Bahan habis pakai yang Dibutuhkan PT. Mesitechmitra Purnabangun Cabang Duri
2. Fungsi yang Terkait dalam Siklus Pembelian Bahan Habis Pakai Secara Kredit pada PT. Mesitechmitra Purnabangun cabang Duri
Fungsi yang terkait dalam siklus pembelian bahan habis pakai secara kredit pada PT. Mesitechmitra Purnabangun cabang Duri adalah
sebagai berikut: a.
Fungsi Gudang Fungsi gudang pada PT. Mesitechmitra Purnabangun cabang
Duri ada di setiap lokasi proyek. Fungsi ini dilakukan oleh bagian material khusus meminta barang yang bertanggung jawab mengajukan
permintaan pembelian barang kepada fungsi purchasing ketika bahan habis pakai di gudang proyek menunjukkan jumlah pemesanan kembali.
b. Fungsi Pembelian Fungsi pembelian pada PT. Mesitechmitra Purnabangun cabang
Duri dilakukan oleh bagian purchasing. Fungsi ini bertanggung jawab untuk mencari informasi mengenai pemasok-pemasok mana saja yang
dipilih dalam pengadaan barang, harga barang-barang yang dibutuhkan perusahaan, dan juga membuat surat order pembelian sesuai dengan
yang tercantum dalam surat permintaan barang yang akan dikirim ke pemasok yang sudah dipilih. Bagian purchasing juga bertanggung
jawab melakukan retur pembelian ke pemasok, jika ada barang yang tidak sesuai dengan pesanan dan juga rusak.
c. Fungsi Penerimaan Barang
Fungsi penerimaan barang pada PT. Mesitechmitra Purnabangun cabang Duri dilakukan oleh bagian purchasing dan bagian material
khusus menerima barang. Fungsi ini bertanggung jawab mengecek kualitas dan kuantitas barang yang dikirim pemasok ke perusahaan.
d. Fungsi Otorisasi Fungsi otorisasi pada PT. Mesitechmitra Purnabangun cabang
Duri dilakukan oleh: 1 Pimpinan perusahaan bertanggung jawab mengotorisasi bukti kas
keluar yang digunakan untuk bukti pelunasan utang ke pemasok. 2 Bagian internal auditor bertanggung jawab mengotorisasi bukti kas
keluar yang dibuat oleh bagian accounting pusat Jakarta. 3 Bagian finance bertanggung jawab mengotorisasi bukti kas keluar
yang dibuat oleh bagian accounting pusat Jakarta jika bagian finance sudah melunasi utang ke pemasok.
4 Bagian accounting pusat Jakarta bertanggung jawab mengotorisasi bukti kas keluar yang dibuat untuk memproses pelunasan utang.
5 Bagian accounting cabang Duri bertanggung jawab mengotorisasi faktur pembelian dari pemasok.
6 Bagian site manager bertanggung jawab mengotorisasi surat permintaan barang yang dibuat oleh bagian material yang meminta
barang.
7 Bagian deputy of regional division bertanggung jawab mengotorisasi surat permintaan barang dan surat order pembelian.
8 Bagian project and data control bertanggung jawab mengotorisasi surat permintaan barang dari bagian material yang meminta barang.
9 Bagian purchasing bertanggung jawab mengotorisasi surat order pembelian dan bukti penerimaan atau pengiriman barang.
10 Bagian material yang menerima barang bertanggung jawab mengotorisasi bukti penerimaan atau pengiriman barang.
e. Fungsi Pencatat
Fungsi pencatat pada PT. Mesitechmitra Purnabangun cabang Duri dilakukan oleh:
1 Bagian accounting cabang di Duri yang bertanggung jawab memasukkan data pembelian kredit ke dalam aplikasi komputer alfa
currency 2005. 2 Bagian accounting pusat Jakarta yang bertanggung jawab
memasukkan data pelunasan utang ke dalam aplikasi komputer alfa currency 2005.
3 Bagian general affair bertanggung jawab mencatat bahan habis pakai yang masuk dan keluar dalam gudang proyek perusahaan.
f. Fungsi Kas
Fungsi kas pada PT. Mesitechmitra Purnabangun cabang Duri dilakukan oleh bagian finance dikantor pusat Jakarta. Fungsi ini
bertanggung jawab memproses pelunasan utang ke pemasok.
