Evaluasi Aplikasi Sistem Kearsipan Elektronik di Balai Pengelolaan Daerah Aliran Sungai Agam Kuantan Sumatera Barat
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah
Pada era informasi seperti pada saat sekarang, informasi telah menjadi
kebutuhan pokok masyarakat. Era demikian dipicu Teknologi Informasi (TI).
Teknologi informasi berperan mempercepat dan meningkatkan keakuratan dalam
pencatatan dan pengolahan data menjadi suatu informasi juga proses suatu
perkerjaan. Oleh sebab itu, banyak masyarakat yang menggunakan teknologi
sebagai alat bantu kerja, salah satunya yaitu komputer. Penggunaan komputer
tentunya dapat membantu menggunakan aplikasi yang ada, sehingga komputer
dapat memproses input menjadi output sesuai dengan pengertian aplikasi menurut
Yogiyanto “Aplikasi adalah penggunaan dalam suatu komputer, instruksi
(instruction) atau pernyataan (statement) yang disusun sedemikian rupa sehingga
komputer dapat memproses input menjadi output” (Yosua 2013, 7).
Teknologi komputer dapat digunakan dalam semua bidang termasuk
dalam pengelolaan arsip karena arsip merupakan informasi yang memiliki nilai
guna. Menurut Widodo (2009, 1.3)
“Arsip sebagai salah satu sumber informasi sangat dibutuhkan oleh
siapa pun yang membuat dan menerimanya, tidak peduli apakah dia
menyangkut badan korporasi ataupun individu, disimpan dalam waktu
yang singkat ataupun waktu yang lama maupun dimusnahkan,
semuanya pasti awalnya bernilai, memiliki kepentingan ataupun
kegunaan”.
Arsip merupakan kumpulan dari surat menyurat. Diadakan pencatatan,
penyimpanan, serta pengolahan-pengolahan tentang segala surat menyurat dengan
1
satu sistem tertentu. Menurut Widodo (2009, 1.5) arsip dibedakan atas dua jenis,
yaitu arsip dinamis dan arsip statis.
Pada umumnya di berbagai instansi mengelola surat dan arsip secara
manual. Sedikit banyak ditemukan lembaga yang mengelola arsip secara digital.
Mengelola arsip secara digital adalah salah satu cara terbaik untuk menjaga
keutuhan informasi arsip dan mempermudah penemuan kembali arsip yang
dibutuhkan setiap waktu. Walaupun teknologi informasi saat ini memang sangat
canggih, namun tetap saja jika aplikasi yang diciptakan tidak efektif dan efisien
akan mempersulit perkerjaan.
Kementerian Kehutanan Balai Pengelolaan Daerah Aliran Sungai Agam
Kuantan (BPDAS.AK) Sumatera Barat merupakan sebuah instansi pemerintah
yang berlokasidi Jl. Khatib Sulaiman No.46 Padang, Sumatera Barat.BPDAS.AK
mengelola surat dan arsip dengan dua proses, yaitu secara manual dan digital.
Proses pengelolaan secara digital yaitu dengan menggunakan aplikasi Sistem
Kearsipan Elektronik (SKE). Aplikasi SKE merupakan arsip elektronik yang
berbasis web yang dibuat untuk mengelola arsip dinamis yang disimpan pada
sebuah media yaitu komputer. Menurut Judith Read and Mary Leaginn (2011,
342) arsip elektronik adalah sebuah arsip yang tersimpan pada media
penyimpanan elektronik yang bisa diakses dan diubah. Aplikasi SKE dibangun
untuk mengelola berbagai surat dan arsip yang ada di kantor BPDAS.AK.
Pengembangan aplikasi SKE ditujukan guna mendukung proses pemindahan
arsip, penataan sistem kearsipan elektronik sehingga masih dapat dipertahankan.
