SISTEM INFORMASI PENGOLAHAN SURAT MASUK SURAT KELUAR KANTOR BIRO TATA PEMERINTAHAN SEKRETARIAT DAERAH PROVINSI PAPUA

LAPORAN KERJA PRAKTEK

PADA BIRO TATA PEMERINTAHAN SEKRETARIAT

DAERAH PROVINSI PAPUA

Disusun Sebagai Salah Satu Syarat Untuk Menyelesaikan Mata Kuliah Kerja Praktek Semester Genap Tahun Akademik 2016/2017

Disusun Oleh :

RAYMOND S Y WANDA : 12 411 149 ARIUS SAMUEL S KREY : 12 411 178 HANOCH N YERISETOUW : 12 411 022

PROGRAM STUDI TEKNIK INFORMATIKA STRATA SATU

FAKULTAS ILMU KOMPUTER DAN MANAJEMEN

UNIVERSITAS SAINS DAN TEKNOLOGI JAYAPURA

PAPUA

MEI 2017

HALAMAN PERSETUJUAN LAPORAN KERJA PRAKTEK

JUDUL :

SISTEM INFORMASI PENGOLAHAN SURAT MASUK

SURAT KELUAR KANTOR BIRO TATA PEMERINTAHAN

SEKRETARIAT DAERAH PROVINSI PAPUA

Disusun oleh :

RAYMOND S Y WANDA : 12 411 149

ARIUS S S KREY : 12 411 178

HANOCH N YERISETOUW : 12 411 022

Menyetujui : Dosen Pembimbing,

Evanita V Manullang, MT

Pembimbing Lapangan,

Otniel Sasior, S.IP, MPA NIP. 19731027 200212 1 007

HALAMAN PENGESAHAN

LAPORAN KERJA PRAKTEK

SISTEM INFORMASI PENGOLAHAN SURAT MASUK

SURAT KELUAR KANTOR BIRO TATA PEMERINTAHAN

SEKRETARIAT DAERAH PROVINSI PAPUA

Disusun oleh :

RAYMOND S Y WANDA : 12 411 149

ARIUS S S KREY : 12 411 178

HANOCH N YERISETOUW : 12 411 022 Menyetujui :

Dosen Pembimbing,

Evanita V Manulang, MT

Telah diuji dan dinyatakan Lulus Oleh Dewan Penguji Pada, 27 / Juni / 2017

Ketua : ………..…

Anggota : Mursyid. S. Kom., MT ………..……

Mengetahui :

Program Studi Teknik Informatika S1 Ketua,

Marla S.S. Pieter, M.Cs Lektor

KATA PENGANTAR

Puji dan syukur kami panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa, karena dengan Rahmat dan KaruniaNya kami dapat menuntaskan Laporan Praktek Kerja Lapangan ini.

Laporan Praktek Kerja Lapangan ini kami susun dengan judul “Sistem

Informasi Pengolahan Surat Masuk & Surat Keluar pada Biro Tata Pemerintahan Sekretariat Daerah Provinsi Papua ” ini diajukan sebagai salah satu syarat untuk menyelesaikan program Strata Satu (S1) pada Fakultas Ilmu Komputer dan Manajemen (FIKOM), Jurusan Teknik Informatika, Universitas Sains dan Teknologi Jayapura (USTJ).

Dengan selesainya penyusunan laporan ini, kami menyampaikan rasa terimakasih yang sebesar-besarnya kepada :

1. Bapak Yulius Palumpun, M.Cs, selaku Dekan Fakultas Ilmu Komputer dan Manajemen Universitas Sains dan Teknologi Jayapura.

2. Ibu Marla S S Pieter, M.Cs, selaku Ketua Program Studi Teknik Informatika (S1), Fakultas Ilmu Komputer dan Manajemen (FIKOM) Universitas Sains dan Teknologi Jayapura (USTJ).

3. Ibu Evanita V Manullang, MT selaku Dosen Pembimbing yang telah banyak memberikan arahan dan bimbingannya selama ini.

4. Ibu Dr. Hj. Yuyun N Ali Kastella., M. Pd. selaku Rektor Universitas Sains dan Teknologi Jayapura.

5. Bapak Sendius Wonda, SH. MSI selaku Kepala Biro Tata Pemerintahan Sekretariat Daerah Provinsi Papua.

6. Bapak Otniel Sasior, S.IP, MPA selaku pembimbing lapangan pada Biro Tata Pemerintahan Sekretariat Provinsi Papua yang telah memberi tugas dan pengarahan kepada kami.

7. Kedua orang tua yang telah mendidik dan memberikan dukungan moril, material dan doa selama ini.

8. Seluruh Pegawai Biro Tata Pemerintahan Sekretariat Provinsi Papua, yang namanya tidak bisa di sebutkan satu persatu. Terimakasih atas dukungannya.

9. Teman-teman seangkatan 2012 serta kakak-kakak tingkat yang turut membantu dengan memberikan buah pikiran hingga terselesainya Laporan ini.

Penulis menyadari bahwa dalam penulisan Laporan KP ini masih jauh dari titik kesempurnaan, oleh karena itu kritik dan saran yang bersifat mambangun bagi Laporan KP ini sangat diharapkan.

Akhirnya penulis mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu dalam pembuatan Laporan Kerja Praktek ini.