3. Dokumen yang Digunakan dalam Siklus Pembelian Bahan habis pakai secara Kredit pada PT. Mesitechmitra Purnabangun cabang Duri
Dokumen yang digunakan dalam siklus pembelian bahan habis pakai secara kredit pada PT. Mesitechmitra Purnabangun cabang Duri
adalah sebagai berikut: a.
Surat Permintaan Barang Gambar surat permintaan barang dapat dilihat pada lampiran
1. Dokumen ini merupakan dokumen yang diisi oleh bagian material khusus meminta barang untuk meminta bagian purchasing
melakukan pembelian barang dengan jenis, spesifikasi dan jumlah barang. Surat permintaan barang yang asli pada PT. Mesitechmitra
Purnabangun cabang Duri ditujukan untuk bagian purchasing. Dokumen tersebut harus diotorisasi terlebih dahulu sebelum
diberikan ke bagian purchasing. Dokumen tersebut diotorisasi oleh bagian site manager. Kemudian, dokumen ini juga harus diverifikasi
oleh bagian project and data control. Bagian project and data control melakukan analisa operasional apakah barang-barang itu sangat
dibutuhkan untuk menunjang jalannya proyek atau tidak. Kemudian, dokumen ini juga harus di cek kembali oleh bagian general affair.
Bagian general affair mengecek kembali barang di gudang proyek dengan menggunakan formulir pemeriksaan permintaan barang. Jika
sudah mencapai titik pemesanan kembali surat permintaan barang akan diberikan kepada bagian deputy of regional division untuk
diotorisasi. Setelah diotorisasi, surat permintaan barang tersebut sudah dapat diajukan ke bagian purchasing untuk dibuat surat order
pembelian. Sebelum dikirim ke bagian purchasing, surat tersebut akan
digandakan fotocopy sebanyak 2 dua lembar yang kemudian dibagikan kepada:
1 Bagian accounting di kantor cabang Duri, sebagai bukti pemberitahuan bahwa bagian material ada yang meminta pembelian
barang. 2 Bagian material yang memesan barang, untuk diarsipkan secara
sementara berdasarkan urutan tanggal. Sedangkan, surat permintaan barang yang asli akan di serahkan
kepada bagian purchasing, untuk dibuat surat order pembelian. b. Surat Permintaan Penawaran Harga
Gambar surat permintaan penawaran harga dapat dilihat pada lampiran 3. Dokumen ini dibuat oleh bagian purchasing dan
digunakan untuk meminta penawaran harga barang dari pemasok. Dokumen ini berisi jenis, spesifikasi, kuantitas barang yang diminta
kepada perusahaan pemasok. Dokumen ini juga disertai keterangan tentang waktu pengiriman yang diminta oleh perusahaan kepada
pemasok. Perusahaan menggunakan dokumen ini dalam pengadaan bahan habis pakai yang bersifat berulangkali terjadi dengan jumlah
pengeluaran kas di bawah lima puluh juta rupiah.
c. Surat Order Pembelian
Gambar surat order pembelian dapat dilihat pada lampiran 5. Pada lampiran 5, surat order pembelian ini digunakan oleh PT.
