Evaluasi Aplikasi Sistem Kearsipan Elektronik di Balai Pengelolaan Daerah Aliran Sungai Agam Kuantan Sumatera Barat
BAB II
KAJIAN PUSTAKA
2.1 Konsep Arsip Dinamis
2.1.1 Pengertian Arsip Dinamis
Arsip dinamis merupakan dokumen yang bernilai guna tinggi yang
membantu kegiatan suatu organisasi. Menurut Wiyasa (2003, 92) “Arsip dinamis
adalah arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam proses
penyelenggaraan administrasi dari suatu organisasi”. Sementara menurut SulistyoBasuki (2003, 13) “Arsip dinamis merupakan informasi terekam, termasuk
informasi dalam sistem komputer, yang dibuat atau diterima oleh badan korporasi
atau perorangan dalam transaksi kegiatan melakukan tindakan sebagai bukti
aktivitas tersebut”. Arsip dinamis dibagi menjadi dua, yaitu: (1) arsip dinamis
aktif, yaitu arsip yang masih diperlukan secara langsung dan terus-menerus dalam
penyelenggaraan administrasi organisasi; (2) arsip dinamis inaktif, yaitu arsip
yang frekuensi penggunaannya dalam penyelenggaraan administrasi organisasi
sudah berkurang (Wiyasa 2003, 92-93).
Berdasarkan uraian diatas dapat dinyatakan arsip dinamis merupakan arsip
yang masih memiliki nilai guna tinggi yang dipergunakan langsung dalam
penyelenggaraan administrasi sebuah organisasi atau lembaga.
2.1.2 Tujuan Arsip Dinamis
Adapun tujuan dari arsip dinamis, yaitu: untuk menciptakan efisiensi kerja
dan untuk mengontrol volume informasi dan atau arsip. Menurut Dasril (2010)
tujuan arsip dinamis adalah untuk menciptakan efisiensi kerja dalam hal
6
penciptaan, pemeliharaan, dan penemuan kembali informasi dalam rangka
menunjang pengambilan keputusan, pelaksanaan operasional, penyediaan bahan
bukti kebijaksanaan dan kegiatan organisasi. Temasuklah didalamnya suatu upaya
untuk
menjamin
terpeliharanya
legalitas,
profesionalisme
dan
pertanggungjawaban suatu organisasi. Sementara menurut Barthos (2012, 12)
tujuan
arsip
dinamis
pertanggungjawaban
adalah
nasional
untuk
tentang
menjamin
perencanaan,
keselamatan
pelaksanaan
bahan
dan
penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan
pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan pemerintahan.
Berdasarkan uraian diatas dapat dinyatakan tujuan adanya arsip dinamis
adalah pada efisiensi kerja dan informasi yang bernilai guna juga untuk
keselamatan arsip yang nantinya akan memudahkan penemuan kembali arsip
apabila dibutuhkan kembali artinya organisasi memiliki backup data.
2.1.3 Peranan Manajeman Arsip Dinamis
Penempatan manajemen arsip dinamis disesuaikan dengan besar kecilnya
organisasi dan kebutuhannya. Pada umumnya diletakkan di salah satu unit
pasilitatif organisasi bersama dengan bagian personalia atau sumber daya
manusia, keuangan dan sistem informasi. Kadangkala, manajemen arsip dinamis
bersama dengan perpustakaan diletakkan di bagian layanan informasi atau bahkan
berada dibawah bagian teknologi informasi sejajar dengan sistem komputer. Pada
prinsipnya dimanapun manajemen arsip dinamis berada, sangatlah penting bagi
staf unit tersebut untuk bekerja sama dengan staf unit lain yang berkaitan dengan
sistem informasi dan perkantoran.
7
Pengaruh perkembangan teknologi khususnya teknologi informasi yang
sedemikian pesat terhadap penciptaan, penggunaan dan penyimpanan informasi
menyebabkan adanya pergeseran peranan manajemen arsip dinamis. Peranan
manajemen arsip dinamis tidak lepas peranan arsiparis atau staf yang bekerja di
lingkungan arsip dinamis untuk: (a) menentukan kebutuhan pengelolaan arsip
(recordkeeping) untuk kegiatan bisnis dari unit kerja yang ada, yaitu menentukan
arsip apa yang harus diciptakan dan berapa lama masa simpannya; (b)
mengembangkan peraturan dan standar bisnis untuk mendukung penciptaan dan
perekaman arsip yang lengkap dan akurat; (c) mengembangakan sistem dan
kontrol untuk menjamin perekaman arsip yang lengkap dan akurat; (d)
mengembangkan sistem dan pelayanan yang efisien untuk mengakses arsip; (e)
melakukan proses monitoring yang sesuai dengan kebutuhan internal dan
eksternal pengelolaan arsip; (f) menjamin organisasi siap menerima audit dari
organisasi pengawas (Kustinawati, 2010).
Berdasarkan uraian diatas dapat dinyatakan manajemen arsip dinamis
tidak hanya mengelola fisik arsip namun lebih jauh lagi mengelola informasinya.
Manajemen arsip dinamis yang baik dapat memberikan beberapa keuntungan bagi
organisasi, khususnya dalam enam hal efisiensi biaya operasional, efektivitas
kegiatan bisnis, serta pendayagunaan sumber daya manusia yang sesuai dengan
profesinya.
2.1.4 Sumber Daya Manusia
Sumber daya manusia dan penerapannya seringkali masih belum sejalan
dengan keinginan suatu organisasi. Menurut Hariandja (2002, 2) “Sumber
8
Manusia merupakan salah satu faktor yang penting dalam suatu organisasi”.
Sumber Daya Manusia adalah kemampuan terpadu dari daya pikir dan daya fisik
yang dimiliki individu. Perilaku dan sifatnya dilakukan oleh keturunan dan
lingkungannya, sedangkan prestasi kerjanya dimotivasi oleh keinginan untuk
memenuhi kepuasannya dalam suatu organisasi (Hasibuan 2003, 244).
Berdasarkan uraian diatas dapat dinyatakan sumber daya manusia
merupakan faktor yang penting dalam suatu organisasi tentang kemampuannya
dan keinginannya dalam menjalankan suatu aktivitas kerja.
2.1.5 Pengelolaan Arsip Dinamis
Pada suatu organisasi biasanya yang mengelola arsip dinamis adalah
arsiparis. Sebelum melakukan pengelolaan arsip, pihak pengelola harus
memahami terlebih dahulu apa dan bagaimana cara mengelola arsip. Pengelolaan
arsip
dinamis
menurut
Peraturan
Menteri Komunikasi
dan
Informatika
Republik Indonesia Nomor 12 Tahun 2014 tentang Tata Kearsipan Dinamis
Kementerian Komunikasi dan Informatika bahwa “Pengelolaan arsip dinamis
adalah proses pengendalian arsip
dinamis
secara
penciptaan, penggunaan,
dan
efisien,
efektif,
pemeliharaan,
dan
sistematis,
meliputi
serta
penyusutan
arsip”. Ada tiga komponen pengelolaan arsip dinamis menurut
Sulistyo-Basuki (2003), yaitu:
1. Input, yaitu seleksi dan pengendalian informasi yang akan diolah,
penentuan sumber daya manusia baik jumlah maupun kualitasnya,
pemeliharaan peralatan yang tepat dan penggunaan dana atau biaya yang
murah.
9
2. Proses, yaitu menyangkut pengendalian kegiatan penciptaan atau
penerimaan arsip, penggunaan dan pemeliharaan serta penyusutannya.
3. Output, informasi yang dihasilkan harus senantiasa memperhatikan mutu
dan fungsi informasi tersebut.
Berdasarkan uraian diatas dapat dinyatakan pengelolaan arsip dinamis
merupakan bagian terpenting dalam mengelola arsip yang sesuai dengan sistem
yang seharusnya agar mudah dalam penemuan kembali arsip.
2.1.6 Siklus Hidup Arsip Dinamis
Menurut Suprayitno (2008, 2) pada daur hidup tata arsip dinamis ada ciri
pengulangan atas generasi arsip dinamis yang dapat dideskripsikan ke dalam
tahap-tahap tertentu. Premisnya adalah bahwa tiap-tiap tahap arsip dinamis dapat
diamati selama periode kehidupan arsip dinamis dari kelahiran (penciptaan),
kehidupan (penggunaan dan pemeliharaan) dan akhirnya sampai kematian
(penyusutan).
Gambar 2.1 Siklus Hidup Arsip Dinamis
Sumber: (Suprayitno 2008)
10
Berawal dari (1) tahap penciptaan, yaitu penciptaan arsip dinamis yang
diinput ke dalam aplikasi SKE. Lalu (2) tahap penggunaan, yang dilakukan oleh
pengguna aplikasi SKE, yaitu penata arsip di bagian tata usaha di Balai
Pengelolaan Daerah Aliran Sungai Agam Kuantan Sumatera Barat termasuk
dalam pemeliharaan arsip pada aplikasi SKE. Terakhir, hingga (3) tahap
penyusutan arsip dinamis yang menjadi statis dalam arti sudah tidak digunakan
lagi.