Jayapura, 15 Juni 2017 Penulis

DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL ... i

HALAMAN PERSETUJUAN LAPORAN KERJA PRAKTEK ... ii

HALAMAN PENGESAHAN LAPORAN KERJA PRAKTEK ... iii

KATA PENGANTAR ... iv

DAFTAR ISI ... vi

DAFTAR TABEL ... viii

DAFTAR GAMBAR ... ix

BAB I PENDAHULUAN ... 1

A. Latar Belakang ... 1

B. Maksud dan Tujuan ... 2

1. Maksud ... 2

2. Tujuan ... 2

BAB II PELAKSANAAN KERJA PRAKTEK ... 3

A. Tempat dan Waktu Pelaksanaan ... 3

B. Gambaran umum Instansi ... 3

1. Sejarah Singkat... 3

a. Visi... 4

b. Misi... 4

2. Kondisi Umum ... 4

a.Kondisi Geografis... 4

b.Kondisi Apratur ... 5

3. Tujuan dan Sasaran ... 6

a. Tujuan ... 6

b. Sasaran ... 6

C. Struktur Organisasi ... 7

1. Bagan Struktur ... 7

2. Uraian Tugas ... 8

D. Sarana dan Prasarana... 9

1. Sarana ... 9

2. Prasarana ... 10

BAB III HASIL KEGIATAN DAN PEMBAHASAN ... 11

A. Hasil Kegiatan ... 11

B. Kendala Yang Dihadapi ... 12

C. Penyelesaian Masalah ... 12

1. Analisa Sistem Berjalan ... 13

2. Rancangan Sistem Usulan ... 14

a. Identifikasi Data/Informasi, Arah Aliran Dan Terminator. 14 b. Diagram Konteks ... 15

c. Diagram Berjenjang ... 16

d. DFD Level 0 ... 17

e. DFD Level 1 ... 18

f. Diagram Kerelasian Antar Tabel ... 19

h. Struktur File ... 21

i. Desain I / O ... 23

3. Implementasi ... 27

a. Form Menu Utama ... 27

b. Form Login ... 27

c. Form Input Data Surat Masuk ... 28

d. Form Input Data Disposisi ... 28

e. Form Input Data Surat Keluar ... 29

f. Form Laporan Data Surat Masuk ... 29

g. Form Cetak laporan Data Surat Masuk ... 30

h. Form Laporan Data Surat keluar ... 30

i. Form Cetak Laporan Data Surat Keluar... 31

j. Form Laporan Data Disposisi ... 31

k. Form Cetak laporan Data Disposisi ... 32

BAB IV PENUTUP ... 33

A. Kesimpulan ... 33

B. Saran ... 33 Lampiran

DAFTAR GAMBAR

Gambar 2.1 Struktur Organisasi ... 12

Gambar 3.1 Sistem Berjalan ... 12

Gambar 3.2 Diagram Konteks ... 13

Gambar 3.3 Diagram Berjenjang ... 14

Gambar 3.4 Diagram Overview Level 0 ... 14

Gambar 3.5 Diagram Overview Level 1 ... 15

Gambar 3.6 Rancangan Menu Login ... 18

Gambar 3.7 Form Input Data Surat Masuk ... 18

Gambar 3.8. Form Input Data Disposisi ... 19

Gambar 3.9. Form Input Data Surat Keluar ... 19

Gambar 3.10 Form Laporan Surat Masuk ... 20

Gambar 3.11 Form Laporan Surat Keluar ... 20

Gambar 3.12 Form Laporan Disposisi ... 21

Gambar 3.13 Form Menu Utama ... 21

Gambar 3.14 Form Login ... 22

Gambar 3.15 Form Input Data Surat Masuk ... 22

Gambar 3.16 Form Input Data Disposisi ... 23

Gambar 3.17 Form Input Data Surat Keluar ... 23

Gambar 3.18 Form Laporan Data Surat Masuk ... 24

Gambar 3.19 Form Cetak Laporan Data Surat Masuk ... 24

Gambar 3.20 Form Laporan Data Surat Keluar ... 25

Gambar 3.21 Form Cetak Laporan Data Surat Keluar ... 25

Gambar 3.22 Form Laporan Data Disposisi ... 26

DAFTAR TABEL

Tabel 2.1 Jumlah Aparatur Berdasarkan Jenis Kelamin ... 6

Tabel 2.2 Keadaan Aparatur Berdasarkan Pendidikan Formal ... 8

Tabel 2.3 Sarana Biro Tata Pemerintahan SETDA Provinsi Papua ... 9

Tabel 2.4 Prasarana Biro Tata Pemerintahan SETDA Provinsi Papua ... 10

Tabel 3.1 Hasil Kegiatan ... 13

Tabel 3.2 Identifikasi Data/Arah Aliran Data dan Terminator ... 14

Tabel 3.3 Relasi Antar Tabel... 13

Tabel 3.4 File Surat Masuk ... 13

Tabel 3.5 File Disposisi ... 13

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Kerja Praktek (KP) merupakan salah satu syarat yang harus dipenuhi oleh mahasiswa Program Sarjana Teknik Informatika Universitas Sains dan Teknologi Jayapura jenjang Strata Satu (S1). Selain itu kerja praktek juga bertujuan untuk mempersiapkan mahasiswa sebelum terjun ke dunia profesi dan memberikan kesempatan bagi mahasiswa untuk mengamati, membandingkan, menganalisa, dan menerapkan ilmu yang diperoleh dari bangku kuliah dalam keadaan sebenarnya dalam praktek. dan melalui kerja praktek mahasiswa juga diharapkan dapat melihat, mengerti dan mempelajari hal-hal yang berbeda dari dunia pendidikan seperti tingkah laku (attitude), kemampuan komunikasi (communication skill), dan kerja sama (team work)

dalam dunia profesi serta dijadikan media untuk memperoleh pengalaman dan keterampilan awal dalam dunia profesi.

