LKP : Rancang Bangun Sistem Informasi Pengadaan Barang PT. Jakarta Megapolitan Cabang Surabaya.

Disusun Oleh :

Agustin Ayu Ningrum (07.41010.0128)

Rachma AmaliaSari (07.41010.0208)

SEKOLAH TINGGI

MANAJEMEN INFORMATIKA & TEKNIK KOMPUTER SURABAYA

PT. Jakarta Megapolitan adalah merupakan distributor dan produsen software pendidikan terbesar dan resmi dari pusat Teknologi. Dalam hal ini PT. Jakarta Megapolitan Surabaya masih menggunakan sistem yang di anggap kurang sesuai untuk tata kelola transaksi pengadaan penyedia barang. Data pengadaan penyedia barang yang masih disimpan dalam bentuk laporan excel, yang bisa saja kemungkinan dapat hilang dan apabila data tersebut telah tersimpan dalam komputer hal itu tidak menunjang kemudahan pengolahan data untuk dapat digunakan dan dicetak pada sebuah laporan yang selalu terupdate.

Maka dari itu perusahan membutuhkan sebuah sistem komputerisasi, Rancang Bangun Sistem Informasi Pengadaan Barang PT. Jakarta Megapolitan Cabang Surabaya ini akan membantu menciptakan tata kelola proses pengadaan yang efisien, kompetitif dan efektif sehingga sistem yang akan di buat dapat membantu dalam melakukan pendataan barang masuk, dan barang persediaan menjadi lebih terkomputerisasi dengan adanya database yang akan menyimpan semua transaksi pengadaan barang mulai dari awal sampai dengan akhir. Dengan demikian hal ini dapat tercipta hubungan kerja sama kemitraan yang positif dan saling menguntungkan antara seksi marketing dengan pelanggan PT. Jakarta Megapolitan Surabaya.

Dengan adanya aplikasi ini dapat memberikan kemudahan dalam penginputan dan pecarian data-data yang berkaitan dengan tabel transaksi dan tabel master. Sistem informasi ini juga dapat menghasilkan output data laporan sesuai yang diinginkan perusahaan, serta dapat memberikan informasi atau petunjuk kepada perusahaan mengenai jumlah persediaan barang dan jumlah pendapatan yang telah di capai oleh perusahaan.

Kata kunci : Pengadaan, Sistem Informasi, PT. Jakarta Megapolitan

ABSTRAK ...iv

KATA PENGANTAR ...v

DAFTAR ISI ...vii

DAFTAR GAMBAR ...ix

DAFTAR TABEL ...xi

DAFTAR LAMPIRAN ...xiv

BAB I PENDAHULUAN ...1

1.1 Latar Belakang Masalah ...1

1.2 Perumusan Masalah ...2

1.3 Batasan Masalah ...3

1.4 Tujuan ...3

1.5 Manfaat ...4

1.6 Sistematika Penulisan ...4

BAB II GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN ...6

2.1 Sejarah PT. Jakarta Megapolitan Surabaya ...6

2.2 Visi dan Misi PT. Jakarta Megapolitan Surabaya ...7

BAB III LANDASAN TEORI ...9

3.1 Konsep Dasar Sistem Informasi ...9

3.1.1 Sistem ...9

3.1.2 Sistem Informasi ...10

3.2 Pengertian DVD Pembelajaran ...12

3.3 Analisa dan Perancangan Sistem ...14

3.3.1 Data Flow Diagram (DFD)...15

3.3.2 Entity Relationship Diagram (ERD) ...16

3.4 Konsep Dasar Basis Data ...19

3.4.1 Sistem Basis Data ...19

3.4.2 Database ...20

3.4.3 Database Management System ...21

3.5 Program yang Digunakan ...22

3.5.1 Microsoft Visual Basic .NET ...23 vii

3.5.2 Crystal Report...23

3.5.3 Power Designer ...24

3.5.4 Microsoft Visio 2003...26

3.5.3 Microsoft Office Access 2007 ...27

BAB IV PERANCANGAN SISTEM ...29

4.1 Analisis Sistem ...29

4.1.1 Sistem Flow Proses Pengadaan Barang ...30

4.1.2 Context Diagram Rancang Bangun Sistem Informasi Pengadaan Barang PT. Jakarta Megapolitan Cabang Surabaya ...30

4.1.3 HIPO (Hierarchy Process) Rancang Bangun Sistem Informasi Pengadaan Barang PT. Jakarta Megapolitan Cabang Surabaya ...34

4.1.4 ERD (Entity Relationship Diagram) ...35

4.1.5 Struktur Basis Data dan Tabel ...39

4.1.6 Desain Form ...42

4.1.7 Rencana Evaluasi Hasil ...55

BAB V IMPLEMENTASI DAN EVALUASI SISTEM ...56

5.1 Hardware dan Software ...56

5.2 Evaluasi Hasil ...56

5.3 Analisis Evaluasi Hasil ...58

BAB VI PENUTUP ...59

6.1 Kesimpulan ...59

6.2 Saran ...59

DAFTAR PUSTAKA ...60

LAMPIRAN ...61

Gambar 3.1 Relasi One To One ...17

Gambar 3.2 Relasi One To Many ...18

Gambar 3.3 Relasi Many To Many ...18

Gambar 3.4 Menu Microsoft Visio ...27

Gambar 4.1 Dokumen Flow Proses Pengadaan Barang Rancang Bangun Sistem Informasi Pengadaan Barang PT. Jakarta Megapolitan Cabang Surabaya ...31

Gambar 4.2 System Flow Proses Pengadaan Barang Rancang Bangun Sistem Informasi Pengadaan Barang PT. Jakarta Megapolitan Cabang Surabaya ...32

Gambar 4.3 Context Diagram Rancang Bangun Sistem Informasi Pengadaan Barang PT. Jakarta Megapolitan Cabang Surabaya ...33

Gambar 4.4 HIPO Rancang Bangun Sistem Informasi Pengadaan Barang PT. Jakarta Megapolitan Cabang Surabaya ...34

Gambar 4.5 DFD Level 0 Rancang Bangun Sistem Informasi Pengadaan Barang PT. Jakarta Megapolitan Cabang Surabaya...36

Gambar 4.6 Conceptual Data Model (CDM) Rancang Bangun Sistem Informasi Pengadaan Barang PT. Jakarta Megapolitan Cabang Surabaya ...37

Gambar 4.7 Physical Data Model (PDM) Rancang Bangun Sistem Informasi Pengadaan Barang PT. Jakarta Megapolitan Cabang Surabaya ...38

Gambar 4.14 Form Menu Utama ...43

Gambar 4.15 Form Menu Login ...44

Gambar 4.16 Form Master Barang...45

Gambar 4.17 Form Master Pelanggan ...46

Gambar 4.18 Form Master Pegawai...47

Gambar 4.19 Form Transaksi Pemesanan ...48

Gambar 4.20 Form Transaksi Penerimaan ...49

Gambar 4.21 Form History Daftar Pegawai ...50

Gambar 4.22 Form History Daftar Pelanggan ...51

Gambar 4.23 Form History Persediaan Barang ...52 ix

Gambar 4.24 Form History Penerimaan Barang ...53 Gambar 4.25 Form History Pemesaan Barang ...54

Tabel 4.8 Tabel Barang ...39

Tabel 4.9 Tabel Pelanggan ...39

Tabel 4.10 Tabel Persediaan ...40

Tabel 4.11 Tabel Pegawai ...40

Tabel 4.12 Tabel Transaksi Pemesanan ...41

Tabel 4.13 Tabel Transaksi Penerimaan ...42

Tabel 4.26 Tabel Rencana Evaluasi Hasil...55

Tabel 5.1 Evaluasi Hasil ...57

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Masalah

Peran Sistem informasi dalam perusahaan sangatlah penting. Terutama untuk menunjang perusahaan tersebut agar lebih maju dan berkembang. Sistem yang bagus dan didukung oleh fasilitas dan SDM yang mampu akan sangat membantu dalam kinerja sistem.

Pemanfaatan komputer yang tepat dalam pendukung majunya perusahaan yang didukung oleh SDM yang handal serta fasilitas lain yang cukup akan dapat mempermudah pengguna untuk menyelesaikan pekerjaan dalam skala kecil atau besar. Aplikasi atau program yang tepat tentunya akan sangat membantu dalam kelancaran atau kecepatan penyelesaian berbagai pekerjaan apapun.

PT. Jakarta Megapolitan merupakan distributor dan produsen software pendidikan terbesar dan resmi dari Pusat Teknologi, Komunikasi dan Informasi Pendidikan (PUSTEKKOM) Departemen Pendidikan Nasional (DEPDIKNAS) di Indonesia, PT. Jakarta Megapolitan menyediakan software-software berupa DVD pembelajaran untuk sekolah dasar hingga pendidikan tingkat atas, dan dapat digunakan pula untuk perusahaan dan umum. Produk-produk yang di hasilkan dan di jual adalah produk berupa paket program pembelajaran modern dalam bentuk DVD yang sesuai dengan Kurikulum Tingkat Satuan Pendidikan (KTSP).

