Analisis Prosedur yang Sedang Berjalan

65 8. Nama dokumen : Laporan Klasifikasi Kode Buku Sumber : Bagian sirkulasi Rangkap : 1 satu Keterangan : Digunakan untuk kodefikasi buku Atribut : No urut, tanggal, jenisi buku, klasifikasi kode buku.

4.1.2 Analisis Prosedur yang Sedang Berjalan

Analisis prosedur pendaftaran anggota yang sedang berjalan adalah sebagai berikut : 1. Calon anggota dapat mengambil formulir pendaftaran pada bagian pendaftaran, adminpetugas perpustakaan. 2. Calon anggota melakukan pengisian pada formulir pendaftaran yang kosong dan melengkapi persyaratan yang tertera diformulir pendaftaran 3. Formulir yang telah diisi data dan persyaratan lengkap diserahkan ke bagian pendaftaran. 4. Bagian pendaftaran akan mengecek kelengkapan dari formulir yang diserahkan oleh calon anggota. Jika formulir dan persyaratan tidak lengkap, maka bagian pendaftaran akan mengembalikan kembali formulir dan persyaratan kepada calon anggota. Jika formulir dan persyaratan lengkap, maka bagian pendaftaran akan mencatat data anggota ke dalam buku anggota, dan membuat kartu anggota yang kemudian akan diserahkan kepada calon anggota. 66 5. Formulir pendaftaran yang telah diisi disimpan sebagai arsip yang sewaktu- waktu dapat dieperlukan kembali. 6. Dalam periode tertentu bagian pendaftaran akan membuata laporan anggota 2 dua rangkap dari data buku anggota untuk diarsipkan dan diserahkan kepada kepala perpustakaan. Analisis prosedur peminjaman buku yang sedang berjalan adalah sebagai berikut : 1. Anggota yang ingin melakukan peminjaman buku dapat membawa kartu anggota dan buku ke bagian sirkulasi. 2. Setelah kartu anggota dan buku diserahkan ke bagian sirkulasi, bagian sirkulasi akan memeriksa apakah anggota sudah mengembalikan buku yang sudah dipinjam sebelumnya, jika belum bagian sirkulasi akan mengembalikan kartu anggota kepada anggota dan menaruh buku ke rak. Tetapi jika sudah mengembalikan, bagian sirkulasi akan mencatat transaksi peminjaman pada buku pinjamandan pengembalian kemudian buku dan kartu anggota diserahkan kembali kepada anggota. 3. Dalam periode tertentu bagian sirkulasi akan membuat laporan peminjaman dan pengemblian buku 2 dua rangkap dari data buku peminjaman dan pengembalian untuk diarsipkan dan diserahkan kepada kepala perpustakaan. 67 Analisis prosedur pengembalian buku yang sedang berjalan adalah sebagai berikut : 1. Anggota yang ingin mengembalikan buku dapat memberikan kartu anggota dan buku pada bagian sirkulasi. 2. Bagian sirkulasi akan melakukan pengecekan tanggal pengembalian. Jika ditemukan keterlambatan dalam pengembalian, maka bagian sirkulasi akan menahan kartu anggota, kemudian mencatat pengembalian buku dan denda pada buku peminjaman dan pengembalian yang kemudian akan diberitahukan kepada anggota tanggal pengembalian terlambat dan jumlah denda. Setelah anggota melakukan pembayaran, bagian sirkulasi akan mengembalikan kartu anggota. Jika tidak diketemukan keterlambatan dalam pengembalian, maka bagian sirkulasi akan mencatat pengembalian buku pada buku peminjaman dan pengembalian dan kemudian mengembalikan kartu anggota kepada anggota.

