Penerapan Sistem Informasi Pada Bagian Keuangan Dinas Bina Marga Provinsi Sumatera Utara

PENERAPAN SISTEM INFORMASI PADA BAGIAN KEUANGAN DINAS BINA MARGA PROVINSI SUMATERA UTARA

TUGAS AKHIR

Diajukan Oleh

NIKSON OMPUSUNGGU 112101101

Guna Memenuhi Salah Satu Syarat Untuk

Menyelesaiakan Pendidikan Pada Program Diploma III

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS

PROGRAM STUDI DIPLOMA III KEUANGAN

LEMBAR PENGESAHAN TUGAS AKHIR

NAMA : NIKSON OMPUSUNGGU

NIM : 112101101

PROGRAM STUDI : DIPLOMA III KEUANGAN

JUDUL : PENERAPAN SISTEM INFORMASI PADA

BAGIAN KEUANGAN DINAS BINA MARGA PROVINSI SUMATERA UTARA

Tanggal : ... 2014 DOSEN PEMBIMBING

NIP: 19741012 2000032003 Dr. Beby K F Sembiring, SE, MM

Tanggal : ... 2014 KETUA PROGRAM STUDI DIPLOMA III KEUANGAN

NIP: 197411232000122001 Dr. Yeni Absah, SE, M.Si.

Tanggal : ... 2014 DEKAN FAKULTAS EKONOMI

DAN BISNIS

Prof. Dr. Azhar Maksum, MEc.Ac,Ak NIP: 195604071980021001

rahmat dan berkat-Nya yang memberikan perlindungan dan kesehatan kepada penulis sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini dengan judul

PENERAPAN SISTEM INFORMASI PADA BAGIAN KEUANGAN DINAS BINA MARGA PROVINSI SUMATERA UTARA sebagai salah satu persyaratan akademik dalam menyelesaikan Program Studi Pendidikan Diploma III Keuangan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.

Selama penulisan Tugas Akhir ini, banyak pihak yang telah membantu penulis. Baik itu bantuan moril, materi, dorongan, serta bimbingan dari berbagai pihak. Pada kesempatan ini, penulis menyampaikan penghargaan dan terima kasih sebesar-besarnya kepada:

1. Bapak Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec. Ac, Ak selaku Dekan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.

2. Ibu Dr. Yeni Absah, SE, M.Si selaku Ketua Program Studi Keuangan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.

3. Ibu Dr. Beby KF Sembiring, SE, MM selaku Dosen Pembimbing penulis yang telah membimbing dan memberikan arahan kepada penulis.

4. Bapak dan Ibu dosen serta seluruh staf pegawai Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.

6. Secara khusus kepada Ayah (L. Ompusunggu), Ibu (M. Simanjuntak), Keluarga Pardede, Keluarga Simbolon, Keluarga Purba, Keluarga Hutasoit, dan Kakak Friska Ompusunggu serta seluruh keluarga atas segala doa dan dukungannya.

7. Teman-teman penulis, Dian Nurhadisyah, Putri Okana Sari, Khairunita Cahyani, dan Irma Suryani Saragi. Sukses buat kita semua.

8. Teman Penulis Dedi, Azwar, Alfan, Iril, Ibnu, Fadly, Arya, Bayu, Soleh dan semua teman-teman keuangan 2011 terkhusus Grup B yang senantiasa membantu dan memberikan semangat.

9. Semua pihak yang membantu dalam penulisan Tugas Akhir ini yang tidak dapat disebutkan satu persatu.

Dengan kemampuan yang masih terbatas, penulis menyadari bahwa sepenuhnya Tugas Akhir ini masih jauh dari sempurna. Untuk itu saran dan kritik yang membangun dari berbagai pihak diperlukan untuk menyempurnakan Tugas Akhir ini.

Akhir kata penulis sampaikan, semoga Tugas Akhir ini bermanfaat bagi banyak pihak. Tuhan Yesus Memberkati.

Medan, Mei 2014

Penulis

KATA PENGANTAR ... i

DAFTAR ISI... iii

DAFTAR TABEL ... v

DAFTAR GAMBAR ... vi

BAB I PENDAHULUAN ... 1

A. Latar Belakang ... 1

B. Perumusan Masalah ... 4

C. Tujuan Penelitian ... 4

D. Manfaat Penelitian ... 5

BAB II PROFIL DINAS BINA MARGA ... 6

A. Sejarah Singkat ... 6

B. Struktur Organisasi ... 9

C. Job Description ... 10

D. Tujuan Dinas ... 17

Halaman

BAB III PEMBAHASAN ... 19

A. Pengertian Sistem Informasi ... 19

B. Penerapan Sistem Informasi pada Bagian Keuangan Dinas Bina Marga ... 25

C. Peranan Sistem Informasi Terhadap Peningkatan efisiensi Kerja Dinas Bina Marga ... 29

BAB IV PENUTUP ... 34

A. Kesimpulan ... 34

B. Saran ... 35

A. Latar Belakang

Perlu dipahami bahwa semakin cepat lingkungan organisasi berubah, maka akan semakin pendek kesempatan bagi suatu organisasi/perusahaan untuk melakukan penyesuaian sebelum akhirnya organisasi/perusahaan bersangkutan mengalami kehancuran, karena tidak mampu lagi menyesuaikan diri. Dewasa ini, laju perubahan lingkungan organisasi berlangsung dalam pacu yang semakin cepat, sehingga organisasi/perusahaan memerlukan informasi tentang perubahan lingkungannya secara lebih cepat pula. Tujuannya tentu saja agar lebih mampu menyesuaikan diri dengan lingkungan. Informasi-informasi tersebut tentu saja harus dikumpulkan secara sistematis, dan organisasi/perusahaan bersangkutan juga harus menghasilkan dan menyediakan informasi yang diperlukan oleh karyawannya. Sistem pengawasan yang efektif diperlukan dalam kegiatan operasi organisasi/perusahaan agar dapat berjalan dengan baik. Dengan demikian dapat membantu organisasi/perusahaan dalam mencapai tujuan yang diharapkan serta meningkatkan produktivitas karyawan.

Suatu organisasi/perusahaan membutuhkan informasi untuk menyusun strategi baik dalam perencanaan maupun pengawasan kegiatan informasi organisasi/perusahaan dalam mencapai tujuannya. Informasi yang diperoleh organisasi/perusahaan tentu saja harus akurat agar tidak terjadi kesalahan fatal dalam pengambilan keputusan. Informasi yang disajikan juga harus cepat dan

2

lengkap secara periodik sehingga dalam pengambilan keputusan dalam pekerjaan dapat dilakukan secara menyeluruh dan tepat.

Dalam era informasi yang serba cepat dan penuh kompetisi dibutuhkan organisasi/perusahaan yang mampu menampung dan menyaring informasi sebanyak mungkin. Pada saat ini, penanganan informasi dilakukan secara komputerisasi sehingga menghasilkan informasi yang tepat dan akurat setiap saat. Informasi telah menjadi sumber daya penting secara strategis yang perlu dikelola dengan baik sebagaimanana sumber daya lain dan komputer elektronik memungkinkan untuk memperoleh informasi tersebut secara lebih cepat dan akurat. Dan ini sangat berbeda pada saat sebelum era informasi, dimana organisasi/perusahaan mengolah informasi secara manual atau menggunakan mesin-mesin yang bukan komputer. Pengolahan informasi secara komputerisasi ini tidak terlepas dari komputer serta perangkat lunak dan pendukungnya yang relatif murah dan mudah didapatkan. Sehingga organisasi/perusahaan banyak melakukan komputerisasi.