Berdasarkan uraian diatas dapat dinyatakan siklus hidup sistem arsip
dinamis terdapat tiga tahapan, yaitu: tahap penciptaan, tahap penggunaan dan
pemeliharaan serta tahap penyusutan.
2.2 Konsep Arsip Elektronik
Menurut Suprayitno (2008, 5-6) cepatnya pertumbuhan dan perubahan
teknologi informasi dan komunikasi serta ketidakstabilan medium arsip
menimbulkan permasalahan pada preservasi arsip digital atau elektronik. Dalam
bidang Teknologi Informasi, perubahan versi hardware, software berjalan begitu
cepat. Pergantian hardware baik mesinnya maupun kemampuannya serta media
simpannya hampir setiap tahun berubah. Sementara perkembangan software juga
berubah dengan lebih cepat lagi, misalnya: upgrade versi OS ataupun program
aplikasi yang lebih baru, upgrade platform hardware, perkembangan dokumen
multimedia yang begitu kompleks; serta, migrasi yang ditimbulkan dari
perkembangan software dan hardware tersebut. Biasanya, migrasi dilakukan
untuk arsip yang current saja ke software atau platforms yang terbaru. Adapun
arsip elektronik yang lama, misalnya tahun 1990-an yang disimpan dalam format
11
wordstar akan diabaikan migrasinya, padahal kini wordstar sudah hilang
dipasaran. Padahal, semakin lama arsip yang non-current menunggu konversi ke
format terbaru, semakin sulit juga sistem upgradenya, sehingga praktis tidak dapat
diakses, padahal arsip tanpa akses tidak ada gunanya. Hal ini tentu saja
menimbulkan masalah, karena arsip elektronik pada software lama yang tidak
dapat dikonversi ke software terbaru akan terhapus begitu saja (writtenoff). Risiko
yang biasanya dialami pada arsip elektronik saat ini adalah:
1. Banyaknya data, dokumen dan arsip dinamis yang susah dikendalikan lagi
(mountainof records);
2. Terjadinya pemusnahan data, dokumen dan arsip dinamis yang tidak
disengaja, misalnya: kesalahan perintah dalam komputer, virus dan lainlain;
3. Terjadinya pemalsuan dokumen dan arsip dinamis dalam lingkungan
elektronik;
4. Tidak adanya dokumentasi sistem dan tidak tersedianya metadata yang
memadai; dan
5. Tidak adanya tata arsip dinamis yang integral dan adanya duplikasi akibat
penyimpanan arsip dinamis elektronik dan arsip dinamis kertas.
Kelima hal diatas, akan menimbulkan hal-hal sebagai berikut:
1. Hilangnya akses informasi;
2. Pemborosan dana karena mengharuskan adanya pembelian storage
tambahan;
3. Hilangnya arsip dinamis bisnis yang sangat bernilai;
12
4. Terjadinya kebocoran informasi;
5. Hilangnya bukti transaksi organisasi, dimana hal ini merupakan ciri utama
arsip dinamis elektronik; dan
6. Hilangnya akuntabilitas publik.
2.2.1 Aplikasi Sistem Kearsipan Elektronik
Pada komputer terdapat berbagai aplikasi yang dirancang untuk berbagai
fungsi, termasuk pengolahan data pada suatu sistem. Dalam Kamus Besar Bahasa
Indonesia, “aplikasi adalah penerapan dan rancang sistem untuk mengolah data
yang menggunakan aturan atau ketentuan bahasa pemograman tertentu” (Yosua
2013, 7). Sistem adalah seperangkat elemen yang membentuk kumpulan atau
prosedur/bagan pengolahan yang mencari suatu tujuan bagian atau tujuan bersama
dengan mengoperasikan data dan/atau barang pada waktu rujukan tertentu untuk
menghasilkan informasi dan/atau energi dan/atau barang (Pengertian Ahli 2013,
8).
Arsip sebagai salah satu sumber informasi sangat dibutuhkan oleh
siapapun yang membuat dan menerimanya, baik menyangkut badan korporasi
atau individu dan disimpan dalam waktu yang singkat atau waktu yang lama
ataupun dimusnahkan. Semua pasti awalnya bernilai dan memiliki kepentingan
atau kegunaan (Widodo 2009, 1.3). Arsip dibedakan atas dua jenis, yaitu arsip
dinamis dan arsip statis. Arsip dinamis dikelola dan disimpan oleh lembaga
pencipta arsip atau penerima arsip karena masih dibutuhkan secara langsung
dalam penyelenggaraan administrasi, sedangkan arsip statis merupakan akumulasi
13
arsip dinamis yang frekuensi kegunaannya sudah mulai menurun (arsip inaktif)
untuk diserahkan ke lembaga kearsipan (Widodo 2009, 1.5).
Dalam mengelola arsip terdapat beberapa macam sistem kearsipan. Pada
setiap Instansi memakai sistem kearsipan yang berbeda-beda. Macam-macam
sistem kearsipan, yaitu: (a) sistem abjad adalah sistem penyimpanan memakai
metode penyusunan menurut abjad seperti: nama orang, perusahan, tempat dan
sebagainya; (b) sistem perihal (pokok isi surat) adalah cara penemuan kembali
surat berpedoman pada perihal surat; (c) sistem nomor, yaitu: sistem nomor
menurut Dewey (kode surat), sistem nomor menurut Terminal Digit (nomor urut),
sistem nomor menurut Middle Digit dan sistem nomor menurut Soundex
(penyimpanan
warkat
berdasarkan
pengelompokan
warna);
(d)
sistem
geografis/wilayah adalah penyimpanan berdasarkan wilayah yang menjadi alamat
suatu surat; dan (e) sistem tanggal adalah penyimpanan surat yang didasarkan
tanggal surat diterima (untuk surat masuk) dan tanggal surat dikirim (untuk surat
keluar) (Istikomah 2011, 12).
Kearsipan
elektonik
merupakan
pengembangan
dari
kearsipan
konvensional yang menggunakan sistem penyimpanan dengan menggunakan
media komputer. Kearsipan elektronik arsip/warkat yang disimpan berupa file
yang disimpan dalam kabinet virtual dan map virtual. Map virtual berupa folderfolder yang di dalamnya berisi lembaran-lembaran arsip yang dikonversi ke dalam
bentuk file gambar atau dokumen (Dian4nggraeni 2013, 1). Sedangkan menurut
Judith Read and Mary Leaginn (2011, 342) arsip elektronik adalah sebuah arsip
yang tersimpan pada media penyimpanan elektronik yang bisa diakses dan diubah.
14
Ada empat prinsip dalam kerangka pelaksanaan manajemen arsip
elektronik menurut International Council on Archives: (1) arsip elektronik harus
masuk dalam daur hidup sistem elektronik yang menciptakan arsip untuk
menjamin penciptaan dan retensi arsip elektronik yang otentik, terpercaya dan
terpelihara; (2) harus ada jaminan bahwa penciptanya menciptakan arsip yang
otentik, terpercaya dan terpelihara; (3) adanya proses penilaian arsip elektronik;
(4) kebutuhan akan pemeliharaan dan pengaksesan untuk menjamin arsip
elektronik dapat tersedia, dapat diakses dan dimengerti.
Dalam proses temu kembali arsip yang dibutuhkan adalah kode klasifikasi
arsip untuk memudahkan penemuan kembali arsip. Klasifikasi arsip adalah
penggolongan naskah dinas berdasarkan masalah yang dimuat didalamnya dan
merupakan pedoman untuk pengaturan, penataan dan penemuan kembali arsip.
Kode klasifikasi arsip adalah tanda pengenal urusan atau masalah dalam bentuk
angka yang berfungsi sebagai alat untuk mengenali masalah yang dikandung arsip
(Cibodas 2012, 11).
Aplikasi sistem kearsipan elektronik dibangun dengan menggunakan
konsep web base, yaitu aplikasi berbasis web. Dengan konsep web base, aplikasi
dapat diakses dari mana saja dengan catatan komputer yang digunakan terkoneksi
dengan internet. Untuk menjalankan aplikasi sistem kearsipan elektronik,
diperlukan internet browser seperti Mozila Firefox, Microsoft Internet Explorer
(IE) versi 5.0 keatas atau internet browser lainnya (disarankan menggunakan
Mozila Firefox atau Google Chrome) (Kementerian Kehutanan 2012, 1).