Mesitechmitra Purnabangun pusat Jakarta. Dokumen ini dibuat oleh bagian procurement dan harus diotorisasi oleh bagian procurement
dan bagian director. Dokumen ini juga harus diperiksa oleh bagian project control pusat Jakarta. Setelah diperiksa dan diotorisasi, surat
order pembelian tersebut langsung dikirim ke pemasok yang sudah dipilih. Setelah mendapat otorisasi oleh pemasok, surat order
pembelian ini dikirim kembali ke perusahaan. Surat ini kemudian digandakan fotocopy sebanyak satu lembar. Surat order pembelian
yang asli nantinya akan diberikan ke bagian accounting pusat Jakarta bersamaan dengan dokumen-dokumen pembelian lainnya setelah
bahan habis pakai sudah sampai di perusahaan. Copy surat order pembelian akan diarsipkan oleh bagian procurement sebagai bukti
transaksi pembelian. Dokumen ini digunakan untuk memesan barang kepada pemasok yang sudah dipilih. Sedangkan, surat order
pembelian yang digunakan oleh PT. Mesitechmitra Purnabangun cabang Duri dibuat oleh bagian purchasing
dan harus diotorisasi oleh bagian purchasing dan bagian deputy of regional division. Dokumen
ini juga harus diperiksa oleh bagian project and data control cabang Duri. Setelah diperiksa dan diotorisasi, surat order pembelian tersebut
langsung dikirim ke pemasok yang sudah dipilih. Setelah mendapat
otorisasi oleh pemasok, surat order pembelian ini dikirim kembali ke perusahaan. Surat ini kemudian digandakan fotocopy sebanyak satu
lembar. Surat order pembelian yang asli nantinya akan diberikan ke bagian accounting bersamaan dengan dokumen-dokumen pembelian
lainnya setelah bahan habis pakai sudah sampai di perusahaan. Copy surat order pembelian akan diarsipkan oleh bagian purchasing
sebagai bukti transaksi pembelian. d. Surat Perubahan Order Pembelian
Dokumen ini dibuat oleh bagian purchasing jika ada perubahan jumlah dan spesifikasi barang yang dipesan ke pemasok. Dokumen ini
jarang sekali digunakan oleh perusahaan. e.
Bukti Pengiriman dan Penerimaan Barang Gambar bukti pengiriman dan penerimaan barang dapat dilihat
pada lampiran 7. Dokumen ini dibuat oleh bagian purchasing setelah barang dari pemasok sudah sampai di perusahaan. Dokumen ini harus
diotorisasi oleh bagian puchasing, pemasok, dan bagian material yang menerima barang. Setelah diotorisasi, dokumen ini digandakan
fotocopy sebanyak dua lembar. Lembar aslinya akan diberikan kepada bagian accounting bersamaan dengan surat order pembelian. Lembar
copy akan dibawa oleh bagian material yang menerima barang sebagai bukti bahwa barang sudah dibawa oleh bagian material yang menerima
barang. Lembar copy yang lain akan diberikan ke bagian general affair
sebagai dasar pencatatan persediaan bahan habis pakai yang ada di gudang proyek.
f. Faktur Pembelian
Gambar faktur pembelian dapat dilihat pada lampiran 8. Dokumen ini berasal dari pemasok yang berisi informasi mengenai
jumlah total harga yang harus dilunasi perusahaan. Dokumen ini harus diserahkan ke bagian accounting di cabang Duri bersama
dengan surat order pembelian dan bukti pengiriman dan penerimaan barang. Faktur pembelian harus diotorisasi oleh fungsi accounting,
jika sudah sesuai dengan surat permintaan barang, surat order pembelian dan bukti pengiriman dan penerimaan barang. Di dalam
dokumen ini juga tercantum nomor rekening pemasok yang digunakan untuk mengirim pelunasan utang dari perusahaan pusat di
Jakarta. g. Bukti Kas Keluar
Dokumen ini dibuat oleh bagian accounting pusat di Jakarta. Dokumen ini merupakan dokumen permintaan untuk melunasi utang
kepada pemasok.dokumen ini diberikan kepada audit internal, pimpinan perusahaan, dan bagian finance untuk diotorisasi dilampiri surat order
pembelian, faktur pembelian, dan bukti pengiriman dan penerimaan barang.
5. Catatan Akuntansi yang Digunakan Dalam Siklus Pembelian Bahan habis pakai Secara Kredit pada PT. Mesitechmitra Purnabangun Cabang Duri
Catatan akuntansi yang digunakan dalam siklus pembelian bahan habis pakai secara kredit pada PT. Mesitechmitra Purnabangun cabang
Duri adalah: a.
Jurnal Pembelian PT. Mesitechmitra Purnabangun cabang Duri menggunakan
aplikasi komputer alfa currency 2005 dalam mencatat setiap transaksi pembelian yang terjadi di perusahaan. Aplikasi komputer
alfa currency 2005 ini secara otomatis akan menghasilkan jurnal pembelian.
b. Kartu Utang PT. Mesitechmitra Purnabangun cabang Duri menggunakan
aplikasi komputer alfa currency 2005 dalam mencatat setiap transaksi pembelian yang terjadi di perusahaan. Aplikasi komputer
alfa currency 2005 ini secara otomatis akan menghasilkan kartu utang.
