BAB V Rencana Rancangan Sistem

A. Aturan Bisnis Sistem Yang Diusulkan

Pada awalnya admin akan menerima kartu garansi dari supplier dari seluruh Indonesia, setelah itu admin akan memasukan data kedalam sistem aplikasi yang selanjutnya akan menjadi dasar dari validasi setiap pelanggan yang akan melakukan perbaikan terhadap unit yang telah dibelinya.

Ketika pelanggan datang ke layanan purna jual ini mereka akan membawa kartu garansi dan juga barang yang akan diperbaiki, setelah itu admin akan mendata dalam aplikasi apakah pelanggan tersebut pernah melakukan perbaikan sebelumnya, dan juga akan mengecek data dari kartu garansi tersebut dari data pembelian yang sudah di input ke dalam sistem sebelumnya. Setelah semuanya selesai maka unit yang rusak tersebut akan diterima teknisi yang akan mengeceknya, dan akan diberikan estimasi waktu untuk informasi terhadap pelanggan kapan mereka akan kembali untuk mengambil barang mereka tersebut.

Teknisi pun dapat melakukan update dari data complaint log pelanggan jika ada kerusakan dari unit mereka yang membutuhkan pergantian spare part dan ini akan mempengaruhi apakah unit ini berbayar atau tidak. Pihak Gudang pun juga dapat melakukan update data spare part ke dalam sistem,.

Laporan dari sistem dapat diakses oleh semua pengguna aplikasi, sesuai dengan bagian mereka. Report dapat dicetak maupun disimpan kedalam soft copy, seluruh aktifitas diatas datanya masuk kedalam database yang aman dan tersimpan rapih.

B. Dekomposisi Fungsi Sistem Yang Diusulkan

C. Rancangan Masukan (input), Proses, dan Keluaran (output) 1. Rancangan Masukan (input)

Perancangan masukan yang dimaksud adalah perancangan tampilan, berikut adalah perancangan input aplikasi purna jual tersebut.

Setiap pelanggan yang datang untuk melakukan perbaikan unit miliknya, maka menu ini yang akan menjadi alat bantu untuk pencatatan.

1. Nama Tampilan : Complain Log

Tujuan : Pelanggan, Teknisi

Isi : Customer Data, Complain Data, Machine Detail, Repair Detail

b. Data Master

Menu ini digunakan sebagai alat bantu untuk input data dari pelanggan dan supplier perusahaan yang melakukan transaksi pembelian dari kantor pusat. 1. Nama Tampilan : Data Master

Tujuan : Teknisi, Admin

Isi : Customer List, Warranty Card List, Outbond Machine c. Product

1. Nama Tampilan : Factory

Tujuan : Admin

Isi : Factory Detail

2. Nama Tampilan : Product Group

Isi : Product Group Detail 3. Nama Tampilan : Product Series

Tujuan : Admin

Isi : Product Series Detail

4. Nama Tampilan : Product Type

Tujuan : Admin

Isi : Product Type Detail

5. Nama Tampilan : Product Model

Tujuan : Admin

Isi : Factory, Product Group, Product Type, Model Name, Invoice Group, On site, Carry In

2. Proses

Aplikasi Purna Jual ini dibuat menggunakan bahasa pemrograman PHP dan menggunakan database MySQL untuk media penyimpanan datanya. Terdapat 2 (dua) kategori dalam aplikasi ini, yaitu :

a. Admin b. Agent

Menu admin dapat mengatur semua yang ada pada menu agent, pada menu ini terdapat menu input yang nantinya dapat dilihat dan digunakan oleh teknisi dan juga admin, sedangkan menu Agent berlaku untuk yang berhubungan dengan pelanggan.