15
Berdasarkan uraian tersebut dapat dinyatakan aplikasi sistem kearsipan
elektronik merupakan penerapan pengolahan data arsip secara digital berbasis
web. Diakses di komputer yang terkoneksi dengan internet. Berguna untuk
mendukung proses pemindahan arsip, penataan sistem kearsipan elektronik
sehingga masih dapat dipertahankan dan terjaga informasi pada arsip. Apabila
dibutuhkan, lebih cepat ditemukan kembali dengan menggunakan kode klasifikasi
surat atau arsip pada aplikasi.
2.2.2 Siklus Hidup Sistem Arsip
Siklus hidup arsip merupakan suatu rangkaian kegiatan kearsipan yang
terorganisir, terstruktur dan adanya pendekatan-pendekatan yang logis untuk fase
penciptaan, pemeliharaan dan pemusnahan arsip. Suatu siklus hidup arsip identik
dengan pengelolaan arsip dinamis. Berikut model siklus hidup sistem arsip
menurut Raymon.M:
Gambar 2.2 Siklus Hidup Sistem Arsip
Sumber: (Bondanoctavian 2013)
16
Siklus hidup sistem arsip merupakan proses evolusioner yang diikuti
dalam menerapkan sistem atau subsistem informasi berbasis komputer. Ada
beberapa tahapan: (1) tahapan pencanaan, yaitu proses merencanakan aplikasi
sistem kearsipan elektronik yang bertujuan untuk mendukung proses pemindahan
arsip, penataan, sehingga masih dapat dipertahankan; (2) tahapan analisis, yaitu
proses penelitian atas aplikasi sistem kearsipan elektronik yang telah ada dengan
tujuan untuk merancang sistem baru atau diperbarui; (3) tahapan rancangan, yaitu
penentuan proses dan data yang diperlukan oleh aplikasi sistem kearsipan
elektronik karna berbasis komputer, rancangan dapat menyertakan spesifikasi
jenis peralatan yang akan digunakan; (4) tahap penerapan, yaitu kegiatan
memperoleh dan mengintegrasikan sumber daya fisik dan konseptual apakah
aplikasi sistem kearsipan elektronik akan menghasilkan dan bekerja; (5) tahap
penggunaan, yaitu bagaimana pengguna aplikasi sistem kearsipan elektronik
menggunakan sistem, audit sistem, memelihara sistem, menyiapkan usulan
rekayasa ulang dan menyetujui atau menolak rekayasa ulang sistem.
Berdasarkan uraian diatas dapat dinyatakan siklus hidup sistem arsip
terdapat lima tahapan, yaitu: tahapan perencanaan, analisis, rancangan, penerapan
dan penggunaan untuk rangkaian kegiatan membuat sistem arsip.
2.3 Model Evaluasi Sistem Aplikasi
Untuk mengevaluasi sistem aplikasi arsip berbasis elektronik dalam
mengelola arsip dinamis terdapat beberapa model evaluasi seperti:
17
2.3.1 PIECES (Performance, Information, Economic, Control,
Efficiency, Service )
Pengembangan sistem informasi dilakukan untuk menyelesaikan masalah
yang terjadi pada suatu organisasi, terutama untuk masalah-masalah yang
menyangkut ketersediaan informasi bagi pengambil keputusan dalam organisasi.
Masalah tersebut dapat diidentifikasi dari analisis PIECES (Performance,
Information, Economic, Control, Efficiency, Service) yang diusulkan oleh James
Wetherbe dalam bukunya Systems Analysis and Design: Traditional, Best
Practices 4th Ed. James Wetherbe menyebutkan bahwa tujuan dari analisis
PIECES adalah untuk mengoreksi atau pemperbaiki sistem dalam hal yang telah
disebutkan diatas (Yaqin, 2013).
Menurut Nuryati (2015) dalam menganalisa suatu sistem informasi
terdapat beberapa hal yang perlu dilakukan dan dilihat, yaitu: aspek kinerja,
informasi, ekonomi, keamanan, efisiensi dan pelayanan. Dalam hal ini analisis
yang digunakan adalah analisis PIECES (Performance, Information, Economic,
Control, Eficiency, Service). Analisis PIECES digunakan untuk mengetahui
permasalahan-permasalahan yang ada dan digunakan sebagai bahan referensi dan
kontrol untuk perubahan sistem itu sendiri. Teknik analisa ini dijelaskan oleh
Whitten, dkk (2007) untuk membuat sebuah sistem yang dibuat secara
prototyping dengan melakukan analisa terlebih dahulu untuk mengetahui
permasalahan dan kebutuhan untuk membuat sistem. Sebuah sistem perlu
ditemukan permasalahan yang ada agar sistem dapat berjalan dengan baik dan
bisa mencapai tujuan yang diharapkan. Adapun beberapa aspek yang dapat dilihat
dari analisa ini adalah sebagai berikut:
18
2.3.1.1 Performance
Performance (kinerja) adalah suatu kemampuan kinerja sistem dalam
menyelesaikan tugas dengan cepat sehingga sasaran dapat segera tercapai. Kinerja
diperlukan untuk menilai kinerja dari sistem informasi yang telah dirancang.
Aspek kinerja terdiri dari:
1. Throughput (produksi), dimana sistem dinilai dari banyaknya kerja
(output) yang dilakukan pada beberapa periode waktu dalam
memenuhi kebutuhan;
2. Respon time (waktu respon), yaitu waktu yang diperlukan oleh sistem
informasi untuk melakukan proses kerja;
3. Audibilitas, yaitu kesesuian dimana keselarasan terhadap standar dapat
diperiksa;
4. Kelaziman komunikasi, yaitu terkait userinterface yang digunakan
dalam sistem informasi dinilai dalam kemudahan untuk dipahami;
5. Kelengkapan, yaitu derajat dimana sistem informasi mempunyai fungsi
yang penuh dalam mendukung pekerjaan; dan
6. Toleransi kesalahan, yaitu kerusakan yang terjadi pada saat program
mengalami kesalahan.
2.3.1.2 Information
Information (informasi) merupakan hal penting karena dengan informasi
tersebut pihak manajemen (marketing) dan user dapat melakukan langkah
19
selanjutnya. Informasi diperlukan untuk menilai informasi yang dihasilkan dan
data yang digunakan. Aspek informasi terdiri dari:
1. Accuracy (akurat), dimana informasi atas hasil evaluasi hendaklah
memiliki tingkat ketepatan/ketelitian yang tinggi;
2. Relevansi informasi, dimana informasi yang dihasilkan sesuai dengan
kebutuhan;
3. Penyajian informasi, dimana informasi disajikan dalam bentuk yang
sesuai; dan
4. Aksesibilitas informasi, dimana informasi dapat tersedia sewaktuwaktu ketika dibutuhkan.
2.3.1.3 Economic
Economic (ekonomi) merupakan pemanfaatan biaya yang digunakan dari
pemanfaatan
informasi.
Peningkatan
terhadap
kebutuhan
ekonomis
mempengaruhi pengendalian biaya dan peningkatan manfaat. Ekonomi diperlukan
untuk menilai sistem informasi dari aspek ekonomi. Aspek ekonomi terdiri dari:
1. Reusabilitas, yaitu tingkat dimana sebuah program atau bagian dari
program tersebut dapat digunakan kembali didalam aplikasi yang lain;
dan
2. Sumber daya, yaitu jumlah sumber daya yang digunakan dalam
pengembangan sistem, meliputi sumber daya manusia serta sumber
daya ekonomi. Sumber daya dapat berupa sumber daya prosesor,
memori, ruang penyimpanan, listrik, personil dan lain-lain.
20
2.3.1.4 Control
Control (pengendalian), pada bagian ini dideskripsikan situasi saat ini
tentang kendali terhadap aliran data dan informasi ketika keamanan atau kendali
terlalu lemah sehingga data dan informasi rentan terhadap pemanfaatan oleh
pihak-pihak yang tidak berwenang terhadap pemanfaatan data dan informasi
tersebut serta ketika keamanan atau kendali terhadap aliran data dan informasi
terlalu ketat, sehingga sistem menjadi terbebani oleh prosedur keamanan atau
kendali tersebut dan juga mengganggu kenyamanan para pengguna dan pengambil
manfaat dari data dan informasi yang dihasilkan oleh sistem tersebut. Kontrol
diperlukan untuk menilai sistem informasi dari aspek kontrol dan keamanan data.
Aspek kontrol terdiri dari:
1. Integritas, yaitu tingkat dimana akses ke perangkat lunak atau data oleh
orang yang tidak berhak dapat dikontrol; dan
2. Keamanan, yaitu mekanisme yang mengontrol atau melindungi
program dan data dalam sistem informasi.
2.3.1.5 Efficiency
Efficiency (efisiensi) berhubungan dengan bagaimana sumber tersebut
dapat digunakan secara optimal. Efisiensi diperlukan untuk menilai sistem
informasi. Aspek efisiensi terdiri dari:
1.
