vi
DAFTAR SIMBOL
1. Daftar Simbol Flowmap
No Simbol
Nama Simbol Keterangan
1 dokumen
Menunjukkan dokumen input untuk proses manual atau
komputer
2 Proses
Kegiatan proses yang dilakukan dengan proses komputerisasi
3 Proses manual
Kegiatan proses yang dilakukan manual
4 Garis alir
Menunjukkan penyimpanan arsip atau dokumen non
komputer
5 Data Store
Menunjukkan penyimpanan arsip atau dokumen non
komputer
6 DataBase
Tempat penyimpanan data berbasis database
7 Data Elektronik Menunjukkan laporan data
elektronik
vii
2. Daftar Simbol DFD data Flow Diagram
No Simbol
Nama Simbol Keterangan
1 Entitas
Menunjukkan bagian luar dari system yang mempunyai
hubungan dengan sistem
2
Proses Menunjukkan proses data
informasi yang terjadi di dalam system
3 Alir Data
Menunjukkan aliran data yang terjadi
4 File
Media penyimpanan data yang ada pada sistem
3. Daftar Simbol ERD Entity Relationship Diagram
No Simbol
Nama Simbol Keterangan
1 Entitas
Menunjukkan bagian luar dari system yang mempunyai
hubungan dengan sistem
2
Keputusan Menunjukkan yang digunakan
untuk suatu penyeleksian kondisi di dalam program
3 Alir Data
Menunjukkan penghubung antara entitas dan keputusan
viii
DAFTAR LAMPIRAN
1. Surat Persetujuan Izin Praktek Kerja Lapangan
2. Daftar Hadir Praktek Kerja Lapangan
3. Form Penilaian Praktek Kerja Lapangan
4. Surat Penyerahan Hak Eksklusif
5. Form Bimbingan Praktek Kerja Lapangan
Daftar Pustaka
www.scribd.com.Pengertian ERD dan DFD.10 Oktober 2011 www.scribd.com.Pengertian Flowmap dan Simbol Flowmap.10 Oktober 2011
dhamidin.wordpress.com.Context Diagram dan DFD.10 Oktober
BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Komunikasi merupakan sarana penting dalam dunia bisnis, pemerintahan, pendidikan, baik perorangan maupun kelompok. Salah satu bentuk komunikasi yang
sering digunakan adalah surat. Surat merupakan alat atau sarana untuk menyampaikan pernyataan atau
informasi secara tertulis dari pihak satu kepada pihak lainnya. Surat sering digunakan oleh perusahaan atau organisasi karena surat merupakan bukti “Hitam di atas putih”,
surat berperan sebagai alat pengingat dan sebagai bahan dokumentasi bagi setiap proses baik internal maupun eksternal.
Masalah penanganan surat merupakan masalah utama didalam menjaga keutuhan informasi yang pada suatu saat akan dibutuhkan oleh suatu perusahaan atau
organisasi. Penanganan surat harus dilakukan secara praktis dan efisien sehingga surat-surat yang masuk dapat tersusun secara rapi tanpa menghabiskan banyak waktu,
dan akan mempermudah pencarian kembali surat masuk tersebut. Sistem yang paling praktis dan efisien dalam penanganan surat masuk dan
surat keluar adalah dengan pengagendaan system nomor, dengan demikian setiap surat masuk dan surat keluar baik yang intern maupun ekstern dapat dicatat dalam
buku agenda. Penomoran pengkodean surat dilakukan dengan tujuan agar mengetahui berapa banyak surat yang sudah beredar dalam aktifitas suatu perusahaan
atau organisasi. Penelitian dilakukan di BBPPK Lembang Kota Bandung, proses pencatatan
surat masuk dan surat keluar dengan menggunakan system nomor belum praktis dan efisien. Serta penyimpanan arsip surat keluar dan surat masuk hanya dikelompokkan
menurut kedekatan yang sederhana seperti dibedakan pada surat masuk dan keluar dan pada jenis surat apakah Rahasia, Umum atau lainnya. Sehingga terkadang
dialami suatu kejadian lamanya proses pencarian sebuah surat ataupun kehilangan arsip surat tersebut.
