pindad Persero. Jenis suratnya diantaranya surat keluar biasa, surat keluar keuangan, surat rahasia, surat keputusan, surat perintah, nota dinas, permintaan material.

d. Surat keluar eksternal

adalah semua jenis surat atau berita yang dikirimkan kepada pihak lain di luar perusahaan dan harus dibubuhkan stempel atau cap perusahaan meliputi surat keluar biasa, surat perjanjian dalam negeri, surat perjanjian luar negeri, surat keterangan, surat kuasa, surat keputusan, surat perintah, surat ijin, surat perjalanan dinas, surat perintah kerja, Undangan, surat edaran, berita acara, pengumuman, piagam penghargaan.

3. Pengarsipan dengan menggunakan sistem klasifikasi abjad yaitu

alphabetical filling system adalah sistem dengan metode peyusunan huruf abjad secara berurutan dari A sampai dengan Z.

4. Pencarian file surat dengan berdasarkan kata kunci nomor surat, asal surat, penerima surat, perihal surat, tanggal surat.

5. Sistem dapat melakukan proses disposisi terhadap surat masuk yang dilakukan oleh pimpinan kepada pegawai atau unit bawahannya

6. Sistem dapat memonitoring disposisi terhadap surat masuk yang dilakukan pimpinan kepada pegawai atau unit bawahannya.

7. Setiap surat masuk maupun surat keluar pertama kali dikelola oleh bagian Subdep Minu yaitu bagian adminstrasi umum.

8. Analisa biaya dan manfaat menggunakan metode ROI yaitu Return On Investment, analisa biaya dengan pendekatan Start Up Cost, Project Related Cost dan Ongoing Maintenance Cost sedangkan analisa manfaat dengan pendekatan Tangible Benefits yaiu keuntungan berwujud.

9. Pengguna sistem ini adalah

a. Subdep Minu, yaitu bagian administrasi umum yang mengetahui kerja sistem secara menyeluruh, mengelola dan bertanggung jawab atas

keberjalanan sistem, pengatur sistem keamanan dan perawatan data dengan mengatur hak akses sistem.

b. Ka Setper, yaitu kepala sekretaris perusahaan yang berwenang melakukan pendistribusian surat masuk eksternal yang ditujukan kepada Dirut.

c. Ka DepSet adalah Departemen Sekretaris yang kewenagannya melakukan pendistrbusian surat masuk dan surat keluar.

d. Strata, yaitu setingkat Kepala perusahaan yang wewenangnya dapat melakukan disposisi terhadap pegawai bawahannya serta melakukan monitoring status disposisi.

10.Sistem ini dibangun menggunakan bahasa pemrograman php berbasis web. Maksud di bangunnya sistem berbasis web adalah untuk kecepatan proses kerja, dan kemudahan pengaksesan yang bisa dilakukan dimana saja tanpa terbatas ruang dan waktu.

11.DBMS yaitu DataBase Management System dalam pembangunan sistem ini adalah MySql.

1.5 Metodologi Penelitian

Metode yang digunakan untuk merancang dan membangun sistem informasi kearsipan dan disposisi surat adalah sebagai berikut :

1.5.1 Tahap pengumpulan data 1. Metode wawancara

Merupakan teknik pengumpulan data dengan melakukan tanya jawab kepada pegawai berwenang di PT.Pindad Persero untuk memperoleh informasi yang dibutuhkan.

2. Metoda observasi

Merupakan teknik pengumpulan data dengan mengamati secara langsung dilapangan bagaimana proses kerja khususnya yang berkaitan dengan masalah kearsipan surat.

3. Studi pustaka

Merupakan metode pengumpulan data berupa laporan-laporan studi terdahulu, paper, atau jurnal serta data sekunder yang dibutuhkan dalam mendisain riset, serta menganalisa hasil studi untuk membantu proses penyelesaian dari penelitian yang akan dilakukan.

1.5.2 Tahap pembangunan perangkat lunak

Pembangunan sistem informasi kearsipan dan disposisi ini memiliki kerangka kerja dengan langkah-langkah pengembangan sistem seperti model gambar dibawah ini:

a. b. c.

Gambar 1.1 : kerangka kerja pengembangan sistem informasi [3]

Tahap awal yaitu communications dengan melakukan wawancara terhadap pegawai perusahaan di PT.PINDAD yang ada kaitannya dengan pembangunan sistem informasi kearsipan mulai dari permasalahan, hingga kebutuhan yang memenuhi terhadap sistem informasi yang akan dibangun. Tahap yang kedua yaitu planning dengan melakukan kunjungan ke perusahaan untuk observasi serta menyusun jadwal kegiatan dengan tujuan berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk pembangunan sistem informasi. Tahap yang ketiga yaitu modeling dengan cara mengumpulkan data-data penelitian , menganalisa sistem yang sedang berjalan untuk kemudian dilakukan suatu pemodelan dengan pendekatan terstruktur yang digambarkan melalui flowmap, ERD, DFD, skema relasi, kamus data, perancangan antarmuka dan jaringan semantik.

Tahap yang keempat construction dimulainya suatu pembangunan sistem informasi yang merujuk dari tahap modeling yang kemudian dirubah ke dalam bahasa pemrograman dengan tujuan agar dimengerti oleh komputer.

Planning Estimating scheduling tracking Communication

Project initiation

requirement gathering Construction

Code test

Deployment Delivery Support feedback Modeling

Analysis design

Tahap yang kelima deployment dengan melaukan suatu pengujian kepada pengguna tujuannya untuk mengetahui sistem yang dibangun dapat memenuhi kebutuhan pengguna atau tidak, jika ada kekurangan terhapad sistem yang dibangun maka selanjutnya dilakukan maintenance atau pemeliharaan[3].

1.6 Sistematika Penulisan

Untuk memberikan gambaran secara umum mengenai isi laporan tugas akhir maka sistematika penulisan dari laporan ini disusun sebagai berikut:

BAB I PENDAHULUAN

Bab ini berisi dan menjelaskan bagaimana latar belakang masalah yang ada sehingga diambil menjadi topik tugas akhir, identifikasi masalah menjelaskan menganai rumusan masalah dari latar belakang masalah, maksud dan tujuan merupakan solusi yang diberikan untuk menangani permasalahan yang ada, batasan masalah, metode penelitian digunakan untuk merancang dari pembangunan suatu sistem, dan sistematika penulisan yaitu gambaran mengenai isi laporan tugas akhir.

BAB II TINJAUAN PUSTAKA

Menjelaskan mengenai tinjauan tempat penelitian yang meliputi profile perusahaan, sejarah perusahaan, visi misi perusahaan, dan struktur organisasi perusahaan gunanya untuk menjelaskan tempat penelitian yang dilakukan, landasan teori menjelaskan mengenai teori-teori yang mendukung dan berhubungan dalam pembangunan suatu sistem informasi.

BAB III ANALISIS PERANCANGAN

Pada bab ini menjelaskan mengenai langkah-langkah dalam pembangunan suatu sistem informasi dimulai dari analisa sistem yang sedang berjalan, prosedur-prosedur, flowmap, ERD, DFD, skema relasi, kamus data, antarmuka perangkat lunak, jaringan semantik, perancangan prosedural. BAB IV IMPELEMENTASI DAN PENGUJIAN

Menjelaskan mengenai tahapan implmentasi dari sebuah sistem, yang terdiri dari beberapa prosedur di antaranya menerapkan rencana implementasi sistem, melakukan kegiatan implementasi sistem, dan tindak lanjut implementasi dari

suatu sistem dan pengujian dari sistem yang dibangun, serta kuesioner untuk mengetahui apakah sistem yang dibagun dapat memenuhi kebutuhan.

BAB V KESIMPULAN DAN SARAN

Berisi mengenai kesimpulan yang ditarik dari laporan mulai dari dilakukannya suatu penelitian hingga implementasi sistem yang berisi permasalahan utama dari masalah yang ada dan pendapat dari sudut pandang penulis, serta saran-saran untuk perbaikan sistem kedepannya dengan tujuan menciptakan sebuah sistem yang jauh lebih baik yang memenuhi kebutuhan penggunanya.

11 BAB 2

TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Tinjauan Perusahaan

Tinjauan perusahaan menjelaskan mengenai profil perusahaan yang meliputi riwayat singkat, makna logo perusahaan, alamat perusahaan, visi dan misi, struktur organisasi, tujuan, sasaran, prinsip dasar, tata kelola perusahaan, bidang usaha

2.1.1 Riwayat Singkat PT.PINDAD (PERSERO)

Pada periode tahun 1808-1850 berdiri bengkel peralatan militer bernama

Artilleriee Contructie Winkle disingkat menjadi ACW dan Pyrotekniesche Werkplaats disingkat menjadi PW berfungsi mengadakan persediaan dan pemeliharaan alat-alat perkakas senjata dan memperbaiki senjata-senjata yang rusak, sementara PW berfungsi membuat dan memperbaiki munisi atau mengerjakan pekerjaan yang berhubungan dengan bahan peledak untuk memenuhi kebutuhan Angkatan Laut Belanda.

Pada periode tahun 1923-1932, bengkel-bengkel yang ada di Surabaya dan lain-lain dipindahkan ke Bandung dan digabung menjadi satu dengan Artilerie Inrichtingen disingkat menjadi AI. Tahun 1942, Belanda menyerah kepada Jepang dan kemudian ACW berganti nama menjadi Dai Ichi Kozo disingkat menjadi DIK. Pada tahun 1974 DIK berganti nama menjadi Leger Productie Bedrijven

disingkat menjadi LPB.

