4
2.3.4 Teori Kontingensi
Teori Kontingensi mengatakan bahwa struktur atau sistem pengenddalian manajemen yang paling baik bergantung pada banyak faktor. Teori ini menyadari
tidak ada standar yang kekal yang menjadi patokan untuk struktur organisasi atau sistem pengendalian yang paling baik.
2.4 PERILAKU MANAJEMEN
Organisasi dapat dikatakan ”dalam kendali” bila organisasi itu melakukan pa yang diinginkan manajemen. Untuk melakukan ini, orang-orang dalam
organosasi harus memahami apa yang diinginkan manajemen untuk dicapai organisasi
dan bagaimana
cara melakukannya.
Informasi tentang
ini bermacam-macam bermacam-macam bentuknya, mulai dari anggaran yang rinci
sampai kebijakan-kebijakan secara umum. Memberitahukan secara terus menerus kepada para anggota organisasi mengenai yang harus dicapai membutuhkan kerja
sama yang luar biasa dan mungkin saja menimbulkan kericuhan bilamana anggota organisasi tidak mengerti mengapa sesuatu itu harus dilakukan dan seringkali,
dapat menimbulkan
gangguan kommunikasi.
Karena alasan
ini, sitem
pengendalian manajemen yang mengingatkan anggota organisasi mengenai apa-apa yang perlu dilakukan biasanya berorientasi kepada menusia.
2.5 ORGANISASI INFORMAL 2.5.1 Kekuatan Persepsi
Sistem pengendalian manajemen harus mempertimbangkan kenyataan bahawa persepsi yang berkembang di kalangan manajer operasional menyangkut
pemahaman bukan hanya bagaiman mereka mebantu dalam mencapai tujuan organisasi, melaikan juga berapa kuat manajemen senior menghendaki rangkaian
tindakan tertentu.
2.5.2 Motivasi
Sebagai dasar untuk memahami motivasi, kita akan membahas mengenai hubungan antara organisasi dan individu yang menjadi bagian dari organisasi,
Tujuan-tujuan Pribadi. Orang bersedia menjadi anggota organisasi karena
5 merka percaya dengan melakuka itu tujuan-tujuan pribadi mereka akan tercapai.
Teori Pengharapan. Teori ini mengatakan bahwa motivasi yang mempengaruhi perilaku ditentukan oleh 1keyakinan atau ”harapan’” seseorang
akan hasil yang mungkin diperoleh dengan berperilaku tertentu dan 2 ketertarikan seseorang akan hasil tersebut, dilihat dari kemampuan hasil ini ntuk
memuaskan kebutannya. Insentif. Pemecahan masalah manajemen dalam memotivasi orang untuk
berperilaku sesuai dengan tujuan organisasi disandarkan pada hubungan antara insentif organisasi dengan haraapan-harapn pribadi.
Peran Manajer. Peran manajer tidak hanya terbatas pada pengendalan formal melainkan juga pada pengendalian informal. Sebagai contoh seorang
manajer memberikan pujian kepada karyawannya yang telah melakukan tugasnya dengan baik.
2.5.3 Keselarasan Tujuan
Besarnya perbedaan di antara tujuan-tujuan organisasi, kelompok, dan pribadi menentukan tingkat kesukaran tugas sistem pengendalian manajemen.
Tanggung jawab utama dari sitem pengendalian manajemen adalah memastikan tindakan-tindakan yang paling baik bagi kepeningan organisasi; tetapi ia juga
harus menupayakan keselarasan tujuan sedapat mungkin. Makin erat hubungan antara tujuan-tujuan yang ada, makin baiklah sistem pengendalian manajemennya.
2.5.4 Kerjasama dan Konflik
Organisasi berupaya memelihara keseimbangan yang tepat di antara kekuatan-kekuatan yang menciptakan kerjasama. Konflik-konflik dalam tingkat
tertentu diperlukan. Konflik terjadi sebagian karena persaingan di antara anggota organisasi untuk mendapatkan promosi atau bentuk-bentuk pemuasan kebutuhan
lainnya; persaingan seperti ini, dalam batas-batas tertentu, adalah sehat. Kerjasama sampai tingkat tertentu jelas penting pula; tetapi jika ini berlebihan,
anggota organisasi yang terbaik akan mengabaikan peluang untuk memanfaatkan kemamapuannya sepenuhnya. Sistem pengendalian manajemen harus membantu
memelihara keseimbangan yang pas antara konflik dan kerjasama dalam organisasi.
6
2.5.5 Budaya Organisasi
Budaya Organisasi mengacu pada sekumpulan keyakinan bersama, sikap, tata hubungan, dan asumsi-asumsi yang diterima dan dilakukan di keseluruhan
organisasi untuk membantu menghadapi lingkumgan luar dan mencapai tujuan-tujuan organisasi.
2.6 FUNGSI KONTROLER 2.6.1 Tanggung Jawab Kontroler
Kontroler merupakan pejabat yang bertanggung jawab untuk rancangan dan operasi suatu sistem informasi formal organisasi, walaupun pada beberapa
organisasi pejabat seperti itu diberi sebutan manajer informasi dan kontroler hanya bertanggung jawab atas sistem keuangan saja.
Selain mendesain dan mengoperasikan berbagai macam sistem informasi dan sistem pengendalian, kontroler mungkin menjalankan juga sebagian atau semua
fungsi berikut. 1. Menyiapkan ikhtisar keuangan dan laporan keuangan untuk pihak
pemerintah dan pihak-pihak lainnya. 2. Menyiapkan pembayaran pajak.
3. Menyiapkan dan menganalisis laporan prestasi keuangan. 4. Membantu manajer dengan menganalisis dan menginterpretasikan laporan,
dengan menganalisis usulan program dan anggaran, dan dengan mengonsolidasikan rencana-rencana dari beberapa segmen kedalam suatu
anggaran tahunan total. 5. Menjalankan prosedur-prosedur audit intern dan pengendalian akuntansi
untuk memastikan validitas informasi, menetapkan alat-alat pencegahan yang memadai terhadap pencurian dan penyalahgunaan, dan melaksanakan
audit opersional. 6. Mengembangkan para petugas pengendalian dan peran-serta dalam
mendidik pejabat-pejabat manajemen dalam hal yang berkaitan dengan fungsi kontroler.