Dari keadaan ini lah penulis mengangkat judul “Analisis Sistem Informasi Pengarsipan Surat keluar dan Surat Masuk pada Instansi BBPPK Lembang” untuk
menganalisa sistem yang sedang berjalan dan mungkin memberikan masukan bila terdapat kekurangan pada system yang telah ada.
1.2 Identifikasi dan Rumusan Masalah
1.2.1 Identifikasi Masalah
Identifikasi masalah adalah masalah-masalah yang terjadi saat mengunakan sistem yang lama atau sistem yang berjalan, sebagai berikut :
1. Pencarian arsip surat sering kali memakan waktu yang lama
2. Terjadi beberapa kali kehilangan arsip surat.
3. Sumber daya IT belum dimanfaatkan secara maksimal
1.2.2
Rumusan Masalah
Rumusan masalah adalah cara untuk menemukan pemecahan atas masalah yang terjadi pada sistem yang berjalan, rumusan masalah dari
identifikasi masalah diatas adalah sebagi berikut : 1.
Bagaimana membuat suatu aplikasi pengarsipan surat keluar dan surat masuk yang lebih efektif dan efisien
2. Bagaimana memaksimalkan sumber daya IT dan sumber daya manusia
yang ada pada bidang Program dan Anggaran
1.3 Maksud dan Tujuan
Maksud dari penyusunan laporan kerja praktek ini adalah menganalisa sistem pengarsipan surat keluar dan surat masuk pada BBPPK Lembang serta memberikan
usulan bila terdapat kelemahan pada sistem yang berjalan saat ini.
Tujuan dari analisis yang dilakukan terhadap sistem pengarsipan surat masuk dan surat keluar ini adalah :
1. Untuk Mengetahui sistem yang berjalan untuk pengarsipan surat keluar
dan surat masuk pada BBPPK Lembang 2.
Untuk memberi solusi bila ada kelemahan dari sistem yang berjalan.
1.4 Batasan Masalah
Untuk memperjelas wilayah yang akan dianalisis, maka dibuat batasan masalah sebagai berikut :
1. Sistem pengarsipan yang akan dianalisa terbatas hanya pada lingkup bidang
Program dan Anggaran saja. 2.
Solusi yang diberikan bila terdapat kelemahan pada sistem yang berjalan hanya sebatas Prosedur Sistem yang diusulkan, tidak membahas perancangan
database dan pembangunan aplikasinya.
1.5 Lokasi dan Waktu Kerja Praktek
Penelitian yang dilakukan penulis dilakukan di instansi berikut : Nama Instansi
: BBPPK Lembang Balai Besar Pelatihan dan
Pengembangan Kerja Lembang Alamat
: Jl Jalan Raya Lembang No 222 Lembang,
Kabupaten Bandung Barat 40791 Jawa Barat Telepon
: 022 2786053
Fax :
022 2788612
Tabel 1.1. Kegiatan Praktek Kerja Lapangan
4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 1 Perkenalan dan pembagian kerja
X X 2 Mencari Bahan Analisis
X X 3 Acara Bimtek
X X X
X X X X X X
X X 4 Menyusun Arsip surat
X X X
5 Menutup KP X
No Waktu
Aktifitas JULI 2011
Bab II
LANDASAN TEORI
1.1 Pengertian Sistem Informasi
Sistem Informasi memiliki banyak pengertian, namun pada dasarnya semua pengertian yang ada merujuk pada satu kesamaan, berikut adalah penjelasan tentang
sistem informasi :
2.1.1 KONSEP DASAR SISTEM Suatu sistem pada dasarnya adalah sekolompok unsur yang erat hubungannya
satu dengan yang lain, yang berfungsi bersamasama untuk mencapai tujuan tertentu.Secara sederhana, suatu sistem dapat diartikan sebagai suatu kumpulan atau
himpunan dari unsur, komponen, atau variabel yang terorganisir, saling berinteraksi, saling tergantung satu sama lain, dan terpadu.
Dari defenisi ini dapat dirinci lebih lanjut pengertian sistem secara umum, yaitu : 1. Setiap sistem terdiri dari unsur-unsur
2. Unsur-unsur tersebut merupakan bagian terpadu sistem yang bersangkutan. 3. Unsur sistem tersebut bekerja sama untuk mencapai tujuan sistem.
