Perencanaan Dan Pengawasan Beban Umum Dan Administrasi Pada CV.Tritech Computer Cabang Binjai

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI

PROGRAM STUDI DIPLOMA III KEUANGAN

PERENCANAAN DAN PENGAWASAN BEBAN UMUM DAN ADMINISTRASI PADA CV. TRITECH COMPUTER

CABANG BINJAI

TUGAS AKHIR

Diajukan Oleh : WAHYU MUSTIKA RIZKI

102101132

Guna Memenuhi Salah Satu Syarat Untuk Menyelesaikan Pendidikan Pada Program Diploma III

FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

MEDAN

LEMBAR PERSETUJUAN TUGAS AKHIR

NAMA : WAHYU MUSTIKA RIZKI

NIM : 102101132

PROGRAM STUDI : DIPLOMA III KEUANGAN

JUDUL : PERENCANAAN DAN PENGAWASAN ` BEBAN UMUM DANADMINISTRASI

PADA CV. TRITECH COMPUTER CABANG BINJAI

Tanggal, 2013 Dosen Pembimbing

(Fadli, SE, M.Si)

NIP. 19810628 20060 41 005

Tanggal, 2013 Ketua Program Studi Diploma III Keuangan

(Dr. Yeni Absah, SE, M.Si) NIP. 19741123 200012 2 001

Tanggal, 2013 Dekan Fakultas Eknomi

(Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec.Ac, Ak, CA) NIP. 19560407 198002 1 001

KATA PENGANTAR

Syukur Alhamdulillah penulis panjatkan kehadirat Allah SWT, yang telah memberikan rahmat dan hidayahNya, sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir hingga selesai. Tugas Akhir yang berjudul “PERENCANAAN DAN PENGAWASAN BEBAN UMUM DAN ADMINISTRASI PADA CV.TRITECH COMPUTER CABANG BINJAI” merupakan salah satu persyaratan untuk memperoleh gelar Ahli Madya Akuntansi pada program studi Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

Penulis menyadari sepenuhnya bahwa banyak kekurangan dalam penggunaan bahasa maupun penyajian data oleh karena ketidak sempurnaan pengetahuan dan pengalaman penulis oleh sebab itu, penulis sangat mengharapkan kritikan dan saran yang membangun dari semua pihak agar dapat menyempurnakan Tugas Akhir ini.

Penulis persembahkan Tugas Akhir ini kepada Allah SWT sebagai ucapan syukur kepadaNya dan keluarga terutama kepada kedua orang tua tercinta yaitu Ayahanda Pairin dan Ibunda Satirah yang telah mendidik, mengasuh, membimbing, dan memotivasi penulis selama mengikuti pendidikan di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Dan tidak lupa pula saya ucapkan terimakasih kepada kakak tercinta Rika Arisandi, Amd dan Surya Iryani, SE dan Rianda Gusti Satrio Khoir yang telah banyak memberikan semangat dan dorongan kepada penulis dalam menyelesaikan Tugas Akhir ini. Penulisan Tugas Akhir ini juga tidak terlepas dari bantuan banyak pihak untuk itu dalam kesempatan ini

1. Bapak. Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec. Ac, Ak,CA selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

2. Ibu. DR. Yeni Absah,SE, M.Si selaku Ketua Jurusan Keuangan Program Diploma III.

3. Bpk. Fadli,SE, M.Si selaku Dosen Pembimbing yang telah banyak membimbing, memberikan masukan-masukan yang sangat berarti bagi penulis.

4. Pimpinan CV. Tritech computer Cabang Binjai dan para pegawai yang telah banyak membantu penulis dalam menyelesaikan Tugas Akhir ini.

5. Kepada teman-teman WEAM PRAMUKA USU yang selalu mendukung penulis dalam menyelesaikan Tugas Akhir ini di kampus Universitas Sumatera Utara.

Akhir kata penulis berharap semoga Tugas Akhir ini dapat bermanfaat bagi semua pihak yang membutuhkan

Medan, Oktober 2013 Penulis

DAFTAR ISI

Halaman

KATA PENGANTAR ... i

DAFTAR ISI ... iii

BAB I : PENDAHULUAN ... 1

A. Latar Belakang Masalah ... 1

Rumusan Masalah,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,...2

B. Tujuan dan Manfaat Penelitian ... 2

C. Manfaat Penelitian ... 3

BAB II : PROFIL PERUSAHAAN ... 5

A. Sejarah Singkat Perusahaan ... 5

B. Struktur Organisasi ... 6

C. Job Description ... 6

BAB III : TOPIK PENELITIAN ... 11

A. Klasifikasi Beban Umum dan Administrasi ... 11

B. Perencanaan Beban Umum dan Administrasi ... 14

C. Prosedur Penyusunan Anggaran Beban Umum dan Administrasi ... 16

D. Pengawasan Beban Umum dan Administrasi ... 22

BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN ... 26

A. Kesimpulan ... 26

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Perkembangan teknologi dan informasi yang semakin kompleks, telah membuat berbagai perubahan yang berdampak positif di berbagai bidang, baik internal maupun eksternal perusahaan. Dampak positif seperti komputerisasi dan internet diharapkan dapat meningkatkan daya saing perusahaan dalam memperoleh dan memberikan info yang akurat, tepat waktu dan cepat, baik kepada pihak internal maupun eksternal perusahaan. Keberhasilan manajemen dalam mengelola usaha tergantung kepada tersedianya info yang relevan bagi manajemen yang dapat diperoleh melalui pengolahan yang akurat.

Dalam melaksanakan kegiatan usahanya setiap perusahaan harus mencapai tujuan dan sasaran yang harus dicapai, pada umumnya perusahaan didirikan dengan tiga tujuan yaitu untuk mendapat laba, kelangsungan hidup perusahaan, dan pertumbuhan pangsa pasar. Untuk mencapai keefektifan dan keefisienan dalam menggunakan sumber daya yang ada, pada umumnya perusahaan membuat suatu perencanaan kerja, perencanaan biaya/beban dan berbagai teknik lain yang digunakan.

