Evaluasi Aplikasi Sistem Kearsipan Elektronik di Balai Pengelolaan Daerah Aliran Sungai Agam Kuantan Sumatera Barat
Lampiran 1 Gambar
1. Halaman Login
2. Tampilan Utama dan Menu
56
3. Tampilan Isi Pada Persuratan (Forum Kendali)
4. Logout - Keluar
57
Lampiran 2
Pedoman Dokumentasi untuk Mengevaluasi Aplikasi Sistem Kearsipan
Elektronik (SKE) di Balai Pengelolaan Daerah Aliran Sungai
Agam Kuantan Sumatera Barat berdasarkan PIECES
Tanggal Observasi
:
Lokasi Observasi
:
Objek
:
Nama Observer
:
Elemen
Sub Elemen
Performance
Produksi (output sistem/hasil
kerja sistem)
Waktu respon (proses kerja
sistem)
Audabilitas (fungsi kerja
sistem dengan standar yang
ditetapkan)
Kelaziman komunikasi
(pemahaman interface
pengguna)
Kelengkapan (fungsi kerja
sistem)
Toleransi kesalahan sistem
Akurasi
Relevansi Informasi
(kesesuaian informasi yang
dihasilkan dengan kebutuhan)
Penyajian Informasi
(kesesuaian tampilan
informasi dengan kebutuhan)
Aksesibilitas informasi
(ketersediaan informasi
sewaktu-waktu dibutuhkan)
Reusabilitas (kemampuan
program yang dapat
Information
Economic
Ada
58
Tidak Keterangan
Ada
Control
Efficiency
Service
digunakan kembali dalam
aplikasi lain)
Sumber daya (sumber daya
dalam pengembangan sistem)
Integritas (batasan program
tertentu)
Keamanan data
Usabilitas (usaha pengguna
untuk mempelajari dan
mengoperasikan sistem)
Maintanabilitas (mencari dan
membetulkan kesalahan yang
ada pada sistem)
Akurasi (ketelitian sistem
dalam proses kerja)
Reabilitas (kemampuan
sistem melakukan pekerjaan
yang diminta)
Kesederhanaan (userfriendly)
59
Lampiran 3
Hasil Dokumentasi dalam Mengevaluasi Aplikasi Sistem Kearsipan
Elektronik (SKE) di Balai Pengelolaan Daerah Aliran Sungai
Agam Kuantan Sumatera Barat berdasarkan PIECES
Tanggal Observasi
: 23 November 2015
Lokasi Observasi
: Kantor BPDAS.AK Sumatera Barat
Objek
: Aplikasi SKE
Nama Observeser
: Tharisa Oksega Primulin
Elemen
Sub Elemen
Ada
Performance
Produksi (output sistem/hasil
kerja sistem)
Waktu respon (proses kerja
sistem)
Audibilitas (fungsi kerja
sistem dengan standar yang
ditetapkan)
Kelaziman komunikasi
(pemahaman interface
pengguna)
Kelengkapan (fungsi kerja
sistem)
Cepat
Sesuai
Akurasi
Relevansi informasi
(kesesuaian informasi yang
dihasilkan dengan kebutuhan)
60
Mudah
dipahami
Toleransi kesalahan sistem
Information
Tidak Keterangan
Ada
Banyak
Sangat
membantu
pekerjaan
Tidak dapat
menggunaka
n aplikasi
setelah
program
terjadi
kesalahan
Tepat dan
teliti
Sesuai
Economic
Control
Efficiency
Penyajian informasi
(kesesuaian tampilan
informasi dengan kebutuhan)
Aksesibilitas informasi
(ketersediaan informasi
sewaktu-waktu dibutuhkan)
Reusabilitas (kemampuan
program yang dapat
digunakan kembali dalam
aplikasi lain)
Sumber daya (sumber daya
dalam pengembangan sistem)
Integritas (batasan program
tertentu)
Keamanan data
Usabilitas (usaha pengguna
untuk mempelajari dan
mengoperasikan sistem)
Akurasi (ketelitian sistem
dalam proses kerja)
Reabilitas (kemampuan
sistem melakukan pekerjaan
yang diminta)
Kesederhanaan (userfriendly)
61
s
Tersedia
Tidak bisa
digunakan
pada aplikasi
lain
Tersedia
Ada batasan
Maintanabilitas (usaha
mencari dan membetulkan
kesalahan yang ada pada
sistem)
Service
Sesuai
Adanya
identifikasi
user
Belajar dari
buku
panduan,
serta baru
mendapatkan
pelatihan
aplikasi dari
ANRI
Karena tidak
mengerti IT,
hanya paham
menggunaka
nnya saja
Teliti
Dapat
dipercaya dan
bisa
diandalkan
Mudah
dipahami dan
digunakan
DAFTAR PUSTAKA
Arikunto, S. 2006. Prosedur Penelitian. Jakarta: Rineka Cipta.
Azwar. 2004. Metode Penelitian. Yogyakarta : Pustaka Pelajar.
Barthos, Basir. 2012. Manajemen Kearsipan untuk Lembaga Negara, Swasta, dan
Perguruan Tinggi. Jakarta: Bumi Aksara.
Bondanoctavian. 2013. “Siklus Hidup Sistem”.
https://bondanoctavian.wordpress.com/2013/01/11/siklus-hidup-sistem/
(diakses 10 September 2015).
Cibodas, Desa. 2012. “Klasifikasi Arsip Pemerintah Desa”.
http://cibodaskutawaringin.blogspot.com/2012/11/klasifikasi-arsippemerintah-desa.html?m=1 (diakses 3 September 2015).
Dasril. 2010. “Konsep dan Tujuan Pengembangan Arsip Dinamis”.
http://kodzan.blogspot.co.id/2010/04/konsep-dan-tujuan-pengembanganarsip.html#.VhLER6At3Nw (diakses 10 September 2015).
Dian4nggraeni. 2013. “Pengertian Arsip Elektronik”.
http://dian4nggraeni.wordpress.com/2013/01/04/pengertian-arsipelektronik/ (diakses 3 September 2015).
Hariandja, Marihot T.E. 2002. Manajemen Sumber Daya Manusia. Jakarta:
Grasindo.
Hasibuan, M.S.P. 2003. Manajemen Sumber Daya Manusia. Jakarta: Bumi
Aksara.
International Council Archieve. 2012. What is The ICA-AtoM.
https://www.ica-atom.org/doc/What_is_ICA-AtoM%3F
November 2015).
(diakses
11
Istikomah, Erlin. 2011. “Macam-macam Kearsipan”.
http://sistemkearsipan.blogspot.com/2011/12/macam-macamkearsipan.html?m=1 (diakses 3 September 2015).
Judith Read and Mary Leaginn. 2011. Records Management. South-Western:
United States of America.
Kementerian Kehutanan. 2012. Sistem Kearsipan Elektronik Untuk UPT:
Direktorat Jenderal Bina Pengelolaan Daerah Aliran Sungai dan
Perhutanan Sosial. Bogor: Crescent Communication.
53
Kustinawati, Sri. 2010. “Peranan Manajemen Arsip Dinamis”.
http://eprints.unsri.ac.id/1544/1/PERANAN__MANAJEMEN_ARSIP_DI
NAMIS.pdf (diakses 10 September 2015).
Mareta Merliana. 2013. Pengelolaan Arsip Dinamis di Badan Kepegawaian
Daerah Pemerintah Kota Yogyakarta. Skripsi. Yogyakarta: FE UNY.
Nuryati dan Nurzara Anggar Widayanti. 2015. “Evaluasi Implementasi Electronic
Health Record (EHR) Di Rumah Sakit Akademik Universitas Gajah Mada
Berdasarkan Metode Analisis Pieces. Jurnal Manajemen Informasi
Kesehatan Indonesia ISSN 2337-585, vol 3, no 1.
Pengertian Ahli. 2013. “Pengertian Sistem Menurut Para Ahli”.
http://pengertianahli.com/2013/08/pengertian-sistem-menurut-paraahli.html?m=1 (diakses 3 September 2015).
Sacafirmansyah. 2011. “Sejarah ICA AtoM”.
https://sacafirmansyah.wordpress.com/2011/07/26/memanfaatkan-aplikasiopen-source-ica-atom-dalam-pengelolaan-arsip/ (diakses 23 September
2015).
Situmorang, Syafrizal Helmi dan Muslich Lufti. 2015. Analisis Data untuk Riset
Manajemen dan Bisnis. Medan: Universitas Sumatera Utara.
Studiedwall. 2012. “Pieces (Sistem Analisis)”.
http://studied-wall.blogspot.co.id/2012/03/pieces-sistem-analisis.html
(diakses 10 September 2015).
Sulistyo-Basuki. 2003. Manajemen Arsip Dinamis. Jakarta: Gramedia Pustaka
Utama.
Suprayitno. 2008. “Life Cycle of Records versus Records Continuum Model”.
http://arsiparis.blogspot.com (diakses 23 September 2015).
Taufik, M. Pengelolaan Arsip Berbasis TIK (SIKD dan SIKS). 2013.
http://perpustakaan.ipb.ac.id/.../13-materi-seminar-kearsipan2013.html?...83%.. (diakses 3 September 2015).
Widodo, P Bambang. 2009. Akuisisis Arsip. Jakarta: Universitas Terbuka.
Wiyasa, Thomas. 2003. Tugas Sekretaris dalam Mengelola Surat dan Arsip
Dinamis. Jakarta: Pradnya Paramita.
Yaqin, Ainul. 2013. “Analisis PIECES”.
https://yaqinov.wordpress.com/2013/10/16/analisis-pieces/
September 2015).
54
(diakses
10
Yosua. 2013. “Pengertian Aplikasi”.
http://www.ilmumu.com/pengetahuan/pengertian-aplikasi/
September 2015.
55
(diakses
3
BAB III
METODE PENELITIAN
3.1 Jenis Penelitian
Jenis penelitian ini adalah penelitian deskriptif. Menurut Azwar (2004, 6)
“Penelitian deskriptif dilakukan dengan menganalisis hanya sampai pada taraf
deskripsi, yaitu menganalisis dan menyajikan fakta secara sistematik sehingga
dapat lebih mudah dipahami dan disimpulkan”. Penelitian deskripstif bertujuan
untuk mengumpulkan data atau informasi untuk disusun, dijelaskan dan dianalisis.
3.2 Tempat dan Waktu Penelitian
Penelitian ini dilakukan di Balai Pengelolaan Daerah Aliran Sungai Agam
Kuantan (BPDAS.AK) Sumatera Barat yang berlokasi di Jl.Khatib Sulaiman
No.46 Telp 55864-43001 PoBox 177 Padang, Sumatera Barat. Waktu
pengambilan data dilakukan pada bulan Agustus 2015. Alasan pemilihan lokasi
didasarkan atas adanya pengelolaan arsip secara elektronik yaitu menggunakan
aplikasi Sistem Kearsipan Elektronik (SKE).
3.3 Unit Analisis
Unit yang dianalisis atau objek yang diteliti adalah fitur-fitur pada aplikasi
Sistem Kearsipan Elektronik (SKE) lalu melampirkan daftar check-list sebagai
dokumentasi dengan mengevaluasi aplikasi SKE berdasarkan analisis PIECES.
29
3.4 Data dan Sumber Data
Data dan sumber data penelitian ini adalah sebagai berikut:
1. Data Primer adalah data yang diperoleh dari observasi berupa evaluasi
dengan mengisi daftar check-list yang telah dibuat sebagai dokumentasi.
2. Data Sekunder adalah sebagai data pendukung data primer dari literatur
dari buku, web, jurnal dan skripsi.
3.5 Teknik Pengumpulan Data
Teknik pengumpulan data dalam penelitian ini melalui:
1. Dokumentasi, yaitu salah satu cara yang peneliti lakukan untuk
mendapatkan gambaran dari sudut pandang subjek melalui suatu
media tertulis dan dokumen lain yang telah dibuat oleh Kantor
Kementerian Kehutanan untuk mengelola arsip dinamis di BPDAS.AK
Sumatera Barat yaitu aplikasi SKE sebagai benda yang akan diamati.
Peneliti akan mengisi daftar check-list untuk mencari variabel yang sudah
dibuat.
2. Studi Kepustakaan, yaitu mengumpulkan data melalui berbagai literatur
dan dokumen yang berkaitan dengan masalah penelitian.
3.6 Teknik Analisis Data
Adapun analisis data yang dilakukan dalam penelitian ini adalah data hasil
dokumentasi (daftar check-list) dan studi kepustakaan maupun berbagai sumber
ditelaah dan dipahami. Kemudian data disalin dan dipilih untuk disusun menjadi
satu kesatuan yang akan ditarik sebuah kesimpulan dari interpretasi yang sudah
30
dilakukan. Dalam hal ini peneliti menganalisis data yang telah didapat
berdasarkan pemahaman terhadap hal-hal yang telah diamati langsung terhadap
aplikasi SKE di BPDAS.AK Sumatera Barat. Hasil analisis data dilakukan untuk
mengidentifikasi masalah dan megevaluasi sistem aplikasi SKE di BPDAS.AK
Sumatera Barat berdasarkan PIECES.
31
BAB IV
HASIL DAN PEMBAHASAN PENELITIAN
Pembahasan pada bab ini adalah tentang hasil penelitian, dimana data yang
diperoleh dari hasil dokumentasi yaitu daftar check-list yang telah diisi dengan
melakukan pengamatan langsung pada aplikasi Sistem Kearsipan Elektronik
(SKE) di Balai Pengelolaan Daerah Aliran Sungai Agam Kuantan (BPDAS.AK)
Sumatera Barat.
4.1 Profil dan Sejarah Singkat Kantor Kementerian Kehutanan Balai
Pengelolaan Daerah Aliran Sungai Agam Kuantan Sumatera Barat
Kementerian Kehutanan Balai Pengelolaan Daerah Aliran Sungai Agam
Kuantan (BPDAS.AK) Sumatera Barat merupakan sebuah instansi pemerintah.
Berdasarkan SK Menteri Kehutanan Nomor: 665/Kpts-II/2002 tanggal 7 Maret
2002 Pasal 2, tugas pokok BPDAS.AK adalah melaksanakan penyusunan rencana,
pengembangan kelembagaan dan evaluasi Pengelolaan Daerah Aliran Sungai
Agam Kuantan. Untuk menyelenggarakan tugas pokok tersebut, Pasal 2 SK
Menteri Kehutanan tersebut menyatakan bahwa BPDAS.AK menyelenggarakan
fungsi sebagai berikut: (1) penyusunan Pengelolaan Daerah Aliran Sungai; (2)
penyusunan dan penyajian informasi Daerah Aliran Sungai; (3) pengembangan
model Pengelolaan Daerah Aliran Sungai; (4) pengembangan kelembagaan dan
kemitraan Pengelolaan Daerah Aliran Sungai; (5) pemantauan dan evaluasi
Pengelolaan Daerah Aliran Sungai; (6) pelaksanaan urusan tata usaha dan rumah
tangga Balai.Kementerian Kehutanan BPDAS.AK Sumatera Barat berlokasi di
Jl.Khatib Sulaiman No.46 Telp 55864-43001 PoBox 177 Padang, Sumatera Barat.