4. Suatu sistem merupakan bagian dari sistem lain yang lebih besar.
1.1.2 KONSEP DASAR INFORMASI
Secara umum informasi dapat didefinisikan sebagai hasil dari pengolahan data dalam suatu bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi penerimanya yang
menggambarkan suatu kejadiankejadian yang nyata yang digunakan untuk pengambilan keputusan. Informasi merupakan data yang telah diklasifikasikan atau
diolah atau diinterpretasi untuk digunakan dalam proses pengabilan keputusan.
1.1.3 KONSEP DASAR SISTEM INFORMASI
Sistem informasi adalah suatu sistem dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi
operasi organisasi yang bersifat manajerial dengan kegiatan strategi dari suatu organisasi untuk dapat menyediakan kepada pihak luar tertentu dengan informasi
yang diperlukan untuk pengambilan keputusan. Sistem informasi dalam suatu organisasi dapat dikatakan sebagai suatu sistem
yang menyediakan informasi bagi semua tingkatan dalam organisasi tersebut kapan saja diperlukan.Sistem ini menyimpan, mengambil, mengubah, mengolah dan
mengkomunikasikan informasi yang diterima dengan menggunakan sistem informasi atau peralatan sistem lainnya.
1.2 KOMPONEN DAN ELEMEN SISTEM INFORMASI
Sistem informasi terdiri dari beberapa komponen dan elemen, berikut adalah penjelasan komponen dan elemen sistem informasi.
2.2.1 KOMPONEN SISTEM INFORMASI Sistem informasi terdiri dari komponen-komponen yang disebut blok
bangunan building blok, yang terdiri dari komponen input, komponen model, komponen output, komponen teknologi, komponen hardware, komponen software,
komponen basis data, dan komponen kontrol. Semua komponen tersebut saling berinteraksi satu dengan yang lain membentuk suatu kesatuan untuk mencapai
sasaran. 1. Komponen input
Input mewakili data yang masuk kedalam sistem informasi. Input disini termasuk metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukkan, yang
dapat berupa dokumen-dokumen dasar.
2. Komponen model Komponen ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika, dan model matematik
yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara yang sudah ditentukan untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.
3. Komponen output Hasil dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang
berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua pemakai sistem.
4. Komponen teknologi Teknologi merupakan “tool box” dalam sistem informasi, Teknologi
digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, neghasilkan dan mengirimkan keluaran, dan membantu pengendalian dari
sistem secara keseluruhan.
5. Komponen hardware Hardware berperan penting sebagai suatu media penyimpanan vital bagi
sistem informasi.Yang berfungsi sebagai tempat untuk menampung database atau lebih mudah dikatakan sebagai sumber data dan informasi untuk memperlancar dan
mempermudah kerja dari sistem informasi.
6. Komponen software Software berfungsi sebagai tempat untuk mengolah,menghitung dan
memanipulasi data yang diambil dari hardware untuk menciptakan suatu informasi.
7. Komponen basis data Basis data database merupakan kumpulan data yang saling berkaitan dan
berhubungan satu dengan yang lain, tersimpan di pernagkat keras komputer dan menggunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. Data perlu disimpan dalam
basis data untuk keperluan penyediaan informasi lebih lanjut.Data di dalam basis data perlu diorganisasikan sedemikian rupa supaya informasi yang dihasilkan
berkualitas.Organisasi basis data yang baik juga berguna untuk efisiensi kapasitas penyimpanannya.Basis data diakses atau dimanipulasi menggunakan perangkat lunak
paket yang disebut DBMS Database Management System.
8. Komponen kontrol Banyak hal yang dapat merusak sistem informasi, seperti bencana alam, api,
temperatur, air, debu, kecurangan-kecurangan,kegagalan-kegagalan sistem itu sendiri, ketidak efisienan, sabotase dan lain sebagainya. Beberapa pengendalian perlu
dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan bahwa hal-hal yang dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun bila terlanjur terjadi kesalahan-kesalahan
dapat langsung cepat diatasi.