4.1.2.1. Flow Map Sistem Informasi Perpustakaan yang Sedang Berjalan

Flowmap secara garis besar akan memberikan gambaran kepada kita mengenai suatu alur informasi serta entitas-entitas yang terlibat langsung dalam alur informasi tersebut, sehingga secara kasat mata kita mengetahui suatu alur prosedur dari suatu informasi. Berikut ini adalah flowmap yang berjalan di bagian perpustakaan Politeknik Perdana Mandiri Purwakarta : 68 Flowmap pendaftaran yang sedang berjalan Bagian Pendaftaran Formulir yang sudah diisi Kepala Perpustakaan Calon Anggota Cek Form Persyaratan Mencatat Data Anggota Pada buku anggota dan Membuat kartu anggota Laaporan anggota Megisian Formulir Pendaftaran Formulir yang sudah diisi Formulir yang sudah diisi Form Pendaftaran Kartu anggota Membuat Laporan anggota Form Pendaftaran Form Pendaftaran Formulir yang sudah diisi Persyaratan Tidak lengkap Tidak lengkap Formulir yang sudah diisi Form Pendaftaran lengkap Persyaratan Buku anggota terisi Laporan anggota Kartu anggota A Fotocopy ktm Form Pendaftaran Fotocopy ktm Fotocopy ktm Buku anggota A Gambar 4.1 flowmap Pendaftaran anggota yang sedang berjalan di Politeknik Perdana Mandiri Purwakarta 69 Flowmap Peminjaman yang sedang berjalan Bagian Sirkulasi Kepala Perpustakaan Anggota Buku Pengunjung Buku Pengunjung Buku Buku Peminjaman Kartu anggota Mengisi Buku Pengunjun g Buku Pengunjung Kartu Anggota Buku Kartu Anggota Buku Buku Sebelumnya Buku Pengunjung Kartu Anggota Buku Mengecek Buku Peminjaman Sebelumnya Mengecek buku pinjaman sebelumnya Mencatat data peminjaman pada buku peminjaman dan kartu anggota Buku peminjaman terisi Kartu Anggota Buku Buku sebelumnya Buku Peminjaman Buku Pengunjung Membuat laporan data pengunjung dan laporan data peminjam Laporan data peminjaman Laporan data pengunjung A1 A2 A3 Laporan data pengunjung Laporan data peminjaman Tidak Ya Gambar 4.2 flowmap Peminjaman yang sedang berjalan di Politeknik Perdana Mandiri Purwakarta 70 Flowmap Pengembalian yang sedang berjalan Bagian Sirkulasi Kepala Perpustakaan Anggota Terlambat ? Mencatat data pengembalian buku Laporan Peminjaman Mengecek keterlambatan pengembalian buku Mencatat data pengembalian buku Buku Kartu Anggota Administrasi denda Buku data pengembalian terisi Kartu Anggota Buku Kartu Anggota Kartu Anggota Kartu Anggota Buku Kartu Anggota Buku Kartu Anggota Buku Administrasi denda Buku data pengembalian terisi Kartu Anggota Administrasi Denda Buku data pengembalian terisi Mencatat data pembayar an denda Laporan peminjaman dan pengembalian Tidak terlambat terlambat Membuat laporan pengembalian Buku data pengembalian terisi Buku data pengembalian terisi A Buku data pengembalian terisi Pengembalian Gambar 4.3 flowmap Pengembalian yang sedang berjalan di Politeknik Perdana Mandiri Purwakarta 71

4.1.2.2. Diagram Konteks

Diagram konteks memberi gambaran seperti apa hubungan interaksi antar entitas luar dengan sistem. Hubungan tersebut digambarkan dengan aliran data yang mengalir dan lingkungan luar sistem entitas luar, kedalam sistem atau sebaliknya. Berikut ini adalah diagram konteks yang sedang berjalan pada Perpustakaan Politeknik Perdana Mandiri Purwakarta : SI Perpustakaan Anggota Form pendaftaran terisi, persyaratan Form pendaftaran, form pendaaftaran tidak lengkap, persyaratan Anggota Kartu Anggota Buku Laporan Anggota Laporan peminjaman dan pengembalian Kepala Perpustakaan Kartu Anggota Buku Gambar 4.4 Diagram konteks yang sedang berjalan di Politeknik Perdana Mandiri Purwakarta

