MANAJEMEN PERUSAHAAN

BAB V MANAJEMEN PERUSAHAAN

5.1. Bentuk Perusahaan

Pabrik yang akan didirikan, direncanakan mempunyai :

 Bentuk

: Perseroan Terbatas (PT)

 Lapangan Usaha : Industri Tricresyl Phosphate  Lokasi Perusahaan

: Cilegon, Banten

Alasan dipilihnya bentuk perusahaan ini didasarkan atas beberapa faktor, yaitu (Widjaja, 2003) :

1. Mudah untuk mendapatkan modal, yaitu dengan menjual saham perusahaan.

2. Tanggung jawab pemegang saham terbatas, sehingga kelancaran produksi hanya dipegang oleh pimpinan perusahaan.

3. Pemilik dan pengurus perusahaan terpisah satu sama lain, pemilik perusahaan adalah para pemegang saham dan pengurus perusahaan adalah direksi beserta stafnya yang diawasi oleh dewan komisaris.

4. Kelangsungan Perusahaan lebih terjamin, karena tidak berpengaruh dengan berhentinya pemegang saham, direksi beserta stafnya atau karyawan perusahaan.

5. Efisiensi dari manajemen Para pemegang saham dapat memilih orang yang ahli sebagai dewan komisaris dan direktur utama yang cukup cakap dan berpengalaman.

commit to user

6. Lapangan usaha lebih luas Suatu Perseroan Terbatas dapat menarik modal yang sangat besar dari masyarakat, sehingga dengan modal ini PT dapat memperluas usaha.

5.2. Struktur Organisasi

Salah satu faktor yang menunjang kemajuan perusahaan adalah struktur organisasi yang terdapat dan dipergunakan oleh perusahaan tersebut. Untuk mendapatkan suatu sistem yang terbaik, maka perlu diperhatikan beberapa pedoman antara lain :

 Perumusan tujuan perusahaan dengan jelas  Pendelegasian wewenang  Pembagian tugas kerja yang jelas  Kesatuan perintah dan tanggung jawab  Sistem pengontrol atas pekerjaan yang telah dilaksanakan  Organisasi perusahaan yang fleksibel

Dengan berprinsip pada pedoman tersebut maka diperoleh struktur organisasi yang baik yaitu sistem Line and Staff. Pada sistem ini garis kekuasaan lebih sederhana dan praktis. Kebaikan dalam pembagian tugas kerja seperti yang terdapat dalam sistem, organisasi fungsional, sehingga seorang karyawan hanya akan bertanggung jawab pada seorang atasan saja

Ada 2 kelompok orang yang berpengaruh dalam menjalankan organisasi garis dan staf, yaitu :

commit to user

1. Sebagai garis atau line yaitu orang-orang yang melaksanakan tugas pokok organisasi dalam rangka mencapai tujuan.

2. Sebagai staf yaitu orang-orang yang melakukan tugas sesuai dengan keahliannya dalam hal ini berfungsi untuk memberi saran-saran kepada unit operasional.

Pemegang saham sebagai pemilik perusahaan dalam pelaksanaan tugas sehari-harinya diwakili oleh Dewan Komisaris, sedangkan tugas untuk menjalankan perusahaan dilaksanakan oleh Direktur Utama dibantu oleh Direktur Teknik dan Produksi serta Direktur Keuangan dan Administrasi. Direktur Teknik dan Produksi membawahi bidang teknik dan produksi, sedangkan Direktur Keuangan dan Administrasi membidangi kelancaran pelayanan. Direktur-direktur ini membawahi beberapa kepala bagian yang akan bertanggung jawab membawahi atas bagian dalam perusahaan, sebagai bagian dari pendelegasian wewenang dan tanggung jawab.