Gambar 2.1 Interaksi Sistem informasi Sumber : Billi Mahamudu,
www.scribd.com , Komponen Elemen SI
1.2.2 ELEMEN SISTEM INFORMASI
Sistem informasi terdiri dari elemen-elemen yang terdiri dari orang, prosedur, perangkat keras, perangkat lunak, basis data, jaringan komputer dan komunikasi
data.Semua elemen ini merupakan komponen fisik.
1. Orang Orang atau personil yang di maksudkan yaitu operator komputer, analis
sistem, programmer, personil data entry, dan manajer sistem informasiEDP
2. Prosedur Prosedur merupakan elemen fisik.Hal ini di sebabkan karena prosedur
disediakan dalam bentuk fisik seperti buku panduan dan instruksi.Ada 3 jenis prosedur yang dibutuhkan, yaitu instruksi untuk pemakai, instruksi untuk penyiapan
masukan, instruksi pengoperasian untuk karyawan pusat komputer.
3. Perangkat keras Perangkat keras bagi suatu sistem informasi terdiri atas komputer pusat
pengolah, unit masukankeluaran, peralatan penyiapan data, dan terminal masukankeluaran.
4. Perangkat lunak Perangkat lunak dapat dibagi dalam 3 jenis utama :
1. Sistem perangkat lunak umum, seperti sistem pengoperasian dan sistem
manajemen data yang memungkinkan pengoperasian sistem komputer. 2.
Aplikasi perangkat lunak umum, seperti model analisis dan keputusan. 3.
Aplikasi pernagkat lunak yang terdiri atas program yang secara spesifik dibuat untuk setiap aplikasi.
5. Basis data File yang berisi program dan data dibuktikan dengan adanya media
penyimpanan secara fisik seperti diskette, hard disk, magnetic tape, dan sebagainya. File juga meliputi keluaran tercetak dan catatan lain diatas kertas, mikro film, dan lain
sebagainya.
6. Jaringan komputer Jaringan komputer adalah sebuah kumpulan komputer, printer dan peralatan
lainnya yang terhubung dalam satu kesatuan.Informasi dan data bergerak melalui kabel-kabel atau tanpa kabel sehingga memungkinkan pengguna jaringan komputer
dapat saling bertukar dokumen dan data.
7. Komunikasi data Komunikasi data adalah merupakan bagian dari telekomunikasi yang secara
khusus berkenaan dengan transmisi atau pemindahan data dan informasi diantara komputer-komputer dan pirant-ipiranti yang lain dalam bentuk digital yang
dikirimkan melalui media komunikasi data. Data berarti informasi yang disajikan oleh isyarat digital.
Komunikasi data merupakan bagian vital dari suatu sistem informasi karena sistem ini menyediakan infrastruktur yang memungkinkan komputerkomputer dapat
berkomunikasi satu sama lain.
Gambar 2.2 Hubungan Elemen Sistem Informasi Sumber : Billi Mahamudu,
www.scribd.com , Komponen Elemen SI
1.3 ARSITEKTUR DAN KLASIFIKASI SISTEM INFORMASI
Sistem informasi memiliki arsitektur dan klasifikasi, berikut adalah penjelasan keduanya.
2.3.1 ARSITEKTUR SISTEM INFORMASI Sistem informasi dapat di bentuk sesuai kebutuhan organisasi masing-
masing.Oleh karena itu, untuk dapat menerapkan sistem yang efektif dan efisien diperlukan perencanaan, pelaksanaan, pengaturan, dan evaluasi sesuai keinginan
masingmasing organisasi. Guna dari sistem yang efektif dan efisien tidak lain untuk mendapatkan keunggulan dalam berkompetisi. Semua orang dapat menggunakan
sistem informasi dalam organisasi, tetapi faktor efisiensi setiap sistem adalah berbeda. Perlu diketahui, perubahan sistem, baik besar maupun kecil, selalu akan
melalui tingkatan-tingkatan sebagai berikut :
Tingkat I : Ide, mengetahui perlu adanya perubahan.
Tingkat II : Design, merancang cara pemecahannya.
Tingkat III : Pelaksanaan, menerapkan design ke dalam sistem.
Tingkat IV : Kontrol, memeriksa tingkat pelaksanaan dijalankan sesuai dengan
design Tingkat V
: Evaluasi, memeriksa apakah perubahan yang terjadi sesuai dengan tujuan semula.
