Daftar Simbol Flowmap Daftar Simbol DFD data Flow Diagram Visi Misi : Strategi Kebijakan

vi DAFTAR SIMBOL

1. Daftar Simbol Flowmap

No Simbol Nama Simbol Keterangan 1 dokumen Menunjukkan dokumen input untuk proses manual atau komputer 2 Proses Kegiatan proses yang dilakukan dengan proses komputerisasi 3 Proses manual Kegiatan proses yang dilakukan manual 4 Garis alir Menunjukkan penyimpanan arsip atau dokumen non komputer 5 Data Store Menunjukkan penyimpanan arsip atau dokumen non komputer 6 DataBase Tempat penyimpanan data berbasis database 7 Data Elektronik Menunjukkan laporan data elektronik vii

2. Daftar Simbol DFD data Flow Diagram

No Simbol Nama Simbol Keterangan 1 Entitas Menunjukkan bagian luar dari system yang mempunyai hubungan dengan sistem 2 Proses Menunjukkan proses data informasi yang terjadi di dalam system 3 Alir Data Menunjukkan aliran data yang terjadi 4 File Media penyimpanan data yang ada pada sistem

3. Daftar Simbol ERD Entity Relationship Diagram

No Simbol Nama Simbol Keterangan 1 Entitas Menunjukkan bagian luar dari system yang mempunyai hubungan dengan sistem 2 Keputusan Menunjukkan yang digunakan untuk suatu penyeleksian kondisi di dalam program 3 Alir Data Menunjukkan penghubung antara entitas dan keputusan viii DAFTAR LAMPIRAN 1. Surat Persetujuan Izin Praktek Kerja Lapangan 2. Daftar Hadir Praktek Kerja Lapangan 3. Form Penilaian Praktek Kerja Lapangan 4. Surat Penyerahan Hak Eksklusif 5. Form Bimbingan Praktek Kerja Lapangan Daftar Pustaka www.scribd.com.Pengertian ERD dan DFD.10 Oktober 2011 www.scribd.com.Pengertian Flowmap dan Simbol Flowmap.10 Oktober 2011 dhamidin.wordpress.com.Context Diagram dan DFD.10 Oktober

BAB I PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Komunikasi merupakan sarana penting dalam dunia bisnis, pemerintahan, pendidikan, baik perorangan maupun kelompok. Salah satu bentuk komunikasi yang sering digunakan adalah surat. Surat merupakan alat atau sarana untuk menyampaikan pernyataan atau informasi secara tertulis dari pihak satu kepada pihak lainnya. Surat sering digunakan oleh perusahaan atau organisasi karena surat merupakan bukti “Hitam di atas putih”, surat berperan sebagai alat pengingat dan sebagai bahan dokumentasi bagi setiap proses baik internal maupun eksternal. Masalah penanganan surat merupakan masalah utama didalam menjaga keutuhan informasi yang pada suatu saat akan dibutuhkan oleh suatu perusahaan atau organisasi. Penanganan surat harus dilakukan secara praktis dan efisien sehingga surat-surat yang masuk dapat tersusun secara rapi tanpa menghabiskan banyak waktu, dan akan mempermudah pencarian kembali surat masuk tersebut. Sistem yang paling praktis dan efisien dalam penanganan surat masuk dan surat keluar adalah dengan pengagendaan system nomor, dengan demikian setiap surat masuk dan surat keluar baik yang intern maupun ekstern dapat dicatat dalam buku agenda. Penomoran pengkodean surat dilakukan dengan tujuan agar mengetahui berapa banyak surat yang sudah beredar dalam aktifitas suatu perusahaan atau organisasi. Penelitian dilakukan di BBPPK Lembang Kota Bandung, proses pencatatan surat masuk dan surat keluar dengan menggunakan system nomor belum praktis dan efisien. Serta penyimpanan arsip surat keluar dan surat masuk hanya dikelompokkan menurut kedekatan yang sederhana seperti dibedakan pada surat masuk dan keluar dan pada jenis surat apakah Rahasia, Umum atau lainnya. Sehingga terkadang dialami suatu kejadian lamanya proses pencarian sebuah surat ataupun kehilangan arsip surat tersebut. Dari keadaan ini lah penulis mengangkat judul “Analisis Sistem Informasi Pengarsipan Surat keluar dan Surat Masuk pada Instansi BBPPK Lembang” untuk menganalisa sistem yang sedang berjalan dan mungkin memberikan masukan bila terdapat kekurangan pada system yang telah ada.