7. Melakukan kegiatan yang bertalian dengan manajeme kas, asuransi, dan sebagainya untuk melindungi harta kekayaan.
7
2.6.2 Kontroler Divisi
Tanggung jawab spesifik dari kontroler divisi meliputi: 1. Pelaporan akuntansi dan keuangan
2. Pengetahuan akan operasi divisi 3. Sasaran dibandingkan dengan unjuk kerja.
4. Kesesuaian dengan kebijakan. 5. Kontribusi manajemen.
6. Pengetahuan akuntansi. 7. Integritas dan profesionalisme.
8. Kerjasama. 9. Organisasi dan Staf.
10. Inisiatif dan semangat kerja.
8
1
Pengendalian Manajemen Perusahaan Jasa
Istilah manajemen, terjemahannya dalam bahasa Indonesia hingga saat ini belum ada keseragaman. Selanjutnya, bila kita mempelajari literatur manajemen, maka akan ditemukan bahwa istilah
manajemen mengandung tiga pengertian yaitu : 1. Manajemen sebagai suatu proses,
2. Manajemen sebagai kolektivitas orang-orang yang melakukan aktivitas manajemen, 3. Manajemen sebagai suatu seni Art dan sebagai suatu ilmu pengetahuan Science
Menurut pengertian yang pertama, yakni manajemen sebagai suatu proses, berbeda-beda definisi yang diberikan oleh para ahli. Untuk memperlihatkan tata warna definisi manajemen menurut
pengertian yang pertama itu, dikemukakan tiga buah definisi. Dalam Encylopedia of the Social Sience dikatakan bahwa manajemen adalah suatu proses dengan
mana pelaksanaan suatu tujuan tertentu diselenggarakan dan diawasi. Teori manajemen menyatakan bahwa manajemen memiliki beberapa fungsi. Pakar manajemen
Schermerhorn dalam bukunya Management membagi fungsi manajemen dengan pendekatan Planning, Organizing, Actuating, dan Controlling POAC. Ia mendefinisikan istilah manajemen:
“Management is the process of planning, organizing, leading and controlling the use of resources to accomplish performance goals”1 Definisi di atas dapat diterjemahkan manajemen adalah proses
perencanan, pengorganisasian, pengarahan dan pengendalian penggunaan sumber daya untuk mencapai tujuansasaran kinerja. Beberapa pakar manajemen berpendapat bahwa fungsi Actuating
dapat diurai menjadi Staffing dan Leading. Leslie W. Rue dan Llyod L. Byars misalnya berpendapat bahwa fungsi manajemen terdiri dari: Planning, Organizing, Staffing, Leading, and Controlling.
Fungsi controlling berperan untuk mendeteksi potensi adanya deviasi atau kelemahan yang terjadi sebagai umpan balik bagi manajemen dari suatu kegiatan yang dimulai dari tahap perencanaan
hingga tahap pelaksanaannya. Hal-hal yang dicakup dalam fungsi controlling ini meliputi penciptaan standar atau kriteria, pembandingan hasil monitoring dengan standar, pelaksanaan perbaikan atas
deviasi atau penyimpangan, pemodifikasian dan penyesuaian metode pengendalian dari kaca mata hasil pengendalian dan perubahan kondisi, serta pengkomunikasian revisi dan penyesuaiannya ke
seluruh proses manajemen dengan harapan deviasi atau kelemahan yang pernah terjadi tidak
2 terulang kembali. Istilah controling sering diterjemahkan dengan kata pengendalian dan
pengawasan. Kedua istilah ini acapkali penggunaannya dipertukarkan terutama di lingkungan sektor publik pemerintah. Menurut Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dalam
KepmenPan Nomor 19 Tahun 1996 istilah pengawasan didefinisikan sebagai seluruh proses kegiatan penilaian terhadap obyek pengawasan dan atau kegiatan tertentu dengan tujuan untuk memastikan
apakah pelaksanaan tugas dan fungsi obyek pengawasan dan atau kegiatan tersebut telah sesuai dengan yang ditetapkan.
1. Perusahaan Jasa
Perusahaan jasa adalahperusahaan yan menjual jas atau dengan kata lain produknya non fisik. Ada yang mengkategorikan bank sebagai perusahhan jasa, sebenarnya kurang tepat. Karena bank
sesungguhnya perusahaan yang bisnis utamanya jual beli uang.
Karakteristik dan Pengembangan
Dalam perusahaan Jasa, komponen modal kerjanya yang berupa persedian barang dagangan persediaan barang dagang praktis tidak ada implikasinya, kualitas output berwujud jasa sulit
dikendaliakn. Dan sekarang semakin dipahami bahwa mutu merupakan perjuangan yang tak berkesudahan, serta dianggap bahwasanya antara Tingkat Kembali Investasi ROIdan mutu
merupakan bagian yang salng terkait. Adapun perjuangan yang dimaksud adalah mampu: 1. mengembangkan mutu layanan jasa
2. meningkatkan produktivitas jasa 3. mengembangkan metode-metode kerja baru yang lebih efektif
4. mengembangkan motivasi, komitmen dan kontribusi pekerja atas pengembangan kepribadian mereka
Tren dalam Dunia Jasa
1. Layanan-layanan inovatif tidak disadari konsumen sampai suatu ketika mereka membutuhkannya
2. Peningkatan peran serta konsumen dalam pelaksanan jasa 3. Prepackaging
4. meningkatnya unsur pelayanan dalm bentuk produk
3
Pengendalian Manajemen
Untuk mengendalikan operasi perusahaan, seain dari keuangan anggaran, juga ditekankan hal-hal berikut:
1. Komunikasi
Komunikasi mempengaruhi seluruh hidup perusahaan. Kerangka acuan untuk menciptakan opini, penentuan sikap dan mengambil tindakan sebagian besar diperoleh dari informasi melalui
komunikasi.
Pengertian Komunikasi
Definisi komukasi beraneka ragam. Ada yang mendefinisikannya sebagai penyampaian informasi, ide, pengetahuan kepada pihak lain.