Dalam hal ini PT. Jakarta Megapolitan Surabaya masih menggunakan sistem yang di anggap kurang sesuai untuk tata kelola kegitan transaksi penjualan dan pengadaan penyedia barang. Data pengadaan penyedia barang yang masih disimpan dalam bentuk laporan excel,

dicetak pada sebuah laporan. Hal ini dikarenakan data yang disimpan bukan pada database

yang dapat di-update sewaktu-waktu, sehingga sering terjadi ketidakcocokan antara data awal dan data akhir.

Maka dari itu perusahan membutuhkan sebuah sistem komputerisasi, Rancang Bangun Sistem Informasi Pengadaan Barang PT. Jakarta Megapolitan Cabang Surabaya ini akan membantu menciptakan tata kelola proses pengadaan barang yang efisien, kompetitif dan efektif sehingga sistem yang akan di buat di harapkan dapat membantu dalam melakukan pendataan barang masuk, dan barang persediaan menjadi lebih terkomputerisasi dengan adanya database yang akan menyimpan semua transaksi-transaksi pengadaan barang mulai dari awal sampai dengan akhir. Dengan demikian hal ini dapat tercipta hubungan kerja sama kemitraan yang positif dan saling menguntungkan antara seksi marketing dengan pelanggan PT. Jakarta Megapolitan Surabaya.

1.2 Perumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang yang telah diuraikan sebelumnya, maka dapat dirumuskan permasalahan sebagai berikut :

Bagaimana merancang bangun sistem informasi pengadaan barang pada PT. Jakarta Megapolitan cabang Surabaya sehingga dapat menghasilkan output data laporan sesuai yang diinginkan perusahaan, dalam hal ini data laporan kegiatan pengadaan penyedia barang, dan laporan stock barang sehingga dapat menyelesaikan masalah yang ada.

1.3 Batasan Masalah

Adapun batasan masalah dalam kerja praktek yang akan dibuat meliputi :

1. Sistem akan menangani proses pendataan mengenai kegiatan pengadaan penyedia barang pada PT. Jakarta Megapolitan Surabaya pada bagian marketing dan administrator.

2. Transaksi pembayaran pada PT. Jakarta Megapolitan ini adalah dengan menggunakan sistem pembayaran tunai.

1.4 Tujuan

Adapun tujuan dari kerja praktek ini adalah merancang dan membangun sistem informasi pengadaan barang pada PT. Jakarta Megapolitan cabang Surabaya sehingga dapat menghasilkan output data laporan sesuai yang diinginkan perusahaan, dalam hal ini data laporan kegiatan pengadaan penyedia barang, dan laporan stock barang sehingga dapat menyelesaikan masalah yang ada.

1.5 Manfaat

Manfaat dari sistem informasi pengadaan penyedia barang pada PT. Jakarta Megapolitan Surabaya ini adalah memudahkan bagian seksi marketing dan admin dalam mendata, mencari data, dan membuat laporan stock barang dan pengadaan barang.

1.6 Sistematika Penulisan

Untuk memberikan gambaran menyeluruh terhadap masalah yang sedang dibahas, maka sistematika penulisan dapat dibagi dalam beberapa bab, yaitu:

permasalahan digambarkan dalam perumusan masalah, pembatasan masalah menjelaskan batasan-batasan dari sistem yang dibuat sehingga tidak keluar dari ketentuan yang telah ditetapkan, tujuan penelitian berupa harapan dari hasil yang akan dicapai dari rancang bangun sistem tersebut.

BAB II : GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

Bab ini dijelaskan tentang gambaran umum mengenai PT. Jakarta Megapolitan beserta sejarah berdirinya, dan visimisi PT. Jakarta Megapolitan.

BAB III : LANDASAN TEORI

Bab ini dijelaskan beberapa teori singkat yang berhubungan dengan pelaksanaan kerja praktek. Teori-teori ini dijadikan bahan acuan bagi penulis untuk menyelesaikan masalah dan untuk penyelesaian laporan.

BAB IV : PERANCANGAN SISTEM

Bab ini diuraikan tentang prosedur dan langkah-langkah sistematis dalam menyelesaikan kerja praktek ini. Bab ini berisi tentang perancangan sistem dengan menggunakan Analisis Sistem (Document Flow), Pengembangan Sistem (System Flow, Context Diagram, HIPO, DFD Level, ERD, Struktur Basis Data dan Tabel, Design I/O, dan Rencana Evaluasi Hasil).

BAB V : IMPLEMENTASI DAN EVALUASI SISTEM

Bab ini dideskripsikan tentang perancangan hardware dan software yang dibutuhkan dalam pembuatan aplikasi, program yang dibangun, evaluasi hasil dan analisis evaluasi hasil.

BAB VI : PENUTUP

Bab ini tentang kesimpulan dari keseluruhan bab-bab sebelumnya, serta saran-saran yang bermanfaat untuk peningkatan efisiensi sistem dan pengembangan sistem baru selanjutnya.

GAMBARAN PERUSAHAAN

2.1 Sejarah PT. Jakarta Megapolitan Surabaya

PT. Jakarta Megapolitan adalah merupakan distributor dan produsen software pendidikan terbesar dan resmi dari pusat Teknologi, Komunikasi dan Informasi Pendidikan (PUSTEKKOM) Departemen Pendidikan Nasional (DEPDIKNAS) di Indonesia, PT. Jakarta Megapolitan menyediakan software-software berupa DVD pembelajaran untuk sekolah dasar hingga pendidikan tingkat atas, dan dapat digunakan pula untuk perusahaan dan umum. Produk-produk yang di hasilkan dan di jual adalah produk berupa paket program pembelajaran modern dalam bentuk DVD yang sesuai dengan Kurikulum Tingkat Satuan Pendidikan (KTSP).

DVD pembelajaran ini dirancang khusus untuk mempermudah siswa-siswi dalam mempelajari pelajaran sekolah, untuk membantu siswa-siswi agar dapat dengan mudah dalam menghadapi Ujian Nasional (UN) serta membantu siswa-siswi mencapai Standar Kompetensi dan Kompetensi Dasar, dan Standar Kompetensi Kelulusan Satuan Pendidikan. Juga, sebagai media peraga dalam memahami mata pelajaran, sehingga belajar menjadi lebih menyenangkan.

PT. Jakarta Megapolitan ini memiliki kantor pusat yang bereda di Jakarta, yang beralamat di Jl. Ir. H. Juanda No. 50 Perkantoran Ciputat Indah Permai A-15, Ciputat Tangerang – Jakarta Selatan. Dan memiliki kantor cabang di Surabaya yang beralamat di Jl. Nginden 2 No. 62 A Surabaya. PT. Jakarta Megapolitan ini adalah merupakan perusahaan ke dua yang berdiri setelah PT. Duta Sarana Ilmu.

Selain itu PT. Duta Sarana Ilmu atau PT. Jakarta Megapolitan, bertugas untuk mendistribusikan produk dari PUSTEKKOM DEPDIKNAS berupa VCD mulitimedia interaktif pembelajaran untuk :

1. Materi VCD Pembelajaran tingkat SD s/ d SMA Sederajat dengan pendekatan kurikulum tingkat satuan pendidikan ( KTSP) , dimana kurikulum ini serentak diberlakukan di seluruh Indonesia.

2. Materi VCD pembelajaran tingkat SMP, Matematika, bahasa Indonesia, Fisika, Biologi dll.

3. Program pembelajaran bahasa inggris dengan metode THE TOTAL IMMERSION METHOD, dimana dengan metode ini dalam waktu 100 hari dijamin bisa berbicara menggunakan bahasa inggris dengan baik lancar.

Walau PT. Duta Sarana Ilmu dan PT. Jakarta Megapolitan adalah perusahaan yang berdiri di bidang yang sama, namun kedua perusahaan tersebut memiliki perbedaan. PT. Duta Sarana Ilmu selain sebagai distributor dan produsen software, perusahaan ini juga sebagai distributor dan produsen buku pembelajaran. Sedangkan untuk PT. Jakarta Megapolitan hanya sebagai distributor dan produsen software.

2.2 Visi dan Misi PT. Jakarta Megapolitan Surabaya

● Visi Perusahaan

1. Mencerdaskan bangsa

2. Membantu dan memfasilitasi pengembangan potensi anak bangsa secara utuh sejak usia dini sampai akhir hayat dalam rangka mewujudkan masyarakat belajar

● Misi Perusahaan

1. Meningkatkan jaringan dan kerjasama dengan berbagai institusi yang bertaraf nasional dan internasional.

2. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan penelitian dan pengabdian sebagai sumber informasi bagi masyarakat.

LANDASAN TEORI

Pada bab ini akan dijelaskan dasar-dasar teori yang berhubungan dengan permasalahan yang dibahas. Hal ini sangat penting karena teori-teori tersebut digunakan sebagai landasan pemikiran dalam kerja praktek ini, adapun teori-teori yang digunakan adalah sebagai berikut :

3.1 Konsep Dasar Sistem Informasi

Informasi Sangat penting bagi suatu organisasi. Menurut Hartono (1990:8), informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan berarti bagi yang menerimanya. Informasi dapat dihasilkan dari sistem informasi atau disebut juga processing system atau information processing system

atau information generation system.

Menurut Robert A. Leitch dan K. Roscoe Davis dalam Hartono (1990:11), sistem informasi adalah suatu sistem didalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan. Laporan tersebut dapat digunakan sebagai informasi untuk mengambil keputusan.