Melaksanakan perencanaan itu, tidak terlepas dari anggaran karena antara perencanaan dan anggaran terdapat kaitan yang erat. Anggaran merupakan bagian yang terpenting dari proses perencanaan karena anggaran menuntut pengalokasian sumber daya menuju pencapaian sasaran. Disamping itu anggaran juga mempunyai fungsi pengawasan, yaitu apakah pelaksanaan suatu kegiatan itu

dilaksanakan sesuai rencana. Apabila terdapat perbedaan antara anggaran dan realisasi, maka perlu dianalisa perbedaannya, sehingga dari analisa tersebut diambil keputusan yang perlu untuk mengatasi kemungkinan yang merugikan pada periode selanjutnya.

Mengingat pentingnya suatu perencanaan dan pengawasan beban dalam perusahaan maka penulis tertarik untuk membahas beberapa aspek dalam hal pencapaian efisiensi usaha yang di tinjau dari beban umum dan administrasi. Untuk itu penulis memilih judul “PERENCANAAN DAN PENGAWASAN

BEBAN UMUM DAN ADMINISTRASI PADA CV. TRITECH

COMPUTER CABANG BINJAI”

B. Rumusan Masalah

Berkenaan dengan latar belakang masalah yang telah di uraikan, penulis membatasi pokok permasalahan dan merumuskannya dalam bentuk pertanyaan yaitu “Apakah perencanaan dan pengawasan beban umum dan administrasi telah dilaksanakan dengan efektif dan efisien? “

C. Tujuan dan Manfaat Penelitian

Suatu pekerjaan akan memerlukan suatu usaha untuk mencapai apa yang menjadi tujuan dari pekerjaan tersebut. Sehubungan dengan tujuan penelitian Tugas Akhir ini penulis dapat memberikan gambaran sebagai berikut :

2. Sebagai salah satu syarat untuk menyelesaikan program Diploma III dan mencapai jenjang keterampilan ahli pembantu.

Adapun manfaat yang diharapkan dari penelitian yang di lakukan adalah sebagai berikut :

1. Bagi penulis

Penelitian ini bermanfaat untuk memperluas wawasan dengan menelusuri dan mempelajari data yang di peroleh dari tempat penelitian.

2. Bagi perusahaan

Penelitian ini diharapkan dapat menjadi bahan pertimbangan dan masukan untuk menyusun beban umum dan administrasi perusahaan.

3. Bagi pihak lainnya

Penelitian ini diharapkan dapat dijadikan bahan referensi bagi penelitian berikutnya.

D. Sistematika Penelitian

Adapun sistematika penulisan Tugas Akhir ini adalah sebagai berikut: 1. Jadwal Penelitian

Penelitian dilakukan dari bulan Juni dan selesai pada bulan Agustus 2013 di CV. Tritech Computer Cabang Binjai.

Tabel Jadwal Penelitian

No Kegiatan Juni July Agustus september

1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

1 Persiapan

2 Riset

3 Pengerjaan tugas akhir 4 Bimbingan tugas akhir

2. Laporan Penelitian

Penulis membahas Tugas Akhir ini dalam empat bab, dimana masing-masing bab dibagi menjadi beberapa sub bab sesuai kebutuhannya agar diperoleh pemahaman yang lebih mendalam. Secara garis besar materi yang direncanakan dalam penelitian ini adalah sebagai berikut:

BAB I : PENDAHULUAN

Dalam bab ini penulis akan menguraikan tentang apa yang menjadi latar belakang masalah, rumusan masalah, tujuan dan manfaat penelitian, dan rencana penulisan.

BAB II : PROFIL PERUSAHAAN

Dalam bab ini penulis akan menjelaskan suatu tinjauan terhadap CV. TRITECH COMPUTER CABANG BINJAI tentang sejarah singkat perusahaan, struktur organisasi, job description, kinerja usaha terkini, dan rencana kegiatan.

BAB III : TOPIK PENELITIAN

Dalam bab ini penulis akan menguraikan tentang pembahasan yang diperoleh dari perusahaan setelah melakukan penelitian pada CV. TRITECH COMPUTER CABANG BINJAI

BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN

Dalam bab ini penulis memberikan kesimpulan dan saran untuk perusahaan setelah melakukan penelitian.

BAB II

PROFIL PERUSAHAAN

A. Sejarah Singkat Perusahaan

CV. Tritech Computer Cabang Binjai berdiri atas gagasan Ahmad Witasman dan Eko Jono Lase pada tahun 2010 ketika masih bekerja pada CV. Tritech Computer di Medan. Gagasan ini semakin berkembang setelah mereka berkunjung dan melakukan studi banding ke berbagai perusahaan perkreditan di Jakarta pada tahun 2009. Salah satu kesan yang dapat dilihat dan dipelajari dari masyarakat Jakarta adalah keinginan yang besar dalam kehidupan keseharian mereka terhadap barang-barang elektronik, disertakan dengan perkembangan teknologi yang semakin pesat dan gaya hidup yang semakin dinamis, sehingga kebutuhan terhadap barang elektronik semakin meningkat, dimana hal ini dapat menimbulkan peluang usaha.

Pada bulan Februari 2010 dibuat surat permohonan izin untuk mendirikan perusahaan yang secara resmi diajukan kepada Departemen Kehakiman dengan melampirkan Akte Notaris dan Draft Aktuaris, dimana izin resmi untuk mendirikan CV. Tritech Computer itu diterima pada bulan Maret 2010.

Memasuki bulan ke lima, CV. Tritech Computer sudah memiliki pelanggan dengan pemasaran yang tersebar di seluruh kota Binjai. Dengan adanya pelanggan yang mulai menaruh kepercayaan terhadap CV. Tritech Computer, maka mereka memberikan fasilitas yang dapat memberikan kepuasan produk terhadap pelanggan serta pelayanan.

B. Struktur Organisasi

Struktur organisasi merupakan suatu bagan yang menggambarkan hubungan kerjasama dalam pembinaan tanggung jawab, wewenang, dan tugas dari masing-masing anggota organisasi untuk mencapai tujuan perusahaan. Melalui struktur organisasi, dapat diketahui bagaimana pembagian kerja, departemensasi, dan koordinasi diantara orang-orang yang terlibat dalam upaya untuk membuat perusahaan mencapai tujuan yang telah direncanakan.