Pengguna aplikasi SKE adalah pegawai bagian tata usaha di BPDAS.AK. Jenis
2
arsip yang dikelola adalah arsip dinamis aktif dan inaktif. Lembaga tersebut,
memiliki buku petunjuk penggunaan dan peraturan untuk mengelola arsip yang
ditetapkan pada Peraturan Kementerian Kehutanan, yaitu Peraturan Menteri
Kehutanan Republik Indonesia Nomor: P.51/Menhut-II/2011 tentang Pedoman
Tata Kearsipan Kementerian Kehutanan.
Perkembangan teknologi pada saat sekarang ini, tidak selalu membawa
pengaruh positif pada suatu pekerjaan. Berbagai hal bisa saja terjadi, termasuk
menghambat pekerjaan. Berdasarkan observasi awal, masalah yang muncul pada
aplikasi SKE adalah terdapat pada pengguna itu sendiri. Pengguna kurang paham
dengan aplikasi SKE. Oleh karenanya ditemukan masalah yang terdapat pada
program seperti pada saat terjadi pemadaman listrik pengguna tidak bisa bekerja
menggunakan aplikasi SKE dan disaat hidup kembali sebagian data yang telah diinput hilang artinya tidak ada aspek toleransi kesalahan, yaitu toleransi kerusakan
yang terjadi pada saat program mengalami kesalahan pada aplikasi SKE tersebut
(Nuryati 2015, 20). Hal tersebut sudah terjadi beberapa kali dan yang bisa
mengembalikannya hanyalah pegawai yang ada di Kantor pusat di Jakarta.
Oleh sebab itu untuk mengatasi permasalahan yang terjadi, maka perlu
dilakukan evaluasi untuk menyempurnakan aplikasi agar sesuai dengan tujuan
pembuatan. Ada beberapa model evaluasi seperti: PIECES (Performance,
Information, Economic, Control, Efficiency, Service ), International Council
on Archives Access to Memory (ICA AtoM) dan Sistem Informasi Kearsipan
Dinamis (SIKD) yang dikembangkan oleh Arsip Nasional Republik Indonesia
(ANRI)
untuk
mengevaluasi
aplikasi
3
sistem
informasi.
Namun
untuk
mengevaluasi aplikasi SKE, peneliti akan menggunakan model evaluasi PIECES.
Berdasarkan uraian tersebut, maka peneliti perlu melakukan penelitian tentang
“Evaluasi Aplikasi Sistem Kearsipan Elektronik (SKE) di Balai Pengelolaan
Daerah Aliran Sungai Agam Kuantan Sumatera Barat”.
1.2 Rumusan Masalah Penelitian
Berdasarkan latar belakang masalah, maka rumusan masalah adalah
bagaimana aplikasi Sistem Kearsipan Elektronik (SKE) di Balai Pengelolaan
Daerah Aliran Sungai Agam Kuantan Sumatera Barat jika dievaluasi berdasarkan
PIECES?
1.3 Tujuan Penelitian
Berdasarkan rumusan masalah, maka tujuan penelitian adalah untuk
mengevaluasi aplikasi Sistem Kearsipan Elektronik (SKE) di Balai Pengelolaan
Daerah Aliran Sungai Agam Kuantan Sumatera Barat apakah sudah efektif dan
efesien jika dievaluasi berdasarkan PIECES.
1.4 Manfaat Penelitian
Berdasarkan tujuan penelitian, maka manfaat penelitian adalah:
1.
Bagi lembaga pengelola arsip, hasil penelitan ini dapat dijadikan sebagai
bahan masukan dalam mengelola arsip.
2.
Bagi pembaca, hasil penelitian ini dapat dijadikan sebagai bahan acuan dan
menambah wawasan dan pengetahuan.
3.
Bagi peneliti, hasil penelitian ini dapat memperluas wawasan dan
pengetahuan juga sebagai bahan kajian akademik.
4
1.5 Ruang Lingkup Penelitian
Ruang lingkup penelitian ini dibatasi oleh aplikasi Sistem Kearsipan
Elektronik (SKE) di Balai Pengelolaan Daerah Aliran Sungai Agam Kuantan
(BPDAS.AK) Sumatera Barat yang dievaluasi berdasarkan PIECES.
