68
mendapat perhatian dan penyempurnaan dari pihak manajemen perusahaan. Kelemahan- kelemahan yang masih terdapat pada PT. Moto Prima antara lain :
1. Sales confirmation SC tidak ditanda tangani oleh pelanggan ketika dealing
hanya dilakukan melalui telepon.
Ketika dilakukan observasi, penulis menemukan bahwa seringkali bagian penjualan melakukan dealing dengan pelanggan melalui telepon dan sales confirmation
yang sudah disetujui oleh manajer pemasaran tidak ditanda tangani oleh pelanggan. Setelah dilakukan wawancara kepada bagian penjualan tersebut untuk memastikan
kondisi tersebut, ternyata hal ini sudah sering dilakukan dalam menerima pesanan pelanggan.
Menurut prosedur penerimaan pesanan yang telah ditetapkan perusahaan, SC harus disetujui oleh pelanggan dengan cara membubuhkan paraf pada kolom yang sudah
tersedia. SC yang sudah diparaf tersebut digunakan sebagai bukti kesepakatan tertulis antara pelanggan dengan perusahaan.
Kondisi ini dapat terjadi karena karyawan di bagian penjualan merasa prosedur terlalu rumit dan bertele-tele. Mereka sama sekali tidak memahami apa yang ingin
dicapai control. Bagi mereka tanpa ada tanda tangan dari pelanggan, penjualan tetap akan terjadi dan akan jauh lebih efektif bila tidak menunggu SC untuk diparaf.
Tentunya, pengendalian yang baik akan gagal diterapkan karena aspek perilaku karyawan di bagian penjualan.
Hal ini menyebabkan terjadinya salah penanganan pesanan atau pesanan pelanggan bersangkutan tidak diproses. Dari 10 Sales Confirmation yang diperiksa,
terdapat 2 transaksi yang terjadi salah penanganan kesalahan bagian penjualan dalam
69
meng-input spesifikasi barang dan tidak diproses, yang membuat krisis kepercayaan dari pelanggan. Dampak negatif lainnya adalah dapat menimbulkan kerugian bagi
perusahaan seperti piutang tak tertagih karena adanya penyimpangan yang dilakukan oleh bagian penjualan. Penyimpangan tersebut dapat berupa adanya penjualan fiktif.
Sebaiknya setiap dealing yang dilakukan melalui telepon juga harus disertai dengan dokumen tertulis. Sales confirmation harus disetujui oleh manajer pemasaran
dan harus dikirimkan ke pelanggan untuk diparaf dan difax kepada bagian penjualan. Ini merupakan salah satu bentuk pengendalian yang dijalankan perusahaan. Oleh sebab itu,
perusahaan melalui menejemennya harus mengkomunikasikan kepada karyawan mengenai pelaksanaan control dan tujuannya.
2. Pimpinan perusahaan seringkali melakukan transaksi penjualan.