CV. Tritech Computer Cabang Binjai menggunakan struktur organisasi garis yang dipimpin oleh seorang Direktur dan membawahi Manajer perusahaan untuk melihat gambaran yang lebih jelas dari struktur orgnisasi perusahaan ini terlihat dalam lampiran I.

C. Job Description

Dalam upaya pengembangan sumber daya manusia dalam mengisi serta membina sesuai dengan peraturan organisasi yang ada dalam mendukung tercapainya tujuan organisasi, karena umumnya perusahaan mengalami hambatan dalam menempatkan karyawan sesuai dengan bakat dan kemampuannya. Maka suatu perusahaan membutuhkan suatu penjelasan tentang struktur organisasi disertai dengan deskripsi pekerjaan.

Berkenaan dengan hal-hal tersebut diatas maka CV. Tritech Computer Cabang Binjai mendeskripsikan pekerjaan secara lengkap dan terperinci sebagai berikut :

1. Direktur

Tugas dan tanggung jawabnya adalah: a. Memimpin pertemuan pagi setiap hari b. Memonitor kehadiran Manajer Perusahaan

c. Memeriksa dan menandatangani Lembar Kas Harian d. Menjawab surat- surat masuk

e. Mengusulkan promosi dan degradasi f. Melihat kinerja karyawan setiap pagi 2. Manajer Perusahaan

Tugas dan Tanggung jawabnya adalah:

a. Mengawasi dan mempertanggungjawabkan pencapaian target b. Membuat daftar penerimaan bonus semester dan tahunan c. Membuat laporan – laporan kantor

d. Pengadaan dan pemeliharaan barang–barang inventaris kantor Distrik e. Penegakkan disiplin karyawan Distrik

f. Melakukan tugas lain yang diberikan atasan g. Pengembangan diri

3. Kepala Accounting

Tugas dan tanggung jawabnya adalah:

a. Memonitoring data keuangan masuk dan pengeluaran

b. Memeriksa daftar setoran CS dan menerima kwitansi yang belum tertagih

d. Melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan e. Pengembangan pribadi

4. Administrasi Marketing

Tugas dan tanggung jawabnya adalah:

a. Membuat desain brosur dan memberikan informasi agar lebih menarik hati masyarakat

b. Menyiapkan dan menyediakan segala keperluan administratif marketing/sales sesuai dengan SOP (Standard Operational Procedure) yang berlaku di sebuah perusahaan

c. Mencatat bukti penjualan

d. Mengentri transaksi kedalam aplikasi keuangan dan memberikannya kepada kepala accounting

e. Mencetak / membuat lembar brosur 5. Supervisor Marketing

Tugas dan tanggung jawabnya adalah:

a. Mengatur anggota dan memberikan perintah yang bersifat positif terhadap bawahannya

b. Memberikan wewenang yang baik

c. Memberikan kebijakan strategis atasannya kepada bawahan untuk di kerjakan

d. Melaksanakan tugas dari atasan e. Pengembangan diri

6. Sales dan marketing

Tugas dan tanggung jawabnya adalah:

a. Menentukan harga jual, produk yang akan diterbitkan, jadwal kunjungan serta sistem promosi untuk memastikan tercapainya target penjualan

b. Memonitor perolehan order serta merangkumkan forecast untuk memastikan kapasitas produksi terisi secara optimal

c. Melakukan evaluasi kepuasan pelanggan dari hasil survei seluruh sales tim untuk memastikan tercapainya target kepuasan pelanggan yang ditentukan

d. Menganalisa dan mengembangka

meningkatkan jumlah pelanggan dan area sesuai dengan target yang ditentukan

e. Pengembangan diri 7. Kepala Teknisi

Tugas dan tanggung jawabnya adalah:

a. Menampung dan menyimpan hasil praktek

b. Memeriksa keadaan peralatan dan mesin-mesin kelistrikan

c. Memelihara kebersihan ruangan dan penyimpanan alat-alat teknisi d. Memenuhi panggilan pelanggan jika terjadi kerusakan barang e. Pengembangan diri

8. Customer Service

Tugas dan tanggung jawabnya adalah:

a. Memberikan pelayanan yang baik kepada Customer

b. Menjawab pertanyaan-pertanyaan atau memberikan informasi c. Mencatat pesan atau persoalan yang harus diselesaikan perusahaan d. Menawarkan produk perusahaan kepada setiap calon pelanggan e. Melayani berbagai macam masalah yang diajukan pelanggan f. Pengembangan diri

9. Office Boy

Tugas dan tanggung jawabnya adalah: a. Membuka dan menutup pintu kantor

b. Membersihkan atau merapikan ruangan dan lingkungan kantor c. Mempersiapkan minuman karyawan dikantor

d. Memelihara kemanan kantor dan lingkungan

e. Melaksanakan tugas lain sesuai yang diberikan atasan f. Pengembangan diri

BAB III

TOPIK PENELITIAN

Dalam bab ini penulis akan mengemukakan hasil penelitian dan menjelaskan berjalannya suatu system, prosedur, dan aktivitas yang dilaksanakan perusahaan, Laba yang diperoleh berasal dari pendapatan usaha dikurangkan dengan semua biaya yang terjadi selama periode usaha. Beban umum dan administrasi adalah satu elemen yang menjadi penggerak aktivitas dari suatu perusahaan dalam pembentukan laba usaha. terhadap Perencanaan dan Pengawasan beban Umum dan Administrasi pada CV. Tritech Computer maka selanjutnya penulis akan mencoba menguraikan pembahasan mengenai :

A. Klasifikasi Beban Umum dan Administrasi B. Perencanan Beban Umum dan Administrasi

C. Prosedur Penyusunan Anggaran Beban Umum dan Administrasi D. Pengawasan Beban Umum dan Administrasi

A. Klasifikasi Beban Umum dan Administrasi

Pengklasifikasian beban biasanya tergantung untuk apa beban tersebut di klasifikasikan. Pengklasifikasian beban pada dasarnya untuk memberikan informasi yang lebih baik. Pengklasifikasian beban sangat berguna bagi pimpinan perusahaan untuk dapat mengukur seberapa besar pendapatannya.