3.1.1 Sistem

Menurut Herlambang (2005:116), definisi sistem dapat dibagi menjadi dua pendekatan, yaitu pendekatan secara prosedur dan pendekatan secara komponen. Berdasarkan pendekatan prosedur, sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu. Pendekatan sistem yang merupakan jaringan kerja dari prosedur lebih menekankan urutan-urutan operasi di dalam sistem. Prosedur (procedure) itu sendiri didefinisikan oleh Richard F. Neuschel sebagai berikut:

“Prosedur adalah suatu urut-urutan operasi klerikal (tulis-menulis), biasanya melibatkan beberapa orang di dalam satu atau lebih departemen, yang diterapkan untuk menjamin penanganan yang seragam dari transaksi-transaksi bisnis yang terjadi.”

Sedangkan berdasarkan pendekatan komponen, sistem merupakan kumpulan dari komponen-komponen yang saling berkaitan untuk mencapai tujuan tertentu.

Dalam perkembangan sistem yang ada, sistem dibedakan menjadi dua jenis, yaitu sistem terbuka dan sistem tertutup. Sistem terbuka merupakan sistem yang dihubungkan dengan arus sumber daya luar dan tidak mempunyai elemen pengendali. Sedangkan sistem tertutup tidak mempunyai elemen pengontrol dan dihubungkan pada lingkungan sekitarnya.

3.1.2 Sistem Informasi

Menurut Herlambang (2005:121), data adalah fakta-fakta atau kejadian-kejadian yang dapat berupa angka-angka atau kode-kode tertentu. Data masih belum mempunyai arti bagi penggunanya. Untuk dapat mempunyai arti data diolah sedemikian rupa sehingga dapat digunakan oleh penggunanya. Hasil pengolahan data inilah yang disebut sebagai informasi. Secara ringkas, Informasi adalah data yang telah diolah dan mempunyai arti bagi penggunanya. Sehingga sistem informasi dapat didefinisikan sebagai prosedur-prosedur yang digunakan untuk mengolah data sehingga dapat digunakan oleh penggunanya.

Menurut Hartono (1999:696), sistem informasi adalah suatu sistem dalam suatu organisasi yang merupakan kombinasi dari orang-orang, fasilitas, teknologi, media, prosedur-prosedur dan pengendalian yang ditujukan untuk mendapatkan jalur komunikasi penting, memproses tipe transaksi rutin tertentu, memberi sinyal kepada manajemen dan yang lainnya terhadap kejadian-kejadian internal dan eksternal yang penting dan menyediakan suatu dasar informasi untuk pengambilan keputusan yang cerdik.

Sedangkan Robert A. Leitch dan K. Roscoe Davis dalam Hartono (1990:11) mendefinisikan sistem informasi sebagai suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.

Definisi lain dari sistem informasi adalah sekumpulan hardware, software, brainware, prosedur dan atau aturan yang diorganisasikan secara integral untuk

mengolah data menjadi informasi yang bermanfaat guna memecahkan masalah dan pengambilan keputusan. Sistem Informasi adalah satu kesatuan data olahan yang terintegrasi dan saling melengkapi yang menghasilkan output baik dalam bentuk gambar, suara maupun tulisan. Syarat-syarat agar suatu sistem dianggap baik antara lain:

a. Ketepatan

Tepat dalam perhitungan maupun informasi. b. Kecepatan

Terutama dalam memenuhi laporan manajemen bagi manajer atau pimpinan.

3.2 Pengertian DVD Pembelajaran

Sebenarnya prinsip pengembangan e-learning atau pembelajaran tidak jauh beda dengan prinsip pengembangan belajar pada umumnya yaitu suatu prinsip yang bertitik tolak pada pengembangan kognitif, afektif, dan psikomotorik pada peserta didik.

DVD(Digital Versitle Disk) adalah media penyimpan data yang mempunyai kapasitas tinggi serta mampu menyimpan data pada kedua sisinya dan biasanya digunakan untuk menyimpan file-file multimedia yang mempunyai ukuran yang sangat besar. Dari segi fisik DVD ini tidak jauh berbeda dengan CD. Adapun faktor yang membedakannya adalah kapasitas memori yang terkandung didalamnya. Jika CD hanya memuat memori sebesar 650 Mega Byte (MB) maka DVD mampu menampung memori sebesar 43 Giga Byte (GB).

Tidak di pungkiri pembelajaran berbasis e-learning atau pembelajaran sudah menjadi kebutuhan semua pihak termasuk anak SD. Lalu bagimanakah pembelajaran yang dibantu oleh e-learning bisa diterapkan di SD yang berada di daerah pedalaman yang sulit dijangkau oleh tekhnologi mutakhir dan minimnya sarana prasarana yang dimiliki?

Ternyata permasalahan ini bisa diatasi dengan penggunaan DVD PLAYER dalam proses penyampaian materi pembelajaran, dengan begitu guru juga bisa meyimpan bahan ajar tesebut dalam DVD kemudian bahan ajar tesebut disajikan kepada peserta didik baik secara klasikal ataupun individual. Secara klasikal guru bisa menayangkan bahan ajar tersebut secara bersama-sama dikelas, sedangkan secara individual guru bisa membagikan DVD yang berisi bahan ajar tersebut kepada masing-masing siswa atau umumnya, dan kemudian dilihat dan dipelajari di rumah masing-masing dengan bantuan DVD PLAYER milik siswa atau pihak umum yang bersangkutan.

PT. Jakarta Megapolitan adalah merupakan distributor dan produsen software pendidikan terbesar dan resmi dari pusat Teknologi, Komunikasi dan Informasi Pendidikan (PUSTEKKOM) Departemen Pendidikan Nasional (DEPDIKNAS) di Indonesia, PT. Jakarta Megapolitan menyediakan software-software berupa DVD pembelajaran untuk sekolah dasar hingga pendidikan tingkat atas, dan dapat digunakan pula untuk perusahaan dan umum. Produk-produk yang dihasilkan dan di jual adalah Produk-produk berupa paket program pembelajaran modern dalam bentuk DVD yang sesuai dengan Kurikulum Tingkat Satuan Pendidikan (KTSP).

3.3 Analisa dan Perancangan Sistem

Analisis sistem dilakukan dengan tujuan untuk dapat mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan yang terjadi dan kebutuhan yang diharapkan, sehingga dapat diusulkan perbaikannya.

Perancangan sistem merupakan penguraian suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian komputerisasi yang dimaksud, mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan, menentukan kriteria, menghitung konsistensi terhadap kriteria yang ada, serta mendapatkan hasil atau tujuan dari masalah tersebut serta mengimplementasikan seluruh kebutuhan operasional dalam membangun aplikasi.

Menurut Kendall (2003:7), Analisis dan Perancangan Sistem berupaya menganalisis input data atau aliran data secara sistematis, memproses atau mentransformasikan data, menyimpan data, dan menghasilkan output informasi dalam konteks bisnis khusus. Selanjutnya, analisa dan perancangan sistem dipergunakan untuk menganalisis, merancang, dan mengimplementasikan peningkatan-peningkatan fungsi bisnis yang bisa dicapai melalui penggunaan sistem informasi terkomputerisasi.

Tahap analisis merupakan tahap yang kritis dan sangat penting, karena kesalahan di dalam tahap ini juga akan menyebabkan kesalahan di tahap selanjutnya. Dalam tahap analisis sistem terdapat langkah-langkah dasar yang harus dilakukan oleh analis sistem sebagai berikut:

1. Identify, yaitu mengidentifikasi masalah.

3. Analyze, yaitu menganalisis sistem.

4. Report, yaitu membuat laporan hasil analisis.

Setelah tahap analisis sistem selesai dilakukan, maka analis sistem telah mendapatkan gambaran dengan jelas apa yang harus dikerjakan. Tiba waktunya sekarang bagi analis sistem untuk memikirkan bagaimana membentuk sistem tersebut. Tahap ini disebut dengan desain sistem.

Menurut George M. Scott, yang terdapat di dalam buku kendall yang menyatakan bahwa “Desain sistem menentukan bagaimana suatu sistem akan menyelesaikan apa yang mesti diselesaikan; tahap ini menyangkut mengkonfigurasi dari komponen-komponen perangkat lunak dan perangkat keras dari suatu sistem sehingga setelah instalasi dari sistem akan benar-benar memuaskan rancang bangun yang telah ditetapkan pada akhir tahap analisis sistem.”

3.3.1 Data Flow Diagram (DFD)

DFD sering digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir. DFD merupakan alat yang digunakan pada metodologi pengembangan sistem yang terstruktur dan dapat mengembangkan arus data di dalam sistem dengan terstruktur dan jelas.

DFD fokus pada aliran data dari dan ke dalam sistem serta memproses data tersebut (Kendall, 2003:241).

Dokumen Flow : Dokumen Flow menelusuri alur dari data yang ditulis melalui sistem. Flowchart Paperwork sering disebut juga dengan Flowchart Dokumen. Kegunaan utamanya adalah untuk menelusuri alur form dan laporan sistem dari satu bagian ke bagian lain baik bagaimana alur form dan laporan diproses, dicatat dan disimpan.