Pada tanggal 29 April 1950 pemerintah Belanda menyerahkan LPB kepada pemerintah RIS dan berganti nama menjadi Pabrik Senjata dan Mesiu (PSM). Tahun 1958 PSM berganti nama menjadi Pabrik Alat Persenjataan Angkatan Darat kemudian berubah nama menjadi PINDAD dan pada tahun 1983 status PINDAD berubah menjadi BUMN kepanjangan dari Badan Usaha Milik Negara.

Pada tahun 1989, bersama dengan 9 Persero lain, PT.PINDAD (Persero) berada di bawah pembinaan Badan Pengelola Industri Strategis disingkat menjadi

BPIS. Tahun 1998 BPIS dibubarkan, seluruh perseroan yang berada dibawah di bawah pembinaannya menjadi anak perusahaan PT.Prakarya Industri (Persero). Tahun 1999 PT.Prakarya Industri (Persero) berubah nama menjadi PT.Bahana Prakarya Insdustri Strategis (Persero), yang kemudian dibubarkan melalui Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor : 52 tahun 2002. Selanjutnya berdasarkan Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor : 41 tahun 2003, PT.PINDAD (Persero) berada di bawah kewenangan Menteri Negara Badan Usaha Milik Negara.

2.1.2 Logo PT.PINDAD (Persero)

Gambar 2.1 : Logo PT.PINDAD (Persero)

Makna logo PT.PINDAD (Persero) :

1. Pengertian

Logo PT.PINDAD adalah lambang perusahaan berupa senjata cakra dengan bintang bersudut lima dan bertuliskan Pindad.

2. Arti dan Makna Logo

a. Cakra adalah senjata pamungkas Kresna

Keampuhannya memiliki kemampuan untuk menghancurkan dan atau sebaliknya menambarkan bahaya senjata yang datang mengancamnya, sehingga dengan demikian memiliki potensi untuk mendukung perang ataupun menciptakan kedamaian.

b. Bintang bersudut lima

Melambangkan bahwa gerak dan laju PT.PINDAD berlandaskan Pancasila, falsafah, dasar, dan ideologi bangsa dan negara Indonesia di dalam ikut serta mewujudkan terciptanya masyarakat adil dan makmur.

c. Pisau Rais, melambangkan industri, dengan : 1. Empat buah lubang Spi

Melambangkan kemampuan teknologi untuk mengelola, meniru, merubah, dan mencipta suatu bahan atau produk.

2. Delapan buah pisau cakra

Melambangkan kemampuan untuk memproduksi sarana militer, pertahanan keamanan dan sarana sipil atau komersial dalam rangka ikut serta mendukung terciptanya ketahanan nasional bangsa Indonesia yang bertumpu pada 8 gatra atau aspek.

d. Batang dan ekor

Melambangkan pengendalian gerak dan laju PT. PINDAD (Persero) secara berdaya dan berhasil guna, 4 helai slip ekor, melambangkan keserasian gerak antara unsur-unsur manusia, modal, metodis, dan pemasaran.

e. Warna

1. Senjata Cakra : Biru Laut 2. Bintang : Kuning Emas

3. Tulisan Pindad : Kuning Emas

2.1.3 Alamat Perusahaan Kantor Pusat:

PT. Pindad memiliki kantor pusat yang berlamat di jalan Jend. Gatot Subroto No. 517 Bandung 40284.

Telp (62-22) 7312073

Divisi Munisi Turen-Malang

Jalan Jend. Panglima Sudirman No. 1 Turen, Malang 65175.

Telp (62-341) 824462

Fax (62-341) 824200

Kantor Penjualan

Jalan Batu Ceper No. 28 Jakarta 10120

Telp (62-21) 3806929 – (62-21) 3802886 Fax (62-21) 3814039

E-mail : info@pindad.com

2.1.4 Visi dan Misi Visi

Menjadi produsen peralatan pertahanan dan keamanan terkemuka di ASIA pada tahun 2023 melalui upaya inovasi produk dan kemitraan strategik.

Misi

Melaksanakan usaha terpadu di bidang peralatan pertahanan dan keamanan serta peralatan industrial untuk mendukung pembangunan nasional dan secara khusus untuk mendukung pertahanan dan keamanan negara.

2.1.5 Struktur Organisasi JOINT OPERATION PER USAHAAN PATUNGAN KEPALA SATUAN PENGAWSAN INTERN P1 DIREKTUR UTAMA KEPALA SEKRETARIAT PER USAHAAN SP

STRUKTUR ORGANISASI PT.PINDAD (PERSERO)

KEPALA PUS AT PENGAMANAN PM KEPALA PUS AT QUALITY ASSURANCE QS DIREKTUR PER ENCANAAN & PENGEMB ANGAN DR

DIREKTUR PRODUK SIS TEM SENJATA DS DIREKTUR PRODUK MANUFAKTUR DM DIREKTUR ADMINISTR ASI KEUANGAN KU DEPUTI DIREKTUR PENGEMBANGAN USAHA DEPUTI DIREKTUR PENGEMBANGAN SUMBER DAYA DEPUTI DIREKTUR PENGEMBANGAN USAHA DEPUTI DIREKTUR PENGEMBANGAN SUMBER DAYA DEPUTI DIREKTUR PENGEMBANGAN USAHA DEPUTI DIREKTUR PENGEMBANGAN SUMBER DAYA KEPALA DIVIS I MESIN INDUSTR I &

JASA MI KEPALA DIVIS I TEMPA & COR TC

KEPALA D IVISI KENDARAAN

KHUSUS KK

KEPALA D IVISI BAHAN PELEDAK KOMERSIAL HK ANAK PER USAHAAN KEPALA DIVIS I MUNISI MU KEPALA DIVIS I SENJATA JT

STRUKTUR ORGANISASI SEKRETARIAT PERUSAHAAN

KEPALA SEKRETARIAT PERUSAHAAN

KADEP SEKRETARIATAN

KABIRO UMUM JAKARTA KADEP

HUBUNGAN MASYARAKAT DAN

HUKUM

KASUBDEP RUMAH TANGGA

KASUBDEP ADMINISTRASI

UMUM

KASUBDEP ARSIP & PERPUSTAKAAN

PUSAT

KASUBDEP PROTOKOLER

KASUBDEP PUBLIKASI

KASUBDEP AUDIO VISUAL

HUKUM KETATAUSAHAAN

2.1.6 Tujuan, Sasaran, dan Prinsip Dasar Perusahaan a. Tujuan Perusahaan

Mampu menyediakan kebutuhan Alat Utama Sistem Persenjataan secara mandiri untuk mendukung penyelenggaraan pertahan dan keamanan Negara Kesatuan Republik Indonesia.

b. Sasaran Perusahaan

Meningkatkan potensi perusahaan untuk mendapatkan peluang usaha yang menjamin masa depan perusahaan melalui sinergi internal dan eksternal.

c. Prinsip Dasar Perusahaan

Loyalitas, intergritas, dan dedikasi yang berarti berpegang teguh pada tujuan perusahaan, kejujuran, dan keutuhan sikap dalam interaksi organisasi dan pengabdian pada perusahaan. Ketiga hal ini merupakan sikap keseharian setiap anggota organisasi yang mendasari setiap aksi individual dan organisasi. Semangat kelompok tidak boleh mengalahkan prinsip pertama ini.

Keunggulan teknologi yang berarti keyakinan bahwa penguasaan dan pemanfaatan teknologi sangat penting dalam mencapai tujuan perusahaan untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas kerja untuk inovasi produk dan bahan untuk inovasi bisnis.

Kerja sama kelompok, yang berarti keberhasilan merupakan hasil dari kerja sama. Sinergi yang muncul dari kelompok yang dilandasi integritas anggota kelompok mampu memberikan kesuksesan yang sebelumnya tak mungkin diraih.

Berbisnis untuk saling menguntungkan, yang berarti menekan pentingnya memperoleh kepercayaan dari semua pihak yang berbisnis dengan Pindad. Merupakan hal penting untuk memikirkan dan menjamin manfaat dan

menambah nilai kepada mitra, pelanggan, pemasok, dan tentu untuk Pindad sendiri.

2.1.7 Tata Kelola Perusahaan

Pedoman tatakelola perusahaan menjadi landasan azas transparansi, akuntabilitas, responsibilitas, pertanggung jawaban, independensi, kemahiran dan fairness, kewajaran untuk meningkatkan kinerja dan citra perusahaan oleh PT. PINDAD (Persero). Dengan demikian Good Corporate Governance merupakan acuan dalam membuat keputusan, menjalankan tindakan dengan moral yang tinggi, patuh kepada peraturan perundang-undangan dan kesadaran akan tanggung jawab sosial perusahaan terhadap pihak-pihak yang berkepentingan (stakeholders).

