Manajemen Biaya Kualitas PT. Mojo Agung

19 Bahkan untuk tugas kepala bagian produksi pada CV.Mojo Agung merangkap beberapa pekerjaan sekaligus, yaitu memilih bahan baku, memeriksa output di tiap tahap produksi dan sebagai pengawas dalam tiap proses produksi. Pekerjaan merangkap yang dilakukan oleh kepala bagian produksi jelas menunjukkan bahwa belum ada pengorganisasian yang baik. Perusahaan belum terlalu memperhatikan pengorganisasian yang baik disebabkan karena sudah nyaman dengan sistem yang lama yang menitikberatkan semua pekerjaan pada sumber daya manusia. Namun, hal ini menjadi tidak optimal jika beberapa pekerjaan dibebankan pada satu orang atau dapat disebut dengan istilah one man show. Jika diperhatikan lebih jauh one man show memiliki kelebihan juga yaitu dengan menitikberatkan beberapa pekerjaan pada satu orang akan menghemat pekerja sehingga meringankan perusahaan pada gaji, tetapi kelemahannya perusahaan menjadi bergantung pada satu orang ini. Hal ini mengakibatkan jika satu orang inti ini tidak masuk atau keluar maka kegiatan produksi akan terganggu, selain itu beberapa pekerjaan yang dilakukan sekaligus oleh satu orang tidak dapat optimal. Kekurangan lainnya ketergantungan pada satu orang akan menjadikan karyawan lain pasif dan tidak kreatif dalam menyalurkan pendapat. Pengarahan yang dilakukan oleh CV. Mojo Agung sudah cukup baik. Kepala bagian produksi CV. Mojo Agung melakukan pengarahan yang cukup jelas kepada bawahannya, tetapi belum sepenuhnya baik karena kepala bagian produksi masih memegang peranan dominan dalam kegiatan produksi. Suasana kerja yang terbentuk juga masih belum kondusif, setiap tahap produksi masih bergantung kepada 20 pengawasan kepala bagian produksi. Suasana yang demikian membuat para karyawan segan terhadap kepala bagian produksi karena kepala produksi terkesan memerintah dan menyuruh para karyawannya. Selain itu, para karyawan terkesan tidak memperhatikan setiap pekerjaannya karena pasti akan diawasi lagi oleh kepala bagian produksi. Pengawasan jelas menjadi kegiatan yang diperhatikan pada CV. Mojo Agung, tetapi pada pelaksanaannya pengawasan ini tidak akan berjalan optimal jika dilakukan oleh kepala bagian produksi. Bukan berarti pengawasan yang dilakukan kepala bagian produksi tidak baik, pengawasan yang dilakukan sudah cukup baik. Hal ini terlihat dari kepercayaan pemilik perusahaan yang masih menggunakan sistem lama sampai sekarang. Kenyamanan perusahaan menggunakan sistem lama tentu bukan hanya karena malas beralih ke sistem baru saja, tetapi jelas penggunaan sistem lama masih dapat mempertahankan kualitas produk, menjalankan perusahaan serta mendapat profit yang cukup. Namun, pengawasan yang dilakukan dengan merangkap pekerjaan lain tanpa tambahan gaji menjadi tidak optimal. Adapun klasifikasi aktivitas produksi yang telah dilakukan CV. Mojo Agung pada tabel yang telah disajikan akan dijabarkan agar lebih jelas. Kelompok biaya pencegahan prevention cost menunjukkan biaya yang dikeluarkan sangat minimum untuk biaya pencegahan. Seluruh biaya yang muncul dibebankan pada beban gaji yaitu gaji Kepala Bagian Produksi dan karyawan produksi. Hal ini memang menekan biaya yang keluar, tetapi dengan pembebanan pada satu orang atau beberapa orang 21 tanpa memberikan upah tambahan, maka kegiatan yang dilakukan dapat tidak maksimal. Tidak adanya pemisahan tugas yang jelas dan pembebanan tugas yang bertumpu pada satu orang dapat berdampak hasil kinerja yang diperoleh menjadi tidak optimal. Kondisi ini disebabkan manajemen usaha yang dilakukan dalam CV Mojo Agung masih bersifat manajemen keluarga yang menekankan orang sebagai pengendali. Karena inti pada manajemen keluarga adalah kepemimpinan yang memutuskan pengambilan keputusan dan menentukan kemajuan organisasi. Manurung, Hattie Hal 16 Kelompok biaya Penelaahan appraisal cost menunjukkan ada beberapa kegiatan yang dilakukan untuk pemeriksaan dan pengecekan masih dibebankan pada gaji karyawan. Hal ini menekan biaya yang timbul, tetapi tidak ada arahan yang jelas dalam pelaksanaan. Tanpa aturan dan arahan yang jelas bagi tiap-tiap karyawan maka dapat timbul kesimpang-siuran. Sebaliknya jika dilakukan daftar pekerjaan yang jelas untuk tiap bagian akan lebih terarah dan terkoordinasi. Pada akhirnya akan berdampak pada pekerjaan yang lebih terstruktur dan pekerjaan yang dilakukan tiap karyawan akan lebih optimal. Kelompok biaya kegagalan internal internal failure cost menunjukkan bahwa tidak ada gaji lembur yang diberikan pada pekerjaan ulang jika terdapat kesalahan pada pekerjaan yang dilakukan karyawan. Perusahaan bermaksud untuk mengajarkan pentingnya tanggung jawab dalam pekerjaan. Namun, tanggung jawab yang harus diemban oleh setiap karyawan tidak diimbangi dengan mekanisme yang 22 jelas dan terarah dari perusahaan. Seharusnya ada aturan dan arahan yang jelas dari perusahaan baik dalam pembagian tugas, pelaksanaan maupun koordinasi bagian satu dengan yang lainnya. Sehingga akan mengurangi kesalahan yang dilakukan oleh karyawan. Selain itu perlu diberikan pula gaji lembur jika jam kerja sudah melewati batas jam kerja normal meskipun dalam hal ini untuk memperbaiki kesalahan karyawan yang bersangkutan sehingga menjadikan motivasi pada karyawan untuk lebih baik kedepannya. Kelompok biaya kegagalan ekternal external failure cost menunjukkan adanya akun kerugian perusahaan jika terjadi kesalahan dalam pengemasan produk. Hal ini sudah cukup baik, karena perusahaan memiliki antisipasi jika terdapat kegagalan eksternal, meskipun pada kenyataanya hal ini sangat jarang terjadi.