Tingkat VI : Tindak lanjut, melaksanakn perubahan sesuai dengan hasil evaluasi
yang ada. Adapun tingkatan yang menjadi kunci yang digunakan untuk memecahkan
bagian masalah baik itu secara menyeluruh maupun per bagian, yaitu :
Gambar 2.3 Tingkatan Kunci Memecahkan Masalah
Sumber : Edwin Ho, www.scribd.com
, Arsitektur SI
1.3.2 KLASIFIKASI SISTEM INFORMASI
Sistem informasi merupakan suatu bentuk integrasi antara satu komponen dengan komponen lain karena sistem memiliki sasaran yang berbeda untuk setiap
kasus yang terjadi yang ada di dalam sistem tersebut. Oleh karena itu, sistem dapat di klasifikasikan dari beberapa sudut pandang, diantaranya :
1. Sistem abstrak atau sistem fisik
Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ideide yang tidak tampak secara fisik,misalnya sistem teologia, yaitu sistem yang berupa pemikiran hubungan
antara manusia dengan Tuhan. Sistem fisik merupakan sistem secara fisik, misalnya sistem komputer.
2. Sistem alamiah dan sistem buatan manusia
Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak dibuat oleh manusia, misalnya sistem perputaran bumi.
Sistem buatan manusia merupakan sistem yang melibatkan interaksi manusia dengan mesin, yang disebut human machine system.Sistem informasi berbasis internet
merupakan contoh human machine system karena menyangkut penggunaan komputer yang berinteraksi dengan manusia.
3. Sistem deterministik dan sistem probabilistik
Sistem deterministik adalah sistem yang beroperasi dengan tingkah laku yang dapat diprediksi.Sistem probabilistik dalah sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat
diprediksi karena mengandung unsur probabilistik.
4. Sistem terbuka dan sistem tertutup
Sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan di pengaruhi oleh lingkungan luarnya.Sistem ini menerima masukan dan menghasilkan keluaran untuk subsistem
lainnya.Sistem tertutup adalah sistem yang tidak terhubung dan tidak terpengaruh oleh lingkungan luarnya.Sistem ini bekerja secara otomatis tanpa campur tangan
pihak luar.
2.4 FLOWMAP
2.4.1 Pengertian Flowmap
Flowmap adalah penggambaran secara grafik dari langkah-langkah dan urut-urutan prosedur dari suatu program.
2.4.2 Cara - cara membuat flowmap:
Seorang analis dan programmer akan membuat flowmap ada beberapa petunjuk yang harus diperhatikan, seperti :
1. Flowmap digambarkan dari halaman atas ke bawah dan dari kiri ke kanan. 2. Aktivitas yang digambarkan harus didefinisikan secara hati-hati dan
definisi ini harus dapat dimengerti oleh pembacanya.
3. Kapan aktivitas dimulai dan berakhir harus ditentukan secara jelas. 4. Setiap langkah dari aktivitas harus diuraikan dengan menggunakan
deskripsi katakerja, misalkan MENGHITUNG PAJAK PENJUALAN. 5. Setiap langkah dari aktivitas harus berada pada urutan yang benar.
6. Lingkup dan range dari aktifitas yang sedang digambarkan harus ditelusuri dengan hati-hati. Percabangan-percabangan yang memotong
aktivitas yang sedang digambarkan tidak perlu digambarkan pada flowmap yang sama. Simbol konektor harus digunakan dan percabangannya diletakan pada
halaman yang terpisah atau hilangkan seluruhnya bila percabangannya tidak berkaitan dengan sistem.