32
Kantor Kementerian Kehutanan BPDAS.AK Sumatera Barat mengelola
surat dan arsip dengan dua proses, yaitu secara manual dan digital. Proses
pengelolaan secara digital yaitu dengan menggunakan aplikasi Sistem Kearsipan
Elektronik (SKE). Aplikasi SKE dibangun dengan menggunakan konsep web
base. Aplikasi SKE dibangun untuk mengelola berbagai surat dan arsip yang ada
di Kantor BPDAS.AK Sumatera Barat. Cara menggunakannya yaitu dengan
memasukkan data yang ada pada surat dan arsip pada aplikasi SKE. Data yang
terpenting pada saat memasukkan surat dan arsip adalah kode klasifikasi surat dan
arsip karena pada saat membutuhkan data atau surat dan arsip yang diperlukan
adalah kode klasifikasi. Jenis surat yang dikelola, yaitu: surat masuk, surat keluar
(surat biasa), surat keputusan, surat undangan, surat perintah tugas, surat
keterangan (sakit dan izin), surat perjanjian kerja sama, berita acara dan nota
dinas. Sistem penyimpanan kearsipan yang digunakan adalah sistem perihal surat
dan sistem nomor. Aplikasi SKE dibangun dan digunakan kurang lebih dua tahun.
Pengguna dari aplikasi sistem kearsipan elektronik adalah pegawai yang
mengelola surat dan arsip yang ada di tata usaha atau yang berkepentingan di
Kantor Balai Pengelolaan Daerah Aliran Sungai Agam Kuantan Sumatera barat.
Untuk menjalankan aplikasi sistem kearsipan elektronik, diperlukan internet
browser. Internet browser seperti Google Chrome.
4.2 Evaluasi Aplikasi SKE di BPDAS.AK Sumatera Barat berdasarkan
PIECES
Penelitian dilakukan untuk mengevaluasi aplikasi SKE di BPDAS.AK
Sumatera Barat dengan menggunakan metode dokumentasi berupa daftar check-
33
list. Daftar che ck-list
dibuat
berdasarkan
analisis
PIECES
(Performance,
Information, Economic, Control, Efficiency, Service), yaitu mengenai aspek
kinerja, informasi, ekonomi, kontrol, efisiensi dan layanan yang menjadi tolak
ukur dalam melakukan evaluasi terhadap aplikasi SKE di BPDAS.AK Sumatera
Barat. Berikut rincian dan penjelasan mengenai aspek analisis PIECES pada
aplikasi SKE di BPDAS.AK Sumatera Barat adalah sebagai berikut.
4.2.1 Performance
Aspek performance (kinerja) terdiri dari: (1) throughput (produksi); (2)
respon time (waktu respon); (3) audibilitas; (4) kelaziman komunikasi; (5)
kelengkapan; (6) toleransi kesalahan. Dari hasil observasi dokumentasi, yaitu
daftar check-list yang diperoleh adalah sebagai berikut:
Tabel 4.1 Evaluasi Aplikasi SKE di BPDAS.AK berdasarkan Performance
Elemen
Sub Elemen
Ada Tidak Keterangan
Ada
Banyak
Performance Produksi (output sistem/hasil
kerja sistem)
Waktu respon (proses kerja
Cepat
sistem)
Audibilitas (fungsi
Sesuai
kerjasistem dengan standar
yang ditetapkan)
Kelaziman komunikasi
Mudah
(pemahaman interface
dipahami
pengguna)
Kelengkapan (fungsi kerja
Sangat
sistem)
membantu
pekerjaan
Toleransi kesalahan sistem
Tidak dapat
menggunaka
n aplikasi
setelah
program
terjadi
kesalahan
34
Penjelasan dari data tersebut, yaitu pertama pada produksi kerja sistem
aplikasi SKE di BPDAS.AK Sumatera Barat ada, bahwa sistem mampu
memproses berkas-berkas yang di-input kedalam aplikasi SKE jika dilakukan di
segala periode waktu (jam, hari, atau bulan) dalam memenuhi kebutuhan. Jumlah
produksi yang telah di-input ke aplikasi SKE untuk surat masuk dan surat keluar
±1000 arsip pertahun. Kedua, ada waktu respon kerja sistem ada, bahwa waktu
yang diperlukan oleh aplikasi SKE untuk melakukan proses kerja adalah cepat
dalam hitungan bilangan detik. Ketiga, pada audibilitas kerja sistem ada, bahwa
fungsi kerja sistem dengan standar yang ditetapkan terdapat kesesuaian atau
keselarasan berdasarkan Peraturan Menteri Kehutanan Republik Indonesia
Nomor: P.51/Menhut-II/2011 tentang Pedoman Tata Kearsipan Kementerian
Kehutanan. Keempat, pada kelaziman komunikasi ada, bahwa aplikasi SKE
mudah dipahami dan pengguna aplikasi SKE sendiri bisa menggunakannya
dengan buku panduan yang diberikan. Kelima, pada kelengkapan kerja sistem ada,
bahwa aplikasi SKE sangat membantu pekerjaan dalam arti mempunyai fungsi
yang penuh dalam mendukung pekerjaan. Keenam, pada toleransi kesalahan
sistem tidak ada, bahwa setelah terjadi kesalahan pada aplikasi pengguna tidak
dapat menggunakan aplikasi tersebut atau melanjutkan pekerjaan seperti pada saat
terjadinya pemadaman listrik. Saat pengguna kembali pada aplikasi SKE ada
beberapa data yang sudah tersimpan hilang, hal ini sudah sering terjadi yang dapat
mengembalikannya hanyalah pegawai yang ada di Kantor Pusat di Jakarta. Lalu
ditemukan kesalahan pada salah satu menu aplikasi SKE, yaitu ada data yang
tidak bisa terbaca, seperti gambar berikut.
35
Gambar 4.1 Halaman Eror
Aplikasi SKE mengalami kesalahan. Hal tersebut dikarenakan penyalinan
data tidak selesai akibat ketidaktelitian pengguna. Hal inilah yang mengakibatkan
sebagian data pada aplikasi eror seperti pada Gambar 4.1.
Dari uraian tersebut dapat dinyatakan bahwa kinerja aplikasi SKE
berfungsi dengan baik, hanya saja tidak ada toleransi kesalahan sistem pada saat
terjadi kesalahan dan ketidaktelitian pengguna pada penyalinan data saat menyalin
aplikasi pada komputer lain yang bisa mengakibatkan terjadinya kesalahan pada
informasi yang tidak bisa dibaca dan pada akhirnya tidak bisa memperoleh
informasi surat atau arsip yang akan menggaggu dan menghambat pekerjaan. Jika
dikaitkan dengan teori, yaitu: performance (kinerja) adalah suatu kemampuan
kinerja sistem dalam menyelesaikan tugas dengan cepat sehingga sasaran dapat
segera tercapai. Kinerja diperlukan untuk menilai kinerja dari sistem informasi
yang telah dirancang. Aspek kinerja terdiri dari: (1) throughput (produksi),
dimana sistem dinilai dari banyaknya kerja (output) yang dilakukan pada beberapa
periode waktu dalam memenuhi kebutuhan; (2) respon time (waktu respon), yaitu
36
waktu yang diperlukan oleh sistem informasi untuk melakukan proses kerja; (3)
audibilitas, yaitu kesesuian dimana keselarasan terhadap standar dapat diperiksa;
(4) kelaziman komunikasi, yaitu terkait userinterface yang digunakan dalam
sistem informasi dinilai dalam kemudahan untuk dipahami; (5) kelengkapan, yaitu
derajat dimana sistem informasi mempunyai fungsi yang penuh dalam
mendukung pekerjaan; (6) toleransi kesalahan, yaitu kerusakan yang terjadi pada
saat program mengalami kesalahan. Hal tersebut sesuai dengan hasil daftar checklist yang diperoleh dari aplikasi SKE di BPDAS.AK Sumatera Barat.
Menurut Situmorang (2015) dalam mengevaluasi data ada beberapa skala,
salah satunya adalah Skala Guttman. Skala Guttman adalah skala yang dilakukan
jika peneliti ingin mendapatkan jawaban tegas terhadap suatu permasalahan yang
ditanyakan, seperti gambar berikut:
Skor
Pertanyaan
Tabel 4.2 Skala Gutmaan
1
0
Ya
Tidak
Setuju
Tidak Setuju
Puas
Tidak Puas
Berikut evaluasi data berdasarkan Skala Guttman dari daftar check-list
aplikasi SKE:
Tabel 4.3 Evaluasi Aplikasi SKE berdasarkan Skala Guttman pada
Performance
No.
Elemen
Indikator
Ada
Tidak Ada
1
Produksi
1
1
2
Waktu respon
1
1
3
Audibilitas
1
1
4
Kelaziman komunikasi
1
1
5
Kelengkapan
1
1
6
Toleransi kesalahan sistem
1
0
Jumlah
6
5
1
37
Dari data yang ada pada tabel tersebut dapat diketahui bahwa jumlah
indikator yang ada pada aplikasi SKE di BPDAS.AK berdasarkan skala guttman
pada aspek performance yaitu 6, untuk kategori ada berjumlah 5 dan untuk
kategori tidak ada berjumlah 1. Dari hasil daftar check-list dapat diinterpretasikan
bahwa dari jumlah keseluruhan indikator pada aspek performance sebanyak 6, 5
untuk kategori ada dan 1 untuk kategori tidak ada. Berdasarkan hasil tersebut,
dapat menjadi acuan bagi kantor BPDAS.AK untuk dapat meningkatkan lagi
pengembangan sistem berdasarkan skala guttman.
4.2.2 Information
Aspek information (informasi) terdiri dari: (1) akurasi; (2) relevansi
informasi; (3) penyajian informasi; (4) aksesibilitas informasi. Dari hasil
observasi dokumentasi yaitu daftar check-list yang diperoleh adalah sebagai
berikut:
Tabel 4.4 Evaluasi Aplikasi SKE di BPDAS.AK berdasarkan Information
Elemen
Sub Elemen
Ada Tidak Keterangan
Ada
Tepat dan
Information Akurasi
teliti
Relevansi informasi
Sesuai
(kesesuaian informasi yang
dihasilkan dengan kebutuhan)
Penyajian informasi
Sesuai
(kesesuaian tampilan
informasi dengan kebutuhan)
Aksesibilitas informasi
s
Tersedia
(ketersediaan informasi
sewaktu-waktu dibutuhkan)
Penjelasan dari data tersebut, yaitu pertama pada akurasi informasi
aplikasi SKE di BPDAS.AK Sumatera Barat ada, bahwa informasi hasil evaluasi
38
memiliki tingkat ketepatan dan ketelitian yang tinggi. Kedua, pada relevansi
informasi ada, bahwa informasi yang dihasilkan aplikasi SKE sesuai dengan yang
dibutuhkan. Ketiga, pada penyajian informasi ada, bahwa informasi yang
disajikan aplikasi SKE dalam bentuk yang sesuai. Keempat, pada aksesibilitas
informasi ada, bahwa informasi tersedia pada pada aplikasi SKE dan dapat
diperoleh sewaktu-waktu ketika dibutuhkan.
Dari uraian tersebut dapat dinyatakan bahwa informasi aplikasi SKE
berfungsi dengan sangat baik, bahwa informasi akurat, sesuai hasil dan penyajian,
dan tersedia sewaktu-waktu dibutuhkan. Jika dikaitkan dengan teori, yaitu:
information (informasi) merupakan hal penting karena dengan informasi tersebut
pihak
manajemen
(marketing)
dan
user
dapat
melakukan
langkah
selanjutnya.Informasi diperlukan untuk menilai informasi yang dihasilkan dan
data yang digunakan. Aspek informasi terdiri dari: (1) accuracy (akurat), dimana
informasi atas hasil evaluasi hendaklah memiliki tingkat ketepatan/ketelitian yang
tinggi; (2) relevansi informasi, dimana informasi yang dihasilkan sesuai dengan
kebutuhan; (3) penyajian informasi, dimana informasi disajikan dalam bentuk
yang sesuai; (4) aksesibilitas informasi, dimana informasi dapat tersedia sewaktuwaktu ketika dibutuhkan. Hal tersebut sesuai dengan hasil daftar check-list yang
diperoleh dari aplikasi SKE di BPDAS.AK Sumatera Barat.
39
Berikut evaluasi data Skala Guttman dari daftar check-list aplikasi SKE
berdasarkan aspek information:
No.
1
2
3
4
Tabel 4.5 Evaluasi Aplikasi SKE berdasarkan Skala Guttman pada
Information
Elemen
Indikator
Ada
Tidak Ada
Akurasi
1
1
Relevansi informasi
1
1
Penyajian informasi
1
1
Aksesibilitas informasi
1
1
Jumlah
4
4
0
Dari data yang ada pada tabel tersebut dapat diketahui bahwa jumlah
indikator yang ada pada aplikasi SKE di BPDAS.AK berdasarkan skala guttman
pada aspek information yaitu 4, untuk kategori ada berjumlah 4 dan untuk
kategori tidak ada berjumlah 0. Dari hasil daftar check-list dapat diinterpretasikan
bahwa dari jumlah keseluruhan indikator pada aspek information sebanyak 4, 4
untuk kategori ada dan 0 untuk kategori tidak ada. Berdasarkan hasil tersebut,
dapat diketahui bahwa aspek informasi pada aplikasi SKE sudah memadai.
4.2.3 Economic
Aspek economic (ekonomi) terdiri dari: (1) reusabilitas; (2) sumber daya.
Dari hasil observasi dokumentasi yaitu daftar check-list yang diperoleh adalah
sebagai berikut:
Tabel 4.6 Evaluasi Aplikasi SKE di BPDAS.AK berdasarkan Economic
Elemen
Sub Elemen
Ada Tidak Keterangan
Ada
Reusabilitas (kemampuan
Tidak dapat
Economic
program yang dapat
digunakan
digunakan kembali dalam
pada aplikasi
aplikasi lain)
lain
Sumber daya (sumber daya
Tersedia
dalam pengembangan sistem)
40
Penjelasan dari data tersebut, yaitu pertama pada reusabilitas aplikasi SKE
di BPDAS.AK Sumatera Barat tidak ada, bahwa aplikasi SKE tidak dapat
digunakan pada aplikasi lain. Kedua, pada sumber daya ada, bahwa jumlah
sumber daya yang digunakan dalam pengembangan sistem meliputi sumber daya
manusia terdapat dua orang yang menggunakan aplikasi SKE serta sumber daya
ekonomi ada disediakan kantor BPDAS.AK berupa sumber daya prossesor,
komputer, laptop, printer (mesin cetak), scanner (mesin scan), listrik, ruang kerja
dan ruang penyimpanan arsip beserta perlengkapan arsip.
Dari uraian tersebut dapat dinyatakan bahwa ekonomi aplikasi SKE
berfungsi dengan baik, bahwa aplikasi SKE tidak dapat digunakan pada aplikasi
lain dan sumber daya manusia serta sumber daya ekonomi tersedia dalam jumlah
yang banyak. Jika dikaitkan dengan teori, yaitu: economic (ekonomi) merupakan
pemanfaatan biaya yang digunakan dari pemanfaatan informasi. Peningkatan
terhadap
kebutuhan
ekonomis
mempengaruhi
pengendalian
biaya
dan
peningkatan manfaat. Ekonomi diperlukan untuk menilai sistem informasi dari
aspek ekonomi. Aspek ekonomi terdiri dari: (1) reusabilitas, yaitu tingkat dimana
sebuah program atau bagian dari program tersebut dapat digunakan kembali
didalam aplikasi yang lain; (2) sumber daya, yaitu jumlah sumber daya yang
digunakan dalam pengembangan sistem, meliputi sumber daya manusia serta
sumber daya ekonomi. Sumber daya dapat berupa sumber daya prosesor, memori,
ruang penyimpanan, listrik, personil dan lain-lain. Hal tersebut sesuai dengan
41
hasil daftar check-list yang diperoleh dari aplikasi SKE di BPDAS.AK Sumatera
Barat.