Usabilitas, yaitu usaha yang dibutuhkan untuk mempelajari,
mengoperasikan, menyiapkan input dan menginterpretasikan output
suatu program; dan
21
2.
Maintanabilitas, yaitu usaha yang diperlukan untuk mencari dan
membetulkan kesalahan pada sebuah program.
2.3.1.6 Service
Service (pelayanan), pada bagian ini dideskripsikan situasi saat ini tentang
layanan yang disediakan oleh sistem yang berjalan saat ini. Pelayanan diperlukan
untuk mengetahui bagaimana meningkatkan kepuasan pelanggan, pegawai dan
manajemen. Aspek pelayanan terdiri dari:
1. Akurasi, yaitu ketelitian komputasi dan kontrol;
2. Reliabilitas, tingkat dimana sebuah program dapat dipercaya dan
diandakalkan untuk melakukan fungsi yang diminta; dan
3. Kesederhanaan, yaitu tingkat dimana sebuah program dapat dipahami
tanpa kesukaran.
2.3.2 International Council on Archives Access to Memory (ICA AtoM)
Menurut Sacafirmansyah (2011) International Council on Archives Access
to
Memory (ICA
AtoM) merupakan standard
yang digunakan untuk
pengembangan aplikasi deskripsi arsip yang berbasis open source dengan
menggunakan perangkat komputer. Open Source dapat didefinisikan tidak hanya
sebagai aplikasi yang gratis dan dapat dengan mudah didapatkan sumber kodenya
(source code), akan tetapi sebuah aplikasi komputer dapat dikategorikan open
source apabila memenuhi kriteria berikut ini:
22
1. Free Redistribution. Lisensi software tersebut tidak boleh membatasi suatu
pihak untuk menjual atau memberikan software, baik software yang
berdiri sendiri maupun software yang menjadi komponen software lain.
2. Source Code. Program harus menyertakan kode sumber dan harus
memungkinkan pendistribusian dalam bentuk kode sumber maupun
terkompilasi.
3. Derived Works. Lisensi harus memungkinkan modifikasi dan pekerjaan
turunan, serta harus memungkinkan mereka didistribusikan berdasarkan
syarat-syarat yang sama dengan yang ada pada lisensi software awal.
4. Integrity of The Author’s Source Code. Lisensi dapat membatasi distribusi
kode sumber dalam bentuk termodifikasi hanya jika lisensi memungkinkan
distribusi patch files. Patch files adalah perbaikan-perbaikan kode sumber
yang
didistribusikan
untuk
memperbaiki
software
yang
telah
didistribusikan dahulu. Patch files ini biasanya tidak berukuran besar.
Dengan adanya patch files maka seseorang tidak perlu mengambil ulang
seluruh software sehingga menghemat waktu download serta kode sumber
demi pemodifikasian program pada saat kompilasi. Lisensi harus secara
eksplisit mengijinkan distribusi software yang dibangun dari kode sumber
termodifikasi. Derived works harus mengenakan nomor versi atau nama
yang berbeda dari software aslinya.
5. No Discrimination Against Persons or Groups. Tidak ada diskriminasi
terhadap orang atau kelompok.
23
6. No Discrimination Against Fields of Endeavor. Tidak ada diskriminasi
terhadap fields of endeavor. Lisensi tidak boleh membatasi seseorang
menggunakan program dalam bidang tertentu.
7. Distribution of License. Hak-hak yang ada dalam program harus berlaku
pula bagi tiap pihak yang menerima program, tanpa memerlukan lisensi
tambahan.
8. License Must Not Be Specific to a Product. Lisensi tidak boleh spesifik
terhadap suatu produk.
9. License Must Not Restrict Other Software. Lisensi tidak boleh
mempengaruhi software lain.
10. License Must Be Technology-Neutral. Lisensi tidak boleh membatasi
software-software yang didistribusikan beserta software terlisensi open
source. Open Source Initiative (The Open Source Definition).
Aplikasi ICA AtoM dibuat dalam bentuk multilingual atau lebih dari satu
bahasa yang terdiri dari bahasa Arab, Belanda, Inggris, Persia, Perancis, Jerman,
Yunani, Italia, Islandia, Korea, Jepang, Portugis, Slovenia, Spanyol dan Polandia.
Aplikasi ini juga bersifat multirepository atau lebih dari satu tempat penyimpanan.
Aplikasi ICA AtoM terdiri dalam bentuk halaman HTML dan dapat dioperasikan
dengan menggunakan aplikasi web browser . Aplikasi ICA AtoM diakses secara
online melalui www.ica-atom.org.
2.3.3 Sistem Informasi Kearsipan Dinamis (SIKD)
Sistem Informasi Kearsipan Dinamis (SIKD) merupakan Standar Elemen
Sistem Informasi Kearsipan yang dikeluarkan oleh ANRI. Menurut Taufik (2013)
24
aplikasi pengolahan arsip dinamis berbasis teknologi informasi atau yang dikenal
dengan nama SIKD adalah suatu aplikasi yang dirancang untuk menangani
pengelolaan arsip dinamis di lingkungan Instansi/Lembaga/Perguruan Tinggi.
Aplikasi ini berbasis web dan dapat diakses melalui jaringan intranet maupun
internet menggunakan browser , seperti: Mozilla Firefox, Google Chrome, dan
lain-lain. Menurut Taufik (2013) Fungsionalitas SIKD, yaitu:
1. Pengaturan Struktur Organisasi dan Pengguna;
2. Pengaturan Klasifikasi Arsip;
3. Pengaturan Berkas dan Jadwal Retensi Arsip;
4. Registrasi Arsip;
5. Penggunaan; dan
a. Registrasi;
b. Pemberkasan;
c. Disposisi;
d. Balas;
e. Usulan;
f. Relasi;
g. Tracking (jejak arsip); dan
h. Pencarian.
6. Penyusutan dan Pelaporan.
Kelompok pengguna SIKD, yaitu:
1. Administrator Pusat
a. Unit TI Instansi; dan
25
b. Unit Kearsipan Instansi.
2. Administrator Unit
a. Para pejabat struktural di instansi yang bersangkutan.
3. Pengguna Umum (End Users)
a. Para pejabat fungsional dan staf Unit Kerja.
Tugas Kelompok Pengguna SIKD, yaitu:
1. Administrator Pusat
a. Memelihara sistem;
b. Mengatur account pengguna baru;
c. Mem-backup data secara rutin;
d. Helpdesk sistem aplikasi;
e. Pengaturan umum (jenis naskah, media naskah, bahasa, sifat
naskah, tingkat perkembangan, tingkat urgensi, status arsip, jenis
extensifile, situs);
f. Pengaturan struktur organisasi dan pengguna;
g. Pengelolaan klasifikasi dan retensi arsip;
h. Pengaturan berkas;
i. Reregistrasi naskah (masuk/keluar);
j. Menghapus usulan hapus arsip dari unit;
k. Tracking (jejak arsip);
l. Menyimpan dan menangani arsip;
m. Membuat laporan;
n. Mengelola penyusutan arsip; dan
26
o. Helpdesk penggunaan aplikasi.
2. Administrator Unit
a. Menindaklanjuti arsip
yang diregistrasi dari Administrator
Pengguna Pusat;
b. Membuat berkas unit kerja dan menetapkan retensi;
c. Registrasi/memberkaskan naskah masuk;
d. Menggunakan untuk:
1) Membuat disposisi
2) Membuat balasan
3) Membuat usulan
4) Menentukan hak akses arsip
5) Melakukan ralat salah berkas
6) Melihat jejak arsip (tracking)
7) Melihat naskah digital
8) Melihat naskah keluar yang dikirim
9) Mencari
10) Membuat relasi
11) Usul hapus
12) Mengubah meta data
13) Melakukan tutup berkas; dan
e. Membuat registrasi naskah keluar.
Berdasarkan uraian tersebut dapat dinyatakan model evaluasi untuk sistem
aplikasi terdapat beberapa model, yaitu: PIECES (Performance, Information,
27
Economic, Control, Efficiency, Service), International Council on Archives Access
to Memory (ICA AtoM) dan Sistem Informasi Kearsipan Dinamis (SIKD).
Namun, yang lebih tepat digunakan untuk mengevaluasi aplikasi SKE adalah
PIECES karena model evaluasi PIECES memiliki elemen dan sub elemen yang
lebih lengkap dan rinci untuk mengoreksi dan memperbaiki sebuah sistem aplikasi
apakah sudah efektif dan efisien dalam hal kinerja, informasi, ekonomi,
pengendalian, efisiensi dan pelayanan. Dari hal-hal yang telah diidentifikasi
tersebut dapat diambil beberapa masalah yang sesuai dengan yang dihadapi oleh
organisasi, kemudian dideskripsikan. Sehingga masalah tersebut dapat dipahami
dengan baik.