Masing-masing kepala bagian membawahi beberapa kepala seksi dan masing - masing kepala seksi akan membawahi beberapa karyawan perusahaan pada masing - masing bidangnya. Karyawan perusahaan akan dibagi dalam beberapa kelompok regu yang setiap kepala regu akan bertanggung jawab kepada pengawas masing – masing seksi.

commit to user

Direktur Utama

Direktur Teknik

dan Produksi

Direktur Keuangan & Administrasi

Kabag Produksi & Utilitas

Kabag Teknik

Kabag Litbang

Kabag Keuangan &

Pemasaran

Kabag Admnistrasi

Kabag Umum

Staff Ahli

Gambar 5.1. Struktur Organisasi Perusahaan

5.3. Tugas dan Wewenang

5.3.1. Pemegang Saham

Pemegang saham adalah beberapa orang yang mengumpulkan modal untuk kepentingan pendirian dan berjalannya operasi perusahaan tersebut. Kekuasaan tertinggi pada perusahaan yang mempunyai bentuk PT (Perseroan Terbatas) adalah Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS). Pada RUPS tersebut para pemegang saham berwenang untuk :

1. Mengangkat dan memberhentikan Dewan Komisaris

2. Mengangkat dan memberhentikan Direktur

commit to user

3. Mengesahkan hasil-hasil usaha serta neraca perhitungan untung rugi tahunan dari perusahaan.

5.3.2. Dewan Komisaris

Dewan Komisaris merupakan pelaksana tugas sehari-hari dari pemilik saham, sehingga Dewan Komisaris akan bertanggung jawab kepada pemilik saham. Tugas-tugas Dewan Komisaris meliputi :

1. Menilai dan menyetujui rencana direksi tentang kebijakan umum, target perusahaan, alokasi sumber-sumber dana dan pengarahan pemasaran.

2. Mengawasi tugas-tugas direksi

3. Membantu direksi dalam tugas-tugas penting

5.3.3. Dewan Direksi

Direktur Utama merupakan pimpinan tertinggi dalam perusahaan dan bertanggung jawab sepenuhnya terhadap maju mundurnya perusahaan. Direktur Utama bertanggung jawab terhadap Dewan Komisaris atas segala tindakan dan kebijaksanaan yang diambil sebagai pimpinan perusahaan. Direktur Utama membawahi Direktur Teknik dan Produksi, serta Direktur Keuangan dan Administrasi. Tugas-tugas Direktur Utama meliputi :

1. Melaksanakan kebijakan perusahaan dan mempertanggung jawabkan pekerjaan pada pemegang saham pada akhir jabatan.

commit to user

2. Menjaga stabilitas organisasi perusahaan dan membuat kontinuitas hubungan yang baik antara pemilik saham, pimpinan, konsumen, dan karyawan.

3. Mengangkat dan memberhentikan Kepala Bagian dengan persetujuan rapat pemegang saham.

4. Mengkoordinir kerja sama dengan Direktur Teknik dan Produksi, dan Direktur Keuangan dan Administrasi.

Tugas-tugas Direktur Teknik dan Produksi meliputi :

1. Bertanggung jawab kepada Direktur Utama dalam bidang produksi dan teknik

2. Mengkoordinir, mengatur dan mengawasi pelaksanaan pekerjaan kepala – kepala bagian yang menjadi bawahannya.

3. Memimpin pelaksanaan kegiatan pabrik yang berhubungan dengan bidang teknik, produksi pengembangan, pemeliharaan peralatan dan laboratorium.

Tugas Direktur Keuangan dan Administrasi meliputi :

1. Bertanggung jawab terhadap masalah-masalah pabrik yang berhubungan dengan administrasi, keuangan, hubungan masyarakat, dan hal umum lainnya.