Menurut Oetomo (2002), Sistem informasi dapat didefinisikan sebagai kumpulan elemen yang saling berhubungan satu sama lain yang membentuk satu kesatuan untuk mengintegrasikan data, memproses dan menyimpan serta mendistribusikan informasi. Dengan kata lain, sistem informasi merupakan kesatuan elemen-elemen yang saling berinteraksi secara sistematis dan teratur untuk menciptakan dan memebentuk aliran informasi yang akan mendukung pembuatan keputusan dan melakukan kontrol terhadap jalannya organisasi/perusahaan.

Suatu sistem informasi dikembangkan untuk tujuan-tujuan tertentu sesuai dengan permasalahan/kebutuhan organisasi/perusahaan. Dengan begitu maka setiap sistem informasi mempunyai tujuan yang spesifik. Dalam sistem informasi sederhana, biasanya dikembangkan dengan tujuan untuk memenuhi kebutuhan-kebutuhan data dan informasi untuk unit-unit fungsional organisasi/perusahaan. Sistem informasi ini biasanya bertujuan untuk memberikan dukungan berupa pengolahan transaksi pada tingkat operasional dan sedikit dukungan pada tingkat perencanaan taktis dan pengendalian manajemen.

Terdapat perbedaan antara data dan informasi. Data adalah sesuatu yang belum mempunyai arti bagi penerimanya dan masih bersifat mentah, sehingga memerlukan adanya suatu pengolahan. Data terdiri dari fakta-fakta dan angka-angka yang secara relatif tidak berarti bagi pemakainya. Data akan menjadi bahan dalam suatu proses pengolahan data.

Sedangkan informasi menurut Sutanta (2003), informasi merupakan hasil pengolahan data sehingga menjadi bentuk yang penting bagi penerimanya dan mempunyai kegunaan sebagai dasar dalam pengambilan keputusan yang dapat dirasakan secara langsung saat itu juga atau secara tidak langsung pada saat mendatang. Perubahan data menjadi informasi dilakukan oleh pengolah informasi (information processor). Pengolah informasi dapat meliputi elemen-elemen komputer, elemen-elemen non komputer atau kombinasinya.

Permasalahan yang terlihat di Dinas Bina Marga saat ini adalah sering adanya keterlambatan penerimaan informasi karena keterbatasan mengakses informasi tersebut. Untuk itu Dinas Bina Marga membutuhkan penerapan sistem

4

informasi yang terkelola dengan baik dan ini akan mendukung produktivitas kerja karyawan menjadi lebih baik. Dengan demikian penyampaian informasi akan terdistribusi dengan baik sesuai dengan kebutuhan karyawan pada suatu organisasi/perusahaan, sehingga dapat memaksimalkan kinerja pegawai Dinas Bina Marga. Berkaitan dengan latar belakang tersebut maka penulis mengangkat judul “Penerapan Sistem Informasi pada Bagian Keuangan Dinas Bina Marga Provinsi Sumatera Utara”.

B.Perumusan Masalah

Dari uraian diatas, maka dapat dibuat perumusan pokok masalah agar materi yang akan dibahas tidak menyimpang dari pokok pembahasan dan sesuai dengan kebutuhan yang diharapkan. Adapun perumusan masalah yang menjadi objek penelitian ini yaitu :

“Bagaimana Penerapan Sistem Informasi Dalam Upaya Meningkatkan Efsiensi Kinerja Pegawai Pada Bagian Keuangan Dinas Bina Marga Provinsi Sumatera Utara ?”.

C.Tujuan Penelitian

Adapun tujuan dari penelitian ini adalah :

1. Untuk mengetahui penerapan sistem informasi dalam upaya meningkatkan kinerja pegawai pada bagian keuangan Dinas Bina Marga Provinsi Sumatera Utara.

2. Untuk memenuhi salah satu syarat guna menyelesaikan Pendidikan dan Program Studi Keuangan Universitas Sumatera Utara.

D.Manfaat Penelitian

Adapun manfaat penelitian tersebut adalah :

1. Sebagai bahan masukan kepada Dinas Bina Marga Provinsi Sumatera Utara agar kinerja pegawai pada Bagian Keuangan Dinas Bina Marga Provinsi Sumatera Utara berjalan baik.

2. Sebagai tambahan ilmu pengetahuan mengenai sistem infomasi organisasi/perusahaan.

3. Sebagai referensi untuk peneliti lain yang akan meneliti topik yang sama di masa mendatang.

BAB II

PROFIL DINAS BINA MARGA PROVINSI SUMATERA UTARA

A. Sejarah Berdirinya Dinas Bina Marga Provinsi Sumatera Utara

Peristiwa ini berawal pada tanggal 03 Desember 1945 di Kota Bandung, yaitu pada waktu memuncaknya perjuangan fisik bangsa Indonesia melawan Tentara Sekutu untuk mempertahankan kemerdekaan yang telah diproklamasikan pada tanggal 17 Agustus 1945. Pertempuran dahsyat yang terjadi pada tanggal tersebut telah gugur tujuh orang pemuda/pegawai Pekerjaan Umum (PU) yang bernama : Didi Hardianto Kamarga, Muchtaruddin, Suhodo, Rio Susilo, Subenget, Rana, dan Surjono untuk mempertahankan gedung “V & W” (terkenal dengan nama “Gedung Sate”) yang terletak di Jl. Diponegoro No.22 Bandung . Gedung ini dipertahankan mati-matian sampai titik darah pengahabisan oleh para pemuda/pegawai departemen PU, karena mereka sadar bahwa gedung tersebut pada waktu itu dipergunakan sebagai Kantor Pusat Departemen Pemerintah Republik Indonesia .

Setelah Kemerdekaan Bangsa dan Negara Republik Indonesia diproklamasikan, para pemuda/pegawai departemen PU tidak mau ketinggalan dari pemuda-pemuda lainnya di Kota Bandung . Mereka mempersiapkan diri dalam menghadapi segala kemungkinan yang sekiranya dapat merintangkan serta mengganggu kemerdekaan yang telah diproklamasikan .

Pada tanggal 04 Oktober 1945 Kota Bandung dimasuki Tentara Sekutu yang diikuti oleh serdadu Belanda dan NICA . Semenjak itu Kota Bandung semakin tidak aman, karena gerakan-gerakan perjuangan pemuda dihadapkan kepada Tentara Jepang dan Tentara Sekutu/Belanda/NICA . Dengan persenjataan yang kurang dan sederhana para pemuda tetap mempunyai semangat perjuangan yang tinggi dan tidak gentar menghadapi kekuatan musuh yang mempunyai persenjataan yang lebih lengkap dan modern. Dari hari ke hari suasana Kota Bandung semakin tegang, pertempuran-pertempuran mulai meletus dari kecil-kecilan kemudian menghebat dan disertai dengan propokasi-propokasi musuh yang semakin menjadi-jadi .

Sehingga peristiwa 03 Desember 1945 telah tercatat dalam sejarah perjuangan Kemerdekaan Republik Indonesia dan sejarah perkembangan Pekerjaan Umum pada khususnya telah mempersembahkan “Sapta Taruna Kestaria”-annya keharibaan ibu pertiwi dan telah melahirkan suatu korps pemuda/pegawai Pekerjaan Umum yang mempunyai kesadaran sosial, jiwa kesatuan (korp-geest), rasa kesetia-kawanan (solidaritas), serta kebanggaan akan tugasnya sebagai abdi masyarakat khususnya dalam bidang Pekerjaan Umum

Pada tanggal 03 Desember 1951, Menteri Pekerjaan Umum dan Tenaga , Ir. Ukar Bratakusuma pada Kabinet Sukiman, memberikan surat tanda penghargaan yang menyatakan dan menghormati ketujuh orang pemuda/pegawai yang gugur sebagai “Pemuda yang Berjasa”.