2.1.8 Bidang Usaha

PT. Pindad (Persero) dalam melaksanakan kegiatan usahanya, mencakup bidang:

a. Manufaktur :

1. Produk senjata dan munisi, 2. Produk kendaraan khusus,

3. Produk piroteknik, bahan pendorong dan bahan peledak (militer dan komersial.),

4. Produk konversi energi,

5. Produk komponen, sarana dan prasarana dalam bidang transportasi, 6. Produk mesin industri dan peralatan industrial,

7. Produk mekanikal, elektrikal, optikal dan opto elektronik. b. Jasa :

1. Perekayasaan sistem industrial,

2. Pemeliharaan produk/ peralatan industri, 3. Pengujian mutu dan kalibrasi,

4. Konstruksi, 5. Pemesinan,

7. Peledakan. c. Perdagangan :

Melaksanakan pemasaran, penjualan dan distribusi produk dan jasa tersebut termasuk produksi pihak lain, baik di dalam maupun di luar negeri. d. Produk dan jasa lainnya dalam rangka memanfaatkan sisa kapasitas yang telah

dimiliki Perusahaan

2.2 Landasan Teori

2.2.1 Pengertian Sistem

Sistem merupakan kumpulan elemen yang saling berhubungan satu sama lain yang membentuk satu kesatuan dalam usaha mencapai satu tujuan. Dalam sebuah perusahaan, sistem adalah departemen internal, seperti yang berkaitan dengan persediaan barang mentah, produksi, persediaan barang jadi, promosi, penjualan, keuangan, personalia, serta pihak internal dan eksternal, misalnya supplier dan konsumen yang saling terkait satu sama lain dan membentuk kesatuan usaha.

Menurut Jogiyanto [4], sistem adalah jaringan kerja dari prosedur – prosedur yang saling berhubungan, berkumpul, bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu. Suatu sistem pada dasarnya merupakan suatu susunan yang teratur dari kegiatan yang saling berhubungan satu sama lain dan prosedur – prosedur yang berkaitan untuk memperudah pelaksanaan kegiatan utama dari suatu organisasi.

2.2.1.1 Karakteristik Sistem

Ada beberapa karakter yang membentuk sebuah sistem diantaranya :

1. Komponen Sistem

Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang berarti saling bekerjasama membentuk satu kesatuan. Komponen – komponen atau bagian-bagian sistem dapat berupa sebuah subsistem.

2. Batas Sistem

Batas sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungannya luarnnya. Batas sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai suatu kesatuan. Batas suatu sistem menunjukan raung lingkup dari sistem tersebut.

3. Lingkungan Luar Sistem

Lingkungan luar sistem adalah apapun yang di luar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar sistem dapat bersifat menguntungakan dan dapat juga bersifat merugikan sistem tersebut. Lingkungan luar yang menguntungkan merupakan energi dari sistem dan harus tetap dijaga dan dipelihara. Sedangkan lingkungan luar yang merugikan harus ditahan dan dikendalikan, kalau tidak maka akan mengganggu kelangsungan hidup dari sistem.

4. Penghubung Sistem Interface

Penghubung sistem adalah media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem yang lainnnya. Melalui penghubung ini memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari satu subsistem ke subsistem yang lainnya. Dengan penghubung, satu subsistem dapat berintegrasi dengan subsistem yang lainnya membentuk satu kesatuan.

5. Masukan Sistem

Masukan sistem merupakan energi yang dimasukkan ke dalam sistem. Masukan dapat berupa masukan perawatan yaitu maintenance input dan masukan sinyal yaitu signal input. Maintenance input adalah energi yang dimasukkan supaya sistem tersebut dapat beroperasi. Signal input adalah energi yang diproses untuk didapatkan keluaran.

6. Keluaran Sistem

Hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. Keluaran dapat merupakan masukan untuk subsistem yang lain.

7. Pengolah Sistem

Bagian yang memproses masukan untuk menjadi keluaran yang diinginkan.

8. Sasaran Sistem

Suatu sistem pasti mempunyai tujuan atau sasaran. Sasaran dari sistem sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuannya.

2.2.1.2 Kualitas Sistem

Menurut DeLone dan McLean dalam Livari [5], kualitas sistem merupakan sistem ciri karakteristik kualitas yang diinginkan dari sistem informasi itu sendiri dan kualitas informasi yang diinginkan informasi karakteristik produk. Kualitas sistem biasanya berfokus pada karakteristik kinerja sistem.

1. Ease of use

Suatu sistem informasi dapat dikatakan berkualitas jika sistem tersebut dirancang untuk memenuhi kepuasan pengguna melalui kemudahan dalam menggunakan sistem informasi tersebut. Bebas dari usaha yang dimaksudkan adalah bahwa saat seseorang menggunakan sistem, ia hanya memerlukan sedikit waktu untuk mempelajari sistem tersebut karena sistem tersebut sederhana, tidak rumit, dan mudah dipahami, sudah dikenal. Pengguna sistem informasi mempercayai bahwa sistem informasi yang lebih fleksibel, mudah dipahami dan mudah pengoperasiannya sebagai karakteristik kemudahan penggunaan.

2. Response Time

Kecepatan akses merupakan salah satu indikator kualitas sistem informasi. Jika akses sistem informasi memiliki kecepatan yang optimal maka layak dikatakan bahwa sistem informasi yang diterapkan memiliki kualitas yang baik.

3. Reliability

Sistem informasi yang berkualitas adalah sistem informasi yang dapat diandalkan. Jika sistem tersebut dapat diandalkan maka sistem informasi tersebut layak digunakan. Keandalan sistem informasi dalam konteks ini adalah ketahanan sistem informasi dari kerusakan dan kesalahan. Keandalan sistem informasi ini juga dapat dilihat dari sistem informasi yang melayani kebutuhan pengguna tanpa adanya masalah yang dapat menggangu kenyamanan pengguna dalam menggunakan sistem informasi.

4. Flexibility

Fleksibilitas suatu sistem informasi menunjukkan bahwa sistem informasi yang diterapkan tersebut memiliki kualitas yang baik. Fleksibilitas yang dimaksud adalah kemampuan sistem informasi dalam melakukan perubahan- perubahan kaitannya dengan memenuhi kebutuhan pengguna. Pengguna akan merasa lebih puas menggunakan suatu sistem informasi jika sistem tersebut fleksibel dalam memenuhi kebutuhan pengguna.

5. Security

Suatu sistem informasi dapat dikatakan baik jika keamanan sistem tersebut dapat diandalkan. Keamanan sistem ini dapat dilihat melalui data pengguna yang aman disimpan oleh suatu sistem informasi. Jika data pengguna dapat disimpan secara aman maka akan memperkecil kesempatan pihak lain untuk menyalahgunakan data pengguna sistem informasi

2.2.2 Pengertian Informasi

Menurut Jogiyanto [4], informasi adalah hasil dari pengolahan data menjadi bentuk yang lebih berguna bagi yang menerimanya dan menggambarkan suatu kejadian nyata dan dapat digunakan sebagai alat bantu dalam pengambilan sebuah keputusan. Informasi merupakan elemen yang dihasilkan dari suatu bentuk pengolahan data, sedangkan data merupakan bentuk dasar dari sebuah informasi.

2.2.2.1 Kualitas Informasi

Menurut Agus Mulyanto [6], kualitas informasi sangat di pengaruhi atau di tentukan oleh tiga hal pokok, yaitu :

1. Akurasi

Sebuah informasi harus akurat karena dari sumber informasi hingga penerima informasi kemungkinan banyak terjadi gangguan yang dapat mengubah atau merusak informasi tersebut. Informasi di katakan akurat apabila informasi tersebut tidak bias, bebas dari kesalahan-kesalahan dan harus jelas mencerminkan maksudnya. Ketidakakuratan sebuah informasi dapat terjadi karena sumber informasi atau data mengalami gangguan atau kesengajaan sehingga merusak atau mengubah data-data asli tersebut.

2. Tepat waktu

Informasi yang di hasilkan dari suatu proses pengolahan data, datangnya tidak boleh terlambat. Informasi yang terlambat tidak akan mempunyai nilai yang baik, karena informasi merupakan landasan dalam pengambilan suatu keputusan. Mahalnya informasi di sebabkan harus cepat dan tepat informasi tersebut di dapatkan. Dengan demikian di perlukan teknologi-teknologi yang mutakhir untuk mendapatkan, mengolah, dan mengirimkan informasi tersebut.

3. Relevansi

Suatu informasi akan di katakan berkualitas jika relevan bagi penggunanya. Hal ini berarti bahwa informasi tersebut harus bermanfaat bagi penggunanya, karena relevansi informasi tiap-tiap orang satu dengan yang lainnya berbeda.

2.2.2.2 Fungsi Informasi

Suatu informasi mempunyai beberapa fungsi, dan Edhy Sutanta [7] menjelaskan fungsi-fungsi dari informasi di antaranya :

1. Menambah pengetahuan

Adanya informasi akan menambah pengetahuan bagi penerima dan penggunanya yang dapat di gunakan sebagai bahan pertimbangan untuk pengambilan sebuah keputusan.

2. Mengurangi ketidakpastian

Adanya informasi akan mengurangi ketidakpastian karena apa yang akan terjadi dapat di ketahui sebelumnya, sehingga menghindari keraguan pada saat pengambilan suatu keputusan.

3. Mengurangi risiko kegagalan

Adanya informasi akan risiko kegagalan karena apa yang akan terjadi dapat diantisipasi dengan baik, sehingga kemungkinan terjadinya kegagalan akan dapat di kurangi dengan pengambilan keputusan yang tepat.

