Penilaian Kinerja Sistem Pendukung Keputusan Penilaian Mutu Kepegawaian Menggunakan Metode Pendekatan Topsis

BAB 2 LANDASAN TEORI

2.1. Penilaian Kinerja

Siagian 1995 menyatakan bahwa penilaian prestasi kerja adalah suatu pendekatan kegiatan penilaian prestasi kinerja para pegawai yang di dalamnya terdapat berbagai factor, yaitu: 1. Penilaian dilakukan pada manusia sehingga disamping memiliki kemampuan tertentu juga tidak luput dari berbagai kelemahan dan kekurangan. 2. Penilaian yang dilakukan dalam serangkaian pengukuran tertentu yang realistik, berkaitan langsung dengan tugas kerja seseorang serta kriteria yang ditetapkan dan diterapkan secara obyektif. 3. Hasil penilaian harus disampaikan kepada pegawai yang dinilai dengan lima maksud: - Apabila penilaian tersebut bersifat positif maka penilaian tersebut diharapkan menjadi dorongan bagi pegawai yang bersangkutan untuk lebih berprestasi lagi di masa yang akan datang sehingga kesempatan meniti karier lebih terbuka baginya. - Apabila penilaian tersebut bersifat negatif maka pegawai yang bersangkutan diharapkan mengetahui kelemahannya dan dengan mengambil berbagai langkah yang diperlukan untuk mengatasi kelemahan tersebut. - Jika seseorang merasa mendapat penilaian yang tidak obyektif, kepadanya diberikan kesempatan untuk mengajukan keberatan sehingga ia dapat memahami dan menerima hasil penilaian yang diperolehnya. - Hasil penilaian yang dilakukan secara berkala itu terdokumentasikan di dalam arsip kepegawaian setiap individu pegawai sehingga tidak ada informasi yang Universitas Sumatera Utara hilang, baik yang sifatnya menguntungkan maupun merugikan pegawai yang bersangkutan. - Hasil penilaian prestasi kinerja setiap orang menjadi bahan yang selalu turut dipertimbangkan dalam setiap keputusan yang dambil mengenai mutasi pegawai, baik dalam arti promosi, alih tugas, alih wilayah, demosi maupun dalam pemberhentian tidak atas permintaan sendiri. Sedangkan Mejia et al . 2004 dalam Suwanto 2011 mengungkapkan bahwa penilaian kinerja merupakan suatu proses yang terdiri dari: 1. Identifikasi, yaitu penentuan faktor-faktor kinerja yang berpengaruh terhadap kesuksesan suatu organisasi. Hal ini dapat dilakukan dengan mengacu pada hasil analisa jabatan. 2. Pengukuran, merupakan inti dari proses sistem penilaian kinerja. Pada proses ini, pihak manajemen atau penilai menentukan kinerja pegawai yang bagaimana yang termasuk baik dan buruk. Manajemen dalam suatu organisasi harus melakukan perbandingan dengan nilai-nilai standar atau memperbandingkan kinerja antar pegawai yang memiliki kesamaan tugas. 3. Manajemen, proses ini merupakan tindak lanjut dari hasil penilaian kinerja. Pihak manajemen harus berorientasi ke masa depan untuk meningkatkan potensi pegawai di organisasi yang bersangkutan. Hal ini dapat dilakukan dengan pemberian umpan balik dan pembinaan untuk meningkatkan kinerja pegawainya. Oleh karenanya, Berdasarkan beberapa pendapat ahli mengenai pengertian penilaian kinerja, dapat ditarik kesimpulan bahwa penilaian kinerja merupakan suatu sistem penilaian secara berkala terhadap kinerja pegawai yang mendukung kesuksesan organisasi atau yang terkait dengan pelaksanaan tugasnya. Proses penilaian dilakukan dengan membandingkan kualitas kinerja pegawai terhadap standar yang telah ditetapkan atau memperbandingkan kinerja antar pegawai yang memiliki kesamaan tugas Mulyana, 2011. Universitas Sumatera Utara 2.1.1. Tujuan dan Manfaat Penilaian Kinerja Pegawai Penilaian kinerja menurut Werther Davis 1996 mempunyai beberapa tujuan dan manfaat bagi organisasi dan pegawai yang dinilai, yaitu: 1. Performance Improvement . Yaitu memungkinkan pegawai dan manajer untuk mengambil tindakan yang berhubungan dengan peningkatan kinerja pegawai. 2. Compensation adjustment . yaitu tindakan yang membantu para pengambil keputusan untuk menentukan siapa saja yang berhak menerima kenaikan gaji atau sebaliknya. 3. Placement decision , yaitu menentukan promosi, transfer, dan demosi. 4. Training and development needs . yaitu tindakan yang mengevaluasi kebutuhan pelatihan dan pengembangan bagi pegawai agar kinerja mereka lebih optimal. 5. Carrer planning and development. yaitu tindakan perencanaan yang akan menjadi panduan untuk menentukan jenis karir dan potensi karir yang dapat dan ingin dicapai. 6. Staffing process deficiencies. yaitu tindakan yang berpengaruh di dalam prosedur perekrutan pegawai. 7. Informational inaccuracies and job-design errors . Yaitu tindakan yang membantu menjelaskan apa saja kesalahan yang telah terjadi dalam kegiatan manajemen sumber daya manusia terutama di bidang informasi analisa pekerjaan, job-design , dan sistem informasi manajemen sumber daya manusia. 