Sistem flow : Sistem Flow merupakan bagan yang menunjukkan alur kerja atau apa yang sedang dikerjakan di dalam sistem secara keseluruhan dan menjelaskan urutan dari prosedur-prosedur yang ada di dalam sistem. Dengan kata lain, flowchart ini merupakan deskripsi secara grafik dari urutan prosedur-prosedur yang terkombinasi yang membentuk suatu sistem.

Context Diagram : Context Diagram merupakan langkah pertama dalam pembuatan Data Flow Diagram. Pada context diagram dijelaskan sistem apa yang dibuat dan entity apa saja yang digunakan. Dalam context diagram harus ada arus data yang masuk dan arus data yang keluar.

Data Flow Diagram Level 0 : DFD level 0 adalah langkah selanjutnya setelah context diagram. Hal yang digambarkan dalam Diagram level 0 ini adalah proses utama dari sistem serta hubungan Entity, Proses, alur data dan data store.

Data Flow Diagram Level 1 : DFD Level 1 merupakan penjelasan dari DFD level 0. Pada proses ini dijelaskan proses apa saja yang dilakukan pada setiap proses yang terdapat di DFD level 0.

3.3.2 Entity Relational Diagram

Entity Relationship Diagram (ERD) adalah gambaran pada sistem dimana didalamnya terdapat hubungan antara entity beserta relasinya. Entity

merupakan sesuatu yang ada dan terdefinisikan di dalam suatu organisasi, dapat abstrak dan nyata. Untuk setiap entity biasanya mempunyai atribute yang merupakan ciri entity tersebut. Menurut Marlinda (2004:28), Atribute adalah kolom di sebuah relasi. Macam-macam atribute yaitu:

a. Simple Atribute

Atribute ini merupakan atribute yang unik dan tidak dimiliki oleh

atribute lainnya, misalnya entity mahasiswa yang atribute-nya NIM.

b. Composite Atribute

Composite atribute adalah atribute yang memiliki dua nilai harga, misalnya nama besar (nama keluarga) dan nama kecil (nama asli).

c. Single Value Atribute

Atribute yang hanya memiliki satu nilai harga, misalnya entity

mahasiswa dengan atribute-nya umur (tanggal lahir).

d. Multi Value Atribute

Multi value atribute adalah atribute yang banyak memiliki nilai harga, misalnya entity mahasiswa dengan atribute-nya pendidikan (SD, SMP, SMA).

e. Null Vallue Atribute

Null value atribute adalah atribute yang tidak memiliki nilai harga, misalnya entity tukang becak dengan atribute-nya pendidikan (tanpa memiliki ijazah).

Sedangkan relasi adalah hubungan antar entity yang berfungsi sebagai hubungan yang mewujudkan pemetaan antar entity. Macam-macam relasi itu sendiri antara lain:

1. One to One (1:1)

Relasi dari entity satu dengan entity dua adalah satu berbanding satu. Contoh: Pada pelajaran privat, satu guru mengajar satu siswa dan satu siswa hanya diajar oleh satu guru. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat Gambar 3.1

Gambar 3.1 Relasi One to One

2. One to Many (1: m)

Relasi antara entity yang pertama dengan entity yang kedua adalah satu berbanding banyak atau dapat pula dibalik, banyak berbanding satu. Contoh: Pada sekolah, satu guru mengajar banyak siswa dan banyak siswa diajar oleh satu guru. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat Gambar 3.2

Gambar 3.2 Relasi One to Many

Guru Siswa

3. Many to Many

Relasi antara entity yang satu dengan entity yang kedua adalah banyak berbanding banyak. Contoh: Pada perkuliahan, satu dosen mengajar banyak mahasiswa dan satu mahasiswa diajar oleh banyak dosen pula. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar 3.3 dibawah ini.

Gambar 3.3 Relasi Many to Many

Entity Relationship Diagram ini diperlukan agar dapat menggambarkan hubungan antar entity dengan jelas, dapat menggambarkan batasan jumlah entity

dan partisipasi antar entity, mudah dimengerti pemakai dan mudah disajikan oleh perancang database. Untuk itu Entity Relationship Diagram dibagi menjadi dua jenis model, yaitu:

a. Conceptual Data Model (CDM) : adalah jenis model data yang menggambarkan hubungan antar tabel secara konseptual.

b. Physical Data Model (PDM) : adalah jenis model data yang menggambarkan hubungan antar tabel secara fisikal.

3.4 Konsep Dasar Basis Data

3.4.1 Sistem Basis Data

Menurut Marlinda (2004:1), sistem basis data adalah suatu sistem menyusun dan mengelola data-data menggunakan komputer untuk menyimpan

atau merekam serta memelihara dan operasional lengkap sebuah organisasi atau perusahaan sehingga mampu menyediakan informasi optimal yang diperlukan pemakai untuk proses mengambil keputusan.

Pada sebuah sistem basis data terdapat komponen-komponen utama yaitu Perangkat Keras (Hardware), Sistem Operasi (Operating System), Basis Data

(Database), Sistem Pengelola Basis Data (DBMS), Pemakai (User), dan Aplikasi lain (bersifat opsional). Keuntungan sistem basis data adalah :

1. Mengurangi kerangkapan data, yaitu data yang sama disimpan dalam berkas data yang berbeda-beda sehingga update dilakukan berulang-ulang.

2. Mencegah ketidakkonsistenan.

3. Keamanan data dapat terjaga, data dapat dilindungi dari pemakai yang tidak berwenang.

4. Integritas dapar dipertahankan.

5. Data dapat dipergunakan bersama-sama. 6. Menyediakan recovery.

7. Memudahkan penerapan standarisasi. 8. Data bersifat mandiri (data independence).

9. Keterpaduan data terjaga, memelihara keterpaduan data berarti data harus akurat. Hal ini sangat erat hubungannya dengan pengontrolan kerangkapan data dan pemeliharaan keselarasan data.

Sedangkan kerugian sistem basis data adalah : 1. Diperlukan tempat penyimpanan yang besar.

2. Diperlukan tenaga yang terampil dalam mengolah data. 3. Perangkat lunaknya mahal.

3.4.2 Database

Menurut Marlinda (2004:1), database adalah suatu susunan atau kumpulan data operasional lengkap dari sebuah organisasi atau perusahaan yang diorganisir atau dikelola dan disimpan secara terintegrasi dengan menggunakan metode tertentu menggunakan komputer sehingga mampu menyediakan informasi optimal yang diperlukan pemakainya.

Penyusunan satu database digunakan untuk mengatasi masalah-masalah pada penyusunan data yaitu redudansi dan inkonsistensi data, kesulitan pengaksesan data, isolasi data untuk standarisasi, multiple user (banyak pemakai), masalah keamanan (security), masalah integrasi (kesatuan), dan masalah data

independence (kebebasan data).

3.4.3 Database Management System

Menurut Marlinda (2004:6), Database Management System (DBMS) merupakan kumpulan file yang saling berkaitan dan program untuk mengelolanya. Basis data adalah kumpulan datanya, sedang program pengelolanya berdiri sendiri dalam suatu paket program yang komersial untuk membaca data, menghapus data, dan melaporkan data dalam basis data. Bahasa-bahasa yang terdapat dalam DBMS adalah :

1. Data Definition Language (DDL)

Pola skema basis data dispesifikasikan dengan satu set definisi yang diekspresikan dengan satu bahasa khusus yang disebut DDL. Hasil kompilasi

perintah DDL adalah satu set tabel yang disimpan di dalam file khusus yang disebut data dictionary/directory.

2. Data Manipulation Language (DML)

Bahasa yang memperbolehkan pemakai mengakses atau memanipulasi data sebagai yang diorganisasikan sebelumnya model data yang tepat.

3. Query

Pernyataan yang diajukan untuk mengambil informasi. Merupakan bagian DML yang digunakan untuk pengambilan informasi.

DBMS memiliki fungsi sebagai berikut : 1. Data Definition

DBMS harus dapat mengolah pendefinisian data. 2. Data Manipulation

DBMS harus dapat menangani permintaan-permintaan dari pemakai untuk mengakses data.

3. Data Security dan Integrity

DBMS dapat memeriksa security dan integrity data yang didefinisikan oleh DBA (database administrator).

4. Data Recovery dan Concurrency

a. DBMS harus dapat menangani kegagalan-kegagalan pengaksesan basis data yang dapat disebabkan oleh kesalahan sistem, kerusakan disk, dan sebagainya.

b. DBMS harus dapat mengontrol pengaksesan data yang konkuren yaitu bila satu data diakses secara bersama-sama oleh lebih dari satu pemakai pada saat yang bersamaan.

5. Data Dictionary

DBMS harus menyediakan data dictionary.