Proses dan kendala Komunikasi
Sekarang masyarakat menjadi lebih aktif, kritis dan selektif dalam menerima pesan-pesan yang ditujukan kepadanya. Maka efektivitas komunikasi antara perusahaan dan konsumen market tidak
hanya tergantung pada kepiawaian komunikator, melainkan juga pada semua unsur yang terkai dalam komunikasi, yakni komunikator, isi pesan, komunikasi penerima pesan dan saluran
komunikasi.
2. Pemberdayaan Media Massa
Media massa terbukti dapat amar pengaruh namun dapat juga tidak. Realitas ui dapat dikaji agar media massa bisa dimanfaatkan perusahaanjasa secara optimal.
4
3. Hubungan Interpersonal
Salah satu ketrampilan yang harus dimiliki oleh perusahaan jasa ialah kemampuan untuk mebina hubungan dengan orang lain konsumen. Pemberian informasi tentang produk jasa
akan relatif lebih mudah dilaksanakan jika dapat menjalin hubungan pribadi yang baik.
Anggaran Perusahaan Jasa
Menyusun anggaran perusahaan jasa tidaklah mudah, terutama untuk perusahaan jasa swasta. Perushaan jasa yang misinya untuk kepentingan umum biasanya dikuasi pemerintah. Jadi sifatnya
monopolitik. Implikasinya, dalam menentukan harga jual produknya pricing perusahaan jasa sangat memerlukan pertimbangan yang matang.
2. BANK
Semua kegiatan usaha selalumenggunakan media yang namanya uang. Karena sistem barter sudah ditinggalkan oleh manusia. Semakin besar usaha suatu perusahaan, semakin besar berhubungan
dengan keduanya tersebut. Media itu dikelola oleh institusi bernama Bank. Pengendalian manajemen bank, hakikatnya menyerupai perusahaan-perusahaan jasa lainnya. Tapi,
mengingat bank merupakan perusahaan yang bedasar kepercayaan, untuk menjalankan dan mengendalikannya harus melibatan otoritas moneter dalam ha ini Bank Indonesia dan departemen
Keuangan pemerintah, selain manajemn bank bersangkutan. Secara garis besar pengetahuan produk bank bisa dijelaskan sebagai berikut
Sales directed Knoledge - Features : cirikarakteristik produk
- Benefits Banking Produck Knowledge
- Target customers - Cross Selling Skills
5 Technical Product Knowledge
- Policy dan Prcedures - Fee and interest rate
Ciri Karakteristik
Produk suatu bank berdasar akuntannsi perbankan, akan bias dilihat dari komponen neracanya yakni: kredit, giro, tabungan dan deposito. Kredit ditempatkan di aktiva dan giro, tabungan,
deposito di pasiva. Yang membedakan giro, tabungan dan deposito terutama pada tngkat kemudaan dicairkannya menjadi uang dan instruman yang digunakan.
Benefit
Aktivitas suatu bank diharapkan memberikan manfaat atau nilai tambah; maksudnya produk bank bersangkutan dapat mengendalikan spread secara maksimal.
Cross Selling
Cross selling hakikatnya menawarkan produk X mengantisipasi produk laku Y. cross Selling, dibagi atas Paraphresing dan Lead in.
Paraphrasing, adalah kemampuan mengubah yang negative menjadi positif
Lead in. kemampuan menjual produk yang lain setelah mengadakan “pengamamtan” terlebih dahulu.
Policy dan Procedures, dikalangan bank dikenal istilah ICM Internal Control Memory atau APM Accouting Procedures Memory yaitu procedure pembukuan untuk hal-hal yang tidak rutin.
Dalam kaitannya dengan pengendalian manajemen, ada beberapa istilah produk:
6 Product Line = sekelompok produk yang sejenis atau memiliki kaitan
Produk Mix = keseluruhan produk yang ditawakan oleh suatu perusahaan Core Product = manfaat utama dari pembelian suatu produk
Augmented Product = tambahan jasa yang mengiringi penjualan suatu produk fundamental, baik berwujud maupun tak berwujud.
Eksistensi perbankan sangat erat kaitanya dengan kebijaksnan moneter. Secara skematik, hakikat kebijaksanaan moneter bias dilukiskan sabagai berikut
Ekspansif - Meningkat jumlah uang beredar
Tujuan Kontraktif
- Menurun jumlah uang beredar
Kebijakan Kuantitatif - Rediscount Policy
Moneter - Open Market Operation
Substan - Legal Reserve Cash Ratio
Kualitatif - Selektive Credit Control
-Persuasif
Assets Liabilities Management ALMA
Untuk pengendalian manajemen suatu bank antara lain telah dikenal Asset Liabilities Manajemen ALMA yang pada dasarnya memberikan pengetahuan tentang bagaimana memobilisasi dana di sisi
aktiva dan pasiva bank agar menghasilkan laba maksimal. Empat fungsi ALMA : 1. Manajemen Likuiditas
Mempertahankan status rasio likuditas Memperkecil dana yang menggagur guna menaikkan pendapatan
Memenuhi kebutuhan proyeksi kas ke depan
7 2. Manajemen Gap
Mengelola risiko maturity dan repricing posisi terhadap skenario tingkat bunga Berusaha memaksimumkan pendapatan bunga
3. Manajemen Valuta Asing Mengelola posisi valuta asing currency mismatch
Memaksimumkan pendapatan dari nilai tukar valuta asing Melakukan interestexchange rate hedging
4. Manajemen Investasi dan Pendapatan Mengelola portofolio investasi
Menata deposit-mix dalam usaha menekan biaya dana Menghitung zero base rate dan risk premium sebagai komponen lending rate
Melakukan analisis perbandingan terhadap peer group perbankan Setiap bank komersial pasti memilki rekening di Bank Indonesia selaku Bank Sentral pasar uang.
Karena itu, dalam kaitannya dengan likuiditas, dikenal tiga macam indikator dana bank: 1. Rekening di Bank Indonesia = Statutory Reserve Requirement
2. Rekening di Bank Indonesia + Cash = Reserve Requirement 3. Cash + Rekening di Bank Indonesia + Surat berharga = Liquidity Ratio
Penentuan Biaya Dana Pricing Di dalam bisnis perbankan, harga price merupakan faktor kunci yang menentukan pendapatan
bank. Harga identik dengan suku bunga, yaitu harga dibayarkan atas penggunaan uangdana atau kredit.