3. Keluaran (output)

Aplikasi purna jual ini memiliki fungsi yang hampir sama seperti dalam keadaan manual, yang setiap divisi harus mengeluarkan report mereka seperti waktu telah ditetapkan manajemen juga untuk keperluan servis. Berikut adalah keluaran yang bisa kita lihat dari aplikasi ini, diantaranya :

a. Reporting

Menu ini membantu untuk membuat sebuah laporan yang akurasi datanya sangat baik. Data report yang dapat diambil diantaranya seperti berikut:

1. Nama Tampilan : Activity Report

Tujuan : Teknisi, Admin

Isi : Login Session, Break Session, Absent

2. Nama Tampilan : Cases Report

Tujuan : Teknisi, Admin

3. Nama Tampilan : Data

Tujuan : Teknisi, Admin

Isi : Customer, Outbond Machines, Warranty Card Data, Invoice

D. Diagram Aliran Data (DAD) Konteks, Nol, dan Rinci Sistem yang Diusulkan

Gambar 5.1 DAD Konteks Sistem Usulan 2. Diagram Aliran Data (DAD) Nol Sistem Usulan

3. Diagram Alir Data Rinci Sistem Berjalan

a. Diagram Alir Data Level 1 Proses 1

Gambar 5.3 DAD Level 1 Proses 1 Usulan

b. Diagram Alir Data Level 1 Proses 2

Gambar 5.4 DAD Level 1 Proses 2 Usulan

Gambar 5.5 DAD Level 1 Proses 3 Usulan

Gambar 5.6 DAD Level 1 proses 4 Usulan

e. Diagram Alir Data Level 1 Proses 5

Gambar 5.7 DAD Level 1 Proses 5 Usulan

Gambar 5.8 DAD Level 1 Proses 6 Usulan E. Kamus Data Sistem yang Diusulkan

Kamus data merupakan suatu katalog fakta tentang data dan kebutuhan informasi yang analisa sistemnya dapat mendefinisikan data yang mengalir dari sistem secara lengkap sebagai berikut :

1. Kamus Data Masukan

a. Nama Arus : Complain Log

Alias : popup_inbound

Bentuk : File

Arus Data : Admin – Input data complain Struktur Data : Header <Greeting Admin>

Isi : Customer Data+Complain Data+Machine Detail+Repair Detail+Use of Spare Part+Cost

Footer : Print Invoice+Save+Print Receipt+Close Penjelasan : Menu ini digunakan untuk pengisian data pelanggan

dan data kerusakan unit.

Periode : Setiap ada pelanggan yang datang untuk memperbaiki unitnya b. Nama Arus : Customer List

Alias : customer_reg

Bentuk : File

Arus Data : Admin – Input data Pelanggan Struktur Data : Header <Customer Data#Profile>

Isi : Customer Name+Contact

person+Company+Address+Phone No+Email Footer : Save+Close

Penjelasan : Menu ini digunakan untuk pengisian data pelanggan. Periode : Setiap ada telepon masuk dari pelanggan, maka akan

dilakukan input c. Nama Arus : Warranty Card List

Alias : warranty_card_reg

Bentuk : File

Arus Data : Admin – Input data Pelanggan Struktur Data : Header <Warranty Card #>

Isi : Customer Data+Warranty Data Footer : Save+Close

Penjelasan : Menu ini digunakan untuk mendaftarkan pelanggan saat kartu garansi datang dari supplier

Periode : Saat supplier mengirimkan kartu garansi. d. Nama Arus : Outbond Machine

Alias : outbond_machine_reg

Bentuk : File

Arus Data : Admin – Input data barang

Struktur Data : Header < Customer Data # Profile >

Isi : Order Key+Model Type+Description+Serial No+Model No+Buyer+DO NO+REF. NO+Delivery Date

Footer : Save+Close

Penjelasan : Menu ini digunakan untuk mendata semua unit yang telah di kirimkan untuk supplier

garansi datang dari supplier

Periode : Saat manajemen mengirimkan data penjualan

2. Kamus Data Proses

a. Nama Arus : Change Password

Alias : change_password

Bentuk : File

Arus Data : Admin, Agent – rubah password Struktur Data : Header < Change Password # user >

Isi : Password+New Password+Retry new Password Footer : Change+Close

Penjelasan : Menu ini digunakan untuk merubah password Periode : Saat user ingin mengganti password nya.

3. Kamus Data Keluaran

Alias : reporting

Bentuk : File

Arus Data : Admin, Teknisi, Gudang – Cetak dan unduh laporan Struktur Data : Header : < Contact Center Reporting List >

Isi : Activity Report+Cases Report+Data Footer : Copyright+year

F. Spesifikasi Proses Sistem yang Diusulkan

Spesifikasi proses menjelaskan spesifikasi dari setiap proses pada diagram rinci.