5
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah
Pada era informasi seperti pada saat sekarang, informasi telah menjadi
kebutuhan pokok masyarakat. Era demikian dipicu Teknologi Informasi (TI).
Teknologi informasi berperan mempercepat dan meningkatkan keakuratan dalam
pencatatan dan pengolahan data menjadi suatu informasi juga proses suatu
perkerjaan. Oleh sebab itu, banyak masyarakat yang menggunakan teknologi
sebagai alat bantu kerja, salah satunya yaitu komputer. Penggunaan komputer
tentunya dapat membantu menggunakan aplikasi yang ada, sehingga komputer
dapat memproses input menjadi output sesuai dengan pengertian aplikasi menurut
Yogiyanto “Aplikasi adalah penggunaan dalam suatu komputer, instruksi
(instruction) atau pernyataan (statement) yang disusun sedemikian rupa sehingga
komputer dapat memproses input menjadi output” (Yosua 2013, 7).
Teknologi komputer dapat digunakan dalam semua bidang termasuk
dalam pengelolaan arsip karena arsip merupakan informasi yang memiliki nilai
guna. Menurut Widodo (2009, 1.3)
“Arsip sebagai salah satu sumber informasi sangat dibutuhkan oleh
siapa pun yang membuat dan menerimanya, tidak peduli apakah dia
menyangkut badan korporasi ataupun individu, disimpan dalam waktu
yang singkat ataupun waktu yang lama maupun dimusnahkan,
semuanya pasti awalnya bernilai, memiliki kepentingan ataupun
kegunaan”.
Arsip merupakan kumpulan dari surat menyurat. Diadakan pencatatan,
penyimpanan, serta pengolahan-pengolahan tentang segala surat menyurat dengan
1
satu sistem tertentu. Menurut Widodo (2009, 1.5) arsip dibedakan atas dua jenis,
yaitu arsip dinamis dan arsip statis.
Pada umumnya di berbagai instansi mengelola surat dan arsip secara
manual. Sedikit banyak ditemukan lembaga yang mengelola arsip secara digital.
Mengelola arsip secara digital adalah salah satu cara terbaik untuk menjaga
keutuhan informasi arsip dan mempermudah penemuan kembali arsip yang
dibutuhkan setiap waktu. Walaupun teknologi informasi saat ini memang sangat
canggih, namun tetap saja jika aplikasi yang diciptakan tidak efektif dan efisien
akan mempersulit perkerjaan.
Kementerian Kehutanan Balai Pengelolaan Daerah Aliran Sungai Agam
Kuantan (BPDAS.AK) Sumatera Barat merupakan sebuah instansi pemerintah
yang berlokasidi Jl. Khatib Sulaiman No.46 Padang, Sumatera Barat.BPDAS.AK
mengelola surat dan arsip dengan dua proses, yaitu secara manual dan digital.
Proses pengelolaan secara digital yaitu dengan menggunakan aplikasi Sistem
Kearsipan Elektronik (SKE). Aplikasi SKE merupakan arsip elektronik yang
berbasis web yang dibuat untuk mengelola arsip dinamis yang disimpan pada
sebuah media yaitu komputer. Menurut Judith Read and Mary Leaginn (2011,
342) arsip elektronik adalah sebuah arsip yang tersimpan pada media
penyimpanan elektronik yang bisa diakses dan diubah. Aplikasi SKE dibangun
untuk mengelola berbagai surat dan arsip yang ada di kantor BPDAS.AK.
Pengembangan aplikasi SKE ditujukan guna mendukung proses pemindahan
arsip, penataan sistem kearsipan elektronik sehingga masih dapat dipertahankan.