CV. Tritech Computer adalah perusahaan yang bergerak dibidang jasa perkreditan. jasa yang diberikan, berupa jasa perkreditan yang dapat memudahkan

pelanggan unuk mendapatkan barang electronic yang mereka butuhkan dengan mudah dan harga terjangkau. menurut Standart Akuntansi Keuangan (2007 : 18) : “Beban (expense) adalah penurunan manfaat ekonomi selama satu periode akuntansi dalam bentuk arus keluar/berkurangnya aktiva atau terjadinya kewajiban yang mengakibatkan penurunan ekuitas yang tidak menyangkut pembagian kepada penanam modal” dan selanjutnya yang dimaksud dengan beban umum dan administrasi menurut R.A Supriono (2000 : 250) : “Beban umum dan administrasi adalah semua pengeluaran yang terjadi dan berhubungan dengan fungsi administrasi dan umum meliputi biaya dalam jangka penentuan kebijaksanaan, perencanaan, pengarahan terhadap kegiatan perusahan secara keseluruhan“

Masalah beban pada suatu perusahaan hanya dapat dipecahkan secara baik apabila perusahaan tersebut memiliki pengetahuan mengenai beban yang berkaitan dengan kegiatannya. Oleh karena itu penyedia data-data beban penting sebagai alat informasi dalam pengambilan keputusan operasi sehari–hari, beban-beban yang di klasifikasikan sebagai beban-beban administrasi dan umum adalah semua biaya yang dikeluarkan oleh perusahaan dalam kegiatannya. Pada induk perusahaan, beban administrasi timbul pada bagian–bagian: administrasi, pembukuan, pembekalan, dan bagian staf. Sehingga beban administrasi secara keseluruhan mencakup :

a. Beban untuk direksi dan stafnya, termasuk gaji, bonus tahunan, beban perjalanan, beban representasi, dan administrasi kantor direksi

b. Beban departemen keuangan yang meliputi gaji dan dana kesejahteraan, beban perjalanan dan beban administrasi departemen, beban penyusutan aktiva tetap c. Beban departemen umum dan administrasi yang gaji dan dana kesejahteraan,

beban perjalanan, beban komunikasi (telepon, telegram, telex), asuransi pegawai, penyusutan macam-macam aktiva tetap, listrik dan air

CV. Tritech Computer membagi beban atas 3 jenis yaitu: a. Beban Operasional

Beban ini adalah semua pengeluaran yang berkaitan dengan kegiatan operasional perusahaan.

b. Beban Pemasaran

Beban pemasaran adalah semua pengeluaran yang meliputi semua biaya dalam rangka penyelengaraan kegiatan pemasaran.

c. Beban Administrasi dan Umum

Beban administrasi dan umum adalah semua pengeluaran yang berhubungan dengan penentuan kebijaksanaan perusahaan dalam menjalankan kegiatannya.

Adapun beban administarsi dan umum pada CV. Tritech Computer adalah sebagai berikut :

a. Beban gaji, tunjangan, dan bonus. b. Beban transport

c. Beban air, listrik, dan VB net. d. Beban perjalanan dinas. e. Beban pakaian.

g. Beban pemeliharaan inventaris h. Beban pendidikan

i. Beban pemeliharaan gedung j. Beban supplies kantor

k. Beban pembelian perlengkpan kantor

B. Perencanaan Biaya Umum dan Administrasi

Perencanaan merupakan suatu proses yang akan membuat perusahaan diharapkan mampu menyesuaikan diri terhadap ancaman-ancaman dan kesempatan yang ada. Sasaran yang ditentukan dalam perencanaan hendaknya merupakan sasaran yang realistis, yang memungkinkan akan dapat dicapai.

Menurut Nafarin (2004:20):

“Perencanaan merupakan tindakan yang berdasarkan fakta dan asumsi mengenai gambaran kegiatan yang dilakukan pada waktu yang akan datang dalam mencapai tujuan yang diinginkan.“

Perencanaan memberikan landasan untuk melakukan pengwasan, tanpa pengawasan fungsi perencanaan tidak dapat berjalan dengan semestinya. Salah satu bentuk perencanaan adalah budget. Hasil yang diharapkan oleh si pembuat rencana dalam suatu budget, dijabarkan dalam satuan-satuan kuantitatif seperti jumlah karyawan, gaji karyawan, jam kerja. Agar suatu budget dapat berjalan dengan semestinya harus ada keseimbangan antara program dan rencana yang di buat.

Dengan di susunnya perencanaan maka manfaat yang dapat diperoleh perusahaan adalah :

a. Penetapan kegiatan dimasa yang akan datang dengan membandingkan kegiatan dimasa lalu

b. Mengendalikan organisasi setiap hari

c. Mengatasi masalah yang dihadapi dengan sebaik-baiknya

d. Merencanakan kegiatan usaha dalam bentuk anggaran tahunan, triwulanan, bulanan dengan menggunakan ukuran satuan uang

e. Memungkinkan manager memahami keseluruhan gambaran operasi lebih jelas f. Membantu penempatan tanggungjawab lebih tepat

Adapun CV. Tritech Computer membuat perencanaan terhadap beban administrasi dan umum untuk jangka waktu satu tahun. Adapun hal-hal yang menjadi acuan dalam penyusunan anggaran beban administrasi dan umum adalah dengan melihat beban yang terjadi pada tahun sebelumnya, karena anggaran yang dibuat biasanya tidak menyimpang terlalu besar terhadap angka pada tahun sebelumnya. Selain itu perlu dilihat kegiatan apa saja yang direncanakan, peramalan, serta volume kegiatan yang direncanakan.

Perintah penyusunan anggaran diberikan oleh kantor pusat Direksi yang akan di sampaikan kepada seluruh kantor distrik maupun cabang agar dapat direncanakan tentang sasaran, target laba, premi yang ingin dicapai. Anggaran yang telah disetujui dan di sahkan dijadikan sebagai pedoman kerja, alat perencanan dan pengawasan kerja.