1.2 Identifikasi dan Rumusan Masalah

1.2.1 Identifikasi Masalah

Identifikasi masalah adalah masalah-masalah yang terjadi saat mengunakan sistem yang lama atau sistem yang berjalan, sebagai berikut : 1. Pencarian arsip surat sering kali memakan waktu yang lama 2. Terjadi beberapa kali kehilangan arsip surat. 3. Sumber daya IT belum dimanfaatkan secara maksimal 1.2.2 Rumusan Masalah Rumusan masalah adalah cara untuk menemukan pemecahan atas masalah yang terjadi pada sistem yang berjalan, rumusan masalah dari identifikasi masalah diatas adalah sebagi berikut : 1. Bagaimana membuat suatu aplikasi pengarsipan surat keluar dan surat masuk yang lebih efektif dan efisien 2. Bagaimana memaksimalkan sumber daya IT dan sumber daya manusia yang ada pada bidang Program dan Anggaran

1.3 Maksud dan Tujuan

Maksud dari penyusunan laporan kerja praktek ini adalah menganalisa sistem pengarsipan surat keluar dan surat masuk pada BBPPK Lembang serta memberikan usulan bila terdapat kelemahan pada sistem yang berjalan saat ini. Tujuan dari analisis yang dilakukan terhadap sistem pengarsipan surat masuk dan surat keluar ini adalah : 1. Untuk Mengetahui sistem yang berjalan untuk pengarsipan surat keluar dan surat masuk pada BBPPK Lembang 2. Untuk memberi solusi bila ada kelemahan dari sistem yang berjalan.

1.4 Batasan Masalah

Untuk memperjelas wilayah yang akan dianalisis, maka dibuat batasan masalah sebagai berikut : 1. Sistem pengarsipan yang akan dianalisa terbatas hanya pada lingkup bidang Program dan Anggaran saja. 2. Solusi yang diberikan bila terdapat kelemahan pada sistem yang berjalan hanya sebatas Prosedur Sistem yang diusulkan, tidak membahas perancangan database dan pembangunan aplikasinya.

1.5 Lokasi dan Waktu Kerja Praktek

Penelitian yang dilakukan penulis dilakukan di instansi berikut : Nama Instansi : BBPPK Lembang Balai Besar Pelatihan dan Pengembangan Kerja Lembang Alamat : Jl Jalan Raya Lembang No 222 Lembang, Kabupaten Bandung Barat 40791 Jawa Barat Telepon : 022 2786053 Fax : 022 2788612 Tabel 1.1. Kegiatan Praktek Kerja Lapangan 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 1 Perkenalan dan pembagian kerja X X 2 Mencari Bahan Analisis X X 3 Acara Bimtek X X X X X X X X X X X 4 Menyusun Arsip surat X X X 5 Menutup KP X No Waktu Aktifitas JULI 2011 Bab II LANDASAN TEORI