Oleh karena itu mahasiswa Fakultas Ilmu Komputer dan Manajemen (FIKOM), khususnya Jurusan Teknik Informatika Program Studi Strata Satu wajib mengikuti Kerja Praktek (KP) pada Instansi Swasta maupun Negeri disegala bidang, kegiatan ini paling tidak menjadi sarana untuk mempraktekkan pengetahuan teori dan ketrampilan yang telah diperoleh mahasiswa dari proses belajar di kampus dan menjadi sarana untuk mengenal dunia kerja yang diharapkan setelah menyelesaikan studi di Universitas Sains dan Teknologi Jayapura (USTJ) telah siap beradaptasi dengan dunia kerja.

B. Maksud dan Tujuan

1. Maksud Kerja Praktek (KP)

Melaksanakan tuntutan kurikulum pendidikan khususnya Jurusan Teknik Informatika Strata Satu (S1) Fakultas Ilmu Komputer dan Manajemen Informatika Universitas Sains dan Teknologi Jayapura.

Diajukan sebagai salah satu syarat untuk memperoleh penilaian laporan kerja praktek yang dilaksanakan oleh Jurusan Teknik Informatika Program Strata Satu Fakultas Ilmu Komputer dan Manajemen Informatika Universitas Sains dan Teknologi Jayapura.

2. Tujuan Pelaksanaan (KP)

Mahasiswa dapat mengetahui kebutuhan pekerjaan di tempat kerja praktek dan melihat secara langsung penggunaan teknologi informasi dan komunikasi di tempat kerja praktek serta mahasiswa dapat menyiapkan diri dalam menghadapi lingkungan kerja setelah menyelesaikan studinya. Selain itu Mahasiswa juga dapat menerapkan ilmu yang dimiliki pada instansi tempat dilaksanakannya kerja praktek. melakukan yang terbaik untuk instansi atau tempat.

BAB II

PELAKSANAAN KERJA PRAKTEK

A. Tempat dan Waktu Pelaksanaan

1. Tempat Pelaksanaan

Tempat pelaksanaan Kerja Praktek yaitu pada Kantor Biro Tata Pemerintahan Sekretariat Daerah Provinsi Papua JL. Soa Siu DOK II Jayapura. Sementara bagian kerja dan penempatan Kerja Praktek terbagi ke satu (1) seksi yaitu: BAGIAN TATA USAHA.

2. Waktu Pelaksanaan

Waktu pelaksanaan Kerja Praktek di mulai dari tanggal 24 Januari 2017 sampai dengan tanggal 22 Februari 2017 (1 bulan), dengan 20 (dua puluh) hari masuk kerja dan 11 (sebelas) hari libur dan hari pelaksanaan Kerja Praktek mulai dari hari Senin sampai dengan hari Jumat (5 hari kerja) pukul 08.00 WIT sampai dengan pukul 15.00 WIT

B. Gambaran Umum Instansi

1. Sejarah

Berdasarkan Peraturan Daerah Provinsi Papua Nomor 9 tahun 2008 tentang Organisasi dan Tata Kerja Sekretariat Derah dan Sekretariat DPRP, Biro Tata Pemerintahan Sekretariat Daerah Provinsi Papua merupakan unsur staf yang bertanggung jawab kepada Gubernur melalui Sekretaris Daerah Provinsi Papua. Biro Tata Pemerintahan Sekretariat Daerah Provinsi Papua mempunyai tugas merumuskan bahan Pembinaan Penyelenggaraan Pemerintahan Umum, Otonomi Daerah, Tugas Dekonsentrasi, Keagrariaan, dan Pengembangan Pemerintahan Daerah dan Tugas Lainnya yang berhubungan dengan tugas dan fungsi biro.

a. Visi

Visi biro tata pemerintahan Sekretariat Daerah provinsi papua adalah “ terdepan dalam mendorong pelayanan administrasi

pemerintahan yang tertib dan maju dalam era otonomi khusus”.

b. Misi

Meningkatkan pelayanan administrasi pemerintahan.untuk mencapai peningkatan pelayanan penyelenggaraan pemerintahan secara terus-menerus dan bermutu, sesuai dengan dinamika dan perkembangan pemerintahan. Hal ini akan diwujudkan melalui peningkatan kinerja aparat di daerah dan penyelenggaraan administrasi pemerintahan yang tertib.

2. Kondisi Umum

a. Kondisi Geografis

Kantor Biro Tata Pemerintahan Sekretariat Daerah Provinsi Papua terletak di JL. Soa Siu DOK II Jayapura. dengan batas wilayah sebagai berikut :

1) Sebelah Timur Berbatasan dengan Gedung Olahraga Cenderawasih Jayapura

b. Kondisi Data Aparatur

1) Jumlah Aparatur Berdasarkan Jenis Kelamin

Jumlah Aparatur pada Biro Tata Pemerintahan Sekretariat Daerah Provinsi Papua menurut jenis kelamin.

Tabel 2.1 Jumlah Aparatur Berdasarkan Jenis Kelamin

No. Jenis Kelamin Jumlah (orang) Presentase (%)

1 Pria 47 75,33

2 Wanita 25 15,72

Total 72 100

2) Keadaan Aparatur Berdasarkan Pendidikan Formal

Keadaan Sumber Daya Aparatur Berdasarkan Pendidikan Formal di Lingkungan Biro Tata Pemerintahan Sekretaris Daerah Provinsi Papua

Tabel 2.2 Keadaan Aparatur Berdasarkan Pendidikan Formal

No. Pendidikan

Formal

Jumlah (orang)

Presentase (%)

