C. Peranan Sistem Informasi Terhadap Peningkatan Efisiensi Kinerja di
Bagian Keuangan Dinas Bina Marga Provinsi Sumatera Utara. a. Efisiensi Kerja
Efisiensi kerja merupakan suatu prinsip dasar untuk melakukan setiap kegiatan suatu organisasi dengan tujuan untuk dapat memperoleh hasil yang
dikehendaki dengan usaha yang disesuaikan dan dikaitkan dalam hubungannya dengan pemakaian tenaga jasmani, pikiran, waktu, ruang, benda, dan uang.
Efisiensi kerja juga merupakan suatu proses dan hasil-hasil efektif yang dicapai dari hasil-hasil usaha untuk mencari yang lebih baik dan yang lebih mudah untuk
melaksanakan suatu pekerjaan berdasarkan suatu standart yang telah ditentukan. Sumber utama efisiensi sebenarnya ada dalam diri individu masing-masing
pegawai, karena dengan akal pikiran dan pengetahuan yang ada pegawai mampu menciptakan kerja yang efisien. Unsur-unsur efisien itu antara lain kesadaran,
keterampilan atau skill, disiplin yang dimiliki oleh pegawai serta kerja sama yang baik antara pegawai dengan ruang lingkup pekerjaannya.
Cara bekerja yang efisien dapat diterapkan oleh setiap orang untuk semua jenis pekerjaan, baik itu pekerjaan yang berat maupun pekerjaan yang ringan
dengan menggunakan cara bekerja yang sederhana, dengan menggunakan alat dapat membantu mempercepat penyelesaian pekerjaan.
Universitas Sumatera Utara
Pada Tabel 3.1 berikut ini dapat dilihat berupa indikator untuk untuk menilai efesiensi kerja pegawai
Tabel 3.1. Indikator Efisiensi Kerja Pegawai Indikator Efisiensi
Keterangan
Cepat Efisiensi waktu, berarti bahwa pelayanan dan
penyelesaian pekerjaan menjadi lebih cepat. Waktu yang dibutuhkan menjadi berkurang, sedangkan hasil
pekerjaan dapat dipertahahnakan dan ditingkatkan Akurat
Efisiensi target, yakni hasil pekerjaan tersebut dapat maksimal sesuai dengan target yang di tetapkan secara
kuantitas maupun kualitas. Murah
Efisiensi biaya, artinya dengan menggunakan teknologi komunikasi justru lebih hemat.
Mudah Efisiensi tenaga dan pikiran, bahwa dengan
menggunakan teknologi komunikasi penyelesaian pekerjaan akan lebih sederhana lebih ringan dan lebih
mudah
Sumber : Suranto AW 2005
Bila dilihat dari sistem informasi pada bagian Keuangan Dinas Bina Marga Provinsi Sumatera Utara, pegawai umumnya telah melaksanakan pekerjaan
dengan relatif efisien. Dilihat dari indikator efisiensi kerja bahwa efisiensi waktu dan efisiensi target dalam pembuatan dan pencatatan laporan keuangan menjadi
lebih cepat yang dulunya membutuhkan waktu yang lama sekarang dapat dilakukan lebih cepat karena didukung oleh komputer, mesin printer dan fasilitas
internet. Dari segi biaya, dengan adanya printer, maka biaya dapat diminimalis yang biasanya mengeprint keluar perusahaanorganisasi dengan biaya lebih
Universitas Sumatera Utara
sekarang dengan menggunakan fasilitas perusahaanorganisasi berupa kertas dan mesin printer sehingga biaya pada bagian Keuangan menjadi lebih hemat, lebih
ringan dan lebih mudah. Sedangkan efisiensi tenaga dan pikiran pada bagian keuangan 30 orang pegawai mengerjakan job description masing-masing
didukung oleh teknologi komunikasi berupa komputer, mesin printer, dan internet sehingga pekerjaan pada bagian keuangan menjadi lebih efektif dan efisien.
