SISTEM MANAJEMEN DALAM SISTEM pengendalian

SISTEM MANAJEMEN DALAM SISTEM
PENYELENGGARAAN MAKANAN
A. Pengertian
Kata Manajemen berasal dari bahasa Prancis kuno ménagement, yang
memiliki arti seni melaksanakan dan mengatur. Manajemen belum memiliki
definisi yang mapan dan diterima secara universal. Kata manajemen mungkin
berasal dari bahasa Italia (1561) maneggiare yang berarti “mengendalikan,”
terutamanya “mengendalikan kuda” yang berasal dari bahasa latin manus
yang berati “tangan”. Kata ini mendapat pengaruh dari bahasa Perancis
manège yang berarti “kepemilikan kuda” (yang berasal dari Bahasa Inggris
yang berarti seni mengendalikan kuda), dimana istilah Inggris ini juga berasal
dari bahasa Italia.Bahasa Prancis lalu mengadopsi kata ini dari bahasa Inggris
menjadi ménagement, yang memiliki arti seni melaksanakan dan mengatur.
Mary Parker Follet, misalnya, mendefinisikan manajemen sebagai seni
menyelesaikan pekerjaan melalui orang lain. Definisi ini berarti bahwa
seorang manajer bertugas mengatur dan mengarahkan orang lain untuk
mencapai tujuan organisasi. Ricky W. Griffin mendefinisikan manajemen
sebagai sebuah proses perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian, dan
pengontrolan sumber daya untuk mencapai sasaran (goals) secara efektif dan
efesien. Efektif berarti bahwa tujuan dapat dicapai sesuai dengan perencanaan,
sementara efisien berarti bahwa tugas yang ada dilaksanakan secara benar,

terorganisir, dan sesuai dengan jadwal.Istilah manajemen, terjemahannya
dalam bahasa Indonesia hingga saat ini belum ada keseragaman.
Beberapa ahli mengemukakan definisi mengenai manajeman antara
lain :
1.

Daft (2003:4) sebagai berikut: “Management is the attainment of
organizational goals in an effective and efficient manner through planning
organizing leading and controlling organizational resources”. Pendapat

tersebut kurang lebih mempunyai arti bahwa manajemen merupakan
pencapaian tujuan organisasi dgn cara yg efektif dan efisien lewat
perencanaan pengorganisasian pengarahan dan pengawasan sumberdaya
organisasi.
2. Plunket dkk.(2005:5) mendefinisikan manajemen sebagai “One or more

managers individually and collectively setting and achieving goals by
exercising related functions (planning organizing staffing leading and
controlling) and coordinating various resources (information materials
money and people)”. Pendapat tersebut kurang lebih mempunyai arti

bahwa manajemen merupakan satu atau lebih manajer yg secara individu
maupun bersama-sama menyusun dan mencapai tujuan organisasi dgn
melakukan

fungsi-fungsi

terkait

(perencanaan

pengorgnisasian

penyusunan staf pengarahan dan pengawasan) dan mengkoordinasi
berbagai sumber daya (informasi material uang dan orang).
3. Lewis dkk.(2004:5) mendefinisikan manajemen sebagai: “the process of

administering and coordinating resources effectively and efficiently in an
effort to achieve the goals of the organization.” Pendapat tersebut kurang
lebh mempunyai arti bahwa manajemen merupakan proses mengelola dan
mengkoordinasi sumber daya-sumber daya secara efektif dan efisien

sebagai usaha utk mencapai tujuan organisasi.
4. Menurut Mary

Parker

Follet yg

dikutip

oleh

Handoko

(2000:8) manajemen merupakan seni dalam menyelesaikan pekerjaan
melalui orang lain. Definisi ini mengandung arti bahwa para manajer
mencapai tujuan-tujuan organisasi melalui pengaturan orang-orang lain
utk melaksanakan berbagai tugas yg mungkin diperlukan.
B. Fungsi Perencanaan

Yang dimaksud perencanaan disini adalah merancang terlebih dahulu

startik (startegi dan taktik) atau tindakan yang akan dilakukan dalam

penyelenggaraan makanan institusi. Dalam membuat suatu perencanaan yang
terdiri dari 5W + 1H yaitu :
1. What