7. Gunakan simbol-simbol flowmap yang standar.
2.4.3 Jenis - jenis Flowmap:
Flowmap banyak jenis nya, beberapa jenis flowmap yang umum adalah sebagai berikut :
1. Flowmap Sistem 2. Flowmap Paperwork atau Flowmap Dokumen
3. Flowmap Skematik 4. Flowmap Program
5. Flowmap Proses
2.5 CONTEXT DIAGRAM
Model berikutnya menjawab sejumlah pertanyaan yang muncul dalam pembuatan statement of purpose.Context Diagram merupakan kejadian tersendiri dari
suatu diagram alir data.Dimana satu lingkaran merepresentasikan seluruh sistem.Context Diagram ini harus berupa suatu pandangan, yang mencakup masukan-
masukan dasar, sistem-sistem dan keluaran. Context Diagram merupakan tingkatan tertinggi dalam diagram aliran data
dan hanya memuat satu proses, menunjukkan sistem secara keseluruhan. Proses tersebut diberi nomor nol. Semua entitas eksternal yang ditunjukkan pada diagram
konteks berikut aliran data-aliran data utama menuju dan dari sistem. Diagram tersebut tidak memuat penyimpanan data dan tampak sederhana untuk diciptakan,
begitu entitas-entitas eksternal serta aliran data-aliran daa menuju dan dari sistem diketahui penganalisis dari wawancara dengan user dan sebagai hasil analisis
dokumen.
Context diagram menggarisbawahi sejumlah karakteristik penting dari suatu sistem: 1.
Kelompok pemakai, organisasi, atau sistem lain dimana sistem kita
melakukankomunikasi yang disebut juga sebagai terminator. 2.
Data dimana sistem kita menerima dari lingkungan dan harus diproses dengan
cara tertentu.
3.
Data yang dihasilkan sistem kita dan diberikan ke dunia luar.
4.
Penyimpanan data yang digunakan secara bersama antara sistem kita dengan
terminator.Data ini dibuat oleh sistem dan digunakan oleh lingkungan atau sebaliknya, dibuat oleh lingkungan dan digunakan oleh sistem kita.
5.
Batasan antara sistem kita dan lingkungan.
Context Diagram dimulai dengan penggambaran terminator, aliran data, aliran control penyimpanan, dasn proses tunggal yang menunjukkan keseluruhan sistem.
Bagian termudah adalah menetapkan proses yang hanya terdiri dari satu lingkaran dan diberi nama yang mewakili sistem. Nama dalam hal ini dapat menjelaskan proses
atau pekerjaan atau dalam kasus ekstrim berupa nama perusahaan yang dalam hal ini mewakili proses yang dilakukan keseluruhan organisasi.
Terminator ditunjukkan dalam bentuk persegi panjang dan berkomunikasi langsung dengan sistem melalui aliran data atau penyimpanan eksternal Antar
terminator tidak diperbolehkan komunikasi langsung.Pada kenyataannya hubungan antar terminator dilakukan, tetapi secara definitif karena terminator adalah bagian dari
lingkungan, maka tidak relevan jika dibahas dalam context diagram. Aliran dalam context diagram memodelkan masukan ke sistem dan keluaran
dari system seperti halnya sinyal kontrol yang diterima atau dibuat sistem.Aliran data hanya digambarkan jika diperlukan untuk mendeteksi kejadian dalam lingkungan
dimana sistem harus memberikan respon atau membutuhkan data untuk menghasilkan respon.Selain itu, aliran data dibutuhkan untuk menggambarkan
transportasi antara sistem dan terminator. Dengan kata lain aliran data digambarkan jika data tersebut diperlukan untuk menghasilkan respon pada kejadian tertentu.
Dalam hal ini kita seharusnya menggambar context diagram dengan asumsi bahwa masukan disebabkan dan diawali oleh terminator, sedangkan keluaran
disebabkan dan diawali oleh sistem.Dengan mencegah interaksi yang tidak perlu extraneous prompts yang berorientasi pada implementasi masukan-keluaran dan
mengkonsentrasikan pemodelan pada jaringan aliran data.
2.6 DATA FLOW DIAGRAM
Empat simbol dasar yang digunakan untuk memetakan gerakan diagram aliran data adalah:
a. External Entity Entitasterminator
Suatu entitas dapat disimbolkan dengan suatu notasi kotak sebagai berikut:
Kotak ini digunakan untuk menggambarkan suatu entitas eksternal bagian lain, sebuah perusahaan, seseorang atau sebuah mesin yang dapat mengirim data atau
menerima data dari sistem.Entitas ini disebut juga sumber atau tujuan data, dan dianggap eksternal terhadap sistem yang sedang digambarkan. Setiap entitas diberi
label dengan sebuah nama yang sesuai. Meskipun berinteraksi dengan sistem, namun dianggap di luar batas-batas sistem.
b. Data FlowArus data
Suatu arus data dapat disimbolkan dengan menggunakan suatu notasi tanda panah berikut :
Tanda panah tersebut menunjukkan perpindahan data dari satu titik ke titik yang lain, dengan kepala tanda panah mengarah ke tujuan data. Karena sebuah tanda
panah menunjukkan seseorang, tempat atau sesuatu, maa harus digambarkan dalam kata benda.