1 S2 7 8,24

2 S1 37 42,16

3 D3 2 1,26

5 SLTA 19 14,88

3) Tujuan dan Sasaran

a. Tujuan

Tujuan jangka panjang pembangunan Mengevaluasi fungsi pengawasan melekat pada setiap Unit Kerja baik secara horizontal maupun vertical antara pimpinan unit dan staf maupun antara pimpinan daerah dan para pembantu / pimpinan unit kerja dalam pengembangan tugas pokok, fungsi dan tanggung jawab yang telah dipercayakan secara transparan

b. Sasaran

Terdepan Mencerminkan suatu kegiatan atau cita – cita luhur untuk menjadi inspirator atau pionir dan merupakan perwujudan ditanggung jawab moral untuk turut memberikan andil dalam proses menata penyelenggaraan Pemerintahan Daerah,

Mendorong menunjukan peran organisasi Biro Tata Pemerintahan dalam posisinya sebagai perangkat daerah yang membantu Kepala Daerah dalam mengkoordinasikan pembinaan Pemerintahan Daerah

Tertib dan Maju untuk dapat berjalan tertib tentunya organisasi memerlukan budaya dan kerja yang handal sebagai modal dasar, sebagai instrument dan kemampuan manajemen, baik dalam perencanaan maupun pengawasan. Tertib juga mencerminkan suasana penyelenggaraan pemerintahan dan kehidupan masyarakat yang didasarkan kepada kepatuhan Hukum dan Etika Pemerintahan. Maju dimaksudkan, peka terhadap tuntutan perubahan paradikma maupun tuntutan pola kepemerintahan yang baik, yang semuanya ditujukan bagi peningkatan evektifitas dan efisiensi penyelenggaraan pemerintahan. Maju juga mengandung makna semangat dan tekat untuk melakukan niat / iktiar yang akan dicapai secara maksimal dalam upaya terwujudnya kehidupan yang secara terus menerus membaik dari waktu ke waktu.

C. Struktur Organisasi

1. Bagan Struktur

Biro Tata Pemerintahan Sekretariat Daerah Provinsi Papua

KEPALA BIRO

SENDIUS WONDA, SH., M.Si PEMBINA TK I (IV/b) NIP. 19750412 200112 1 011

KABAG TATA PEMERINTAHAN UMUM

HERMAN ICK, SH Pembina ( IV/a ) NIP. 19760511 200112 1 006

KABAG PEMERINTAHAN KAMPUNG DAN KELURAHAN

BERTHNASLAUS FGD. MAREY, S.STP., M.Si PEMBINA TK. I (IV/a) NIP. 19800923 199912 1 001

KABAG PEMBINAAN OTONOMI

LIDWINA RENYAAN, SE., MM Pembina ( IV/a ) NIP. 19660228 198902 2 001

KABAG PENGEMBANGAN WILAYAH

JIMMY S. WANIMBO, SH., M.Ec.Dev Pembina (IV/a NIP. 19790304 200312 1 001

KASUBAG PEMERINTAHAN UMUM

GEORGE E. BANO, S.Sos P e n a t a M u d a T K I

( I I I / b ) NIP. 19751112 200904 1 004

KASUBAG TUGAS PEMBANTUAN

HANS ASMURUF, S.Sos., MPA P E N A T A (III/c) NIP. 19770911 200212 1 005

KASUBAG TATA USAHA

ALNODUS KREY, SE PENATA TK I (III/b) NIP. 19800404 200909 1 001

KASUBAG BINA OTONOMI KAMPUNG

FREDI WALLY, S.IP PENATA MUDA TK I (III/b) NIP. 19870726 200701 1 001

KASUBAG BINA KELEMBAGAAN DAN PERANGKAT PEMERINTAHAN

KAMPUNG

EFRAIM WONDIWOI, S.Sos., MPA PEMBINA IV/a NIP. 19631224 198608 1 005

KASUBAG BINA ADMINISTRASI PEMERINTAHAN KAMPUNG

DAN KELURAHAN

MENASE KADEPA, SE., M.Si PENATA a TK I (III/b) NIP. 19820510 201004 1 003

KASUBAG KEAGRARIAAN

THEA MAREYKE PATTIPI, S.Sos P E N A T A (III/c) NIP. 19670811 199610 2 001

KASUBAG ADMINISTRASI PEMERINTAHAN

MARCE SIRIWA, S.Sos P E N A T A (III/d) NIP. 19700315 199302 2 002

KASUBAG PEMEKARAN DAN PENATAAN BATAS WILAYAH

GILBERD R YAKWAR, S.STP PENATA MUDA TK. I (III/b) NIP. 19851111 200412 1 002

KASUBAG PENDATAAN

HELENA KAFUDJI, SH PENATA TK. I (III/d) NIP. 19630424 199610 2 001

KASUBAG PENYELENGGARAAN OTONOMI DAERAH

ALBERTHO G. WANIMBO, S.IP P E N A T A (III/c) NIP. 19860412 200909 1 001

KASUBAG EVALUASI DAN PELAPORAN PENYELENGGARAAN PEMERINTAHAN DAERAH

OTNIEL SASIOR, S.IP., MPA P E N A T A T K 1 (III/d) NIP. 19731027 200212 1 007 Ket: Tempat

Pelaksanaan KP

Gambar 2.1 Struktur Organisasi Biro Tata Pemerintahan SETDA Provinsi Papua

2. Uraian Tugas

Berikut adalah Uraian Tugas Bagian dimana Pelaksanaan Kerja Praktek Berlangsung di Kantor Biro Tata Pemerintahan Sekretariat Daerah Provinsi Papua:

Kasubag Tata Usaha (ALNODUS KREY, SE)