Proses : 1.0

Nama Proses : Customer List

Masukan : Telepon, Input Data

Sumber : Admin, Pelanggan

Keluaran : Data Pelanggan

Tujuan : Admin

Uraian : Ketika pelanggan telepon untuk menanyakan sesuatu informasi atau troubleshoot sederhana dari admin, maka

disana admin memasukan data dari pelanggan tersebut.

Proses : 2.0

Nama Proses : Warranty Card List

Masukan : Kartu Garansi, Input Data

Sumber : Pelanggan, Admin

Keluaran : Data Pembelian, Data Pelanggan

Tujuan : Admin

Uraian : Fungsi ini berjalan ketika pihak supplier telah memberikan kartu garansi ini pada pihak Brother

Proses : 3.0

Nama Proses : Outbond Machines

Masukan : Input Nama Pembeli, Input Nomor DO, Input Data Machine

Sumber : Admin

Keluaran : Data Pembelian Machines

Tujuan : Tujuan

penjualan yang telah dilakukan kepada seluruh supplier di Indonesia diterima, disini fungsi ini berjalan

Proses : 3.1

Nama Proses : Laporan

Masukan : Input Data Pembelian

Sumber : Admin

Keluaran : Laporan Pembelian

Tujuan : Admin

Uraian : laporan ini tersedia saat semua data telah berhasil di unggah ke sistem

Proses : 4.0

Nama Proses : Laporan

Masukan : Input Laporan

Sumber : Teknisi, Gudang, Admin

Keluaran : Data Complain Log, Invoice, Data Pelanggan, Data Outbond Machine, Data Warranty Card

Tujuan : Admin, Gudang, Teknisi

Uraian : Laporan ini adalah laporan keseluruhan dari sistem yang ada, tiap divisi dapat mengambil report pada tempat yang sama namun dengan fungsi yang berbeda.

Proses : 5.0

Nama Proses : Complain Log

Masukan : Input Repair Data

Sumber : Teknisi

Keluaran : Data Kerusakan, Input Spare Part, Working Order

Tujuan : Teknisi, Pelanggan

Uraian : Menu ini berisi seluruh data komplen dari pelanggan yang meletakkan unitnya di purna jual Brother

Proses : 6.0

Nama Proses : Product dan Spare Part

Masukan : Input Product, Input Spare Part

Keluaran : Data Spare Part, Data Product

Tujuan : Teknisi, Gudang, Admin

Uraian : Menu ini berisi seluruh data dan spare part yang ada pada purna jual Brother

G. Bagan Terstruktur Sistem yang Diusulkan

Gambar 5.10 Menu Utama Input Data Product

Gambar 5.12 Input Data Customer List

Gambar 5.14 Input Data Complain Log

Gambar 5.15 Input Laporan H. Spesifikasi Modul Sistem yang Diusulkan

1. Modul Input Data Product Mulai

Kerjakan Modul Input Data Product Masukan Modul Factory

Masukan Modul Product Group Masukan Modul Product Series Masukan Modul Product Type Masukan Modul Product Model Simpan Data Product

