PERANCANGAN SISTEM MANAJEMEN INFORMASI KEGIATAN KBIH BERBASIS SMS GATEWAY
1. Pendahuluan
Ibadah haji merupakan salah satu rukun Islam ke lima, yang wajib dilakukan oleh umat Islam bagi
yang mampu secara fisik, materi, maupun keilmuan. Berdasarkan data dari SISKOHAT Sistem
Komputerisasi Haji Terpadu dari tahun 2003-2012, kesadaran masyarakat Kabupaten Grobogan untuk
melaksanakan ibadah haji meningkat. Data jumlah porsi dan jumlah pendaftar dapat dilihat di tabel 1.
Kelompok Bimbingan Ibadah Haji KBIH adalah lembaga sosial keagamaan yang telah
mendapat ijin pemerintah untuk melaksanakan bimbingan ibadah haji terhadap calon
jamaahjamaah haji di tanah air dan di Arab Saudi. Peran aktif dan partisipasi dari Yayasan Pelita Al
Haromain dalam bidang keagamaan khususnya ibadah haji diwujudkan dalam pendirian KBIH
Pelita di wilayah Kabupaten Grobogan sejak tahun 2009. Pembinaan dilakukan kepada calon
jamaahjamaah haji baik selama di tanah air maupun di Arab Saudi. Kegiatan pembinaan yang dilakukan
selama di tanah air atau sebelum pelaksanaan ibadah haji yaitu a. teori manasik haji, dilaksanakan rutin
satu minggu sekali di masjid pondok pelita, b. praktek manasik haji, dilaksanakan minimal satu kali
sebelum pemberangkatan haji, c. konsultasi seputar ibadah haji, d. cek kesehatan rutin yang bekerja
sama dengan Dinas Kesehatan. Kegiatan pembinaan pada saat pelaksanaan ibadah haji yaitu a.
Tausiahkajian rutin, b. silaturrahmi dengan jamaah haji lain, c. sholat berjamaah, d. ziarah, serta e.
berkunjung ke tempat-tempat bersejarah islam. Pembinaan yang dilakukan setelah kegiatan ibadah
haji diwujudkan dalam kegiatan rutin pengajian dan silaturrahmi. Kegiatan ini dilaksanakan secara
bergantian dari rumah peserta satu ke peserta lainnya setiap minggunya.
Tabel 1 Rekapitulasi Jumlah Jamaah Haji Kabupaten Grobogan 2003 s.d 2012
Tahun Jumlah porsi
Jumlah Pendaftar
2003 156 orang
165 orang 2004
526 orang 530 orang
2005 398 orang
402 orang 2006
626 orang 632 orang
2007 780 orang
791 orang 2008
678 orang 688 orang
2009 753 orang
846 orang 2010
879 orang 2247 orang
2011 1052 orang
4225 orang
PERANCANGAN SISTEM MANAJEMEN INFORMASI KEGIATAN KBIH BERBASIS SMS GATEWAY
Studi Kasus : Pada KBIH Pelita Kabupaten Grobogan Ahmad Jauharul Fuad
1
, Arief Hidayat
2
1,2
Program Studi Sistem Informasi STMIK ProVisi Semarang
1
ajfoeadgmail.com,
2
rifmilleniagmail.com Abstract
SMS gateway is a system of communications or two direction information which is use a cellular phone with short message service. SMS gateway used to distribute the information with the cheap expense and quicker
process than manual one or use paper as a media. KBIH Pelita has the problem in budget and time in distributing activity information which have done with manual process. Management system of activity
information is designed to decrease the expense and quicker the distribution process of activity information to all jamaah community. Distribution of activity information with the cheap expense and quickly process
will help to improve the KBIH pelita and its jamaah community in executing activity programs based on schedule. System of development method which is used is System Development Life Cycle SDLC, but
