Siklus Pembelian LANDASAN TEORI
e. Surat Perubahan Order Pembelian Surat perubahan order pembelian menurut Mulyadi 2001: 307 adalah
sebagai berikut: Kadangkala diperlukan perubahan terhadap isi surat order
pembelian yang sebelumnya telah diterbitkan. Perubahan tersebut dapat berupa perubahan kuantitas, jadwal penyerahan
barang, spesifikasi, penggantian atau hal lain yang bersangkutan dengan perubahan bisnis. Biasanya perubahan tersebut
diberitahukan
kepada pemasok
secara resmi
dengan menggunakan surat perubahan order pembelian.
Gambar 7: Surat Perubahan Order Pembelian Sumber: Mulyadi 2001: 308
f. Bukti Kas Keluar Menurut Diana 2011: 132, “Bukti kas keluar merupakan permintaan
untuk melunasi utang kepada pemasok. Bukti kas keluar dibuat oleh bagian akuntansi berdasarkan informasi dalam faktur dan surat order
pembel ian.”
Gambar 8: Bukti Kas Keluar Sumber: Mulyadi 2001: 309
g. Faktur Pembelian Menurut Diana 2011: 132, “Faktur pembelian merupakan faktur yang
diterima dari pemasok. Faktur ini merupakan alat bagi pemasok untuk menagih utang ke pelanggan.”
3. Catatan Akuntansi yang Digunakan Catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat transaksi
pembelian adalah : a.
Jurnal Pembelian Menurut Mulyadi
2001: 309, “Jika dalam pencatatan utang perusahaan menggunakan account payable procedure, jurnal yang
digunakan untuk mencatat transaksi pembelian adalah jurnal pembelian.
”
Gambar 9: Jurnal Pembelian Sumber: Mulyadi 2001: 109
b. Kartu Utang Menurut Mulyadi 2001: 309, “Jika dalam catatan utang perusahaan
menggunakan account payable procedure, buku pembantu yang digunakan untuk mencatat utang kepada pemasok adalah kartu utang.
”
Gambar 10: Kartu Utang Sumber: Mulyadi 2001: 311
c. Kartu Persediaan
Menurut Mulyadi 2001: 309, “Dalam sistem akuntansi pembelian, kartu persediaan ini digunakan untuk mencatat harga pokok persediaan
yang dibeli. ”
Gambar 11: Kartu Persediaan Sumber: Mulyadi 2001: 140
4. Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Akuntansi Pembelian Menurut Mulyadi 2001: 301-303 jaringan prosedur yang
membentuk sistem akuntansi pembelian adalah sebagai berikut : a. Prosedur Permintaan Pembelian
Dalam prosedur ini fungsi gudang mengajukan permintaan pembelian dalam formulir surat perrnintaan pembelian kepada fungsi pembelian.
Jika barang tidak disimpan di gudang, misalnya untuk barang langsung pakai, fungsi yang memakai barang mengajukan permintaan pembelian
langsung ke fungsi pembelian dengan menggunakan surat permintaan pembelian.
b. Prosedur Permintaan Penawaran Harga dan Pemilihan Pemasok Dalam prosedur ini fungsi pembelian mengirimkan surat permintaan
penawaran harga kepada petnasok untuk memperoleh informasi mengenai harga barang dan berbagai syarat pembelian yang lai, untuk
memungkinkan pemilihan pemasok yang akan ditunjuk sebagai pemasok barang yang diperlukan oleh perusahaan.
c. Prosedur Order Pembelian Dalam prosedur ini fungsi pembelian mengirimkan surat order
pembetian kepada pemasok yang dipilih dan memberitahukan kepada unit-unit organisasi lain dalam perusahaan, mengenai order pembelian
yang sudah dikeluarkan oleh perusahaan.
d. Prosedur Penerimaan Barang Dalam prosedur ini fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan
mengenai jenis, kualitas dan mutu barang yang diterima dari pemasok, dan kemudian membuat laporan penerimaan barang untuk menyatakan
peneriinaan barang dari pemasok tersebut.
e. Prosedur Pencatatan Utang Dalam prosedur ini fungsi akuntansi memeriksa dokumen-dokumen
yang berhubungan dengan pembelian dan menyelenggarakan pencatatan utang atau mengarsipkan dokumen sumber sebagai catatan
utang.
f. Prosedur Distribusi Pembelian Prosedur ini meliputi distribusi rekening yang di debit dari transaksi
pembelian untuk kepentingan pembuatan laporan manajemen.
5. Unsur Pokok Pengendalian Intern dalam Sistem Akuntansi Pembelian Unsur pokok pengendalian intern dalam sistem akuntansi
pembelian dirancang untuk mencapai tujuan pokok pengendalian intern akuntansi di antaranya adalah untuk menjaga kekayaan dan kewajiban
perusahaan, menjamin ketelitian dan keandalan data akuntansi. Unsur- unsur pokok pengendalian intern dalam sistem akuntansi pembelian
menurut Mulyadi 2001: 312 adalah sebagai berikut: a.
Organisasi 1 Fungsi pembelian terpisah dari fungsi penerimaan barang.