c. Data Stock Barang
PT. Mesitechmitra Purnabangun cabang Duri menggunakan aplikasi komputer microsoft excel 2007 dalam mencatat stock
barang yang ada di perusahaan. Bagian material yang menerima barang dan bagian general affair menggunakan microsoft excel 2007
untuk mencatat jumlah barang yang masuk maupun keluar. Bila
jumlah barang menunjukkan batas minimum, maka hal ini dapat digunakan sebagai dasar untuk mengajukan permintaan pembelian
bahan habis pakai. Data stock barang akan disimpan dalam memori komputer, dan bila diperlukan data stock barang dapat dicetak
dengan menggunakan printer. d. Formulir Pemeriksaan Permintaan Barang
Gambar formulir pemeriksaan permintaan barang dapat dilihat pada lampiran 2. Formulir pemeriksaan permintaan barang ini dibuat
oleh bagian general affair secara manual untuk memeriksa bahan habis pakai yang ada di gudang proyek perusahaan. Catatan ini akan
diberikan kepada bagian project and data control sebagai bukti ada permintaan pembelian bahan habis pakai.
6. Jaringan Prosedur yang Membentuk Siklus Pembelian Bahan habis pakai Secara Kredit pada PT. Mesitechmitra Purnabangun Cabang Duri.
Jaringan prosedur yang membentuk siklus pembelian bahan habis pakai secara kredit pada PT. Mesitechmitra Purnabangun cabang Duri
adalah sebagai berikut: a.
Prosedur Permintaan Pembelian Dalam prosedur ini, bagian material yang meminta barang
mengajukan permintaan pembelian dalam surat permintaan barang kepada bagian purchasing. Bagian material yang meminta barang
membuat surat permintaan pembelian yang ditujukan untuk bagian purchasing. Dokumen ini diotorisasi oleh bagian site manager.
Kemudian, dokumen ini juga harus diverifikasi oleh bagian project and data control. Bagian project and data control melakukan analisa
operasional apakah barang-barang itu sangat dibutuhkan untuk menunjang jalannya proyek atau tidak. Kemudian, dokumen itu juga
harus di cek kembali oleh bagian general affair. Bagian General affair mengecek kembali barang di gudang proyek dengan
menggunakan formulir pemeriksaan permintaan barang. Jika sudah mencapai titik pemesanan kembali dokumen tersebut diberikan
kepada bagian deputy of regional division untuk diotorisasi. Setelah diotorisasi, surat permintaan barang tersebut sudah dapat diajukan ke
bagian purchasing untuk dibuat surat order pembelian. Sebelum dikirim ke bagian purchasing, surat tersebut akan digandakan
fotocopy sebanyak 2 dua lembar yang kemudian dibagikan kepada bagian accounting di kantor cabang Duri, sebagai bukti
pemberitahuan bahwa bagian material ada yang meminta pembelian barang dan bagian material yang memesan barang, untuk diarsipkan
secara sementara berdasarkan urutan tanggal. Sedangkan, surat permintaan barang yang asli akan di serahkan kepada bagian
purchasing, untuk dibuat surat order pembelian. b. Prosedur Permintaan Penawaran Harga dan Pemilihan Pemasok
Dalam prosedur ini bagian purchasing mengirim surat permintaan penawaran harga kepada paling sedikit tiga pemasok
untuk memperoleh informasi mengenai harga barang, kuantitas
barang dan syarat-syarat pembelian barang. setelah mendapat penawaran harga dari pemasok, bagian purchasing akan membuat
perbandingan harga untuk menentukan pemasok yang dipilih sesuai kriteria perusahaan.
c. Prosedur Order Pembelian
Dalam prosedur ini bagian purchasing mengirim surat order pembelian kepada pemasok yang dipilih. Sebelum dikirim, surat
order pembelian harus diperiksa oleh bagian project and data control dan juga diotorisasi oleh bagian deputy of regional division. Setelah
diotorisasi, surat order pembelian tersebut langsung dikirim ke pemasok yang sudah dipilih. Setelah mendapat otorisasi dari
pemasok, Surat order pembelian ini dikirim kembali ke perusahaan. Surat ini kemudian digandakan fotocopy sebanyak satu lembar.