28
KAJIAN PUSTAKA
2.1 Konsep Arsip Dinamis
2.1.1 Pengertian Arsip Dinamis
Arsip dinamis merupakan dokumen yang bernilai guna tinggi yang
membantu kegiatan suatu organisasi. Menurut Wiyasa (2003, 92) “Arsip dinamis
adalah arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam proses
penyelenggaraan administrasi dari suatu organisasi”. Sementara menurut SulistyoBasuki (2003, 13) “Arsip dinamis merupakan informasi terekam, termasuk
informasi dalam sistem komputer, yang dibuat atau diterima oleh badan korporasi
atau perorangan dalam transaksi kegiatan melakukan tindakan sebagai bukti
aktivitas tersebut”. Arsip dinamis dibagi menjadi dua, yaitu: (1) arsip dinamis
aktif, yaitu arsip yang masih diperlukan secara langsung dan terus-menerus dalam
penyelenggaraan administrasi organisasi; (2) arsip dinamis inaktif, yaitu arsip
yang frekuensi penggunaannya dalam penyelenggaraan administrasi organisasi
sudah berkurang (Wiyasa 2003, 92-93).
Berdasarkan uraian diatas dapat dinyatakan arsip dinamis merupakan arsip
yang masih memiliki nilai guna tinggi yang dipergunakan langsung dalam
penyelenggaraan administrasi sebuah organisasi atau lembaga.
2.1.2 Tujuan Arsip Dinamis
Adapun tujuan dari arsip dinamis, yaitu: untuk menciptakan efisiensi kerja
dan untuk mengontrol volume informasi dan atau arsip. Menurut Dasril (2010)
tujuan arsip dinamis adalah untuk menciptakan efisiensi kerja dalam hal
6
penciptaan, pemeliharaan, dan penemuan kembali informasi dalam rangka
menunjang pengambilan keputusan, pelaksanaan operasional, penyediaan bahan
bukti kebijaksanaan dan kegiatan organisasi. Temasuklah didalamnya suatu upaya
untuk
menjamin
terpeliharanya
legalitas,
profesionalisme
dan
pertanggungjawaban suatu organisasi. Sementara menurut Barthos (2012, 12)
tujuan
arsip
dinamis
pertanggungjawaban
adalah
nasional
untuk
tentang
menjamin
perencanaan,
keselamatan
pelaksanaan
bahan
dan
penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan
pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan pemerintahan.
Berdasarkan uraian diatas dapat dinyatakan tujuan adanya arsip dinamis
adalah pada efisiensi kerja dan informasi yang bernilai guna juga untuk
keselamatan arsip yang nantinya akan memudahkan penemuan kembali arsip
apabila dibutuhkan kembali artinya organisasi memiliki backup data.
2.1.3 Peranan Manajeman Arsip Dinamis
Penempatan manajemen arsip dinamis disesuaikan dengan besar kecilnya
organisasi dan kebutuhannya. Pada umumnya diletakkan di salah satu unit
pasilitatif organisasi bersama dengan bagian personalia atau sumber daya
manusia, keuangan dan sistem informasi. Kadangkala, manajemen arsip dinamis
bersama dengan perpustakaan diletakkan di bagian layanan informasi atau bahkan
berada dibawah bagian teknologi informasi sejajar dengan sistem komputer. Pada
prinsipnya dimanapun manajemen arsip dinamis berada, sangatlah penting bagi
staf unit tersebut untuk bekerja sama dengan staf unit lain yang berkaitan dengan
sistem informasi dan perkantoran.
7
Pengaruh perkembangan teknologi khususnya teknologi informasi yang
sedemikian pesat terhadap penciptaan, penggunaan dan penyimpanan informasi
menyebabkan adanya pergeseran peranan manajemen arsip dinamis. Peranan
manajemen arsip dinamis tidak lepas peranan arsiparis atau staf yang bekerja di
lingkungan arsip dinamis untuk: (a) menentukan kebutuhan pengelolaan arsip
(recordkeeping) untuk kegiatan bisnis dari unit kerja yang ada, yaitu menentukan
arsip apa yang harus diciptakan dan berapa lama masa simpannya; (b)
mengembangkan peraturan dan standar bisnis untuk mendukung penciptaan dan
perekaman arsip yang lengkap dan akurat; (c) mengembangakan sistem dan
kontrol untuk menjamin perekaman arsip yang lengkap dan akurat; (d)
mengembangkan sistem dan pelayanan yang efisien untuk mengakses arsip; (e)
melakukan proses monitoring yang sesuai dengan kebutuhan internal dan
eksternal pengelolaan arsip; (f) menjamin organisasi siap menerima audit dari
organisasi pengawas (Kustinawati, 2010).
Berdasarkan uraian diatas dapat dinyatakan manajemen arsip dinamis
tidak hanya mengelola fisik arsip namun lebih jauh lagi mengelola informasinya.
Manajemen arsip dinamis yang baik dapat memberikan beberapa keuntungan bagi
organisasi, khususnya dalam enam hal efisiensi biaya operasional, efektivitas
kegiatan bisnis, serta pendayagunaan sumber daya manusia yang sesuai dengan
profesinya.
2.1.4 Sumber Daya Manusia
Sumber daya manusia dan penerapannya seringkali masih belum sejalan
dengan keinginan suatu organisasi. Menurut Hariandja (2002, 2) “Sumber
8
Manusia merupakan salah satu faktor yang penting dalam suatu organisasi”.
Sumber Daya Manusia adalah kemampuan terpadu dari daya pikir dan daya fisik
yang dimiliki individu. Perilaku dan sifatnya dilakukan oleh keturunan dan
lingkungannya, sedangkan prestasi kerjanya dimotivasi oleh keinginan untuk
memenuhi kepuasannya dalam suatu organisasi (Hasibuan 2003, 244).
Berdasarkan uraian diatas dapat dinyatakan sumber daya manusia
merupakan faktor yang penting dalam suatu organisasi tentang kemampuannya
dan keinginannya dalam menjalankan suatu aktivitas kerja.
2.1.5 Pengelolaan Arsip Dinamis
Pada suatu organisasi biasanya yang mengelola arsip dinamis adalah
arsiparis. Sebelum melakukan pengelolaan arsip, pihak pengelola harus
memahami terlebih dahulu apa dan bagaimana cara mengelola arsip. Pengelolaan
arsip
dinamis
menurut
Peraturan
Menteri Komunikasi
dan
Informatika
Republik Indonesia Nomor 12 Tahun 2014 tentang Tata Kearsipan Dinamis
Kementerian Komunikasi dan Informatika bahwa “Pengelolaan arsip dinamis
adalah proses pengendalian arsip
dinamis
secara
penciptaan, penggunaan,
dan
efisien,
efektif,
pemeliharaan,
dan
sistematis,
meliputi
serta
penyusutan
arsip”. Ada tiga komponen pengelolaan arsip dinamis menurut
Sulistyo-Basuki (2003), yaitu:
1. Input, yaitu seleksi dan pengendalian informasi yang akan diolah,
penentuan sumber daya manusia baik jumlah maupun kualitasnya,
pemeliharaan peralatan yang tepat dan penggunaan dana atau biaya yang
murah.
9
2. Proses, yaitu menyangkut pengendalian kegiatan penciptaan atau
penerimaan arsip, penggunaan dan pemeliharaan serta penyusutannya.
3. Output, informasi yang dihasilkan harus senantiasa memperhatikan mutu
dan fungsi informasi tersebut.
Berdasarkan uraian diatas dapat dinyatakan pengelolaan arsip dinamis
merupakan bagian terpenting dalam mengelola arsip yang sesuai dengan sistem
yang seharusnya agar mudah dalam penemuan kembali arsip.
2.1.6 Siklus Hidup Arsip Dinamis
Menurut Suprayitno (2008, 2) pada daur hidup tata arsip dinamis ada ciri
pengulangan atas generasi arsip dinamis yang dapat dideskripsikan ke dalam
tahap-tahap tertentu. Premisnya adalah bahwa tiap-tiap tahap arsip dinamis dapat
diamati selama periode kehidupan arsip dinamis dari kelahiran (penciptaan),
kehidupan (penggunaan dan pemeliharaan) dan akhirnya sampai kematian
(penyusutan).
Gambar 2.1 Siklus Hidup Arsip Dinamis
Sumber: (Suprayitno 2008)
10
Berawal dari (1) tahap penciptaan, yaitu penciptaan arsip dinamis yang
diinput ke dalam aplikasi SKE. Lalu (2) tahap penggunaan, yang dilakukan oleh
pengguna aplikasi SKE, yaitu penata arsip di bagian tata usaha di Balai
Pengelolaan Daerah Aliran Sungai Agam Kuantan Sumatera Barat termasuk
dalam pemeliharaan arsip pada aplikasi SKE. Terakhir, hingga (3) tahap
penyusutan arsip dinamis yang menjadi statis dalam arti sudah tidak digunakan
lagi.