C. Prosedur Penyusunan Anggaran Beban Umum dan Administrasi

Anggaran beban umum dan administrasi adalah salah satu unsur beban usaha maka dari itu beban usaha di kurang beban penjualan yang berguna untuk menunjang kegiatan produksi, hal ini umumnya terjadi pada bagian personalian, bagian keuangan, dan bagian umum, seperti : beban gaji pimpinan dan staf, beban depresiasi peralatan kantor, beban pernik kantor, beban pemeliharaan kantor, dan beban umum lainnya yang bersifat tetap, untuk mengetahui lebih jauh tentang anggaran, penulis mencoba mengemukkan pendapat mengenai anggaran.

Menurut Gunawan (2003:6):

“Anggaran adalah suatu rencana yang disusun secara sistematis yang meliputi segala kegiatan perushaan yang dinyatakan dalam unit (kesatuan) moneter dan berlaku untuk jangka waktu (periode) tertentu yang akan datang“

Dari pengertian diatas dapat diketahui unsur-unsur anggaran adalah: 1. Rencana

Anggaran merupakan suatu rencana, karena anggaran merupakan penentuan terlebih dahulu tentang kegiatan-kegiatan perusahaan yang akan datang. Hanya saja anggaran merupakan suatu rencana yang mempunyai spesifikasi khusus, misalnya disusun secara sistematis mencakup seluruh kegitan perusahaan yang dinyatakan dalam unit moneter.

2. Meliputi seluruh kegiatan usaha

Mencakup semua kegiatan yang akan dilakukan oleh semua bagian yang ada dalam perusahaan.

Unit (kesatuan) yang data diterapkan pada berbagai kegiatan perusahaan yang bersangkutan.

4. Jangka waktu tertentu yang akan datang

Yang menunjukkan anggaran berlakunya untuk masa yang akan datang. Ini berarti bahwa ada yang dimuat dalam anggaran adalah taksiran-taksiran tentang apa yang akan terjadi.

Pada dasarnya yang berwenang dan bertanggungjawab terhadap penyusunan dan perencanaan anggaran adalah pimpinan tertinggi perusahaan itu sendiri. Namun dalam hal ini penyusunan tidak dilakukan sendiri, pimpinan dapat mendelegasikan kepada bawahannya yang berkompeten tetapi pada dasarnya pimpinan tetap harus mengawasi dan membimbing bawahannya dalam penyusunan anggaran tersebut.

Setiap tahun budget disusun sejak bulan Oktober dan selesai bulan November. Adapun prosedur penyusunan anggaran adalah sebagai berikut :

1. Pengarahan direksi baik dari surat maupun dari pengarahan. Termasuk didalamnya pejelasan tugas umum dari perusahaan.

2. Analisis Ekonomi

Disini dianalisis berbagai hal yang berkaitan dengan perusahaan. 3. Kondisi yang lalu

Disini dibahas bagaimana keadaan perusahaan dimasa yang lalu sebagai dasar dalam melihat masa depan.

4. Analisis SWOT

a. Kekuatan perusahaan (Strength) b. Kelemahan perusahaan (Weakness)

c. Kesempatan atau peluang yang masih dimiliki (Opportunity). d. Ancaman masa depan dalam kaitannya dengan peluang tadi.

5. Penjelasan mengenai kebijaksanaan direksi untuk tahun yang akan datang. 6. Penyusunn anggaran yang dimulai dari bawah (Bottom up)

7. Penyerahan formulir isian anggaran.

8. Pengumpulan anggaran dari masing-masing bagian.

9. Pembahasan komite anggaran, sekaligus saran perbaikan, revisi, dan penyempurnaan.

10.Pengesahan anggaran oleh komite.

Komite anggaran harus mensahkan hasil anggaran yang diserahkan kepada direksi dan komisaris.

11.Penyerahan anggaran kepada direksi untuk disahkan

Anggaran yang diserahkan oleh komite anggaran dapat disempurnakan oleh direksi atau komisaris.

12.Penjelasan anggaran kepada semua karyawan.

Anggaran merupakan landasan kerja serta arahn kerja yang akan dicapaioleh karena itu semua karyawn perlu mengetahui dan menguasainya. Dan anggaran juga digunkan sebagai salah satu alt penilaian prestasi.

13.Analisis dan tindak lanjut anggaran

diketahui penyimpangan. Penyimpangan itu dianalisis untuk mengetahui penyebabnya dan melakukan koreksi atau perbaikan.

14.Revisi periodik anggaran

Revisi anggaran dapat dilakukan triwulanan jika dianggap penting oleh direksi.

Secara garis besar mekanisme penyusunan anggaran berjalan pararel dengan pembagian tanggungjawab dan wewenang yang tercermin dalam bagian organisasi perusahaan, dan umumnya pengarahan dan keputusan dalam penyusunan anggaran didelegasikan kepada komite anggaran yang berkewajiban membuat laporan langsung kepada pimpinan.

Penyusunan anggaran yang didelegasikan kepada komite anggaran biasanya diperuntukkan kepada kantor pusat. Tim penyusunan anggaran biasanya dipimpin oleh seorang wakil dari manajemen tingkat atas, contohnya wakil direktur dengan anggota yang meliputi bagian pemasaran, personalia, produksi dan pembelanjaan. Dengan kata lain meliputi semua bagian dalam perusahaan.

Penyusunan anggaran pada kantor cabang atau distrik biasanya didelegasikan kepada bagian administrasi. Hal ini disebabkan kegiatan perusahaan yang tidak terlalu komplek. Penunjukan bagian administrasi ini dilakukan dengan pertimbangan bahwa pada bagian administrasi inilah terkumpul semua data dan informasi yang meliputi semua kegiatan perusahaan. Dengan data dan informasi tersebut ditambah dengan data dari luar perusahaan diharapkan bagian administrasi lebih mampu menyusun anggaran dibandingkan dengan bagian lain dalam perus

Beberapa ketentuan yang perlu diperhatikan dalam merumuskan anggaran adalah sebagai berikut :

1. Anggaran harus bersifat terstruktur yairu anggaran disusun dengan sengaja dan sungguh-sungguh dalam bentuk tertulis sehingga diketahui semua pihak yang terlibat ada operasi perusahaan.