3.5 Program yang Digunakan

Untuk membuat Rancang Bangun Sistem Informasi Pengadaan Barang Pada PT. Jakarta Megapolitan Cabang Surabaya, dibutuhkan beberapa perangkat lunak untuk memudahkan perancangan desain maupun sistem. Perangkat lunak tersebut antara lain :

3.5.1 Microsoft Visual Basic .NET 2005

VB.NET adalah salah satu bahasa pemrograman komputer tingkat tinggi. Bahasa pemrograman adalah perintah-perintah yang dimengerti oleh komputer untuk melakukan tugas-tugas tertentu. Bahasa pemrograman VB.NET dikembangkan oleh Microsoft, merupakan salah satu bahasa pemrograman yang Object Oriented Program (OOP) atau pemrograman yang berorientasi pada object. Kata “Visual” menunjukkan cara yang digunakan untuk membuat Graphical User Interface (GUI). Dengan Cara ini, kita tidak perlu lagi menuliskan instruksi pemrograman dalam kode-kode baris hanya untuk membuat sebuah Desaign Form/Aplikasi. Tetapi dengan sangat mudah yakni kita cukup melakukan drag and drop object-object yang akan kita gunakan. VB.Net dapat kita jadikan alat bantu

untuk membuat berbagai macam program komputer. Aplikasi VB.NET hanya dapat dijalankan pada sistem Operasi Windows.

Visual Basic (VB) 2005 merupakan bahasa pemrograman yang terdapat dalam satu paket aplikasi Visual Studio 2005. Visual Studio 2005 merupakan suatu produk Microsoft yang merupakan penerus dari Visual Studio 2003. Budiharto(2006:1) menyebutkan, “Visual Basic 2005 ialah bahasa pemrograman terbaru yang memudahkan programmer VB 6/VB.Net beralih ke VB 2005”.

Aplikasi yang dapat dihasilkan dengan bahasa pemrograman VB.NET yaitu Sistem Aplikasi Bisnis, Software Aplikasi SMS, Software Aplikasi Chatting, Permainan (Game), dan sebagainya.

3.5.2 Crystal Report

Crystal Report merupakan software yang digunakan untuk pembuatan laporan. Dengan cara mengoneksi nama tabel yang akan dibuatkan laporannya. Setelah tampilan data ada maka klik dan drag semua field yang ada sesuai dengan tampilan yang diinginkan. Biasanya crystal report adalah komponen dari VB.Net.

3.5.3 Power Designer

Sybase Power Designer 11 merupakan tool pemodelan yang dikeluarkan oleh Sybase untuk membangun sebuah sistem informasi yang cepat, terstruktur dan efektif. Sybase Power Designer 11 mendukung beberapa pemodelan sebagai berikut :

• Requirement Management

• Data Modelling

• XML Modelling

• Application Modelling dengan UML

• Information Liquidity Modelling

• Integrated Modelling

Pada tutorial ini kita akan mencoba menggunakan Power Designer untuk melakukan pemodelan data (data modeling) untuk kemudian akan kita gunakan untuk melakukan perancangan basis data. Secara sederhana, untuk melakukan pemodelan data pada Power Designer, kita harus memulainya pada level

Conceptual Data Model, dimana pemodelan data dilakukan dengan menggunakan metode Entity Relationship Diagram. Pada CDM, tipe data yang dipergunakan bersifat general, dan tidak spesifik terhadap suatu database tertentu. Tahap kedua adalah membuat Physical Data Model (PDM), PDM merupakan bentuk spesifik dari CDM yang telah kita bangun. Power Designer memiliki banyak dukungan target database, sehingga kita tidak perlu bingung mengenai tipe – tipe data yang dipergunakan, karena Power Designer akan menyesuaikan seperti pada tipe data yang kita definisikan sebelumnya pada tahap CDM. Tahap terakhir adalah mengenerate script Data Definition Language (DDL) dari PDM yang telah dibuat. Melalui DDL inilah kita dapat mengenerate objek – objek database (table, trigger,view, procedure) sehingga kemudian DDL script ini dapat kita eksekusi ke

software database lain seperti Oracle atau MySQL, atau dapat juga kita buat koneksi dan mengeksekusinya langsung via Power Designer.

3.5.4 Microsoft Office Access 2007

Microsoft Office Access adalah sebuah program aplikasi basis data komputer relasional yang ditujukan untuk kalangan rumahan dan perusahaan kecil hingga menengah. Aplikasi ini merupakan anggota dari beberapa aplikasi Microsoft Office, selain tentunya Microsoft Word, Microsoft Excel, dan Microsoft PowerPoint. Aplikasi ini menggunakan mesin basis data Microsoft Jet Database Engine, dan juga menggunakan tampilan grafis yang intuitif sehingga memudahkan pengguna.

Microsoft Access dapat menggunakan data yang disimpan di dalam format Microsoft Access, Microsoft Jet Database Engine, Microsoft SQL Server, Oracle Database, atau semua kontainer basis data yang mendukung standar ODBC. Para pengguna/programmer yang mahir dapat menggunakannya untuk mengembangkan perangkat lunak aplikasi yang kompleks, sementara para programmer yang kurang mahir dapat menggunakannya untuk mengembangkan perangkat lunak aplikasi yang sederhana. Access juga mendukung teknik-teknik pemrograman berorientasi objek, tetapi tidak dapat digolongkan ke dalam perangkat bantu pemrograman berorientasi objek.

Microsoft Access 2007 yang untuk selanjutnya disingkat Access 2007 adalah program aplikasi database yang populer dan banyak digunakan saat ini. Dengan Access 2007 Anda dapat merancang, membuat, dan mengelola database dengan secara mudah. Access 2007 mempunyai tampilan user interface (UI) baru yang mengganti menu, toolbars, dan sebagian besar task panes yang ada di Microsoft Access versi sebelumnya dengan mekanisasi tunggal yang lebih simpel

dan efisien. User interface (UI) baru ini dirancang untuk membantu Anda bekerja lebih produktif serta mudah dalam menggunakan seluruh fasilitas dan fungsi yang ada. (Katherine, 2006)

4.1 Analisis Sistem

Spesifikasi sistem yang ada pada Rancang Bangun Sistem Informasi Pengadaan Barang Pada PT. Jakarta Megapolitan Cabang Surabaya ini adalah mengolah data master dan transaksi yang menghasilkan output berupa laporan. Data master terdiri data gudang dan data jenis barang. Sedangkan untuk data transaksi terdiri dari data barang masuk, barang keluar, dan barang sisa. Setelah melakukan analisis ini, maka akan dirancang suatu sistem yang sesuai dengan kebutuhan. Rancangan sistem yang dibuat berupa Data Flow Diagram (DFD) sebagai deskripsi alur dari sistem ini yang dibuat dengan menggunakan software PowerDesigner 6 32-bit.

Document flow yaitu bagan yang memiliki arus dokumen secara menyeluruh dari suatu sistem yang menjelaskan urutan prosedur-prosedur yang terdapat di dalam sistem. Adapun dokumen flow untuk bagian Penjualan Barang dapat dilihat Gambar 4.1. Pada dokumen flow proses pengadaan barang yang terdapat pada gambar 4.1 tersebut, dimana proses di mulai dari marketing yang mendapatkan data pelanggan dan data pesanan yang kemudian memberikan data pelanggan dan data pesanan yang di serahkan pada pihak administrasi. Dan untuk pihak admin akan mencek stock barang, jika stock barang masih ada, maka admin akan memberikan data informasi stock barang kepada marketing. Namun jika tidak, admin akan membuat daftar pesanan barang baru yang akan di berikan kepada kepala cabang dan kantor pusat. Pihak kantor pusat akan memberikan daftar catalog barang baru dan surat barang baru yang di serakan kepada admin, dan kemudian akan di update oleh pihak

penerimaan barang dan data master history yang akan di serahkan kepada kepala cabang sebagai laporan data barang akhir.

4.1.1 System Flow Proses Pengadaan Barang

System flow adalah bagan yang memiliki arus dokumen yang telah terkomputerisasi secara menyeluruh dari suatu sistem yang menjelaskan urutan prosedur-prosedur yang terdapat di dalam sistem. Adapun dokumen flow untuk pengadaan barang pada PT. Jakarta Megapolitan tersebut dapat dilihat pada gambar 4.2 System Flow Pengadaan Barang Pada PT. Jakarta Megapolitan Surabaya.

4.1.2 Context Diagram Rancang Bangun Sistem Informasi Pengadaan Barang PT.

Jakarta Megapolitan Cabang Surabaya

Context Diagram adalah gambaran menyeluruh dari data flow diagram (DFD). Dalam context diagram ini dapat dilihat gambaran umum dari rancang bangun sistem informasi yaitu berupa data-data yang dibutuhkan dan dikeluarkan oleh setiap pihak yang berpengaruh dalam setiap proses di dalamnya. Adapun gambar context diagram tersebut dapat dilihat Gambar 4.3

Gambar 4.1 Dokumen Flow Proses Pengadaan Barang Rancang Bangun Sistem

Gambar 4.2 System Flow Proses Pengadaan Barang Rancang Bangun Sistem Informasi

Gambar 4.3 Context Diagram Rancang Bangun Sistem Informasi Pengadaan Barang

PT. Jakarta Megapolitan Cabang Surabaya

Laporan Barang Akhir

Data Master Histori

Laporan Penerimaan Barang Baru

Laporan Stock Barang Laporan Pemesanan Barang Data Pemesanan Barang Baru

Katalog Barang Baru Surat Barang Baru

Data Pelanggan

0

Sistem Informasi Pengadaan Barang PT Jakarta Megapolitan

Cabang Surabaya

+

Barang PT. Jakarta Megapolitan Cabang Surabaya

Berikut ini adalah struktur HIPO dari Rancang Bangun Sistem Informasi Pengadaan Barang PT. Jakarta Megapolitan Cabang Surabaya. Dalam HIPO tersebut digambarkan hierarki secara global proses-proses yang ad di dalam sistem yang di buat.