Pengguna aplikasi SKE adalah pegawai bagian tata usaha di BPDAS.AK. Jenis
2
arsip yang dikelola adalah arsip dinamis aktif dan inaktif. Lembaga tersebut,
memiliki buku petunjuk penggunaan dan peraturan untuk mengelola arsip yang
ditetapkan pada Peraturan Kementerian Kehutanan, yaitu Peraturan Menteri
Kehutanan Republik Indonesia Nomor: P.51/Menhut-II/2011 tentang Pedoman
Tata Kearsipan Kementerian Kehutanan.
Perkembangan teknologi pada saat sekarang ini, tidak selalu membawa
pengaruh positif pada suatu pekerjaan. Berbagai hal bisa saja terjadi, termasuk
menghambat pekerjaan. Berdasarkan observasi awal, masalah yang muncul pada
aplikasi SKE adalah terdapat pada pengguna itu sendiri. Pengguna kurang paham
dengan aplikasi SKE. Oleh karenanya ditemukan masalah yang terdapat pada
program seperti pada saat terjadi pemadaman listrik pengguna tidak bisa bekerja
menggunakan aplikasi SKE dan disaat hidup kembali sebagian data yang telah diinput hilang artinya tidak ada aspek toleransi kesalahan, yaitu toleransi kerusakan
yang terjadi pada saat program mengalami kesalahan pada aplikasi SKE tersebut
(Nuryati 2015, 20). Hal tersebut sudah terjadi beberapa kali dan yang bisa
mengembalikannya hanyalah pegawai yang ada di Kantor pusat di Jakarta.
Oleh sebab itu untuk mengatasi permasalahan yang terjadi, maka perlu
dilakukan evaluasi untuk menyempurnakan aplikasi agar sesuai dengan tujuan
pembuatan. Ada beberapa model evaluasi seperti: PIECES (Performance,
Information, Economic, Control, Efficiency, Service ), International Council
on Archives Access to Memory (ICA AtoM) dan Sistem Informasi Kearsipan
Dinamis (SIKD) yang dikembangkan oleh Arsip Nasional Republik Indonesia
(ANRI)
untuk
mengevaluasi
aplikasi
3
sistem
informasi.
Namun
untuk
mengevaluasi aplikasi SKE, peneliti akan menggunakan model evaluasi PIECES.
Berdasarkan uraian tersebut, maka peneliti perlu melakukan penelitian tentang
“Evaluasi Aplikasi Sistem Kearsipan Elektronik (SKE) di Balai Pengelolaan
Daerah Aliran Sungai Agam Kuantan Sumatera Barat”.
1.2 Rumusan Masalah Penelitian
Berdasarkan latar belakang masalah, maka rumusan masalah adalah
bagaimana aplikasi Sistem Kearsipan Elektronik (SKE) di Balai Pengelolaan
Daerah Aliran Sungai Agam Kuantan Sumatera Barat jika dievaluasi berdasarkan
PIECES?
1.3 Tujuan Penelitian
Berdasarkan rumusan masalah, maka tujuan penelitian adalah untuk
mengevaluasi aplikasi Sistem Kearsipan Elektronik (SKE) di Balai Pengelolaan
Daerah Aliran Sungai Agam Kuantan Sumatera Barat apakah sudah efektif dan
efesien jika dievaluasi berdasarkan PIECES.
1.4 Manfaat Penelitian
Berdasarkan tujuan penelitian, maka manfaat penelitian adalah:
1.
Bagi lembaga pengelola arsip, hasil penelitan ini dapat dijadikan sebagai
bahan masukan dalam mengelola arsip.
2.
Bagi pembaca, hasil penelitian ini dapat dijadikan sebagai bahan acuan dan
menambah wawasan dan pengetahuan.
3.
Bagi peneliti, hasil penelitian ini dapat memperluas wawasan dan
pengetahuan juga sebagai bahan kajian akademik.
4
1.5 Ruang Lingkup Penelitian
Ruang lingkup penelitian ini dibatasi oleh aplikasi Sistem Kearsipan
Elektronik (SKE) di Balai Pengelolaan Daerah Aliran Sungai Agam Kuantan
(BPDAS.AK) Sumatera Barat yang dievaluasi berdasarkan PIECES.
5