1.1 Pengertian Sistem Informasi

Sistem Informasi memiliki banyak pengertian, namun pada dasarnya semua pengertian yang ada merujuk pada satu kesamaan, berikut adalah penjelasan tentang sistem informasi : 2.1.1 KONSEP DASAR SISTEM Suatu sistem pada dasarnya adalah sekolompok unsur yang erat hubungannya satu dengan yang lain, yang berfungsi bersamasama untuk mencapai tujuan tertentu.Secara sederhana, suatu sistem dapat diartikan sebagai suatu kumpulan atau himpunan dari unsur, komponen, atau variabel yang terorganisir, saling berinteraksi, saling tergantung satu sama lain, dan terpadu. Dari defenisi ini dapat dirinci lebih lanjut pengertian sistem secara umum, yaitu : 1. Setiap sistem terdiri dari unsur-unsur 2. Unsur-unsur tersebut merupakan bagian terpadu sistem yang bersangkutan. 3. Unsur sistem tersebut bekerja sama untuk mencapai tujuan sistem. 4. Suatu sistem merupakan bagian dari sistem lain yang lebih besar. 1.1.2 KONSEP DASAR INFORMASI Secara umum informasi dapat didefinisikan sebagai hasil dari pengolahan data dalam suatu bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi penerimanya yang menggambarkan suatu kejadiankejadian yang nyata yang digunakan untuk pengambilan keputusan. Informasi merupakan data yang telah diklasifikasikan atau diolah atau diinterpretasi untuk digunakan dalam proses pengabilan keputusan. 1.1.3 KONSEP DASAR SISTEM INFORMASI Sistem informasi adalah suatu sistem dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi operasi organisasi yang bersifat manajerial dengan kegiatan strategi dari suatu organisasi untuk dapat menyediakan kepada pihak luar tertentu dengan informasi yang diperlukan untuk pengambilan keputusan. Sistem informasi dalam suatu organisasi dapat dikatakan sebagai suatu sistem yang menyediakan informasi bagi semua tingkatan dalam organisasi tersebut kapan saja diperlukan.Sistem ini menyimpan, mengambil, mengubah, mengolah dan mengkomunikasikan informasi yang diterima dengan menggunakan sistem informasi atau peralatan sistem lainnya.