Surat tanda penghargaan atas jasa-jasa pengorbanan ketujuh pemuda/pegawai tersebut, terutama bagi tiga orang yang tidak diketahui liang

8

kuburnya dan tidak dapat ditemukan kerangka jenajahnya, dibuatlah monument “Batu Peringatan” berupa batu alam yang benar .Dengan keputusan menteri coordinator kompartemen pekerjaan umum dan tenaga NO.58/KPTS/MENKO/ 1965 tanggal 27 November 1965 telah ditetapkan tanggal 03 Desember sebagai hari bakti Pekerjaan Umum yang diperingati secara intern segenap pegawai yang bekerja dalam bidang pemerintahan Kompartemen Pekerjaan Umum dan Tenaga, dengan maksud :

1. Membangkitkan kesadaran sosial, jiwa korsa/kebangsaan akan tugas dan harga diri sebagai putera-puteri Indonesia yang bekerja dibidang pekerjaan umum dan tenaga .

2. Pengorbanan semangat persatuan dan kesatuan, semangat bekerja untuk mengabdikan diri kepada perjuangan kemerdekaan Indonesia, guna membangun dunia baru yang bebas dari penghisapan manusia oleh manusia dan bangsa oleh bangsa .

Sejak itu peringatan hari kebangkitan pekerjaan umum dan tenaga diselenggarakam secara resmi menurut keadaan dan situasi setempat. Pada peringatan seperempat abad hari kebangkitan pekerjaan umum dan tenaga ke “25” pada tanggal 03 Desember 1970 yang dipusatkan di Bandung, dan sekaligus dimaksudkan untuk mengadakan upacara pemindahan “Batu Peringatan” dari tempat semula dan ditempatkan ditengah taman diatas suatu altar yang tinggi, sesuai tingkat penghormatan dan martabat pengorbanan sapta taruna .

Pada altar tersebut dibubuhi suatu prasasti yang berbunyi “cita-citamu adalah cita-cita kami, baktimu teladan bagi kami untuk berjuang, bekerja, membangun guna mewujudkan cita-cita Indonesia yang adil dan makmur .

Visi Dinas Bina Marga Provinsi Sumatera Utara

Terwujudnya jaringan jalan nasional dan provinsi yang mantap di Sumatera Utara .

Misi Dinas Bina Marga Provinsi Sumatera Utara

Untuk mewujudkan visi tersebut, maka ditetapkan misi Dinas Jalan dan Jembatan Provinsi Sumatera Utara, sebagai berikut :

1. Meningkatkan pembinaan jaringan jalan nasional dan provinsi secara terpadu 2. Meningkatkan pemanfaatan jaringan jalan nasional dan provinsi

3. Meningkatkan kualitas sumber daya manusia aparatur pengelolaan jaringan jalan nasional dan provinsi

B. Struktur Organisasi

Organisasi adalah suatu sistem yang terdiri dari pola aktivitas kerjasama yang dilakukan secara teratur dan berulang-ulang oleh sekelompok orang untuk mencapai suatu tujuan . Dalam suatu organisasi terdapat hubungan formal dan informal . Hubungan formal merupakan bentuk hubungan yang disengaja, secara resmi (kedinasan). Sedangkan hubungan informal menyangkut hubungan manusia, diluar dinas atau bersifat tidak resmi.

10

Sumber : Dinas Bina Marga Provinsi Sumatera Utara (2014)

Gambar 2.1 Struktur Organisasi Dinas Bina Marga Provinsi Sumatera Utara C. Job Description

Berikut adalah beberapa tugas, fungsi, dan tanggung jawab direksi dan masing-masing bagian pada Kantor Dinas Bina Marga :

1) Kepala Dinas

Kepala Dinas mempunyai uraian tugas :

1. Menyelenggarakan pembinaan, bimbingan, arahan dan penegakan disiplin pada lingkup dinas .

Kepala Dinas PU Bina Marga

Sekretariat Jabatan Fungsional KA.Subbag Program KA.Subbag Keuangan KA.Subbag Umum

Kabid pengaturan & Evaluasi

Kasi pengaturan

Kasi Pengawasan

Kasi Pengaturan & Evaluasi

Kabid Bintek

Kasi Binek

Kasi Perizinan

Kasi Binek Jalan & Jembatan

Kasi Pemb & Peningkatan

Kasi Pemb & pengkatan

Kasi Adm. Teknik

Kabid Pemeliharaan

Kasi Binek

Kasi Perizinan

Kasi Bintek Jalan & Jembatan UPTD 17

2. Menyelenggarakan dan memimpin, membina, mensinkronisasikan, mengendalikan tugas dan fungsi Dinas .

3. Menyelenggarakan penetapan program kerja dan rencana kegiatan dinas, sesuai dengan arahan pembangunan nasional dan pembangunan daerah . 4. Menyelenggarakan pengkajian dan menetapkan pemberian dukungan dengan

kebijakan umum dan kebijakan pemerintah daerah .

5. Menyelenggarakan koordinasi kegiatan teknis dalam rangka penyelenggaraan pelayanan dibidang kebinamargaan .

2) Sekretariat

Sekretariat menyelenggarakan fungsi :

1. Menyelenggarakan pembinaan, bimbingan, dan arahan kepada pegawai pada lingkup sekretariat .

2. Menyelenggarakan pengkajian dan koordinasi perencanaan dan program dinas.

3. Menyelenggarakan pengelolaan dan pembinaan administrasi keuangan . 4. Menyelenggarakan pengkajian anggaran belanja .

5. Menyelenggarakan pengelolaan dan pembinaan administrasi keuangan . Sekretaris mempunyai fungsi :

1. Perencanaan kegiatan ketatausahaan .

2. Pengelolaan urusan keuangan, evaluasi, dan pelaporan . 3. Pengelolaan urusan kepegawaian .

12

3) Sub Bagian Umum dan Kepegawaian

Sub Bagian Umum mempunyai tugas :

1. Melaksanakan pembinaan, bimbingan, dan arahan kepada pegawai lingkup Sub Bagian Umum .

2. Melaksanakan penyusunan perencanaan/program kerja sekretariat dan Sub Bagian Umum .

3. Melaksanakan penyusunan dan pengolahan data kepegawaian . 4. Melaksanakan penggandaan naskah dinas .

5. Melaksanakan pengelolaan dan pembinaan perpustakaan dinas .

4) Sub Bagian keuangan

Sub Bagian Keuangan mempunyai tugas :

1. Melaksanakan pembinaan, bimbingan, dan arahan kepada pegawai . 2. Melaksanakan penyusunan bahan dan penyiapan anggaran dinas .

3. Melaksanakan penyusunan pembuatan daftar gaji dan tunjangan Daerah . 4. Melaksanakan pembinaan perbendaharaan keuangan .

5) Sub Bagian Program

Sub Bagian Program mempunyai tugas :

1. Melaksanakan pembinaan, bimbingan, dan arahan kepada pegawai .

2. Melaksanakan penghimpunan bahan rencana strategis, Laporan Keuangan Pemerintah Daerah (LKPD) dinas .

4. Melaksanakan pengelolaan data sistem website kebinamargaan . 5. Melaksanakan pelaporan data sistem website kebinamargaan .

6) Bagian Pengaturan dan Evaluasi

Bagian pengaturan dan evaluasi menyelenggarakan fungsi :

1. Penyelenggaraan pembinaan, bimbingan, arahan, dan penegakan disiplin pegawai pada lingkup Bidang .

2. Penyelenggaraan penyusunan, pembuatan konsep rencana strategis Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah (LAKIP), dan LKPD.

