16
BAB III PERANCANGAN SISTEM
3.1 Analisis Permasalahan
Analisis permasalahan berdasar pada survey yang dilakukan di lapangan dengan mengamati proses yang ada pada rumah sakit dan melakukan wawancara
dengan staff IT. Dapat dihasilkan beberapa proses yang dilakukan oleh rumah sakit untuk menangani pasien dan beberapa permasalahan yang ada.
Rumah Sakit Mata Masyarakat RSMM memiliki sistem yang masih dalam bentuk dokumen kertas dimana komputer yang digunakan hanya untuk
mencatat pendapatan dan pengadaan. Proses yang dimulai dari pendaftaran pasien meliputi pasien baru dan juga pasien lama. Setiap pasien yang datang diharuskan
mengisi data diri untuk kemudian diverifikasi oleh bagian resepsionis untuk mengetahui status pasien baru atau pasien lama. Apabila pasien tersebut
merupakan pasien baru maka akan diberikan formulir pendaftaran dimana formulir ini digunakan untuk membuat kartu pasien. Setelah kartu pasien dibuat
maka data registrasi pasien akan dicatat dan dimasukkan kedalam rekap data pasien. Pasien yang telah terdaftar dalam registrasi pasien akan dibuatkan nomor
antrian yang dibuat bedasarkan urutan pasien yang datang ke rumah sakit terlebih dahulu.
Proses penanganan setiap pasien pada RSMM yaitu terdiri dari proses pendaftaran, proses pencatatan rekam medis, proses pembayaran, dan pembuatan
laporan. proses penanganan pasien Gambar 3.1.
Gambar 3.1 Alur Proses Penanganan Pasien Rekap data pasien akan diolah oleh staff rekam medis untuk dicek apakah
pasien sudah memiliki data rekam medis di Rumah Sakit Mata Masyarakat Surabaya RSMM. Apabila data rekam medis pasien merupakan data baru maka
staff rekam medis akan membuatkan lembar rekam medis baru untuk setiap pasien yang terdaftar. Data Rekam medis yang telah dicatat oleh staff rekam
medis akan diberikan kepada dokter yang akan memeriksa pasien yang datang berobat. Proses pendaftaran pasien dapat dilihat pada Gambar 3.2 .
Gambar 3.2 Document Flow Pendaftaran
Pasien yang telah melewati proses pendaftaran dan juga antrian dapat menemui dokter yang bersangkutan untuk melakukan diagnosa terhadap penyakit
yang diderita. Dokter yang bertugas melakukan diagnosa didapat dari setiap keluhan pasien yang akan menghasilkan hasil diagnosa. Setiap hasil diagnosa
yang didapat oleh dokter akan langsung dicatat dan dimasukkan ke dalam data rekam medis pasien.
Pasien yang telah didiagnosa apabila memerlukan uji laboratorium maka akan dikirim ke laboratorium untuk dilakukan uji lab. Data uji laboratorium akan
dicatat dan dikumpulkan bedasarkan hasil diagnosa, terapi, dan instruksi dokter. Hasil catatan tersebut menghasilkan nota hasil pemeriksaan dengan resep yang
diberikan kepada pasien yang berobat. Dokter yang telah mengobati pasien diharuskan mengisi data rekam medis untuk melengkapi dokumen data rekam
medis terbaru. Dokumen yang diisi untuk melengkapi data rekam medis adalah data tindakan pasien, data uji lab, dan data pemakaian obat. Rekam medis yang
telah diperbaharui akan direkap oleh pihak staff rekam medis dan kemudian disimpan dalam sebuah arsip rekam medis pasien. Proses pencatatan rekam medis
pasien yang telah dijelaskan dapat dilihat pada Gambar 3.3.
Gambar 3.3 Document Flow Pencatatan Rekam Medis Pasien
Proses pembayaran pasien yang terdapat pada Rumah Sakit Mata Masyarakat RSMM melibatkan resepsionis dan pasien. Pihak Resepsionis dapat
melihat hasil pelayanan yang telah diberikan bedasarkan data rekam medis dan nota hasil pemeriksaan. Hasil pemeriksaan disimpulkan menjadi total hasil
pemeriksaan yang memungkinkan potongan atau diskon kepada pasien tertentu. Apabila pasien yang bersangkutan memiliki kemungkinan untuk mendapatkan
potongan pihak resepsionis akan memverifikasi berapa jumlah potongan yang berhak didapatkan oleh pasien tersebut.
Resepsionis melanjutkan proses pembayaran ke tahap perhitungan total biaya perawatan yang akan menghasilkan data pembayaran. Data pembayaran
yang telah dibuat menghasilkan nota pembayaran yang dibuat dua rangkap yaitu untuk pasien dan juga untuk rekap data pembayaran. Pasien yang telah menerima
nota pembayaran diharuskan membayar bedasarkan jumlah pelayanan yang telah didapatkan. Setiap hari rekap pembayaran akan dikumpukan menjadi dokumen
rekap nota pembayaran harian. Proses docflow pembayaran pasien dapat dilihat pada Gambar 3.4.
Dalam proses pembuatan laporan pihak resepsionis dan staff rekam medis melaporkan data laporan harian kepada pihak supervisor rumah sakit. Data
laporan harian akan dibuat laporan bulanan apabila telah memasuki bulan baru. Laporan bulanan yang ada diolah menjadi laporan operasional yang dibuat untuk
kepala rumah sakit. Proses document flow pembuatan laporan dapat dilihat pada Gambar 3.5.
Gambar 3.4 Document Flow Pembayaran Pasien
Gambar 3.5 Document Flow Pembuatan Laporan
3.2 Analisis Kebutuhan
Kategori