Surat order pembelian yang asli nantinya akan diberikan ke bagian accounting bersamaan dengan dokumen-dokumen pembelian lainnya
setelah bahan habis pakai sudah sampai di perusahaan. Sedangkan copy surat order pembelian akan diarsipkan oleh bagian purchasing
sebagai bukti transaksi pembelian. d. Prosedur Penerimaan Barang
Dalam prosedur ini, bagian purchasing bersama dengan bagian material yang menerima barang, menerima barang disertai
dengan surat pengantar barang dan faktur pembelian dari pemasok. Pada saat menerima barang, bagian purchasing bersama dengan
bagian material yang menerima barang melakukan pemeriksaan kuantitas dan kualitas barang yang diterimanya untuk mencocokkan
apakah sudah sesuai dengan pesanan. Bila barang yang diterima sudah sesuai, maka surat pengantar barang dari pemasok langsung
ditanda tangan oleh bagian material yang menerima barang sebagai tanda penerimaan barang dan oleh pemasok sebagai tanda bahwa
barang yang dikirim telah diterima. Kemudian surat pengantar barang akan diarsipkan oleh bagian purchasing sebagai bukti transaksi
pembelian. Setelah itu bagian purchasing akan membuat bukti pengiriman dan penerimaan barang yang harus ditandatangani oleh
bagian purchasing, pemasok dan bagian material yang menerima barang. Setelah diotorisasi, bukti pengiriman dan penerimaan barang
itu digandakan fotocopy sebanyak dua lembar. Lembar aslinya akan diberikan kepada bagian accounting bersamaan dengan surat order
pembelian. Lembar copy akan dibawa oleh bagian material yang menerima barang sebagai bukti bahwa barang sudah dibawa oleh
bagian material yang menerima barang. Lembar copy yang lain akan diberikan ke bagian general affair sebagai dasar pencatatan
persediaan bahan habis pakai yang ada di gudang proyek. e.
Prosedur Pencatatan Utang Dalam prosedur ini, bagian accounting di cabang Duri
membandingkan antara copy surat permintaan barang dengan surat order pembelian yang asli, bukti pengiriman dan penerimaan barang
yang asli dan faktur pembelian. Bila tidak ada kekeliruan, bagian accounting akan menandatangani faktur pembelian. Kemudian,
bagian accounting memasukkan semua data pembelian yang tertera dalam faktur pembelian ke dalam aplikasi komputer alfa currency
2005. Secara otomatis jurnal dan kartu utang akan terproses dan data tersebut langsung terkirim ke kantor pusat di Jakarta. Setelah itu,
bagian accounting cabang Duir juga akan mengirimkan copy surat permintaan barang dengan surat order pembelian yang asli, bukti
penerimaan atau pengiriman barang yang asli dan faktur pembelian ke kantor pusat di Jakarta sebagai bukti pendukung pembayaran
utang ke pemasok. Setelah dokumen-dokumen tersebut sampai di Jakarta, bagian
accounting pusat di Jakarta akan memeriksa copy surat permintaan barang dengan surat order pembelian yang asli, bukti pengiriman dan
penerimaan barang yang asli dan faktur pembelian dari kantor cabang Duri. Kemudian bagian accounting pusat di Jakarta akan membuat bukti
kas keluar. Setelah itu, bagian accounting pusat di Jakarta akan memberikan bukti kas keluar, copy surat permintaan barang dengan
surat order pembelian yang asli, bukti pengiriman dan penerimaan barang yang asli dan faktur pembelian kepada bagian internal audit
perusahaan. Internal Audit akan memeriksa kembali bukti kas keluar beserta dokumen-dokumen pembelian. Bila tidak sesuai, dokumen-
dokumen pembelian tersebut akan dikirim kembali ke cabang Duri. Jika
sudah sesuai, dokumen-dokumen pembelian tersebut akan diberikan ke pimpinan perusahaan untuk diotorisasi. Setelah mendapat otorisasi dari
pimpinan perusahaan, bukti kas keluar dan dokumen pendukung lainnya akan diberikan ke bagian finance untuk proses pelunasan utang.
