Pengguna Sistem Analisis Kebutuhan

A. Pengguna Sistem

Sistem Informasi Perjalanan Dinas ini melibatkan beberapa pengguna seperti karyawan, asisten kepala bagian yang bersangkutan, kepala bagian yang bersangkutan, staf bagian umum, kepala bagian umum, dan direksi SDM umum. Masing-masing pengguna memiliki tugas dalam mengelola maupun melaksanakan perjalanan dinas. Berdasarkan tugas tersebut, akan dianalisa untuk memperoleh kebutuhan dasar yang nantinya harus dapat dilakukan oleh sistem. Hasil dari analisa kebutuhan dari masing-masing tugas dijelaskan pada Tabel 3.3. Tabel 3.3 Kebutuhan Pengguna No. Pengguna Tugas Kebutuhan 1 Karyawan Melakukan pengajuan perjalanan dinas terkait tugas kedinasan. Mampu melakukan pengajuan perjalanan dinas. Melengkapi dokumen yang terkait perjalanan dinas. Dapat mengetahui informasi terkait selesainya pembuatan dokumen perjalanan dinas. 2 Asisten kepala bagian yang bersangkutan Melakukan persetujuan dan perwakilan persetujuan kabag jika kabag yang bersangkutan berhalangan untuk perjalanan dinas yang diajukan Dapat melakukan persetujuan dan perwakilan persetujuan 3 Kepala bagian yang bersangkutan Melakukan persetujuan perjalanan dinas yang diajukan Dapat melakukan persetujuan 4 Staf bagian umum Membuat dokumen SPD dan Surat Jalan Mampu mencetak dokumen SPD dan Surat Jalan Mampu memperoleh data karyawan Melakukan perhitungan biaya perjalanan dinas Mampu memperoleh data karyawan No. Pengguna Tugas Kebutuhan berdasarkan surat keputusan direksi. Mampu melakukan perhitungan biaya perjalanan dinas Mencatat data tujuan Mencatat ketetapan biaya Transport Mencatat ketetapan biaya perjalanan dinas Membuat dokumen PPD, PPD uang muka dan PPD Sisa Mampu mencetak dokumen PPD, PPD uang muka dan PPD Sisa Membuat dokumen SPP, SPP uang muka dan SPP sisa Mampu mencetak dokumen SPP, SPP uang muka dan SPP Sisa Membuat Rekapitulasi Biaya perjalanan dinas Mampu membuat rekapitulasi biaya perjalanan dinas dari beberapa perhitungan Dapat melakukan pembatalan perjalanan dinas jika karyawan batal melakukan perjalanan dinas Mampu melakukan pembatalan perjalanan dinas Menginformasikan dokumen perjalanan dinas telah di tanda tangani kepala bagian umum Mampu melakukan pengaktifan perjalanan dinas 5 Kepala bagian umum dan Direksi SDM umum Mengevaluasi perjalanan dinas Mampu mencetak laporan histori perjalanan dinas karyawan Mampu mencetak laporan perbandingan penggunaan biaya dan jumlah pengajuan perjalanan dinas per bagian, per periode, per wilayah tujuan No. Pengguna Tugas Kebutuhan Mampu mencetak laporan penggunaan anggaran per bulan dan per tahun Mampu mencetak laporan histori realisasi anggaran Menetapkan anggaran perjalanan dinas Mampu menetapkan anggaran untuk perjalanan dinas

B. Kebutuhan Fungsional