Komponen sistem informasi akuntansi

B. Komponen sistem informasi akuntansi

Komponen Sistem Informasi Akuntansi di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara terdiri dari unsur-unsur pokok yang meliputi : 1 Pegawai pada bagian keuangan fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang mengoperasikan sistem dan melaksanakan berbagai fungsi. 2 Prosedur-prosedur dibagian keuangan secara manual dan sistematis yang dilibatkan dalam mengumpulkan, memproses, dan menyimpan data tentang aktivitas-aktivitas organisasi. 3 Data yang terdiri dari data keuangan dan data nonkeuangan 4 Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara software yang dipakai untuk memproses data gaji induk untuk para pegawai berupa Microsoft Excel. 5 Infrastruktur teknologi informasi termasuk komputer, dan peralatan pendukung, seperti printer dan scan C. Fungsi dan Manfaat Sistem Informasi Akuntansi Dalam memenuhi kebutuhan informasi akuntansi, baik untuk kebutuhan pihak eksternal maupun pihak internal, Sistem Informasi Akuntansi harus didesain sedemikian rupa sehingga memenuhi fungsinya. Demikian pula Sistem Informasi Akuntansi dalam memenuhi fungsinya harus mempunyai tujuan-tujuan yang dapat memberikan pedoman kepada manajemen dalam melaksanakan tugasnya sehingga dapat menghasilkan informasi-informasi akuntansi yang berguna, terutama dalam menunjang penyusunan data penggajian. Universitas Sumatera Utara Romney dan Steinbart 2006 : 3 menyatakan bahwa Fungsi Sistem Informasi Akuntansi adalah : 1 Mengumpulkan dan menyimpan data tentang aktivitas-aktivitas yang dilaksanakan oleh organisasi, sumber daya yang dipengaruhi oleh aktivitas- aktivitas tersebut, dan para pelaku yang terlibat dalam berbagai aktivitas tersebut, agar pihak manajemen para pegawai, dan pihak-pihak luar yang berkepentingan dapat meninjau ulang review hal-hal yang telah terjadi. 2 Mengubah data menjadi informasi yang berguna, bagi pihak manajemen untuk membuat keputusan dalam aktivitas perencanaan untuk membuat keputusan dalam aktivitas perencanaan, pelaksanaan, pengawasan. 3 Menyediakan pengendalian yang memadai untuk menjaga aset-aset organisasi, termasuk data organisasi, untuk memastikan bahwa data tersebut tersedia saat dibutuhkan, akurat, dan handal. Romney dan Steinbart 2006 : 10 menyatakan bahwa : Manfaat Sistem Informasi Akuntansi adalah : 1 Memperbaiki kualitas dan mengurangi biaya untuk menghasilkan produk atau jasa. Contoh, Sistem Informasi Akuntansi dapat mengawasi mesin sehingga para operatornya akan diberitahukan dengan segera saat proses yang berjalan keluar dari batas kualitas yang dapat diterima. 2 Memperbaiki efisiensi,Sistem Informasi Akuntansi yang dirancang dengan baik dapat membantu memperbaiki efisiensi jalannya suatu proses dengan memberikan informasi yang lebih tepat waktu. Universitas Sumatera Utara 3 Memperbaiki pengambilan keputusan, Sistem Informasi Akuntansi dapat memperbaiki pengambilan keputusan dangan memberikan informasi yang lebih akurat. 4 Berbagi pengetahuan, Sistem Informasi Akuntansi yang dirancang dengan baik biasanya mempermudah proses berbagi pengetahuan dan keahlian yang selanjutnya dapat memperbaiki proses operasi perusahaan, dan bahkan memberikan keunggulan kompetitif. D. Karakteristik Informasi yang Baik Romney dan Steinbat 2006 :12 mensyaratkan bahwa informasi- informasi yang memiliki karakteristik yang baik terdiri dari : 1 Relevan adalah informasi tambahan pada pembuatan keputusan dengan cara mengurangi ketidak pastian, menambah pengetahuan untuk memprediksi atau memastikan prediksi-prediksi sebelumnya. 2 Andal adalah informasi tersebut bebas dari kesalahan atau penyimpangan, dan dengan tepat menunjukkan kejadian atau aktivitas dari suatu organisasi. 