Bagian finance melunasi utang ke pemasok dengan cara men-transfer uang melalui bank. Setelah itu, bagian finance akan mencap lunas bukti
kas keluar beserta dokumen pendukungnya. Slip transfer dari bank sebagai bukti pelunasan utang ke pemasok dan dokumen bukti kas
keluar beserta dokumen pendukung lainnya akan diberikan kepada bagian accounting pusat Jakarta. Bagian accounting pusat Jakarta akan
masukkan data dari dokumen bukti kas keluar beserta dokumen pendukung lainnya ke dalam aplikasi komputer alfa currency 2005
dan diarsipkan secara permanen berdasarkan urutan tanggal. 7. Bagan Alir Siklus Pembelian Bahan habis pakai Secara Kredit pada PT.
Mesitechmitra Purnabangun Cabang Duri. Untuk memperoleh gambaran yang lebih jelas mengenai
deskripsi prosedur-prosedur dalam siklus pembelian bahan habis pakai secara kredit pada PT. Mesitechmitra Purnabangun cabang Duri, akan
dijelaskan lebih lanjut melalui bagan alir flow chart sebagai berikut:
mulai
membuat surat
permintaan barang
dengan menggunakan
microsoft excel 2007
surat permintaan
barang
1 pada saat
reorder point
terminal
arsip surat permintaan
barang
run updating
arsip surat permintaan
barang sudah update
arsip surat permintaan
barang belum
update
Bagian Material yang Meminta Barang
Gambar13: Flow Chart Prosedur Permintaan Pembelian Sumber: Data diolah
Bagian site manager
1
surat permintaan
barang
membaca surat
permintaan barang
otorisasi
ya tidak
surat permintaan
barang
2 dikembalikan ke
bagian material untuk direvisi
Gambar13: Flow Chart Prosedur Permintaan Pembelian lanjutan Sumber: Data diolah
Bagian project data control
2
surat permintaan
barang data project
data control
arsip barang habis pakai
yang dibutuhkan
run baca
sortasi
membandingkan surat permintaan barang
dengan data di komputer
sesuai otorisasi
tidak
ya surat
permintaan barang
3 dikembalikan ke
bagian material untuk direvisi
Gambar13: Flow Chart Prosedur Permintaan Pembelian lanjutan Sumber: Data diolah
3
Bagian general affair
surat permintaan
barang
membandingkan surat permintaan barang dengan data di komputer
dan memeriksa barang di gudang dengan mengisi formulir
pemeriksaan permintaan barang secara manual
sesuai otorisasi
ya tidak
4 dikembalikan ke
bagian material untuk direvisi
arsip stock barang
run baca
sortasi data general
affair
SPB
catatan: FPPB: Formulir Pemeriksaan
Permintaan Barang SPB: Surat Permintaan Barang
diberikan ke bagian project
and data control 5
FPPB
Gambar13: Flow Chart Prosedur Permintaan Pembelian lanjutan Sumber: Data diolah
Bagian deputy of regional div.
4
surat permintaan
barang
membaca surat
permintaan barang
otorisasi tidak
ya surat
permintaan barang
6 dikembalikan ke
bagian material untuk direvisi
Gambar13: Flow Chart Prosedur Permintaan Pembelian lanjutan Sumber: Data diolah
Bagian Material yang Meminta Barang
6
surat permintaan
barang sudah
diotorisasi oleh site manager,
data control, general affair
dan deputy of regional div.
memfotocopy surat
permintaan barang
surat permintaan
barang Copy
Copy
T diberikan ke
bagian accounting
diberikan ke bagian
purchasing 7
8 9
dikeluarkan saat barang
sudah sampai di gudang
proyek
Gambar13: Flow Chart Prosedur Permintaan Pembelian lanjutan Sumber: Data diolah
Bagian purchasing
surat permintaan
barang 1
membuat surat permintaan penawaran harga
menggunakan microsoft excel 2007
SPPH dari bagian material yang
memesan barang dan sudah diotorisasi oleh site manager,
data control, general affair, deputy of regional div.