3. Penyelenggaraan penyusunan, pembuatan konsep perencanaan jangka pendek, menengah, dan panjang .

7) Bidang Pembangunan/Peningkatan

Bidang pembangunan/peningkatan mempunyai tugas :

1. Pembinaan dan verifikasi perencanaan teknis untuk kegiatan pembangunan/peningkatan jalan dan jembatan .

2. Pelaksanaan kegiatan pembangunan serta peningkatan jalan dan jembatan kabupaten dan pedesaan .

Bidang pembangunan/peningkatan mempunyai fungsi :

1. Melaksanakan sebagian tugas Dinas Bina Marga dibidang pembangunan/peningkatan .

2. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Kepala Dinas sesuai bidang masing-masing .

14

8) Seksi Pembangunan/Peningkatan Jalan

Seksi Pembangunan/Peningkatan Jalan mempunyai tugas :

1. Membantu dalam pencapaian tujuan melalui prinsip dan kebijakan pembangunan/peningkatan jalan .

2. Melaksanakan survei dan mengumpulkan data pendukung pembangunan/peningkatan jalan .

3. Memberikan pembinaan teknis terhadap detail perencanaan, pelaksanaan dan pengawasan kegiatan pembangunan/peningkatan jalan .

4. Pengendalian dan pengawasan kualitas pekerjaan pada kegiatan pembangunan/peningkatan jalan .

9) Seksi Pembangunan jalan dan jembatan pedesaan

Seksi pembangunan jalan dan jembatan pedesaan mempunyai tugas :

1. Membantu dalam pencapaian tujuan, prinsip dan kebijakan pembanguna/peningkatan jalan dan jembatan desa .

2. Pelaksanaan kegiatan pembangunan serta peningkatan jalan dan jembatan kabupaten dan pedesaan .

10) Bidang Pemeliharaan

Bidang pemeliharaan mempunyai tugas :

1. Melaksanakan sebagian tugas Dinas Bina Marga dibidang pemeliharaan jalan dan jembatan .

2. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Kepala Dinas sesuai dengan bidang tugas .

Bidang pemeliharaan mempunyai fungsi :

1. Melaksanakan pembinaan dan pengendalian pemeliharaan rutin jalan dan jembatan .

2. Pelaksanaan pembinaan dan pengendalian rehabilitas jalan . Pelaksanaan pembinaan, pengendalian dan pemanfaatan peralatan .

11) Seksi Pemeliharaan Rutin Jalan

Seksi pemeliharaan rutin jalan mempunyai tugas :

1. Menetapkan rencana kebutuhan penanganan pemeliharaan rutin jalan dan jembatan sebagai bahan rancangan penanganan teknis .

2. Melaksanakan kegiatan pemeliharaan teknis terhadap perencanaan, pelaksanaan dan pengawasan terhadap kegiatan pemeliharaan rutin jalan, pembangunan kontruksi penunjang jalan dan bangunan tanggapan bencana .

12) Seksi Rehabilitasi Jalan

Seksi rehabilitasi jalan mempunyai tugas :

1. Menetapkan rencana kebutuhan penanganan rehabilitasi jalan sebagai bahan rancangan penanganan teknis .

2. Melaksanakan pengolahan kegiatan rehabilitasi jalan, memberikan pembinaan teknis terhadap perencanaan, pelaksanaan dan pengawasan terhadap kegiatan rehabilitasi jalan .

16

13) Seksi Peralatan dan Perbekalan

Seksi peralatan dan perbekalan mempunyai tugas :

1. Menyusun rencana kebutuhan peralatan berat termasuk angkatan dan pembengkelan serta suku untuk menunjang pelaksanaan tugas Dinas Bina Marga Provinsi Sumatera Utara .

2. Melaksanakan pemeliharaan dan pemanfaatan peralatan .

14) Bidang Fasilitas Jalan

Bidang fasilitas jalan mempunyai tugas :

1. Menyelenggarakan administrasi serta melakukan pengolahan fasilitas dan pemanfaatan jalan .

2. Melaksanakan dan memverisifikasi perencanaan teknis bidang fasilitas jalan. 3. Melaksanakan pembangunan, pemeliharaan, penataan, pemerataan,

pemantauan dan pengamatan serta pendataan fasilitas . Bidang fasilitas jalan mempunyai fungsi :

1. Perencanaan program pembinaan dan verifikasi teknis serta pelaksanaan pembangunan, pemeliharaan, dan pengamanan dibidang fasilitas jalan .

2. Pelaksanaan administrasi perijinan pemasangan lampu penerangan jalan umum dan pemanfaatan ruang milik jalan oleh masyarakat .

15) Bidang Pembinaan Teknik

Bidang pembinaan teknis mempunyai tugas :

2. Menyelenggarakan pedoman perencanaan penyelenggaraan jalan dan jembatan .

D. Tujuan Dinas

Dalam upaya mewujudkan misi yang telah ditentukan dan memperhatikan faktor-faktor penentu keberhasilan, maka disusunlah tujuan dinas sebagai berikut : 1. Meningkatkan kualitas perencanaan teknis melalui pemanfaatan hasil

teknologi bidang jalan dan jembatan .

2. Meningkatkan mutu hasil pekerjaan melalui efektifnya uji mutu bahan jalan dan jembatan .

3. Meningkatkan pemeliharaan jaringan jalan nasional dan provinsi .

4. Meningkatkan kerjasama dengan instansi pemerintah terkait dan swasta/Badan Usaha Milik Negara (BUMN) .

5. Meningkatkan kualitas sumber daya manusia aparatur pengelola jaringan jalan nasional dan provinsi .

E. Sasaran Dinas

Atas dasar tujuan yang telah dirumuskan tersebut, selanjutnya ditetapkan sasaran yang akan dicapai dalam kurun waktu 10 (sepuluh) tahun . Sasaran dinas Bina Marga Sumatera Utara adalah sebagai berikut :

1. Menurunnya angka deviasi antara data survei perencanaan dengan laporan rancang bangun lapangan .

18

3. Meningkatnya kapasitas ruas jalan nasional dan propinsi . 4. Meningkatnya rasio daya dukung 8 ton menjadi 10 ton . 5. Meningkatnya panjang fisik jalan nasional dan provinsi .

6. Meningkatnya kapasitas sumber daya pemeliharaan jalan nasional dan provinsi .

7. Menurunnya tingkat kerusakan jalan nasional dan provinsi . 8. Menurunnya tumpang tindih kegiatan pada ruas jalan kota . 9. Meningkatnya rasio penerbitan izin pemanfaatan jalan .

10. Meningkatnya jumlah BUMN/D dan swasta yang memberi kontribusi dalam pemeliharaan ruas jalan .

11. Meningkatnya rasio pegawai yang berpendidikan S1 dan S2 bidang tekhnik . 12. Meningkatnya jumlah pegawai yang ahli dalam pembangunan jalan, target

kegiatan melalui peningkatan kinerja pegawai negeri sipil dan terpadunya kerja antar instansi, sehingga dapat terwujudnya pelayanan masyarakat secara optimal .

A. Pengertian Sistem Informasi 1. Pengertian Sistem

Sistem kebanyakan dapat didefinisikan secara sederhana sebagai sekelompok elemen yang saling berhubungan atau berinteraksi hingga membentuk satu kesatuan.

Menurut Jogiyanto (2005) terdapat dua kelompok pendekatan dalam mendefinisikan sistem, yaitu yang menekankan pada prosedurnya dan yang menekankan pada komponen atau elemennya.

Pendekatan sistem yang menekankan pada prosedurnya mendefinisikan sistem sebagai berikut : “Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu.”