2 Fungsi pembelian terpisah dari fungsi akuntansipencatatan. 3 Fungsi penerimaan barang terpisah dari fungsi gudang.
4 Transaksi pembelian dilaksanakan oleh fungsi gudang, fungsi pembelian, fungsi penerimaan barang, dan fungsi akuntansi.
b. Sistem Otorisasi 5 Surat permintaan pembelian diotorisasi oleh fungsi gudang jika
barang yang dibeli masuk dalam gudang, atau fungsi pemakai barang jika barang langsung dipakai.
6 Surat order pembelian barang diotorisasi oleh fungsi pembelian atau pejabat yang berwenang.
7 Laporan penerimaan barang diotorisasi oleh fungsi penerimaan barang.
8 Bukti kas keluar diotorisasi oleh fungsi akuntansi atau pejabat yang berwenang.
c. Prosedur Pencatatan
9 Pencatatan terjadinya utang didasarkan pada bukti kas keluar yang didukung dengan surat order pembelian, laporan penerimaan barang,
dan faktur dari pemasok.
10 Pencatatan ke dalam kartu utang dan register bukti kas keluar diotorisasi oleh fungsi akuntansi.
d. Praktik yang Sehat 11 Surat permintaan pembelian bernomor urut tercetak dan
pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi gudang. 12 Surat order pembelian bernomor urut tercetak dan pemakaiannya
dipertanggungjawabkan oleh fungsi pembelian. 13 Laporan penerimaan barang bernomor urut tercetak dan
pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi penerimaan. 14 Pemasok dipilih berdasarkan jawaban penawaran harga bersaing
dari berbagai pemasok. 15 Barang hanya diperiksa dan diterima oleh fungsi penerimaan jika
fungsi ini telah menerima tembusan surat order pembelian dari fungsi pembelian.
16 Fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan barang yang diterima dari pemasok dengan cara menghitung dan menginspeksi barang
tersebut dan membandingkannya dengan tembusan surat order pembelian.
17 Terdapat pengecekan tehadap harga, syarat pembelian, dan ketelitian perkalian dalam faktur dari pemasok sebelum faktur itu
diproses untuk dibayar.
18 Terdapat catatan yang berfungsi sebagai buku pembantu utang secara periodik direkonsiliasi dengan rekening kontrol utang dalam
buku besar. 19 Pembayaran faktur dari pemasok dilakukan sesuai dengan syarat
pembayaran guna mencegah hilangnya kesempatan untuk memperoleh potongan tunai.
20 Bukti kas keluar beserta dokumen pendukun gnya dicap “lunas”
oleh fungsi pengeluaran kas setelah cek dikirimkan kepada pemasok.
Unsur-unsur pokok pengendalian intern dalam sistem akuntansi pembelian menurut Diana 2011: 147-148 adalah sebagai berikut:
21 Data pembelian, maupun data pengeluaran kas perlu dibackup secara teratur.
22 File pembelian dan pengeluaran kas seharusnya hanya boleh diakses oleh karyawan yang berwenang.
6. Bagan Alir Dokumen Sistem Pembelian Kredit Menurut Mulyadi 2001: 57,
“Bagan alir data adalah suatu model yang menggambarkan aliran data dan proses untuk mengolah
data dalam suatu sistem. ” Jadi bagan alir merupakan gambar yang
memperlihatkan urutan dan hubungan antar proses beserta instruksinya. Gambaran ini dinyatakan dengan simbol. Dengan demikian setiap
simbol menggambarkan proses tertentu. Sedangkan hubungan antar proses digambarkan dengan garis penghubung.
Berikut ini adalah simbol-simbol standar dengan fungsinya masing-masing:
Tabel 2. Simbol-simbol Standar untuk Pembuatan Bagan Alir Dokumen
Simbol Fungsi
Dokumen. Simbol
ini digunakan
untuk menggambarkan
semua jenis
dokumen, yang
merupakan formulir yang digunakan untuk merekam data terjadinya suatu transaksi.
Catatan. Simbol ini digunakan untuk menggambarkan catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat data
yang direkam sebelumnya di dalam dokumen atau formulir.
Penghubung pada halaman yang sama.
Penghubung pada halaman yang berbeda.
Kegiatan manual. Simbol ini digunakan untuk menggambarkan kegiatan manual.
Arsip. Simbol ini digunakan untuk menunjukkan tempat penyimpanan dokumen.
Arsip permanen. Simbol ini digunakan untuk menggambarkan arsip pemanen yang merupakan
tempat penyimpanan dokumen yang tidak akan diproses
lagi dalam
sistem akuntansi
yang
bersangkutan. On-line
computer process.
Simbol ini
menggambarkan pengolahan data dengan komputer secara on-line.
Sumber: Mulyadi 2001: 60-63
ya Tabel 2. Simbol-simbol Standar untuk Pembuatan Bagan Alir Dokumen
lanjutan
Simbol Fungsi
Keying typing,
verifying. Simbol
ini menggambarkan pemasukan data ke dalam
komputer melalui on-line terminal. On-line storage. Simbol ini menggambarkan
arsip komputer yang berbentuk on-line di dalam memory komputer
Keputusan. Simbol
ini menggambarkan
keputusan yang harus dibuat dlam proses pengolahan data.
Garis alir
flowline. Simbol
ini
menggambarkan arah proses pengolahan data.
Mulaiberakhir terminal.
Simbol untuk
menggambarkan awal dan akhir suatu sistem akuntansi.
Sumber: Mulyadi 2001: 60-63