3 Lengkap adalah informasi itu lengkap jika tidak menghilangkan aspek-aspek penting dari kejadian yang merupakan dasar masalah atau aktivitas-aktivitas yang diukurnya. 4 Tepat waktu adalah informasi itu tepat waktu jika diberikan pada saat yang tepat untuk memungkinkan pengambil keputusan menggunakannya dalam membuat keputusan. 5 Dapat dipahami artinya informasi dapat dipahamai jika disajikan dalam bentuk yang dapat dipakai dan jelas. Universitas Sumatera Utara 6 Dapat diverfikasi artinya informasi dapat diverifikasi jika ada orang dengan pengetahuan yang baik, bekerja secara independen dan masing-masing akan menghasilkan informasi yang sama. Berdasarkan karakteristik informasi yang baik menurut Romney dan steinbart 2003 : 12, maka karakteristik informasi dalam data penggajian di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai berikut : 1 Relevan artinya informasi data penggajian yang disajikan oleh bagian keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara telah sesuai dengan kebutuhan para pengguna internal yang berupa data gaji induk untuk para pegawai yang dikeluarkan oleh Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. 2 Andal artinya informasi di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang berupa data penggajian sudah bebas dari kesalahan, karena setelah melakukan proses penyusunan data penggajian, data tersebut dikoreksi kembali oleh pihak Pembantu Dekan II Pudek II. Artinya informasi yang disajikan mencerminkan kejujuran penyajian informasi, menggambarkan substansi dari suatu kejadian atau transaksi, netral dan obyektif dan mencerminkan sikap kehati-hatian serta mencakup semua hal yang material. 3 Lengkap artinya informasi di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang berupa data gaji induk untuk para pegawai sudah lengkap. 4 Tepat waktu artinya informasi yang disajikan di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara sudah dilaporkan tepat waktu ke bagian biro rektor Universitas Sumatera Utara. Universitas Sumatera Utara 5 Dapat dipahami artinya informasi yang berupa data gaji induk untuk para pegawai mudah dipahami bagi kalangan internal seperti : pihak Dekan Fakultas, bagian keuangan pengelola informasi dan auditor independen. 6 Dapat diverifikasi artinya informasi yang berupa data gaji induk untuk para pegawai di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara sudah dapat diverifikasi. D. Pengertian Gaji dan Upah Istilah penggajian payroll sering diartikan sebagai jumlah total yang dibayarkan kepada karyawan atas jasa-jasa yang mereka berikan selama suatu periode. Penggajian merupakan hal yang penting karena beberapa alasan : 1 Karyawan sangat sensitif terhadap kesalahan-kesalahan dalam penggajian atau hal-hal yang tidak wajar. Untuk mempertahankan agar moral karyawan tetap tinggi, perusahaan harus membayar gaji secara akurat dan tepat waktu. 2 Penggajian merupakan hal yang diatur oleh peraturan peraturan pemerintah. 3 Penggajian serta pajak gaji dan upah yang berkaitan memiliki pengaruh yang signifikan terhadap laba bersih sebagian besar perusahaan. Walaupun jumlah beban seperti itu sangat bervariasi, namun bukan hal yang luar biasa bagi perusahaan bahwa sepertiga dari pendapatan dikeluarkan untuk membayar gaji serta beban yang berkaitan dengan gaji dan upah. Menurut penulis, istilah gaji biasanya digunakan untuk pembayaran kepada pegawai yang diberi tugas-tugas administratif dari para pimpinannya. Bagi staff pengajar bertugas mendidik, serta melakukan penelitian dan pelayanan kepada masyarakat. Jumlah gaji yang dibayar biasanya secara berkala dan tetap, Universitas Sumatera Utara sedangkan imbalan diberikan kepada buruh-buruh yang melakukan