Salah satu kajian dalam ALMA adalah penentuan biaya: a.
Variabel Costing Cost of fund =
Cost of Loanable Fund =
b. Full Costing
8 Cost of Money =
Cost of Operable Fund =
Fund = Dana yang diterima dari masyarakat
Unloanable fund = legal Reserve Requiment = Giro wajib Minimun GWM
= sebagian dana bank yang harus itempatkan di BI tidak mendapatkan return dari BI
Adanya GWM menjadikan biaya dana yang harus ditanggung bank menjadi lebih tinggi. Hal ini dapat dianalisis sebagai berikut:
a. Biaya Dana tanpa GWM
Misal rata-rata biaya dana suatu bank giro, deposito, tabungan 15 berarti biaya dana yang harus ditanggung bank:
x 15 = 15
b. Biaya Dana dengan GWM = 5, artinya dari 100 dana masyarakat yang diterima bank, yang boleh disalurkan kembali ke masyarakat hanya 95-nya, implikasinya:
x 15 = 15,79
Contoh perhitungan lending rate dengan asumsi GWM = 2 tahun 1993 dilanjutkan dengan mengukur Gap
Pengukuran Gap Besarnya Gap diukur menggunakan interest maturity Ladder, yaitu semacam tabel yang
disusun dari asset dan liabilities yang dikelompokan menurut periode peninjauan bunganya.
Periode Repricing Assets
Liabilities Gap
Kumulatif
9 sd 1 minggu
10.000 7.000
3.000 3.000
8 hari – 1 bulan 7.000
10.500 3.500
500 1 bulan – 3 bulan
8.000 6.000
2.000 1.500
3 bulan – 6 bulan 12.000
10.500 1.500
3.000 6 bulan – 12 bulan
9.000 10.000
1.000 2.000
12 bulan 8.500
8.500 -
2.000
Gap untuk periode sd 1 minggu = Rp 3.000 juta dan jika diasumsikan tingkat bunga sd 1 minggu “turun” 0,5 dalam suatu bulan, maka potensi pendapatan bank akan turun sebesar:
3000 juta x 0.5 x = Rp. 1.089.041
0+7: 2 = 3,5
StrategiKiat Gap Rising Rates
Widening gap High Rates
Widest Gap Falling Rates
Narrowing Gap Low Rates
Narrowest Gap
Jadi, pada tingkat bunga naik, upayakan R S A R S L, karena pendapatan bunga akan meningkat lebih cepat daripada biaya bunga.
Note: RSA = Rate Sensitivity Asset asset yang “nilainya” peka berubah atas perubahan suku bunga
RSL = Rate Sensitivity Liabilities liabilities hutang yang “nilainya” peka berubah atas perubahan suku bunga
COM = Cost of Money OH = Overhead Cost
10 CONPL = Cost of Non Performing Loan
Contoh perhitungan Actual Lending Rate Keterangan
Formula Per 31-12-92
Per 31-12-93
C O M
= 16,77 =15,52
OH
= 15,81 =9,59
CONPL
= 2,28 = 1,50
Actual Based Lending Rate Minimum ABLR 34,87
26,60 Lending Rate = ABLR + Mark Up
Catatan-catatan: 1. Biaya dana terdiri dari
Jasa giro an bank =
1.678.403 Jasa giro swasta
= 147.479.842
Bunga call money =
48.068.632 Bunga tabungan
= 75.830.006
Bunga deposito =
1.502.679.127 Bunga sertifikat deposito
= 30.567.200
Biaya bunga SBPU =
4.754.308 Biaya bunga lainnya
= 71.840.130
Biaya Dana =
1.882.538.648 2. Overhead cost
Biaya pegawai =
845.006.424 Biaya lainnya untuk pegawai
= 14.715.315
Biaya pendidikan =
52.047.263
11 Biaya sewa gedung
= 352.812.883
Biaya perlengkapan kantor =
65.041.457 Biaya perusahaan-iklan
= 50.759.025
Biaya pengembangan usaha =
22.122.718 Biaya kendaraan dinas
= 247.045.784
Biaya deprisiasi =
56.351.136 Biaya operasional
= 1.000.000
Biaya Umum =
1.774.706.070 3. Perhitungan Loanable fund Giro
Giro =
1.706.088.286 Call money
= 311.290.323
Tabungan =
512.193.579 Deposito berjangka
= 13.510.540.198
Sertifikat deposito =
677.419.355 Kewajiban lainnya
= 642.090.468
Jumlah dana =
17.359.622.209 Unloanable fund 2x LF
= 347.192.444-
= 17.012.429.765
Bulan-bulan sebelumnya =
104.419.815.770 Loanable fund rata-rata
= 10.119.353.770
4. Kewajiban yang tdk segera dibayar Asumsi-asumsi :
1. Biaya dana utk non performing loan = 17
2. Total Loan =
10.235.830.000 Non Performing Loan
= 2.167.358.071
Performing Loan =
8.068.471.929 CONPL
= 184.225.436
12 50
∞non perform loan∞17
Transaksi Derivatif
Transaksi derivatif disebut juga transaksi off balance sheet yang subtansinya merupakan kontarak finanial yang nilainya bergantung pada satu atau lebih instrumen atau suatu indeks, seperti harga
minyak, emas, atau karet. Dilihat dari segi instrumen atau obyeknya, produk derivatif dapat dikelompokan dalam 3 golongan, yaitu derivatif yang mengaitkan dengan:
a. Kurs dan suku bunga
b. Saham equity-linked derivatif c.
Komoditi Commodity-linked Derivatif Dilihat dari mekanisme transaksinya, produk derivatif mencakup:
Swap kombinasi spot dan forward. Option pembelian hak kepada “pembeli” transaksi untuk mengambil posisi
Future kontrak standar yang diperdagangkan ipasar formal organized market Dikaji dari sisi pengendalian manajemen, tujuan transaksi derivatif dibagi menjagi 2 kelompok:
1. Hedging, yaitu upaya meminimalkan risiko akibat perubahan kurs, suku bunga atau harga suatu barang.
2. Profit taking, yaitu mengambil posisi atau spekulasi dengan motivasi mengubah risiko menjadi keuntungan.
Bahkan menurut data dari General Accouting Office tahun 1995 di amerika, transaksi derivatif memberikan kontribusi yang cukup besar setelah penyaluran pinjaman kepada masyarakat
kredit.