Sistem informasi berperan penting dalam organisasiperusahaan pada proses bisnis dan aktivitas manajemen. Dengan adanya Teknologi Informasi TI
yang diterapkan di dalam sistem informasi organisasiperusahaan, maka produktivitas perusahaan akan meningkat. Tingginya tingkat penggunaan sumber
daya pada organisasi tertentu yang tidak efisien, salah satunya ditandai dengan tingginya tingkat ketergantungan yang berlebihan pada sumber daya tertentu yang
tidak sesuai dengan kebutuhan. Model aliran kerja workflow akan mencoba meningkatkan efisiensi dan
efektivitas pelaksanaan sebuah proses bisnis tradisonal yang terdapat dalam sebuah organisasi. Tahapan analisis efektivitas dan efisiensi kinerja, serta
perancangan model aliran kerja workflow pada proses bisnis mengacu pada administrasi tradisional. Tahapan ini akan menggunakan metode geographic dan
functional flowchart. Metode geographic flowchart digunakan untuk menganalisa aliran fisik dari aktifitas, sehingga waktu yang digunakan untuk malakukan
sebuah kegiatan dapat ditekan seminim mungkin. Sedangkan metode functional flowchart digunakan untuk memberikan gambaran tentang pemborosan sumber
daya pada organisasi karena proses bisnis yang tidak efisien dan efektif.
Universitas Sumatera Utara
Setelah hasil analisis dari inti permasalahan telah dilakukan, maka tahapan selanjutnya adalah melakukan perbaikan dengan metode yang sama serta
didukung oleh aplikasi aliran kerja. Sehingga dimasa yang akan datang pemanfaatan sumber daya yang dimilki oleh organisasi secara efisien dapat
dicapai dengan penerapan sistem yang terintegrasi dalam sebuah sistem informasi yang mendukung proses aliran kerja.
b. Kinerja Pegawai
Pemanfaatan dari fungsi teknologi informasi sebagai alat bantu atau sarana pengolahan data sampai dengan fungsi teknologi informasi sebagai alat bantu
penyelenggaraan atau manajemen di Dinas Bina Marga pun melihat peranan strategis ini dalam konteks peningkatan kinerja karyawan Dinas Bina Marga.
Kinerja pegawai adalah cara kerja atau kemampuan seorang pegawaikaryaan dalam mengerjakan dan menyelesaikan pekerjaanya dengan baik
sesuai dengan standart yang ditetapkan oleh organisasiperusahaan. Pengaruh komunikasi dan informasi dalam meningkatkan efisiensi kerja pada bagian
Keuangan Dinas Bina Marga Provinsi Sumatera Utara adalah pegawai dapat bekerja dan melaksanakan tugasnya dengan sungguh-sungguh, sehingga mereka
dapat melaksanakan tugasnya masing-masing dengan job description yang diterapkan pada bagian tersebut. para pegawai juga dapat mengetahui batasan-
batasan tugas, tanggung jawab dan wewenang dari masing-masing bagian. Dengan adanya pembagian tugas yang berjalan secara teratur maka kesalah
pahaman yang terjadi dapat dihindari.
Universitas Sumatera Utara
Menurut Suranto AW 2005 ada beberapa faktor yang mempengaruhi kinerja pegawai dalam organisasi, yaitu :
a Efektifitas dan efisiensi. Efektifitas suatu organisasi adalah suatu ukuran yang ditunjukkan oleh kenyataan bahwa tujuan organisasi tersebut dapat
dicapai sesuai dengan kebutuhan yang direncanakan. Efisiensi berkaitan dengan jumlah pengorbanan yang dikeluarkan dalam upaya mencapai tujuan.
Bila pengorbanannya terlalu besar maka dikatakan tidak efisien. b Otoritas dan tanggung jawab. Apabila setiap pegawai dapat melaksanakan
tugas dan wewenang sesuai dengan otoritas dan tanggung jawabnya, maka akan meningkatkan kinerja organisasi.
c Disiplin. Meliputi disiplin waktu dan disiplin kerja. Disiplin waktu dalam arti bahwa seorang pegawai memanfaatkan waktu secara baik untuk mendukung
penyelesaian tugas formal. Sedangkan disiplin kerja adalah ketekunan bekerja meskipun tidak ada pengawasan secara langsung dari pimpinan.
d Inisiatif dan kreatifitas, ialah kemampuan memberdayakan daya pikir untuk menyelesaikan pekerjaan kantor. Inisiatif sangat dibutuhkan dalam upaya
menyelesaikan suatu pekerjaan. Tanpa inisiatif dan kreatifitas suatu pekerjaan tidak akan tercapai atau terselesaikan tujuannya secara efektif dan efisien.
Kesimpulannya adalah bahwa dengan kerja sama dan hubungan yang baik dari semua pihak dapat menciptakan informasi dan komunikasi yang efektif,
sehingga efisieni kerja dapat tercapai dan berjalan dengan baik guna mewujudkan tujuan dan program organisasi yang diharapkan.
Universitas Sumatera Utara
34
BAB IV PENUTUP
A. Kesimpulan
Kategori