4. Mengurangi keanekaragaman yang tidak di perlukan

Adanya informasi akan mengurangi keanekaragam yang tidak diperlukan, karena keputusan yang diambil lebih terarah.

5. Memberi standar yang menentukan pencapaian sasaran dan tujuan

Adanya informasi akan memberikan standar, aturan, ukuran, dan keputusan yang lebih jelas dan terarah untuk mencapai sasaran dan tujuan yang telah di tetapkan secara lebih berdasar informasi yang di peroleh.

2.2.3 Pengertian Sistem Informasi

Sistem informasi dalam suatu organisasi dapat dikatakan sebagai suatu sistem yang menyediakan informasi bagi semua tingkatan dalam organisasi tersebut kapan saja diperlukan. Sistem ini menyimpan, mengambil, mengubah, mengolah dan mengkomunikasikan informasi yang diterima dengan menggunakan sistem informasi atau peralatan sistem lainnya.

Pengertian sistem informasi menurut para tokoh ahli a. Abdul Kadir [8]

Sistem informasi adalah kerangka kerja yang mengkoordinasikan sumber daya manusia dan komputer untuk mengubah masukkan menjadi keluaran guna mencapai sasaran-sasaran perusahaan.

b. Ladjamudin, 2005:13-14

Sistem informasi adalah suatu sistem didalam sebuah organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi di suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.

c. Jogiyanto Hartono [4]

Sistem informasi adalah aplikasi untuk mendukung operasi dari suatu organisasi yang mencakup operasi, instalasi, dan perawatan, perangkat lunak dan data. Sistem informasi juga merupakan kunci dari bidang yang menekankan finansial dan personal manajemen. Sistem informasi yang mengorganisasikan serangkaian prosedur dan metode yang dirancang untuk menghasilkan, menganalisa, menyebarkan dan mempeeroleh informasi guna mendukung pengambilan keputusan.

2.2.3.1 Komponen Sistem Informasi

Di dalam suatu informasi terdapat komponen komponen di antaranya : 1. Komponen masukkan

Input mewakili data yang masuk ke dalam sistem informasi. Input disini termasuk metode-metode dan media yang digunakan untuk menangkap data yang akan dimasukkan, yang dapat berupa dokumen-dokumen dasar. 2. Komponen model

Komponen ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika, dan model matematik yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara yang sudah ditentukan untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.

3. Komponen keluaran

Produk yang dihasilkan dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang baik serta bermanfaat dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen semua pemakai sistem.

4. Komponen teknologi

Teknologi merupakan sebuah tool-box dalam sistem informasi. Teknologi digunakan untuk menerima masukan, menjalankan model, menyimpan,

dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran dan membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan.Teknologi terdiri dari 3 bagian utama, yaitu teknisi humanware atau brainware, software

dan hardware.

5. Komponen basis data

Komponen basis data adalah kumpulan data yang saling berhubungan satu sama lain yang tersimpan dalam perangkat keras komputer untuk mengakses atau memanipulasinya dengan perangkat lunak. Pengorganisasian terhadap basis data perlu dilakukan agar informasi yang dihasilkan baik dan efisiensi kapasitas penyimpanannya [4].

2.2.4 Konsep Perancangan Sistem

Perancangan sistem secara umum adalah suatu tahap dimana di dalamnya terdapat identifikasi komponen-komponen sistem Informasi yang akan dirancang secara rinci yang bertujuan untuk memberikan gambaran kepada pengguna atau

user mengenai sistem yang baru. Sedangkan desain sistem secara terinci dimaksudkan untuk pembuat program komputer dan ahli teknik lainnya yang akan mengimplementasikan sistem.

Pemodelan perancangan suatu sistem dimodelkan melalui flowmap, diagram konteks, diagram alir data

2.2.4.1 Flowmap diagram

Digunakan untuk mendefinisikan hubungan antara bagian pelaku proses, proses manual atau berbasis komputer dan aliran data dalam bentuk dokumen keluaran dan masukan. Flow Map disebut juga diagram aliran dokumen atau diagram prosedur kerja merupakan bagan alir yang menunjukkan arus dari laporan dan termasuk tembusan- tembusannya. Flow map menggambarkan pergerakan proses diantara unit kerja yang berbeda-beda, sekaligus menggambarkan arus dari dokumen, aliran data fisik, entitas-entitas sistem informasi dan kegiatan operasi yang berhubungan dengan sistem informasi. Simbol-simbol pada flowmap diantaranya terdapat pada tabel dibawah ini:

Tabel 2.1 : Simbol flowmap

Simbol Nama Simbol Fungsi

Dokumen Manual Menunjukan dokumen sebagai masukan dan keluaran dalam proses manual

Proses Manual Menunjukan proses yang dilakukan tanpa bantuan computer

Kondisi Menunjukan ada suatu kondisi yang

harus diperiksa untuk melihat hasil keluaran

Arsip Menggambarkan kumpulan dokumen

sejenis yang disimpan

Aliran Dokumen Menunjukan aliran dokumen

Data Menunjukan data untuk membentuk

dokumen komputerisasi

Proses

Terkomputerisasi

Menggambarkan prose yang dilakukan dengna bantuan computer

File/Database Menggambarkan penyimpanan jika

menggunakan prose terkomputerisasi

Hal yang harus diperhatikan dalam flowmap:

1. Memodelkan aliran dokumen pada sistem yang sedang berjalan. 2. Bentuk dokumen bisa manual atau berupa file computer.

3. Satu alur aliran dokumen terdiri dari input  proses  output. 4. Tidak boleh ada dokumen yang hilang dalam runtunan prosesnya.

Kegunaan dari FlowMap ini adalah:

1. Menggambarkan aktivitas apa saja yang sedang berjalan. 2. Menjabarkan aliran dokumen yang terlihat.

3. Menjelaskan hubungan-hubungan data dan informasi dengan bagian-bagian dalam aktivitas tersebut.

2.2.4.2 Diagram konteks

Diagram konteks menggambarkan hubungan antara sistem dengan entitas luarnya. Diagram konteks berfungsi sebagai transformasi dari suatu proses yang melakukan transformasi data input menjadi data output. Entitas yang dimaksud adalah entitas yang mempunyai hubungan langsung dari sistem. Suatu konteks diagram selalu mengandung satu dan hanya satu proses saja. Proses ini mewakili proses dari seluruh sistem. Konteks diagram ini menggambarkan hubungan input atau output antara sistem dengan dunia luarnya.

2.2.4.3 Diagram alir data

Diagram alir data atau sering di sebut DFD adalah alat yang digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir ataupun lingkungan fisik dimana data tersebut akan disimpan.

Tabel 2.2 : Simbol Data Flow Diagram DFD

Simbol Nama Simbol Fungsi

Entitas Luar Menggambarkan entitas eksternal yang berhubungan dengan sistem

Sistem (konteks) / Proses (DFD)

Menggambarkan proses yang ada dalam suatu sistem

Aliran

Data/Informasi

Menggambarkan aliran data antar proses, data store dan entitas luar

Simbol Nama Simbol Fungsi

Data Store Menggambarkan tempat penyimpanan data di dalam sistem

Elemen dasar dari data flow diagram adalah : 1. Entitas Luar

Sesuatu yang berada diluar sistem, tetapi ia memberikan data kedalam system atau memberikan data dari sistem, disimbolkan dengan suatu kotak notasi.

External Entity tidak termasuk bagian dari sistem. Bila sistem informasi dirancang untuk satu bagian maka bagian lain yang masih terkait menjadi external entity. 2. Arus Data

Arus data merupakan tempat mengalirnya informasi dan digambarkan dengan garis yang menghubungkan komponen dari sistem . Arus data ditunjukan dengan arah panah dan garis diberi nama atas arus data yang mengalir. Arus data ini mengalir diantara proses, data store dan menunjukan arus data dari data yang berupa masukan untuk sistem atau hasil proses sistem.

3. Proses

Proses merupakan apa yang dikerjakan oleh sistem. Proses dapat mengolah data atau aliran data masuk menjadi aliran data keluar. Proses berfungsi mentransformasikan satu atau beberapa data keluaran sesuai dengan spesifikasi yang diinginkan. Setiap proses memiliki satu atau beberapa masukan serta menghasilkan satu atau beberapa data keluaran. Proses sering juga disebut bubble. 4. Simpanan Data

Simpanan data merupakan tempat penyimpanan data yang ada dalam sistem. Data store dapat disimbolkan dengan d ua garis sejajar atau dua garis dengan salah satu sisi samping terbuka. Proses dapat mengambil data dari atau memberikan data ke simpanan data.

5. Kamus Data

Kamus data berfungsi untuk membantu pelaku sistem untuk mengartikan aplikasi secara detail dan mengorganisasi semua elemen data yang digunakan

dalam sistem secara persis sehingga pemakai dan penganalisis sistem mempunyai dasar pengertian yang sama tentang masukan, keluaran, penyimpanan dan proses.

2.2.5 Basis Data

2.2.5.1 Definisi Basis Data

Basis Data atau database adalah kumpulan dari berbagai data yang saling berhubungan, hubungan tersebut biasa ditunjukkan dengan kunci dari tiap file yang ada. Dalam satu file terdapat record-record yang sejenis, sama besar, sama bentuk, merupakan satu kumpulan entitas yang seragam. Satu entitas terdiri dari

field-field yang saling berhubungan untuk menunjukkan bahwa field tersebut dalam satu pengertian yang lengkap dan direkam dalam satu record. Untuk menyebut isi dari field maka digunakan atribut atau merupakan judul dari satu kelompok entitas tertentu, misalnya entitas nama barang menunjukkan entitas nama barang dari barang. Entitas dalah suatu objek yang nyata dan akan direkam.