Selesai

2. Modul Input Data Spare Part Mulai

Kerjakan Input Data Spare Part Masukan Data Spare Part Selesai

3. Modul Input Data Pelanggan Mulai

Masukan Data Pelanggan Selesai

4. Modul Input Data Warranty Card List Mulai

Kerjakan Input Data Warranty Card List Masukan Data Warranty Card List Selesai

5. Modul Input Data Complain Log Mulai

Kerjakan Input Data Complain Log Masukan Data Complain Log Masukan Data Repair

Masukan Data Spare Part Selesai

6. Modul Input Data Outbond Machines Mulai

Kerjakan Input Data Outbond Machines Masukan Data Outbond Machines Selesai

7. Modul Cetak Laporan Complain Log Mulai

Kerjakan Modul Laporan Complain Log Masukan Data Range Time

Masukan Data Parameter Selesai

8. Modul Cetak Laporan Customer Mulai

Kerjakan Laporan Customer Masukan Range Time

Selesai

9. Modul Cetak Laporan Outbond Machines Mulai

Kerjakan Laporan Outbond Machines Masukan Data Outbond Machines Selesai

10. Modul Cetak Laporan Warranty Card Mulai

Kerjakan Cetak Warranty Card Masukan Range Time

Selesai

I. Rancangan Basis Data Sistem yang Diusulkan 1. Bentuk Un-normal

Normalisasi bertujuan untuk membuat database tanpa kerangkapan data, menjaga konsistensi serta memudahkan pemutakhiran data pada Database. Bentuk un-normal adalah bentuk normalisasi seperti apa adanya sesuai dengan formulir yang ada dapat berbentuk tabel maupun kolom :

Gambar 5.16 Bentuk Unnormal

@Model Product Model name On site Carry in Invoice group Group id Factory id Series id

@Customer Profile Customer name Pic name Office

2. Bentuk Normalisasi ke-1 (1NF)

Bentuk normal ke satu (1) mempunyai syarat sebagai berikut : a. Semua atribut memiliki nilai tunggal

b. Tidak ada bentuk yang berulang-ulang

Gambar 5.17 Bentuk Normalisasi 1NF 3. Bentuk Normalisasi ke-2 (2NF)

Bentuk normalisasi ke dua (2) mempunyai syarat sebagai berikut : a. Memenuhi bentuk 1NF

b. Atribute bukan kunci (non-key) haruslah memiliki ketergantungan fungsional sepenuhnya (fully functional dependency) pada kunci utama

4. Diagram E-R

5. Spesifikasi File

Berikut adalah spesifikasi data yang diperlukan untuk menyajikan informasi pada sistem yang diusulkan.

Spesifikasi Basis Data

Nama File : Product Factory

Akronim : model_factory

Organisasi File : Index Sequential Media File : Hard Disk

File Key : id

Panjang Record : 32+11 = 43

Tabel 5.1 Spesifikasi Factory Sistem Usulan

Id Elemen Data Akronim Type Panjang Ket

1 Id Factory Id Int 11 Primary

Spesifikasi Basis Data

Nama File : Product Type

Akronim : mod_cat

Organisasi File : Index Sequential Media File : Hard Disk

File Key : id

Panjang Record : 32+11 = 43

Tabel 5.2 Spesifikasi Model Category Sistem Usulan

Id Elemen Data Akronim Type Panjang Ket

1 Id Category Id Int 11 Primary

2 Category Name cat_nam

e

Varchar 32 Unique

Spesifikasi Basis Data

Nama File : Product Group

Akronim : mod_grp

Media File : Hard Disk

File Key : id

Panjang Record : 32+11 = 43

Tabel 5.3 Spesifikasi Model Category Sistem Usulan

Id Elemen Data Akronim Type Panjang Ket

1 Id Group Id Int 11 Primary

2 Group Name grp_nam

e

Varchar 32 Unique

Spesifikasi Basis Data

Nama File : Product Series

Akronim : mod_ser

Organisasi File : Index Sequential Media File : Hard Disk

File Key : id

Panjang Record : 32+11 = 43

Id Elemen Data Akronim Type Panjang Ket

1 Id Group Id Int 11 Primary

2 Series Name ser_nam

e

Varchar 32 Unique

Spesifikasi Basis Data

Nama File : Product Model Akronim : cat_id, model_name Organisasi File : Index Sequential Media File : Hard Disk

File Key : id

Panjang Record : 32+11+11+8+8+32+11+11+11 =135

Tabel 5.5 Spesifikasi Product Model Sistem Usulan

Id Elemen Data Akronim Type Panjang Ket

1 Model Id Id Int 11 Primary Key

2 Category Id Cat_id Int 11 Key

3 Model Name Model_nam_e Varchar 32 Key

4 On site On_site Varchar 8

5 Carry in Carry_in Varchar 8

6 Invoice Group Inv_group Varchar 32

7 Group id Grp_id Int 11

8 Factory id Fac_id Int 11

Spesifikasi Basis Data

Nama File : Spare Part Inventory Akronim : sparepart_inventory Organisasi File : Index Sequential Media File : Hard Disk