Berikut evaluasi data Skala Guttman dari daftar check-list aplikasi SKE
berdasarkan aspek economy:
Tabel 4.7 Evaluasi Aplikasi SKE berdasarkan Skala Guttman pada Economy
No.
Elemen
Indikator
Ada
Tidak Ada
1
Reusabilitas
1
0
2
Sumber daya
1
1
Jumlah
2
1
1
Dari data yang ada pada tabel tersebut dapat diketahui bahwa jumlah
indikator yang ada pada aplikasi SKE di BPDAS.AK berdasarkan skala guttman
pada aspek economy yaitu 2, untuk kategori ada berjumlah 1 dan untuk kategori
tidak ada berjumlah 1. Dari hasil daftar check-list dapat diinterpretasikan bahwa
dari jumlah keseluruhan indikator pada aspek economy sebanyak 2, 1 untuk
kategori ada dan 1 untuk kategori tidak ada. Berdasarkan hasil tersebut, dapat
menjadi acuan bagi kantor BPDAS.AK untuk dapat meningkatkan lagi
pengembangan sistem berdasarkan skala guttman.
4.2.4 Control
Aspek control (kontrol) terdiri dari: (1) integritas; (2) keamanan. Dari hasil
observasi dokumentasi yaitu daftar check-list yang diperoleh adalah sebagai
berikut:
42
Tabel 4.8 Evaluasi Aplikasi SKE di BPDAS.AK berdasarkan Control
Elemen
Sub Elemen
Ada Tidak Keterangan
Ada
Integritas (batasan program
Ada batasan
Control
tertentu)
Keamanan data
Adanya
identifikasi
user
Penjelasan dari data tersebut, yaitu pertama pada integritas data aplikasi
SKE di BPDAS.AK Sumatera Barat ada, bahwa ada batasan program yang hanya
bisa berjalan menggunakan aplikasi xampp yang sudah diinstal. Kedua, pada
keamanan data ada, bahwa aplikasi SKE disimpan pada sebuah komputer dan
untuk menggunakannya perlu identifikasi user, seperti gambar berikut.
Gambar 4.2 Halaman Login
Untuk menjalankan aplikasi sistem kearsipan elektronik, diperlukan
internet browser. Internet browser seperti Google Chrome. Diketik alamat seperti:
http://localhost/8080/arsipinaktif/ pada Google Chrome, lalu akan tampil halaman
login dari aplikasi sistem kearsipan elektronik (Gambar 4.2). Halaman login
digunakan untuk identifikasi user yang login ke aplikasi SKE. Dari hasil
43
identifikasi user tersebut, dapat diketahui yang mempunyai hak untuk
menggunakan aplikasi.
Dari uraian tersebut dapat dinyatakan bahwa kontrol aplikasi SKE
berfungsi dengan sangat baik, bahwa aplikasi SKE terkontrol dan ada
perlindungan pada program dan data. Jika dikaitkan dengan teori, yaitu: Control
(pengendalian), pada bagian ini dideskripsikan situasi saat ini tentang kendali
terhadap aliran data dan informasi ketika keamanan atau kendali terlalu lemah
sehingga data dan informasi rentan terhadap pemanfaatan oleh pihak-pihak yang
tidak berwenang terhadap pemanfaatan data dan informasi tersebut serta ketika
keamanan atau kendali terhadap aliran data dan informasi terlalu ketat, sehingga
sistem menjadi terbebani oleh prosedur keamanan atau kendali tersebut dan juga
mengganggu kenyamanan para pengguna dan pengambil manfaat dari data dan
informasi yang dihasilkan oleh sistem tersebut. Kontrol diperlukan untuk menilai
sistem informasi dari aspek kontrol dan keamanan data. Aspek kontrol terdiri dari:
(1) integritas, yaitu tingkat dimana akses ke perangkat lunak atau data oleh orang
yang tidak berhak dapat dikontrol; (2) keamanan, yaitu mekanisme yang
mengontrol atau melindungi program dan data dalam sistem informasi. Hal
tersebut sesuai dengan hasil daftar check-list yang diperoleh dari aplikasi SKE di
BPDAS.AK Sumatera Barat.
44
Berikut evaluasi data Skala Guttman dari daftar check-list aplikasi SKE
berdasarkan aspek control:
Tabel 4.9 Evaluasi Aplikasi SKE berdasarkan Skala Guttman pada Control
No.
Elemen
Indikator
Ada
Tidak Ada
1
Integritas
1
1
2
Keamanan
1
1
Jumlah
2
2
0
Dari data yang ada pada tabel tersebut dapat diketahui bahwa jumlah
indikator yang ada pada aplikasi SKE di BPDAS.AK berdasarkan skala guttman
pada aspek control yaitu 2, untuk kategori ada berjumlah 2 dan untuk kategori
tidak ada berjumlah 0. Dari hasil daftar check-list dapat diinterpretasikan bahwa
dari jumlah keseluruhan indikator pada aspek control sebanyak 2, 2 untuk
kategori ada dan 0 untuk kategori tidak ada. Berdasarkan hasil tersebut, dapat
diketahui bahwa aspek informasi pada aplikasi SKE sudah memadai.
4.2.5 Efficiency
Aspek efficiency (efisiensi) terdiri dari: (1) usabilitas; (2) maintanabilitas.
Dari hasil observasi dokumentasi yaitu daftar check-list yang diperoleh adalah
sebagai berikut:
45
Tabel 4.10 Evaluasi Aplikasi SKE di BPDAS.AK berdasarkan Efficiency
Elemen
Sub Elemen
Ada Tidak Keterangan
Ada
Usabilitas (usaha pengguna
Belajar dari
Efficiency
untuk mempelajari dan
buku
mengoperasikan sistem)
panduan,
serta baru
mendapatkan
pelatihan
aplikasi dari
ANRI
Maintanabilitas (usaha
Karena tidak
mencari dan membetulkan
mengerti IT,
kesalahan yang ada pada
hanya paham
sistem)
menggunaka
nnya saja
Penjelasan dari data tersebut, yaitu pertama pada usabilitas aplikasi SKE
di BPDAS.AK Sumatera Barat ada, bahwa adanya usaha pengguna untuk
mempelajari
dan
mengoperasikan
aplikasi
lalu
menyiapkan
input
dan
menginterpretasikan output program dengan bantuan buku panduan yang ada dan
pada bulan Oktober 2015 salah seorang pengguna aplikasi baru mendapatkan
pelatihan dari ANRI tentang aplikasi SKE. Kedua, pada maintanabilitas tidak ada,
bahwa tidak adanya usaha pengguna mencari dan membetulkan kesalahan yang
ada pada aplikasi SKE dengan alasan tidak mengerti IT (Informasi Teknologi).
Dari uraian tersebut dapat dinyatakan bahwa efisiensi aplikasi SKE kurang
berfungsi dengan baik, bahwa memang ada usaha pengguna dalam mempelajari
dan mengoperasikan aplikasi lalu menyiapkan input dan menginterpretasikan
output program, namun tidak pada saat terjadi kesalahan. Pengguna tidak bisa
mencari apalagi membetulkan kesalahan yang terjadi pada aplikasi SKE dengan
alasan tidak mengerti IT. Jika dikaitkan dengan teori, yaitu: efficiency (efisiensi)
46
berhubungan dengan bagaimana sumber tersebut dapat digunakan secara optimal.
Efisiensi diperlukan untuk menilai sistem informasi. Aspek efisiensi terdiri dari:
(1) usabilitas, yaitu usaha yang dibutuhkan untuk mempelajari, mengoperasikan,
menyiapkan
input
dan menginterpretasikan
output
suatu program;
(2)
maintanabilitas, yaitu usaha yang diperlukan untuk mencari dan membetulkan
kesalahan pada sebuah program. Hal tersebut sesuai dengan hasil daftar check-list
yang diperoleh dari aplikasi SKE di BPDAS.AK Sumatera Barat.
Berikut evaluasi data Skala Guttman dari daftar check-list aplikasi SKE
berdasarkan aspek efficiency:
Tabel 4.11 Evaluasi Aplikasi SKE berdasarkan Skala Guttman pada
Efficiency
No.
Elemen
Indikator
Ada
Tidak Ada
1
Usabilitas
1
1
2
Maintanabilitas
1
0
Jumlah
2
1
1
Dari data yang ada pada tabel tersebut dapat diketahui bahwa jumlah
indikator yang ada pada aplikasi SKE di BPDAS.AK berdasarkan skala guttman
pada aspek efficiency yaitu 2, untuk kategori ada berjumlah 1 dan untuk kategori
tidak ada berjumlah 1. Dari hasil daftar check-list dapat diinterpretasikan bahwa
dari jumlah keseluruhan indikator pada aspek efficiency sebanyak 2, 1 untuk
kategori ada dan 1 untuk kategori tidak ada. Berdasarkan hasil tersebut, dapat
menjadi acuan bagi kantor BPDAS.AK untuk dapat meningkatkan lagi
pengembangan sistem berdasarkan skala guttman.
47
4.2.6 Service
Aspek service (pelayanan) terdiri dari: (1) akurasi; (2) reliabilitas; (3)
kesederhanaan. Dari hasil observasi dokumentasi yaitu daftar check-list yang
diperoleh adalah sebagai berikut:
Tabel 4.12 Evaluasi Aplikasi SKE di BPDAS.AK berdasarkan Service
Elemen
Sub Elemen
Ada Tidak Keterangan
Ada
Akurasi (ketelitian sistem
Teliti
Service
dalam proses kerja)
Reabilitas (kemampuan
Dapat
sistem melakukan pekerjaan
dipercaya dan
yang diminta)
bisa
diandalkan
Kesederhanaan (userfriendly)
Mudah
dipahami dan
digunakan
Penjelasan dari data tersebut, yaitu pertama pada akurasi aplikasi SKE di
BPDAS.AK Sumatera Barat ada, bahwa aplikasi SKE teliti dalam proses kerja.
Kedua, pada reabilitas ada, bahwa aplikasi SKE mampu melakukan pekerjaan
yang diminta artinya dapat dipercaya dan bisa diandalkan. Ketiga, pada
kesederhanaan ada, bahwa aplikasi SKE mudah dipahami dan digunakan siapa
saja terbukti pada tampilan yang sederhana.
Dari uraian tersebut dapat dinyatakan bahwa pelayanan aplikasi SKE
berfungsi dengan sangat baik, bahwa aplikasi SKE akurat, reabilitas dan
sederhana dalam proses kerja yang tentunya mampu meningkatkan kepuasan
pengguna aplikasi SKE tersebut. Jika dikaitkan dengan teori, yaitu: service
(pelayanan), pada bagian ini dideskripsikan situasi saat ini tentang layanan yang
disediakan oleh sistem yang berjalan saat ini. Pelayanan diperlukan untuk
48
mengetahui bagaimana meningkatkan kepuasan pelanggan, pegawai dan
manajemen. Aspek pelayanan terdiri dari: (1) akurasi, yaitu ketelitian komputasi
dan kontrol; (2) reliabilitas, tingkat dimana sebuah program dapat dipercaya dan
diandakalkan untuk melakukan fungsi yang diminta; (3) kesederhanaan, yaitu
tingkat dimana sebuah program dapat dipahami tanpa kesukaran. Hal tersebut
sesuai dengan hasil daftar check-list yang diperoleh dari aplikasi SKE di
BPDAS.AK Sumatera Barat.
Berikut evaluasi data Skala Guttman dari daftar check-list aplikasi SKE
berdasarkan aspek service:
Tabel 4.13 Evaluasi Aplikasi SKE berdasarkan Skala Guttman pada Service
No.
Elemen
Indikator
Ada
Tidak Ada
1
Akurasi
1
1
2
Reliabilitas
1
1
3
Kesederhanaan
1
1
Jumlah
3
3
0
Dari data yang ada pada tabel tersebut dapat diketahui bahwa jumlah
indikator yang ada pada aplikasi SKE di BPDAS.AK berdasarkan skala guttman
pada aspek service yaitu 3, untuk kategori ada berjumlah 3 dan untuk kategori
tidak ada berjumlah 0. Dari hasil daftar check-list dapat diinterpretasikan bahwa
dari jumlah keseluruhan indikator pada aspek service sebanyak 3, 3 untuk kategori
ada dan 0 untuk kategori tidak ada. Berdasarkan hasil tersebut, dapat diketahui
bahwa aspek informasi pada aplikasi SKE sudah memadai.
Dari uraian diatas dapat dinyatakan terdapat enam aspek untuk
mengevaluasi aplikasi SKE yaitu PIECES. Pada aspek pertama yaitu performance
memperoleh 5 untuk kategori ada dan 1 untuk kategori tidak ada. Pada aspek
49
kedua yaitu information memperoleh 4 untuk kategori ada dan 0 untuk kategori
tidak ada. Pada aspek ketiga yaitu economy memperoleh 1 untuk kategori ada dan
1 untuk kategori tidak ada. Pada aspek keempat control memperoleh 2 untuk
kategori ada dan 0 untuk kategori tidak ada. Pada aspek kelima yaitu efficiency
memperoleh 1 untuk kategori ada dan 1 untuk kategori tidak ada. Pada aspek
keenam yaitu service memperoleh 3 untuk kategori ada dan 0 untuk kategori tidak
ada. Dapat disimpulkan bahwa aplikasi SKE yang dievaluasi berdasarkan Skala
Guttman pada enam aspek PIECES sudah berjalan dengan baik, karena dari
jumlah keseluruhan indikator 19 untuk kategori ada berjumlah 16 dan untuk
kategori tidak ada berjumlah 3.
50
BAB V
KESIMPULAN DAN SARAN
5.1 Kesimpulan
Berdasarkan hasil evaluasi terhadap fitur pada aplikasi SKE di
BPDAS.AK Sumatera Barat dengan menggunakan daftar check-list yang dibuat
berdasarkan model evaluasi sistem informasi PIECES diketahui sudah berjalan
dengan baik. Kantor BPDAS.AK dapat memanfaatkan aplikasi SKE sebagai
perangkat untuk mengelola arsip dan sistem informasi arsip yang sangat
bermanfaat dan membantu pekerjaan karena efektif dan efisien yang mudah
digunakan dan sesuai dengan standar sistem informasi arsip, berikut uraiannya:
1. Pada performance (kinerja) aplikasi SKE berfungsi dengan baik, seperti
pada aspek produksi, waktu respon, audabilitas, kelaziman komunikasi
dan kelengkapan kerja sistem. Hanya saja tidak ada toleransi kesalahan
sistem pada saat terjadi kesalahan.
2. Pada information (informasi) aplikasi SKE berfungsi dengan sangat
baik, seperti pada aspek akurasi, relevansi, penyajian dan aksesibilitas
informasi bahwa informasi akurat, sesuai hasil dan penyajian, dan
tersedia sewaktu-waktu dibutuhkan.
3. Pada economic (ekonomi) aplikasi SKE berfungsi dengan sangat baik,
seperti pada aspek reusabilitas dan sumber daya bahwa aplikasi SKE
tidak dapat digunakan pada aplikasi lain dan sumber daya manusia serta
sumber daya ekonomi tersedia dalam jumlah yang banyak.
51
4. Pada control (kontrol) aplikasi SKE berfungsi dengan sangat baik,
seperti pada aspek keamanan bahwa aplikasi SKE terkontrol dan ada
perlindungan dengan adanya identifikasi user pada program dan data.
5. Pada efficiency (efisiensi) aplikasi SKE kurang berfungsi dengan baik,
seperti pada aspek usabilitas dan maintanabilitas bahwa memang ada
usaha pengguna dalam mempelajari dan mengoperasikan aplikasi lalu
menyiapkan input dan menginterpretasikan output program, namun
tidak pada saat terjadi kesalahan.