Merancang database merupakan suatu hal yang sangat penting. Perancangan model konseptual perlu dilakukan disamping perancangan model fisik. Unsur-unsur konsep pembangun database adalah:

a. Field atau Atribut

Field atau atribut adalah identitas yang mewakili satu jenis data. Misalnya Field nama pelanggan, alamat dan nomor tlp pada tabel data toko buku.

b. Record

Record adalah kumpulan elemen yang saling terkait yang menginformasikan tentang suatu entity secara lengkap. Suatu record

mewakili satu data atau Informasi tentang seseorang. Contoh: nomor pelanggan, nama pelanggan, alamat, kota, tanggal pinjam, tanggal kembali.

c. File

File adalah kumpulan record-record sejenis yang mempunyai panjang elemen yang sama, atribut yang sama namun berbeda data valuenya.

Misalnya file kepegawaian berisi data tentang semua kepegawaian yang ada.

d. Tabel

Tabel adalah sebuah file yang menampung data-data dalam kelompok tertentu.

2.2.5.2 Database Management System

Database Management System adalah suatu sistem aplikasi yang digunakan untuk menyimpan, mengelola, dan menampilkan data [8]. Suatu sistem aplikasi disebut DBMS jika memenuhi syarat syarat berikut :

a. Menyediakan fasilitas untuk mengelola akses data b. Mampu menangani integritas data

c. Mampu menangani backup data

2.2.5.3 Data Definition Language

Merupakan kelompok perintah yang digunakan untuk melakukan pendefinisian database dan pendefinisian tabel. Dengan kelompok perintah dalam DDL ini maka kita dapat membuat tabel, mengubah srukturnya, menghapus tabel, membuat indeks untuk tabel, dan lain-lain yang bermuara pada pembentukan struktur database. DDL atau Data Definition Language adalah bagian dari SQL yang digunakan untuk mendefinisikan data dan objek database.

2.2.5.4 Data Manipulation Languange

Perintah SQL digunakan untuk melakukan manipulasi data dalam database, menambahkan data, mengubah data, menghapus data, mengambil dan mencari data. DML atau Data Manipulation Language adalah bagian dari SQL yang digunakan untuk memulihkan dan memanipulasi data.

2.2.5.5 Kamus Data

Kamus data adalah kumpulan daftar elemen data yang mengalir pada sistem perangkat lunak sehingga masukkan dan keluaran dapat dipahami secara umum. Kamus data dipergunakan untuk memperjelas aliran data yang digambarkan pada DFD. Kamus data biasanya berisi

b. Digunakan pada : merupakan proses-proses yang terkait data c. Deskripsi : merupakan penjelasa data

d. Informasi tambahan : seperti tipe data, nilai data, batas nilai data, dan komponen yang membentuk data

Kamus data memiliki beberapa simbol untuk menjelaskan informasi tambahan antara lain sebagai berikut :

Tabel 2.3 : simbol kamus data [8]

Simbol Keterangan

= Disusun atau terdiri dari

+ Dan

[|] Baik …atau…

{}n n kali diulang/ bernilai banyak

( ) Data opsional

*…* Batas komentar

2.2.5.6 Entity Relationship Diagram

Basis data Relasional adalah kumpulan dari relasi -relasi yang mengandung seluruh informasi berkenaan suatu entitas/ objek yang akan disimpan di dalam database. Entitas relational diagram atau sering disebut ERD adalah suatu pemodelan dari basis data relasional yang didasarkan atas persepsi di dalam dunia nyata, dunia ini senantiasa terdiri dari sekumpulan objek yang saling berhubungan antara satu dengan yang lainnya. Suatu objek disebut entity dan hubungan yang dimilikinya disebut relationship. Suatu entity bersifat unik dan memiliki atribut sebagai pembeda dengan entity lainnya. Bagian ERD terdiri dari tabel dibawah ini:

Tabel 2.4 : Simbol ERD

Simbol Nama Simbol Fungsi

ENTITAS Menggambarkan keberadaan sebuah

entitas (entitas kuat)

ATRIBUT Menggambarkan atrbut yang dimiliki

Simbol Nama Simbol Fungsi

RELASI Menggambarkan keterhubungan antar

relasi

GARIS RELASI Menggambarkan hubungan antar

entitas dan relasi / entitas dengan atribut

Hal yang harus diperhatikan dalam ERD diantaranya:

a. Memodelkan data dalam bentuk entitas beserta relasi.

b. Kardnalitas atau modalitas yang diberikan akan mempengaruhi peletakkan dan pemberian atribut kunci untuk setiap relasi.

c. Entitas dan relasi yang memiliki kardinalitas “many to many” akan

menggambarkan data store yang akan digunakan pada DFD

d. Jangan mempergunakan agregasi dan genspec dengan tidak bijaksana. E-R Diagram sebagai suatu pemodelan setidaknya memiliki beberapa karakteristik dan manfaat sebagai berikut:

a. Memudahkan untuk dilakukannya analisis dan perubahan sistem sejak dini, bersifat murah dan cepat.

b. Memberikan gambaran umum akan sistem yang akan di buat sehingga memudahkan developer.

c. Menghasilkan dokumentasi yang baik untuk client sebagai bahan diskusi dengan bentuk E-R Diagram itu sendiri.

d. Kamus data bagi bagi para pengembang database.

2.2.5.6.1 Kardinalitas

Kardinalitas relasi menunjukkan jumlah maksimum tape yang dapat berelasi dengan entitas lainnya. Dari sejumlah kemungkinan banyaknya hubungan yang terjadi dari entitas, kardinalitas relasi merujuk kepada hubungan maksimum yang terjadi dari entitas yang satu ke entitas yang lainnya dan begitu juga sebaliknya. Macam-macam kardinalitas yaitu :

1. Satu ke Satu

Hubungan antara entitas pertama dengan entitas kedua adalah satu berbanding satu.

Stara Memimpin Unit Kerja

1 1

gambar 2.4 : E-R satu ke satu 2. Satu ke Banyak

Himpunan entitas pertama dapat berhubungan satu atau lebih entitas pada himpunan kedua, tetapi tidak sebaliknya.

Unit Kerja Menerima Surat

N 1

gambar 2.5 : E-R satu ke banyak

3. Banyak ke Banyak

Setiap entitas pada himpunan entitas pertama dapat berhubungan dengan banyak entitas pada himpunan entitas kedua, begitu pula sebaliknya.

Pegawai mengelola Surat

N N

gambar 2.6 : E-R banyak ke banyak

2.2.5.6.2 Key

Sebuah atribut atau set atribut yang nilainya mengidentifikasikan entitas secara unik dalam suatu entitas. Key memiliki beberapa jenis sesuai dengan kegunaannya masing-masing, yaitu primary key kunci utama, foreign key kunci tamu.

2.2.5.7 PHP

PHP merupakan secara umum dikenal sebagai bahasa pemrograman script-script yang membuat dokumen HTML secara on the fly yang dieksekusi di server web. Dokumen HTML yang dibuat dengan menggunakan editor teks atau

editor HTMLdikenal juga sebagai bahasa pemrograman server side. PHP atau FI merupakan nama awal dari PHP merupakan Personal Home Page dan FI adalah

Form Interface. Dibuat pertama kali oleh Rasmus Lerdoff [9].

PHP termasuk open source products sehingga dapat merubah source code

dan mendistribusikannya secara bebas. PHP berjalan di berbagai web server

seperti IIS. Berikut script PHP untuk melakukan tes koneksi <?php

$koneksi = mysql_connect($my['host'],

$my['user'], $my['pass']); if (! $koneksi) {

echo "Gagal koneksi..!"; mysql_error();

2.2.5.8 CSS

Cascading Style Sheet atau yang lebih dikenal dengan CSS merupakan salah satu bahasa pemrograman web bertujuan untuk membuat web menjadi lebih menarik dan terstruktur, dalam CSS bisa merubah warna tabel, besar font, atau tata letak menu yang terkendali dari CSS sehingga semua jendela yang berkatitan dengan perubahan tersebut secara otomatis dapat berubah, dengan CSS tidak perlu membuat style dalam setiap file PHP, karen cukup dengan satu file CSS telah bisa mengontrol semua style yang diinginkan dalam setiap file PHP yang akan ditampilkan pada web browser. Berikut contoh penggunaan script CSS

html, body { height: 100%; margin: 0;

padding: 0;

font-family: "Helvetica Neue", Helvetica, Arial,

Verdana, sans-serif; background: #F8F8F8; font-size: 12px;

2.2.5.9 SQL

SQL adalah bahasa komputer standar yang digunakan untuk komunikasi dengan sistem database relasional [10]. Standat SQL didefinisikan oleh American National Standard Institute (ANSI) dan International Standard Organization

(ISO). Nama resmi bahasa ini adalah International Standard Database Languange

SQL

Salah satu karakteristik utama SQL languange adalah bahwa ia merupakan bahasa yang deklaratif. Dari sudut pandang programme, hal ini mengimplikasikan bahwa para programmer tidak perlu menentukan langkah demi langkah dari keseluruhan operasi yang komputer harus selesaikan guna memperoleh hasil tertentu.