1.2 KOMPONEN DAN ELEMEN SISTEM INFORMASI

Sistem informasi terdiri dari beberapa komponen dan elemen, berikut adalah penjelasan komponen dan elemen sistem informasi. 2.2.1 KOMPONEN SISTEM INFORMASI Sistem informasi terdiri dari komponen-komponen yang disebut blok bangunan building blok, yang terdiri dari komponen input, komponen model, komponen output, komponen teknologi, komponen hardware, komponen software, komponen basis data, dan komponen kontrol. Semua komponen tersebut saling berinteraksi satu dengan yang lain membentuk suatu kesatuan untuk mencapai sasaran. 1. Komponen input Input mewakili data yang masuk kedalam sistem informasi. Input disini termasuk metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukkan, yang dapat berupa dokumen-dokumen dasar. 2. Komponen model Komponen ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika, dan model matematik yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara yang sudah ditentukan untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan. 3. Komponen output Hasil dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua pemakai sistem. 4. Komponen teknologi Teknologi merupakan “tool box” dalam sistem informasi, Teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, neghasilkan dan mengirimkan keluaran, dan membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan. 5. Komponen hardware Hardware berperan penting sebagai suatu media penyimpanan vital bagi sistem informasi.Yang berfungsi sebagai tempat untuk menampung database atau lebih mudah dikatakan sebagai sumber data dan informasi untuk memperlancar dan mempermudah kerja dari sistem informasi. 6. Komponen software Software berfungsi sebagai tempat untuk mengolah,menghitung dan memanipulasi data yang diambil dari hardware untuk menciptakan suatu informasi. 7. Komponen basis data Basis data database merupakan kumpulan data yang saling berkaitan dan berhubungan satu dengan yang lain, tersimpan di pernagkat keras komputer dan menggunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. Data perlu disimpan dalam basis data untuk keperluan penyediaan informasi lebih lanjut.Data di dalam basis data perlu diorganisasikan sedemikian rupa supaya informasi yang dihasilkan berkualitas.Organisasi basis data yang baik juga berguna untuk efisiensi kapasitas penyimpanannya.Basis data diakses atau dimanipulasi menggunakan perangkat lunak paket yang disebut DBMS Database Management System. 8. Komponen kontrol Banyak hal yang dapat merusak sistem informasi, seperti bencana alam, api, temperatur, air, debu, kecurangan-kecurangan,kegagalan-kegagalan sistem itu sendiri, ketidak efisienan, sabotase dan lain sebagainya. Beberapa pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan bahwa hal-hal yang dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun bila terlanjur terjadi kesalahan-kesalahan dapat langsung cepat diatasi. Gambar 2.1 Interaksi Sistem informasi Sumber : Billi Mahamudu, www.scribd.com , Komponen Elemen SI 1.2.2 ELEMEN SISTEM INFORMASI Sistem informasi terdiri dari elemen-elemen yang terdiri dari orang, prosedur, perangkat keras, perangkat lunak, basis data, jaringan komputer dan komunikasi data.Semua elemen ini merupakan komponen fisik. 1. Orang Orang atau personil yang di maksudkan yaitu operator komputer, analis sistem, programmer, personil data entry, dan manajer sistem informasiEDP 2. Prosedur Prosedur merupakan elemen fisik.Hal ini di sebabkan karena prosedur disediakan dalam bentuk fisik seperti buku panduan dan instruksi.Ada 3 jenis prosedur yang dibutuhkan, yaitu instruksi untuk pemakai, instruksi untuk penyiapan masukan, instruksi pengoperasian untuk karyawan pusat komputer. 3. Perangkat keras Perangkat keras bagi suatu sistem informasi terdiri atas komputer pusat pengolah, unit masukankeluaran, peralatan penyiapan data, dan terminal masukankeluaran. 4. Perangkat lunak Perangkat lunak dapat dibagi dalam 3 jenis utama : 1. Sistem perangkat lunak umum, seperti sistem pengoperasian dan sistem manajemen data yang memungkinkan pengoperasian sistem komputer. 2. Aplikasi perangkat lunak umum, seperti model analisis dan keputusan. 3. Aplikasi pernagkat lunak yang terdiri atas program yang secara spesifik dibuat untuk setiap aplikasi. 5. Basis data File yang berisi program dan data dibuktikan dengan adanya media penyimpanan secara fisik seperti diskette, hard disk, magnetic tape, dan sebagainya. File juga meliputi keluaran tercetak dan catatan lain diatas kertas, mikro film, dan lain sebagainya. 6. Jaringan komputer Jaringan komputer adalah sebuah kumpulan komputer, printer dan peralatan lainnya yang terhubung dalam satu kesatuan.Informasi dan data bergerak melalui kabel-kabel atau tanpa kabel sehingga memungkinkan pengguna jaringan komputer dapat saling bertukar dokumen dan data. 7. Komunikasi data Komunikasi data adalah merupakan bagian dari telekomunikasi yang secara khusus berkenaan dengan transmisi atau pemindahan data dan informasi diantara komputer-komputer dan pirant-ipiranti yang lain dalam bentuk digital yang dikirimkan melalui media komunikasi data. Data berarti informasi yang disajikan oleh isyarat digital. Komunikasi data merupakan bagian vital dari suatu sistem informasi karena sistem ini menyediakan infrastruktur yang memungkinkan komputerkomputer dapat berkomunikasi satu sama lain. Gambar 2.2 Hubungan Elemen Sistem Informasi Sumber : Billi Mahamudu, www.scribd.com , Komponen Elemen SI