Pendekatan sistem yang menekankan pada komponen atau elemennya mendefinisikan sistem sebagai berikut : “Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu.”

Dari kedua pendekatan di atas, dapat disimpulkan bahwa sistem adalah kumpulan dari elemen- elemen atau sub-sub sistem yang saling berintegrasi dan saling berhubungan satu sama lain membentuk satu kesatuan utuh untuk melaksanakan suatu fungsi guna mencapai suatu tujuan tertentu.

20

Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu, menurut Jogiyanto (2005) dalam bukunya yang berjudul Analisis dan Desain Sistem Informasi antara lain sebagai berikut :

1. Komponen Sistem

Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berintegrasi, yang artinya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen- komponen sistem atau elemen- elemen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian- bagian dari sistem. Setiap subsistem mempunyai sifat- sifat dari sitem yang menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan.

2. Batasan Sistem

Batasan sistem (boundary) merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai satu kesatuan. Batas suatu sistem menunjukkan ruang lingkup (scope) dari sistem tersebut.

3. Lingkungan luar Sistem

Lingkungan luar (environment) dari suatu sistem adalah apapun diluar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar yang menguntungkan merupakan energi dari sistem dan dengan demikian harus tetap dijaga dan dipelihara. Sedangkan lingkungan luar yang merugikan harus ditahan dan dikendalikan, kalau tidak maka akan mengganggu kelangsungan hidup dari sistem.

4. Penghubung Sistem

Penghubung (interface) merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem yang lainnya. Dengan penghubung satu subsistem dapat berintegrasi dengan subsistem yang lainnya membentuk satu kesatuan.

5. Masukan Sistem

Masukan (input) adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem diproses dan akhirnya dikeluarkan berupa informsi yang dibutuhkan.

6. Keluaran Sistem

Keluaran (output) adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi informasi yang berguna.

7. Pengolahan Sistem

Pengolah sistem merupakan suatu bagian yang mengolah masukan (input) dan memprosesnya agar menjadi output informasi yang berguna.

8. Sasaran Sistem

Suatu sistem pasti mempunyai tujuan (goal) atau sasaran (objective). Jika suatu sistem tidak mempunyai sasaran maka operasi sistem tidak akan berguna. Sasaran dari sistem sangat menentukan masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang dihasilkan sistem. Suatu sistem dikatakan berhasil apabila mengenai sasaran atau tujuannya.

22

2. Pengertian Informasi

Didalam organisasi sangat penting dalam mengelola sumberdaya-sumberdaya utama seperti buruh, dan bahan mentah, tapi saat ini informasi juga merupakan sumberdaya yang tidak kalah pentingnya harus dikelola. Para pembuat keputusan memahami bahwa informasi tidak hanya sekedar produk sampingan bisnis yang sedang berjalan, namun juga sebagai bahan pengisi bisnis dan menjadi faktor kritis dalam menentukan kesuksesan atau kegagalan suatu usaha. Informasi ibarat darah yang mengalir di dalam tubuh suatu organisasi sehingga informasi merupakan salah satu bentuk sumber daya utama dalam suatu organisasi yang digunakan oleh manager untuk mengendalikan perusahaan dalam mencapai tujuan. Sehubungan dengan hal itu, informasi haruslah berkualitas.

Menurut Burch (2001), kualitas informasi ditentukan oleh tiga faktor, yaitu : relevansi, tepat waktu, dan akurasi. Karena dari informasilah dapat menambah pengetahuan bagi masyarakat. Selain itu dari informasi jugalah masyarakat dapat berkembang menjadi modern.

Apakah sebenarnya pengertian informasi? Informasi merupakan proses lebih lanjut dari data yang sudah memiliki nilai tambah. Informasi dapat juga dikatakan data yang telah diolah menjadi suatu bentuk yang penting bagi si penerima dan mempunyai nilai yang nyata yang dapat dirasakan dalam keputusan-keputusan yang sekarang atau keputusan-keputusan yang akan datang.

3. Pengertian Sistem Informasi

Sebagian besar waktu kerja dan waktu luang seseorang individu digunakannya untuk mencatat, mencari dan menyerap informasi. Untuk melaksanakan seluruh aktivitas tersebut, sangat diperlukan sebuah cara yang dapat mempermudah pelaksanaanya. Cara tersebut berupa sebuah sistem.

Bila mengacu pada definisi sistem maka sistem informasi dapat didefinisikan sebagai suatu sistem yang dibuat oleh manusia yang terdiri atas komponen-komponen dalam organisasi untuk mencapai suatu tujuan yaitu menyajikan informasi.

Sistem informasi merupakan kombinasi dari manusia, fasilitas atau alat teknologi, media, prosedur dan pengendalian yang bermaksud untuk menata jaringan komunikasi yang penting, pengolahan atas interaksi-interaksi tertentu dan rutin, membantu memanajemen dan menyediakan dasar pengambilan keputusan yang tepat. Jadi dapat dikatakan bahwa sistem informasi merupakan sebuah cara untuk mengatur proses pemikiran kita dalam mengolah data baru tentang pengetahuan yang kita peroleh.

Burch (2001) mengemukakan bahwa sistem informasi terdiri dari komponen-komponen yang disebutnya dengan istilah blok bangunan (building block), yang terdiri atas :

1. Blok masukan (input block), input mewakili data yang masuk ke dalam sistem informasi. Input disini termasuk metode-metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukkan, yang dapat berupa dokumen-dokumen dasar.

24

2. Blok model (model block). Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika, dan mode matematik yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara yang sudah tertentu untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.

a. Blok keluaran (output block). Produk dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen serta semua pemakai sistem.

b. Blok teknologi (technology block). Teknologi merupakan alat dalam sistem informasi yang digunakan menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran dan membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan. c. Blok basis data (database block). Basis data akan dijelaskan kemudian. d. Blok kendali (controls block). Pengendalian perlu dirancangkan

diterapkan untuk menyakinkan hal-hal dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun bila terjadi kesalahan dapat segera diatasi.

Menurut Williams dan Sawyer (2009) teknologi informasi adalah teknologi yang menggabungkan komputansi (komputer) dengan jalur komunikasi kecepatan tinggi yang dan dapat dimanfaatkan untuk konsolidasi, koordinasi dan kolaburasi yang mampu menghasilkan tindakan-tindakan dengan pertimbangan keuntungan bagi pihak-pihak yang terkait.

B. Penerapan Sistem Informasi Pada Bagian Keuangan Dinas Bina Marga Provinsi Sumatera Utara

Sistem layanan keuangan didefenisikan sebagai bagian dari sistem informasi keuangan yang dititikberatkan pada sisi pendistribusian informasi. Masalah yang terlihat saat ini adalah sering adanya keterlambatan penerimaan informasi karena keterbatasan user untuk mengakses informasi tersebut, dengan demikian muncul tuntutan untuk bisa mendapatkan informasi keuangan secara tepat, dimanapun, dan kapanpun yang proses penanganannya tidak membutuhkan waktu yang lama.

Seperti halnya sistem informasi yang terdapat pada Dinas Bina Marga Provinsi Sumatera Utara yang masih dilakukan secara manual yaitu :

1. Gaji Pegawai

Pemberian gaji pegawai pada Dinas Bina Marga Provinsi Sumatera Utara masih dilakukan secara manual. Dimana setiap awal bulan para pegawai menerima gajinya dari Bagian Keuangan Dinas Bina Marga Provinsi Sumatera Utara.

2. Laporan Keuangan

Pengerjaan laporan keuangan dilakukan dengan komputerisasi namun pelaporan keuangan disajikan secara manual yang diberikan sekali dalam sebulan ke Kantor Gubernur (biro keuangan).