support stepsystem treatment do not involve in it. The results of this research are to save the expense in distributing activity information, to make quicker and easier for jamaah community in accessing
information of KBIH activity. This system SMS Gateway is expected can help the KBIH in process of information distribution with the cheaper expense, quicker process and amenity in accessing activity
information. Keyword : SMS gateway, information, distribution, expense
Jurnal Teknologi Informasi dan Komunikasi, ISSN : 2087 - 0868, Volume 5 Nomor 1 Maret 2014
Tahun Jumlah porsi
Jumlah Pendaftar
2012 758 orang
1833 orang
KBIH Pelita menggunakan media kertas untuk jadwal kegiatan karena dianggap sebagai media
yang tepat untuk memberikan informasi yang lengkap. Media kertas memiliki kelebihan dalam
memuat informasi yang lengkap, namun juga memiliki kekurangan dalam hal biaya. Permasalahan
yang timbul dengan menggunakan media kertas yang selama ini terjadi antara lain, a. biaya
penggandaan dokumen, dalam satu tahun musim haji mengirimkan informasi minimal 5 kali dan
yang membutuhkan biaya besar adalah informasi perkenalan karena dikirimkan ke seluruh calon haji
yang berangkat tahun tersebut, seperti yang ditunjukkan pada tabel 2 nomor 1, b. biaya
transportasi untuk pendistribusian informasi, kondisi luas wilayah kabupaten grobogan dan tidak
terpusatnya peserta bimbingan mengakibatkan adanya kebutuhan biaya transportasi, seperti yang
ditunjukkan pada tabel 2 nomor 2, c. waktu yang dibutuhkan untuk penyampaian informasi terbaru,
Informasi yang bersifat perubahan direncanakan maksimal 3 hari sebelum pelaksanaan, seperti yang
ditunjukkan pada tabel 2 nomor 3 serta, d. kelalaian dari peserta bimbingan dalam menyimpan dokumen
jadwal kegiatan mengakibatkan ketidakhadiran atau terlambat dalam mengikuti kegiatan, seperti yang
ditunjukkan pada tabel 3.
Tabel 2 Perencanaan Distribusi Informasi Selama 1 tahun
No Anggaran Biaya
1 Biaya Dokumen
Undangan Umum promosi Rp. 150lbr X 700 Org
Undangan Peserta Rp. 150lbr x 100 Org x 5 Keg
105.000 75.000
2 Biaya Transportasi
Dalam Kota : Rp. 10.000keg x 6 Luar Kota : Rp. 20.000keg x 6
Jasa Kurir : Rp. 25.000keg x 6 60.000
120.000 150.000
3 Waktu distribusi
Dalam Kota : 1 hari Luar Kota : 2 hari
Jumlah undangan yang dikirim ke calon jamaah haji tahun 2012 dan jumlah kehadirannya
ditunjukkan pada tabel 3 Tabel 3 Rekap Kehadiran Pertemuan Manasik Haji
No Kegiatan Undangan Hadir
Ijin Tidak
Ijin
1 Pertemuan 1
700 127 23 550
2 Pertemuan 2
105 90 4 11
3 Pertemuan 3
105 96 4 5
4 Pertemuan 4
105 93 4 8
5 Pertemuan 5
105 94 4 7
6 Pertemuan 6
105 97 0 8
7 Pertemuan 7
105 89 5 11
8 Pertemuan 8
98 86 3 9
9 Pertemuan 9
98 87 6 5
10 Pertemuan 10
98 83
7 8
11 Pertemuan 11
98 87
4 7
12 Pertemuan 12
98 83
9 6
13 Pertemuan 13
98 89
3 6
14 Pertemuan 14
98 94
2 2
Berdasarkan permasalahan yang timbul KBIH Pelita saat ini membutuhkan media informasi yang
lebih tepat, cepat, tidak membutuhkan waktu dan biaya yang besar, serta informasi yang mudah
diakses dan disimpan. Media informasi berbasis Short Massage Service SMS diharapkan dapat
menjadi solusi dari permasalahan yang ada. Media SMS yang digunakan didistribusikan melalui sebuah
sistem informasi yang berbasis sms gateway. Sistem ini dibuat untuk dapat digunakan secara dua arah
SMS Broadcast dan SMS Autoreply.
2. Landasan Teori
Kategori