6. Pada service (pelayanan) aplikasi SKE berfungsi dengan sangat baik,
seperti pada aspek akurasi, reabilitas dan kesederhanaan bahwa aplikasi
SKE teliti, dipercaya dan bisa diandalkan, dan sederhana dalam proses
kerja yang tentunya mampu meningkatkan kepuasan pengguna aplikasi
SKE tersebut.
5.2 Saran
Berdasarkan hasil penelitian dan pembahasan yang telah diuraikan, maka
saran dari peneliti adalah sebagai berikut:
1. Kantor BPDAS.AK perlu melakukan perbaikan sistem terhadap
database yang ada pada aplikasi SKE di BPDAS.AK Sumatera Barat,
agar tidak lagi terjadi kesalahan sistem yang mengganggu pekerjaan
pengguna dan menghambat pengguna dalam melakukan pekerjaan.
2. Kantor BPDAS.AK perlu memberikan pelatihan kepada beberapa
orang yang dianggap mampu menguasai aplikasi yang nantinya bisa
memperbaiki aplikasi SKE ketika terjadi kesalahan kembali.
52
BAB II
KAJIAN PUSTAKA
2.1 Konsep Arsip Dinamis
2.1.1 Pengertian Arsip Dinamis
Arsip dinamis merupakan dokumen yang bernilai guna tinggi yang
membantu kegiatan suatu organisasi. Menurut Wiyasa (2003, 92) “Arsip dinamis
adalah arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam proses
penyelenggaraan administrasi dari suatu organisasi”. Sementara menurut SulistyoBasuki (2003, 13) “Arsip dinamis merupakan informasi terekam, termasuk
informasi dalam sistem komputer, yang dibuat atau diterima oleh badan korporasi
atau perorangan dalam transaksi kegiatan melakukan tindakan sebagai bukti
aktivitas tersebut”. Arsip dinamis dibagi menjadi dua, yaitu: (1) arsip dinamis
aktif, yaitu arsip yang masih diperlukan secara langsung dan terus-menerus dalam
penyelenggaraan administrasi organisasi; (2) arsip dinamis inaktif, yaitu arsip
yang frekuensi penggunaannya dalam penyelenggaraan administrasi organisasi
sudah berkurang (Wiyasa 2003, 92-93).
Berdasarkan uraian diatas dapat dinyatakan arsip dinamis merupakan arsip
yang masih memiliki nilai guna tinggi yang dipergunakan langsung dalam
penyelenggaraan administrasi sebuah organisasi atau lembaga.
2.1.2 Tujuan Arsip Dinamis
Adapun tujuan dari arsip dinamis, yaitu: untuk menciptakan efisiensi kerja
dan untuk mengontrol volume informasi dan atau arsip. Menurut Dasril (2010)
tujuan arsip dinamis adalah untuk menciptakan efisiensi kerja dalam hal
6
penciptaan, pemeliharaan, dan penemuan kembali informasi dalam rangka
menunjang pengambilan keputusan, pelaksanaan operasional, penyediaan bahan
bukti kebijaksanaan dan kegiatan organisasi. Temasuklah didalamnya suatu upaya
untuk
menjamin
terpeliharanya
legalitas,
profesionalisme
dan
pertanggungjawaban suatu organisasi. Sementara menurut Barthos (2012, 12)
tujuan
arsip
dinamis
pertanggungjawaban
adalah
nasional
untuk
tentang
menjamin
perencanaan,
keselamatan
pelaksanaan
bahan
dan
penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan
pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan pemerintahan.
Berdasarkan uraian diatas dapat dinyatakan tujuan adanya arsip dinamis
adalah pada efisiensi kerja dan informasi yang bernilai guna juga untuk
keselamatan arsip yang nantinya akan memudahkan penemuan kembali arsip
apabila dibutuhkan kembali artinya organisasi memiliki backup data.
2.1.3 Peranan Manajeman Arsip Dinamis
Penempatan manajemen arsip dinamis disesuaikan dengan besar kecilnya
organisasi dan kebutuhannya. Pada umumnya diletakkan di salah satu unit
pasilitatif organisasi bersama dengan bagian personalia atau sumber daya
manusia, keuangan dan sistem informasi. Kadangkala, manajemen arsip dinamis
bersama dengan perpustakaan diletakkan di bagian layanan informasi atau bahkan
berada dibawah bagian teknologi informasi sejajar dengan sistem komputer. Pada
prinsipnya dimanapun manajemen arsip dinamis berada, sangatlah penting bagi
staf unit tersebut untuk bekerja sama dengan staf unit lain yang berkaitan dengan
sistem informasi dan perkantoran.
7
Pengaruh perkembangan teknologi khususnya teknologi informasi yang
sedemikian pesat terhadap penciptaan, penggunaan dan penyimpanan informasi
menyebabkan adanya pergeseran peranan manajemen arsip dinamis. Peranan
manajemen arsip dinamis tidak lepas peranan arsiparis atau staf yang bekerja di
lingkungan arsip dinamis untuk: (a) menentukan kebutuhan pengelolaan arsip
(recordkeeping) untuk kegiatan bisnis dari unit kerja yang ada, yaitu menentukan
arsip apa yang harus diciptakan dan berapa lama masa simpannya; (b)
mengembangkan peraturan dan standar bisnis untuk mendukung penciptaan dan
perekaman arsip yang lengkap dan akurat; (c) mengembangakan sistem dan
kontrol untuk menjamin perekaman arsip yang lengkap dan akurat; (d)
mengembangkan sistem dan pelayanan yang efisien untuk mengakses arsip; (e)
melakukan proses monitoring yang sesuai dengan kebutuhan internal dan
eksternal pengelolaan arsip; (f) menjamin organisasi siap menerima audit dari
organisasi pengawas (Kustinawati, 2010).
Berdasarkan uraian diatas dapat dinyatakan manajemen arsip dinamis
tidak hanya mengelola fisik arsip namun lebih jauh lagi mengelola informasinya.
Manajemen arsip dinamis yang baik dapat memberikan beberapa keuntungan bagi
organisasi, khususnya dalam enam hal efisiensi biaya operasional, efektivitas
kegiatan bisnis, serta pendayagunaan sumber daya manusia yang sesuai dengan
profesinya.
2.1.4 Sumber Daya Manusia
Sumber daya manusia dan penerapannya seringkali masih belum sejalan
dengan keinginan suatu organisasi. Menurut Hariandja (2002, 2) “Sumber
8
Manusia merupakan salah satu faktor yang penting dalam suatu organisasi”.
Sumber Daya Manusia adalah kemampuan terpadu dari daya pikir dan daya fisik
yang dimiliki individu. Perilaku dan sifatnya dilakukan oleh keturunan dan
lingkungannya, sedangkan prestasi kerjanya dimotivasi oleh keinginan untuk
memenuhi kepuasannya dalam suatu organisasi (Hasibuan 2003, 244).
Berdasarkan uraian diatas dapat dinyatakan sumber daya manusia
merupakan faktor yang penting dalam suatu organisasi tentang kemampuannya
dan keinginannya dalam menjalankan suatu aktivitas kerja.
2.1.5 Pengelolaan Arsip Dinamis
Pada suatu organisasi biasanya yang mengelola arsip dinamis adalah
arsiparis. Sebelum melakukan pengelolaan arsip, pihak pengelola harus
memahami terlebih dahulu apa dan bagaimana cara mengelola arsip. Pengelolaan
arsip
dinamis
menurut
Peraturan
Menteri Komunikasi
dan
Informatika
Republik Indonesia Nomor 12 Tahun 2014 tentang Tata Kearsipan Dinamis
Kementerian Komunikasi dan Informatika bahwa “Pengelolaan arsip dinamis
adalah proses pengendalian arsip
dinamis
secara
penciptaan, penggunaan,
dan
efisien,
efektif,
pemeliharaan,
dan
sistematis,
meliputi
serta
penyusutan
arsip”. Ada tiga komponen pengelolaan arsip dinamis menurut
Sulistyo-Basuki (2003), yaitu:
1. Input, yaitu seleksi dan pengendalian informasi yang akan diolah,
penentuan sumber daya manusia baik jumlah maupun kualitasnya,
pemeliharaan peralatan yang tepat dan penggunaan dana atau biaya yang
murah.
9
2. Proses, yaitu menyangkut pengendalian kegiatan penciptaan atau
penerimaan arsip, penggunaan dan pemeliharaan serta penyusutannya.
3. Output, informasi yang dihasilkan harus senantiasa memperhatikan mutu
dan fungsi informasi tersebut.
Berdasarkan uraian diatas dapat dinyatakan pengelolaan arsip dinamis
merupakan bagian terpenting dalam mengelola arsip yang sesuai dengan sistem
yang seharusnya agar mudah dalam penemuan kembali arsip.
2.1.6 Siklus Hidup Arsip Dinamis
Menurut Suprayitno (2008, 2) pada daur hidup tata arsip dinamis ada ciri
pengulangan atas generasi arsip dinamis yang dapat dideskripsikan ke dalam
tahap-tahap tertentu. Premisnya adalah bahwa tiap-tiap tahap arsip dinamis dapat
diamati selama periode kehidupan arsip dinamis dari kelahiran (penciptaan),
kehidupan (penggunaan dan pemeliharaan) dan akhirnya sampai kematian
(penyusutan).
Gambar 2.1 Siklus Hidup Arsip Dinamis
Sumber: (Suprayitno 2008)
10
Berawal dari (1) tahap penciptaan, yaitu penciptaan arsip dinamis yang
diinput ke dalam aplikasi SKE. Lalu (2) tahap penggunaan, yang dilakukan oleh
pengguna aplikasi SKE, yaitu penata arsip di bagian tata usaha di Balai
Pengelolaan Daerah Aliran Sungai Agam Kuantan Sumatera Barat termasuk
dalam pemeliharaan arsip pada aplikasi SKE. Terakhir, hingga (3) tahap
penyusutan arsip dinamis yang menjadi statis dalam arti sudah tidak digunakan
lagi.
Berdasarkan uraian diatas dapat dinyatakan siklus hidup sistem arsip
dinamis terdapat tiga tahapan, yaitu: tahap penciptaan, tahap penggunaan dan
pemeliharaan serta tahap penyusutan.
2.2 Konsep Arsip Elektronik
Menurut Suprayitno (2008, 5-6) cepatnya pertumbuhan dan perubahan
teknologi informasi dan komunikasi serta ketidakstabilan medium arsip
menimbulkan permasalahan pada preservasi arsip digital atau elektronik. Dalam
bidang Teknologi Informasi, perubahan versi hardware, software berjalan begitu
cepat. Pergantian hardware baik mesinnya maupun kemampuannya serta media
simpannya hampir setiap tahun berubah. Sementara perkembangan software juga
berubah dengan lebih cepat lagi, misalnya: upgrade versi OS ataupun program
aplikasi yang lebih baru, upgrade platform hardware, perkembangan dokumen
multimedia yang begitu kompleks; serta, migrasi yang ditimbulkan dari
perkembangan software dan hardware tersebut. Biasanya, migrasi dilakukan
untuk arsip yang current saja ke software atau platforms yang terbaru. Adapun
arsip elektronik yang lama, misalnya tahun 1990-an yang disimpan dalam format
11
wordstar akan diabaikan migrasinya, padahal kini wordstar sudah hilang
dipasaran. Padahal, semakin lama arsip yang non-current menunggu konversi ke
format terbaru, semakin sulit juga sistem upgradenya, sehingga praktis tidak dapat
diakses, padahal arsip tanpa akses tidak ada gunanya. Hal ini tentu saja
menimbulkan masalah, karena arsip elektronik pada software lama yang tidak
dapat dikonversi ke software terbaru akan terhapus begitu saja (writtenoff). Risiko
yang biasanya dialami pada arsip elektronik saat ini adalah:
1. Banyaknya data, dokumen dan arsip dinamis yang susah dikendalikan lagi
(mountainof records);
2. Terjadinya pemusnahan data, dokumen dan arsip dinamis yang tidak
disengaja, misalnya: kesalahan perintah dalam komputer, virus dan lainlain;
3. Terjadinya pemalsuan dokumen dan arsip dinamis dalam lingkungan
elektronik;
4. Tidak adanya dokumentasi sistem dan tidak tersedianya metadata yang
memadai; dan
5. Tidak adanya tata arsip dinamis yang integral dan adanya duplikasi akibat
penyimpanan arsip dinamis elektronik dan arsip dinamis kertas.
Kelima hal diatas, akan menimbulkan hal-hal sebagai berikut:
1. Hilangnya akses informasi;
2. Pemborosan dana karena mengharuskan adanya pembelian storage
tambahan;
3. Hilangnya arsip dinamis bisnis yang sangat bernilai;
12
4. Terjadinya kebocoran informasi;
5. Hilangnya bukti transaksi organisasi, dimana hal ini merupakan ciri utama
arsip dinamis elektronik; dan
6. Hilangnya akuntabilitas publik.
2.2.1 Aplikasi Sistem Kearsipan Elektronik
Pada komputer terdapat berbagai aplikasi yang dirancang untuk berbagai
fungsi, termasuk pengolahan data pada suatu sistem. Dalam Kamus Besar Bahasa
Indonesia, “aplikasi adalah penerapan dan rancang sistem untuk mengolah data
yang menggunakan aturan atau ketentuan bahasa pemograman tertentu” (Yosua
2013, 7). Sistem adalah seperangkat elemen yang membentuk kumpulan atau
prosedur/bagan pengolahan yang mencari suatu tujuan bagian atau tujuan bersama
dengan mengoperasikan data dan/atau barang pada waktu rujukan tertentu untuk
menghasilkan informasi dan/atau energi dan/atau barang (Pengertian Ahli 2013,
8).
Arsip sebagai salah satu sumber informasi sangat dibutuhkan oleh
siapapun yang membuat dan menerimanya, baik menyangkut badan korporasi
atau individu dan disimpan dalam waktu yang singkat atau waktu yang lama
ataupun dimusnahkan. Semua pasti awalnya bernilai dan memiliki kepentingan
atau kegunaan (Widodo 2009, 1.3). Arsip dibedakan atas dua jenis, yaitu arsip
dinamis dan arsip statis. Arsip dinamis dikelola dan disimpan oleh lembaga
pencipta arsip atau penerima arsip karena masih dibutuhkan secara langsung
dalam penyelenggaraan administrasi, sedangkan arsip statis merupakan akumulasi
13
arsip dinamis yang frekuensi kegunaannya sudah mulai menurun (arsip inaktif)
untuk diserahkan ke lembaga kearsipan (Widodo 2009, 1.5).