Sub. Bagian Tata Usaha Biro Tata Pemerintahan mempunyai tugas menyelenggarakan dan melaksankan Koordinasi Perencanaan Umum, Keuangan, Perlengkapan, Asset, Kepegawaian, Program dan Pelaporan. Uraian Tugas Sub. Bagian Tata Usaha Biro Tata Pemerintahan :

a. Melaksanakan Koordinasi Perencanaan Program;

b. Melaksanakan Pengkajian Perencanaandan Program Sub. Bagian Tata Usaha Biro Tata Pemerintahan;

c. Menyelenggarakan Pengelolaan Administrasi Keuangan; d. Menyelenggarakan Pengkajian Anggaran Belanja; e. Menyelenggarakan Pengendalian Administrasi Belanja; f. Menyelenggarakan Pengolahan Asset;

g. Menyelenggarakan Pengolahan Administrasi Kepegawaian; h. Menyelenggarakan Penata Usahaan Kelembagaan dan Ketata

Usahaan;

i. Menyelenggarakan Pelaksanaan Usaha RumahTangga dan Perlengkapan;

3. Sarana dan Prasarana

Pelaksanaan kegiatan Kerja Praktek yang di laksanakan pada Kantor Biro Tata Pemerintahan Sekretariat Daerah, memiliki Fasilitas Sarana Dan Prasarana yang menunjang kegiatan kerja di Kantor Biro Tata Pemerintahan Sekretariat Daerah tersebut antara lain :

a. Sarana

Sarana adalah segalah sesuatu yang dapat dipakai sebagai alat dalam mencapai maksud dan tujuan, seperti bangunan yang digunakan sebagai tempat menentukan maksud dan tujuan untuk apa bangunan tersebut di banggun. Dapat dilihat pada Tabel di bawah ini :

Tabel 2.3 Sarana Biro tata Pemerintahan SETDA Provinsi Papua

No. Nama Objek Keterangan

1 Bangunan Kantor Baik

2 Ruangan Kepala BIRO Baik

3 Ruangan KASUBBAG TU Baik

5 Ruangan Kepegawaian Baik

6 Ruangan Seksi-Seksi Baik

7 Ruangan Kepala-Kepala Seksi Baik

8 Pos Penjagaan Baik

9 Kamar Mandi/WC Baik

10 Kantin Baik

b. Prasarana

Prasarana adalah segalah sesuatu yang merupakan penunjang utama terselenggaranya suatu proses pekerjaan, seperti alat inventaris kantor, angkutan dan lain sebagainya.

Tabel 2.4 Prasarana Biro tata Pemerintahan SETDA Provinsi Papua

No Nama Spesifikasi Jumlah Keterangan

1. Komputer

Intel Core 5 Windows 7/8/10

Office 2010

26 unit Baik

2. Printer Canon MP280 19 unit Baik

3. UPS Promatic 600

VA

22 unit Baik

4. AC LG 8 unit Baik

5. Meja Kantor MerkOlimpic 44 Unit Baik 6. LemariKabinet MerkOlimpic 18 Unit Baik 7. Televisi Merk Samsung 1 Unit Baik

8. Kursi Merk Olimpic 52 Unit Baik

BAB III

HASIL KEGIATAN DAN PEMBAHASAN

A. Hasil Kegiatan

Selama melaksanakan kegiatan Kerja Praktek yang telah dilaksanakan di Kantor Biro Tata Pemerintahan Sekretariat Daerah Provinsi Papua, yang di mulai pada tanggal 24 Januari 2017 sampai dengan tanggal 22 Februari 2017, dengan hari Kerja Praktek dari hari Senin sampai hari Jumat, di mulai dari jam 08.00 WIT sampai dengan jam 15.00 WIT.

Adapun hasil kegiatan yang kami lakukan selama Kerja Praktek berlangsung di Kantor Biro Tata Pemerintahan Sekretariat Daerah Provinsi Papua, dari Bagian yang kami tempati dan juga secara bersama-sama sebagai berikut :

Hasil Kegiatan Kerja Praktek Mahasiswa yang berada di Sub Bagian Tata Usaha Biro Tata Pemerintahan Sekretariat Daerah Provinsi Papua

Tabel 3.1 Hasil Kegiatan

No. Tempat/Ruangan Kegiatan

1 Bagian Tata Usaha

a. Mengetik Surat,

b. Menerima surat masuk.

c. Membawa surat kepada kepala Biro untuk di Disposisi

d. Menginstal Komputer e. Mengetik Undangan

f. Mengantarkan Surat ke SKPD lain

B. Kendala yang dihadapi

Adapun kendala yang dihadapi oleh Kantor Biro Tata Pemerintahan Sekretariat Daerah Provinsi Papua adalah:

1. Dalam penulisan surat masuk dan surat keluar masih ditulis pada buku besar/ masih manual.

2. Kesulitan untuk menemukan kembali apabila buku tersebut hilang atau salah satu kertasnya lepas dan hilang.

3. Kesulitan dalam menyusun kembali laporan yang berdasarkan tanggal / bulan dan tahun untuk di laporan.

C. Pemecahan Masalah

Adapun kondisi ideal yang diharapkan, sehubungan dengan kendala yang dihadapi maka disarankan perlu adanya sistem informasi pengolahan surat masuk dan surat keluar yang mudah digunakan sebagaimana mestinya.

1. Analisa Sistem Berjalan

Prosedur pembuatan surat yang sedang berjalan di Kantor Biro Tata Pemerintahan melalui beberapa tahapan antara lain :

Gambar 3.1 Sistem Berjalan

Keterangan sistem berjalan :

1. Instansi lain / Perusahaan luar menyerahkan surat ke Bagian Staf TU (TATA USAHA) untuk di catat pada buku agenda surat masuk.

