2.1.4. TUPOKSI dan disiplin harian
Tupoksi adalah istilah singkatan dari kata Tugas Pokok dan Fungsi. Tupoksi suatu unit kerja yang sama didalam suatu organisasi yang berbeda dapat memiliki poin
– poin tugas pokok dan fungsi yang berbeda sesuai dengan yang ditentukan oleh
pemegang keputusan didalam organisasi tersebut. Tupoksi merupakan uraian atau penjelasan dari tugas pokok unit dan fungsi
unit, sedangkan poin – poin didalam Tupoksi merupakan uraian tugas unit kerja
tersebut, Tupoksi dapat berupa sebuah prosedur manual
manual procedure
unit kerja tersebut. Perosedur manual Tupoksi umumnya menjelaskan tentang :
1.
Tujuan unit kerja
2.
Referensi Tupoksi
3.
Tujuan Tupoksi
4.
Poin pelaksanaan atau poin tugas kerja
Disiplin harian atau disiplin pegawai merupakan suatu ketentuan organisasi tentang ketaatan dan perilaku pegawai dalam berkerja setiap harinya. Poin dan nilai
disiplin harian ditentukan oleh pemegang keputusan didalam organisasi tersebut.
2.2. Sistem Pendukung Keputusan
Sistem Pendukung Keputusan SPK merupakan pengembangan lebih lanjut dari Sistem Informasi yang sedemikian rupa sehingga lebih interaktif dengan pemakainya.
Dalam hal ini ditujukan agar dapat dengan lebih mudah memberikan keputusan yang lebih baik dengan menilai faktor
– faktor yang berkaitan dan saling mempengaruhi. SPK merupakan sebuah sistem untuk membantu menyelesaikan masalah yang
bersifat manajerial dengan lebih cepat. Perlu dipahami bahwa SPK bukanlah untuk menggantikan tugas manajer atau Pengambil Keputusan, melainkan hanya sebagai
bahan pertimbangan bagi Pengambil Keputusan untuk memutuskan sebuah keputusan akhir.
Konsep dasar Sistem Pendukung Keputusan ini pertama kali diperkenalkan oleh Scott Morton diawal tahun 1970-an sebagai sebuah sistem berbasis komputer
Universitas Sumatera Utara
interaktif yang membantu para pengambil keputusan untuk menggunakan data dan berbagai model untuk menyelesaikan masalah
– masalah yang tidak terstruktur. SPK dirancang untuk menunjang seluruh tahapan pembuatan keputusan yang dimulai dari
tahap mengidentifikasi masalah, memilih data yang relevan, menentukan pendekatan yang digunakan dalam proses pembuatan keputusan, sampai pada kegiatan
mengevaluasi pemilihan alternatif.
2.2.1. Defenisi Sistem Pendukung Keputusan
Defenisi SPK secara sederhana ialah sebuah sistem yang digunakan sebagai alat bantu menyelesaikan masalah dalam pengambilan keputusan manajer namun tidak
menggantikan kapasitas manajer untuk memberikan pertimbangan dan keputusan akhir Manurung, 2010
Kemudian Little 1970 mendefenisikan SPK sebagai “sekumpulan prosedur basis model untuk data pemrosesan dan penilaian guna membantu para manajer
mengambil keputusan”. Little juga menyatakan bahwa untuk sukses, sistem haruslah sederhana, cepat, mudah dikontrol, adaptif, lengkap dengan hal
– hal yang penting dan komunikatif.
Bonczek et al. 1980 mendefenisikan SPK sebagai sistem berbasis komputer yang terdiri dari tiga komponen yang saling berinteraksi yaitu: Sistem Bahasa yang
berarti mekanisme komunikasi antara pengguna dengan komponen SPK, Sistem Pengetahuan yang merupakan repositori pengetahuan domain masalah yang ada pada
SPK baik berupa data atau prosedur, dan Sistem Pemrosesan Masalah dimana hubungan antar kedua komponen lainnya yang terdiri dari satu atau lebih kapasitas
manipulasi masalah yang diperlukan untuk mengambil keputusan.
2.2.2. Karakteristik dan kemampuan SPK
Sebuah sistem pendukung keputusan yang ideal memiliki karakteristik dan kemampuan seperti yang ditunjukan pada gambar 2.2.