pekerjaan kasar dan lebih banyak mengandalkan kekuatan fisik biasanya disebut upah. Jumlah gaji pada umumnya ditetapkan bulanan. Sedangkan jumlah upah ditetapkan secara harian atau berdasarkan unit pekerjaan yang diselesaikan. Disamping gaji dan upah pegawai dan karyawan pelaksana buruh di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mungkin memperoleh manfaat-manfaat lain yang diberikan dalam bentuk tunjangan misalnya tunjangan jabatan, tunjangan umum, uang lembur, uang makan, dan lain-lain. Berikut ini penulis akan mengemukakan beberapa pengertian tentang gaji dan upah menurut pakar-pakar ekonomi : Menurut Mulyadi 2001 : 373 : “Gaji umumnya merupakan pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan yang mempunyai jenjang jabatan manajer, sedangkan upah merpakan pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan pelaksana buruh umumnya dibayarkan berdasarkan hari kerja, jam kerja, atau jumlah satuan produk yang dihasilkan oleh karyawan”. Menurut Niswonger, Warren, Reeve, Fees 1999 : 442 : “Istilah gaji biasanya digunakan untuk pembayaran atas jasa manajerial, administrasi dan jasa yang sama. Istilah upah biasanya digunakan untuk pembayaran kepada karyawan lapangan pekerja kasar baik yang terdidik maupun yang tidak terdidik”. Menur ut Malthis dan Jackson 2002 : 378 : “Gaji merupakan yang konsisten dari satu period ke periode lain dengan tidak mengandung jumlah jam kerja, sedangkan Upah adalah bayaran yang secara langsung dihitung berdasarkan jumlah waktu kerja”. Universitas Sumatera Utara Pengertian di atas memiliki maksud yaitu upah merupakan balas jasa yang diterima oleh pekerja dari pihak lain. Dapat diambil kesimpulan bahwa gaji adalah jasa yang diberikan kepada karyawan di bidang administrasi di perusahaan dan tenaga staf biasanya gaji dibayar secara teratur, berkala dan jumlahnya tetap atau sama. Upah merupakan balas jasa yang diberikan diterima oleh pekerja kasar yang pembayarannya didasarkan atas hasil kerjanya. Karena itu jumlah upah yang diterima setiap pegawai atau karyawan biasanya berfluktuasi antar satu periode. Dapat disimpulkan bahwa gaji maupun upah adalah merupakan balas jasa yang diberikan kepada karyawan yang telah memberikan jasanya kepada perusahaan. Jumlah gaji yang dibayar biasnya secara berkala dan tetap sedangkan upah tergantung kepada hasil kerja dan waktu kerja. F.Unsur-Unsur Gaji dan Upah Ada bermacam-macam unsur gaji dan upah yang sering kita jumpai di berbagai macam buku, namun menurut Malthis dan Jackson unsur-unsur gaji dan upah 2002 : 118 tersebut adalah sebagai berikut : 1. Kompensasi langsung, terdiri dari : a Gaji pokok yaitu kompensasi dasar yang diterima oleh karyawan biasanya sebagai gaji atau upah. Gaji pokok terdiri dari : b Gaji yaitu bayaran yang konsisten dari suatu periode ke periode-periode lain dengan tidak memandang jumlah jam kerja. c Upah yaitu bayaran yang secara langsung dihitung berdasarkan jumlah waktu jam kerja. Universitas Sumatera Utara d Gaji variable yaitu kompensasi dikaitkan dengan kinerja individual, kelompok atau organisasi. Gaji variable terdiri dari : e Bonus yaitu tambahan atas upah biasanya dimana dalam pemberiannya tidak memperhatikan tingkat produktivitas masing-masing karyawan. f Insentif yaitu upah tambahan yang diberikan kepada karyawan karena prestasi kerjanya yang baik atau kinerjanya yang baik. g Kepemilikan saham yaitu tambahan atas upah yang diberikan kepada pemilik saham. 