Berdasarkan uraian diatas dapat dinyatakan siklus hidup sistem arsip
dinamis terdapat tiga tahapan, yaitu: tahap penciptaan, tahap penggunaan dan
pemeliharaan serta tahap penyusutan.
2.2 Konsep Arsip Elektronik
Menurut Suprayitno (2008, 5-6) cepatnya pertumbuhan dan perubahan
teknologi informasi dan komunikasi serta ketidakstabilan medium arsip
menimbulkan permasalahan pada preservasi arsip digital atau elektronik. Dalam
bidang Teknologi Informasi, perubahan versi hardware, software berjalan begitu
cepat. Pergantian hardware baik mesinnya maupun kemampuannya serta media
simpannya hampir setiap tahun berubah. Sementara perkembangan software juga
berubah dengan lebih cepat lagi, misalnya: upgrade versi OS ataupun program
aplikasi yang lebih baru, upgrade platform hardware, perkembangan dokumen
multimedia yang begitu kompleks; serta, migrasi yang ditimbulkan dari
perkembangan software dan hardware tersebut. Biasanya, migrasi dilakukan
untuk arsip yang current saja ke software atau platforms yang terbaru. Adapun
arsip elektronik yang lama, misalnya tahun 1990-an yang disimpan dalam format
11
wordstar akan diabaikan migrasinya, padahal kini wordstar sudah hilang
dipasaran. Padahal, semakin lama arsip yang non-current menunggu konversi ke
format terbaru, semakin sulit juga sistem upgradenya, sehingga praktis tidak dapat
diakses, padahal arsip tanpa akses tidak ada gunanya. Hal ini tentu saja
menimbulkan masalah, karena arsip elektronik pada software lama yang tidak
dapat dikonversi ke software terbaru akan terhapus begitu saja (writtenoff). Risiko
yang biasanya dialami pada arsip elektronik saat ini adalah:
1. Banyaknya data, dokumen dan arsip dinamis yang susah dikendalikan lagi
(mountainof records);
2. Terjadinya pemusnahan data, dokumen dan arsip dinamis yang tidak
disengaja, misalnya: kesalahan perintah dalam komputer, virus dan lainlain;
3. Terjadinya pemalsuan dokumen dan arsip dinamis dalam lingkungan
elektronik;
4. Tidak adanya dokumentasi sistem dan tidak tersedianya metadata yang
memadai; dan
5. Tidak adanya tata arsip dinamis yang integral dan adanya duplikasi akibat
penyimpanan arsip dinamis elektronik dan arsip dinamis kertas.
Kelima hal diatas, akan menimbulkan hal-hal sebagai berikut:
1. Hilangnya akses informasi;
2. Pemborosan dana karena mengharuskan adanya pembelian storage
tambahan;
3. Hilangnya arsip dinamis bisnis yang sangat bernilai;
12
4. Terjadinya kebocoran informasi;
5. Hilangnya bukti transaksi organisasi, dimana hal ini merupakan ciri utama
arsip dinamis elektronik; dan
6. Hilangnya akuntabilitas publik.
2.2.1 Aplikasi Sistem Kearsipan Elektronik
Pada komputer terdapat berbagai aplikasi yang dirancang untuk berbagai
fungsi, termasuk pengolahan data pada suatu sistem. Dalam Kamus Besar Bahasa
Indonesia, “aplikasi adalah penerapan dan rancang sistem untuk mengolah data
yang menggunakan aturan atau ketentuan bahasa pemograman tertentu” (Yosua
2013, 7). Sistem adalah seperangkat elemen yang membentuk kumpulan atau
prosedur/bagan pengolahan yang mencari suatu tujuan bagian atau tujuan bersama
dengan mengoperasikan data dan/atau barang pada waktu rujukan tertentu untuk
menghasilkan informasi dan/atau energi dan/atau barang (Pengertian Ahli 2013,
8).
Arsip sebagai salah satu sumber informasi sangat dibutuhkan oleh
siapapun yang membuat dan menerimanya, baik menyangkut badan korporasi
atau individu dan disimpan dalam waktu yang singkat atau waktu yang lama
ataupun dimusnahkan. Semua pasti awalnya bernilai dan memiliki kepentingan
atau kegunaan (Widodo 2009, 1.3). Arsip dibedakan atas dua jenis, yaitu arsip
dinamis dan arsip statis. Arsip dinamis dikelola dan disimpan oleh lembaga
pencipta arsip atau penerima arsip karena masih dibutuhkan secara langsung
dalam penyelenggaraan administrasi, sedangkan arsip statis merupakan akumulasi
13
arsip dinamis yang frekuensi kegunaannya sudah mulai menurun (arsip inaktif)
untuk diserahkan ke lembaga kearsipan (Widodo 2009, 1.5).
Dalam mengelola arsip terdapat beberapa macam sistem kearsipan. Pada
setiap Instansi memakai sistem kearsipan yang berbeda-beda. Macam-macam
sistem kearsipan, yaitu: (a) sistem abjad adalah sistem penyimpanan memakai
metode penyusunan menurut abjad seperti: nama orang, perusahan, tempat dan
sebagainya; (b) sistem perihal (pokok isi surat) adalah cara penemuan kembali
surat berpedoman pada perihal surat; (c) sistem nomor, yaitu: sistem nomor
menurut Dewey (kode surat), sistem nomor menurut Terminal Digit (nomor urut),
sistem nomor menurut Middle Digit dan sistem nomor menurut Soundex
(penyimpanan
warkat
berdasarkan
pengelompokan
warna);
(d)
sistem
geografis/wilayah adalah penyimpanan berdasarkan wilayah yang menjadi alamat
suatu surat; dan (e) sistem tanggal adalah penyimpanan surat yang didasarkan
tanggal surat diterima (untuk surat masuk) dan tanggal surat dikirim (untuk surat
keluar) (Istikomah 2011, 12).
Kearsipan
elektonik
merupakan
pengembangan
dari
kearsipan
konvensional yang menggunakan sistem penyimpanan dengan menggunakan
media komputer. Kearsipan elektronik arsip/warkat yang disimpan berupa file
yang disimpan dalam kabinet virtual dan map virtual. Map virtual berupa folderfolder yang di dalamnya berisi lembaran-lembaran arsip yang dikonversi ke dalam
bentuk file gambar atau dokumen (Dian4nggraeni 2013, 1). Sedangkan menurut
Judith Read and Mary Leaginn (2011, 342) arsip elektronik adalah sebuah arsip
yang tersimpan pada media penyimpanan elektronik yang bisa diakses dan diubah.
14
Ada empat prinsip dalam kerangka pelaksanaan manajemen arsip
elektronik menurut International Council on Archives: (1) arsip elektronik harus
masuk dalam daur hidup sistem elektronik yang menciptakan arsip untuk
menjamin penciptaan dan retensi arsip elektronik yang otentik, terpercaya dan
terpelihara; (2) harus ada jaminan bahwa penciptanya menciptakan arsip yang
otentik, terpercaya dan terpelihara; (3) adanya proses penilaian arsip elektronik;
(4) kebutuhan akan pemeliharaan dan pengaksesan untuk menjamin arsip
elektronik dapat tersedia, dapat diakses dan dimengerti.
Dalam proses temu kembali arsip yang dibutuhkan adalah kode klasifikasi
arsip untuk memudahkan penemuan kembali arsip. Klasifikasi arsip adalah
penggolongan naskah dinas berdasarkan masalah yang dimuat didalamnya dan
merupakan pedoman untuk pengaturan, penataan dan penemuan kembali arsip.
Kode klasifikasi arsip adalah tanda pengenal urusan atau masalah dalam bentuk
angka yang berfungsi sebagai alat untuk mengenali masalah yang dikandung arsip
(Cibodas 2012, 11).
Aplikasi sistem kearsipan elektronik dibangun dengan menggunakan
konsep web base, yaitu aplikasi berbasis web. Dengan konsep web base, aplikasi
dapat diakses dari mana saja dengan catatan komputer yang digunakan terkoneksi
dengan internet. Untuk menjalankan aplikasi sistem kearsipan elektronik,
diperlukan internet browser seperti Mozila Firefox, Microsoft Internet Explorer
(IE) versi 5.0 keatas atau internet browser lainnya (disarankan menggunakan
Mozila Firefox atau Google Chrome) (Kementerian Kehutanan 2012, 1).