1.3 ARSITEKTUR DAN KLASIFIKASI SISTEM INFORMASI

Sistem informasi memiliki arsitektur dan klasifikasi, berikut adalah penjelasan keduanya. 2.3.1 ARSITEKTUR SISTEM INFORMASI Sistem informasi dapat di bentuk sesuai kebutuhan organisasi masing- masing.Oleh karena itu, untuk dapat menerapkan sistem yang efektif dan efisien diperlukan perencanaan, pelaksanaan, pengaturan, dan evaluasi sesuai keinginan masingmasing organisasi. Guna dari sistem yang efektif dan efisien tidak lain untuk mendapatkan keunggulan dalam berkompetisi. Semua orang dapat menggunakan sistem informasi dalam organisasi, tetapi faktor efisiensi setiap sistem adalah berbeda. Perlu diketahui, perubahan sistem, baik besar maupun kecil, selalu akan melalui tingkatan-tingkatan sebagai berikut : Tingkat I : Ide, mengetahui perlu adanya perubahan. Tingkat II : Design, merancang cara pemecahannya. Tingkat III : Pelaksanaan, menerapkan design ke dalam sistem. Tingkat IV : Kontrol, memeriksa tingkat pelaksanaan dijalankan sesuai dengan design Tingkat V : Evaluasi, memeriksa apakah perubahan yang terjadi sesuai dengan tujuan semula. Tingkat VI : Tindak lanjut, melaksanakn perubahan sesuai dengan hasil evaluasi yang ada. Adapun tingkatan yang menjadi kunci yang digunakan untuk memecahkan bagian masalah baik itu secara menyeluruh maupun per bagian, yaitu : Gambar 2.3 Tingkatan Kunci Memecahkan Masalah Sumber : Edwin Ho, www.scribd.com , Arsitektur SI 1.3.2 KLASIFIKASI SISTEM INFORMASI Sistem informasi merupakan suatu bentuk integrasi antara satu komponen dengan komponen lain karena sistem memiliki sasaran yang berbeda untuk setiap kasus yang terjadi yang ada di dalam sistem tersebut. Oleh karena itu, sistem dapat di klasifikasikan dari beberapa sudut pandang, diantaranya : 1. Sistem abstrak atau sistem fisik Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ideide yang tidak tampak secara fisik,misalnya sistem teologia, yaitu sistem yang berupa pemikiran hubungan antara manusia dengan Tuhan. Sistem fisik merupakan sistem secara fisik, misalnya sistem komputer. 2. Sistem alamiah dan sistem buatan manusia Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak dibuat oleh manusia, misalnya sistem perputaran bumi. Sistem buatan manusia merupakan sistem yang melibatkan interaksi manusia dengan mesin, yang disebut human machine system.Sistem informasi berbasis internet merupakan contoh human machine system karena menyangkut penggunaan komputer yang berinteraksi dengan manusia. 3. Sistem deterministik dan sistem probabilistik Sistem deterministik adalah sistem yang beroperasi dengan tingkah laku yang dapat diprediksi.Sistem probabilistik dalah sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur probabilistik. 4. Sistem terbuka dan sistem tertutup Sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan di pengaruhi oleh lingkungan luarnya.Sistem ini menerima masukan dan menghasilkan keluaran untuk subsistem lainnya.Sistem tertutup adalah sistem yang tidak terhubung dan tidak terpengaruh oleh lingkungan luarnya.Sistem ini bekerja secara otomatis tanpa campur tangan pihak luar.

2.4 FLOWMAP

2.4.1 Pengertian Flowmap Flowmap adalah penggambaran secara grafik dari langkah-langkah dan urut-urutan prosedur dari suatu program. 2.4.2 Cara - cara membuat flowmap: Seorang analis dan programmer akan membuat flowmap ada beberapa petunjuk yang harus diperhatikan, seperti : 1. Flowmap digambarkan dari halaman atas ke bawah dan dari kiri ke kanan. 2. Aktivitas yang digambarkan harus didefinisikan secara hati-hati dan definisi ini harus dapat dimengerti oleh pembacanya. 3. Kapan aktivitas dimulai dan berakhir harus ditentukan secara jelas. 4. Setiap langkah dari aktivitas harus diuraikan dengan menggunakan deskripsi katakerja, misalkan MENGHITUNG PAJAK PENJUALAN. 5. Setiap langkah dari aktivitas harus berada pada urutan yang benar. 6. Lingkup dan range dari aktifitas yang sedang digambarkan harus ditelusuri dengan hati-hati. Percabangan-percabangan yang memotong aktivitas yang sedang digambarkan tidak perlu digambarkan pada flowmap yang sama. Simbol konektor harus digunakan dan percabangannya diletakan pada halaman yang terpisah atau hilangkan seluruhnya bila percabangannya tidak berkaitan dengan sistem. 7. Gunakan simbol-simbol flowmap yang standar.