2.Kompensasi tidak langsung : a Asuransi kesehatan b Dana pensiun c Libur pengganti d Kompensasi kerja Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, gaji dan upah penting bagi pegawai karena merupakan nilai karya atau prestasi mereka sebagai motivator dalam bekerja. Gaji dan upah merupakan komponen biaya yang besar dan membutuhkan tenaga ekstra untuk mengawasi agar tidak terjadi penyelewengan. Di dalam masyarakat masih banyak menganggap bahwa istlah Gajidan upah mempunyai pengertian yang sama, ini terjadi karena gaji dan upah sama-sama merupakan balas jasa yang diberikan oleh atasan kepada pegawai atau buruh. Disamping itu tingkat upah juga dipengaruhi oleh hal-hal seperti pendidikannya, pengalaman, kecakapan, inisiatif, kejujuran, serta keberanian Universitas Sumatera Utara karyawan itu sendiri. Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara unsur- unsur gaji dan upah adalah sebagai berikut :  Gaji pokok adalah sejumlah uang yang diterima karyawan yang telah ditetapkan oleh perusahaan yaitu menurut pangkalgolongan, jabatan, dan masa kerja dalam bentuk gaji dan upah. Gaji pokok yang diberikan kepada pegawai baik staff maupun non staff.  Insentif adalah sejumlah uang yang diberikan kepada karyawan yang telah mencapai target tertentu di luar gaji tetapnya. Insentif akan diberikan kepada karyawan apabila bekerja si atas standar yang telah ditentukan sesuai dengan ketentuan yang telah diatur oleh Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.  Tunjangan-tunjangan adalah bentuk lain dari pemberian gaji dan upah yang diberikan oleh perusahaan kepada karyawan, yang tujuannya adalah untuk menambah semangat kerja karyawan setiap bulan, namun ada juga beberapa tunjangan yang diberikan pada waktu tertentu saja. Pada perusahaan ini terdapat tunjangan antara lain tunjangan pokok yaitu tunjangan yang besarnya ditetapkan sesuai dengan kebijaksanaan seperti :  Tunjangan jabatan adalah tunjangan yang diberikan kepada pegawai negeri sipil yang menjabat dengan jabatan tertentu menurut ketentuan yang berlaku. Adapun penjabaran persentase tunjangan yang diperoleh karyawan pada golongan IIIA- IVD sebagai berikut : 1. Golongan IIIA : 146 x gaji pokok 2. Golongan IIIB : 139 x gaji pokok 3. Golongan IIIC : 133 x gaji pokok Universitas Sumatera Utara 4. Golongan IIID : 127 x gaji pokok 5. Golongan IVA : 114 x gaji pokok 6. Golongan IVB : 107 x gaji pokok 7. Golongan IVC : 107 x gaji pokok 8. Golongan IVD : 101 x gaji pokok 1 Tunjangan jabatan struktural adalah tunjangan yang berdasarkan pada sekretariat daerah, dinas daerah dan lembaga teknis lainnya, adapaun penjabaran persentase tunjangan struktural yang diperoleh karyawan yaitu : a Dekan b Kepala bagian c Tunjangan khusus. Yang termasuk tunjangan khusus adalah Tunjangan tambahan adalah tunjangan yang diberikan pada waktu tertentu dan kondisi tertentu, seperti : tunjangan pangan, tunjangan pensiun, tunjangan kesehatan, tunjagan lebaran, dan natal, tunjangan PPh pasal 21 dan tunjangan Jamsostek. Adapun unsur-unsur pengeluaran di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai berikut : 1 Jamsostek pensiun adalah pengenaan potongan atas hari tua kepada karyawan perusahaan dengan maksud akan diberikan kembali kapada karyawan pada saat karyawan sudah pensiun. 2 PPh pasal 21 adalah pengenaan PPh pasal 21 dari undang-undanag perpajkan ditetapkan sebelumnya. Penggunaan pajak ini langsung dikurangi dengan pendapatan gaji yang diperoleh pada bulan bersamaan. Universitas Sumatera Utara 3 Hutang para karyawan adalah potongan-potongan yang ada pada daftar gaji Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yaitu : 1 PFK beras 2 Simpanan wajib 10 3 Sewa rumah 4 Tunggakan 5 Hutang kelebihan 6 Penghasilan lain-lain 7 Pajak penghasilan 8 Tabungan perumahan Sumber gaji lain pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah : 1. Honorarium Program S-1 Ekstensi 2. Honorarium Program S-1 Reguler 3. Honorarium Program D-3 Reguler

G. Prosedur Perhitungan Gaji dan Upah