15
Berdasarkan uraian tersebut dapat dinyatakan aplikasi sistem kearsipan
elektronik merupakan penerapan pengolahan data arsip secara digital berbasis
web. Diakses di komputer yang terkoneksi dengan internet. Berguna untuk
mendukung proses pemindahan arsip, penataan sistem kearsipan elektronik
sehingga masih dapat dipertahankan dan terjaga informasi pada arsip. Apabila
dibutuhkan, lebih cepat ditemukan kembali dengan menggunakan kode klasifikasi
surat atau arsip pada aplikasi.
2.2.2 Siklus Hidup Sistem Arsip
Siklus hidup arsip merupakan suatu rangkaian kegiatan kearsipan yang
terorganisir, terstruktur dan adanya pendekatan-pendekatan yang logis untuk fase
penciptaan, pemeliharaan dan pemusnahan arsip. Suatu siklus hidup arsip identik
dengan pengelolaan arsip dinamis. Berikut model siklus hidup sistem arsip
menurut Raymon.M:
Gambar 2.2 Siklus Hidup Sistem Arsip
Sumber: (Bondanoctavian 2013)
16
Siklus hidup sistem arsip merupakan proses evolusioner yang diikuti
dalam menerapkan sistem atau subsistem informasi berbasis komputer. Ada
beberapa tahapan: (1) tahapan pencanaan, yaitu proses merencanakan aplikasi
sistem kearsipan elektronik yang bertujuan untuk mendukung proses pemindahan
arsip, penataan, sehingga masih dapat dipertahankan; (2) tahapan analisis, yaitu
proses penelitian atas aplikasi sistem kearsipan elektronik yang telah ada dengan
tujuan untuk merancang sistem baru atau diperbarui; (3) tahapan rancangan, yaitu
penentuan proses dan data yang diperlukan oleh aplikasi sistem kearsipan
elektronik karna berbasis komputer, rancangan dapat menyertakan spesifikasi
jenis peralatan yang akan digunakan; (4) tahap penerapan, yaitu kegiatan
memperoleh dan mengintegrasikan sumber daya fisik dan konseptual apakah
aplikasi sistem kearsipan elektronik akan menghasilkan dan bekerja; (5) tahap
penggunaan, yaitu bagaimana pengguna aplikasi sistem kearsipan elektronik
menggunakan sistem, audit sistem, memelihara sistem, menyiapkan usulan
rekayasa ulang dan menyetujui atau menolak rekayasa ulang sistem.
Berdasarkan uraian diatas dapat dinyatakan siklus hidup sistem arsip
terdapat lima tahapan, yaitu: tahapan perencanaan, analisis, rancangan, penerapan
dan penggunaan untuk rangkaian kegiatan membuat sistem arsip.
2.3 Model Evaluasi Sistem Aplikasi
Untuk mengevaluasi sistem aplikasi arsip berbasis elektronik dalam
mengelola arsip dinamis terdapat beberapa model evaluasi seperti:
17
2.3.1 PIECES (Performance, Information, Economic, Control,
Efficiency, Service )
Pengembangan sistem informasi dilakukan untuk menyelesaikan masalah
yang terjadi pada suatu organisasi, terutama untuk masalah-masalah yang
menyangkut ketersediaan informasi bagi pengambil keputusan dalam organisasi.
Masalah tersebut dapat diidentifikasi dari analisis PIECES (Performance,
Information, Economic, Control, Efficiency, Service) yang diusulkan oleh James
Wetherbe dalam bukunya Systems Analysis and Design: Traditional, Best
Practices 4th Ed. James Wetherbe menyebutkan bahwa tujuan dari analisis
PIECES adalah untuk mengoreksi atau pemperbaiki sistem dalam hal yang telah
disebutkan diatas (Yaqin, 2013).
Menurut Nuryati (2015) dalam menganalisa suatu sistem informasi
terdapat beberapa hal yang perlu dilakukan dan dilihat, yaitu: aspek kinerja,
informasi, ekonomi, keamanan, efisiensi dan pelayanan. Dalam hal ini analisis
yang digunakan adalah analisis PIECES (Performance, Information, Economic,
Control, Eficiency, Service). Analisis PIECES digunakan untuk mengetahui
permasalahan-permasalahan yang ada dan digunakan sebagai bahan referensi dan
kontrol untuk perubahan sistem itu sendiri. Teknik analisa ini dijelaskan oleh
Whitten, dkk (2007) untuk membuat sebuah sistem yang dibuat secara
prototyping dengan melakukan analisa terlebih dahulu untuk mengetahui
permasalahan dan kebutuhan untuk membuat sistem. Sebuah sistem perlu
ditemukan permasalahan yang ada agar sistem dapat berjalan dengan baik dan
bisa mencapai tujuan yang diharapkan. Adapun beberapa aspek yang dapat dilihat
dari analisa ini adalah sebagai berikut:
18
2.3.1.1 Performance
Performance (kinerja) adalah suatu kemampuan kinerja sistem dalam
menyelesaikan tugas dengan cepat sehingga sasaran dapat segera tercapai. Kinerja
diperlukan untuk menilai kinerja dari sistem informasi yang telah dirancang.
Aspek kinerja terdiri dari:
1. Throughput (produksi), dimana sistem dinilai dari banyaknya kerja
(output) yang dilakukan pada beberapa periode waktu dalam
memenuhi kebutuhan;
2. Respon time (waktu respon), yaitu waktu yang diperlukan oleh sistem
informasi untuk melakukan proses kerja;
3. Audibilitas, yaitu kesesuian dimana keselarasan terhadap standar dapat
diperiksa;
4. Kelaziman komunikasi, yaitu terkait userinterface yang digunakan
dalam sistem informasi dinilai dalam kemudahan untuk dipahami;
5. Kelengkapan, yaitu derajat dimana sistem informasi mempunyai fungsi
yang penuh dalam mendukung pekerjaan; dan
6. Toleransi kesalahan, yaitu kerusakan yang terjadi pada saat program
mengalami kesalahan.
2.3.1.2 Information
Information (informasi) merupakan hal penting karena dengan informasi
tersebut pihak manajemen (marketing) dan user dapat melakukan langkah
19
selanjutnya. Informasi diperlukan untuk menilai informasi yang dihasilkan dan
data yang digunakan. Aspek informasi terdiri dari:
1. Accuracy (akurat), dimana informasi atas hasil evaluasi hendaklah
memiliki tingkat ketepatan/ketelitian yang tinggi;
2. Relevansi informasi, dimana informasi yang dihasilkan sesuai dengan
kebutuhan;
3. Penyajian informasi, dimana informasi disajikan dalam bentuk yang
sesuai; dan
4. Aksesibilitas informasi, dimana informasi dapat tersedia sewaktuwaktu ketika dibutuhkan.
2.3.1.3 Economic
Economic (ekonomi) merupakan pemanfaatan biaya yang digunakan dari
pemanfaatan
informasi.
Peningkatan
terhadap
kebutuhan
ekonomis
mempengaruhi pengendalian biaya dan peningkatan manfaat. Ekonomi diperlukan
untuk menilai sistem informasi dari aspek ekonomi. Aspek ekonomi terdiri dari:
1. Reusabilitas, yaitu tingkat dimana sebuah program atau bagian dari
program tersebut dapat digunakan kembali didalam aplikasi yang lain;
dan
2. Sumber daya, yaitu jumlah sumber daya yang digunakan dalam
pengembangan sistem, meliputi sumber daya manusia serta sumber
daya ekonomi. Sumber daya dapat berupa sumber daya prosesor,
memori, ruang penyimpanan, listrik, personil dan lain-lain.
20
2.3.1.4 Control
Control (pengendalian), pada bagian ini dideskripsikan situasi saat ini
tentang kendali terhadap aliran data dan informasi ketika keamanan atau kendali
terlalu lemah sehingga data dan informasi rentan terhadap pemanfaatan oleh
pihak-pihak yang tidak berwenang terhadap pemanfaatan data dan informasi
tersebut serta ketika keamanan atau kendali terhadap aliran data dan informasi
terlalu ketat, sehingga sistem menjadi terbebani oleh prosedur keamanan atau
kendali tersebut dan juga mengganggu kenyamanan para pengguna dan pengambil
manfaat dari data dan informasi yang dihasilkan oleh sistem tersebut. Kontrol
diperlukan untuk menilai sistem informasi dari aspek kontrol dan keamanan data.
Aspek kontrol terdiri dari:
1. Integritas, yaitu tingkat dimana akses ke perangkat lunak atau data oleh
orang yang tidak berhak dapat dikontrol; dan
2. Keamanan, yaitu mekanisme yang mengontrol atau melindungi
program dan data dalam sistem informasi.
2.3.1.5 Efficiency
Efficiency (efisiensi) berhubungan dengan bagaimana sumber tersebut
dapat digunakan secara optimal. Efisiensi diperlukan untuk menilai sistem
informasi. Aspek efisiensi terdiri dari:
1.