Statement atau command yang termasuk bahasa SQL secara umum dibagi menjadi dua kategori utam atau data sublanguage yaitu DDL dan DML. Setiap

sublanguage mengkhususkan diri terhadap aspek tertentu dari bahasa tersebut. DDL menyertakan statement yang mendukung definisi atau kreasi dari objek data base, seperti tabel, indeks, sequence, dan tampilan. Beberapa statement adalah

CREATE, ALTER, dan DROP. DML menyertakan statement yang memperbolehkan proses atau manipulasi objek database. Beberapa staetment

DML yang sangat umum digunakan diantaranya SELECT, INSERT, DELETE, dan UPDATE.

Berikut contoh penggunaan script sql untuk statement DDL :

1. CREATE

CREATE DATABASE earsip_pindad;

2. ALTER

ALTER TABLE suratmasuk ADD COLUMN status varchar(25);

3. DROP

Berikut contoh penggunaan script sql untuk statement DML :

1. SELECT

statement SELECT dasar

SELECT *|{[DISTINCT]} column| expression [alias],...} FROM table;

Contoh SELECT *

FROM suratmasuk;

2. INSERT

statement INSERT dasar : INSERT [INTO] nama_tabel

[(nama_kolom1[, nama_kolom2, ...])]{VALUE | VALUES} (isi_kolom1[, isi_kolom2,...])

Contoh : INSERT INTO suratmasuk VALUE

(‘12/II/2013’,'RHS','2013-04-

25',PT.INTI’,’PINDAD’,’Penawaran alatberat’);

3. DELETE

Statement DELETE dasar

DELETE FROM namatabel WHERE kondisi; Contoh

DELETE FROM suratmasuk where nosurat=’12345’;

4. UPDATE

statement UPDATE dasar

UPDATE namatabel SET kolom1={isi | DEFAULT}] . . .] [WHERE kondisi_where]

Contoh

2.2.6 Perangkat Lunak Pendukung

2.2.6.1 XAMPP

Gambar 2.4 : XAMPP untuk windows

XAMPP merupakan paket PHP bebasis open source yang dikembangkan oleh sebuah komnitas open source. Informasi mengenai XAMPP data dilihat di alamat http://www.apachefriends.org. Semua kebutuhan sudah disediakan oleh XAMPP. Berikut adalah paket yang disediakan :

a. Apache HTTPD 2.0.54

b. MySQL

c. PHP 5.0.3

d. FileZilla FTP Server e. phpMyAdmin

2.2.6.2 MySQL

MySQL merupakan salah satu software untuk database server banyak digunakan, MySQL bersifat open source dan menggunakan SQL. MySQL dapat dijalankan pada berbagai platform misalnya windows, Linux, dan lain sebagainya. MySQL memiliki beberapa kelebihan diantaranya :

a. Multiuser, MySQL dapat digunakan oleh beberapa user dalam waktu bersamaan.

menangani query sederhana.

c. Jenis kolom, MySQL memiliki tipe kolom yang sangat kompleks.

d. Perintah dan fungsi, MySQL memiliki operator dan fungsi secara penuh dan mendukung perintah SELECTdan WHERE.

e. Keamanan, MySQL memiliki keamanan yang bagus karena beberapa lapisan keamanan seperti level subnetmask, nama host, izin akses user.

f. Skalabilitas dan pembatasan, MySQL mampu menangani basis data dalam jumlah yang besar, dengan jumlah rekaman lebih dari 50 juta dan 60 ribu tabel serta 5 milyar baris. Selain itu batas indeks yang dapat ditampung mencapai 32 indeks pada tiap tabelnya.

g. Konektivitas, MySQL dapat melakukan koneksi dengan klien menggunakan protokol TCP/IP, unix soket (UNIX), atau named pipes (NT).

h. Lokalisasi, MySQL dapat menangani pesan kesalahan pada klien dengan menggunakan lebih dari 20 bahasa.

i. Antarmuka, MySQL memiliki interface atau antarmuka terhadap berbagai aplikasi dan bahasa pemrograman dengan menggunakan fungsi API (Application Programming Interface).

j. Portabilitas, MySQL dapat berjalan stabil pada berbagai sistem operasi seperti Windows, Linux, FreeBSD, Mac Os X, Server, Solaris, Amiga.

k. Open source, MySQL didistribusikan secara open source di bawah lisensi GPL sehingga dapat digunakan secara gratis.

l. Klien dan peralatan, MySQL dilengkapi dengan berbagai peralatan yang dapat digunakan untuk administrasi basis data, dan pada setiap peralatan yang ada disertakan petunjuk online.

m. Struktur tabel, MySQL memiliki struktur tabel yang lebih fleksibel dalam menanangani ALTER TABLE, dibandingkan basis data lainnya [11].

2.2.6.3 Adobe Dreamweaver CS6

Gambar 2.5 : Adobe Dreamweaver CS6

Dreamweaver CS6 adalah salah satu HTML editor professional yang berfungsi untuk mendesain web secara visual dan mengelola situs atau halaman web. Dreamweaver digunakan tidak hanya untuk mendedain web saja, tetapi juga dapat digunakan untuk menyunting kode serta membuat aplikasi web. Dengan bantuan dreamweaver para programmer dapat menggunakan berbagai bahasa pemrograman web antara lain, JPS, PHP, ASP, XML, CSS dan ColdFusion.

Dreamweaver merupakan software utama yang digunakan oleh web desainer maupun web programmer. Hal ini disebabkan karena kemampuan dreamweaver yang mampu meningkatkan produktivitas dan efektivitas dalam desain maupun membangun suatu web.

2.2.6.4 Web Browser

Dalam dunia web, perangkat lunak client, yaitu browser web mempunyai tugas yang sama yaitu menterjemahkan informasi yang diterima oleh server web

dan menampilkannya pada layar komputer pengguna. Teks ditampilkan sebagai

teks dan gambar ditampilkan sebagai gambar. Umumnya browser web menerima data dalam bentuk HTML.

File HTML sebenarnya adalah file teks biasa yang selain berisi informasi yang hendak ditampilkan kepada pengguna, juga mempunyai perintah- perintah untuk mengatur tampilan data tersebut. Browserlah yang memiliki kuasa penuh dalam menterjemahkan perintah-perintah tadi. Banyak web browser yang bisa digunakan untuk mengakses web, diantaranya internet explorer, mozilla firefox, opera, maupun safari.

2.2.7 Surat dan Kearsipan

2.2.7.1 Surat

2.2.7.1.1 Definisi Surat

Merupakan alat komunikasi antara 2 pihak yang berupa tulisan dalam kertas atau lainnya. Tujuan utama seseorang menulis surat, tidak lain adalah untuk mengkomunikasikan suatu gagasan dan pikirannya kepada pihak lain, baik atas nama pribadi atau yang lainnya [12].

2.2.7.1.2 Manfaat Surat

Manfaat utama surat adalah sebagai alat komunikasi antara dua pihak yang berupa tulisan dalam secari kertas atau media lainnya. Selain manfaat utama tersebut surat memiliki manfaat yang lain diantaranya :

a. Surat digunakan untuk bukti tertulis yang sangat kuat dan sulit dipungkiri. b. Pedoman bagi penerima sebagai dasar dalam melaknsanakan aktivitas atau

kegiatan.

c. Catatan sejarah perkembangan atau perubahan instansi, yuridis, dan administratif.

2.2.7.1.3 Bagian-bagian surat

Surat memiliki bagian-bagian dalam format penulisannya. Berikut format dalam penulisan surat :

a. Kepala surat b. Tanggal surat c. Nomor surat d. Lampiran e. Hal atau perihal f. Alamat

g. Kalimat pembuka h. Isi surat

i. Kalimat penutup j. Jabatan penulis

k. Nama, NIP, dan tanda tangan

2.2.7.1.4 Definisi Disposisi

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia dari sudut pandang administratif definisi disposisi adalah pendapat seorang pejabat mengenai urusan yang termuat dalam surat dinas, yang langsung dituliskan pada surat yang bersangkutan atau pada lembar khusus. Melihat definisi tersebut jelas sekali bahwa disposisi haruslah memberikan informasi yang jelas berupa instruksi, petunjuk dan arahan dari pejabat yang kedudukannya lebih tinggi mengenai apa yang yang harus dilakukan oleh bawahannya.

Lembar disposisi secara umum berisi informasi nonverbal untuk diterjemahkan secara seksama dan ditindaklanjuti. Disposisi merupakan petunjuk singkat tentang tindak lanjut (penyelesaian) terhadap suatu urusan atau surat masuk. Disposisi dibuat oleh pimpinan untuk staf atau bawahan sesuai dengan bidang keahlian atau kewenangannya. Tujuan pembuatan disposisi ialah agar staf dapat menindaklanjuti atau menyelesaikan suatu urusan atau surat masuk sesuai dengan yang dikehendaki oleh pimpinan. Tindak lanjut dapat berupa surat balasan, tindakan-tindakan lain dalam rangka menyelesaikan urusan tersebut.