Dalam mengelola arsip terdapat beberapa macam sistem kearsipan. Pada
setiap Instansi memakai sistem kearsipan yang berbeda-beda. Macam-macam
sistem kearsipan, yaitu: (a) sistem abjad adalah sistem penyimpanan memakai
metode penyusunan menurut abjad seperti: nama orang, perusahan, tempat dan
sebagainya; (b) sistem perihal (pokok isi surat) adalah cara penemuan kembali
surat berpedoman pada perihal surat; (c) sistem nomor, yaitu: sistem nomor
menurut Dewey (kode surat), sistem nomor menurut Terminal Digit (nomor urut),
sistem nomor menurut Middle Digit dan sistem nomor menurut Soundex
(penyimpanan
warkat
berdasarkan
pengelompokan
warna);
(d)
sistem
geografis/wilayah adalah penyimpanan berdasarkan wilayah yang menjadi alamat
suatu surat; dan (e) sistem tanggal adalah penyimpanan surat yang d
1. Halaman Login
2. Tampilan Utama dan Menu
56
3. Tampilan Isi Pada Persuratan (Forum Kendali)
4. Logout - Keluar
57
Lampiran 2
Pedoman Dokumentasi untuk Mengevaluasi Aplikasi Sistem Kearsipan
Elektronik (SKE) di Balai Pengelolaan Daerah Aliran Sungai
Agam Kuantan Sumatera Barat berdasarkan PIECES
Tanggal Observasi
:
Lokasi Observasi
:
Objek
:
Nama Observer
:
Elemen
Sub Elemen
Performance
Produksi (output sistem/hasil
kerja sistem)
Waktu respon (proses kerja
sistem)
Audabilitas (fungsi kerja
sistem dengan standar yang
ditetapkan)
Kelaziman komunikasi
(pemahaman interface
pengguna)
Kelengkapan (fungsi kerja
sistem)
Toleransi kesalahan sistem
Akurasi
Relevansi Informasi
(kesesuaian informasi yang
dihasilkan dengan kebutuhan)
Penyajian Informasi
(kesesuaian tampilan
informasi dengan kebutuhan)
Aksesibilitas informasi
(ketersediaan informasi
sewaktu-waktu dibutuhkan)
Reusabilitas (kemampuan
program yang dapat
Information
Economic
Ada
58
Tidak Keterangan
Ada
Control
Efficiency
Service
digunakan kembali dalam
aplikasi lain)
Sumber daya (sumber daya
dalam pengembangan sistem)
Integritas (batasan program
tertentu)
Keamanan data
Usabilitas (usaha pengguna
untuk mempelajari dan
mengoperasikan sistem)
Maintanabilitas (mencari dan
membetulkan kesalahan yang
ada pada sistem)
Akurasi (ketelitian sistem
dalam proses kerja)
Reabilitas (kemampuan
sistem melakukan pekerjaan
yang diminta)
Kesederhanaan (userfriendly)
59
Lampiran 3
Hasil Dokumentasi dalam Mengevaluasi Aplikasi Sistem Kearsipan
Elektronik (SKE) di Balai Pengelolaan Daerah Aliran Sungai
Agam Kuantan Sumatera Barat berdasarkan PIECES
Tanggal Observasi
: 23 November 2015
Lokasi Observasi
: Kantor BPDAS.AK Sumatera Barat
Objek
: Aplikasi SKE
Nama Observeser
: Tharisa Oksega Primulin
Elemen
Sub Elemen
Ada
Performance
Produksi (output sistem/hasil
kerja sistem)
Waktu respon (proses kerja
sistem)
Audibilitas (fungsi kerja
sistem dengan standar yang
ditetapkan)
Kelaziman komunikasi
(pemahaman interface
pengguna)
Kelengkapan (fungsi kerja
sistem)
Cepat
Sesuai
Akurasi
Relevansi informasi
(kesesuaian informasi yang
dihasilkan dengan kebutuhan)
60
Mudah
dipahami
Toleransi kesalahan sistem
Information
Tidak Keterangan
Ada
Banyak
Sangat
membantu
pekerjaan
Tidak dapat
menggunaka
n aplikasi
setelah
program
terjadi
kesalahan
Tepat dan
teliti
Sesuai
Economic
Control
Efficiency
Penyajian informasi
(kesesuaian tampilan
informasi dengan kebutuhan)
Aksesibilitas informasi
(ketersediaan informasi
sewaktu-waktu dibutuhkan)
Reusabilitas (kemampuan
program yang dapat
digunakan kembali dalam
aplikasi lain)
Sumber daya (sumber daya
dalam pengembangan sistem)
Integritas (batasan program
tertentu)
Keamanan data
Usabilitas (usaha pengguna
untuk mempelajari dan
mengoperasikan sistem)
Akurasi (ketelitian sistem
dalam proses kerja)
Reabilitas (kemampuan
sistem melakukan pekerjaan
yang diminta)
Kesederhanaan (userfriendly)
61
s
Tersedia
Tidak bisa
digunakan
pada aplikasi
lain
Tersedia
Ada batasan
Maintanabilitas (usaha
mencari dan membetulkan
kesalahan yang ada pada
sistem)
Service
Sesuai
Adanya
identifikasi
user
Belajar dari
buku
panduan,
serta baru
mendapatkan
pelatihan
aplikasi dari
ANRI
Karena tidak
mengerti IT,
hanya paham
menggunaka
nnya saja
Teliti
Dapat
dipercaya dan
bisa
diandalkan
Mudah
dipahami dan
digunakan
DAFTAR PUSTAKA
Arikunto, S. 2006. Prosedur Penelitian. Jakarta: Rineka Cipta.
Azwar. 2004. Metode Penelitian. Yogyakarta : Pustaka Pelajar.
Barthos, Basir. 2012. Manajemen Kearsipan untuk Lembaga Negara, Swasta, dan
Perguruan Tinggi. Jakarta: Bumi Aksara.
Bondanoctavian. 2013. “Siklus Hidup Sistem”.
https://bondanoctavian.wordpress.com/2013/01/11/siklus-hidup-sistem/
(diakses 10 September 2015).
Cibodas, Desa. 2012. “Klasifikasi Arsip Pemerintah Desa”.
http://cibodaskutawaringin.blogspot.com/2012/11/klasifikasi-arsippemerintah-desa.html?m=1 (diakses 3 September 2015).
Dasril. 2010. “Konsep dan Tujuan Pengembangan Arsip Dinamis”.
http://kodzan.blogspot.co.id/2010/04/konsep-dan-tujuan-pengembanganarsip.html#.VhLER6At3Nw (diakses 10 September 2015).
Dian4nggraeni. 2013. “Pengertian Arsip Elektronik”.
http://dian4nggraeni.wordpress.com/2013/01/04/pengertian-arsipelektronik/ (diakses 3 September 2015).
Hariandja, Marihot T.E. 2002. Manajemen Sumber Daya Manusia. Jakarta:
Grasindo.
Hasibuan, M.S.P. 2003. Manajemen Sumber Daya Manusia. Jakarta: Bumi
Aksara.
International Council Archieve. 2012. What is The ICA-AtoM.
https://www.ica-atom.org/doc/What_is_ICA-AtoM%3F
November 2015).
(diakses
11
Istikomah, Erlin. 2011. “Macam-macam Kearsipan”.
http://sistemkearsipan.blogspot.com/2011/12/macam-macamkearsipan.html?m=1 (diakses 3 September 2015).
Judith Read and Mary Leaginn. 2011. Records Management. South-Western:
United States of America.
Kementerian Kehutanan. 2012. Sistem Kearsipan Elektronik Untuk UPT:
Direktorat Jenderal Bina Pengelolaan Daerah Aliran Sungai dan
Perhutanan Sosial. Bogor: Crescent Communication.
53
Kustinawati, Sri. 2010. “Peranan Manajemen Arsip Dinamis”.
http://eprints.unsri.ac.id/1544/1/PERANAN__MANAJEMEN_ARSIP_DI
NAMIS.pdf (diakses 10 September 2015).
Mareta Merliana. 2013. Pengelolaan Arsip Dinamis di Badan Kepegawaian
Daerah Pemerintah Kota Yogyakarta. Skripsi. Yogyakarta: FE UNY.
Nuryati dan Nurzara Anggar Widayanti. 2015. “Evaluasi Implementasi Electronic
Health Record (EHR) Di Rumah Sakit Akademik Universitas Gajah Mada
Berdasarkan Metode Analisis Pieces. Jurnal Manajemen Informasi
Kesehatan Indonesia ISSN 2337-585, vol 3, no 1.
Pengertian Ahli. 2013. “Pengertian Sistem Menurut Para Ahli”.
http://pengertianahli.com/2013/08/pengertian-sistem-menurut-paraahli.html?m=1 (diakses 3 September 2015).
Sacafirmansyah. 2011. “Sejarah ICA AtoM”.
https://sacafirmansyah.wordpress.com/2011/07/26/memanfaatkan-aplikasiopen-source-ica-atom-dalam-pengelolaan-arsip/ (diakses 23 September
2015).
Situmorang, Syafrizal Helmi dan Muslich Lufti. 2015. Analisis Data untuk Riset
Manajemen dan Bisnis. Medan: Universitas Sumatera Utara.
Studiedwall. 2012. “Pieces (Sistem Analisis)”.
http://studied-wall.blogspot.co.id/2012/03/pieces-sistem-analisis.html
(diakses 10 September 2015).
Sulistyo-Basuki. 2003. Manajemen Arsip Dinamis. Jakarta: Gramedia Pustaka
Utama.
Suprayitno. 2008. “Life Cycle of Records versus Records Continuum Model”.
http://arsiparis.blogspot.com (diakses 23 September 2015).
Taufik, M. Pengelolaan Arsip Berbasis TIK (SIKD dan SIKS). 2013.
http://perpustakaan.ipb.ac.id/.../13-materi-seminar-kearsipan2013.html?...83%.. (diakses 3 September 2015).
Widodo, P Bambang. 2009. Akuisisis Arsip. Jakarta: Universitas Terbuka.
Wiyasa, Thomas. 2003. Tugas Sekretaris dalam Mengelola Surat dan Arsip
Dinamis. Jakarta: Pradnya Paramita.
Yaqin, Ainul. 2013. “Analisis PIECES”.
https://yaqinov.wordpress.com/2013/10/16/analisis-pieces/
September 2015).
54
(diakses
10
Yosua. 2013. “Pengertian Aplikasi”.
http://www.ilmumu.com/pengetahuan/pengertian-aplikasi/
September 2015.
55
(diakses
3
BAB III
METODE PENELITIAN
3.1 Jenis Penelitian
Jenis penelitian ini adalah penelitian deskriptif. Menurut Azwar (2004, 6)
“Penelitian deskriptif dilakukan dengan menganalisis hanya sampai pada taraf
deskripsi, yaitu menganalisis dan menyajikan fakta secara sistematik sehingga
dapat lebih mudah dipahami dan disimpulkan”. Penelitian deskripstif bertujuan
untuk mengumpulkan data atau informasi untuk disusun, dijelaskan dan dianalisis.
3.2 Tempat dan Waktu Penelitian
Penelitian ini dilakukan di Balai Pengelolaan Daerah Aliran Sungai Agam
Kuantan (BPDAS.AK) Sumatera Barat yang berlokasi di Jl.Khatib Sulaiman
No.46 Telp 55864-43001 PoBox 177 Padang, Sumatera Barat. Waktu
pengambilan data dilakukan pada bulan Agustus 2015. Alasan pemilihan lokasi
didasarkan atas adanya pengelolaan arsip secara elektronik yaitu menggunakan
aplikasi Sistem Kearsipan Elektronik (SKE).
3.3 Unit Analisis
Unit yang dianalisis atau objek yang diteliti adalah fitur-fitur pada aplikasi
Sistem Kearsipan Elektronik (SKE) lalu melampirkan daftar check-list sebagai
dokumentasi dengan mengevaluasi aplikasi SKE berdasarkan analisis PIECES.
29
3.4 Data dan Sumber Data
Data dan sumber data penelitian ini adalah sebagai berikut:
1. Data Primer adalah data yang diperoleh dari observasi berupa evaluasi
dengan mengisi daftar check-list yang telah dibuat sebagai dokumentasi.
2. Data Sekunder adalah sebagai data pendukung data primer dari literatur
dari buku, web, jurnal dan skripsi.
3.5 Teknik Pengumpulan Data
Teknik pengumpulan data dalam penelitian ini melalui:
1. Dokumentasi, yaitu salah satu cara yang peneliti lakukan untuk
mendapatkan gambaran dari sudut pandang subjek melalui suatu
media tertulis dan dokumen lain yang telah dibuat oleh Kantor
Kementerian Kehutanan untuk mengelola arsip dinamis di BPDAS.AK
Sumatera Barat yaitu aplikasi SKE sebagai benda yang akan diamati.
Peneliti akan mengisi daftar check-list untuk mencari variabel yang sudah
dibuat.
2. Studi Kepustakaan, yaitu mengumpulkan data melalui berbagai literatur
dan dokumen yang berkaitan dengan masalah penelitian.
3.6 Teknik Analisis Data
Adapun analisis data yang dilakukan dalam penelitian ini adalah data hasil
dokumentasi (daftar check-list) dan studi kepustakaan maupun berbagai sumber
ditelaah dan dipahami. Kemudian data disalin dan dipilih untuk disusun menjadi
satu kesatuan yang akan ditarik sebuah kesimpulan dari interpretasi yang sudah
30
dilakukan. Dalam hal ini peneliti menganalisis data yang telah didapat
berdasarkan pemahaman terhadap hal-hal yang telah diamati langsung terhadap
aplikasi SKE di BPDAS.AK Sumatera Barat. Hasil analisis data dilakukan untuk
mengidentifikasi masalah dan megevaluasi sistem aplikasi SKE di BPDAS.AK
Sumatera Barat berdasarkan PIECES.
31
BAB IV
HASIL DAN PEMBAHASAN PENELITIAN
Pembahasan pada bab ini adalah tentang hasil penelitian, dimana data yang
diperoleh dari hasil dokumentasi yaitu daftar check-list yang telah diisi dengan
melakukan pengamatan langsung pada aplikasi Sistem Kearsipan Elektronik
(SKE) di Balai Pengelolaan Daerah Aliran Sungai Agam Kuantan (BPDAS.AK)
Sumatera Barat.
4.1 Profil dan Sejarah Singkat Kantor Kementerian Kehutanan Balai
Pengelolaan Daerah Aliran Sungai Agam Kuantan Sumatera Barat
Kementerian Kehutanan Balai Pengelolaan Daerah Aliran Sungai Agam
Kuantan (BPDAS.AK) Sumatera Barat merupakan sebuah instansi pemerintah.
Berdasarkan SK Menteri Kehutanan Nomor: 665/Kpts-II/2002 tanggal 7 Maret
2002 Pasal 2, tugas pokok BPDAS.AK adalah melaksanakan penyusunan rencana,
pengembangan kelembagaan dan evaluasi Pengelolaan Daerah Aliran Sungai
Agam Kuantan. Untuk menyelenggarakan tugas pokok tersebut, Pasal 2 SK
Menteri Kehutanan tersebut menyatakan bahwa BPDAS.AK menyelenggarakan
fungsi sebagai berikut: (1) penyusunan Pengelolaan Daerah Aliran Sungai; (2)
penyusunan dan penyajian informasi Daerah Aliran Sungai; (3) pengembangan
model Pengelolaan Daerah Aliran Sungai; (4) pengembangan kelembagaan dan
kemitraan Pengelolaan Daerah Aliran Sungai; (5) pemantauan dan evaluasi
Pengelolaan Daerah Aliran Sungai; (6) pelaksanaan urusan tata usaha dan rumah
tangga Balai.Kementerian Kehutanan BPDAS.AK Sumatera Barat berlokasi di
Jl.Khatib Sulaiman No.46 Telp 55864-43001 PoBox 177 Padang, Sumatera Barat.