CAMEL
Bank Indonesia berdasarkan SK Direksi BI No.2623KepDir Tanggal 29 mei 1993, telah mempunyai pedoman untuk menilai sehat tidaknya suatu bank yaitu menilai CAMEL-nya. C =
13 Capital, A = Asset Produktif Liquidity, M = Management, E = Earning, L = Liquidity. Hakikatnya
menyerupai analisis rasio yang dikombinasikan dengan sisitem skoring benchmarking
1
BAB I PENDAHULUAN
1. Latar Belakang
Sekarang ini pengendalian operasi dari suatu perusahaan sudah menjadi kebutuhan, dan didalam pengendalian operasi selalu disertai unsur perbaikan yang
berkelanjutan. Hal ini dimaksudkan agar operasi didalam suatu perusahaan dapat berjalan sesuai kinerjanya masing-masing, dengan harapan tujuan perusahanpun
dapat tercapai.
2. Tujuan
Tujuan makalah ini disusun selain untuk memenuhi tugas matakuliah Sistem Pengendalian Manajemen SPM, ditujukan juga agar para pembaca tahu dan
paham betapa pentingnya pengendalian operasi dan pelaporan kinerja suatu perusahaan.
3. Metode Penulisan
Metode pustaka merupakan metode penulisan yang digunakan dalam menyusun makalah ini.
2
BAB II PENGENDALIAN OPERASI DAN PELAPORAN KINERJA
Pengendalian operasi secara terintegrasi dari suatu perusahaan sudah menjadi kebutuhan, Dalam pengendalian operasi senantiasa disertakan unsur perbaikan yang
berkelanjutan. Sifat
perbaikan ini
dalam bahasa
manajemen dikenal
dengan istilah “Continous improvement” atau dalam bahasa jepangnya “Kaizen”. Yang dapat
dijelaskan dengan siklusrantai “Deming”. Program untuk pengendalian dan peningkatan mutu operasi dapat dilaksanakan dengan tahapan-tahapan berikut :
1. Menentukan opsi program pengendalian dan perbaikan operasi 2. Menjelaskan mengapa opsi program itu dipilih
3. Mengkaji situasi pemantauan yang kondusif 4. Melaksanakan agregasi data
5. Melakukan analisis data 6. Menentukan rencana perbaikan
7. Melakukan program perbaikan dalam jangka waktu tertentu 8. Mengevaluasi program perbaikan tersebut
9. Melakukan tindakan koreksi jika terjadi penyimpangan atas standar yang ada. Tahapan-tahapan di atas lebih ditekankan untuk misi perbaikan kualitas, jika relevan,
digunakan untuk pengendalian operasi perusahaan secara keseluruhan. Tahapan-tahapan ini selaras dengan siklus deming yang masing-masing di inisialkan dengan
P = Plan D = DO, S = STUDY, dan A = ACTION.
Plan “P”
Do “D”
Study “S” Objectives
Tercapai Act “A”
Standard zation
Follow Up
Improvement Act
Correction
No
3 Implikasi system Kaizen bisa dijabarkan melalui gambar berikut :
Total Quality Management TQM Merupakan proses pengendalian dan perbaikan operasi secara terintegrasi
merupakan bagian dari jiwa managemen mutu terpadu. Di dalam TQM eksistensi kualitas dijadikan strategi perusahaan untuk memenangkan persaingan.
Perbaikan mutu operasi
Meminimalkan Biaya
Meningkatkan produktivitas
Memperluas pasar
Penetapan harga yang bersaing
Eksis dalam usaha
Kembalikan Investasi ROI yang meningkat
4 TQM mempunyai empat dimensi :
1. Pengembangan profesionalitas. Total quality diawali dari pengembangan perorangan pribadi bahwa pola pikir
dan pola tingkah laku hidup sehari-hari berpangkal pada suatu tingkat kualitas yang jelas. Misalnya : Seorang akuntan manajemen akan menurun kontribusinya
bagi perusahaan jika ia tidak mau menggali hal-hal baru.. 2. Hubungan interpersonal
Kerjasama tim memicu terciptanya sinergi dalam suatu organisasi. 3. Efektivitas manajerial
Manajemen yang efektif secara umum harus dapat melakukan hal-hal berikut : a. Menentukan visi,misi, dan sasaran jangka panjang.
b. Membuat rencana pelaksanaan misi dalam tahapan yang realistis dengan pengukuran kualitas yang konsisten dan baik.
c. Menentukan core business dan mengembangkan kompetensi core business secara konsisten serta meningkatka kualitas yang berkesinambungan.
d. Mengembangkan kreatifitas dan daya inofasi sumber daya manusia dengan pemberdayaan dan peningkatan motifasi serta kualitas kinerjanya.
e. Pengembangan kualitas Sumber Daya Manusia merupakan strategi bisnis terpadu.
f. Proses pengambilan keputusan dilaksanakan dengan mendengarfkan “suara”,konsumen, proses produksi dan karyawan, melalui komunikasi
yang efektif dan efisien. Untuk menghasilkan kualitas output yang dikehendaki dalam konteks peningkatan
kualitas kinerja output dan daya saing organisasi maka efektifitas manajerial ini bersifat relatif dan senantiasa terkait dengan seberapa jauh sumber daya yang tersedia
digunakan secara lebih efektif, pada suatu kurun waktu. 4. Produktivitas organisasi
5 Sebelum dapat meningkatkan produktivitas organisasi maka kualitas produk jasa
perlu dihayati terlebih dahulu. Dan untuk mendorong organisasi kualitas strategi pemasaran juga penjualan harus ditingkatkan pula.
Prinsip-prinsip umum TQM : a. Customer focus
b. Quality leadership c. Steckholder focus
d. Integrate business strategy e. Teamwork
f. Empowerment
Total Quality Control TQC
Merupakan program perbaikan mutu yang mengubah jalan pikiran karyawan tentang mutu dengan menekankan pada performace bebas kesalahan
Zero defects. TQM tidak sama dengan TQC , TQM mempunyai jangkauan lebih luas daripada TQC.