5.3.2 Staf Ahli

Staf ahli terdiri dari tenaga - tenaga ahli yang bertugas membantu direktur utama dalam menjalankan tugasnya, baik yang berhubungan dengan teknik maupun administrasi. Staf ahli bertanggung jawab kepada direktur utama sesuai dengan bidang keahlian masing - masing. Tugas dan wewenang staf ahli meliputi :

commit to user

1. Mengadakan evaluasi bidang teknik dan ekonomi perusahaan.

2. Memberi masukan - masukan dalam perencanaan dan pengembangan perusahaan.

3. Memberi saran - saran dalam bidang hukum.

5.3.4 Kepala Bagian

Secara umum tugas Kepala Bagian adalah mengkoordinir, mengatur dan mengawasi pelaksanaan pekerjaan dalam lingkungan bagiannya sesuai dengan garis-garis yang diberikan oleh perusahaan. Kepala Bagian bertanggung jawab kepada Direktur Bidang. Kepala Bagian membawahi Kepala Seksi. Kepala Seksi merupakan pelaksana pekerjaan dalam lingkungan bagiannya sesuai dengan rencana yang telah diatur oleh kepala bagian masing-masing, agar diperoleh hasil yang maksimum dan efektif selama berlangsungnya proses produksi. Setiap kepala seksi bertanggung jawab terhadap kepala bagian masing – masing sesuai dengan seksinya. Direktur Bidang membawahi 6 Kepala Bagian terdiri dari :

1. Kepala Bagian Produksi dan Utilitas

Bertanggung jawab kepada Direktur Teknik dan Produksi dalam bidang mutu, jalannya operasi pabrik sehari-hari serta menjaga kelangsungan proses produksi.

Kepala Bagian Produksi dan Utilitas membawahi 2 Kepala Seksi :

a) Kepala Seksi Proses Produksi

commit to user

Tugas : Mengawasi jalannya proses produksi.,menjalankan tindakan seperlunya pada peralatan produksi yang mengalami kerusakan, sebelum diperbaiki oleh seksi yang berwenang.

Pendidikan : Sarjana Teknik Kimia / Teknik Mesin Jumlah

: 1 orang

Bawahan : 4 orang kepala shift (S1/D3 Teknik Kimia)

56 orang operator (STM/SLTA) Tabel 5.1. Perincian Jumlah Karyawan Proses

Nama Alat

Jumlah orang/shift

Jumlah orang x 4 shift

Unit persiapan bahan baku dan produk ( tangki, pompa,heat exchanger, mixer )

4 16

Unit Reaksi ( reaktor )

Unit Pemurnian ( absorber, washer,decanter,

menara destilasi )

4 16

Board operator

4 16 Total

14 56

b) Kepala Seksi Utilitas Tugas

:Melaksanakan dan mengatur sarana utilitas untuk memenuhi kebutuhan proses, kebutuhan uap, dan air.

Pendidikan : Sarjana Teknik Kimia / Teknik Mesin Jumlah

: 1 orang

Bawahan : 4 orang kepala shift (S-1/D3 Teknik Mesin)

16 orang operator (STM/SLTA)

commit to user

Tabel 5.2. Perincian Jumlah Karyawan Utilitas Nama Alat

Jumlah orang/shift Jumlah orang x 4 shift Unit pengolahan air

2 8 Unit Penyediaan steam

1 8 Board operator

1 4 Total

4 16

2. Kepala Bagian Teknik

Bertanggung jawab kepada Direktur Teknik dan Produksi dan bertanggung jawab terhadap pengelolaan pabrik secara teknis yang meliputi pemeliharaan peralatan, bengkel, gudang, dan perlengkapannya.

Kepala Bagian Teknik membawahi 2 Kepala Seksi :

a) Kepala Seksi Listrik dan Instrumentasi Tugas

: Bertanggung jawab terhadap penyediaan listrik serta alat-

alat instrumentasi

Pendidikan : Sarjana Teknik Elektro Jumlah

: 1 orang

Bawahan : 4 orang kepala shift ( S-1 / D3 Teknik Elektro)

8 orang operator (STM Listrik)

b) Kepala Seksi Peralatan dan Bengkel Tugas

:Bertanggung jawab terhadap kegiatan perawatan dan penggantian alat-alat serta fasilitas pendukungnya, dan

commit to user

melaksanakan pemeliharaan fasilitas gedung dan peralatan pabrik.