2.4.3 Jenis - jenis Flowmap:

Flowmap banyak jenis nya, beberapa jenis flowmap yang umum adalah sebagai berikut : 1. Flowmap Sistem 2. Flowmap Paperwork atau Flowmap Dokumen 3. Flowmap Skematik 4. Flowmap Program 5. Flowmap Proses

2.5 CONTEXT DIAGRAM

Model berikutnya menjawab sejumlah pertanyaan yang muncul dalam pembuatan statement of purpose.Context Diagram merupakan kejadian tersendiri dari suatu diagram alir data.Dimana satu lingkaran merepresentasikan seluruh sistem.Context Diagram ini harus berupa suatu pandangan, yang mencakup masukan- masukan dasar, sistem-sistem dan keluaran. Context Diagram merupakan tingkatan tertinggi dalam diagram aliran data dan hanya memuat satu proses, menunjukkan sistem secara keseluruhan. Proses tersebut diberi nomor nol. Semua entitas eksternal yang ditunjukkan pada diagram konteks berikut aliran data-aliran data utama menuju dan dari sistem. Diagram tersebut tidak memuat penyimpanan data dan tampak sederhana untuk diciptakan, begitu entitas-entitas eksternal serta aliran data-aliran daa menuju dan dari sistem diketahui penganalisis dari wawancara dengan user dan sebagai hasil analisis dokumen. Context diagram menggarisbawahi sejumlah karakteristik penting dari suatu sistem: 1. Kelompok pemakai, organisasi, atau sistem lain dimana sistem kita melakukankomunikasi yang disebut juga sebagai terminator. 2. Data dimana sistem kita menerima dari lingkungan dan harus diproses dengan cara tertentu. 3. Data yang dihasilkan sistem kita dan diberikan ke dunia luar. 4. Penyimpanan data yang digunakan secara bersama antara sistem kita dengan terminator.Data ini dibuat oleh sistem dan digunakan oleh lingkungan atau sebaliknya, dibuat oleh lingkungan dan digunakan oleh sistem kita. 5. Batasan antara sistem kita dan lingkungan. Context Diagram dimulai dengan penggambaran terminator, aliran data, aliran control penyimpanan, dasn proses tunggal yang menunjukkan keseluruhan sistem. Bagian termudah adalah menetapkan proses yang hanya terdiri dari satu lingkaran dan diberi nama yang mewakili sistem. Nama dalam hal ini dapat menjelaskan proses atau pekerjaan atau dalam kasus ekstrim berupa nama perusahaan yang dalam hal ini mewakili proses yang dilakukan keseluruhan organisasi. Terminator ditunjukkan dalam bentuk persegi panjang dan berkomunikasi langsung dengan sistem melalui aliran data atau penyimpanan eksternal Antar terminator tidak diperbolehkan komunikasi langsung.Pada kenyataannya hubungan antar terminator dilakukan, tetapi secara definitif karena terminator adalah bagian dari lingkungan, maka tidak relevan jika dibahas dalam context diagram. Aliran dalam context diagram memodelkan masukan ke sistem dan keluaran dari system seperti halnya sinyal kontrol yang diterima atau dibuat sistem.Aliran data hanya digambarkan jika diperlukan untuk mendeteksi kejadian dalam lingkungan dimana sistem harus memberikan respon atau membutuhkan data untuk menghasilkan respon.Selain itu, aliran data dibutuhkan untuk menggambarkan transportasi antara sistem dan terminator. Dengan kata lain aliran data digambarkan jika data tersebut diperlukan untuk menghasilkan respon pada kejadian tertentu. Dalam hal ini kita seharusnya menggambar context diagram dengan asumsi bahwa masukan disebabkan dan diawali oleh terminator, sedangkan keluaran disebabkan dan diawali oleh sistem.Dengan mencegah interaksi yang tidak perlu extraneous prompts yang berorientasi pada implementasi masukan-keluaran dan mengkonsentrasikan pemodelan pada jaringan aliran data.

2.6 DATA FLOW DIAGRAM

Empat simbol dasar yang digunakan untuk memetakan gerakan diagram aliran data adalah:

a. External Entity Entitasterminator

Suatu entitas dapat disimbolkan dengan suatu notasi kotak sebagai berikut: Kotak ini digunakan untuk menggambarkan suatu entitas eksternal bagian lain, sebuah perusahaan, seseorang atau sebuah mesin yang dapat mengirim data atau menerima data dari sistem.Entitas ini disebut juga sumber atau tujuan data, dan dianggap eksternal terhadap sistem yang sedang digambarkan. Setiap entitas diberi label dengan sebuah nama yang sesuai. Meskipun berinteraksi dengan sistem, namun dianggap di luar batas-batas sistem.

