65
8. Nama dokumen : Laporan Klasifikasi Kode Buku
Sumber : Bagian sirkulasi
Rangkap : 1 satu
Keterangan : Digunakan untuk kodefikasi buku
Atribut : No urut, tanggal, jenisi buku, klasifikasi kode
buku.
4.1.2 Analisis Prosedur yang Sedang Berjalan
Analisis prosedur pendaftaran anggota yang sedang berjalan adalah sebagai berikut :
1. Calon anggota dapat mengambil formulir pendaftaran pada bagian pendaftaran, adminpetugas perpustakaan.
2. Calon anggota melakukan pengisian pada formulir pendaftaran yang kosong dan melengkapi persyaratan yang tertera diformulir
pendaftaran 3. Formulir yang telah diisi data dan persyaratan lengkap diserahkan ke
bagian pendaftaran. 4. Bagian pendaftaran akan mengecek kelengkapan dari formulir yang
diserahkan oleh calon anggota. Jika formulir dan persyaratan tidak lengkap, maka bagian pendaftaran akan mengembalikan kembali
formulir dan persyaratan kepada calon anggota. Jika formulir dan persyaratan lengkap, maka bagian pendaftaran akan mencatat data
anggota ke dalam buku anggota, dan membuat kartu anggota yang kemudian akan diserahkan kepada calon anggota.
66
5. Formulir pendaftaran yang telah diisi disimpan sebagai arsip yang sewaktu- waktu dapat dieperlukan kembali.
6. Dalam periode tertentu bagian pendaftaran akan membuata laporan anggota 2 dua rangkap dari data buku anggota untuk diarsipkan dan
diserahkan kepada kepala perpustakaan. Analisis prosedur peminjaman buku yang sedang berjalan adalah sebagai
berikut : 1. Anggota yang ingin melakukan peminjaman buku dapat membawa
kartu anggota dan buku ke bagian sirkulasi. 2. Setelah kartu anggota dan buku diserahkan ke bagian sirkulasi, bagian
sirkulasi akan memeriksa apakah anggota sudah mengembalikan buku yang sudah dipinjam sebelumnya, jika belum bagian sirkulasi akan
mengembalikan kartu anggota kepada anggota dan menaruh buku ke rak. Tetapi jika sudah mengembalikan, bagian sirkulasi akan mencatat
transaksi peminjaman pada buku pinjamandan pengembalian kemudian buku dan kartu anggota diserahkan kembali kepada anggota.
3. Dalam periode tertentu bagian sirkulasi akan membuat laporan peminjaman dan pengemblian buku 2 dua rangkap dari data buku
peminjaman dan pengembalian untuk diarsipkan dan diserahkan kepada kepala perpustakaan.
67
Analisis prosedur pengembalian buku yang sedang berjalan adalah sebagai berikut :
1. Anggota yang ingin mengembalikan buku dapat memberikan kartu anggota dan buku pada bagian sirkulasi.
2. Bagian sirkulasi akan melakukan pengecekan tanggal pengembalian. Jika ditemukan keterlambatan dalam pengembalian, maka bagian
sirkulasi akan menahan kartu anggota, kemudian mencatat pengembalian buku dan denda pada buku peminjaman dan
pengembalian yang kemudian akan diberitahukan kepada anggota tanggal pengembalian terlambat dan jumlah denda. Setelah anggota
melakukan pembayaran, bagian sirkulasi akan mengembalikan kartu anggota. Jika tidak diketemukan keterlambatan dalam pengembalian,
maka bagian sirkulasi akan mencatat pengembalian buku pada buku peminjaman dan pengembalian dan kemudian mengembalikan kartu
anggota kepada anggota.