Universitas Sumatera Utara
Gambar 2.2 Karakteristik dan Kemampuan SPK Subakti, 2002
Karakteristik dan kemampuan tersebut adalah: 1.
Dukungan untuk pengambil keputusan, terutama pada situasi semiterstruktur dan tak terstruktur, dengan menyertakan penilaian manusia dan informasi
terkomputerisasi. Masalah-masalah tersebut tidak dapat dipecahkan tidak dapat dipecahkan secara memuaska oleh sistem terkomputerisasi lain dan tidak juga
oleh metode atau
tool
kuantitatif standar. 2.
Dukungan untuk semua level manajerial, dari pimpinan puncak sampai manajer lapangan.
3. Dukungan per-individu maupun per-kelompok. Masalah yang kurang terstruktur
sering memerlukan keterlibatan individu dari organisasi dengan tingkat kemampuan yang berbeda
.
4. Dukungan untuk keputusan yang berurutan maupun yang saling berkaitan.
Universitas Sumatera Utara
5. Dukungan di semua fase proses pengambilan keputusan: intelegensi, desain,
pemilihan dan implementasi. 6.
Dukungan dalam berbagai proses dan gaya pengambilan keputusan yang sesuai dengan tiap
– tiap pemakai yang memiliki perbedaan satu dengan yang lainnya. 7.
Dapat beradaptasi sepanjang masa. Pengambilan keputusan seharusnya reaktif dan cepat dalam menangani perubahan sehingga juga harus fleksibel bila dubutuhkan
untuk menambahkan, menghapus, mengkombinasikan, mengubah atau mengatur kembali elemen dasar pada situasi yang tidak diduga.
8.
User-Friendly.
Pengguna merasa nyaman dalam pemakaiannya. Menggunakan bahasa sehari
– hari yang mudah dimengerti dan dipahami serta tampilan yang nyaman dipandang mata.
9. Lebih pentingnya efektifitas dalam pengambilan keputusan akurasi, jangka
waktu, kualitas ketimbang daripada tingkat efisiensi pengambilan keputusan biaya pengambilan keputusan.
10. Kontrol penuh oleh pengambil keputusan terhadap semua langkah proses
pengambilan keputusan dalam memecahkan suatu masalah sehingga tidak berarti menggantikan posisi pengambil keputusan melainkan hanya memberikan
rekomendasi dalam pengambilan keputusan. 11.
Pengguna akhir dapat menyusun sendiri sebuah sistem yang sederhana. Sistem yang lebih besar membutuhkan sedikit bantuan dari spesialis dibindang sistem
informasi. 12.
Menggunakan berbagai model dalam menganalisis pengambilan keputusan. Kemampuan memakai model yang berbeda memungkinkan adanya eksperimen
dengan berbagai strategi yang berbeda di bawah konfigurasi yang berbeda. 13.
Akses disediakan untuk berbagai sumber data, format, dan tipe, mulai dari sistem informasi geografis GIS sampai sistem berorientasi-objek.
14. Dapat dilakukan sebagai alat standalone yang digunakan oleh seorang pengambil
keputusan pada satu lokasi dengan data saling berhubungan didalam satu organisasi secara keseluruhan sehingga umumnya berupa aplikasi web-based.
Universitas Sumatera Utara
2.2.3. Komponen SPK
Sistem pendukung keputusan memiliki 4 komponen dasar yaitu: 1.
Data Management Database mengandung data yang relevan untuk berbagai situasi dan diatur oleh
software yang disebut Database Management System DBMS. DBMS haruslah cukup fleksibel yang memungkinkan penambahan dan pengurangan data secara
cepat. Subsistem manajemen data terdiri dari elemen – elemen berikut:
- Database: kumpulan data yang saling terkait dan terorganisir dalam memenuhi
kebutuhan data organisasi. Data berasal dari sumber internal maupun eksternal.
- Manajemen Database: database dapat dibuat, diakses dan diperbaharui.
- Direktori data: sebuah katalog dari semua data yang terdapat didalam database
yang berisi definisi data yang memiliki fungsi utama dalam menjawab pertanyaan mengenai ketersediaan data, sumber, dan makna eksak data.