File Key : id

Panjang Record : 11+16+128+8+11= 168

Tabel 5.6 Spesifikasi Spare part Inventory Sistem Usulan

Id Elemen Data Akronim Type Panjang Ket

1 Spare part id Id Int 11 Primary Key

2 Item code Item_code Varchar 16 Uniq

3 Spare part desc Spare_part_des

c Varchar 128

4 Item location Item_location Varchar 8

5 Item quantity Item_qty Int 11

6 Insert time Insert_time DATETIME

Spesifikasi Basis Data

Nama File : Warranty Card

Organisasi File : Index Sequential Media File : Hard Disk

File Key : id

Panjang Record : 11+25+25+11+11+16+32+64+11=206

Tabel 5.7 Spesifikasi Warranty Card List Sistem Usulan

Id Elemen Data Akronim Type Panjang Ket

1 Id Id Int 11 Primary Key

2 Warranty Card Warranty_cardno varchar 25 Uniq

3 Serial number Serial_no Varchar 25

4 Customer id Cust_id int 11

5 Model id Model_id int 11

6 Date of Purchase Date_of_purchas_e date

7 Pop Code Pop_code Varchar 16

8 Dealer Dealer varchar 32

9 Remark Remark varchar 64

10 Created by Created_by Int 11

11 Insert time Insert_time DATETIME

Spesifikasi Basis Data

Nama File : Complain Log

Akronim : complain_log

Organisasi File : Index Sequential Media File : Hard Disk

File Key : id Panjang Record :

20+20+25+25+25+11+11+25+11+11+25+11+32+11+11+11+ 11+11+11+11+11+255+255+11+11+11= 883

Tabel 5.8 Spesifikasi Complain Log Sistem Usulan

Id Elemen Data Akronim Type Panjang Ket

1 Id Id BIGINT 20 Primary Key

2 Customer id Cust_id BIGINT 20

3 Serial number Serial_no Varchar 25

4 Warranty card

no Warranty_cardno Varchar 25

5 Date of

purchase

Date_of_purchase DATE

6 Model id Model_id Int 11

7 Tinta Ink Int 11

8 complain Msg_remark TEXT

9 Lokasi location Varchar 25

10 Remark Msg_remark TEXT

11 Tipe Service Type_of_service Int 11

12 Tipe WO Type_of_wo Int 11

13 Nomor Tiket Ticket_no Varchar 25 Key

14 ASP id Asp_id Int 11

15 Repair by Repair_by Varchar 32

16 Reapir desc Repair_desc TEXT

17 Diterima Repair_received DATE

18 Dimulai Repair_started DATE

19 Selesai Repair_finished DATE

20 Catatan Repair_notes Int 11

21 Page Printed Page_printed Int 11

22 Drum Count Drum_count Int 11

23 Paper Jam Paper_jam_count Int 11

24 Adf Jam Adf_jam_count Int 11

26 Transport Transport_cost Float

27 Vat Vat Float

28 Biaya Vat Vat_cost Float

29 Diskon discount Float

30 Sub total Sub_total Float

31 Grand total Grand_total Float

32 Admin Agent_id Int 11

33 Update by Updated_by Int 11

34 Status Status Int 11

35 Kelengkapan Completeness Varchar 255

36 Kondisi Machine_conditio

n

Varchar 255

37 Info Source_info Int 11

38 Insert time Insert_time datetime

39 Print Int 11

40 Print Date DateTime

41 Nomor Invoice No_invoice Varchar 11

Spesifikasi Basis Data

Nama File : Pelanggan

Akronim : customer_profile Organisasi File : Index Sequential Media File : Hard Disk

