4. Meminta penggantian suku cadang yang rusak di bagian umum.
s. Koordinator Keamanan
1. Pengaturan penjagaan dengan adil dan tertib
2. Pembinaan disiplin dan tata tertib seluruh anggota keamanan
3. Sistem dan Prosedur Penagihan Piutang Pada PT. Bhanda Ghara Reksa Cabang Medan
a. Klasifikasi Piutang
Piutang usaha disajikan terpisah antara pihak ketiga dan pihak yang mempunyai hubungan istimewa. Piutang ini disajikan sebesar jumlah yang
dapat direalisasikan, setelah memperhitungkan penyisihan piutang yang diperkirakan tidak dapat ditagih.
Berdasarkan sumber terjadinya, PT. BGR mengklassifikasikan piutang sebagai berikut :
1. Piutang Usaha
2. Piutang Non Usaha
1. Piutang Usaha
Meliputi piutang yang timbul karena penyerahan jasa perusahaan seperti pergudangan , handling barang, jasa bagging pengntungan, jasa pengurusan
transportasi, jasa surveyor, jasa appraisal, jasa timbang ukur, jasa perparkiran, dan penyerahan jasa lainnya dalam rangka kegiatan normal perusahaan. Piutang
usaha dicatat sebesar harga penyerahan, ditamba dengan PPN dan komponen lain yang disetujui oleh pembeli.
Universitas Sumatera Utara
2. Piutang Non Usaha
Adalah piutang yang timbul bukan karena hasil kegiatan usaha pokok perusahaan, adalah sebagai berikut :
a. Piutang Karyawan, yaitu piutang yang timbul karena adanya
pinjaman karyawan. Biasanya piutang ini diberikan perusahaan untuk membantu karyawan dalam memenuhi kebutuhan perumahan
bagi karyawan yang dipindahtugaskan dari satu cabang ke cabang lainnya.
b. Piutang Direksi, yaitu piutang yang diberikan perusahaan kepada
direksi untuk kepentingan operasional. c.
Piutang Koperasi yaitu piutang yang diberikan perusahaan kepada koperasi untuk memenuhi kebutuhan koperasi seperti pmbelian
computer, ATK dan keperluan koperasi lainnya. Koperasi ini adalah koperasi oleh karyawan perusahaan yang sisa usahanya juga akan
diberikan kepada karyawan. Hal ini dilakukan untuk menunjang kesejahteraan karyawan.
d. Uang Jaminan, adalah uang yang diberikan kepada pihak luar
sebagai jaminan atas pelaksanaan operasional yang dilakukan oleh perusahaan.
b. Prosedur Pencatatan Piutang
Dokumen yang dipakai sebagai dasar untuk mencatat timbulnya piutang pada PT. BGR dinamakan Debet Nota Nota Tagih dapat dilihat pada
lampiran, yaitu bukti tagih terhadap jasa sewa gudang yang diterbitkan oleh perusahaan untuk principal yang di dalamnya terdiri dari penjelasan tariff serta
Universitas Sumatera Utara
PPn. Pada PT. BGR piutang dicatat dengan menggunakan program komputer yang bermula dari bukti transaksi yang diarsip kemudian dimasukkan ke dalam
sistem dengan memasukkan no. piutang debitur dan jumlah pembayarannya dan secara otomatis sistem akan mengolah dan memposting piutang tersebut sesuai
dengan postnya masing-masing. Debet Nota Nota Tagih adalah awal dari timbulnya pencatatan piutang .