32
Kantor Kementerian Kehutanan BPDAS.AK Sumatera Barat mengelola
surat dan arsip dengan dua proses, yaitu secara manual dan digital. Proses
pengelolaan secara digital yaitu dengan menggunakan aplikasi Sistem Kearsipan
Elektronik (SKE). Aplikasi SKE dibangun dengan menggunakan konsep web
base. Aplikasi SKE dibangun untuk mengelola berbagai surat dan arsip yang ada
di Kantor BPDAS.AK Sumatera Barat. Cara menggunakannya yaitu dengan
memasukkan data yang ada pada surat dan arsip pada aplikasi SKE. Data yang
terpenting pada saat memasukkan surat dan arsip adalah kode klasifikasi surat dan
arsip karena pada saat membutuhkan data atau surat dan arsip yang diperlukan
adalah kode klasifikasi. Jenis surat yang dikelola, yaitu: surat masuk, surat keluar
(surat biasa), surat keputusan, surat undangan, surat perintah tugas, surat
keterangan (sakit dan izin), surat perjanjian kerja sama, berita acara dan nota
dinas. Sistem penyimpanan kearsipan yang digunakan adalah sistem perihal surat
dan sistem nomor. Aplikasi SKE dibangun dan digunakan kurang lebih dua tahun.
Pengguna dari aplikasi sistem kearsipan elektronik adalah pegawai yang
mengelola surat dan arsip yang ada di tata usaha atau yang berkepentingan di
Kantor Balai Pengelolaan Daerah Aliran Sungai Agam Kuantan Sumatera barat.
Untuk menjalankan aplikasi sistem kearsipan elektronik, diperlukan internet
browser. Internet browser seperti Google Chrome.
4.2 Evaluasi Aplikasi SKE di BPDAS.AK Sumatera Barat berdasarkan
PIECES
Penelitian dilakukan untuk mengevaluasi aplikasi SKE di BPDAS.AK
Sumatera Barat dengan menggunakan metode dokumentasi berupa daftar check-
33
list. Daftar che ck-list
dibuat
berdasarkan
analisis
PIECES
(Performance,
Information, Economic, Control, Efficiency, Service), yaitu mengenai aspek
kinerja, informasi, ekonomi, kontrol, efisiensi dan layanan yang menjadi tolak
ukur dalam melakukan evaluasi terhadap aplikasi SKE di BPDAS.AK Sumatera
Barat. Berikut rincian dan penjelasan mengenai aspek analisis PIECES pada
aplikasi SKE di BPDAS.AK Sumatera Barat adalah sebagai berikut.
4.2.1 Performance
Aspek performance (kinerja) terdiri dari: (1) throughput (produksi); (2)
respon time (waktu respon); (3) audibilitas; (4) kelaziman komunikasi; (5)
kelengkapan; (6) toleransi kesalahan. Dari hasil observasi dokumentasi, yaitu
daftar check-list yang diperoleh adalah sebagai berikut:
Tabel 4.1 Evaluasi Aplikasi SKE di BPDAS.AK berdasarkan Performance
Elemen
Sub Elemen
Ada Tidak Keterangan
Ada
Banyak
Performance Produksi (output sistem/hasil
kerja sistem)
Waktu respon (proses kerja
Cepat
sistem)
Audibilitas (fungsi
Sesuai
kerjasistem dengan standar
yang ditetapkan)
Kelaziman komunikasi
Mudah
(pemahaman interface
dipahami
pengguna)
Kelengkapan (fungsi kerja
Sangat
sistem)
membantu
pekerjaan
Toleransi kesalahan sistem
Tidak dapat
menggunaka
n aplikasi
setelah
program
terjadi
kesalahan
34
Penjelasan dari data tersebut, yaitu pertama pada produksi kerja sistem
aplikasi SKE di BPDAS.AK Sumatera Barat ada, bahwa sistem mampu
memproses berkas-berkas yang di-input kedalam aplikasi SKE jika dilakukan di
segala periode waktu (jam, hari, atau bulan) dalam memenuhi kebutuhan. Jumlah
produksi yang telah di-input ke aplikasi SKE untuk surat masuk dan surat keluar
±1000 arsip pertahun. Kedua, ada waktu respon kerja sistem ada, bahwa waktu
yang diperlukan oleh aplikasi SKE untuk melakukan proses kerja adalah cepat
dalam hitungan bilangan detik. Ketiga, pada audibilitas kerja sistem ada, bahwa
fungsi kerja sistem dengan standar yang ditetapkan terdapat kesesuaian atau
keselarasan berdasarkan Peraturan Menteri Kehutanan Republik Indonesia
Nomor: P.51/Menhut-II/2011 tentang Pedoman Tata Kearsipan Kementerian
Kehutanan. Keempat, pada kelaziman komunikasi ada, bahwa aplikasi SKE
mudah dipahami dan pengguna aplikasi SKE sendiri bisa menggunakannya
dengan buku panduan yang diberikan. Kelima, pada kelengkapan kerja sistem ada,
bahwa aplikasi SKE sangat membantu pekerjaan dalam arti mempunyai fungsi
yang penuh dalam mendukung pekerjaan. Keenam, pada toleransi kesalahan
sistem tidak ada, bahwa setelah terjadi kesalahan pada aplikasi pengguna tidak
dapat menggunakan aplikasi tersebut atau melanjutkan pekerjaan seperti pada saat
terjadinya pemadaman listrik. Saat pengguna kembali pada aplikasi SKE ada
beberapa data yang sudah tersimpan hilang, hal ini sudah sering terjadi yang dapat
mengembalikannya hanyalah pegawai yang ada di Kantor Pusat di Jakarta. Lalu
ditemukan kesalahan pada salah satu menu aplikasi SKE, yaitu ada data yang
tidak bisa terbaca, seperti gambar berikut.
35
Gambar 4.1 Halaman Eror
Aplikasi SKE mengalami kesalahan. Hal tersebut dikarenakan penyalinan
data tidak selesai akibat ketidaktelitian pengguna. Hal inilah yang mengakibatkan
sebagian data pada aplikasi eror seperti pada Gambar 4.1.
Dari uraian tersebut dapat dinyatakan bahwa kinerja aplikasi SKE
berfungsi dengan baik, hanya saja tidak ada toleransi kesalahan sistem pada saat
terjadi kesalahan dan ketidaktelitian pengguna pada penyalinan data saat menyalin
aplikasi pada komputer lain yang bisa mengakibatkan terjadinya kesalahan pada
informasi yang tidak bisa dibaca dan pada akhirnya tidak bisa memperoleh
informasi surat atau arsip yang akan menggaggu dan menghambat pekerjaan. Jika
dikaitkan dengan teori, yaitu: performance (kinerja) adalah suatu kemampuan
kinerja sistem dalam menyelesaikan tugas dengan cepat sehingga sasaran dapat
segera tercapai. Kinerja diperlukan untuk menilai kinerja dari sistem informasi
yang telah dirancang. Aspek kinerja terdiri dari: (1) throughput (produksi),
dimana sistem dinilai dari banyaknya kerja (output) yang dilakukan pada beberapa
periode waktu dalam memenuhi kebutuhan; (2) respon time (waktu respon), yaitu
36
waktu yang diperlukan oleh sistem informasi untuk melakukan proses kerja; (3)
audibilitas, yaitu kesesuian dimana keselarasan terhadap standar dapat diperiksa;
(4) kelaziman komunikasi, yaitu terkait userinterface yang digunakan dalam
sistem informasi dinilai dalam kemudahan untuk dipahami; (5) kelengkapan, yaitu
derajat dimana sistem informasi mempunyai fungsi yang penuh dalam
mendukung pekerjaan; (6) toleransi kesalahan, yaitu kerusakan yang terjadi pada
saat program mengalami kesalahan. Hal tersebut sesuai dengan hasil daftar checklist yang diperoleh dari aplikasi SKE di BPDAS.AK Sumatera Barat.
Menurut Situmorang (2015) dalam mengevaluasi data ada beberapa skala,
salah satunya adalah Skala Guttman. Skala Guttman adalah skala yang dilakukan
jika peneliti ingin mendapatkan jawaban tegas terhadap suatu permasalahan yang
ditanyakan, seperti gambar berikut:
Skor
Pertanyaan
Tabel 4.2 Skala Gutmaan
1
0
Ya
Tidak
Setuju
Tidak Setuju
Puas
Tidak Puas
Berikut evaluasi data berdasarkan Skala Guttman dari daftar check-list
aplikasi SKE:
Tabel 4.3 Evaluasi Aplikasi SKE berdasarkan Skala Guttman pada
Performance
No.
Elemen
Indikator
Ada
Tidak Ada
1
Produksi
1
1
2
Waktu respon
1
1
3
Audibilitas
1
1
4
Kelaziman komunikasi
1
1
5
Kelengkapan
1
1
6
Toleransi kesalahan sistem
1
0
Jumlah
6
5
1
37
Dari data yang ada pada tabel tersebut dapat diketahui bahwa jumlah
indikator yang ada pada aplikasi SKE di BPDAS.AK berdasarkan skala guttman
pada aspek performance yaitu 6, untuk kategori ada berjumlah 5 dan untuk
kategori tidak ada berjumlah 1. Dari hasil daftar check-list dapat diinterpretasikan
bahwa dari jumlah keseluruhan indikator pada aspek performance sebanyak 6, 5
untuk kategori ada dan 1 untuk kategori tidak ada. Berdasarkan hasil tersebut,
dapat menjadi acuan bagi kantor BPDAS.AK untuk dapat meningkatkan lagi
pengembangan sistem berdasarkan skala guttman.
4.2.2 Information
Aspek information (informasi) terdiri dari: (1) akurasi; (2) relevansi
informasi; (3) penyajian informasi; (4) aksesibilitas informasi. Dari hasil
observasi dokumentasi yaitu daftar check-list yang diperoleh adalah sebagai
berikut:
Tabel 4.4 Evaluasi Aplikasi SKE di BPDAS.AK berdasarkan Information
Elemen
Sub Elemen
Ada Tidak Keterangan
Ada
Tepat dan
Information Akurasi
teliti
Relevansi informasi
Sesuai
(kesesuaian informasi yang
dihasilkan dengan kebutuhan)
Penyajian informasi
Sesuai
(kesesuaian tampilan
informasi dengan kebutuhan)
Aksesibilitas informasi
s
Tersedia
(ketersediaan informasi
sewaktu-waktu dibutuhkan)
Penjelasan dari data tersebut, yaitu pertama pada akurasi informasi
aplikasi SKE di BPDAS.AK Sumatera Barat ada, bahwa informasi hasil evaluasi
38
memiliki tingkat ketepatan dan ketelitian yang tinggi. Kedua, pada relevansi
informasi ada, bahwa informasi yang dihasilkan aplikasi SKE sesuai dengan yang
dibutuhkan. Ketiga, pada penyajian informasi ada, bahwa informasi yang
disajikan aplikasi SKE dalam bentuk yang sesuai. Keempat, pada aksesibilitas
informasi ada, bahwa informasi tersedia pada pada aplikasi SKE dan dapat
diperoleh sewaktu-waktu ketika dibutuhkan.
Dari uraian tersebut dapat dinyatakan bahwa informasi aplikasi SKE
berfungsi dengan sangat baik, bahwa informasi akurat, sesuai hasil dan penyajian,
dan tersedia sewaktu-waktu dibutuhkan. Jika dikaitkan dengan teori, yaitu:
information (informasi) merupakan hal penting karena dengan informasi tersebut
pihak
manajemen
(marketing)
dan
user
dapat
melakukan
langkah
selanjutnya.Informasi diperlukan untuk menilai informasi yang dihasilkan dan
data yang digunakan. Aspek informasi terdiri dari: (1) accuracy (akurat), dimana
informasi atas hasil evaluasi hendaklah memiliki tingkat ketepatan/ketelitian yang
tinggi; (2) relevansi informasi, dimana informasi yang dihasilkan sesuai dengan
kebutuhan; (3) penyajian informasi, dimana informasi disajikan dalam bentuk
yang sesuai; (4) aksesibilitas informasi, dimana informasi dapat tersedia sewaktuwaktu ketika dibutuhkan. Hal tersebut sesuai dengan hasil daftar check-list yang
diperoleh dari aplikasi SKE di BPDAS.AK Sumatera Barat.
39
Berikut evaluasi data Skala Guttman dari daftar check-list aplikasi SKE
berdasarkan aspek information:
No.
1
2
3
4
Tabel 4.5 Evaluasi Aplikasi SKE berdasarkan Skala Guttman pada
Information
Elemen
Indikator
Ada
Tidak Ada
Akurasi
1
1
Relevansi informasi
1
1
Penyajian informasi
1
1
Aksesibilitas informasi
1
1
Jumlah
4
4
0
Dari data yang ada pada tabel tersebut dapat diketahui bahwa jumlah
indikator yang ada pada aplikasi SKE di BPDAS.AK berdasarkan skala guttman
pada aspek information yaitu 4, untuk kategori ada berjumlah 4 dan untuk
kategori tidak ada berjumlah 0. Dari hasil daftar check-list dapat diinterpretasikan
bahwa dari jumlah keseluruhan indikator pada aspek information sebanyak 4, 4
untuk kategori ada dan 0 untuk kategori tidak ada. Berdasarkan hasil tersebut,
dapat diketahui bahwa aspek informasi pada aplikasi SKE sudah memadai.
4.2.3 Economic
Aspek economic (ekonomi) terdiri dari: (1) reusabilitas; (2) sumber daya.
Dari hasil observasi dokumentasi yaitu daftar check-list yang diperoleh adalah
sebagai berikut:
Tabel 4.6 Evaluasi Aplikasi SKE di BPDAS.AK berdasarkan Economic
Elemen
Sub Elemen
Ada Tidak Keterangan
Ada
Reusabilitas (kemampuan
Tidak dapat
Economic
program yang dapat
digunakan
digunakan kembali dalam
pada aplikasi
aplikasi lain)
lain
Sumber daya (sumber daya
Tersedia
dalam pengembangan sistem)
40
Penjelasan dari data tersebut, yaitu pertama pada reusabilitas aplikasi SKE
di BPDAS.AK Sumatera Barat tidak ada, bahwa aplikasi SKE tidak dapat
digunakan pada aplikasi lain. Kedua, pada sumber daya ada, bahwa jumlah
sumber daya yang digunakan dalam pengembangan sistem meliputi sumber daya
manusia terdapat dua orang yang menggunakan aplikasi SKE serta sumber daya
ekonomi ada disediakan kantor BPDAS.AK berupa sumber daya prossesor,
komputer, laptop, printer (mesin cetak), scanner (mesin scan), listrik, ruang kerja
dan ruang penyimpanan arsip beserta perlengkapan arsip.
Dari uraian tersebut dapat dinyatakan bahwa ekonomi aplikasi SKE
berfungsi dengan baik, bahwa aplikasi SKE tidak dapat digunakan pada aplikasi
lain dan sumber daya manusia serta sumber daya ekonomi tersedia dalam jumlah
yang banyak. Jika dikaitkan dengan teori, yaitu: economic (ekonomi) merupakan
pemanfaatan biaya yang digunakan dari pemanfaatan informasi. Peningkatan
terhadap
kebutuhan
ekonomis
mempengaruhi
pengendalian
biaya
dan
peningkatan manfaat. Ekonomi diperlukan untuk menilai sistem informasi dari
aspek ekonomi. Aspek ekonomi terdiri dari: (1) reusabilitas, yaitu tingkat dimana
sebuah program atau bagian dari program tersebut dapat digunakan kembali
didalam aplikasi yang lain; (2) sumber daya, yaitu jumlah sumber daya yang
digunakan dalam pengembangan sistem, meliputi sumber daya manusia serta
sumber daya ekonomi. Sumber daya dapat berupa sumber daya prosesor, memori,
ruang penyimpanan, listrik, personil dan lain-lain. Hal tersebut sesuai dengan
41
hasil daftar check-list yang diperoleh dari aplikasi SKE di BPDAS.AK Sumatera
Barat.