File Key : id

Panjang Record : 20+40+40+32+24+24+128+11+11

Tabel 5.9 Spesifikasi Customer List Sistem Usulan

1 Id Id BIGINT 20 Primary Key

2 Nama pelanggan Cust_name Varchar 40

3 Pic name Pic_name Varchar 40

4 office Office Varchar 32

5 Alamat Cust_address TEXT

6 Nomor Telepon Cust_phone_no Varchar 24

7 Nomor HP Cust_mobile_no Int 24

8 Email Cust_email Varchar 128

9 Dibuat oleh Created_by Int 11

10 Di update oleh Updated_by Int 11

11 Insert time Insert_time TIMESTAMP

12 Modifikasi data Modif_time TIMESTAMP

Spesifikasi Basis Data

Nama File : Outbond Machines

Akronim : outbond_machines

Organisasi File : Index Sequential Media File : Hard Disk

File Key : id

Panjang Record : 10+20+20+32+20+32+20+32+128+20+20

Tabel 5.10 Spesifikasi Customer List Sistem Usulan

Id Elemen Data Akronim Type Panjang Ket

1 Id Id INT 11 Primary Key

2 Order Ord_key Varchar 20

3 Tipe mesin Mach_type Varchar 20

4 Deskripsi Mach_desc Varchar 32

6 Model Mach_model_no Varchar 32

7 Nama pembeli Buyer_name Varchar 128

8 No DO Do_no Varchar 20

9 Ref No Ref_no Varchar 20

10 Delivery date delivery_date DATE

J. Rancangan Layar, Rancangan Form Masukan Data, dan Rancangan Form Keluaran

1. Menu Utama

Terdapat 2 pilihan pada menu ini, yaitu Admin dan Agent. Admin mempunyai fungsi lebih besar sampai pada pencetakan laporan.

Gambar 5.20 Menu utama 2. Menu Admin

Terdapat beberapa fungsi dari menu ini, seperti input Product, Laporan, dan Spare Part.

Gambar 5.21 Menu Login Admin

Gambar 5.22 Menu Admin

Pada gambar diatas terlihat menu-menu yang telah diberitahukan diatas mulai dari kiri home, setting, Master Data, Reporting, dan FAQ.

Gambar 5.23 Menu Setting

Pada menu ini dapat membuat user, unlock user yang terblock karena tidak melakukan log out dengan benar.

Gambar 5. 24 Master Data

Terdapat dua menu utama pada Master Data ini seperti Product dan Spare Part Inventory.

Gambar 5.25 Menu Laporan

Menu ini menampilkan report yang dapat diproduksi oleh sistem.

3. Menu Agent

Terdapat tiga menu utama pada login Agent ini, seperti Complain log, Warranty Card, dan Customer.

Gambar 5. 27 Menu Complain Log

Ini adalah menu utama dari aplikasi purna jual ini, dimana setiap informasi yang didapat dari pelanggan baik melalui telepon maupun datang langsung ke kantor dicatat disini.

Gambar 5. 28 Manu Data Master

Menu ini terdiri dari tiga menu utama, seperti Customer List, Warranty card, dan Outbond Machine. Customer list gunanya hampir mirip dengan complain log yang isi nya adalah semua orang yang memiliki produk Brother maupun yang tidak akan tercatat disini, Warranty card list adalah menu yang digunakan untuk mencatat semua data kartu garansi pelanggan yang didapat dari dealer atau supplier yang telah menjual produknya pada pelanggan, sedangkan Outbond Machines adalah data penjualan terhadap dealer atau supplier.

95

Gambar 5.23 Menu Setting

Pada menu ini dapat membuat user, unlock user yang terblock karena tidak melakukan log out dengan benar.

96

Gambar 5. 24 Master Data

Terdapat dua menu utama pada Master Data ini seperti Product dan Spare Part Inventory.

97

Gambar 5.25 Menu Laporan

Menu ini menampilkan report yang dapat diproduksi oleh sistem.

3. Menu Agent

Terdapat tiga menu utama pada login Agent ini, seperti Complain log,

98

99

Gambar 5. 27 Menu Complain Log

Ini adalah menu utama dari aplikasi purna jual ini, dimana setiap informasi yang didapat dari pelanggan baik melalui telepon maupun datang langsung ke kantor dicatat disini.

100

Gambar 5. 28 Manu Data Master

Menu ini terdiri dari tiga menu utama, seperti Customer List, Warranty card, dan Outbond Machine. Customer list gunanya hampir mirip dengan complain log yang isi nya adalah semua orang yang memiliki produk Brother maupun yang tidak akan tercatat disini, Warranty card list adalah menu yang digunakan untuk mencatat semua data kartu garansi pelanggan yang didapat dari dealer atau supplier yang telah menjual produknya pada pelanggan, sedangkan Outbond Machines adalah data penjualan terhadap dealer atau supplier.