2. Dari Bagian Tata Usaha menyerahkan surat masuk kepada Kepala BIRO untuk di setujui.

3. Dari Kepala BIRO menyerahkan surat masuk kembali kepada Bagian Tata Usaha

4. Setelah membaca lembar disposisi yang diberikan dari kepala BIRO, maka Bagian Tata Usaha akan mengirim ke Kasubag yang terkait. 5. Kasubag yang akan membuat surat keluar menyerahkan surat kepada

Kepala Biro untuk di setujui.

6. Setelah di setujui, lalu dari Kepala BIRO di serahkan ke Bagian Tata Usaha untuk di catat pada buku agenda surat keluar.

7. Lalu Bagian Tata Usaha mengantar surat tersebut pada Instansi / Perusahaan luar yang di tuju

Instansi Lain/ Perusahaan Luar

Sub Bagian Tata Usaha

Kepala BIRO

Kasubag Terkait 1

2 3

4 6

5 7

2. Rancangan Sistem Usulan

a. Identifikasi Data/Informasi, Arah Aliran Dan Terminator

Diagram Aliran Data(DAD) adalah suatu model logika data atau

proses yang dibuat untuk menggambarkan darimana asal data dan kemana tujuan data yang keluar dari sistem, dimana data disimpan, proses apa yang menghasilkan data tersebut dan interaksi antara data yang tersimpan dan proses yang dikenakan pada data tersebut.

Tabel 3.2 Identifikasi Data / Informasi, Arah Aliran dan Terminator

T a b e l

3 . 2

.

Data / Instansi Arah Aliran Terminator

Data Surat Masuk Menuju Sistem Staf

Data Surat Masuk Dari Sistem Kepala Biro Data Disposisi Menuju Sistem Kepala Biro Laporan Surat Masuk Dari Sistem Kasubag Terkait Laporan Surat Masuk Dari Sistem Kasubag TU Laporan Surat Keluar Dari Sistem Kasubag TU Laporan Disposisi Dari Sistem Kasubag TU Laporan Surat Keluar Dari Sistem Staf

b. Diagram Konteks

Diagram Konteks adalah diagram yang menggambarkan aliran-aliran data ke dalam dan ke luar sistem serta ke dalam dan ke luar entitas-entitas eksternal.

0 S.I Pengolahan Surat masuk Surat Keluar

STAF KEPALA BIRO

DATA SURAT MASUK DATA SURAT MASUK

DATA DISPOSISI LAPORAN SURAT KELUAR

KASUBAG TU

LAPORAN DISPOSISI LAPORAN SURAT MASUK LAPORAN SURAT KELUAR

KASUBAG TERKAIT

LAPORAN SURAT MASUK DATA SURAT KELUAR

Sub Bagian Tata Usaha

c. Diagram Berjenjang

Diagram yang menggambarkan proses sistem yang dirancang secara berjenjang.

0 S.I Pengolahan Surat masuk Surat Keluar

1.P

DATA SURAT MASUK

2.P

DATA DISPOSISI

3.P

DATA SURAT KELUAR

4

LAPORAN

4.IP

LAPORAN SURAT MASUK

4.2P

LAPORAN DISPOSISI

4.3P

LAPORAN SURAT KELUAR

Sub Bagian Tata Usaha

d. DFD Level 0

Diagram yang menggambarkan proses sistem yang dirancang secara perlevel.

STAF

KEPALA BIRO

KASUBAG TERKAIT

KASUBAG TU

1.P

DT. SURAT MASUK

2.P

DT. DISPOSISI

3.P

DT. SURAT KELUAR

4.P

LAPORAN D.DISPOSISI

F2 F1

D.S.MASUK D.S.MASUK

D.DISPOSISI

F3 D.S.KELUAR

SURAT MASUK

DISPOSISI

SURAT KELUAR D.S.MASUK

D.DISPOSISI D.S.KELUAR

LAPORAN.S.KELUAR LAPORAN.S.MASUK

LAPORAN.DISPOSISI D.S.MASUK

D.S.KELUAR

LAP.S.MASUK LAP.S.KELUAR

D.S.KELUAR

e. DFD Level 1

KASUBAG TU

4.2.P Laporan Disposisi

4.1.P Laporan S.Masuk

4.3.P Laporan S.Keluar Lap.S.Keluar

Lap Disposisi Lap S.Masuk

F1

F2

F3

S.Masuk

Disposisi

S.Keluar

D.Disposisi

D.S.Keluar D.S.Masuk

KASUBAG TERKAIT

STAF

Lap S.Masuk

Lap S.Keluar

1 1

M

1

f. Diagram Kerelasian Antar Tabel

Surat Masuk No_S_masuk * Tgl_S_masuk Asal_S_masuk Perihal_S_masuk Tgl_Surat Jenis_surat Tujuan_surat Keterangan

Tabel 3.3 Relasi Antar Tabel

Keterangan :

(*) : Primary Key / Kunci Utama (**) : Foreign Key / Kunci Tamu

Surat Keluar No_S_keluar * Tgl_S_keluar Pengirim_SuratKeluar Perihal_SuratKeluar Tgl_Surat Jenis_surat No_S_masuk ** Tujuan_surat Keterangan NamaPemberi NipPemberi JabatanPemberi NamaPenerima NipPenerima JabatanPenerima Disposisi No_Disposisi * No_S_Masuk ** Tgl_Disposisi Pengirim Isi_Disposisi Tujuan_Disposisi Keterangan

g. Kodefikasi

Kodefikasi dibuat untuk mempermudah pencarian data, yaitu dengan membuat kode khusus yang dapat mengenal semua data dalam suatu system