2. Rencana kerja yang sistematis, artinya dibuat secara berurut dan berdarsarkan suatu logika hitungan. Dengan kata lain, dapat dilaksanakan dan dicapai. 3. Menganalisa tentang apa yang terjadi secara cermat, untuk itu diharapkan

setiap manajer diharapkan bertanggungjawab untuk mengambil keputusan berdarsarkan beberapa asumsi tertentu mengenai jasa yang akan datang berdarsarkan periode yang lalu.

4. Dibuat dalam satuan uang sehingga memberikan gambaran yang cukup jelas tentang apa yang hendak dicapai.

5. Merupakan pencerminan tujuan. Tujuan perusahaan dapat dlihat dari anggaran, tetapi perlu ditekankan bahwa anggaran bukan tujuan melainkan cermin dari tujuan perusahaan.

Dalam penyusunan anggaran CV. Tritech Computer menggunakan bagian khusus yang menangani anggaran. Penyusunan anggaran beban administrasi dan umum pada CV. Tritech Computer dimulai setelah adanya intruksi dari Pimpinan atau Direksi untuk menyusun anggaran dan biasanya anggaran disusun setiap tahun.

Dasar penyusunan anggaran beban CV. Tritech Computer adalah sebagai berikut :

1. Historical atau pengalaman tahun lalu.

Salah satu yang menjadi dasar penyusunan adalah anggaran-anggaran pada tahun sebelumnya. Dalam hal ini yang menjadi dasar penelitian adalah angka rata-rata lima tahun terakhir.

2. Realisasi tahun berjalan

Realisasi tahun berjalan sangat penting untuk menjadi dasar pertimbangan dalam penyusunan anggaran. Biasanya realisasi tahun berjalan yang digunakan CV. Tritech Computer sampai bulan Desember. Realisasi tahun berjalan memberikan data informasi yang lebih nyata dan akurat karena merupakan hasil sebenarnya.

3. Melihat kondisi eksternal secara umum

Penyusunan anggaran yang didasarkan pada apa yang terjadi pada masa yang akan datang terutama mengenai kebijaksanaan, pemerintah, teknologi, para saingan dan lain-lain. Hal ini sangt penting untuk mengantisipasi hal-hal yang mungkin terjadi.

Instruksi penyusunan anggaran disampaikan oleh pimpinan kantor pusat atau Direksi secara langsung yang kemudian akan di sampaikan kepada seluruh kantor distrik maupun cabang. Berdarsarkan pengarahan dari pimpinan agar dapat direncanakan tentang sasaran, target laba, premi yang ingin dicapai.Anggaran yang telah disetujui dan di sahkan dijadikan sebagai pedoman kerja, alat

perencanan dan pengawasan kerja berdarsarkan acuan dari data anggaran tahun sebelumnya.

D. Pengawasan Beban umum dan Administrasi

Pengawasan bagi suatu organisasi mempunyai hubungan yang sangat erat dengan fungsi perencanaan, karena pengawasan yang baik tidak dapat dilakukan tanpa adanya rencana petunjuk pelaksanaan yang dibuat sebelumnya. suatu perusahaan melakukan prosedur pengawasan untuk memastikan apakah perusahaan membuat kemajuan ke arah sasaran dan menggunakan sumber daya secara efisien.

Pentingnya pengawasan berasal dari ketidakmampuan perusahaan untuk dapat mencapai apa yang telah direncanakan. Sehingga sesuatu yang direncanakan tidak dapat berjalan dengan baik tanpa diawasi. menurut Carter dan Usry (2006 : 540 ) : “ pengawasan adalah usaha sistematis manajemen guna mencapai tujuan dengan cara membandingkan kinerja terhadap rencana serta bertindak guna mengoreksi perbedaan diantara keduanya ”.

Fungsi pengawasan dilakukan dengan mengukur dan memperbaiki pelaksanaan dan operasi perusahaan. Proses pengukuran dilakukan dengan membandingkan anggaran sebagai patokan dengan yang sebenarnya. Dengan demikian, dapat disimpulkan bahwa pangawasan terdiri dari sutu proses yang dibentuk oleh 3 (tiga) macam langkah yang bersifat umum, yaitu :

3. mengadakan tindakan perbaikan (koreksi)

Teknik pengawasan beban umum dan administrasi adalah dengan menggunakan anggaran karena anggaran selain sebagai alat perencanaan juga sebagai alat pengawasan. Pada akhir periode dilaksanakan pekerjaan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan dan instruksi yang akan dikeluarkan. Hal ini bertujuan untuk melihat keefisienan program yang ada karena anggaran juga dijadikan program penyusunan anggaran periode yang akan datang.

Untuk merealisasikan penyusunan anggaran sesuai dengan yang direncanakan maka diperlukan pengawasan yang efektif. Syarat-syarat pengawasan yang efektif adalah :

1. Dalam rangka pengawasan harus direncanakan mengenai apa, mengapa, siapa, dimana, kapan, dan bagaimana pengawasan akan dilakukan

2. Pengawasan dilakukan dengan sungguh-sungguh tanpa ragu-ragu 3. Harus mencerminkan kebutuhan karyawan yang perlu diawasi 4. Harus segera melaporkan hasil pengawasannya

5. Pengawasan harus bersifat fleksibel namun tetap tegas 6. Selalu mengikuti pola organisasi

7. Dilakukan seefisien mungkin, dan mempertimbangkan segi ekonomisnya antara hasil dan pengorbanannya

8. Harus disertai dengan perbaikan

Fungsi pengawasan beban umum dan administrasi adalah meliputi fungsi yang berhubungan dengan kegiatan penentuan kebijaksanaan, perencanaan, pengarahan dan pengawasan terhadap kegiatan perusahaan secara keseluruhan

agar dapat efektif dan efisien. Ada beberapa syarat penting dalam pengawasan beban umum dan administrasi adalah:

1. Menggolongkan secara tepat elemen beban umum dan administrasi dalam rekening pembukuan

2. Penentuan pertanggungjawaban atas beban umum dan administrasi, pada tingkatan pimpinan tertentu secara individual

Untuk dapat memenuhi kedua syarat tersebut, maka di dalam pengawasan beban umum dan administrasi diperlukan langkah-langkah sebagai berikut:

1. Menggolongkan elemen beban umum dan administrasi atas dasar jenis beban 2. Mengalokasikan setiap jenis beban umum dan administrasi pada setiap

departemen yang berhubungan dengan fungsi beban umum dan administrasi 3. Menentukan teknik pengawasan beban umum dan administrasi untuk setiap

fungsi.