2.2.7.2 Kearsipan

2.2.7.2.1 Definisi Arsip

Menurut kamus besar bahasa indoneia, arsip adalah simpanan surat-surat penting. Menurut pengertian tersebut tidak semua surat dikatakan arsip. Surat dikatakan arsip apabila memenuhi persyaratan sebagai berikut :

a. Surat tersebut masih mempunyai kepentingan bagi lembaga, organisasi, instansi, perseorangan baik untuk masa kini maupun untuk masa yang akan datang.

b. Surat tersebut karena masih memunyai nilai kepentingan harus disimpan dengan mempergunakan suatu sistem tertentu sehingga dengan mudah dan cepat ditemukan apabila sewaktu-waktu diperlukan kembali [13].

2.2.7.2.2 Tujuan Arsip

Arsip adalah simpanan surat-surat penting. Tujuan dilakukannya pengarsipan diantaranya sebagai berikut :

a. Menghemat waktu

Dengan menggunakan sistem pengarsipan yang tepat, penyimpanan dan penemuan kembali arsip dapat dilakukan dengan cepat.

b. Menghemat tenaga

Dalam kegiatan penyimpanan dan penemuan kembali arsip tidak terlalu banyak mengeluarkan tenaga.

c. Menghemat tempat

Dengan menggunakan sistem pengarsipan yang tepat, penyimpanan arsip tidak membutuhkan ruangan yang luas dan peralatan yang banyak karena arsip yang dismpan hanyalah arsip-arsip yang bernilai dan berguna saja.

2.2.7.2.3 Sistem Kearsipan

Sistem kearsipan adalah sistem yang dipergunakan pada penyimpanan dokumen agar kemudahan kerja penyimpanan dapat diciptakan dan penemuan dokumen yang sudah disimpan dapat dilakukan dengan cepat bilamana dokumen tersebut sewaktu-waktu dibutuhkan.

tangkap (caption) dari dokumen yang disimpan baik berupa huruf maupun angka yang disusun menurut urutan tertentu. Pada umumnya sistem penyimpanan yang dapat dipakai sebagai sistem penyimpanan yang standar adalah [14]:

a. Sistem abjad

Sistem abjad atau alphabetical filling system merupakan suatu sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip-srsip berdasarkan abjad yang tersusun dari A sampai dengan Z. Dengan sistem ini setiap folder menunjukan nama suatu pihak atau koresponden. Sistem ini merupakan sistem kearsipan yang banyak digunakan oleh organisasi atau lembaga baik pemerintah maupun swasta.

b. Sistem geografis

Sistem geografis adalah sistem penyimpanan dokumen yang berdasarkan kepada pengelompokan menurut nama tempat. Sistem ini sering disebut juga sistem lokasi atau sistem nama tempat. Sistem ini timbul karena adanya kenyataan bahwa dokumen-dokumen tertentu lebih mudah dikelompokan menurut tempat asal pengirimnya atau nama temapat tujuan dibandingkan dengan nama badan, nama individu, ataupun isi dokumen bersangkutan.

c. Sistem Subjek

Sistem subjek adalah sistem penyimpanan dokumen yang berdasarkan kepada isi dari dokumen bersangkutan. Isi dokumen sering juga disebut perihal, pokok masalah, permasalahan, masalah, pokok surat atau subjek. Dengan kata lain sistem subjek merupakan suatu sistem penyimpanan dokumen yang didasarkan pada isi dokumen dan kepentingan dokumen. d. Sistem Nomor

Sistem penyimpanan dokumen yang berdsarkan kode nomor sebagai pengganti dari nama orang atau nama badan disebut sistem nomor. Hampir sama dengan sistem abjad yang penyimpanan dokmen didasarkan kepada nama, sistem nomor pun penyimpanan dokumen berdsarkan nama, hanya disini diganti dengan kode nomor.

e. Sistem Kronolgis

Sistem penyimpanan kronologi merupakan sistem penyimpanan yang didasarkan pada urutan waktu. Waktu disini dapat dijabarkan sebagai tanggal, bulan, tahun, dekade, ataupun abad. Sistem penyimpanan kronologi ini cukup banyak digunakan, akan tetapi dalam perkembangannya, sistem ini kurang efektif apabila digunakan dalam mengelola dokumen yang banyak.

Dari segi peletakan dan penyimpanan sistem ini mudah dilakukan karena hanya didasarkan pada urutan tanggal, bulan serta tahun. Tetapi dalam hal penemuan kembali dokumen yang telah disimpan, sistem ini kurang begitu efektif karena biasanya permintaan dokumen jarang dilakukan berdasarkan kata panggil tanggal.

2.2.8 Paperless Office

Paperless adalah mengurangi pemakaian kertas yang bukan berarti meniadakan pemakaian kertas. Paperless office adalah sebuah lingkungan kerja yang dimana penggunaan kertas sudah dikurangi dengan cara hard copy

diterjemahkan secara digital ke dalam soft copy [15]. Dengan penerapan konsep ini akan didapatkan suatu hasil dengan tidak membuang-buang waktu, tenaga, dan biaya. Manajemen yang baik adalah kunci keberhasilan dalam menerapkan

paperless office.

Pemakaian teknologi baru untuk menyelesaikan masalah pemakaian kertas menjadi salah satu alternatif untuk yang sangat baik untuk diterapkan. Seperti dokumen digital yakni dokumen fisik discan dan disimpan sebagai dokumen elektronik sehingga dapat didistribusikan tanpa harus di cetak kembali atau pemakaian email untuk sarana berkirim surat.

Gambar 2.7 : Paperless Office

Keunggulan dengan diterapkannya paperless office antara lain :

a. Efisiensi biaya karena mengurangi jumlah pemakaian kertas dan juga pengadaan fiiling cabinet ataupun penyimpanan lainnya.

b. Efisiensi waktu dan tenaga dalam distribusi maupun pencarian dokumen yang diperlukan

c. Manejemen keamanan dokumen, karena sebuah dokumen hanya dapat diakses oleh orang tertentu saja sesuai opsi yang ditentukan oleh distributor data.

2.2.9 Analisis Biaya dan Manfaat (Cost & Benefit Analysis)

Sesuai dengan namanya, Cost & Benefit Analysis didasarkan pada dua komponen penilaian, yaitu komponen biaya dan komponen manfaat. Menurut Frederick H. Wu dalam bukunya Accounting Information Systems, Theory and Practice, komponen biaya yang berhubungan dengan pengembangan sebuah sistem informasi dapat diklasifikasikan dalam empat kategori, yaitu :

1. Procurement Cost

Procurement Cost atau biaya pengadaan adalah semua biaya yang dikeluarkan berkaitan dengan pengadaan hardware. Diantaranya adalah seperti : biaya

konsultasi pengadaan hardware, biaya pembelian hardware, biaya instalasi

hardware, biaya fasilitas (ruang, ac, dll.), biaya modal untuk pengadaan

hardware, biaya manajerial dan personalia untuk pengadaan hardware.

Biaya pengadaan ini biasanya dikeluarkan pada tahun-tahun pertama sebelum sistem dioperasikan, kecuali apabila pengadaan hardware dilakukan dengan cara

leasing.

2. Start Up Cost

Start Up Cost atau biaya persiapan operasional adalah semua biaya yang dikeluarkan sebagai upaya membuat sistem siap untuk dioperasionalkan. Biaya-biaya persiapan operasional meliputi : Biaya-biaya pembelian software sistem informasi berikut instalasinya, biaya instalasi perangkat komunikasi/jaringan, biaya reorganisasi, biaya manajerial dan personalia untuk persiapan operasional. Sama dengan biaya pengadaan, biaya persiapan operasional ini juga merupakan initial cost.

3. Project Related Cost

Project Related Cost atau biaya proyek adalah biaya yang berkaitan dengan biaya mengembangkan sistem termasuk biaya penerapannya. Biaya proyek diantaranya adalah : biaya analisis sistem; seperti biaya untuk mengumpulkan data, biaya dokumentasi (kertas, fotocopy, dll), biaya rapat, biaya staff analis, biaya manajerial dalam tahap analisis sistem; biaya disain sistem; seperti biaya dokumentasi, biaya rapat, biaya staff analis, biaya staff pemrograman, biaya pembelian software aplikasi, biaya manajerial dalam tahap desain sistem, biaya penerapan sistem; seperti biaya pembuatan form baru, biaya konversi data, biaya pelatihan sumber daya manusia, biaya manajerial dalam tahap penerapan sistem.

Bila sistem dikembangkan secara outsourcing dengan menggunakan konsultan dari luar perusahaan, maka diperlukan biaya tambahan, yaitu biaya konsultasi.

4. Ongoing and Maintenance Cost

Ongoing and Maintenance Cost atau biaya operasional adalah biaya untuk mengoperasikan sistem agar sistem dapat beroperasi dengan baik. Sedangkan biaya perawatan adalah biaya untuk merawat sistem dalam masa pengoperasionalannya.

Yang termasuk biaya operasi dan perawatan sistem adalah : biaya personalia (operator, staff administrasi, staff pengolah data, staff pengawas data), biaya overhead (telepon, listrik, asuransi, keamanan, supplies), biaya perawatan hardware (reparasi, service), biaya perawatan software (modifikasi program, penambahan modul program), biaya perawatan peralatan dan fasilitas, biaya manajerial dalam operasional sistem, biaya kontrak untuk konsultan selama operasional sistem, biaya depresiasi. Biaya operasional dan perawatan biasanya terjadi secara rutin selama usia operasional sistem.