: tindakan apa yang harus dilakukan dalam kegiatan MSPMI

2. Where

: dimana kegiatan MSPMI dilaksanan

3. Who

: Siapa yang terlibat dalam kegiatan MSPMI

4. When

: kapan kegiatan MSPMI dilaksanakan


5. Why

: mengapa diperlukan adanya manajemen penyelenggaraan
makanan

6. How

: bagaimana proses kegiatan penyelenggaraan makanan
berlangsung

Yang harus diperhatikan dalam perencanaan MSPMI adalah :
1. Sasaran Fisik
Dalam penyelenggaraan makanan dipelukan ruangan atau tempat untuk
melaksanakan penyelenggaraan tersebut, mulai dari ruang penerimaan
bahan makanan sampai kepada tempat pembuanagan akhir sisa bahan
makanan. Adapun ruangan tersebut adalah :
a. Ruang/ tempat penerima dan penimpanan bahan makanan
b. Ruang/tempat menyiapkan dan membersihkan bahan makanan
c. Ruang/tempat memasak dan membagi makanan
d. Ruang/tempat mencucu dan menyimpan alat

e. Ruang Tata Usaha
f. Ruang Pegawai
2. Peralatan, perlengkapan serta penyjian
Oktrizanita (2005) yang mengutip pendapat Moejhi (1990) bahwa dalam
penyelenggaraan makanan baik di institusi ataupun jasa boga, untuk
kelancaran terselanggaranaya kegiatan penyelenggraan makanan tersebut
secara baik dan cepat didukung juga oleh kecukupan dan kelengkapan
peralatan dan perlengkapan yang tersedia. Kebutuhan akan pealatan dan
perlengkapan dapur harus disesuaikan dengan arus kerja, unit kerja, dan

jumlah konsumen yang dilayani serta macam pelayanan. Alat tersbut
meliputi :
a. Alat untuk menyiapkan dan memberihkan bahan makanan
b. Alat memasak dan mengolah bahan makanan
c. Alat menyimpan dan menghidangkan bahan jadi
3. Tenaga pelaksana
Tenaga pelaksana bertanggungjawab dalam pelaksanaan produksi
makanan dan distribusi makana kepada konsumen. Dalam hal ini perlu
diperhatikan :
a. Jumlah tenaga yang dibutuhkan dan,

b. Spesifikasi tenaga pelaksana
4. Biaya (Cost)
Biaya adalah sumber daya yang sangat penting dan menentukan dalam
penyelenggaraan

makanan.

Biaya

ini

harus

diperhitungkan

dan

dikendalikan seefisien serta seefektif mungkin (Siti Utami, 2010).
C. Fungsi Pengorganisasian (Organizing)
Organisasi berasal dari kata yunani, yakni “Oragon” dan istilah latin

“Organum” yang berarti alat, bagian, anggota atau badan. Menurut SP
Hasibuan, pengorganisasian adalah suatu proses penentuan, pengelompokan
dan pengaturan bermacam – macam aktifitas yang diperelukan untuk
mencapai tujuan, menempatkan orang – orang pada setiap aktifitas,
menyediakan alat – alat yang diperlukan, menetapkan wewenang yang secara
relatif didelegasikan kepada setiap individu yang akan melakukan aktifitas
tersebut.
Kegiatan pengorganisasian meliputi identifikasi kegiatan dan tujuan
dengan jelas, pembagian tugas sesuai dengan ketrampilan dan keahlian
masing-masing atau penempatan tenaga yang sesuai dengan bidangnya,
pendelegasian tugas dan tanggung jawab dari atasan ke bawahan sehingga
masing-masing akan menadapat wewenang dan beban kerja yang sesuai.

Adanya pendelegasian tugas akan menggambarkan garis instruksi dari atas ke
bawah dan garis pertanggungjawaban dari bawah ke atas juga jelas.
Fungsi pengorganisasian diantaranya :
1. Mengatur orang – orang yang bekerja dalam kegiatan MSPMI
2. Mengatur dan mengorganisir berbagai aktifitas
3. Menentukan garis kewenangan dan komunikasi
4. Membuat struktur organisasi

5. Mengadakan pembagian kerja. ( uraian tugas )
6. Menempatkan orang – orang sesuai tugasnya.
D. Fungsi Pelaksanaan (Actuating) dalam MSPMI
Dalam pelaksanaan, manajer atau pimpinan akan mengambil tindakan
anatara lain memberi pengarahan kepada bawahan agar dapat bekerja dengan
lancar, memberikan konsultasi atau nasehat jika diperlukan mengadakan
supervisi yang efektif untuk unit khusus atau keseluruhan, dapat memotivasi
bawahan sehingga mereka bersemangat dalam bekerja. Selama pengolahan,
penanganan, penyimpanan, dan transportasi perlu diperhatikan hal-hal sebagai
berikut:
a. Bahan makanan dan ingredien harus terpisah dari bahan-bahan berbahaya,
yaitu menghindari dari kontaminasi oleh hama, bahan-bahan fisik, kimia,
dan mikroba yang membahayakan kesehatan.
b. Bahan-bahan yang tidak terpakai harus dibuang dengan cara yang
higienis.
c. Perhatian harus diberikan untuk mencegah terjadinya kerusakan atau
kebusukan makanan, termasuk pengendalian suhu, kelembaban, dan
pengendalian lainnya. Selain itu, fasilitas dan prosedur yang tepat harus
dilakukan untuk menjamin bahwa pembersihan dan pemeliharaan
dilakukan secara efektif, serta tingkat higienis karyawan dipertahankan