Sedangkan Pelayanan sistem informasi yang dapat diberikan secara on-line dapat diakses pegawai maupun masyarakat secara on-line pada website resmi Dinas Bina Marga Provinsi Sumatera Utara.

26

Menurut O’Brien (2006), komponen-komponen dasar sistem informasi berbasis komputer, meliputi :

a. Sumber Daya Manusia, hardware, sofware, data dan jaringan yang digunakan. b. Jenis produk yang dihasilkan.

c. Cara melakukan aktivitas input, output, penyimpanan dan pengendalian data. Komponen-komponen sistem informasi tersebut dapat dilihat pada Gambar 3.1. berikut ini :

Sumber : Pengantar Sistem Informasi O`brien (2006) Gambar 3.1. Komponen-komponen Sistem Informasi

Gambar 3.1 tersebut mengilustrasikan model sistem informasi yang menunjukkan konsep dasar untuk berbagai komponen dan aktivitas sistem informasi. Sistem informasi bergantung pada sumber daya manusia (pemakai

akhir dan pakar SI), hardware (mesin dan media), software (program dan prosedur), data (dasar datadan pengetahuan), serta jaringan (media komunikasi dan dukungan jaringan) untuk melakukan input, pemrosesan, output, penyimpanan, dan aktivitas pengendalian yang mengubah sumber daya data menjadi produk informasi. Model sistem informasi ini memperlihatkan hubungan antar komponen dan aktivitas sistem informasi.

Alat-alat komunikasi yang mendukung sistem informasi dan komunikasi pada bagian Keuangan Dinas Bina Marga Provinsi Sumatera Utara, yaitu:

a. Komputer

Menurut file komputer (http://www.filekomputer.com) komputer merupakan sekumpulan perangkat keras dan perangkat lunak yang saling bekerja sama dalam menjalankan perintah-perintah yang diinginkan oleh pengguna untuk mendapatkan informasi yang akurat. Saat ini komputer telah banyak dimodifikasi untuk memudahkan pengolahan kata, dan mesin pengolahan kata khusus memiliki perangkat lunak yang memungkinkan dijalankannya operasi lain.

b. Mesin Tik

Mesin tik adalah mesin kantor yang paling lazim digunakan dan paling dikenal sehingga tidak memerlukan uraian yang umum. Model standar dirancang untuk digunakan dalam pengetikan korespondensi dan laporan pada kertas berukuran kuarto, folio, atau A4 dan memuaskan untuk sebagian besar pekerjaan kantor. Mesin standar dasar ini dapat dimodifikasi dengan sejumlah cara yang berbeda untuk memenuhi kebutuhan khusus

28

c. Printer

Printer adalah suatu alat yang terhubung ke perangkat komputer dan mencetak hasil kerja komputer baik berupa teks, gambar ke media kertas atau sejenisnya. Printer adalah satu – satunya bagian mekanis yang lebih menonjol dari sistem pengolahan kata. Printer biasanya paling memerlukan perawatan dan merupakan komponen pengolahan kata yang mahal.

d. Telepon

Telepon merupakan alat komunikasi yang digunakan untuk

menyampaikan pesan suara. Telepon merupakan media komunikasi yang

dipergunakan untuk komunikasi intern kantor tanpa perlu bertatap muka. Keuntungannya adalah penghematan waktu penyampaian informasi kapada orang yang dituju.

e. Internet

Internet merupakan alat komunikasi yang menyampaikan informasi secara tepat dan akurat serta ruang lingkupnya dari seluruh dunia. Penerapan alat-alat komunikasi yang mendukung sistem informasi pada bagian keuangan sudah semakin cepat dan mudah. Seperti penggunaan komputer, printer, telepon dan internet, bahkan untuk mempermudah pengaksesan informasi, bagian keuangan mengunakan Wifi (Wireless Fidelity).

C. Peranan Sistem Informasi Terhadap Peningkatan Efisiensi Kinerja di Bagian Keuangan Dinas Bina Marga Provinsi Sumatera Utara.

a. Efisiensi Kerja

Efisiensi kerja merupakan suatu prinsip dasar untuk melakukan setiap kegiatan suatu organisasi dengan tujuan untuk dapat memperoleh hasil yang dikehendaki dengan usaha yang disesuaikan dan dikaitkan dalam hubungannya dengan pemakaian tenaga jasmani, pikiran, waktu, ruang, benda, dan uang. Efisiensi kerja juga merupakan suatu proses dan hasil-hasil efektif yang dicapai dari hasil-hasil usaha untuk mencari yang lebih baik dan yang lebih mudah untuk melaksanakan suatu pekerjaan berdasarkan suatu standart yang telah ditentukan.

Sumber utama efisiensi sebenarnya ada dalam diri individu masing-masing pegawai, karena dengan akal pikiran dan pengetahuan yang ada pegawai mampu menciptakan kerja yang efisien. Unsur-unsur efisien itu antara lain kesadaran, keterampilan atau skill, disiplin yang dimiliki oleh pegawai serta kerja sama yang baik antara pegawai dengan ruang lingkup pekerjaannya.

Cara bekerja yang efisien dapat diterapkan oleh setiap orang untuk semua jenis pekerjaan, baik itu pekerjaan yang berat maupun pekerjaan yang ringan dengan menggunakan cara bekerja yang sederhana, dengan menggunakan alat dapat membantu mempercepat penyelesaian pekerjaan.

30

Pada Tabel 3.1 berikut ini dapat dilihat berupa indikator untuk untuk menilai efesiensi kerja pegawai

Tabel 3.1. Indikator Efisiensi Kerja Pegawai

Indikator Efisiensi Keterangan

Cepat Efisiensi waktu, berarti bahwa pelayanan dan penyelesaian pekerjaan menjadi lebih cepat. Waktu yang dibutuhkan menjadi berkurang, sedangkan hasil pekerjaan dapat dipertahahnakan dan ditingkatkan Akurat Efisiensi target, yakni hasil pekerjaan tersebut dapat

maksimal sesuai dengan target yang di tetapkan secara kuantitas maupun kualitas.

Murah Efisiensi biaya, artinya dengan menggunakan

teknologi komunikasi justru lebih hemat.

Mudah Efisiensi tenaga dan pikiran, bahwa dengan

menggunakan teknologi komunikasi penyelesaian pekerjaan akan lebih sederhana lebih ringan dan lebih mudah

Sumber : Suranto AW (2005)

Bila dilihat dari sistem informasi pada bagian Keuangan Dinas Bina Marga Provinsi Sumatera Utara, pegawai umumnya telah melaksanakan pekerjaan dengan relatif efisien. Dilihat dari indikator efisiensi kerja bahwa efisiensi waktu dan efisiensi target dalam pembuatan dan pencatatan laporan keuangan menjadi lebih cepat yang dulunya membutuhkan waktu yang lama sekarang dapat dilakukan lebih cepat karena didukung oleh komputer, mesin printer dan fasilitas internet. Dari segi biaya, dengan adanya printer, maka biaya dapat diminimalis yang biasanya mengeprint keluar perusahaan/organisasi dengan biaya lebih

sekarang dengan menggunakan fasilitas perusahaan/organisasi berupa kertas dan mesin printer sehingga biaya pada bagian Keuangan menjadi lebih hemat, lebih ringan dan lebih mudah. Sedangkan efisiensi tenaga dan pikiran pada bagian keuangan 30 orang pegawai mengerjakan job description masing-masing didukung oleh teknologi komunikasi berupa komputer, mesin printer, dan internet sehingga pekerjaan pada bagian keuangan menjadi lebih efektif dan efisien.