PRODUKSI TEPAT WAKTU JUST IN TIME
Just in Time merupakan falsafah yang diterapkan dengan hanya memproduksi produk yang diperlukan, pada saat yang dibutuhkan konsumen dan dalam jumlah sebesar
permintaan konsumen, dengan skenario yang paling efisien. Sebaliknya, skenario yang tidak efisien mencakup :
1. waktu produksi 2. waktu luang panjang
3. infrastruktur yang tidak kondusif 4. kelebihan persediaan
5. besarnya produk cacat 6. ketidakefisienan karena proses produksinya tidak efektif.
6 Sistem Just in Time JIT sangat merekomendasikan hal-hal berikut :
1. Mengurangi pekerjaan ulang dan sisa 2. Meningkatkan jaringan kerja pemasok yang berpartisipasi dalam Just in Time
3. Meningkatkan kualitas produk TQC – Zero defect 4. Mengurangi stock atau persediaan
5. Konsistensi keluaran pada waktu tertentu 6. Meminimalkan spaceruang pabrik
7. Meminimalkan beban overhead 8. Peningkatan total produktivitas
Konsep TQM telah mengubah pandangan bahwa mutu yang baik identik dengan biaya tinggi. Metode statistik ini Statical Quality Control Procedure mencakup dua
kategori : 1. Acceptance Sampling Procedure
2. Process Contol Procedure Secara skematik system Just in Time diilustrasikan sebagai berikut :
Strategi Produksi Just in Time
Meminimalkan biaya Meningkatkan tingkat
perputaran modal
Mengeliminasi pemborosan Menciptakan aliran produksi
berkesinambungan
Sistem unitpusat pertanggungjawaban
Sistem poduksi just in time
Metode produksi
Arus Informasi
Pengawasan via Team Work
Peralatan Otomatis
- Persediaan rendah - Waktu set up singkat
- Staf multifungsional - Siklus waktu singkat
- Stock card - Filling
7
PELAPORAN DAN EVALUASI KINERJA
Pelaporan dan realisasi operasional organisasi dicatat dalam laporan intern. Laporan yang berguna bagi manajemen adalah yang memenuhi kriteria berikut :
1. Laporan harus dipilah-pilah supaya relevan pada setiap jajaran level manajemen. Pemilahan terbagi dalam tiga bagian :
a. Manajemen Puncak Laporan untuk level ini bersifat umum antara lain : produksi total, biaya
total, biaya per departemen, laba kotor, laba per area, dsb. Jajaran ini terdiri dari Dewan Komisaris, Direksi, Kepala Urusan Senior
Manager Fungsional.
b. Manajemen Madya Jajaran ini antara lain Kepala Bagian atau Manajer yang berfokus kepada
laporan-laporan aktivitas yang menjadi beban dan tanggung jawab mereka.
c. Manajemen Dasar Jajaran ini antara lain Supervisor, dan Asisten Manajer.
2. Laporan harus relevan – tepat waktu dan bermanfaat untuk menentukan keputusan Ready For Use
3. Laporan dibuat secara berkesinambungan. 4. Laporan yang informative dinyatakan dalam dimensi uang, unit fisik, dan jika
perlu unsur kepekaan terhadap makna dimensi yang bersangkutan. Pengukuran kinerja digunakan untuk menilai keberhasilankegagalan pelaksaan
kegiatan kebijaksaan sesuai dengan sasaran dan tujuan yang telah ditetapkan dalam rangka mewujudkan visi dan misi perusahaan. Pengukuran kinerja
mencakup penetapan indikator kinerja dan penetapan pencapaian indikator kinerja.
Evaluasi kinerja dilakukan dengan menghitung nilai pencapaian kinerja dari pelaksaan kegiatan kebijaksaan yang telah ditetapkan. Pertanggungjawaban
8 dinilai dengan cara pencapaian tujuan dan sasaran yang ditetapkan berdasarkan
hasil perencanaa strategik masing-masing unit organisasi atau perusahaan, dilakukan juga analisis pencapaian kinerja dengan menginterpretasikan lebih
lanjut hasil pengukuran kinerja yang menggambarkan keberhasilankegagalan perusahaan dalam melaksanakan misinya.
IKHTISAR LAPORAN INTERN
Setiap perusahaan harus mempunyai sistem pelaporan yang memadai agar informasi relevan dapat dimanfaatkan secara optimum oleh manajemen. Mekanisme
system laporan intern dipilah-pilah berdasarkan temponya.
EVALUASI KINERJA
Merupakan kegiatan
untuk menilai
kesuksesankegagalan suatu
pusat pertanggungjawaban aytau unit kerja dalam melaksanakan tugas dan fungsi yang
diembannya. Dalam
melakukan evaluasi
kinerja, hasilnya
dikaitkan dengan
masukansumber daya yang berada dibawah kewenangannya, seperti SDM, Modal Kerja, Sarana Prasarana, Metode Kerja, dll. Evaluasi bertujuan agar bisa diketahui dengan pasti
apakah pencapaian hasil, pengajuan, dan kendala yang ditemui dalam implementasi misi bisa dinilai dan dipelajari guna perbaikan pelaksaan program di masa yang akan datang.
FUNGSI EVALUASI KINERJA
Fungsi evaluasi kinerja, diantaranya : 1. Untuk mengetahui tingkat kesuksesan atau kegagalan kinerja suatu pusat
pertanggungjawaban. 2. Memberikan masukan untuk mengatasi masalah yang ada.
9
ANALISIS PELAPORAN KINERJA
Pelaporan kinerja diperlukan manajemen sebagai petunjuk apakah perusahaan maju, mundur, atau sama saja dalam kurun waktu yang telah dijalankan. Bentuk kajian
umumnya berupa : 1. Angka-angka masa lalu mingguan, bulanan dibandingkan dengan kondisi
operasional perusahaan saat ini. 2. Angka-angka masa lalu perusahaan sejenis dengan total asset yang berimbang
Peer Group dibandingkan dengan keadaan keuangan perusahaan sekarang. Selain berfungsi sebagai pengawasan, secara hakiki biaya standar juga bermanfaat
untuk perencanaan, sebab penetapan biaya standar berdasarkan analisis yang cermat dan masuk akal sehingga aktivitas yang hendak dilakukan perusahaan
lebih sistematis.