Berikut evaluasi data Skala Guttman dari daftar check-list aplikasi SKE
berdasarkan aspek economy:
Tabel 4.7 Evaluasi Aplikasi SKE berdasarkan Skala Guttman pada Economy
No.
Elemen
Indikator
Ada
Tidak Ada
1
Reusabilitas
1
0
2
Sumber daya
1
1
Jumlah
2
1
1
Dari data yang ada pada tabel tersebut dapat diketahui bahwa jumlah
indikator yang ada pada aplikasi SKE di BPDAS.AK berdasarkan skala guttman
pada aspek economy yaitu 2, untuk kategori ada berjumlah 1 dan untuk kategori
tidak ada berjumlah 1. Dari hasil daftar check-list dapat diinterpretasikan bahwa
dari jumlah keseluruhan indikator pada aspek economy sebanyak 2, 1 untuk
kategori ada dan 1 untuk kategori tidak ada. Berdasarkan hasil tersebut, dapat
menjadi acuan bagi kantor BPDAS.AK untuk dapat meningkatkan lagi
pengembangan sistem berdasarkan skala guttman.
4.2.4 Control
Aspek control (kontrol) terdiri dari: (1) integritas; (2) keamanan. Dari hasil
observasi dokumentasi yaitu daftar check-list yang diperoleh adalah sebagai
berikut:
42
Tabel 4.8 Evaluasi Aplikasi SKE di BPDAS.AK berdasarkan Control
Elemen
Sub Elemen
Ada Tidak Keterangan
Ada
Integritas (batasan program
Ada batasan
Control
tertentu)
Keamanan data
Adanya
identifikasi
user
Penjelasan dari data tersebut, yaitu pertama pada integritas data aplikasi
SKE di BPDAS.AK Sumatera Barat ada, bahwa ada batasan program yang hanya
bisa berjalan menggunakan aplikasi xampp yang sudah diinstal. Kedua, pada
keamanan data ada, bahwa aplikasi SKE disimpan pada sebuah komputer dan
untuk menggunakannya perlu identifikasi user, seperti gambar berikut.
Gambar 4.2 Halaman Login
Untuk menjalankan aplikasi sistem kearsipan elektronik, diperlukan
internet browser. Internet browser seperti Google Chrome. Diketik alamat seperti:
http://localhost/8080/arsipinaktif/ pada Google Chrome, lalu akan tampil halaman
login dari aplikasi sistem kearsipan elektronik (Gambar 4.2). Halaman login
digunakan untuk identifikasi user yang login ke aplikasi SKE. Dari hasil
43
identifikasi user tersebut, dapat diketahui yang mempunyai hak untuk
menggunakan aplikasi.
Dari uraian tersebut dapat dinyatakan bahwa kontrol aplikasi SKE
berfungsi dengan sangat baik, bahwa aplikasi SKE terkontrol dan ada
perlindungan pada program dan data. Jika dikaitkan dengan teori, yaitu: Control
(pengendalian), pada bagian ini dideskripsikan situasi saat ini tentang kendali
terhadap aliran data dan informasi ketika keamanan atau kendali terlalu lemah
sehingga data dan informasi rentan terhadap pemanfaatan oleh pihak-pihak yang
tidak berwenang terhadap pemanfaatan data dan informasi tersebut serta ketika
keamanan atau kendali terhadap aliran data dan informasi terlalu ketat, sehingga
sistem menjadi terbebani oleh prosedur keamanan atau kendali tersebut dan juga
mengganggu kenyamanan para pengguna dan pengambil manfaat dari data dan
informasi yang dihasilkan oleh sistem tersebut. Kontrol diperlukan untuk menilai
sistem informasi dari aspek kontrol dan keamanan data. Aspek kontrol terdiri dari:
(1) integritas, yaitu tingkat dimana akses ke perangkat lunak atau data oleh orang
yang tidak berhak dapat dikontrol; (2) keamanan, yaitu mekanisme yang
mengontrol atau melindungi program dan data dalam sistem informasi. Hal
tersebut sesuai dengan hasil daftar check-list yang diperoleh dari aplikasi SKE di
BPDAS.AK Sumatera Barat.
44
Berikut evaluasi data Skala Guttman dari daftar check-list aplikasi SKE
berdasarkan aspek control:
Tabel 4.9 Evaluasi Aplikasi SKE berdasarkan Skala Guttman pada Control
No.
Elemen
Indikator
Ada
Tidak Ada
1
Integritas
1
1
2
Keamanan
1
1
Jumlah
2
2
0
Dari data yang ada pada tabel tersebut dapat diketahui bahwa jumlah
indikator yang ada pada aplikasi SKE di BPDAS.AK berdasarkan skala guttman
pada aspek control yaitu 2, untuk kategori ada berjumlah 2 dan untuk kategori
tidak ada berjumlah 0. Dari hasil daftar check-list dapat diinterpretasikan bahwa
dari jumlah keseluruhan indikator pada aspek control sebanyak 2, 2 untuk
kategori ada dan 0 untuk kategori tidak ada. Berdasarkan hasil tersebut, dapat
diketahui bahwa aspek informasi pada aplikasi SKE sudah memadai.
4.2.5 Efficiency
Aspek efficiency (efisiensi) terdiri dari: (1) usabilitas; (2) maintanabilitas.
Dari hasil observasi dokumentasi yaitu daftar check-list yang diperoleh adalah
sebagai berikut:
45
Tabel 4.10 Evaluasi Aplikasi SKE di BPDAS.AK berdasarkan Efficiency
Elemen
Sub Elemen
Ada Tidak Keterangan
Ada
Usabilitas (usaha pengguna
Belajar dari
Efficiency
untuk mempelajari dan
buku
mengoperasikan sistem)
panduan,
serta baru
mendapatkan
pelatihan
aplikasi dari
ANRI
Maintanabilitas (usaha
Karena tidak
mencari dan membetulkan
mengerti IT,
kesalahan yang ada pada
hanya paham
sistem)
menggunaka
nnya saja
Penjelasan dari data tersebut, yaitu pertama pada usabilitas aplikasi SKE
di BPDAS.AK Sumatera Barat ada, bahwa adanya usaha pengguna untuk
mempelajari
dan
mengoperasikan
aplikasi
lalu
menyiapkan
input
dan
menginterpretasikan output program dengan bantuan buku panduan yang ada dan
pada bulan Oktober 2015 salah seorang pengguna aplikasi baru mendapatkan
pelatihan dari ANRI tentang aplikasi SKE. Kedua, pada maintanabilitas tidak ada,
bahwa tidak adanya usaha pengguna mencari dan membetulkan kesalahan yang
ada pada aplikasi SKE dengan alasan tidak mengerti IT (Informasi Teknologi).
Dari uraian tersebut dapat dinyatakan bahwa efisiensi aplikasi SKE kurang
berfungsi dengan baik, bahwa memang ada usaha pengguna dalam mempelajari
dan mengoperasikan aplikasi lalu menyiapkan input dan menginterpretasikan
output program, namun tidak pada saat terjadi kesalahan. Pengguna tidak bisa
mencari apalagi membetulkan kesalahan yang terjadi pada aplikasi SKE dengan
alasan tidak mengerti IT. Jika dikaitkan dengan teori, yaitu: efficiency (efisiensi)
46
berhubungan dengan bagaimana sumber tersebut dapat digunakan secara optimal.
Efisiensi diperlukan untuk menilai sistem informasi. Aspek efisiensi terdiri dari:
(1) usabilitas, yaitu usaha yang dibutuhkan untuk mempelajari, mengoperasikan,
menyiapkan
input
dan menginterpretasikan
output
suatu program;
(2)
maintanabilitas, yaitu usaha yang diperlukan untuk mencari dan membetulkan
kesalahan pada sebuah program. Hal tersebut sesuai dengan hasil daftar check-list
yang diperoleh dari aplikasi SKE di BPDAS.AK Sumatera Barat.
Berikut evaluasi data Skala Guttman dari daftar check-list aplikasi SKE
berdasarkan aspek efficiency:
Tabel 4.11 Evaluasi Aplikasi SKE berdasarkan Skala Guttman pada
Efficiency
No.
Elemen
Indikator
Ada
Tidak Ada
1
Usabilitas
1
1
2
Maintanabilitas
1
0
Jumlah
2
1
1
Dari data yang ada pada tabel tersebut dapat diketahui bahwa jumlah
indikator yang ada pada aplikasi SKE di BPDAS.AK berdasarkan skala guttman
pada aspek efficiency yaitu 2, untuk kategori ada berjumlah 1 dan untuk kategori
tidak ada berjumlah 1. Dari hasil daftar check-list dapat diinterpretasikan bahwa
dari jumlah keseluruhan indikator pada aspek efficiency sebanyak 2, 1 untuk
kategori ada dan 1 untuk kategori tidak ada. Berdasarkan hasil tersebut, dapat
menjadi acuan bagi kantor BPDAS.AK untuk dapat meningkatkan lagi
pengembangan sistem berdasarkan skala guttman.
47
4.2.6 Service
Aspek service (pelayanan) terdiri dari: (1) akurasi; (2) reliabilitas; (3)
kesederhanaan. Dari hasil observasi dokumentasi yaitu daftar check-list yang
diperoleh adalah sebagai berikut:
Tabel 4.12 Evaluasi Aplikasi SKE di BPDAS.AK berdasarkan Service
Elemen
Sub Elemen
Ada Tidak Keterangan
Ada
Akurasi (ketelitian sistem
Teliti
Service
dalam proses kerja)
Reabilitas (kemampuan
Dapat
sistem melakukan pekerjaan
dipercaya dan
yang diminta)
bisa
diandalkan
Kesederhanaan (userfriendly)
Mudah
dipahami dan
digunakan
Penjelasan dari data tersebut, yaitu pertama pada akurasi aplikasi SKE di
BPDAS.AK Sumatera Barat ada, bahwa aplikasi SKE teliti dalam proses kerja.
Kedua, pada reabilitas ada, bahwa aplikasi SKE mampu melakukan pekerjaan
yang diminta artinya dapat dipercaya dan bisa diandalkan. Ketiga, pada
kesederhanaan ada, bahwa aplikasi SKE mudah dipahami dan digunakan siapa
saja terbukti pada tampilan yang sederhana.
Dari uraian tersebut dapat dinyatakan bahwa pelayanan aplikasi SKE
berfungsi dengan sangat baik, bahwa aplikasi SKE akurat, reabilitas dan
sederhana dalam proses kerja yang tentunya mampu meningkatkan kepuasan
pengguna aplikasi SKE tersebut. Jika dikaitkan dengan teori, yaitu: service
(pelayanan), pada bagian ini dideskripsikan situasi saat ini tentang layanan yang
disediakan oleh sistem yang berjalan saat ini. Pelayanan diperlukan untuk
48
mengetahui bagaimana meningkatkan kepuasan pelanggan, pegawai dan
manajemen. Aspek pelayanan terdiri dari: (1) akurasi, yaitu ketelitian komputasi
dan kontrol; (2) reliabilitas, tingkat dimana sebuah program dapat dipercaya dan
diandakalkan untuk melakukan fungsi yang diminta; (3) kesederhanaan, yaitu
tingkat dimana sebuah program dapat dipahami tanpa kesukaran. Hal tersebut
sesuai dengan hasil daftar check-list yang diperoleh dari aplikasi SKE di
BPDAS.AK Sumatera Barat.
Berikut evaluasi data Skala Guttman dari daftar check-list aplikasi SKE
berdasarkan aspek service:
Tabel 4.13 Evaluasi Aplikasi SKE berdasarkan Skala Guttman pada Service
No.
Elemen
Indikator
Ada
Tidak Ada
1
Akurasi
1
1
2
Reliabilitas
1
1
3
Kesederhanaan
1
1
Jumlah
3
3
0
Dari data yang ada pada tabel tersebut dapat diketahui bahwa jumlah
indikator yang ada pada aplikasi SKE di BPDAS.AK berdasarkan skala guttman
pada aspek service yaitu 3, untuk kategori ada berjumlah 3 dan untuk kategori
tidak ada berjumlah 0. Dari hasil daftar check-list dapat diinterpretasikan bahwa
dari jumlah keseluruhan indikator pada aspek service sebanyak 3, 3 untuk kategori
ada dan 0 untuk kategori tidak ada. Berdasarkan hasil tersebut, dapat diketahui
bahwa aspek informasi pada aplikasi SKE sudah memadai.
Dari uraian diatas dapat dinyatakan terdapat enam aspek untuk
mengevaluasi aplikasi SKE yaitu PIECES. Pada aspek pertama yaitu performance
memperoleh 5 untuk kategori ada dan 1 untuk kategori tidak ada. Pada aspek
49
kedua yaitu information memperoleh 4 untuk kategori ada dan 0 untuk kategori
tidak ada. Pada aspek ketiga yaitu economy memperoleh 1 untuk kategori ada dan
1 untuk kategori tidak ada. Pada aspek keempat control memperoleh 2 untuk
kategori ada dan 0 untuk kategori tidak ada. Pada aspek kelima yaitu efficiency
memperoleh 1 untuk kategori ada dan 1 untuk kategori tidak ada. Pada aspek
keenam yaitu service memperoleh 3 untuk kategori ada dan 0 untuk kategori tidak
ada. Dapat disimpulkan bahwa aplikasi SKE yang dievaluasi berdasarkan Skala
Guttman pada enam aspek PIECES sudah berjalan dengan baik, karena dari
jumlah keseluruhan indikator 19 untuk kategori ada berjumlah 16 dan untuk
kategori tidak ada berjumlah 3.
50
BAB V
KESIMPULAN DAN SARAN
5.1 Kesimpulan
Berdasarkan hasil evaluasi terhadap fitur pada aplikasi SKE di
BPDAS.AK Sumatera Barat dengan menggunakan daftar check-list yang dibuat
berdasarkan model evaluasi sistem informasi PIECES diketahui sudah berjalan
dengan baik. Kantor BPDAS.AK dapat memanfaatkan aplikasi SKE sebagai
perangkat untuk mengelola arsip dan sistem informasi arsip yang sangat
bermanfaat dan membantu pekerjaan karena efektif dan efisien yang mudah
digunakan dan sesuai dengan standar sistem informasi arsip, berikut uraiannya:
1. Pada performance (kinerja) aplikasi SKE berfungsi dengan baik, seperti
pada aspek produksi, waktu respon, audabilitas, kelaziman komunikasi
dan kelengkapan kerja sistem. Hanya saja tidak ada toleransi kesalahan
sistem pada saat terjadi kesalahan.
2. Pada information (informasi) aplikasi SKE berfungsi dengan sangat
baik, seperti pada aspek akurasi, relevansi, penyajian dan aksesibilitas
informasi bahwa informasi akurat, sesuai hasil dan penyajian, dan
tersedia sewaktu-waktu dibutuhkan.
3. Pada economic (ekonomi) aplikasi SKE berfungsi dengan sangat baik,
seperti pada aspek reusabilitas dan sumber daya bahwa aplikasi SKE
tidak dapat digunakan pada aplikasi lain dan sumber daya manusia serta
sumber daya ekonomi tersedia dalam jumlah yang banyak.
51
4. Pada control (kontrol) aplikasi SKE berfungsi dengan sangat baik,
seperti pada aspek keamanan bahwa aplikasi SKE terkontrol dan ada
perlindungan dengan adanya identifikasi user pada program dan data.
5. Pada efficiency (efisiensi) aplikasi SKE kurang berfungsi dengan baik,
seperti pada aspek usabilitas dan maintanabilitas bahwa memang ada
usaha pengguna dalam mempelajari dan mengoperasikan aplikasi lalu
menyiapkan input dan menginterpretasikan output program, namun
tidak pada saat terjadi kesalahan.