4.1.2.3. Data Flow Diagram DFD

Data Flow Diagram DFD merupakan model grafis dari sebuah sistem yang menunjukan aliran data dalam sistem. Adapun aliran data yang ada pada sistem informasi Perpustakaan di Politeknik Perdana Mandiri Purwakarta dapat dilihat pada DFD level 1 dibawah ini : 72 2.0 Peminjaman buku Anggota Laporan Peminjaman Buku Kepala Perpustakaan A. Data Anggota A. Data Peminjaman Buku 1.0 Pendaftaran anggota 3.0 Pengembalian buku Kartu anggota, buku Kartu anggota, buku pinjam Form perpustakaan, kartu anggota Form yang telah diisi, persyaratan Laporan anggota Laporan Pengembalian Buku Laporan denda Kartu anggota, buku pinjam, bayar denda Kartu anggota D a ta P e mi n ja ma n Bu k u D a ta Pe min ja m a n Bu k u D a ta a n g g o ta D a ta a n g g o ta D a ta p e n g e mb a lia n b u k u , d a n d e n d a D a ta p e n g e mb a lia n b u k u , d a n d e n d a Gambar 4.5 Diagram Flow Diagram level 1 Sistem perpustakaan yang sedang berjalan di Politeknik Perdana Mandiri Purwakarta 73 1.3 Membuat kartu anggota Laporan anggota Calon anggota Form yang telah di isi, persyaratan lengkap Kepala Perpustakaan 1.2 Pengecekan Data anggota 1.4 Membuat Laporan anggota A. form pendaftaran yeng telah di isi, persyaratan, laporan anggota Kartu anggota Data anggota baru L apo ran ang g o ta Form yang telah di isi, persyaratan lengkap Gambar 4.6 Diagram Flow Diagram level 2 proses 1 Sistem perpustakaan pendaftaran anggota yang sedang berjalan di Politeknik Perdana Mandiri Purwakarta DFD level 2 proses 2 menggambarkann proses peminjaman buku, dimana pada proses tersebut didalamnya meliputi proses pencatatan dan peminjaman. Penyimpanan data dan peminjaman serta pembuatan laporan peminjaman yang dilakukan oleh bagian sirkulasi, berikut gambar DFD level 2 proses 2 yang sedang berjalan di Perpustakaan Politeknik Perdana Mandiri : 74 2.2 Mencatat data Peminjaman buku Laporan peminjaman buku Anggota 2.1 Mengecek Pengembalian buku Ka rt u a n g g o ta , b u k u Kepala Perpustakaan 2.3 Membuat Laporan peminjaman A1.arsip laporan peminjaman Kartu anggota, buku Data peminjaman buku La pora n pe mi nja ma n buku Kartu anggota, buku Gambar 4.7 Diagram Flow Diagram level 2 proses 2 Sistem perpustakaan peminjaman buku yang sedang berjalan di Politeknik Perdana Mandiri Purwakarta DFD level 2 proses 3 adalah proses pengembalian buku dan dalam proses tersebut, termasuk didalamnya proses pencarian data peminjaman dan laporan denda yang dilakukan oleh bagian sirkulasi. Perincian dari proses 3 yaitu pengembalian buku di gambarkan pada gambar DFD level 2 proses 3 berikut : 75 Anggota 3.1 Mengecek Kepala Perpustakaan 3.4 Membuat Laporan pengembalian Administrasi denda, data buku pengembalian terisi L ap o ra n p en g em b al ia n d an p em in ja m an Kartu anggota, buku 3.2 Mencatat Pengembalian buku 3.3 Mencatat data pembayaran denda Kartu anggota, buku Data Pengembalian Data buku terlambat Denda, kartu anggota Gambar 4.8 Diagram Flow Diagram level 2 proses 3 Sistem perpustakaan pengembalian buku yang sedang berjalan di Politeknik Perdana Mandiri Purwakarta

4.1.3. Evaluasi Sistem yang Sedang Berjalan