Bentuk dari arus data diantaranya adalah sebagai berikut: 1.
Formulir atau dokumen yang digunakan di perusahaan 2.
Laporan tercetak yang dihasilkan oleh sistem 3.
Tampilan atau output di layar komputer yang dihasilkan oleh sistem 4.
Masukan untuk komputer 5.
Komunikasi ucapan 6.
Surat-surat atau memo 7.
Data yang dibaca atau direkamkan ke suatu file 8.
Suatu isian yang dicatat pada buku agenda
9. Transmisi data dari suatu komputer ke komputer yang lain
c.
ProcessProses
Atau Bujur sangkar dengan sudut membulatlingkaran digunakan untuk
menunjukkan adanya proses transformasi. Proses-proses tersebut selalu menunjukkan suatu perubahan dalam didalam atau perubahan data; jadi, aliran data yang
meninggalkan suatu proses selalu diberi label yang berbeda dari aliran data yang masuk. Proses-proses yang menunjukkan hal itu didalam sistem dan harus diberi
nama menggunakan salah satu format berikut ini. Sebuah nama yang jelas memudahkan untuk memahami proses apa yang sedang dilakukan.
d.
Data Store Penyimpanan Data
Data store dilambangkan dengan bujur sangkar dengan ujung terbuka.yang menunjukkan penyimpanan data. Penyimpanan data menandakan penyimpanan
manual, seperti lemari filesebuah filebasis data terkomputerisasi. Karena penyimpanan data mewakili seseorang, tempat atau sesuatu, maka diberi nama
dengan sebuah kata benda. Penyimpanan data sementara seperti kertas catatansebuah file computer sementara tidak dimasukkan ke dalam diagram aliran data.
2.6.1 MENGGAMBAR DFD LEVEL 0 LEVEL BERIKUTNYA
Diagram 0 adalah pengembangan dari diagram konteks dan bisa mencakup sampai Sembilan proses. Setiap proses diberi nomor bilangan bulat, umumnya
dimulai dari sudut sebelah kiri atas diagram dan mengarah ke sudut sebelah kanan bawah. Penyimpanan data-penyimpanan data utama dari sistem mewakili file-file
master dan semua entitas eksternal dimsukkan ke dalam diagram 0.
2.6.2 PENGGAMBARAN DFD
Tidak ada aturan baku untuk menggambarkan DFD, tapi dari berbagai referensi yg ada, secara garis besar:
1. Buat diagram context Diagram ini adalah diagram level tertinggi dari DFD yg menggambarkan
hubungan system dengan lingkungan luarnya. Cara :
a. Tentukan nama sistemnya.
b. Tentukan batasan sistemnya.
c. Tentukan terminator apa saja yg ada dalam sistem.
d. Tentukan apa yg diterimadiberikan terminator daripada sistem.
e. Gambarkan diagram context.
2. Buat diagram level Zero Diagram ini adalah dekomposisi dari diagram Context. Cara :
a. Tentukan proses utama yg ada pada sistem.
b. Tentukan apa yg diberikanditerima masing-masing proses padadari sistem
sambilmemperhatikan konsep keseimbangan alur data yang keluarmasuk dari suatu levelharus sama dgn alur data yang masukkeluar pada level
berikutnya c.
Apabila diperlukan, munculkan data store master sebagai sumber maupun tujuanalur data.
d. Gambarkan diagram level zero.
e. Hindari perpotongan arus data
f. Beri nomor pada proses utama nomor tidak menunjukkan urutan proses.
3. Buat diagram level Satu Diagram ini merupakan dekomposisi dari diagram level zero.Cara :
a. Tentukan proses yg lebih kecil sub-proses dari proses utama yg ada di
level zero.
b. Tentukan apa yg diberikanditerima masing-masing sub-proses padadari
sistem danperhatikan konsep keseimbangan. c.