4.1.2.1. Flow Map Sistem Informasi Perpustakaan yang Sedang Berjalan
Flowmap secara garis besar akan memberikan gambaran kepada kita mengenai suatu alur informasi serta entitas-entitas yang terlibat langsung dalam
alur informasi tersebut, sehingga secara kasat mata kita mengetahui suatu alur prosedur dari suatu informasi. Berikut ini adalah flowmap yang berjalan di bagian
perpustakaan Politeknik Perdana Mandiri Purwakarta :
68
Flowmap pendaftaran yang sedang berjalan
Bagian Pendaftaran
Formulir yang sudah diisi
Kepala Perpustakaan Calon Anggota
Cek Form Persyaratan
Mencatat Data Anggota
Pada buku anggota dan Membuat kartu
anggota Laaporan
anggota Megisian Formulir
Pendaftaran Formulir yang sudah
diisi Formulir yang sudah
diisi Form
Pendaftaran
Kartu anggota
Membuat Laporan
anggota Form
Pendaftaran
Form Pendaftaran
Formulir yang sudah diisi
Persyaratan Tidak lengkap
Tidak lengkap
Formulir yang sudah diisi
Form Pendaftaran
lengkap
Persyaratan Buku anggota
terisi
Laporan anggota Kartu
anggota
A
Fotocopy ktm Form Pendaftaran
Fotocopy ktm Fotocopy ktm
Buku anggota
A
Gambar 4.1 flowmap Pendaftaran anggota yang sedang berjalan di Politeknik
Perdana Mandiri Purwakarta
69
Flowmap Peminjaman yang sedang berjalan
Bagian Sirkulasi Kepala Perpustakaan
Anggota
Buku Pengunjung Buku Pengunjung
Buku Buku Peminjaman
Kartu anggota Mengisi
Buku Pengunjun
g Buku Pengunjung
Kartu Anggota Buku
Kartu Anggota Buku
Buku Sebelumnya Buku Pengunjung
Kartu Anggota Buku
Mengecek Buku Peminjaman
Sebelumnya Mengecek
buku pinjaman sebelumnya
Mencatat data peminjaman pada
buku peminjaman dan kartu anggota
Buku peminjaman terisi
Kartu Anggota Buku
Buku sebelumnya
Buku Peminjaman Buku Pengunjung
Membuat laporan data pengunjung
dan laporan data peminjam
Laporan data peminjaman
Laporan data pengunjung
A1 A2
A3
Laporan data pengunjung
Laporan data peminjaman
Tidak Ya
Gambar 4.2 flowmap Peminjaman yang sedang berjalan di Politeknik Perdana
Mandiri Purwakarta
70
Flowmap Pengembalian yang sedang berjalan
Bagian Sirkulasi Kepala Perpustakaan
Anggota
Terlambat ?
Mencatat data pengembalian
buku Laporan
Peminjaman
Mengecek keterlambatan
pengembalian buku
Mencatat data pengembalian
buku Buku
Kartu Anggota
Administrasi denda Buku data
pengembalian terisi Kartu Anggota
Buku
Kartu Anggota
Kartu Anggota Kartu Anggota
Buku
Kartu Anggota Buku
Kartu Anggota Buku
Administrasi denda Buku data
pengembalian terisi
Kartu Anggota Administrasi Denda
Buku data pengembalian terisi
Mencatat data
pembayar an denda
Laporan peminjaman dan
pengembalian Tidak terlambat
terlambat
Membuat laporan
pengembalian Buku data
pengembalian terisi Buku data
pengembalian terisi
A
Buku data pengembalian terisi
Pengembalian
Gambar 4.3 flowmap Pengembalian yang sedang berjalan di Politeknik Perdana
Mandiri Purwakarta
71
4.1.2.2. Diagram Konteks
Diagram konteks memberi gambaran seperti apa hubungan interaksi antar entitas luar dengan sistem. Hubungan tersebut digambarkan dengan aliran data
yang mengalir dan lingkungan luar sistem entitas luar, kedalam sistem atau sebaliknya. Berikut ini adalah diagram konteks yang sedang berjalan pada
Perpustakaan Politeknik Perdana Mandiri Purwakarta :
SI Perpustakaan
Anggota Form pendaftaran terisi, persyaratan
Form pendaftaran, form pendaaftaran tidak lengkap, persyaratan
Anggota Kartu Anggota