b. Data FlowArus data

Suatu arus data dapat disimbolkan dengan menggunakan suatu notasi tanda panah berikut : Tanda panah tersebut menunjukkan perpindahan data dari satu titik ke titik yang lain, dengan kepala tanda panah mengarah ke tujuan data. Karena sebuah tanda panah menunjukkan seseorang, tempat atau sesuatu, maa harus digambarkan dalam kata benda. Bentuk dari arus data diantaranya adalah sebagai berikut: 1. Formulir atau dokumen yang digunakan di perusahaan 2. Laporan tercetak yang dihasilkan oleh sistem 3. Tampilan atau output di layar komputer yang dihasilkan oleh sistem 4. Masukan untuk komputer 5. Komunikasi ucapan 6. Surat-surat atau memo 7. Data yang dibaca atau direkamkan ke suatu file 8. Suatu isian yang dicatat pada buku agenda 9. Transmisi data dari suatu komputer ke komputer yang lain c. ProcessProses Atau Bujur sangkar dengan sudut membulatlingkaran digunakan untuk menunjukkan adanya proses transformasi. Proses-proses tersebut selalu menunjukkan suatu perubahan dalam didalam atau perubahan data; jadi, aliran data yang meninggalkan suatu proses selalu diberi label yang berbeda dari aliran data yang masuk. Proses-proses yang menunjukkan hal itu didalam sistem dan harus diberi nama menggunakan salah satu format berikut ini. Sebuah nama yang jelas memudahkan untuk memahami proses apa yang sedang dilakukan. d. Data Store Penyimpanan Data Data store dilambangkan dengan bujur sangkar dengan ujung terbuka.yang menunjukkan penyimpanan data. Penyimpanan data menandakan penyimpanan manual, seperti lemari filesebuah filebasis data terkomputerisasi. Karena penyimpanan data mewakili seseorang, tempat atau sesuatu, maka diberi nama dengan sebuah kata benda. Penyimpanan data sementara seperti kertas catatansebuah file computer sementara tidak dimasukkan ke dalam diagram aliran data.

2.6.1 MENGGAMBAR DFD LEVEL 0 LEVEL BERIKUTNYA

Diagram 0 adalah pengembangan dari diagram konteks dan bisa mencakup sampai Sembilan proses. Setiap proses diberi nomor bilangan bulat, umumnya dimulai dari sudut sebelah kiri atas diagram dan mengarah ke sudut sebelah kanan bawah. Penyimpanan data-penyimpanan data utama dari sistem mewakili file-file master dan semua entitas eksternal dimsukkan ke dalam diagram 0.

2.6.2 PENGGAMBARAN DFD

Tidak ada aturan baku untuk menggambarkan DFD, tapi dari berbagai referensi yg ada, secara garis besar: 1. Buat diagram context Diagram ini adalah diagram level tertinggi dari DFD yg menggambarkan hubungan system dengan lingkungan luarnya. Cara : a. Tentukan nama sistemnya. b. Tentukan batasan sistemnya. c. Tentukan terminator apa saja yg ada dalam sistem. d. Tentukan apa yg diterimadiberikan terminator daripada sistem. e. Gambarkan diagram context. 2. Buat diagram level Zero Diagram ini adalah dekomposisi dari diagram Context. Cara : a. Tentukan proses utama yg ada pada sistem. b. Tentukan apa yg diberikanditerima masing-masing proses padadari sistem sambilmemperhatikan konsep keseimbangan alur data yang keluarmasuk dari suatu levelharus sama dgn alur data yang masukkeluar pada level berikutnya c. Apabila diperlukan, munculkan data store master sebagai sumber maupun tujuanalur data. d. Gambarkan diagram level zero. e. Hindari perpotongan arus data f. Beri nomor pada proses utama nomor tidak menunjukkan urutan proses. 3. Buat diagram level Satu Diagram ini merupakan dekomposisi dari diagram level zero.Cara : a. Tentukan proses yg lebih kecil sub-proses dari proses utama yg ada di level zero. b. Tentukan apa yg diberikanditerima masing-masing sub-proses padadari sistem danperhatikan konsep keseimbangan. c. Apabila diperlukan, munculkan data store transaksi sbg sumber maupun tujuan alurdata. d. Gambarkan DFD level Satu e. Hindari perpotongan arus data. f. Beri nomor pada masing-masing sub-proses yang menunjukkan dekomposisi dariproses sebelumnya. Contoh : 1.1, 1.2, 2.1 4. DFD level dua, tiga, . . Diagram ini merupakan dekomposisi dari level sebelumnya. Proses dekomposisi dilakukan sampai dg proses siap dituangkan ke dalam program. Aturan yg digunakan sama dgn level satu