8. Equal employment opportunity. yaitu tindakan yang menunjukkan bahwa keputusan dalam penempatan kerja dan penilaian kerja tidak diskriminatif atau subjektif. 9. External challenges . Yaitu sebuah faktor eksternal seperti keluarga, keuangan pribadi, kesehatan, dan lain-lainnya yang mempengaruhi kinerja pegawai yang bersangkutan. Biasanya faktor ini tidak terlalu kelihatan, namun dengan melakukan penilaian kinerja, faktor-faktor eksternal ini akan kelihatan sehingga membantu manajemen sumber daya manusia untuk memberikan bantuan agar meningkatan kualitas kinerja pegawai. Universitas Sumatera Utara 10. Feedback. yaitu tindakan berupa umpan balik bagi manajemen sumber daya manusia ataupun segala urusan kepegawaian dan bagi pegawai itu sendiri. 2.1.2. Pengukuran Kinerja Performance Measurement Pengukuran kinerja dapat dilakukan dengan menggunakan sistem penilaian kinerja rating yang relevan. Pengukuran kinerja merupakan sebuah upaya untuk membandingkan dan menilai kualitas kinerja antara standar kualitas pegawai yang telah ditentukan dengan kinerja yang sebenarnya terjadi di lapangan. 2.1.3. Metode Penilaian Kinerja Banyak metode dalam melakukan penilaian kinerja, namun secara garis besar dibagi menjadi dua jenis, yaitu past-oriented appraisal methods dan future-oriented appraisal methods Werther Davis, 1996. 1. Past-oriented appraisal methods . Yaitu penilaian kinerja yang berorientasi pada kualitas kinerja seseorang pada pekerjaan yang telah dilakukannya di masa lalu. Secara kuantitatif, metode ini dangatlah jelas dan mudah diukur dikarenakan sudah adanya data sebelumnya. Namun dikarenakan kinerja yang terukur tidak dapat diubah, terkadang salah menunjukkan besarnya potensi yang dimiliki oleh seseorang tersebut. Metode ini cenderung subjektif dan banyak biasnya. 2. Future-oriented appraisal methods . yaitu penilaian kinerja yang berorientasi pada seberapa besar potensi yang dimiliki seseorang pada masa datang. Metode ini terkadang menggunakan data – data metode past-oriented methods sebagai acuan untuk menetapkan kinerja yang diharapkan. Namun dikarenakan tidak ada yang dapat memastikan secara 100 bagaimana kinerja seseorang pada masa datang, metode ini tidak terlalu akurat. Salah satu metode penilaian kinerja adalah Graphic Rating Scales, metode ini merupakan teknik penilaian kinerja yang dimana evaluator atau penilai kinerja menilai kualitas kinerja pegawai dengan menggunakan skala dalam mengukur faktor - faktor kinerja Performance Factor . Salah satu contohnya ialah penggunaan skala nilai 1 sampai dengan 5 dengan nilai 1 sebagai nilai yang terburuk dan nilai 5 sebagai nilai Universitas Sumatera Utara yang terbaik. Contohnya adalah dalam mengukur tingkat disiplin waktu masuk kerja pagi pegawai. Jika pegawai tersebut selalu masuk kerja tepat waktu atau sebelum waktu mulai kerja, maka ia bisa diberi nilai 5 oleh penilai kinerja. Sedangkan bila dia selalu terlambat melebihi batas waktu toleransi keterlambatan yang ditentukan oleh organisasi, maka ia bisa diberi nilai 1 yang menunjukkan bahwa dia sangatlah kurang dalam disiplin waktu masuk kerja. Skala yang digunakan tidak harus selalu nilai 1 sampai dengan 5, skala dapat bervariasi sesuai dengan kebutuhan dan sesuai dengan yang ditentukan oleh tim penilai kinerja atau tim manajemen sumber daya manusia organisasi tersebut. Contoh penilaian Graphic Rating Scales dapat dilihat pada gambar 2.1. Metode ini merupakan metode umum yang paling banyak digunakan oleh organisasi Mulyana, 2011. Gambar 2.1 Contoh Graphic Rating Scale Pierce J.L, 2002 Universitas Sumatera Utara 2.1.4. TUPOKSI dan disiplin harian Tupoksi adalah istilah singkatan dari kata Tugas Pokok dan Fungsi. Tupoksi suatu unit kerja yang sama didalam suatu organisasi yang berbeda dapat memiliki poin – poin tugas pokok dan fungsi yang berbeda sesuai dengan yang ditentukan oleh pemegang keputusan didalam organisasi tersebut. Tupoksi merupakan uraian atau penjelasan dari tugas pokok unit dan fungsi unit, sedangkan poin – poin didalam Tupoksi merupakan uraian tugas unit kerja tersebut, Tupoksi dapat berupa sebuah prosedur manual manual procedure unit kerja tersebut. Perosedur manual Tupoksi umumnya menjelaskan tentang : 1. Tujuan unit kerja 2. Referensi Tupoksi 3. Tujuan Tupoksi 4. Poin pelaksanaan atau poin tugas kerja Disiplin harian atau disiplin pegawai merupakan suatu ketentuan organisasi tentang ketaatan dan perilaku pegawai dalam berkerja setiap harinya. Poin dan nilai disiplin harian ditentukan oleh pemegang keputusan didalam organisasi tersebut.

2.2. Sistem Pendukung Keputusan