terminal arsip surat
permintaan penawaran harga
run updating
arsip surat permintaan
penawaran harga sudah
update arsip surat
permintaan penawaran
harga belum update
otorisasi ya
tidak diperbaiki kembali
surat permintaan
penawaran harga
surat permintaan
barang dikirim ke
pemasok 1
catatan: SPPH: Surat Permintaan Penawaran Harga
Bagian purchasing
surat permintaan
barang 1
membuat surat permintaan penawaran harga
menggunakan microsoft excel 2007
SPPH terminal
arsip surat permintaan
penawaran harga
run updating
arsip surat permintaan
penawaran harga sudah
update arsip surat
permintaan penawaran
harga belum update
otorisasi ya
tidak diperbaiki kembali
surat permintaan
penawaran harga
surat permintaan
barang dikirim ke
pemasok 1
Bagian purchasing
surat permintaan
barang
membuat surat permintaan penawaran harga
menggunakan microsoft excel 2007
SPPH terminal
arsip surat permintaan
penawaran harga
run updating
arsip surat permintaan
penawaran harga sudah
update arsip surat
permintaan penawaran
harga belum update
otorisasi ya
tidak diperbaiki kembali
surat permintaan
penawaran harga
surat permintaan
barang dikirim ke
pemasok T
7
10 dikeluarkan
saat barang sampai di
perusahaan
Gambar 14: Flow Chart Prosedur Penawaran Harga ke Pemasok Sumber: Data diolah
membuat perbandingan harga
menggunakan microsoft excel 2007
diterima dari pemasok
terminal
arsip perbandingan penawaran harga
run updating
arsip perbandingan
penawaran harga sudah
update arsip
perbandingan penawaran
harga belum update
surat penawaran
harga
SPH perbandingan
harga catatan:
PH = Perbandingan Harga SPH = Surat Penawaran Harga
Bagian purchasing
11
Gambar 14: Flow Chart Prosedur Penawaran Harga ke Pemasok lanjutan Sumber: Data diolah
membuat surat order pembelian dengan
menggunakan microsoft excel 2007
SPH PH
catatan: PH = Perbandingan Harga
SPH = Surat Penawaran Harga 12
memeriksa surat order
pembelian
otorisasi ya
tidak diperbaiki
kembali surat order
pembelian terminal
arsip surat order
pembelian run
updating arsip surat
order pembelian
sudah update arsip surat
order pembelian
belum update
Bagian purchasing
SPH PH
surat order pembelian
11
T
Gambar 15: Flow Chart Prosedur Order Pembelian Sumber: Data diolah
12
surat order pembelian
data project data control
arsip harga barang habis
pakai yang dibutuhkan
run baca
sortasi
membandingkan FPPB, surat permintaan barang
dan data di komputer
sesuai tidak
ya
13
Bagian project data control
dikembalikan ke bagian
purchasing untuk direvisi
surat order pembelian
T dari bagian
general affair
catatan: FPPB: Formulir Pemeriksaan Permintaan
Barang 5
formulir pemeriksaan
permintaan barang
FPPB
Gambar 15: Flow Chart Prosedur Order Pembelian lanjutan Sumber: Data diolah
Bagian deputy of regional div.
13
surat order pembelian
membaca surat order
pembelian
otorisasi tidak
ya surat order
pembelian
14 dikembalikan ke
bagian project and data control
untuk diperiksa kembali sesuai
dengan ketentuan
perusahaan
Gambar 15: Flow Chart Prosedur Order Pembelian lanjutan Sumber: Data diolah
14
surat order pembelian
dikirim ke pemasok
sudah diperiksa diotorisasi oleh
project control dan deputy of
regional div.