Buku Laporan Anggota
Laporan peminjaman dan pengembalian Kepala Perpustakaan
Kartu Anggota Buku
Gambar 4.4 Diagram konteks yang sedang berjalan di Politeknik Perdana
Mandiri Purwakarta
4.1.2.3. Data Flow Diagram DFD
Data Flow Diagram DFD merupakan model grafis dari sebuah sistem yang menunjukan aliran data dalam sistem. Adapun aliran data yang ada pada
sistem informasi Perpustakaan di Politeknik Perdana Mandiri Purwakarta dapat dilihat pada DFD level 1 dibawah ini :
72
2.0 Peminjaman
buku Anggota
Laporan Peminjaman Buku Kepala Perpustakaan
A. Data Anggota
A. Data Peminjaman
Buku
1.0 Pendaftaran
anggota
3.0 Pengembalian
buku Kartu anggota, buku
Kartu anggota, buku pinjam Form perpustakaan, kartu
anggota Form yang telah diisi, persyaratan
Laporan anggota
Laporan Pengembalian Buku Laporan denda
Kartu anggota, buku pinjam, bayar denda
Kartu anggota
D a
ta P
e mi
n ja
ma n
Bu k
u D
a ta
Pe min
ja m
a n
Bu k
u D
a ta
a n
g g
o ta
D a
ta a
n g
g o
ta
D a
ta p
e n
g e
mb a
lia n
b u
k u
, d
a n
d e
n d
a D
a ta
p e
n g
e mb
a lia
n b
u k
u , d
a n
d e
n d
a
Gambar 4.5 Diagram Flow Diagram level 1 Sistem perpustakaan yang sedang
berjalan di Politeknik Perdana Mandiri Purwakarta
73
1.3 Membuat kartu
anggota
Laporan anggota Calon anggota
Form yang telah di isi, persyaratan lengkap
Kepala Perpustakaan 1.2
Pengecekan Data anggota
1.4 Membuat
Laporan anggota
A. form pendaftaran yeng telah di isi, persyaratan, laporan anggota
Kartu anggota Data anggota baru
L apo
ran ang
g o
ta
Form yang telah di isi, persyaratan lengkap
Gambar 4.6 Diagram Flow Diagram level 2 proses 1 Sistem perpustakaan
pendaftaran anggota yang sedang berjalan di Politeknik Perdana Mandiri Purwakarta
DFD level 2 proses 2 menggambarkann proses peminjaman buku, dimana pada proses tersebut didalamnya meliputi proses pencatatan dan peminjaman.
Penyimpanan data dan peminjaman serta pembuatan laporan peminjaman yang dilakukan oleh bagian sirkulasi, berikut gambar DFD level 2 proses 2 yang sedang
berjalan di Perpustakaan Politeknik Perdana Mandiri :
74
2.2 Mencatat data
Peminjaman buku
Laporan peminjaman buku Anggota
2.1 Mengecek
Pengembalian buku
Ka rt
u a
n g
g o
ta ,
b u
k u
Kepala Perpustakaan 2.3
Membuat Laporan
peminjaman
A1.arsip laporan peminjaman
Kartu anggota, buku Data peminjaman buku
La pora
n pe mi
nja ma
n buku Kartu anggota, buku
Gambar 4.7 Diagram Flow Diagram level 2 proses 2 Sistem perpustakaan
peminjaman buku yang sedang berjalan di Politeknik Perdana Mandiri Purwakarta
DFD level 2 proses 3 adalah proses pengembalian buku dan dalam proses tersebut, termasuk didalamnya proses pencarian data peminjaman dan laporan
denda yang dilakukan oleh bagian sirkulasi. Perincian dari proses 3 yaitu pengembalian buku di gambarkan pada gambar DFD level 2 proses 3 berikut :
75
Anggota 3.1
Mengecek
Kepala Perpustakaan 3.4
Membuat Laporan
pengembalian Administrasi denda, data buku
pengembalian terisi L
ap o
ra n
p en
g em
b al
ia n
d an
p em
in ja
m an
Kartu anggota, buku 3.2
Mencatat Pengembalian
buku
3.3 Mencatat data
pembayaran denda
Kartu anggota, buku
Data Pengembalian Data buku terlambat
Denda, kartu anggota
Gambar 4.8 Diagram Flow Diagram level 2 proses 3 Sistem perpustakaan
pengembalian buku yang sedang berjalan di Politeknik Perdana Mandiri Purwakarta
4.1.3. Evaluasi Sistem yang Sedang Berjalan