kegiatan – kegiatan prinsip yang telah ditentukan untuk dilaksanakan oleh organisasi dengan maksud untuk menerapkan strategi yang telah disusun.
Contoh, program penelitian dan pengembangan, program latihan karyawan dan sebagainya.
Anggaran adalah suatu rencana yang diungkapkan dalam satuan kuantitas nilai mata uang untuk satu periode waktu tertentu. Dalam
proses penyusunan anggaran, program diterjemahkan dalam bentuk yang dihubungkan dengan tanggung jawab masing-masing manajer yang diberi
beban untuk melaksanakan program atau beberapa bagian dari program. Dalam proses penyususnan anggaran rencana – rencana diterjemahkan
dalam bentuk pusat-pusat pertanggungjawaban. Selama periode pelaksanaan operating, catatan-catatan
diselenggarakan untuk mencatat pemakaian – pemakaian sesungguhnya dari sumber-sumber daya dan pendapatan-pendapatan yang diperoelh. Catatan
ini sifatnya terstruktur sehingga data beaya-beaya dan pendapatan- pendapatan diklasifikasikan, baik secara program dan menurut pusat-pusat
pertanggungjawaban. Manajer membutuhkan pelaporan yang berisi informasi tentang apa
yang sedang terjadi untuk meyakinkan bahwa pekerjaan yang telah dilakukan oleh masing-masing pusat pertanggung jawaban telah berjalan
secara koordinatif. Laporan-laporan digunakan sebagai dasar pengendalian, yaitu dengan cara membandingkan kinerja sesungguhnya dengan rencana
yang sudah ditetapkan. Perbedaan- perbedaan yang nampak dalam laporan tersebut, merupakan
dasar yang digunakan oleh manajer untuk melakukan tindakan perubahan dan perbaikan, dan pertimbangan strategi baru.
c. Pengendalian operasi
Pengendalian operasi adalah proses untuk meyakinkan bahwa tiap- tiap tugas tertentu telah dilaksanakan secara efektif dan efisien.
Pengendalian operasi ini merupakan proses penerapan program yang telah ditetapkan dalam pengendalian manajemen . Pengendalian operasi
dilakukan dibawah pedoman proses pengendalian manajemen dan difokuskan pada tugas-tugas di tingkat bawah.
Dengan demikian dapat diambil kesimpulan bahwa kegiatan – kegiatan dalam manajemen tingkat atas lebih menjurus pada perencanaan jangka panjang dan
penentuan-penentuan strategi. Sementara manajemen ditingkat menengah dan bawah , lebih menjurus pada hal-hal yang bersifat operasional.
Seorang manajer pada level operasional akan menggunakan sebagian besar waktunya untuk menetapkan keputusan-keputusan yang berhubungan
dengan kegiatan operasional. Informasi yang diperlukan cenderung diperoleh dari sumber-sumber intern dengan pendefinisian yang jelas, rinci,
sempit, dan frekuensi pemakaian yang relatif sangat sering. Bagi para manajer pada level menengah, sistem basis data berfungsi
sebagai sumber informasi guna pengambilan keputusan untuk perencanaan taktis dan pengendalian manajemen sebagai kontrol terhadap organisasi.
Pada level ini informasi diperoleh dan dihasilkan dengan cara peringkasan dan abstraksi atas data transaksi pada level operasional.
Informasi pengendalian manajemen diperlukan untuk mengukur prestasi, memutuskan tindakan pengendalian, merumuskan aturan keputusan untuk
diterapkan personalia operaional. Proses pengendalian memerlukan jenis-jenis informasi sebagai berikut :
a Pelaksanaan yang direncanakan standar, yang diharapkan, yang
dianggarkan, dan sebagainya b Perbedaan dari pelaksanaan yang direncanakan.
c Alasan penyebab terjadinya perbedaan. d Analisis keputusan atau arah tindakan yang mungkin.
Proses pengambilan keputusan pada kedua level manajemen diatas sebagian besar dapat distrukturkan ke dalam prosedur yang jelas dan spesifik.
Sebagian besar dari keputusan dapat diprogramkan sehingga dengan adanya perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi yang maju, maka sebagian
besar aktifitas manajer dapat dialihkan pada komputer yang mampu menangani secara lebih efisien dan efektif.
Dukungan sistem basis data bagi perencaaan strategis tidak dapat selengkap sebagai sebagaimana pada dua level yang lain yang ada dibawahnya. Namun
demikian sistem basis data yang ada di dalam SIM dapat memeberi bantuan dan dukungan bagi proses perencanaan strategis.
Beberapa contoh dukungan sistem basis data bagi perencanaan strategis adalah :
a Evaluasi kemampuan yang ada, yang dapat didasarkan atas data intern yang ditimbulkan oleh kebutuhan pengolahan operasional. Tetapi dalam hal ini
perlu diikhtisarkan ke dalam suatu cara yang khusus untuk perencanaan. b Proyeksi kemampuan mendatang yang dapat dikembangkan melalui data
masa lampau dan kemudian diproyeksikan ke masa datang. c Data tentang industri dan saingan, merupakan data pemasaran dasar yang
mungkin bisa atau perlu direkam dalam basis data.
Pada akhirnya tim pengembangan SIM harus merancang dan membangun sistem basis data yang cukup lengkap dan mampu memberikan
dukungan secara maksimal terhadap ketiga macam kebutuhan informasi tersebut diatas, sekalipun demikian sangat mungkin bahwa pada waktu
tertentu ada sebagaina data yang diperlukan dan belum termuat dalam basis data, dan untuk selanjutnya berdasarkan suatu pertimbangan teknis dan
ekonomis perlu ditambahkan. Selain perubahan pada volume data, kemungkinan lain adalah terjadinya perubahan pada struktur basis data,
kerelasian antar file, nilai-nilai rinci data, dan perubahan-perubahan lain yang diperlukan sesuai dengan kondisi aktual yang ada.
5.3. Sistem Basis data Sebagai Sarana Efisiensi dan Efektifitas SIM