Sedangkan komponen manfaat atau - dalam hal ini dapat disebut pula sebagai - efektivitas yang di dapat dari sebuah sistem informasi dapat diidentifikasikan sebagai berikut :

1. Manfaat atau efektifitas yang didapat dari pengurangan biaya.

2. Manfaat atau efektifitas yang didapat dari pengurangan kesalahan-kesalahan. 3. Manfaat atau efektifitas yang didapat dari peningkatan kecepatan aktivitas. 4. Manfaat atau efektifitas yang didapat dari peningkatkan perencanaan dan

pengendalian manajemen.

Manfaat atau efektifitas dari sebuah sistem informasi dapat juga diklasifikasikan dalam dua bentuk yaitu : tangible benefits dan intangible benefits.

a. Tangible Benefits atau manfaat keuntungan yang berwujud adalah keuntungan penghematan-penghematan atau peningkatan-peningkatan di dalam perusahaan yang dapat di ukur secara kuantitatif dalam bentuk satuan nilai moneter/uang. Diantaranya adalah : keuntungan dari pengurangan biaya operasional, keuntungan dari pengurangan kesalahan-kesalahan proses, keuntungan dari pengurangan biaya telekomunikasi, keuntungan akibat peningkatan penjualan, keuntungan akibat pengurangan biaya persediaan, dan keuntungan akibat pengurangan kredit yang tidak tertagih.

b. Intangible Benefits atau manfaat keuntungan yang tidak berwujud adalah nilai keuntungan yang sulit atau tidak mungkin di ukur dalam bentuk satuan nilai moneter/uang. Diantaranya adalah seperti : keuntungan akibat peningkatan pelayanan yang lebih baik kepada pelanggan, keuntungan akibat peningkatan kepuasan kerja sumber daya manusia yang ada, dan keuntungan akibat

peningkatan pengambilan keputusan manajerial yang lebih baik. Intangible benefits sulit untuk diukur dalam satuan nilai moneter/uang, karena itu cara pengukurannya dapat dilakukan dengan menggunakan penaksiran.

Setelah komponen biaya dan manfaat diketahui, maka cost & benefits analysis

bisa dilakukan untuk menentukan apakah sebuah proyek sistem informasi layak atau tidak. Dalam analisa suatu investasi, terdapat dua aliran kas, aliran kas keluar yaitu cash outflow yang terjadi karena pengeluaran-pengeluaran untuk biaya investasi, dan aliran kas masuk yaitu cash inflow yang terjadi akibat manfaat yang dihasilkan oleh suatu investasi.

Metode cost and benefit analysis yang digunakan diantaranya sebagai berikut : a. Payback Period Method

Penilaian proyek investasi menggunakan metode ini didasarkan pada lamanya investasi tersebut dapat tertutup dengan aliran-aliran kas masuk, dan faktor bunga tidak dimasukan dalam perhitungan ini. kelayakan dari investasi ini dapat dilakukan dengan membandingkan payback period yang ada dengan

maximum payback period yang dianggap layak yang telah tetapkan sebelumnya

b. Return On Invesement

Metode pengembalian investasi digunakan untuk mengukur prosentase manfaat yang dihasilkan oleh suatu proyek dibandingkan dengan biaya yang dikeluarkannya. Sedangkan return on investment dari suatu proyek investasi dapat dihitung dengan rumus:

Gambar 2.8 : Rumus Return On Investment

Catatan apabila suatu proyek mempunyai ROI lebih besar dari 0 maka proyek tersebut dapat diterima, dengan kata lain proyek tersebut memberikan keuntungan karena manfaat yang dihasilkan lebih besar dari biaya yang dikeluarkan.

c. Net Present value Method

Metode nilai sekarang bersih merupakan metode yang memperhatikan nilai X

atau tidak. Pengujian dilakukan kepada 4 user tingkat administras umum, kepala atau strata , staf atau sekretaris, departemen sekretaris

Wawancara 1 Kepala Ditrenbang

1. Menurut pendapat Ibu, apa kendala yang dihadapi sebelum adanya sistem informasi monitoring disposisi dalam proses disposisi surat ?

Jawab

Kendala yang sebelumnya dihadapi yaitu sedikit kesulitan dalam memantau proses disposisi terkadang suka terjadi penundaan dari disposisi yang masuk

2. Setelah adanya sistem informasi monitoring disposisi, apakah membantu dalam proses monitoring disposisi ?

Jawab

Ya setelah saya lihat dan coba mendemokan program setidaknya cukup membantu dalam memantau disposisi akan tetapi masih ada kekurangan dari segi pemberitahuan disposisi masuk kepada staf atau bawahan, seharusnya bisa menggunakan pesan ke telepon genggam untuk pemberitahuan disposisi yang masuk

3. Apakah sistem informasi monitoring disposisi ini dari segi antarmuka memudahkan dalam pembuatan disposisi ?

Jawab

Ya cukup mudah dengan form-form yang disediakan dalam proses pembuatan disposisi

4. Menurut pandangan ibu, apa saran yang dapat membuat sistem ini menjadi jauh lebih bagus baik dari segi antarmuka maupun dari segi informasi ? Jawab

Dalam hal pemberitahuan ketika ada surat masuk maupun disposisi masuk seharusnya bisa melalui bantuan sms tidak hanya dari email, untuk segi antarmuka cukup hanya tambahkan logo pindad di bagian atas

216

Wawancara 2 Administrasi Umum

1. Bagaimana cara pengarsipan surat yang dilakukan di PT.PINDAD sebelumnya adanya sistem infomasi manajemen kearsipan surat ? Jawab

Pengarsipan yang dilakukan di PT PINDAD yaitu dengan mencatat surat masuk maupun keluar kedalam buku agenda dan untuk pengawasan nya dicatat di buku ekspedisi, dan untuk pengarsipan selanjutnya di simpan kedalam map atau folder yang sesuai dengan pedoman peangarsipan PT PINDAD

2. Selanjutnya, apakah ada perubahan dalam penyimpanan surat setelah sistem ini di demokan ?

Jawab

Perubahan ya saya lihat ada, penyimpanan sedikit lebih aman, karena surat tidak hanya dicatat tapi disimpan dalam bentuk digital sehingga jika diperlukan suatu waktu dapat mempermudah dalam mencarinya 3. Apakah sistem membantu proses pencarian surat ?

Jawab

Ya membantu, pencarian surat sedikit lebih cepat Wawancara 3 Sekretariat Perusahaan

1. Bagaimana proses pendistribusian surat yang dilakukan di PT.PINDAD ?

Jawab

Pendistribusian dilakukan dengan menggunakan jasa kurir yang kemudian dikirimkan sesuai dengan surat yang dituju

2. Apakah sistem ini membantu proses pendistribusian surat ? Jawab

Cukup membantu, sehingga proses pendistribusian sedikit lebih cepat, sehingga untuk proses penggandaan surat pun jauh lebih ekonomis dari segi biaya

4.2.2.2 Kesimpulan Pengujian Beta

Dari hasil wawancara yang dilakukan kepada petugas yang menggunakan sistem monitoring disposisi dan manajemen kearsipan surat digital berbasis web, dapat disimpulkan bahwa

1. Sistem yang dibangun membantu dalam proses pengarsipan surat 2. Sistem yang dibangun membantu dalam hal penggandaan naskah

surat

3. Sistem yang dibangun membantu dalam monoring disposisi atas surat masuk

4. Sistem yang membantu mempercepat pencarian surat jika suatu waktu dibutuhkan

219 BAB 5

KESIMPULAN DAN SARAN

Pada bab ini akan dikemukakan kesimpulan diperolah dari pembahasan bab-bab sebelumnya serta saran untuk perbaikan dan pengembangan sistem yang lebih lanjut.

5.1 Kesimpulan

Berdasarkan hasil yang didapat dalam penelitian dan penyusunan skripsi ini serta disesuaikan dengan tujuannya, maka diperoleh kesimpulan sebagai berikut : 1. Dengan adanya sistem ini pengolahan arsip dan dokumentasi surat menjadi

lebih baik sehingga memudahkan dalam pencarian surat.

2. Dengan adanya sistem ini keamanan surat lebih terjamin karena file surat disimpan dalam bentuk digital

3. Dengan adanya sistem ini memudahkan pengecekan dan memantau surat masuk sehingga surat tercapai ke tujuan

4. Dengan adanya sistem ini membantu proses monitoring disposisi sehingga disposisi menjadi tidak tertunda

5. Dengan dilakukan analisa biaya terhadap sistem yang dibangun menggunakan metoda ROI Return On Investment bahwa sistem yang dibangun dapat mengurangi biaya operasional

5.2 Saran

Saran-saran yang dapat diberikan untuk pengembangan dan penyempurnaan sistem informasi kedepannya berdasarkan pengujian yang dilakukan adalah sebagai berikut :

220

1. Untuk perkembangan sistem kedepannya, peyimpanan file tidak hanya berupa file dokumen saja akan tetapi bisa dikembangkan untuk jenis penyimpanan file yang lainnya.

2. Untuk proses pemberitahuan atau notifikasi bisa menggunakan dan memanfaatkan tenologi sms gateway sehingga respon pegawai jauh lebih cepat.

3. Sistem informasi bisa dikembangkan dengan membangun versi mobile, gunanya untuk kemudahan dan kecepatan respon pegawai.