- Fasilitas Query: menerima dan memenuhi permintaan data dari komponen
SPK lainnya dan memformulasikan permintaan tersebut secara detail. 2.
Model Management Berbagai jenis model finansial, statistikal, manajerial atau model kuantitatif
lainnya yang dapat memberikan sistem suatu kemampuan analitis dan mengatur software yang diperlukan.
3. Komunikasi
Dialog subsystem
atau
User-Interface
Pengguna dapat berkomunikasi dan memberi perintah kepada sistem pendukung keputusan.
4. Manajemen Basis-Pengetahuan
Bekerja sebagai pendukung subsistem lainnya atau sebagai satu komponen yang independen.
2.2.4. Tahapan pengambilan keputusan
Secara garis besar seorang pengambil keputusan dalam melakukan pengambilan keputusan melewati beberapa alur proses seperti pada gambar 2.3.
Universitas Sumatera Utara
Gambar 2.3 Tahapan Pengambilan Keputusan Suryadi, 2002
1.
Intelligence Phase
Suatu tahap proses seseorang dalam rangka pengambil keputusan untuk permasalahan yang dihadapi, terdiri dari aktivitas penelusuran, pengidentifikasian
serta proses pengenalan masalah atau situasi yang dibutuhkan dalam pengambilan keputusan.
2. Design Phase
Tahap dimana dikembangkannya alternatif – alternatif penyelesaian masalah.
Merupakan proses untuk mendalami masalah, mencari solusi dan tujuan yang ingin dicapai secara jelas.
3. Choice Phase
Tahap dimana dipilihnya alternatif – alternatif yang telah diuraikan dalam fase
desain untuk diimplementasikan.
4. Implementation Phase
Produk akhir dari pengambilan keputusan dimana alternatif keputusan yang terpilih dijalankan.
Universitas Sumatera Utara
2.2.5. Proses pengembangan SPK
Subakti 2002 menjelaskan bahwa pengembangan SPK terkait dengan struktur permasalahan yang tidak terstruktur, semi terstrukstur maupun yang terstruktur. Fase
pengembangan SPK seperti pada gambar 2.4. dimana fase – fase tersebut meliputi:
1. Perencanaan
Planing
Tahap ini difokuskan pada perhitungan kebutuhan dan pengenalan masalah dengan mendefenisikan sasaran dan tujuan dari sistem pendukung keputusan.
2. Riset
Research
Menentukan kebutuhan pengguna dan sumber daya apa sajakah yang tersedia dan dapat digunakan oleh sistem dalam melakukan dukungan keputusan.
3. Analisa
Analysis
Penentuan pendekatan pengembangan yang terbaik untuk digunakan serta sumber daya apakah yang akan dibutuhkan sehingga dapat didefenisikan model normatif
yang digunakan. 4.
Desain Tahapan dimana ditentukannya spesifikasi desain dan arsitektur yang terdiri dari:
-
Design User Inferface.
Dimana ditentukan dan dibentuknya dialog dan pola dialog baik secara grafis maupun bahasa antara user dengan sistem.
-
Design Problem Processing System.
Disini ditentukan pola model dasar dan manajemen masalah yang diproses oleh sistem.
-
Design Database.
Dibentuknya pola basis data dan manajemen basis data tersebut.
-
Design Knowledge Component.
Dibentuknya komponen basis pengetahuan 5.
Konstruksi Pembangunan, penyusunan dan penyatuan komponen
– komponen yang telah didesain untuk kemudian dilakukan uji coba sistem.
6. Implementasi
Tahap ini terdiri dari percobaan dan evaluasi sistem, demonstrasi, orientasi penggunaan, pelatihan penggunaan sistem serta penerapan penggunaan sistem.
7. Perawatan dan Dokumentasi
Tahapan ini meliputi perencanaan untuk membina dukungan terhadap sistem dan komunitas pengguna termasuk pembuatan dokumentasi penggunaan dan
perawatan sistem.
Universitas Sumatera Utara
8. Adaptasi
Tahap ini merupakan respon daripada
feedback
pengguna sistem.
2.3. Sumber Data