JENIS STANDAR
Jenis standar, diantaranya : 1. Standar Ideal
Mencermin kan beban minimum yang bisa dicapai hanya dibawah kondisi operasi “optimal” dan tidak memperhitungkan kerusakan mesin, waktu yang hilang atau
pekerjaan yang terhenti. 2. Standar Praktis
Standar ini memperhitungkan cadangan waktu untuk kerusakan, hilangnya sebagian waktu pekerja, pembusukan, dan limbah. Standar praktis lebih
bermanfaat untuk memotivasi karyawan.
MANFAAT BIAYA STANDAR
Manfaat biaya standar, diantaranya : 1. Memotivasi karyawan untuk meningkatkan kinerja.
2. Pengukuran kinerja diperjelas dengan memberikan tanggung jawab kepada setiap individu atau departemen yang menyimpang dari standar.
3. Menyederhanakan pembukuan. 4. Mempermudah kalkulasi stocks persediaan.
10 5. Laporan manajemen bisa disusun lebih baik.
Cara menganalisis jika terjadi penyimpangan : Dimana penyimpangan terjadi?
Mengapa penyimpangan itu terjadi? Siapa yang harus bertanggung jawab?
Secara efektif menyelusuri penyimpangan dapat dilakukan pendekatan “hierarki penyimpangan”, sebagai berikut :
Berdasarkan substansi hierarki tersebut, adanya penyimpangan penjualan dan biaya dapat dideteksi terjadinya penyimpangan atau selisih laba kotor.
PENYIMPANGAN ATAU SELISIH PENJUALAN
Pada selisih penjualan dihitung harga penjualan, volume, dan penyimpangan komposisi penjualan. Berikut ilustrasi penyimpangan harga penjualan, penyimpangan
volume dan komposisi penjualan. Selisih harga penjualan
Total Penyimpangan
Biaya Non Fabrikasi Biaya Fabrikasi
Penjualan
Administrasi Pemasaran
Litbang Biaya
Variabel Biaya
Tetap Omzet
Penjualan Harga
Penjualan
Produk Total
K L
M Kuantitas jual sesungguhnya
500 unit 1000 unit
750 unit
Harga jualunit sesungguhnya
Rp 100 Rp 125
Rp 150
Harga jualunit dianggarkan
Rp 110 Rp 100
Rp 160
Selisih terhadap Anggaran
Rp 10 Rp 25
Rp 10
Selisih Harga + -
Rp-5000 Rp 25000
Rp 7500 Rp 27500
11 Keterangan :
+ = Selisih harga menguntungkan - = Selisih harga tidak menguntungkan
Penyimpang omzetpenjualan dan komposisi RP Produk Omzet sesungguhnya Omzet dianggarkan Selisih Kontribusiunit Selisih
a b
c=a-b d
c=cxd K
500 unit 600 unit
100 unit Rp 50
Rp 5.000 L
1.000 unit 600 unit
400 unit Rp 50
Rp 20.000 M
750 unit 600 unit
150 unit Rp 50
Rp 9.000 Total
2.250 unit 1.800 unit
Rp 34.000 Penyimpangan omzet penjualan dan komposisi = penjualan sesungguhnya – penjualan
dianggarkan x kontribusiunit dianggarkan Dari ilustrasi diatas dapat dianalisis lebih lanjut tentang target pasarpenjualan, potensi
pangsa pasar dan daya serap pasar secara keseluruhan. Selanjutnya untuk kepentingan pengendalian manajemen, khususnya pengedalian biaya dikenal juga analisis selisih.
Analisis ini mencakup :
1. Bahan baku langsung Penyimpangan harga bahan
Penyimpangan efisiensi bahan 2. Tenaga kerja langsung
Penyimpangan tarif upah Pentimpangan efisiensi tenaga kerja
3. Biaya overhead Penyimpangan anggaran
Penyimpangan kapasitas Penyimpangan efisiensi
Khusus untuk analisis selisih biaya overhead selain dipecah menjadi tiga kajian metose tiga varian bisa juga dipecah menjadi dua kajian. Untuk metode dua varian selisih biaya
overhead dibagi atas : a. Penyimpangna yang dapat dikendalikan conrollable variance :
Selisih pengeluaran budget variance Selisih efisiensi
Selish Harga Penjualan = Harga unit sesungguhnya – Harga unit dianggarkan x kuantitas sesungguhnya
12 b. Selisih yang tidak dapat dikembalikan uncontrollable variance
Selisih yang ditimbulakan oleh biaya tetap fixed cost bisa dirinci menjadi Selisih karma beroperasi tidak pada tingkat kapasitas penuh idle capacity
variance Selisih efektifitas effectiveness variance
13
BAB III PENUTUP
Kesimpulan
Dalam pengendalian operasi senantiasa disertakan unsur perbaikan yang berkelanjutan. Sifat perbaikan ini dalam bahasa manajemen dikenal dengan
istilah “Continous improvement” atau dalam bahasa jepangnya “Kaizen”. Yang dapat dijelaskan dengan siklusrantai “Deming”. Selain itu untuk menghasilkan kualitas
output yang dikehendaki dalam konteks peningkatan kualitas kinerja output dan daya saing organisasi maka efektifitas manajerial ini bersifat relatif dan senantiasa terkait
dengan seberapa jauh sumber daya yang tersedia digunakan secara lebih efektif, pada suatu kurun waktu.
Pada pengendalian operasi, Just in Time merupakan falsafah yang diterapkan dengan hanya memproduksi produk yang diperlukan, pada saat yang
dibutuhkan konsumen dan dalam jumlah sebesar permintaan konsumen, dengan skenario yang paling efisien.
Saran
Ketika perusahaan melakukan pengendalian operasi dan pelaporan kinerja, sebaiknya harus disertakan dengan perbaikan-perbaikan yang berkelanjutan tentang
pengendalian dan pelaporan tersebut, supaya mutu kualitas dan kuantitas laporan dapat
menunjang keberhasilan
perusahaan khususnya
dalam melaksanakan
pengendalian operasi. Pengendalian operasi juga digunakan untuk peningkatan kualitas kinerja
output dan daya saing organisasi, maka efektifitas manajerial ini bersifat relatif dan senantiasa terkait dengan seberapa jauh sumber daya yang tersedia digunakan secara
lebih efektif, pada suatu kurun waktu supaya tujuan dapat tercapai..