Adapun gambar HIPO Rancang Bangun Sistem Informasi Pengadaan Barang PT. Jakarta Megapolitan Cabang Surabaya dapat dilihat pada gambar 4.4

Gambar 4.4 HIPO Rancang Bangun Sistem Informasi Pengadaan Barang PT. Jakarta

Megapolitan Cabang Surabaya

Sistem Informasi Pengadaan Barang PT. Jakarta Megapolitan Cabang Surabaya

0 1 Menginputkan data Pesanan Pelanggan 2 Melayani Pemesanan Pelanggan 3

Memesan Barang Ke Kantor Pusat

4

Input Data Barang Pesanan dan Katalog

Baru

5

Mengupdate Barang 6

digambarkan secara global proses-proses apa saja yang ada dalam sistem meliputi proses verifikasi user login, pemeliharaan data master, proses pemeliharaan data transaksi dan proses menampilkan history data master hingga pembuatan laporan. Adapun gambar data flow diagram level 0 dapat dilihat pada Gambar 4.5

4.1.4 ERD (Entity Relationship Diagram)

Relationship Diagram (ERD) menggambarkan basis data-basis data yang ada pada Rancang Bangun Sistem Informasi Pengadaan Barang PT. Jakarta Megapolitan Cabang Surabaya.

ERD terdiri dari 2 macam, yaitu Conceptual Data Model (CDM) dan Physical Data Model (PDM). Berikut penjelasan dari masing-masing jenis ERD tersebut.

A. Conceptual Data Model (CDM)

Conceptual data model pada proses Rancang Bangun Sistem Informasi Pengadaan Barang Pada PT. Jakarta Megapolitan cabang Surabaya merupakan gambaran dari struktur database yang akan digunakan dalam pembuatan sistem. Gambar conceptual data model tersebut dapat dilihat pada Gambar 4.6

B. Physical Data Model (PDM)

Physical data model pada proses Rancang Bangun Sistem Informasi Pengadaan Barang Pada PT. Jakarta Megapolitan Cabang Surabaya merupakan gambaran dari struktur database yang akan digunakan dalam pembuatan sistem beserta hasil relasi dari hubungan antar table yang terkait. Gambar physical data model pada proses tersebut dapat dilihat pada Gambar 4.7

Gambar 4.5 DFD Level 0 Rancang Bangun Sistem Informasi Pengadaan Barang PT.

Jakarta Megapolitan Cabang Surabaya

Laporan Barang Akhir [Data Barang Baru]

[Data Barang Baru]

[Data Master Histori]

[Data Barang] [Update Stock]

Data Master Histori Laporan Penerimaan Barang Baru

Laporan Stock Barang Laporan Pemesanan Barang

[Data Penerimaan Barang]

[Data Pesanan Pelanggan]

Katalog Barang Baru Surat Barang Baru Data Pemesanan Barang Baru

[Data Barang] [Data Pesanan Pelanggan]

[Data Pesanan Pelanggan] [Data Pelanggan]

Data Pesanan Barang Data Pelanggan MARKETING KANTOR PUSAT KEPALA CABANG Menginputkan Data Pemesanan Pelanggan 2 Melayani Pemesanan Pelanggan 3

Memesan Barang Ke Kantor Pusat

4

Input Data Barang Pesanan dan Katalog

Baru 5 Mengupdate Barang 6 Membuat Laporan 2 Tabel Pemesanan

3 Tabel Barang

4 Tabel

Penerimaan

Gambar 4.6 Conceptual Data Model (CDM) Rancang Bangun Sistem Informasi

Pengadaan Barang Pada PT. Jakarta Megapolitan Cabang Surabaya

MENG UPDA TE MENA NG ANI

MENG A MB IL MEMES AN

Alamat N o tel p

jmlh_pesan

T abel_pegawai id_peg awai

nama_peg awai jabatan

no_tlp password

Kateg ori_Peg awai

tabel_barang id_barang nama_barang min_s tcok harga_s atuan kateg ori_barang jumlah s tock

tabel_penerimaan id_penerimaan tgl_masuk jml_mas uk

Gambar 4.7 Physical Data Model (PDM) Rancang Bangun Sistem Informasi

Pengadaan Barang Pada PT. Jakarta Megapolitan Cabang Surabaya

ID_BARANG = ID_BARANG ID_PEGAWAI = ID_PEGAWAI

ID_BARANG = ID_BARANG ID_PELANGGAN = ID_PELANGGAN

NAMA_PELANGGAN varchar(50)

ALAMAT varchar(100)

NO_TELP numeric(16)

ID_PELANG GAN varchar(9)

ID_BARANG varchar(40)

ID_PEGAWAI varchar(10)

TGL_PESAN date

JM LH_PESAN integ er

TABEL_PEGAWAI

ID_PEGAWAI varchar(10)

NAMA_PEG AWAI varchar(20)

JABATAN varchar(15) NO_TLP numeric(17) PASSWORD varchar(10) KATEGORI_PEGAWAI varchar(15) TABEL_BARANG ID_BARANG varchar(40)

NAMA_BAR ANG varchar(25)

MIN_STCOK integ er

HARGA_SATUAN integ er

KATEGORI_BARANG varchar(25)

JUM LAH_STOCK integ er

TABEL_PENERIM AAN ID_PENERIMAAN varchar(25)

ID_BARANG varchar(40)

TGL_M ASUK date

dalam pembuatan Rancang Bangun Sistem Informasi Pengadaan Barang Pada PT. Jakarta Megapolitan Cabang Surabaya. Data-data dibawah ini akan menjelaskan satu-persatu detil dari struktur tabel untuk setiap tabel.

a. Tabel Master

1. Nama tabel : Barang

Fungsi : Menyimpan data master Barang Primary key : ID_BARANG

Foreign key : -

Tabel 4.8 Barang

Field name Type

Field

Size

Description

ID_BARANG Varchar 40 Id Barang

NAMA_BARANG Varchar 25 Nama Barang

MIN_STOCK Integer - Minimum Stock

HARGA_SATUAN Integer - Harga Satuan

KATEGORI_BARANG Varchar 25 Kategori Barang

Fungsi : Menyimpan data Pelanggan Primary key : ID_PELANGGAN

Foreign key : -

Tabel 4.9 Pelanggan

Field name Type

Field

Size

Description

ID_PELANGGAN Varchar 9 Id Pelanggan

NAMA_PELANGGAN Varchar 50 Nama Pelanggan

ALAMAT Varchar 100 Alamat

NO_TLP Numeric 16 No_Tlp

3. Nama tabel : Pegawai

Fungsi : Menyimpan data master Pegawai Primary key : ID_PEGAWAI

Foreign key : -

Tabel 4.11 Pegawai

Field name Type

Field

Size

Description

NO_TLP Numeric 17 No Telepon

PASSWORD Varchar 10 Password

KATEGORI_PEGAWAI Varchar 15 Kategori Pegawai

b. Tabel Transaksi

4. Nama tabel : Pemesanan

Fungsi : Menyimpan data Pemesanan Primary key : ID_PEMESANAN

Foreign key : -

Tabel 4.12 Transaksi Pemesanan

Field name Type

Field

Size

Description

ID_PEMESANAN Varchar 10 Id Pemesanan

ID_PELANGGAN Varchar 9 Id Pelanggan

ID_BARANG Varchar 40 Id Barang

JMLH_PESAN Integer - Jumlah Pesan

5. Nama tabel : Penerimaan

Fungsi : Menyimpan data Penerimaan Primary key : ID_PENERIMAAN

Foreign key :

Tabel 4.13 Transaksi Penerimaan

Field name Type

Field

Size

Description

ID_PENERIMAAN Varchar 25 Id Penerimaan

ID_BARANG Varchar 40 Id Barang

TGL_MASUK Date - Tanggal Masuk

JML_MASUK Integer - Jumlah Masuk

4.1.6 Desain Form

Desain Form merupakan rancangan input/output berupa form untuk memasukkan data dan laporan sebagai informasi yang dihasilkan dari pengolahan data. Desain Form juga merupakan acuan pembuat aplikasi dalam merancang dan membangun sistem.