1) No_S_masuk

Surat Masuk Terdiri dari 5 digit Contohnya : SM001

Keterangan : SM : Surat Masuk

001 : Nomor Urut Surat Masuk 2) No_Disposisi

Disposisi terdiri dari 5 digit Contohnya : DP001

Keterangan : DP : Disposisi

001 : Nomor Urut Disposisi 3) No_S_keluar

Surat Keluar terdiri dari 5 digit Contohnya : SK001

Keterangan : SK : Surat Keluar

h. Struktur File

1) Nama File : Surat Masuk

Fungsi : Menyimpan Data Surat Masuk Primery Key : No_S_masuk

Tabel 3.4(File Surat Masuk)

o Nama Field Type Size Keterangan

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. No_S_masuk* Tgl_S_masuk Asal_S_masuk Perihal_S_masuk Tgl_Surat Jenis_surat Tujuan_surat Keterangan Text Date/time Text Text Date/Time Text Text Text 7 50 50 40 9 12 20 20

Nomor Surat Masuk Tanggal Surat Masuk Asal Surat masuk Perihal Surat Masuk Tanggal Surat Jenis Surat Tujuan Surat Keterangan

2) Nama File : Disposisi

Fungsi : Menyimpan Data Disposisi Primery Key : No_Disposisi

Tabel 3.5 (File Disposisi)

No Nama Field Type Size Keterangan

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. No_Disposisi* No_Surat masuk Tgl_Disposisi Pengirim Isi_Disposisi Tujuan_Disposisi Keterangan Number Number Date/Time Text Text Text Text 7 5 10 50 70 50 40 Nomor Disposisi Nomor Surat Masuk Tanggal Disposisi Pengirim

Isi Disposisi Tujuan Disposisi Keterangan

3) Nama File : Surat Keluar

Fungsi : Menyimpan Data Surat Keluar Primery Key : No_S_keluar

Tabel 3.6 (File Surat Keluar)

No Nama Field Type Size Keterangan

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13 .14 15. No_S_keluar* Tgl_S_keluar Pengirim_S_Keluar Perihal_S_keluar Tgl_Surat Jenis_surat No_S_masuk Tujuan_surat Keterangan NamaPemberi NipPemberi JabatanPemberi NamaPenerima NipPenerima JabatanPenerima Number Date/Time Text Text Date/Time Text Number Text Text Text Number Text Text Number Text 7 50 50 40 9 50 12 20 30 20 10 15 20 10 15

Nomor surat keluar Tanggal surat keluar Pengirim Surat Keluar Perihal Surat Keluar Tanggal Surat

Jenis Surat Nomor surat Masuk Tujuan Surat Keterangan Nama Pemberi Nip Pemberi Jabatan Pemberi Nama Penerima Nip Penrima Jabatan Penerima

i. Desain Input/Output

1) Form Login Awal

File Laporan Info Exit

Masukan UserName dan Password

SELAMAT DATANG DI SISTEM INFORMASI PENGOLAHAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR

PASSWORD USERNAME

Gambar 3.6 Rancangan Menu Login

2) Form Input Data Surat Masuk SURAT MASUK

TAMBAH SIMPAN UBAH BATAL HAPUS MENU

No_SuratMasuk

Tgl_SuratMasuk

Asal_SuratMasuk

Perihal_SuratMasuk

Tgl_Surat

Jenis_Surat

Tujuan_Surat

Keterangan

Cari berdasarkan tanggal surat masuk

3) Form Input Data Disposisi

DISPOSISI

TAMBAH SIMPAN UBAH BATAL HAPUS MENU

Lihat Data Surat Masuk Cetak Lembar Disposisi No_SuratMasuk

No_Disposisi Tgl_Disposisi

Tujuan_Disposisi Keterangan Isi_Disposisi

Cari berdasarkan tanggal Disposisi

Gambar 3.8 Form Input Data Disposisi

SURAT KELUAR

TAMBAH SIMPAN UBAH BATAL HAPUS MENU

Lihat Data Surat Masuk

Cetak Surat Keluar No_SuratMasuk

No_SuratKeluar Tg_Surat Keluar Jenis_SuratKeluar

Perihal_SuratKeluar Tujuan_SuratKeluar Pengirim_SuratKeluar Isi_Surat

Surat Biasa Undangan Perintah

Nama Nip Jabatan

Nama Nip Jabatan Memberi Perintah Yang Diperintahkan

Memberi Perintah

Surat Perintah

Cetak

Gambar 3.9 Form Input Data Surat Keluar

5) Form Laporan Surat Masuk LAPORAN SURAT MASUK

CETAK MENU

NO.SURAT MASUK PENGIRIM SURAT MASUK

ketik yang dicari Kategori Pencarian

No_SuratMasuk Tgl_SuratMasuk Asal_Suratmasuk Perihal_SuratMasuk Tgl_Surat Jenis_Surat Tujuan_Surat Keterangan

6) Form Laporan Surat Keluar

LAPORAN SURAT KELUAR

CETAK MENU

NO.SURAT MASUK

NO.SURAT KELUAR

JENIS SURAT KELUAR

ketik yang dicari

Kategori Pencarian

No_SuratKeluar Tgl_SuratKeluar Perihal_SuratKeluar Pengirim_SuratKeluar Tujuan_Surat Jenis_SuratKeluar No_SuratMasuk Keterangan

Gambar 3.11 Form Laporan Surat Keluar

7) Form Laporan Disposisi

LAPORAN DISPOSISI

CETAK MENU

NO.SURAT MASUK

TUJUAN DISPOSISI

ketik yang dicari

Kategori Pencarian

No_Disposisi No_SuratMasuk Tgl_Disposisi Tujuan_Disposisi Isi_Disposisi Keterangan

3. Implementasi

a. Form Menu Utama

Form Menu Utama merupakan Tampilan utama dari Sistem Informasi Pengolahan Surat Masuk Dan Surat Keluar Biro Tata Pemerintahan Sekretariat Daerah Provinsi Papua