Sistem informasi berperan penting dalam organisasi/perusahaan pada proses bisnis dan aktivitas manajemen. Dengan adanya Teknologi Informasi (TI) yang diterapkan di dalam sistem informasi organisasi/perusahaan, maka produktivitas perusahaan akan meningkat. Tingginya tingkat penggunaan sumber daya pada organisasi tertentu yang tidak efisien, salah satunya ditandai dengan tingginya tingkat ketergantungan yang berlebihan pada sumber daya tertentu yang tidak sesuai dengan kebutuhan.

Model aliran kerja (workflow) akan mencoba meningkatkan efisiensi dan efektivitas pelaksanaan sebuah proses bisnis tradisonal yang terdapat dalam sebuah organisasi. Tahapan analisis efektivitas dan efisiensi kinerja, serta perancangan model aliran kerja (workflow) pada proses bisnis mengacu pada administrasi tradisional. Tahapan ini akan menggunakan metode geographic dan

functional flowchart. Metode geographic flowchart digunakan untuk menganalisa aliran fisik dari aktifitas, sehingga waktu yang digunakan untuk malakukan sebuah kegiatan dapat ditekan seminim mungkin. Sedangkan metode functional flowchart digunakan untuk memberikan gambaran tentang pemborosan sumber daya pada organisasi karena proses bisnis yang tidak efisien dan efektif.

32

Setelah hasil analisis dari inti permasalahan telah dilakukan, maka tahapan selanjutnya adalah melakukan perbaikan dengan metode yang sama serta didukung oleh aplikasi aliran kerja. Sehingga dimasa yang akan datang pemanfaatan sumber daya yang dimilki oleh organisasi secara efisien dapat dicapai dengan penerapan sistem yang terintegrasi dalam sebuah sistem informasi yang mendukung proses aliran kerja.

b. Kinerja Pegawai

Pemanfaatan dari fungsi teknologi informasi sebagai alat bantu atau sarana pengolahan data sampai dengan fungsi teknologi informasi sebagai alat bantu penyelenggaraan atau manajemen di Dinas Bina Marga pun melihat peranan strategis ini dalam konteks peningkatan kinerja karyawan Dinas Bina Marga.

Kinerja pegawai adalah cara kerja atau kemampuan seorang pegawai/karyaan dalam mengerjakan dan menyelesaikan pekerjaanya dengan baik sesuai dengan standart yang ditetapkan oleh organisasi/perusahaan. Pengaruh komunikasi dan informasi dalam meningkatkan efisiensi kerja pada bagian Keuangan Dinas Bina Marga Provinsi Sumatera Utara adalah pegawai dapat bekerja dan melaksanakan tugasnya dengan sungguh-sungguh, sehingga mereka dapat melaksanakan tugasnya masing-masing dengan job description yang diterapkan pada bagian tersebut. para pegawai juga dapat mengetahui batasan-batasan tugas, tanggung jawab dan wewenang dari masing-masing bagian. Dengan adanya pembagian tugas yang berjalan secara teratur maka kesalah pahaman yang terjadi dapat dihindari.

Menurut Suranto AW (2005) ada beberapa faktor yang mempengaruhi kinerja pegawai dalam organisasi, yaitu :

a) Efektifitas dan efisiensi. Efektifitas suatu organisasi adalah suatu ukuran yang ditunjukkan oleh kenyataan bahwa tujuan organisasi tersebut dapat dicapai sesuai dengan kebutuhan yang direncanakan. Efisiensi berkaitan dengan jumlah pengorbanan yang dikeluarkan dalam upaya mencapai tujuan. Bila pengorbanannya terlalu besar maka dikatakan tidak efisien.

b) Otoritas dan tanggung jawab. Apabila setiap pegawai dapat melaksanakan tugas dan wewenang sesuai dengan otoritas dan tanggung jawabnya, maka akan meningkatkan kinerja organisasi.

c) Disiplin. Meliputi disiplin waktu dan disiplin kerja. Disiplin waktu dalam arti bahwa seorang pegawai memanfaatkan waktu secara baik untuk mendukung penyelesaian tugas formal. Sedangkan disiplin kerja adalah ketekunan bekerja meskipun tidak ada pengawasan secara langsung dari pimpinan.

d) Inisiatif dan kreatifitas, ialah kemampuan memberdayakan daya pikir untuk menyelesaikan pekerjaan kantor. Inisiatif sangat dibutuhkan dalam upaya menyelesaikan suatu pekerjaan. Tanpa inisiatif dan kreatifitas suatu pekerjaan tidak akan tercapai atau terselesaikan tujuannya secara efektif dan efisien.

Kesimpulannya adalah bahwa dengan kerja sama dan hubungan yang baik dari semua pihak dapat menciptakan informasi dan komunikasi yang efektif, sehingga efisieni kerja dapat tercapai dan berjalan dengan baik guna mewujudkan tujuan dan program organisasi yang diharapkan.

BAB IV PENUTUP

A. Kesimpulan

Dari pembahasan, maka dapat disimpulkan sebagai berikut:

1. Penerapan sistem informasi pada Bagian Keuangan Dinas Bina Marga Provinsi Sumatera Utara masih terdapat masalah sehingga tidak efisiennya kinerja pegawai, seperti pada keterlambatan penerimaan informasi.

2. Sistem informasi pada Bagian Keuangan Dinas Bina Marga Provinsi Sumatera Utara masih ada yang dilakukan secara manual, seperti gaji pegawai, dan penyajian laporan keuangan.

3. Peranan sistem teknologi informasi sangat berpengaruh besar dalam konteks peningkatan kinerja dan mutu agar dapat tercipta sumber daya manusia yang handal dan berkompetensi.

B. Saran

Berdasarkan kesimpulan, maka dapat diberi saran sebagai berikut:

1. Di sarankan kepada Bagian Keuangan Dinas Bina Marga Provinsi Sumatera Utara agar memberikan informasi yang update dan batasan waktu kepada daerah-daerah untuk setiap pelaporannya sehingga semua informasi dapat terolah dengan baik dan dapat memaksimalkan kinerja pegawai.

2. Hendaknya Dinas Bina Marga Provinsi Sumatera Utara memanfaatkan fasilitas yang ada sepenuhnya sehingga pekerjaan yang sebelumnya secara manual dan membutuhkan waktu yang lama, nantinya akan lebih mudah dan cepat.

3. Pimpinan seharusnya memberikan fasilitas lebih untuk bagian keuangan khususnya fasilitas teknologi informasi. Sehingga Pegawai pada bagian Keuangan dapat memanfaatkan teknologi yang ada untuk menunjang kinerja, menciptakan efesiensi dan efektifitas kerja. Dan adanya pelatihan dalam menunjang kompetensi sumber daya kinerja yang handal.

DAFTAR PUSTAKA

AW, Suranto. Komunikasi Perkantoran. Edisi 1. Media Wacana.Yogyakarta, 2005

Burch , J . Information Systems Theory and Practice; Jhon Willey & Sons , Inc., 2001

Hartono, Jogiyanto. Analisis dan Desain Sistem Informasi. Andi. Yogyakarta, 2005

O’Brien, James. A. Pengantar Sistem Informasi. Edisi 12. Salemba Empat. Jakarta,2006

Oetomo, Budi Sutedjo Dharma. Sistem Informasi Manajemen. Andi. Yogyakarta, 2002

Sutanta, Edhy. Sistem Informasi Manajemen. Edisi 1. Andi. Yogyakarta, 2003 William dan Sawyer. Teknologi Informasi. Jakarta, 2009

31

sekarang dengan menggunakan fasilitas perusahaan/organisasi berupa kertas dan mesin printer sehingga biaya pada bagian Keuangan menjadi lebih hemat, lebih ringan dan lebih mudah. Sedangkan efisiensi tenaga dan pikiran pada bagian keuangan 30 orang pegawai mengerjakan job description masing-masing didukung oleh teknologi komunikasi berupa komputer, mesin printer, dan internet sehingga pekerjaan pada bagian keuangan menjadi lebih efektif dan efisien.