1. Form Menu

Form ini merupakan form menu yang ditampilkan pada saat aplikasi pertam kali

Sebelum mengakses program pada sistem ini, diperlukan proses login untuk hak akses pada masing-masing username hal ini dimaksudkan agar keamanan data dapat terjaga karena tidak semua user dapat melakukan perubahan data master maupun transaksi. Dalam sistem terdapat tiga username yang meliputi “Operator” memiliki hak akses proses transaksi dan proses mencetak laporan, “Admin” memiliki hak akses proses master dalam hal ini menginputkan semua data-data master andaikata ada perubahan data master, sedangkan “Manager” memiliki hak super akses dalam proses master, proses transaksi, menampilkan history, dan proses mencetak laporan. Form menu login dapat dilihat Gambar 4.15

Gambar 4.15 Form Login

3. Form Master Barang

Form ini digunakan untuk memasukkan data-data Barang. Dalam form ini data Barang yang akan diinputkan antara lain Id Barang, Nama Barang, Minimal Stock, dan Harga Satuan. Form master Barang dapat dilihat Gambar 4.16

dan No. Telp. Form master Pelanggan dapat dilihat Gambar 4.17

Gambar 4.17 Form Master Pelanggan

5. Form Master Pegawai

Form ini digunakan untuk memasukkan data-data Pegawai. Dalam form ini data Pegawai yang akan diinputkan antara lain Id Pegawai, Nama Pegawai, Jabatan, Alamat, No. Telp, Password, dan Ulang Password. Form master Pegawai dapat dilihat Gambar 4.18

Gambar 4.18 Form Master Pegawai

6. Form Transaksi Pemesanan

Form ini digunakan untuk memasukkan data-data transaksi Pemesanan. Dalam form ini data Pemesanan yang akan diinputkan antara lain Id Pemesanan, Tanggal, Nama Barang, Informasi Barang yang terdiri dari: Jumlah Stock, Minimum Stock, Harga Satuan, Jumlah Barang yang dipesan, Pelanggan, dan Nama Marketing. Form transaksi Pemesanan dapat dilihat Gambar 4.19

7. Form Transaksi Penerimaan

Form ini digunakan untuk memasukkan data-data transaksi Penerimaan. Dalam form ini data Penerimaan yang akan diinputkan antara lain Id Penerimaan, Tanggal, Nama Barang, Informasi Barang yang terdiri dari: Jumlah Stock, Minimum Stock, Harga Satuan, dan Jumlah Barang yang diterima. Form transaksi Pemesanan dapat dilihat Gambar 4.20

Gambar 4.20 Form Transaksi Penerimaan

8. History Daftar Pegawai

Form ini digunakan untuk menampilkan semua kegiatan yang terjadi pada master Pegawai. Dalam form ini history master Pegawai yang akan ditampilkan antara lain Id, Nama Pegawai, Jabatan, Alamat, dan No. Telp. Form history daftar Pegawai dapat dilihat Gambar 4.21

Gambar 4.21 Form History Daftar Pegawai

9. History Daftar Pelanggan

Form ini digunakan untuk menampilkan semua kegiatan yang terjadi pada master Pelanggan. Dalam form ini history master Pelanggan yang akan ditampilkan antara lain Id, Nama Pelanggan, Alamat, dan No. Telp. Form history daftar Pelanggan dapat dilihat Gambar 4.22

Gambar 4.22 Form History Daftar Pelanggan

10. History Persediaan Barang

Form ini digunakan untuk menampilkan semua kegiatan yang terjadi pada master Barang. Dalam form ini history master Barang yang akan ditampilkan antara lain Id, Nama Barang, Minimum Stock, Harga Satuan, dan Jumlah Stock. Form history Persediaan Barang dapat dilihat Gambar 4.23

Form ini digunakan untuk menampilkan semua kegiatan yang terjadi pada transaksi Penerimaan Barang. Dalam form ini history transaksi Penerimaan Barang yang akan ditampilkan antara lain Id Penerimaan, Id Barang, Nama Barang, Tanggal Penerimaan Barang, dan Jumlah Barang yang diterima. Form history daftar Penerimaan Barang dapat dilihat Gambar 4.24

12. History Daftar Pemesanan Barang

Form ini digunakan untuk menampilkan semua kegiatan yang terjadi pada transaksi Pemesanan Barang. Dalam form ini history transaksi Pemesanan Barang yang akan ditampilkan antara lain Id Pemesanan, Id Barang, Nama Barang, Nama Pelanggan, Tanggal Pemesanan Barang, Jumlah Barang yang dipesan, dan Nama Merketing yang menerima pemesanan barang. Form history daftar Pemesanan Barang dapat dilihat Gambar 4.25

Tabel 4.26 Rencana Evaluasi Hasil

No. Tujuan Input Output yg di harapkan Output

Program

Hasil

1. Memberikan informasi

data Barang yang up to date

Master barang Master Barang ter-update jika terjadi

perubahan data, dan data ini dibutuhkan dalam kegiatan Pengentrian data Barang

2. Memberikan informasi

data Pelanggan yang up to date

Master Pelanggan

Master Pelanggan ter-update jika terjadi perubahan data, dan data ini dibutuhkan dalam kegiatan Pengentrian data Pelanggan

3. Memberikan informasi data Persediaan Barang yang up to date

Master Persediaan Barang

Master Persediaan Barang ter-update

jika terjadi perubahan data, dan data ini dibutuhkan dalam kegiatan Pengentrian data Persediaan Barang

4. Memberikan informasi

data Pegawai yang up to date

Master Pegawai Master Pegawai ter-update jika terjadi

perubahan data, dan data ini dibutuhkan dalam kegiatan Pengentrian data Pegawai

5. Memberikan informasi

ttg transaksi Pemesanan yang up to date

Transaksi Pemesanan

Transaksi Pemesanan ter-update jika

terjadi perubahan data, dan data ini dibutuhkan dalam kegiatan pemesanan barang untuk mengahasilkan output berupa laporan.

6. Memberikan informasi

ttg transaksi Penerimaan yang up to date

Transaksi Penerimaan

Transaksi Penerimaan ter-update jika terjadi perubahan data, dan data ini dibutuhkan dalam kegiatan penerimaan barang untuk mengahasilkan output berupa laporan.

5.1 Hardware dan Software

Adapun Hardware atau perangkat keras yang digunakan dalam merancang program aplikasi ini adalah sebagai berikut:

1. Dell Inspiron 1464 W7B 2. Intel Core i3-M330 2,13GHz 3. Memory 4,00 GB

4. DVD RW 5. 15” WXGA Red

Adapun Software atau perangkat lunak yang digunakan dalam merancang program aplikasi ini adalah:

1. Sistem Operasi Microsoft Windows Seven Ultimate 2. Program Aplikasi Visual Basic .Net 2005

3. Database dengan menggunakan Microsoft Access 2007

5.2 Evaluasi Hasil

Berdasarkan hasil analisis implementasi dari Sistem Informasi Pengadaan Barang pada PT. Jakarta Megapolitan Surabaya, maka dapat diperoleh hasil evaluasi yang terdapat dalam tabel 5.1.

Tabel 5.1 Evaluasi Hasil

No. Tujuan Input Output yg di harapkan Output Program Hasil

1. Memberikan

informasi data

Master barang

Master Barang ter-update

jika terjadi perubahan data,

Master Barang

ter-update dan Display

data Barang

2. Memberikan

informasi data

Pelanggan yang up

to date

Master Pelanggan

Master Pelanggan

ter-update jika terjadi perubahan data, dan data ini dibutuhkan dalam kegiatan Pengentrian data Pelanggan

Master Pelanggan

ter-update dan Display Master

Pelanggan pada

laporan Pelanggan

Sesuai

3. Memberikan

informasi data Persediaan Barang yang up to date

Master Persediaan Barang

Master Persediaan Barang ter-update jika terjadi perubahan data, dan data ini dibutuhkan dalam kegiatan Pengentrian data Persediaan Barang

Master Persediaan

Barang ter-update

dan Display Master Persediaan Barang pada laporan Persediaan Barang

Sesuai

4. Memberikan

informasi data Pegawai yang up to date

Master Pegawai

Master Pegawai ter-update

jika terjadi perubahan data, dan data ini dibutuhkan dalam kegiatan Pengentrian data Pegawai

Master Pegawai

ter-update dan Display

Master Pegawai

pada laporan Pegawai

Sesuai

5. Memberikan

informasi ttg transaksi Pemesanan yang up to date

Transaksi Pemesanan

Transaksi Pemesanan

ter-update jika terjadi perubahan data, dan data ini dibutuhkan dalam kegiatan pemesanan barang untuk mengahasilkan output berupa laporan.

Transaksi

Pemesanan

ter-update dan Display Transaksi

Pemesanan untuk

pembuatan laporan

Sesuai

6. Memberikan

informasi ttg transaksi

Penerimaan yang up

Transaksi Penerimaan

Transaksi Penerimaan

ter-update jika terjadi perubahan data, dan data ini dibutuhkan dalam kegiatan

Transaksi

Penerimaan

ter-update dan Display Transaksi

5.3 Analisis Evaluasi Hasil

Sistem informasi yang ada mempercepat proses pengolahan data-data pada PT. JAKARTA MEGAPOLITAN Surabaya. Sistem informasi yang ada menangani seluruh proses transaksi yang meliputi kegiatan Pemesanan dan Penerimaan. Sistem informasi yang ada menunjang pembuatan laporan yang lebih efisien dan efektif.

PENUTUP

6.1 Kesimpulan

Pada Perancang Bangun Sistem Informasi Pengadaan Barang PT. Jakarta Megapolitan Cabang Surabaya dapat diambil beberapa kesimpulan sebagai berikut :

1. Aplikasi ini dapat memberikan kemudahan dalam proses penginputan, pencarian data-data yang berkaitan dengan Tabel Transaksi dan Tabel Master.

2. Sistem informasi yang di rancang dapat menghasilkan output data laporan sesuai yang di inginkan perusahaan, dalam hal ini data laporan kegiatan penjualan dan pengadaan penyedia barang.