Apabila diperlukan, munculkan data store transaksi sbg sumber maupun tujuan alurdata.
d. Gambarkan DFD level Satu
e. Hindari perpotongan arus data.
f. Beri nomor pada masing-masing sub-proses yang menunjukkan
dekomposisi dariproses sebelumnya. Contoh : 1.1, 1.2, 2.1
4. DFD level dua, tiga, . . Diagram ini merupakan dekomposisi dari level sebelumnya. Proses
dekomposisi dilakukan sampai dg proses siap dituangkan ke dalam program. Aturan yg digunakan sama dgn level satu
BAB III PROFIL PERUSAHAAN INSTANSI
3.1 Tinjauan Umum Perusahaan Instansi
Didirikan pada tanggal 3 Agustus 1950 semula bernama Djawatan Kursys Usaha Tani di bawah Kementrian Perburuhan.
Sejak mulai berdiri sampai sekarang sudah 8 kali perubahan nama, di antaranya 7 kali perubahan status dengan pokok dan fungsi tetap. Kemudian pada perubahan
kedelapan terjadi perubahan yang signifikan yaitu status balai dari eselon III menjadi eselon II B dengan lingkup kerja lebih luas lagi menjadi Balai Besar Pengembangan
Perluasan Kerja berada di bawah Ditjen Binapenta dengan Uraian sebagai berikut : 1.
Djawatan Kursus Usaha Pertanian 1950-1969 di bawah Kementrian Perburuhan.
2. Pusat Latihan Kejuruan Pertanian 1969-1973 di bawah Departemen Tenaga
Kerja. 3.
Pusat Latihan Kerja Pertanian1973-1978 di bawah Departemen Tenaga Kerja, Transmigrasi dan Koperasi.
4. Balai Latihan Kerja Pertanian Lembang 1978-1983 di bawah Departemen
Tenaga Kerja dan Transmigrasi. 5.
Balai Latihan Kerja Lembang 1983-1997 di bawah Departemen Tenaga Kerja.
6. Balai Latihan Kerja Khusus Pertanian Lembang 1997-2001 di bawah
Departemen Tenaga Kerja. 7.
Balai Latihan Kerja Pertanian Lembang 2001- April 2006 di bawah Departemen Tenaga Kerja dan Transmigrasi.
8. Balai Besar Pengembangan dan Perluasan Kerja April 2006- Sekarang di
bawah ditjen Binapenta Departemen Tenaga Kerja dan Transmigrasi.
1.1.1 Visi, Misi Strategi
1. Visi
Menjadi lembaga pengembangan dan perluasan kerja yang professional dan mandiri.
2. Misi :
1. Meningkatkan kapabilitas Balai Besar.
2. Membangun dan mengembangkan jejaring kerjasama dengan berbagai
Stakeholder. 3.
Menyiapkan petugas teknis lapanganpemandupendampingfasilitator TTG kewirausahaan di bidang pertanian, industry dan jasa.
4. Menggali potensi sumber daya ekonomi masyarakat dan membuka
serta mengembangkan akses berbagai unit ekonomi produktif. 5.
Memberikan layanan informasi, konsultasi bantuan teknis kewirausahaan dan TTG bidang pertanian, industri dan jasa.
3. Strategi
1. Mengubah kultur birokrasi menjadi kultur wirausaha untuk semua
level manajemen dan staf. 2.
Mengoptimalkan potensi sumber daya secara inovatif, kreatif dan produktif.
3. Mengembangkan laboratorium bisnisberbasis lahan on farm, olahan
hasil pertanianoff farm dan layangan jasa non farm.
4. Kebijakan
1. Peningkatan layanan uji coba model kewirausahaan dan penerapan
TTG. 2.
Perbaikan system kerja target oriented, keuangan, administrasi dan pengawasan.
3. Peningkatan kompetensi dan profesionalisme pegawai.
4. Peningkatan kapasitas layanan masyarakat.
5. Peningkatan mutu layanan bagi pengguna jasa BBPPK.
6. Peningkatan kerjasama kelembagaan.
5. Sasaran