surat order pembelian
diterima dari pemasok
sudah diotorisasi oleh pemasok
memfotocopy SOP
1 Copy
SOP
Bagian purchasing
catatan: SOP: Surat Order Pembelian
N
15 dikeluarkan
saat barang sampai di
perusahaan
Gambar 15: Flow Chart Prosedur Order Pembelian lanjutan Sumber: Data diolah
dari pemasok
faktur
mengecek barang yang datang dan
mencocokkan dengan surat permintaan
barang dan surat order pembelian
Bagian purchasing
sesuai tidak
surat pengantar
barang 1
bersama dengan bagian material
yang menerima barang
surat permintaan
barang
bagian material yang menerima barang mengotorisasi surat
pengantar barang; bagian purchasing membuat bukti
penerimaan atau pengiriman barang secara manual
bersama dengan
barang
ya
faktur SPaB
SPB SOP
Copy SOP
BPPB
16 N
ke bagian accounting cabang
Duri catatan:
SPaB: Surat Pengantar Barang SPB: Surat Permintaan Barang
SOP: Surat Order Pembelian BPPB: Bukti Pengiriman dan Penerimaan Barang
T SOP
Copy SOP
10 15
N
17
Gambar 16: Flow Chart Prosedur Penerimaan Barang dari Pemasok Sumber: Data diolah
16
Bagian purchasing
BPPB
memfotocopy BPPB
BPPB Copy BPPB Copy
BPPB
ke bagian accounting cabang Duri
19 20
barang dibawa oleh bagian material
yang menerima barang ke gudang
proyek catatan:
BPPB: Bukti Pengiriman dan Penerimaan Barang 18
ke bagian general affair
Gambar 16: Flow Chart Prosedur Penerimaan Barang dari Pemasok lanjutan Sumber: Data diolah
terminal
arsip stock barang
run updating
arsip stock barang
sudah update arsip stock
barang belum
update 19
mengisi kartu stock barang
dengan menggunakan
microsoft excel 2007
data stock barang
T
Bagian material yang Meminta Barang
BPPB Copy
BPPB Copy
catatan: BPPB: Bukti Pengiriman dan Penerimaan Barang
SPB: Surat Permintaan Barang SPB
9
Copy
SPB Copy
membandingkan SPB dan BPPB
T dari bagian
purchasing
Gambar 16: Flow Chart Prosedur Penerimaan Barang dari Pemasok lanjutan Sumber: Data diolah
Bagian general affair
20
2
terminal
arsip stock barang
run updating
arsip stock barang
sudah update arsip stock
barang belum
update mengisi arsip stock
barang dengan menggunakan
microsoft excel 2007
kartu stock barang
2
T BPPB Copy
BPPB Copy
catatan: BPPB: Bukti Pengiriman dan Penerimaan Barang
dari bagian purchasing
Gambar 16: Flow Chart Prosedur Penerimaan Barang dari Pemasok lanjutan Sumber: Data diolah
Bagian accounting cabang Duri
SPB Copy
faktur
memeriksa faktur dari pemasok dan membandingkan dengan surat
permintaan barang, SOP, dan BPPB
sesuai otorisasi
faktur ya
tidak
21 catatan:
SPB: Surat Pengantar Barang SOP: Surat Order Pembelian
BPPB: Bukti Pengiriman dan Penerimaan Barang diberikan
kepada fungsi purchasing
untuk ditindak lanjuti sesuai
ketentuan perusahaan
dari bagian material yang meminta
barang dari bagian
purchasing
BPPB
faktur SOP
BPPB SPB
Copy 8
17
SOP dari bagian
purchasing 18
Gambar 17: Flow Chart Prosedur Pencatatan Utang Sumber: Data diolah
terminal
run updating
arsip transaksi pembelian
arsip induk kartu utang
updated arsip induk
jurnal pembelian updated
21
arsip induk jurnal
pembelian belum
updated arsip induk
kartu utang belum
updated menginput ke
dalam alfa currency 2005
dikirim ke kantor pusat di jakarta beserta arsip pembelian lainnya
pada akhir bulan untuk pelunasan utang setelah di otorisasi oleh
project and data control, dan deputy of regional div.
faktur SOP
BPPB surat
permintaan barang
Copy
faktur SOP
BPPB SPB
Copy catatan:
SPB: Surat Pengantar Barang SOP: Surat Order Pembelian
BPPB: Bukti Pengiriman dan Penerimaan Barang
22
Bagian accounting cabang Duri
Gambar 17: Flow Chart Prosedur Pencatatan Utang lanjutan Sumber: Data diolah
Bagian accounting Pusat Jakarta
dari kantor cabang Duri
membuat bukti kas keluar menggunakan
microsoft excel 2007
faktur SOP
BPPB bukti kas
keluar terminal
arsip bukti kas keluar
run updating
arsip bukti kas keluar
sudah update arsip bukti
kas keluar belum
update faktur
SOP BPPB
SPB Copy
otorisasi BKK
ya tidak
di revisi kembali
23 catatan:
SPB: Surat Permintaan Barang SOP: Surat Order Pembelian
BPPB: Bukti Pengiriman dan Penerimaan Barang
BKK: Bukti Kas Keluar
SPB Copy
BKK 22
Gambar 17: Flow Chart Prosedur Pencatatan Utang lanjutan Sumber: Data diolah
data internal audit Jakarta
arsip data pembelian
run baca
sortasi