BAB III PROFIL PERUSAHAAN INSTANSI

3.1 Tinjauan Umum Perusahaan Instansi

Didirikan pada tanggal 3 Agustus 1950 semula bernama Djawatan Kursys Usaha Tani di bawah Kementrian Perburuhan. Sejak mulai berdiri sampai sekarang sudah 8 kali perubahan nama, di antaranya 7 kali perubahan status dengan pokok dan fungsi tetap. Kemudian pada perubahan kedelapan terjadi perubahan yang signifikan yaitu status balai dari eselon III menjadi eselon II B dengan lingkup kerja lebih luas lagi menjadi Balai Besar Pengembangan Perluasan Kerja berada di bawah Ditjen Binapenta dengan Uraian sebagai berikut : 1. Djawatan Kursus Usaha Pertanian 1950-1969 di bawah Kementrian Perburuhan. 2. Pusat Latihan Kejuruan Pertanian 1969-1973 di bawah Departemen Tenaga Kerja. 3. Pusat Latihan Kerja Pertanian1973-1978 di bawah Departemen Tenaga Kerja, Transmigrasi dan Koperasi. 4. Balai Latihan Kerja Pertanian Lembang 1978-1983 di bawah Departemen Tenaga Kerja dan Transmigrasi. 5. Balai Latihan Kerja Lembang 1983-1997 di bawah Departemen Tenaga Kerja. 6. Balai Latihan Kerja Khusus Pertanian Lembang 1997-2001 di bawah Departemen Tenaga Kerja. 7. Balai Latihan Kerja Pertanian Lembang 2001- April 2006 di bawah Departemen Tenaga Kerja dan Transmigrasi. 8. Balai Besar Pengembangan dan Perluasan Kerja April 2006- Sekarang di bawah ditjen Binapenta Departemen Tenaga Kerja dan Transmigrasi.

1.1.1 Visi, Misi Strategi

1. Visi

Menjadi lembaga pengembangan dan perluasan kerja yang professional dan mandiri.

2. Misi :

1. Meningkatkan kapabilitas Balai Besar. 2. Membangun dan mengembangkan jejaring kerjasama dengan berbagai Stakeholder. 3. Menyiapkan petugas teknis lapanganpemandupendampingfasilitator TTG kewirausahaan di bidang pertanian, industry dan jasa. 4. Menggali potensi sumber daya ekonomi masyarakat dan membuka serta mengembangkan akses berbagai unit ekonomi produktif. 5. Memberikan layanan informasi, konsultasi bantuan teknis kewirausahaan dan TTG bidang pertanian, industri dan jasa.

3. Strategi

1. Mengubah kultur birokrasi menjadi kultur wirausaha untuk semua level manajemen dan staf. 2. Mengoptimalkan potensi sumber daya secara inovatif, kreatif dan produktif. 3. Mengembangkan laboratorium bisnisberbasis lahan on farm, olahan hasil pertanianoff farm dan layangan jasa non farm.

4. Kebijakan

1. Peningkatan layanan uji coba model kewirausahaan dan penerapan TTG. 2. Perbaikan system kerja target oriented, keuangan, administrasi dan pengawasan. 3. Peningkatan kompetensi dan profesionalisme pegawai. 4. Peningkatan kapasitas layanan masyarakat. 5. Peningkatan mutu layanan bagi pengguna jasa BBPPK. 6. Peningkatan kerjasama kelembagaan.

5. Sasaran