Debet Nota dibuat di bagian operasional berdasarkan pekerjaan yang telah dilakukan oleh perusahaan sesuai dengan yang tertera pada kontrak perjanjian
antara principal dan perusahaan. Debet Nota dibuat dalam rangkap 5 lima, yang kemudian akan ditembuskan kepada :
1. Departemen Pergudangan
2. Departemen Keuangan
3. Departemen Akuntansi
4. Sekretaris
5. Departemen Pemasaran
Salah satu dari Debet not tersebut, ditembuskan ke bagian Keuangan untuk didaftarkan agar dapat dilakukan pencatatan di bagian akuntansi. Di
bagian keuangan, debet nota akan diberi nomor dan kemudian didaftar ke dalam sistem pada computer. Maka sejak saat itu principal telah resmi terdaftar
sebagai debitu pada PT. BGR Cabang Utama Medan. Setelah didaftar, Debet Nota tersebut ditembuskan ke bagian akuntansi. Di bagian Akuntansi, Debet
Nota tersebut diarsip sesuai dengan nomor daftar, kemudian akan timbul pencatatan awal sesuai dengan tanggal terbitnya debet nota tersebut dengan
jurnal sebagai berikut :
Universitas Sumatera Utara
Piutang xxxx PPn
xxxx Pendapatan xxxx
Metode pencatatan dengan sistem komputer dijalankan oleh PT. BGR. Setelah principal membayar piutangnya, maka kasir akan mengeluarkan bukti
kas bank sebagai bukti dari penerimaan pembayaran piutang tersebut. Setelah itu, bukti kas bank ditembuskan ke bagian akuntansi. Di bagian akuntansi,
bukti tersebut langsung diangkat ke dalam komputer sebagai pencatatan ke dalam kartu piutang dan secara otomatis komputer juga akan mencatat posisi
dan mutasi piutang yang ada, kemudian bukti diarsip sebagai pertinggal. Dengan pencatatan sistem komputer yang dilaksanakan oleh PT. BGR tersebut,
data lebih online, yakni data piutang yang ada di satu cabang dapat dilihat di cabang lain dan mudah dilihat jumlah piutang debitur tanpa perlu membuka
buku besarnya.
c. Prosedur Penagihan Piutang
Setelah terjadi piutang dan pencatatan nama principal di dalam register, maka tahapan selanjutnya adalah penagihan piutang. Penagihan piutang
dilakukan oleh kolektor yang telah ditentukan perusahaan. Pembayaran dapat dilakukan dengan dua cara yaitu :
1. Transfer ke Bank yang Ditunjuk Perusahaan
Pada PT. BGR, semua piutang yang beredar di setiap cabang atau sub cabang dapat langsung dibayarkan principal dengan cara mentransferkan
pembayaran tersebut ke rekening A. Rekening A atau rekening kantor pusat
Universitas Sumatera Utara
adalah rekening giro bank milik kantor pusat yang telah dibuka pada bank yang berada di wilayah kantor cabang maupun sub cabang yang kewenangan
penggunaannya berada pada kantor pusat. Secara administrative rekening A merupakan rekening bank milik kantor cabang.
2. Pembayaran dengan Cek
Prinsipal dapat membayar piutangnya dengan cek yang langsung disetorkan ke perusahaan atau melalui kolektor yang telah ditugaskan oleh
perusahaan, yang kemudian cek tersebut akan dicairkan dan pada akhirnya juga masuk ke dalam rekening A atau rekening kantor pusat. Dalam hal ini dapat
timbul kemungkinan terlambatnya piutang disetorkan ke rekening A karena piutag ditangguhkan di tangan kolektor. Untuk itu perusahaan harus selektif
dalam memilih kolektor yang akan ditugaskan dalam penagihan piutang, yaitu individu yang bertanggung jawab, jujur dan berdedikasi tinggi terhadap
pekerjaannya. Jika principal telah melakukan pembayaran, maka kasir akan membuat
bukti kas bank sebagai bukti bahwa principal sudah melakukan pembayaran terhadap hutangnya. Kemudian bukti kas bank diberi nomor sesuai dengan
nomor urut debet notanya atau nomor urut principal yang kemudian akan dicatatkan ke buku harian kas bank oleh kasir di bagian keuangan. Setelah itu
bukti kas bank tersebut akan ditembuskan ke bagian akuntansi agar dapat dilakukan pencatatan.
Universitas Sumatera Utara
4. Kebijakan Akuntansi Piutang
Kategori