Gambar 3.13 Form Menu Utama

b. Form Login

Form Login digunakan sebagai pengamanan apabila salah memasukan password maka pemakai tersebut tidak diperkenankan Sistem Informasi tersebut . Form Login terdiri dari 1 Kotak user name dan1 kotak pasword untuk login dari masing-masing pengakses sistem tersebut

Gambar 3.14 Form Login

Form yang menginputkan data surat masuk

Gambar 3.15 Form Input Data Surat Masuk

d. Form Input Data Disposisi

Form yang menginputkan data surat yang disposisikan dari Kepala Biro kepada Kasubag yang terkait

e. Form Input Data Surat Keluar

Form yang menginput data surat keluar untuk dikirim ke instansi lain atau menginput surat perintah dari atasan kepada staf

Gambar 3.17 Form Input Data Surat Keluar

f. Form Laporan Data Surat Masuk

Form yang menyimpan Laporan data surat masuk dan dilaporkan

g. Form Cetak Laporan Data Surat Masuk

Form Cetak Laporan Data Surat Masuk adalah form untuk melihat hasil laporan Data Surat Masuk sebelum dicetak

Gambar 3.19 Form Cetak Laporan Data Surat Masuk

h. Form Laporan Data Surat Keluar

Form yang menyimpan laporan Data surat keluar

i. Form Cetak Laporan Data Surat Keluar

Form Cetak Laporan Data Surat Keluar adalah form untuk melihat hasil laporan Data Surat Keluar sebelum dicetak.

Gambar 3.21 Form Cetak Laporan Data Surat Keluar

j. Form Laporan Data Disposisi

Form yang menyimpan Laporan Data Disposisi

k. Form Cetak Lapoan Data Disposisi

Form Cetak Laporan Data Disposisi adalah form untuk melihat hasil laporan Data Disposisi sebelum dicetak.

BAB IV

PENUTUP

A. Kesimpulan

Berdasarkan uraian yang telah dibahas pada bab-bab sebelumnya dan pengalaman yang didapat pada pelakasanaan Kerja Praktek maka dapat diambil kesimpulan sebagai berikut :

1. Program pembuatan surat ini dapat mempermudah pegawai dalam menyimpan dan mengatur serta mencari data surat masuk dan surat keluar.

2. Dengan adanya aplikasi ini pegawai tidak lagi menggunakan buku besar atau manual.

3. Program ini dapat membantu pegawai dalam menunjang tugasnya.

B. Saran

Adapun saran yang penulis usulkan untuk meningkatkan sistem adalah sebagai berikut :

1. Program pembuatan surat yang telah dihasilkan dapat digunakan pada Sub Bagian Tata Usaha Biro Tata Pemerintahan Setda Provinsi Papua

2. Program pembuatan surat ini merupakan pilihan yang perlu dipertimbangkan untuk digunakan sebagai sistem aplikasi pembuatan surat/penyimpanan data surat masuk dan surat Keluar.

3. Program yang telah dirancang dapat dikembangkan lagi untuk mendapatkan hasil yang lebih baik.

Form yang menginputkan data surat masuk

Gambar 3.15 Form Input Data Surat Masuk

d. Form Input Data Disposisi

Form yang menginputkan data surat yang disposisikan dari Kepala Biro kepada Kasubag yang terkait

e. Form Input Data Surat Keluar

Form yang menginput data surat keluar untuk dikirim ke instansi lain atau menginput surat perintah dari atasan kepada staf

Gambar 3.17 Form Input Data Surat Keluar

f. Form Laporan Data Surat Masuk

Form yang menyimpan Laporan data surat masuk dan dilaporkan

g. Form Cetak Laporan Data Surat Masuk

Form Cetak Laporan Data Surat Masuk adalah form untuk melihat hasil laporan Data Surat Masuk sebelum dicetak

Gambar 3.19 Form Cetak Laporan Data Surat Masuk

h. Form Laporan Data Surat Keluar

Form yang menyimpan laporan Data surat keluar

i. Form Cetak Laporan Data Surat Keluar

Form Cetak Laporan Data Surat Keluar adalah form untuk melihat hasil laporan Data Surat Keluar sebelum dicetak.

Gambar 3.21 Form Cetak Laporan Data Surat Keluar

j. Form Laporan Data Disposisi

Form yang menyimpan Laporan Data Disposisi

k. Form Cetak Lapoan Data Disposisi

Form Cetak Laporan Data Disposisi adalah form untuk melihat hasil laporan Data Disposisi sebelum dicetak.

BAB IV

PENUTUP

A. Kesimpulan

Berdasarkan uraian yang telah dibahas pada bab-bab sebelumnya dan pengalaman yang didapat pada pelakasanaan Kerja Praktek maka dapat diambil kesimpulan sebagai berikut :

1. Program pembuatan surat ini dapat mempermudah pegawai dalam menyimpan dan mengatur serta mencari data surat masuk dan surat keluar.

2. Dengan adanya aplikasi ini pegawai tidak lagi menggunakan buku besar atau manual.

3. Program ini dapat membantu pegawai dalam menunjang tugasnya.

B. Saran

Adapun saran yang penulis usulkan untuk meningkatkan sistem adalah sebagai berikut :

1. Program pembuatan surat yang telah dihasilkan dapat digunakan pada Sub Bagian Tata Usaha Biro Tata Pemerintahan Setda Provinsi Papua

2. Program pembuatan surat ini merupakan pilihan yang perlu dipertimbangkan untuk digunakan sebagai sistem aplikasi pembuatan surat/penyimpanan data surat masuk dan surat Keluar.

3. Program yang telah dirancang dapat dikembangkan lagi untuk mendapatkan hasil yang lebih baik.