Usabilitas, yaitu usaha yang dibutuhkan untuk mempelajari,
mengoperasikan, menyiapkan input dan menginterpretasikan output
suatu program; dan
21
2.
Maintanabilitas, yaitu usaha yang diperlukan untuk mencari dan
membetulkan kesalahan pada sebuah program.
2.3.1.6 Service
Service (pelayanan), pada bagian ini dideskripsikan situasi saat ini tentang
layanan yang disediakan oleh sistem yang berjalan saat ini. Pelayanan diperlukan
untuk mengetahui bagaimana meningkatkan kepuasan pelanggan, pegawai dan
manajemen. Aspek pelayanan terdiri dari:
1. Akurasi, yaitu ketelitian komputasi dan kontrol;
2. Reliabilitas, tingkat dimana sebuah program dapat dipercaya dan
diandakalkan untuk melakukan fungsi yang diminta; dan
3. Kesederhanaan, yaitu tingkat dimana sebuah program dapat dipahami
tanpa kesukaran.
2.3.2 International Council on Archives Access to Memory (ICA AtoM)
Menurut Sacafirmansyah (2011) International Council on Archives Access
to
Memory (ICA
AtoM) merupakan standard
yang digunakan untuk
pengembangan aplikasi deskripsi arsip yang berbasis open source dengan
menggunakan perangkat komputer. Open Source dapat didefinisikan tidak hanya
sebagai aplikasi yang gratis dan dapat dengan mudah didapatkan sumber kodenya
(source code), akan tetapi sebuah aplikasi komputer dapat dikategorikan open
source apabila memenuhi kriteria berikut ini:
22
1. Free Redistribution. Lisensi software tersebut tidak boleh membatasi suatu
pihak untuk menjual atau memberikan software, baik software yang
berdiri sendiri maupun software yang menjadi komponen software lain.
2. Source Code. Program harus menyertakan kode sumber dan harus
memungkinkan pendistribusian dalam bentuk kode sumber maupun
terkompilasi.
3. Derived Works. Lisensi harus memungkinkan modifikasi dan pekerjaan
turunan, serta harus memungkinkan mereka didistribusikan berdasarkan
syarat-syarat yang sama dengan yang ada pada lisensi software awal.
4. Integrity of The Author’s Source Code. Lisensi dapat membatasi distribusi
kode sumber dalam bentuk termodifikasi hanya jika lisensi memungkinkan
distribusi patch files. Patch files adalah perbaikan-perbaikan kode sumber
yang
didistribusikan
untuk
memperbaiki
software
yang
telah
didistribusikan dahulu. Patch files ini biasanya tidak berukuran besar.
Dengan adanya patch files maka seseorang tidak perlu mengambil ulang
seluruh software sehingga menghemat waktu download serta kode sumber
demi pemodifikasian program pada saat kompilasi. Lisensi harus secara
eksplisit mengijinkan distribusi software yang dibangun dari kode sumber
termodifikasi. Derived works harus mengenakan nomor versi atau nama
yang berbeda dari software aslinya.
5. No Discrimination Against Persons or Groups. Tidak ada diskriminasi
terhadap orang atau kelompok.
23
6. No Discrimination Against Fields of Endeavor. Tidak ada diskriminasi
terhadap fields of endeavor. Lisensi tidak boleh membatasi seseorang
menggunakan program dalam bidang tertentu.
7. Distribution of License. Hak-hak yang ada dalam program harus berlaku
pula bagi tiap pihak yang menerima program, tanpa memerlukan lisensi
tambahan.
8. License Must Not Be Specific to a Product. Lisensi tidak boleh spesifik
terhadap suatu produk.
9. License Must Not Restrict Other Software. Lisensi tidak boleh
mempengaruhi software lain.
10. License Must Be Technology-Neutral. Lisensi tidak boleh membatasi
software-software yang didistribusikan beserta software terlisensi open
source. Open Source Initiative (The Open Source Definition).
Aplikasi ICA AtoM dibuat dalam bentuk multilingual atau lebih dari satu
bahasa yang terdiri dari bahasa Arab, Belanda, Inggris, Persia, Perancis, Jerman,
Yunani, Italia, Islandia, Korea, Jepang, Portugis, Slovenia, Spanyol dan Polandia.
Aplikasi ini juga bersifat multirepository atau lebih dari satu tempat penyimpanan.
Aplikasi ICA AtoM terdiri dalam bentuk halaman HTML dan dapat dioperasikan
dengan menggunakan aplikasi web browser . Aplikasi ICA AtoM diakses secara
online melalui www.ica-atom.org.
2.3.3 Sistem Informasi Kearsipan Dinamis (SIKD)
Sistem Informasi Kearsipan Dinamis (SIKD) merupakan Standar Elemen
Sistem Informasi Kearsipan yang dikeluarkan oleh ANRI. Menurut Taufik (2013)
24
aplikasi pengolahan arsip dinamis berbasis teknologi informasi atau yang dikenal
dengan nama SIKD adalah suatu aplikasi yang dirancang untuk menangani
pengelolaan arsip dinamis di lingkungan Instansi/Lembaga/Perguruan Tinggi.
Aplikasi ini berbasis web dan dapat diakses melalui jaringan intranet maupun
internet menggunakan browser , seperti: Mozilla Firefox, Google Chrome, dan
lain-lain. Menurut Taufik (2013) Fungsionalitas SIKD, yaitu:
1. Pengaturan Struktur Organisasi dan Pengguna;
2. Pengaturan Klasifikasi Arsip;
3. Pengaturan Berkas dan Jadwal Retensi Arsip;
4. Registrasi Arsip;
5. Penggunaan; dan
a. Registrasi;
b. Pemberkasan;
c. Disposisi;
d. Balas;
e. Usulan;
f. Relasi;
g. Tracking (jejak arsip); dan
h. Pencarian.
6. Penyusutan dan Pelaporan.
Kelompok pengguna SIKD, yaitu:
1. Administrator Pusat
a. Unit TI Instansi; dan
25
b. Unit Kearsipan Instansi.
2. Administrator Unit
a. Para pejabat struktural di instansi yang bersangkutan.
3. Pengguna Umum (End Users)
a. Para pejabat fungsional dan staf Unit Kerja.
Tugas Kelompok Pengguna SIKD, yaitu:
1. Administrator Pusat
a. Memelihara sistem;
b. Mengatur account pengguna baru;
c. Mem-backup data secara rutin;
d. Helpdesk sistem aplikasi;
e. Pengaturan umum (jenis naskah, media naskah, bahasa, sifat
naskah, tingkat perkembangan, tingkat urgensi, status arsip, jenis
extensifile, situs);
f. Pengaturan struktur organisasi dan pengguna;
g. Pengelolaan klasifikasi dan retensi arsip;
h. Pengaturan berkas;
i. Reregistrasi naskah (masuk/keluar);
j. Menghapus usulan hapus arsip dari unit;
k. Tracking (jejak arsip);
l. Menyimpan dan menangani arsip;
m. Membuat laporan;
n. Mengelola penyusutan arsip; dan
26
o. Helpdesk penggunaan aplikasi.
2. Administrator Unit
a. Menindaklanjuti arsip
yang diregistrasi dari Administrator
Pengguna Pusat;
b. Membuat berkas unit kerja dan menetapkan retensi;
c. Registrasi/memberkaskan naskah masuk;
d. Menggunakan untuk:
1) Membuat disposisi
2) Membuat balasan
3) Membuat usulan
4) Menentukan hak akses arsip
5) Melakukan ralat salah berkas
6) Melihat jejak arsip (tracking)
7) Melihat naskah digital
8) Melihat naskah keluar yang dikirim
9) Mencari
10) Membuat relasi
11) Usul hapus
12) Mengubah meta data
13) Melakukan tutup berkas; dan
e. Membuat registrasi naskah keluar.
Berdasarkan uraian tersebut dapat dinyatakan model evaluasi untuk sistem
aplikasi terdapat beberapa model, yaitu: PIECES (Performance, Information,
27
Economic, Control, Efficiency, Service), International Council on Archives Access
to Memory (ICA AtoM) dan Sistem Informasi Kearsipan Dinamis (SIKD).
Namun, yang lebih tepat digunakan untuk mengevaluasi aplikasi SKE adalah
PIECES karena model evaluasi PIECES memiliki elemen dan sub elemen yang
lebih lengkap dan rinci untuk mengoreksi dan memperbaiki sebuah sistem aplikasi
apakah sudah efektif dan efisien dalam hal kinerja, informasi, ekonomi,
pengendalian, efisiensi dan pelayanan. Dari hal-hal yang telah diidentifikasi
tersebut dapat diambil beberapa masalah yang sesuai dengan yang dihadapi oleh
organisasi, kemudian dideskripsikan. Sehingga masalah tersebut dapat dipahami
dengan baik.
28