Pendidikan : Sarjana Teknik Kimia / Teknik Mesin Jumlah

: 1 orang

Bawahan : 4 orang kepala shift ( S-1/D3 Teknik Mesin)

8 orang operator (STM Mesin)

3. Kepala Bagian Pengembangan dan Penelitian (Litbang)

Bertanggung jawab kepada Direktur Teknik dan Produksi dan bertanggung jawab memimpin aktivitas laboratorium, pengendalian mutu, penelitian, dan pengembangan. Kepala Bagian Litbang membawahi 2 Kepala Seksi :

a)

Kepala Seksi Laboratorium dan Pengendalian Mutu

Tugas :Menyelenggarakan pemantauan hasil (mutu) dan

pengolahan limbah

Pendidikan : Sarjana Teknik Kimia Jumlah

: 1 orang

Bawahan : 4 orang kepala shift (S1 Teknik Kimia / MIPA Kimia)

8 orang operator (D3 MIPA / Analitik)

b) Kepala Seksi Penelitian dan Pengembangan Tugas

: Mengkoordinir kegiatan yang berhubungan dengan peningkatan produksi dan efisiensi proses secara keseluruhan

commit to user

Pendidikan : Sarjana Teknik Kimia Jumlah

: 1 orang

Bawahan : 6 orang ( S1 Teknik Kimia / Elektro / Mesin )

4. Kepala Bagian Keuangan dan Pemasaran

Bertanggung jawab kepada Direktur Keuangan dan Administrasi dalam bidang administrasi, keuangan dan pemasaran termasuk pembelian bahan baku, bahan pembantun dan penjualan produk. Kepala Bagian Keuangan membawahi 3 Kepala Seksi :

a) Kepala Seksi Keuangan Tugas

: Bertanggung jawab terhadap pembukuan serta hal-hal yang berkaitan dengan keuangan perusahaan Pendidikan : Sarjana Ekonomi / Akuntansi Jumlah

: 1 orang

Bawahan : 2 orang staff I (S1/D3 Ekonomi / Akuntansi)

4 orang staff II (SLTA)

b) Kepala Seksi Pemasaran Tugas

: Mengkoordinasi kegiatan pemasaran produk dan mengatur

distribusi barang dari gudang

Pendidikan : Sarjana Teknik Industri / Ekonomi Jumlah

: 1 orang

Bawahan : 2 orang staff I (S1/D3 Ekonomi / Akuntansi)

2 orang staff II (SLTA)

commit to user

c) Kepala Seksi Pembelian Tugas

:Mengatur dan mengumpulkan semua informasi mengenai bahan baku dan bahan lain yang dibutuhkan perusahaan dan mengadakan tender pembelian.

Pendidikan : Sarjana Teknik Industri / Ekonomi Jumlah

: 1 orang

Bawahan : 2 orang staff I (S1/D3 Ekonomi / Akuntansi)

2 orang staff II (SLTA)

5. Kepala Bagian Administrasi

Bertanggung jawab kepada Direktur Keuangan dan Administrasi dalam bidang administrasi pabrik, personalia, dan tata usaha. Kepala Bagian Administrasi membawahi 2 Kepala Seksi:

a) Kepala Seksi Personalia Tugas

: Mengkoordinasi kegiatan yang berhubungan dengan

kepegawaian

Pendidikan : Sarjana Hukum / Psikologi Jumlah

: 1 orang

Bawahan : 2 orang staff I (S-1/D3 Komunikasi/Psikologi)

2 orang staff II (SLTA)

b) Kepala Seksi Tata Usaha Tugas

: Bertanggung jawab terhadap kegiatan yang berhubungan dengan rumah tangga perusahaan serta tata usaha kantor

commit to user

Pendidikan : Sarjana Hukum / Ekonomi Jumlah

: 1 orang

Bawahan : 2 orang staff I ( S-1/D3 Manajemen Perusahaan)

2 orang staff II (SLTA)