dengan baik. Hal terkait pelaksanaan yang terpenting adalah perhitungan
kebutuhan bahan pangan, pembelian bahan makanan, penerimaan bahan

makanan, penyimpanan bahan makanan, persiapan bahan makanan,
pemasakan, pendistribusian dan penyajian makanan.
a) Penyimpanan Bahan Makanan :
1) Penyimpanan sejuk ( cooling) pada suhu 10-15 derajat sepert jenis
minuman, buah, dan sayuran.
2) Penyimpanan dingin ( chilling ) pada suhu 4-10 derajat celcius seperti
makanan berprotein yang segera akan diolah.
3) Penyimpanan dingin sekali ( freezing) pada suhu 0-4 derajat celcius
untuk bahan makanan yang mudah rusak untuk jangka 24 jam.
4) Penyimpanan beku ( frozen) pada suhu 24 jam.
5) Suhu ruang untuk penyimpanan gudang kering seperti, beras, bumbu,
dan lain-lain. Pemesanan dan Pembelian Makanan Pemesanan dan
pembelian bahan makanan merupakan salah satu kewajiban pengelola
penyelenggaraan makanan. Bahan makanan yang dimaksud adalah
bahan makanan mentah dan keadaan bahan makanan yang merupakan
awal dari proses mendapatkan makanan jadi. Bahan makanan harus
dipilih kualitasnya yang baik dan tidak tercemar.

b) Persyaratan pemesanan dan pembelian bahan makanan:
1) Adanya kebijakan institusi tentang pengadaan bahan makanan.
2) Adanya surat perjanjian dengan bagian logistik rekanan.
3) Adanya spesifikasi bahan makanan.
4) Adanya daftar pesanan bahan makanan.
5) Tersedianya dana.
Petugas yang ditugaskan untuk pengadaan bahan makanan hendaknya
bersikap jujur dan membeli bahan makanan sesuai dengan kebutuhan menu yang
telah direncanakan, sehingga anggaran yang diperuntukkan dalam pengadaan
bahan makanan betul-betul terpenuhi.

1. Penerimaan Bahan Makanan

Penerimaan bahan makanan adalah suatu kegiatan yang meliputi
pemeriksaan, pencatatan dan pelaporan tentang macam, kualitas dan kuantitas
bahan makanan yang diterima sesuai dengan pesanan yang telah ditetapkan.
Institusi membuat daftar pesanan bahan makanan sesuai dengan menu yang akan
disajikan (Moehyi, 1992).
a. Prasyarat penerimaan bahan makanan adalah:
1) Tersedianya rincian pesanan bahan makanan harian berupa macam dan
jumlah bahan makanan yang akan diterima.
2) Tersedianya spesifikasi bahan makanan yang telah ditetapkan.
Penerimaabahan makanan dilakukan oleh ahli gizi yang
bertugas memeriksa, meniliti, mencatat dan melaporkan macam,
jumlah dan kualitas bahan makanan yang diterima sesuai pemesanan
dan spesifikasi yang ada. Jika terjadi kerusakan atau tidak sesuai
dengan

spesifikasi

maka

barang

akan

dikembalikan.

Dalam

penerimaan bahan makanan dibagi menjadi 2 yaitu penerimaan bahan
makanan kering dan penerimaan bahan basah.
2. Penyimpanan dan Penyaluran Makanan
Penyimpanan bahan makanan adalah suatu tata cara menata,
menyimpan, memelihara bahan makanan kering dan basah serta mencatat
serta pelaporannya. Setelah bahan makanan yang memenuhi syarat diterima
harus segera dibawa ke ruangan penyimpanan, gudang atau ruangan
pendingin. Apabila bahan makanan langsung akan digunakan, setelah
ditimbang dan diawasi oleh bagian penyimpanan bahan makanan dibawa ke
ruangan persiapan bahan makanan (Moehyi, 1992).
a. Prasyarat penyimpanan bahan makanan adalah:
1) Adanya sistem penyimpanan barang.
2) Tersedianya fasilitas ruang penyimpanan bahan makanan sesuai
persyaratan.
3) Tersedianya kartu stok atau buku catatan keluar masuknya bahan
makanan.

Ada 4 prinsip penyimpanan bahan makanan yang sesuai dengan
suhunya, yaitu :
a. Penyimpanan sejuk ( colling) pada suhu 10ºC-15ºC seperti jenis minuman,
buah dan sayuran
b. Penyimpanan dingin ( chilling) pada suhu 4ºC-10ºC seperti makanan
berprotein yang segera akan diolah
c. Penyimpanan dingin sekali ( freezing ) pada suhu 0ºC-4ºC seperti bahan
makanan yang mudah rusak untuk jangka waktu 24 jam
d. Penyimpanan beku (frozen) pada suhu