Sistem informasi berperan penting dalam organisasi/perusahaan pada proses bisnis dan aktivitas manajemen. Dengan adanya Teknologi Informasi (TI) yang diterapkan di dalam sistem informasi organisasi/perusahaan, maka produktivitas perusahaan akan meningkat. Tingginya tingkat penggunaan sumber daya pada organisasi tertentu yang tidak efisien, salah satunya ditandai dengan tingginya tingkat ketergantungan yang berlebihan pada sumber daya tertentu yang tidak sesuai dengan kebutuhan.

Model aliran kerja (workflow) akan mencoba meningkatkan efisiensi dan efektivitas pelaksanaan sebuah proses bisnis tradisonal yang terdapat dalam sebuah organisasi. Tahapan analisis efektivitas dan efisiensi kinerja, serta perancangan model aliran kerja (workflow) pada proses bisnis mengacu pada administrasi tradisional. Tahapan ini akan menggunakan metode geographic dan

functional flowchart. Metode geographic flowchart digunakan untuk menganalisa aliran fisik dari aktifitas, sehingga waktu yang digunakan untuk malakukan sebuah kegiatan dapat ditekan seminim mungkin. Sedangkan metode functional flowchart digunakan untuk memberikan gambaran tentang pemborosan sumber daya pada organisasi karena proses bisnis yang tidak efisien dan efektif.

Setelah hasil analisis dari inti permasalahan telah dilakukan, maka tahapan selanjutnya adalah melakukan perbaikan dengan metode yang sama serta didukung oleh aplikasi aliran kerja. Sehingga dimasa yang akan datang pemanfaatan sumber daya yang dimilki oleh organisasi secara efisien dapat dicapai dengan penerapan sistem yang terintegrasi dalam sebuah sistem informasi yang mendukung proses aliran kerja.

b. Kinerja Pegawai

Pemanfaatan dari fungsi teknologi informasi sebagai alat bantu atau sarana pengolahan data sampai dengan fungsi teknologi informasi sebagai alat bantu penyelenggaraan atau manajemen di Dinas Bina Marga pun melihat peranan strategis ini dalam konteks peningkatan kinerja karyawan Dinas Bina Marga.

Kinerja pegawai adalah cara kerja atau kemampuan seorang pegawai/karyaan dalam mengerjakan dan menyelesaikan pekerjaanya dengan baik sesuai dengan standart yang ditetapkan oleh organisasi/perusahaan. Pengaruh komunikasi dan informasi dalam meningkatkan efisiensi kerja pada bagian Keuangan Dinas Bina Marga Provinsi Sumatera Utara adalah pegawai dapat bekerja dan melaksanakan tugasnya dengan sungguh-sungguh, sehingga mereka dapat melaksanakan tugasnya masing-masing dengan job description yang diterapkan pada bagian tersebut. para pegawai juga dapat mengetahui batasan-batasan tugas, tanggung jawab dan wewenang dari masing-masing bagian. Dengan adanya pembagian tugas yang berjalan secara teratur maka kesalah pahaman yang terjadi dapat dihindari.

33

Menurut Suranto AW (2005) ada beberapa faktor yang mempengaruhi kinerja pegawai dalam organisasi, yaitu :

a) Efektifitas dan efisiensi. Efektifitas suatu organisasi adalah suatu ukuran yang ditunjukkan oleh kenyataan bahwa tujuan organisasi tersebut dapat dicapai sesuai dengan kebutuhan yang direncanakan. Efisiensi berkaitan dengan jumlah pengorbanan yang dikeluarkan dalam upaya mencapai tujuan. Bila pengorbanannya terlalu besar maka dikatakan tidak efisien.

b) Otoritas dan tanggung jawab. Apabila setiap pegawai dapat melaksanakan tugas dan wewenang sesuai dengan otoritas dan tanggung jawabnya, maka akan meningkatkan kinerja organisasi.

c) Disiplin. Meliputi disiplin waktu dan disiplin kerja. Disiplin waktu dalam arti bahwa seorang pegawai memanfaatkan waktu secara baik untuk mendukung penyelesaian tugas formal. Sedangkan disiplin kerja adalah ketekunan bekerja meskipun tidak ada pengawasan secara langsung dari pimpinan.

d) Inisiatif dan kreatifitas, ialah kemampuan memberdayakan daya pikir untuk menyelesaikan pekerjaan kantor. Inisiatif sangat dibutuhkan dalam upaya menyelesaikan suatu pekerjaan. Tanpa inisiatif dan kreatifitas suatu pekerjaan tidak akan tercapai atau terselesaikan tujuannya secara efektif dan efisien.

Kesimpulannya adalah bahwa dengan kerja sama dan hubungan yang baik dari semua pihak dapat menciptakan informasi dan komunikasi yang efektif, sehingga efisieni kerja dapat tercapai dan berjalan dengan baik guna mewujudkan tujuan dan program organisasi yang diharapkan.

A. Kesimpulan

Dari pembahasan, maka dapat disimpulkan sebagai berikut:

1. Penerapan sistem informasi pada Bagian Keuangan Dinas Bina Marga Provinsi Sumatera Utara masih terdapat masalah sehingga tidak efisiennya kinerja pegawai, seperti pada keterlambatan penerimaan informasi.

2. Sistem informasi pada Bagian Keuangan Dinas Bina Marga Provinsi Sumatera Utara masih ada yang dilakukan secara manual, seperti gaji pegawai, dan penyajian laporan keuangan.

3. Peranan sistem teknologi informasi sangat berpengaruh besar dalam konteks peningkatan kinerja dan mutu agar dapat tercipta sumber daya manusia yang handal dan berkompetensi.

B. Saran

Berdasarkan kesimpulan, maka dapat diberi saran sebagai berikut:

1. Di sarankan kepada Bagian Keuangan Dinas Bina Marga Provinsi Sumatera Utara agar memberikan informasi yang update dan batasan waktu kepada daerah-daerah untuk setiap pelaporannya sehingga semua informasi dapat terolah dengan baik dan dapat memaksimalkan kinerja pegawai.

35

2. Hendaknya Dinas Bina Marga Provinsi Sumatera Utara memanfaatkan fasilitas yang ada sepenuhnya sehingga pekerjaan yang sebelumnya secara manual dan membutuhkan waktu yang lama, nantinya akan lebih mudah dan cepat.

3. Pimpinan seharusnya memberikan fasilitas lebih untuk bagian keuangan khususnya fasilitas teknologi informasi. Sehingga Pegawai pada bagian Keuangan dapat memanfaatkan teknologi yang ada untuk menunjang kinerja, menciptakan efesiensi dan efektifitas kerja. Dan adanya pelatihan dalam menunjang kompetensi sumber daya kinerja yang handal.

2005

Burch , J . Information Systems Theory and Practice; Jhon Willey & Sons , Inc., 2001

Hartono, Jogiyanto. Analisis dan Desain Sistem Informasi. Andi. Yogyakarta, 2005

O’Brien, James. A. Pengantar Sistem Informasi. Edisi 12. Salemba Empat. Jakarta,2006

Oetomo, Budi Sutedjo Dharma. Sistem Informasi Manajemen. Andi. Yogyakarta, 2002

Sutanta, Edhy. Sistem Informasi Manajemen. Edisi 1. Andi. Yogyakarta, 2003 William dan Sawyer. Teknologi Informasi. Jakarta, 2009