6. Kepala Bagian Umum

Bertanggung jawab kepada Direktur Keuangan dan Administrasi dalam mengelola bidang hubungan masyarakat, keamanan, dan kesejahteraan karyawan. Kepala Bagian Umum membawahi 2 Kepala Seksi:

a) Kepala Seksi Hubungan Masyarakat Tugas

: Menyelenggarakan kegiatan yang berkaitan dengan relasi perusahaan, pemerintah dan masyarakat serta mengawasi langsung masalah keamanan perusahaan

Pendidikan : Sarjana Hukum / Psikologi / Komunikasi Jumlah

: 1 orang

Bawahan

: 2 orang staff ( S1/D3 Komunikasi)

4 orang kepala shift

20 orang satpam

b) Kepala Seksi Kesehatan dan Keselamatan Kerja (K3) Tugas

: Bertanggung jawab terhadap masalah kesehatan karyawan dan keluarga serta menangani masalah keselamatan kerja dalam perusahaan

commit to user

Pendidikan : Sarjana Kedokteran Umum Jumlah

: 1 orang

Bawahan : 2 orang staff I (S1/D3 Hiperkes / Akper)

2 orang staff II (S1/D3 Hiperkes / Akper)

5.4. Pembagian Jam Kerja Karyawan

Pabrik Tricresyl Phophate direncanakan beroperasi selama 330 hari dalam satu tahun dan proses produksi berlangsung 24 jam per hari. Sisa hari yang bukan hari libur digunakan untuk perbaikan dan perawatan (shutdown) pabrik. Sedangkan pembagian jam kerja karyawan digolongkan dalam dua golongan, yaitu :

1. Karyawan non shift / harian Karyawan non shift adalah para karyawan yang tidak menangani proses produksi secara langsung. Yang termasuk karyawan harian adalah Direktur, Staf Ahli, Kepala Bagian, Kepala Seksi serta bawahan yang ada di kantor. Karyawan harian akan bekerja selama 5 hari dalam seminggu, dan libur pada hari sabtu, minggu, dan hari besar, dengan pembagian jam kerja sebagai berikut :

Waktu kerja

Senin – Kamis : 08.00 – 16.00 (istirahat 12.00 – 13.00)

Jum’at : 08.00 – 16.00 (istirahat 11.00 – 13.00)

commit to user

2. Karyawan shift Karyawan shift adalah karyawan yang secara langsung menangani proses produksi atau mengatur bagian – bagian tertentu dari pabrik yang mempunyai hubungan dengan masalah keamanan dan kelancaran produksi. Yang termasuk karyawan shift antara lain : operator produksi, sebagian dari bagian teknik, bagian gudang dan bagian utilitas, pengendalian, laboratorium dan bagian- bagian keamanan. Para karyawan shift akan bekerja bergantian sehari semalam, dengan pengaturan sebagai berikut :

a. Shift Operasi, dibagi 3 :  Shift pagi

: jam 07.00 – 15.00

 Shift sore

: jam 15.00 – 23.00

 Shift malam

: jam 23.00 – 07.00

b. Shift Keamanan, dibagi 3 :  Shift pagi

: jam 07.00 – 15.00

 Shift sore

: jam 15.00 – 23.00

 Shift malam

: jam 23.00 – 07.00

Karyawan Shift terdiri atas 4 kelompok, yaitu A, B, C, dan D. Dalam satu hari kerja, hanya 3 kelompok yang masuk, sehingga ada 1 kelompok yang libur. Tiap kelompok akan mendapat giliran 3 hari kerja dan

1 hari libur tiap-tiap shift serta masuk lagi untuk shift berikutnya. Jadwal pembagian kerja masing-masing kelompok ditampilkan dalam bentuk tabel

5.3.

commit to user

Tabel 5.3 Jadwal Kerja Karyawan Shift

Hari ke- Grup

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 dst

SS ....

M M ....

M M L L ....

PP ....