1
PENYUSUNAN ANGGARAN
Dalam operasional setiap perusahaan senantiasa diperlukan langkah yang sistematis untuk dapat memberdayakan potensi sumber dayanya secara efisien dan
efektif. Untuk mencapai kondisi tersebut diperlukan perencanaan yang cermat dari manajemen dalam meniti langkah operasional yang akan dilakukan. Derajat
kompleksitas perencanaan tersebut tentu dipengaruhi oleh skala perusahaan; perusahaan besar relatif memerlukan perencanaan yang lebih formal dan rinci.
Penyusunan anggaran merupakan proses pembuatan rencana kerja dalam rangka waktu satu tahun, yang dinyatakan dalam satuan moneter dan satuan kuantitatif
orang lain. Penyusunan anggaran sering diartikan sebagai perencanaan laba proft planing
. Dalam perencanaan laba, manajemen menyusun rencana operasional yang implikasinya dinyatakan dalam laporan laba rugi jangka pendek dan jangka panjang,
neraca kas dan modal kerja yang diproyeksikan dimasa yang akan datang. Untuk melukiskan anggaran dan proses penyusunan anggaran, layaknya
sebagai suatu proyek pembangunan gedung berlantai tiga puluh. Untuk membangun gedung tersebut diperlukan waktu tiga tahun. Gedung tersebut akan dibangun
berdasarkan cetak biru blue print dan berdasarkan rencana biaya yang dibuat oleh arsitek. Setiap bulan dibuat anggaran biaya untuk pedoman dalam pelaksanaan
kegiatan pembangunan setiap bagian gedung tersebut, sehingga keseluruhan pekerjaan gedung tersebut dapat terlaksana sesuai dengan blue print yang telah dibuat dengan
rencana biaya yang telah disusun sebelum proyek dilaksanakan. Proses penyusunan anggaran merupakan proses penyusunan rencana jangka
pendek, yang dalam perusahaan berorientasi laba, pemilihan rencana didasarkan atas dampak rencana kerja tersebut terhadap laba. Oleh karena itu sering sekali proses
penyusunan anggaran sering sekali disebut sebagai penyusunan rencana laba jangka panjang short-run profit planning. Untuk memungkinkan manajemen puncak
melakukan pemilihan rencana kerja yang berdampak baik terhadap laba, manajemen
2
menggunakan teknik analisa biaya-volume dan laba. Dalam analisis biaya-volume dan laba ini, informasi akuntansi diffirensial memungkinkan manajemen untuk melakukan
pemilihan berbagai altematif kerja yang akan dicantumkan dalam anggaran. Setelah suatu rencana kerja dipilih untuk mencapai sasaran anggaran, manajer
yang berperan untuk melaksanakan rencana kerja tersebut memerlukan sumber daya, untuk memungkinkannya mencapai sasaran anggaran.
BAB II
3
ISI DAN PEMBAHASAN
Sistem penganggaran memiliki peran yang penting dalam pencapaian tujuan perusahaan. Keberhasilan anggaran untuk mendukung tujuan perusahaan dapat
ditentukan dari sejauh manakah anggaran dapat memenuhi fungsi-fungsinya. Hal ini tidak terlepas dari sistem penganggaran yang direncanakn dengan baik. Permasalahan
yang dihadapi adalah apakah sistem penganggaran yang diterapkan perusahaan dapat digunakan sebagai alat perencanaan dan pengendalian manajemen untuk mencapai
tujuan perusahaan secara optimal. Pembahasan masalah hanya dibatasi pada anggaran biaya, bukan anggaran pendapatan.
Anggaran Budget adalah rencana kuantitatif aktivitas usaha sebuah
organisasi pemasaran, produksi dan keuangan ; anggaran mengidentifikasi sumber daya dan komitmen yang dibutuhkan untuk memenuhi tujuan organisasi selama
periode dianggarkan.
Penganggaran adalah penciptaan suatu rencana kegiatan yang dinyatakan
dalam ukuran keuangan. Penganggaran memainkan peran penting di dalam perencanaan, pengendalian, dan pembuatan keputusan. Anggaran juga untuk
meningkatkan koordinasi dan komunikasi.
1 Ruang Lingkup Anggaran
Penganggaran adalah penciptaan suatu rencana kegiatan yang dinyatakan dalam ukuran keuangan. Penganggaran memainkan peran penting di dalam
perencanaan, pengendalian, dan pembuatan keputusan. Anggaran juga untuk meningkatkan koordinasi dan komunikasi, peran
a. Karakteristik Anggaran :
1. Anggaran mengestimasi potensi laba satuan bisnis 2. Anggaran dinyatakan dalam istilah moneter, walaupun jumlah moneter
dapat saja ditunjang oleh jumlah non moneter missalnya, unit yang dijual atau diproduksi.
4
3. Mencakup periode satu tahun. 4. Anggaran merupakan komitmen manajemen; manajer sepakat untuk
mengemban tanggung jawab atas pencapaian tujuan yang dianggarkan. 5. Usulan anggaran ditelaah dan disetujui oleh otoritas yang lebih tinggi
ketimbang oleh pihak yang menganggarkan budgetee. 6. Begitu disetujui, anggaran hanya dapat diubah dalam kondisi yang
ditetapkan. 7. Secara berkala, kinerja finansial sesungguhnya dibandingkan dengan
anggaran, dan selisihnya dianalisis dan dijelaskan.
b. Proses penganggaran
1. Mendefinisikan penyusunan anggaran dan mendiskusikan perannya dalam
perencanaan, pembuatan keputusan, dan pengendalian. 2.
Mendefinisikan dan menyusun anggaran induk, mengidentifikasikan komponen- komponen utamanya, dan menjelaskan hubungan antar
komponen- komponen tersebut. 3. Menguraikan pengangaran fleksibel dan fitur yang harus dimiliki oleh
system penganggaran
untuk mendorong
manajer berperilaku
keselerasantujuan. 4.
Menguraikan penganggaran berbasis aktivitas
c. Tujuan Pokok Anggaran