Dengan disusunnya pengawasan agar pelaksanaan pekerjaan sesuai dengan instruksi yang telah dikeluarkan dan untuk mengetahui kelemahan-kelemahan serta kesulitan-kesulitan yang dihadapi dalam pelaksanaan rencana perusahaan, maka manfaat yang akan diperoleh perusahaan adalah:

1. Mempersatukan pengertian tentang kebijaksanaan-kebijaksanaan dan prosedur-prosedur

2. Menentukan penilaian apakah perencanaan telah dilaksanakan secara efektif 3. Menentukan dan mengukur penyimpangan yang terjadi

CV. Tritech Computer telah melakukan pengawasan dengan tepat dan ketat, pengawasan terhadap beban umum dan administrasi dilakukan secara efektif dan efisien. Hal ini dapat dilihat dengan adanya pemantauan dan pemeriksaaan oleh kantor pusat, sehingga penyimpangan atau kesalahan dapat diperbaiki.

Pengawasan beban umum dan administarasi pada CV. Tritech Computer mengikuti langkah-langkah yaitu menetapkan standar kemudian membandingkan anggaran dengan realisasinya yang dilakukan, dan melakukan tindakan koreksi bila terjadi penyimpangan. Rencana yang telah dibuat yaitu anggaran yang dilakukan sehingga menghasilkan realisasi. Perbedaan antara anggaran dan realisasinya disebut selisih atau penyimpangan. Penyimpangan dapat terjadi dalam dua kemungkinan, yaitu:

a. Penyimpangan yang menguntungkan (favorable varience) b. Penyimpangan yang merugikan (unfavorable variance)

Penyimpangan yang menguntungkan terjadi bila angka relisasi lebih rendah dibandingkan dengan anggaran, sedangkan penyimpangan yang merugikan terjadi bila angka relisasi lebih besar dibandingkan dengan anggaran.

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan

Setelah melakukan penelitian langsung kelapangan kemudian menganalisis dan mengevaluasi data-data yang diperoleh, maka penulis dapat mengambil kesimpulan sebagai berikut :

1. Perusahaan telah melakukan pencatatan beban umum dan administrasi dengan menggunakan sistem dan prosedur yang ada

2. Perencanaan yang dibuat CV. Tritech Computer sangat baik karena melibatkan semua pihak yang ada diperusahaan sehingga dapat mempertanggung jawabkan dalam penggunaan anggaran

3. CV. Tritech Computer menyusun anggaran beban umum dan administrasi berdasarkan pada anggaran beban umum dan administrasi yang telah lewat, laporan realisasi anggaran dan melihat kondisi ekonomi secara keseluruhan 4. Pengawasan beban umum dan administrasi pada CV. Tritech Computer sudah

cukup baik. Hal ini terlihat pada sistem dan prosedur yang sudah dilaksanakan sehingga mengurangi kesalahan yang disengaja maupun yang tidak disengaja yang dapat menimbulkan kerugian pada perusahaan

B. Saran

CV.Tritech Computer telah memiliki sistem dan prosedur yang baik dalam perencanaan maupun pengawasan beban umum dan administrasi hal ini dapat dilihat dari saran-saran yang diberikan penulis sebagai berikut:

1. CV.Tritech Computer sebaiknya membentuk bagian pengawasan khusus terhadap anggaran beban umum dan administrasi agar setiap penyimpangan yang terjadi dapat dengan cepat dianalisis

2. CV. Tritech Computer sebaiknya mengalokasikan semua biaya secara keseluruhan dengan tepat yang ada dalam perusahaan sehingga biaya-biaya yang dikeluarkan tidak berlebihan yang akan mengakibatkan kerugian pada perusahaan

3. Perlu adanya peningkatan dan disiplin di bidang akuntansi agar dapat dilakukan konsep dasar penyusunan anggaran dan laporan keuangan dengan lebih baik

4. Perlu adanya manajemen kas yang lebih baik yang dapat menginformasikan masalah pendanaan dalam perusahaan

DAFTAR PUSTAKA

Adisaputro, Gunawan dan Asri, Narwan (2003) Anggaran Perusahaan.Buku I, cetakan I.Yogyakarta :BPFE Yogyakarta .

Ikatan Akuntan Indonesia, (2007) Standart Akuntansi Keuangan.Jakarta: penerbit salemba empat.

Munandar M. (2003) Budgeting : Perencanaan Kerja, Pengkoordinasian Kerja, Pengawasan Kerja,edisi I, Jakarta: BPFE.

Nafarin, M, (2004) Penganggaran Perusahaan.adisi revisi, Jakarta: penerbit salemba empat.

Supriyono, R. A.(2000).Akuntansi biaya : Perencanaan dan Pengendalian Biaya Serta Pembuatan keputusan. edisi kedua, Buku II, BPFE Yogyakarta. Wiliam K. Carter dan Milton F. Usry. (2006) Akuntansi Biaya : Perencanaan dan pengendalian, edisi tiga belas, penerjemah Krista, SE, Jakarta: penerbit salemba empat.