Kelancaran produksi dari suatu pabrik sangat dipengaruhi oleh faktor kedisiplinan karyawannya. Untuk itu kepada seluruh karyawan diberlakukan absensi dan masalah absensi ini digunakan pimpinan perusahaan sebagai dasar dalam mengembangkan karier para karyawan dalam perusahaan.

5.5. Status Karyawan dan Sistem Upah

Pada pabrik Tricresyl Phophate ini sistem upah karyawan berbeda-beda tergantung pada status karyawan, kedudukan, tanggung jawab dan keahlian. Menurut statusnya karyawan dibagi menjadi 3 golongan sebagai berikut :

1. Karyawan tetap Yaitu karyawan yang diangkat dan diberhentikan dengan Surat Keputusan (SK) direksi dan mendapat gaji bulanan sesuai dengan kedudukan, keahlian dan masa kerja.

2. Karyawan harian

commit to user

Yaitu karyawan yang diangkat dan diberhentikan direksi tanpa SK direksi dan mendapat upah harian yang dibayar tiap akhir pekan.

3. Karyawan borongan Yaitu karyawan yang digunakan oleh pabrik bila diperluakan saja. Karyawan ini menerima upah borongan untuk suatu perusahaan.

5.6. Penggolongan Jabatan, Jumlah Karyawan dan Gaji

Jumlah karyawan harus ditentukan secara tepat sehingga semua pekerjaan yang ada dapat diselesaikan dengan baik dan efisien. Tabel 5.4. Jumlah karyawan sesuai dan tingkat pendidikan

No. Jabatan

Jumlah

Pendidikan min.

Direktur Utama Staff Ahli Direktur Kepala Bagian Kepala Seksi Kepala Shift Pegawai Staff 1 Pegawai Staff 2 Operator Security Cleaning service Madical Staff

S-2 S-2 S-1 S-1 S-1 S-1/D-3 S-1/D-3 SLTA D-3 SLTA SLTA S-1/D-3

Total

169

commit to user

Tabel 5.5. Perincian golongan dan gaji karyawan

Gol. Jabatan

Gaji/bulan (Rp.)

Kualifikasi

I Direktur Utama 50.000.000,00

S-2

II Staff Ahli

30.000.000,00

S-2

III Direktur

25.000.000,00

S-1

IV Kepala Bagian 15.000.000,00

S-1

V Kepala Seksi

8.000.000,00

S-1

VI Kepala Shift

4.000.000,00

S-1/D-3

VII Pegawai Staff 1 3.500.000,00 S-1/D-3

VIII Pegawai Staff 2 2.000.000,00

SLTA

IX Operator

3.000.000,00 s/d 3.500.000,00 D-3

X Security

2.000.000,00

SLTA

XI Pesuruh

1.000.000,00

SLTA

5.7. Kesejahteraan Karyawan

Kesejahteraan yang diberikan oleh perusahaan pada karyawan antara lain :

1. Tunjangan  Tunjangan berupa gaji pokok yang diberikan berdasarkan golongan

karyawan yang bersangkutan

commit to user

 Tunjangan jabatan yang diberikan berdasarkan jabatan yang dipegang karyawan

 Tunjangan lembur yang diberikan kepada karyawan yang bekerja diluar jam kerja berdasarkan jumlah jam kerja

2. Cuti  Cuti tahunan diberikan kepada setiap karyawan selama 12 hari kerja dalam

1 tahun  Cuti sakit diberikan pada karyawan yang menderita sakit berdasarkan

keterangan dokter

3. Pakaian kerja Pakaian kerja diberikan pada setiap karyawan sejumlah 3 pasang untuk setiap tahunnya.

4. Pengobatan  Biaya pengobatan bagi karyawan yang menderita sakit yang diakibatkan

oleh kerja, ditanggung oleh perusahaan sesuai dengan undang-undang.  Biaya pengobatan bagi karyawan yang menderita sakit tidak disebabkan

oleh kecelakaan kerja, diatur berdasarkan kebijaksanaan perusahaan

commit to user