IV.5. Usulan Perbaikan Manajemen Biaya Kualitas

Kegiatan untuk mempertahankan kualitas pada CV. Mojo Agung sudah cukup baik, tetapi untuk perkembangannya sebaiknya ada perencanaan yang lebih terinci untuk mempertahankan bahkan menaikkan kualitas produk. Perencanaan yang dimaksud bukan hanya sekedar memikirkan output produk akhir yang berkualitas pada akhirnya saja. Namun, lebih daripada itu ada beberapa rencana kegiatan jelas yang akan dilakukan beserta cara pengapliksiannya yang sudah dipertimbangkan untuk dilakukan tiap bagian secara optimal. 23 Perencanaan yang matang dan jelas akan membantu perusahaan dalam perkembangan kualitas produk. Perusahaan akan lebih mampu mengeksplor seluruh sumber daya yang ada pada perusahaan baik bahan baku, tenaga kerja, uang, maupun mesin. Adanya perencanaan dapat memaksimalkan potensi dari seluruh sumber daya., tidak hanya terfokus pada satu pihak saja. Salah satu perencanaan yang dapat diaplikasikan perusahaan adalah dengan mengadakan manajemen biaya kualitas. Adanya manajemen biaya kualitas akan menjaga bahkan menjamin kualitas produk dengan menganggarkan akun khusus untuk dikelola dan pada akhirnya akan mengurangi kegagalan produksi. Pengorganisasian pada CV. Mojo Agung sebaiknya meliputi pemerincian seluruh pekerjaan yang akan dilaksanakan, setiap langkah harus jelas pada rencana kegiatan manajemen kualitas perusahaan. Sehingga pada penerapannya tidak ditemukan lagi posisi yang merangkap beberapa pekerjaan seperti kepala bagian produksi. Meskipun posisi kepala bagian produksi merupakan pimpinan dalam produksi tetapi seharusnya tetap memiliki batasan-batasan yang jelas. Pembagian beban pekerjaan akan memberikan batasan jelas sehingga terbentuk pembagian tugas pada masing-masing karyawan. Pembagian beban pekerjaan ini meliputi kegiatan- kegiatan yang dapat dilakukan tiap orang. Setiap orang memiliki job desk masing- masing dan memilik tanggung jawab untuk menyelesaikannya dengan baik. Dalam pengorganisasian diperlukan pula pengadaan dan pengembangan suatu mekanisme untuk mengkoordinasikan pekerjaan pada setiap karyawan. Sehingga pekerjaan- 24 pekerjaan yang dilakukan masing-masing karyawan menjadi satu kesatuan kegiatan yang berkesinambungan dan terdapat relasi antar karyawan. Pengarahan yang dilakukan seharusnya pekerjaan-pekerjaan yang dilakukan tidak hanya dikerjakan oleh pimpinan saja. Pekerjaan-pekerjaan yang ada seharusnya didelegasikan sehingga ada pembagian tugas. Karyawan dapat melakukan pekerjaan- pekerjaan dengan baik dengan arahan pemimpin. Pemimpin tidak hanya sekedar memerintah saja, tetapi pemimpin mengarahkan agar karyawan melakukan pekerjaan dengan baik. Tabel 2. Usulan Pengelolaan Aktivitas dan Pembebanan Biaya Kualitas Manajemen Aktivitas Koordinator Pelaku Dampak Biaya Dibebankan Akun Klasifiaksi Perencanaan Pemilihan barang baku mentah yang layak Kepala Bagian Produksi Karyawan Produksi Gaji Pemilihan BB Pencegahan Pengarahan Pelatihan karyawan baru Karyawan Produksi Karyawan Produksi Gaji Pelatihan Pencegahan Pengawasan Memperketat pengawasan di tiap tahap produksi Kepala Bagian Produksi Karyawan Pengawas Man. Bi. Kualitas Pencegahan Pengawasan Memeriksa output dalam tiap tahap proses produksi Kepala Bagian Produksi Karyawan Produksi Man. Bi. Kualitas Penelaahan Pengawasan Mengecek persediaan baik mentah, setengah jadi maupun barang jadi Kepala Bagian Gudang Karyawan Gudang Man. Bi. Kualitas Penelaahan Pengorganisasian Pemeliharaan mesin pengoven Kepala Bagian Produksi Karyawan Teknisi Pemeliharaan Mesin Penelaahan Pengawasan Penyortiran yang tidak sempurna Karyawan Pengawas Karyawan Produksi Kerugian Perusahaan Kegagalan Internal Pengorganisasian Pengerjaan ulang yang dilakukan karyawan Kayawan Pengawas Karyawan Produksi Gaji Lembur Kegalalan Internal Pengorganisasian Kesalahan dalam pengemasan ukuran Kepala Bagian Gudang Karyawan Gudang Kerugian Perusahaan Kegagalan Eksternal