3. Aplikasi ini dapat memberikan informasi atau petunjuk kepada perusahaan mengenai jumlah persediaan barang dan jumlah pendapatan yang telah dicapai oleh perusahaan.

6.2 Saran

Untuk perbaikan dan penyempurnaan Sistem serta peningkatan kualitas dalam Maintanance Data – Data yang ada pada Bagian Marketing Pemasaran dan pada Bagian Admin :

Sistem dapat dikembangkan sampai pada sistem informasi terkomputerisasi berbasis web, agar sistem dapat lebih luas dan berkembang ruang lingkupnya, serta informasi akan lebih mudah didapat.

Budiharto, Widodo. 2006. Panduan Bagi Programmer .NET : Menguasai VB. NET Tingkat Lanjut. Elex Media Komputindo. Jakarta.

Hartono, Jogiyanto. 1999. Analisis & Disain Sistem Informasi: Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis. Andi Offset. Yogyakarta.

Herlambang, Soendoro, dan Haryanto Tanuwijaya. 2005. Sistem Informasi: konsep, teknologi, dan manajemen. Graha Ilmu. Yogyakarta.

Izzuddin, Mohammad. 2011. PT. Duta Sarana Ilmu. Indonetwork. Jakarta.

http://dutasaranailmu.indonetwork.co.id/profile/pt-duta-sarana-ilmu.htm, diakses

tanggal 27 Januari 2011.

Jogiyanto, 1990. Analisis & Disain Sistem Informasi : Pendekatan terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis, Andi Offset. Yogyakarta.

Kendall, dan Kendall. 2003. Analisis dan Perancangan Sistem Jilid 1. Prenhallindo. Jakarta. Marlinda, Linda. 2004. Sistem Basis Data. Andi Offset. Yogyakarta.

Murray, Katherine. 2006. FirstLook 2007 Microsoft Office System. H.B Fenn And Company Ltd. Canada.

Rizky, Soetam. 2006. Interaksi Manusia dan Komputer. STIKOM. Surabaya.

No. Tujuan Input Output yg di harapkan Output Program

Hasil

3. Memberikan informasi data Persediaan Barang yang up to date

Master Persediaan Barang

Master Persediaan Barang ter-update

jika terjadi perubahan data, dan data ini dibutuhkan dalam kegiatan Pengentrian data Persediaan Barang

4. Memberikan informasi data Pegawai yang up to date

Master Pegawai Master Pegawai ter-update jika terjadi perubahan data, dan data ini dibutuhkan dalam kegiatan Pengentrian data Pegawai

5. Memberikan informasi ttg transaksi Pemesanan yang up to date

Transaksi Pemesanan

Transaksi Pemesanan ter-update jika terjadi perubahan data, dan data ini dibutuhkan dalam kegiatan pemesanan barang untuk mengahasilkan output berupa laporan.

6. Memberikan informasi ttg transaksi Penerimaan yang up to date

Transaksi Penerimaan

Transaksi Penerimaan ter-update jika terjadi perubahan data, dan data ini dibutuhkan dalam kegiatan penerimaan barang untuk mengahasilkan output berupa laporan.

BAB V

IMPLEMENTASI DAN EVALUASI SISTEM

5.1 Hardware dan Software

Adapun Hardware atau perangkat keras yang digunakan dalam merancang program aplikasi ini adalah sebagai berikut:

1. Dell Inspiron 1464 W7B 2. Intel Core i3-M330 2,13GHz 3. Memory 4,00 GB

4. DVD RW 5. 15” WXGA Red

Adapun Software atau perangkat lunak yang digunakan dalam merancang program aplikasi ini adalah:

1. Sistem Operasi Microsoft Windows Seven Ultimate 2. Program Aplikasi Visual Basic .Net 2005

3. Database dengan menggunakan Microsoft Access 2007

5.2 Evaluasi Hasil

Berdasarkan hasil analisis implementasi dari Sistem Informasi Pengadaan Barang pada PT. Jakarta Megapolitan Surabaya, maka dapat diperoleh hasil evaluasi yang terdapat dalam tabel 5.1.

Tabel 5.1 Evaluasi Hasil

No. Tujuan Input Output yg di harapkan Output Program Hasil

1. Memberikan informasi data

Master barang

Master Barang ter-update

jika terjadi perubahan data,

Master Barang

ter-update dan Display

Barang yang up to date

dan data ini dibutuhkan dalam kegiatan Pengentrian data Barang

Master Barang pada laporan Barang

2. Memberikan

informasi data Pelanggan yang up to date

Master Pelanggan

Master Pelanggan

ter-update jika terjadi

perubahan data, dan data ini dibutuhkan dalam kegiatan Pengentrian data Pelanggan

Master Pelanggan ter-update dan Display Master Pelanggan pada laporan Pelanggan

Sesuai

3. Memberikan

informasi data Persediaan Barang yang up to date

Master Persediaan Barang

Master Persediaan Barang ter-update jika terjadi perubahan data, dan data ini dibutuhkan dalam kegiatan Pengentrian data Persediaan Barang

Master Persediaan Barang ter-update

dan Display Master Persediaan Barang pada laporan Persediaan Barang

Sesuai

4. Memberikan

informasi data Pegawai yang up to date

Master Pegawai

Master Pegawai ter-update

jika terjadi perubahan data, dan data ini dibutuhkan dalam kegiatan Pengentrian data Pegawai

Master Pegawai

ter-update dan Display Master Pegawai pada laporan Pegawai

Sesuai

5. Memberikan

informasi ttg transaksi Pemesanan yang up to date

Transaksi Pemesanan

Transaksi Pemesanan

ter-update jika terjadi

perubahan data, dan data ini dibutuhkan dalam kegiatan pemesanan barang untuk mengahasilkan output berupa laporan.

Transaksi

Pemesanan

ter-update dan Display Transaksi

Pemesanan untuk pembuatan laporan

Sesuai

6. Memberikan

informasi ttg transaksi

Penerimaan yang up

Transaksi Penerimaan

Transaksi Penerimaan

ter-update jika terjadi

perubahan data, dan data ini dibutuhkan dalam kegiatan

Transaksi

Penerimaan

ter-update dan Display Transaksi

to date penerimaan barang untuk mengahasilkan output berupa laporan.

Penerimaan untuk pembuatan laporan

5.3 Analisis Evaluasi Hasil

Sistem informasi yang ada mempercepat proses pengolahan data-data pada PT. JAKARTA MEGAPOLITAN Surabaya. Sistem informasi yang ada menangani seluruh proses transaksi yang meliputi kegiatan Pemesanan dan Penerimaan. Sistem informasi yang ada menunjang pembuatan laporan yang lebih efisien dan efektif.

BAB VI

PENUTUP

6.1 Kesimpulan

Pada Perancang Bangun Sistem Informasi Pengadaan Barang PT. Jakarta Megapolitan Cabang Surabaya dapat diambil beberapa kesimpulan sebagai berikut :

1. Aplikasi ini dapat memberikan kemudahan dalam proses penginputan, pencarian data-data yang berkaitan dengan Tabel Transaksi dan Tabel Master.

2. Sistem informasi yang di rancang dapat menghasilkan output data laporan sesuai yang di inginkan perusahaan, dalam hal ini data laporan kegiatan penjualan dan pengadaan penyedia barang.

3. Aplikasi ini dapat memberikan informasi atau petunjuk kepada perusahaan mengenai jumlah persediaan barang dan jumlah pendapatan yang telah dicapai oleh perusahaan.

6.2 Saran

Untuk perbaikan dan penyempurnaan Sistem serta peningkatan kualitas dalam Maintanance Data – Data yang ada pada Bagian Marketing Pemasaran dan pada Bagian Admin :

Sistem dapat dikembangkan sampai pada sistem informasi terkomputerisasi berbasis web, agar sistem dapat lebih luas dan berkembang ruang lingkupnya, serta informasi akan lebih mudah didapat.

DAFTAR PUSTAKA

Budiharto, Widodo. 2006. Panduan Bagi Programmer .NET : Menguasai VB. NET Tingkat Lanjut. Elex Media Komputindo. Jakarta.

Hartono, Jogiyanto. 1999. Analisis & Disain Sistem Informasi: Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis. Andi Offset. Yogyakarta.

Herlambang, Soendoro, dan Haryanto Tanuwijaya. 2005. Sistem Informasi: konsep, teknologi, dan manajemen. Graha Ilmu. Yogyakarta.

Izzuddin, Mohammad. 2011. PT. Duta Sarana Ilmu. Indonetwork. Jakarta.

http://dutasaranailmu.indonetwork.co.id/profile/pt-duta-sarana-ilmu.htm, diakses tanggal 27 Januari 2011.

Jogiyanto, 1990. Analisis & Disain Sistem Informasi : Pendekatan terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis, Andi Offset. Yogyakarta.

Kendall, dan Kendall. 2003. Analisis dan Perancangan Sistem Jilid 1. Prenhallindo. Jakarta. Marlinda, Linda. 2004. Sistem Basis Data. Andi Offset. Yogyakarta.

Murray, Katherine. 2006. FirstLook 2007 Microsoft Office System. H.B Fenn And Company Ltd. Canada.

Rizky, Soetam. 2006. Interaksi Manusia dan Komputer. STIKOM. Surabaya.