6. Pada service (pelayanan) aplikasi SKE berfungsi dengan sangat baik,
seperti pada aspek akurasi, reabilitas dan kesederhanaan bahwa aplikasi
SKE teliti, dipercaya dan bisa diandalkan, dan sederhana dalam proses
kerja yang tentunya mampu meningkatkan kepuasan pengguna aplikasi
SKE tersebut.
5.2 Saran
Berdasarkan hasil penelitian dan pembahasan yang telah diuraikan, maka
saran dari peneliti adalah sebagai berikut:
1. Kantor BPDAS.AK perlu melakukan perbaikan sistem terhadap
database yang ada pada aplikasi SKE di BPDAS.AK Sumatera Barat,
agar tidak lagi terjadi kesalahan sistem yang mengganggu pekerjaan
pengguna dan menghambat pengguna dalam melakukan pekerjaan.
2. Kantor BPDAS.AK perlu memberikan pelatihan kepada beberapa
orang yang dianggap mampu menguasai aplikasi yang nantinya bisa
memperbaiki aplikasi SKE ketika terjadi kesalahan kembali.
52
BAB II
KAJIAN PUSTAKA
2.1 Konsep Arsip Dinamis
2.1.1 Pengertian Arsip Dinamis
Arsip dinamis merupakan dokumen yang bernilai guna tinggi yang
membantu kegiatan suatu organisasi. Menurut Wiyasa (2003, 92) “Arsip dinamis
adalah arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam proses
penyelenggaraan administrasi dari suatu organisasi”. Sementara menurut SulistyoBasuki (2003, 13) “Arsip dinamis merupakan informasi terekam, termasuk
informasi dalam sistem komputer, yang dibuat atau diterima oleh badan korporasi
atau perorangan dalam transaksi kegiatan melakukan tindakan sebagai bukti
aktivitas tersebut”. Arsip dinamis dibagi menjadi dua, yaitu: (1) arsip dinamis
aktif, yaitu arsip yang masih diperlukan secara langsung dan terus-menerus dalam
penyelenggaraan administrasi organisasi; (2) arsip dinamis inaktif, yaitu arsip
yang frekuensi penggunaannya dalam penyelenggaraan administrasi organisasi
sudah berkurang (Wiyasa 2003, 92-93).
Berdasarkan uraian diatas dapat dinyatakan arsip dinamis merupakan arsip
yang masih memiliki nilai guna tinggi yang dipergunakan langsung dalam
penyelenggaraan administrasi sebuah organisasi atau lembaga.
2.1.2 Tujuan Arsip Dinamis
Adapun tujuan dari arsip dinamis, yaitu: untuk menciptakan efisiensi kerja
dan untuk mengontrol volume informasi dan atau arsip. Menurut Dasril (2010)
tujuan arsip dinamis adalah untuk menciptakan efisiensi kerja dalam hal
6
penciptaan, pemeliharaan, dan penemuan kembali informasi dalam rangka
menunjang pengambilan keputusan, pelaksanaan operasional, penyediaan bahan
bukti kebijaksanaan dan kegiatan organisasi. Temasuklah didalamnya suatu upaya
untuk
menjamin
terpeliharanya
legalitas,
profesionalisme
dan
pertanggungjawaban suatu organisasi. Sementara menurut Barthos (2012, 12)
tujuan
arsip
dinamis
pertanggungjawaban
adalah
nasional
untuk
tentang
menjamin
perencanaan,
keselamatan
pelaksanaan
bahan
dan
penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan
pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan pemerintahan.
Berdasarkan uraian diatas dapat dinyatakan tujuan adanya arsip dinamis
adalah pada efisiensi kerja dan informasi yang bernilai guna juga untuk
keselamatan arsip yang nantinya akan memudahkan penemuan kembali arsip
apabila dibutuhkan kembali artinya organisasi memiliki backup data.
2.1.3 Peranan Manajeman Arsip Dinamis
Penempatan manajemen arsip dinamis disesuaikan dengan besar kecilnya
organisasi dan kebutuhannya. Pada umumnya diletakkan di salah satu unit
pasilitatif organisasi bersama dengan bagian personalia atau sumber daya
manusia, keuangan dan sistem informasi. Kadangkala, manajemen arsip dinamis
bersama dengan perpustakaan diletakkan di bagian layanan informasi atau bahkan
berada dibawah bagian teknologi informasi sejajar dengan sistem komputer. Pada
prinsipnya dimanapun manajemen arsip dinamis berada, sangatlah penting bagi
staf unit tersebut untuk bekerja sama dengan staf unit lain yang berkaitan dengan
sistem informasi dan perkantoran.
7
Pengaruh perkembangan teknologi khususnya teknologi informasi yang
sedemikian pesat terhadap penciptaan, penggunaan dan penyimpanan informasi
menyebabkan adanya pergeseran peranan manajemen arsip dinamis. Peranan
manajemen arsip dinamis tidak lepas peranan arsiparis atau staf yang bekerja di
lingkungan arsip dinamis untuk: (a) menentukan kebutuhan pengelolaan arsip
(recordkeeping) untuk kegiatan bisnis dari unit kerja yang ada, yaitu menentukan
arsip apa yang harus diciptakan dan berapa lama masa simpannya; (b)
mengembangkan peraturan dan standar bisnis untuk mendukung penciptaan dan
perekaman arsip yang lengkap dan akurat; (c) mengembangakan sistem dan
kontrol untuk menjamin perekaman arsip yang lengkap dan akurat; (d)
mengembangkan sistem dan pelayanan yang efisien untuk mengakses arsip; (e)
melakukan proses monitoring yang sesuai dengan kebutuhan internal dan
eksternal pengelolaan arsip; (f) menjamin organisasi siap menerima audit dari
organisasi pengawas (Kustinawati, 2010).
Berdasarkan uraian diatas dapat dinyatakan manajemen arsip dinamis
tidak hanya mengelola fisik arsip namun lebih jauh lagi mengelola informasinya.
Manajemen arsip dinamis yang baik dapat memberikan beberapa keuntungan bagi
organisasi, khususnya dalam enam hal efisiensi biaya operasional, efektivitas
kegiatan bisnis, serta pendayagunaan sumber daya manusia yang sesuai dengan
profesinya.
2.1.4 Sumber Daya Manusia
Sumber daya manusia dan penerapannya seringkali masih belum sejalan
dengan keinginan suatu organisasi. Menurut Hariandja (2002, 2) “Sumber
8
Manusia merupakan salah satu faktor yang penting dalam suatu organisasi”.
Sumber Daya Manusia adalah kemampuan terpadu dari daya pikir dan daya fisik
yang dimiliki individu. Perilaku dan sifatnya dilakukan oleh keturunan dan
lingkungannya, sedangkan prestasi kerjanya dimotivasi oleh keinginan untuk
memenuhi kepuasannya dalam suatu organisasi (Hasibuan 2003, 244).
Berdasarkan uraian diatas dapat dinyatakan sumber daya manusia
merupakan faktor yang penting dalam suatu organisasi tentang kemampuannya
dan keinginannya dalam menjalankan suatu aktivitas kerja.
2.1.5 Pengelolaan Arsip Dinamis
Pada suatu organisasi biasanya yang mengelola arsip dinamis adalah
arsiparis. Sebelum melakukan pengelolaan arsip, pihak pengelola harus
memahami terlebih dahulu apa dan bagaimana cara mengelola arsip. Pengelolaan
arsip
dinamis
menurut
Peraturan
Menteri Komunikasi
dan
Informatika
Republik Indonesia Nomor 12 Tahun 2014 tentang Tata Kearsipan Dinamis
Kementerian Komunikasi dan Informatika bahwa “Pengelolaan arsip dinamis
adalah proses pengendalian arsip
dinamis
secara
penciptaan, penggunaan,
dan
efisien,
efektif,
pemeliharaan,
dan
sistematis,
meliputi
serta
penyusutan
arsip”. Ada tiga komponen pengelolaan arsip dinamis menurut
Sulistyo-Basuki (2003), yaitu:
1. Input, yaitu seleksi dan pengendalian informasi yang akan diolah,
penentuan sumber daya manusia baik jumlah maupun kualitasnya,
pemeliharaan peralatan yang tepat dan penggunaan dana atau biaya yang
murah.
9
2. Proses, yaitu menyangkut pengendalian kegiatan penciptaan atau
penerimaan arsip, penggunaan dan pemeliharaan serta penyusutannya.
3. Output, informasi yang dihasilkan harus senantiasa memperhatikan mutu
dan fungsi informasi tersebut.
Berdasarkan uraian diatas dapat dinyatakan pengelolaan arsip dinamis
merupakan bagian terpenting dalam mengelola arsip yang sesuai dengan sistem
yang seharusnya agar mudah dalam penemuan kembali arsip.
2.1.6 Siklus Hidup Arsip Dinamis
Menurut Suprayitno (2008, 2) pada daur hidup tata arsip dinamis ada ciri
pengulangan atas generasi arsip dinamis yang dapat dideskripsikan ke dalam
tahap-tahap tertentu. Premisnya adalah bahwa tiap-tiap tahap arsip dinamis dapat
diamati selama periode kehidupan arsip dinamis dari kelahiran (penciptaan),
kehidupan (penggunaan dan pemeliharaan) dan akhirnya sampai kematian
(penyusutan).
Gambar 2.1 Siklus Hidup Arsip Dinamis
Sumber: (Suprayitno 2008)
10
Berawal dari (1) tahap penciptaan, yaitu penciptaan arsip dinamis yang
diinput ke dalam aplikasi SKE. Lalu (2) tahap penggunaan, yang dilakukan oleh
pengguna aplikasi SKE, yaitu penata arsip di bagian tata usaha di Balai
Pengelolaan Daerah Aliran Sungai Agam Kuantan Sumatera Barat termasuk
dalam pemeliharaan arsip pada aplikasi SKE. Terakhir, hingga (3) tahap
penyusutan arsip dinamis yang menjadi statis dalam arti sudah tidak digunakan
lagi.
Berdasarkan uraian diatas dapat dinyatakan siklus hidup sistem arsip
dinamis terdapat tiga tahapan, yaitu: tahap penciptaan, tahap penggunaan dan
pemeliharaan serta tahap penyusutan.
2.2 Konsep Arsip Elektronik
Menurut Suprayitno (2008, 5-6) cepatnya pertumbuhan dan perubahan
teknologi informasi dan komunikasi serta ketidakstabilan medium arsip
menimbulkan permasalahan pada preservasi arsip digital atau elektronik. Dalam
bidang Teknologi Informasi, perubahan versi hardware, software berjalan begitu
cepat. Pergantian hardware baik mesinnya maupun kemampuannya serta media
simpannya hampir setiap tahun berubah. Sementara perkembangan software juga
berubah dengan lebih cepat lagi, misalnya: upgrade versi OS ataupun program
aplikasi yang lebih baru, upgrade platform hardware, perkembangan dokumen
multimedia yang begitu kompleks; serta, migrasi yang ditimbulkan dari
perkembangan software dan hardware tersebut. Biasanya, migrasi dilakukan
untuk arsip yang current saja ke software atau platforms yang terbaru. Adapun
arsip elektronik yang lama, misalnya tahun 1990-an yang disimpan dalam format
11
wordstar akan diabaikan migrasinya, padahal kini wordstar sudah hilang
dipasaran. Padahal, semakin lama arsip yang non-current menunggu konversi ke
format terbaru, semakin sulit juga sistem upgradenya, sehingga praktis tidak dapat
diakses, padahal arsip tanpa akses tidak ada gunanya. Hal ini tentu saja
menimbulkan masalah, karena arsip elektronik pada software lama yang tidak
dapat dikonversi ke software terbaru akan terhapus begitu saja (writtenoff). Risiko
yang biasanya dialami pada arsip elektronik saat ini adalah:
1. Banyaknya data, dokumen dan arsip dinamis yang susah dikendalikan lagi
(mountainof records);
2. Terjadinya pemusnahan data, dokumen dan arsip dinamis yang tidak
disengaja, misalnya: kesalahan perintah dalam komputer, virus dan lainlain;
3. Terjadinya pemalsuan dokumen dan arsip dinamis dalam lingkungan
elektronik;
4. Tidak adanya dokumentasi sistem dan tidak tersedianya metadata yang
memadai; dan
5. Tidak adanya tata arsip dinamis yang integral dan adanya duplikasi akibat
penyimpanan arsip dinamis elektronik dan arsip dinamis kertas.
Kelima hal diatas, akan menimbulkan hal-hal sebagai berikut:
1. Hilangnya akses informasi;
2. Pemborosan dana karena mengharuskan adanya pembelian storage
tambahan;
3. Hilangnya arsip dinamis bisnis yang sangat bernilai;
12
4. Terjadinya kebocoran informasi;
5. Hilangnya bukti transaksi organisasi, dimana hal ini merupakan ciri utama
arsip dinamis elektronik; dan
6. Hilangnya akuntabilitas publik.
2.2.1 Aplikasi Sistem Kearsipan Elektronik
Pada komputer terdapat berbagai aplikasi yang dirancang untuk berbagai
fungsi, termasuk pengolahan data pada suatu sistem. Dalam Kamus Besar Bahasa
Indonesia, “aplikasi adalah penerapan dan rancang sistem untuk mengolah data
yang menggunakan aturan atau ketentuan bahasa pemograman tertentu” (Yosua
2013, 7). Sistem adalah seperangkat elemen yang membentuk kumpulan atau
prosedur/bagan pengolahan yang mencari suatu tujuan bagian atau tujuan bersama
dengan mengoperasikan data dan/atau barang pada waktu rujukan tertentu untuk
menghasilkan informasi dan/atau energi dan/atau barang (Pengertian Ahli 2013,
8).
Arsip sebagai salah satu sumber informasi sangat dibutuhkan oleh
siapapun yang membuat dan menerimanya, baik menyangkut badan korporasi
atau individu dan disimpan dalam waktu yang singkat atau waktu yang lama
ataupun dimusnahkan. Semua pasti awalnya bernilai dan memiliki kepentingan
atau kegunaan (Widodo 2009, 1.3). Arsip dibedakan atas dua jenis, yaitu arsip
dinamis dan arsip statis. Arsip dinamis dikelola dan disimpan oleh lembaga
pencipta arsip atau penerima arsip karena masih dibutuhkan secara langsung
dalam penyelenggaraan administrasi, sedangkan arsip statis merupakan akumulasi
13
arsip dinamis yang frekuensi kegunaannya sudah mulai menurun (arsip inaktif)
untuk diserahkan ke lembaga kearsipan (Widodo 2009, 1.5).
Dalam mengelola arsip terdapat beberapa macam sistem kearsipan. Pada
setiap Instansi memakai sistem kearsipan yang berbeda-beda. Macam-macam
sistem kearsipan, yaitu: (a) sistem abjad adalah sistem penyimpanan memakai
metode penyusunan menurut abjad seperti: nama orang, perusahan, tempat dan
sebagainya; (b) sistem perihal (pokok isi surat) adalah cara penemuan kembali
surat berpedoman pada perihal surat; (c) sistem nomor, yaitu: sistem nomor
menurut Dewey (kode surat), sistem nomor menurut Terminal Digit (nomor urut),
sistem nomor menurut Middle Digit dan sistem nomor menurut Soundex
(penyimpanan
warkat
berdasarkan
pengelompokan
warna);
(d)
sistem
geografis/wilayah adalah penyimpanan berdasarkan wilayah yang menjadi alamat
suatu surat; dan (e) sistem tanggal adalah penyimpanan surat yang d