A. Struktur Organisasi

CV. Tritech Computer Cabang Binjai

Sumber : CV. Tritech Computer Cabang Binjai tahun 2011

DIREKTUR

Administrasi Marketing

Office Boy Customer

Service

Marketing Kepala

Accounting Manajer

Perusahaan

Supervise Marketing

Kepala Teknisi

Sales Marketing

agar dapat efektif dan efisien. Ada beberapa syarat penting dalam pengawasan beban umum dan administrasi adalah:

1. Menggolongkan secara tepat elemen beban umum dan administrasi dalam rekening pembukuan

2. Penentuan pertanggungjawaban atas beban umum dan administrasi, pada tingkatan pimpinan tertentu secara individual

Untuk dapat memenuhi kedua syarat tersebut, maka di dalam pengawasan beban umum dan administrasi diperlukan langkah-langkah sebagai berikut:

1. Menggolongkan elemen beban umum dan administrasi atas dasar jenis beban 2. Mengalokasikan setiap jenis beban umum dan administrasi pada setiap

departemen yang berhubungan dengan fungsi beban umum dan administrasi 3. Menentukan teknik pengawasan beban umum dan administrasi untuk setiap

fungsi.

Dengan disusunnya pengawasan agar pelaksanaan pekerjaan sesuai dengan instruksi yang telah dikeluarkan dan untuk mengetahui kelemahan-kelemahan serta kesulitan-kesulitan yang dihadapi dalam pelaksanaan rencana perusahaan, maka manfaat yang akan diperoleh perusahaan adalah:

1. Mempersatukan pengertian tentang kebijaksanaan-kebijaksanaan dan prosedur-prosedur

2. Menentukan penilaian apakah perencanaan telah dilaksanakan secara efektif 3. Menentukan dan mengukur penyimpangan yang terjadi

4. Mengantisipasi penyimpangan yang terjadi

5. Menyegerakan tindakan-tindakan koreksi yang perlu untuk pencapaian tujuan

CV. Tritech Computer telah melakukan pengawasan dengan tepat dan ketat, pengawasan terhadap beban umum dan administrasi dilakukan secara efektif dan efisien. Hal ini dapat dilihat dengan adanya pemantauan dan pemeriksaaan oleh kantor pusat, sehingga penyimpangan atau kesalahan dapat diperbaiki.

Pengawasan beban umum dan administarasi pada CV. Tritech Computer mengikuti langkah-langkah yaitu menetapkan standar kemudian membandingkan anggaran dengan realisasinya yang dilakukan, dan melakukan tindakan koreksi bila terjadi penyimpangan. Rencana yang telah dibuat yaitu anggaran yang dilakukan sehingga menghasilkan realisasi. Perbedaan antara anggaran dan realisasinya disebut selisih atau penyimpangan. Penyimpangan dapat terjadi dalam dua kemungkinan, yaitu:

a. Penyimpangan yang menguntungkan (favorable varience) b. Penyimpangan yang merugikan (unfavorable variance)

Penyimpangan yang menguntungkan terjadi bila angka relisasi lebih rendah dibandingkan dengan anggaran, sedangkan penyimpangan yang merugikan terjadi bila angka relisasi lebih besar dibandingkan dengan anggaran.

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan

Setelah melakukan penelitian langsung kelapangan kemudian menganalisis dan mengevaluasi data-data yang diperoleh, maka penulis dapat mengambil kesimpulan sebagai berikut :

1. Perusahaan telah melakukan pencatatan beban umum dan administrasi dengan menggunakan sistem dan prosedur yang ada

2. Perencanaan yang dibuat CV. Tritech Computer sangat baik karena melibatkan semua pihak yang ada diperusahaan sehingga dapat mempertanggung jawabkan dalam penggunaan anggaran

3. CV. Tritech Computer menyusun anggaran beban umum dan administrasi berdasarkan pada anggaran beban umum dan administrasi yang telah lewat, laporan realisasi anggaran dan melihat kondisi ekonomi secara keseluruhan 4. Pengawasan beban umum dan administrasi pada CV. Tritech Computer sudah

cukup baik. Hal ini terlihat pada sistem dan prosedur yang sudah dilaksanakan sehingga mengurangi kesalahan yang disengaja maupun yang tidak disengaja yang dapat menimbulkan kerugian pada perusahaan

B. Saran

CV.Tritech Computer telah memiliki sistem dan prosedur yang baik dalam perencanaan maupun pengawasan beban umum dan administrasi hal ini dapat dilihat dari saran-saran yang diberikan penulis sebagai berikut:

1. CV.Tritech Computer sebaiknya membentuk bagian pengawasan khusus terhadap anggaran beban umum dan administrasi agar setiap penyimpangan yang terjadi dapat dengan cepat dianalisis

2. CV. Tritech Computer sebaiknya mengalokasikan semua biaya secara keseluruhan dengan tepat yang ada dalam perusahaan sehingga biaya-biaya yang dikeluarkan tidak berlebihan yang akan mengakibatkan kerugian pada perusahaan

3. Perlu adanya peningkatan dan disiplin di bidang akuntansi agar dapat dilakukan konsep dasar penyusunan anggaran dan laporan keuangan dengan lebih baik

4. Perlu adanya manajemen kas yang lebih baik yang dapat menginformasikan masalah pendanaan dalam perusahaan

DAFTAR PUSTAKA

Adisaputro, Gunawan dan Asri, Narwan (2003) Anggaran Perusahaan.Buku I, cetakan I.Yogyakarta :BPFE Yogyakarta .

Ikatan Akuntan Indonesia, (2007) Standart Akuntansi Keuangan.Jakarta: penerbit salemba empat.

Munandar M. (2003) Budgeting : Perencanaan Kerja, Pengkoordinasian Kerja, Pengawasan Kerja, edisi I, Jakarta: BPFE.

Nafarin, M, (2004) Penganggaran Perusahaan.adisi revisi, Jakarta: penerbit salemba empat.

Supriyono, R. A.(2000).Akuntansi biaya : Perencanaan dan Pengendalian Biaya Serta Pembuatan keputusan. edisi kedua, Buku II, BPFE Yogyakarta. Wiliam K. Carter dan Milton F. Usry. (2006) Akuntansi Biaya : Perencanaan dan pengendalian, edisi tiga belas, penerjemah Krista, SE, Jakarta: penerbit salemba empat.

A. Struktur Organisasi

CV. Tritech Computer Cabang Binjai

Sumber : CV. Tritech Computer Cabang Binjai tahun 2011 DIREKTUR

Administrasi Marketing

Office Boy Customer

Service

Marketing Kepala

Accounting Manajer

Perusahaan

Supervise Marketing

Kepala Teknisi

Sales Marketing