Menurut Rogers dan Kincaid 2004:19 memberikan pengertian :
”Komunikasi adalah suatu proses dimana dua orang atau lebih membentuk atau melakukan pertukaran informasi terhadap satu sama lain, yang pada gilirannya
akan tiba kepada saling pengertian”.
Menurut Hovland 2004:17 memberikan pengertian :
“Komunikasi adalah Suatu upaya yang sistematis untuk merumuskan prinsip- prinsip secara tegas, dan atas dasar pronsip-prinsip tersebut disampaikan
informasi serta dibentuk pendapat dan sikap”.
B. Unsur-unsur komunikasi
Penegasan tentang unsur-unsur dalam proses komunikasi itu adalah sebagai berikut:
1. Sender : komunikasi yang menyampaikan pesan kepada seseorang atau
sejumlah orang. 2.
Encoding : penyandian, yakni proses pengalihan pikiran ke dalam bentuk lambang.
3. Message : pesan yang merupakan seperangkat lambing bermakna yang di
sampaikan oleh komunikator. 4.
Media : saluran komunikasi tempat berlalunya pesan dari komunikator kepada komunikan.
5. Decoding : pengawasandian, yaitu proses dimana komunikan menetapkan
makna pada lambing yang disampaikan oleh komunikaator kepadanya. 6.
Receiver : komunikan yang menerima pesan dari komunikator.
Universitas Sumatera Utara
7. Response : tanggapan, seperangkat reaksi pada komunikan setelah diterima
pesan. 8.
Feedback : umpan balik, yakni tanggapan komunikasi apabila tersampaikan atau di sampaikan kepada komunikator.
9. Noise : gangguan tak terencana dalam proses komunikasi sebagai akibat
diterimanya pesaaan lain oleh komunikan yang berbeda dengan pesan yang di sampaikan oleh komunikator kepadanya.
C. Bentuk Komunikasi Menurut bentuknya komunikasi terdiri dari :
1. Komunikasi Verbal
Komunikasi verbal merupakan salah satu bentuk komunikasi yang lazim digunakan untuk menyampaikan pesan-pesan bisnis kepada pihak lain baik secara
lisan maupun tulisan. Komunikasi verbal sangat penting dalam suatu perguruan tinggi dan
merupakan kunci sukses suatu perguruan tinggi. Begitu pentingnya komunikasi verbal, sehingga tanpa komunikasi ini aktivitas tidak dapat berfungsi dengan baik.
Komunikasi verbal ini terdiri dari komunikasi satu arah one way communication dan komunikasi dua arah two way communication.
Komunikasi satu arah adalah komunikasi yang berlangsung pada satu pihak saja, sedangkan komunikasi dua arah bersifat timbal balik dan melibatkan
dua pihak. Komunikasi verbal dapat pula berupa tatap muka, wawancara, konsultasi bersama dan pidato. Komunikasi tatap muka merupakan komunikasi
Universitas Sumatera Utara
yang paling umum yakni berupa perintah-perintah, instruksi, permintaan, penyampaian informasi dan sebagainya melalui pembicaraan antara dua orang
atau lebih. Komunikasi tatap muka ini memiliki beberapa kelebihan, yakni komunikator dapat mengetahui apakah penerima pesan sudah mengerti akan
pesan yang disampaikan. Dengan demikian kecerdasan dan pengetahuan umum dari penerima pesan
dalam mengetahui pokok persoalan akan menunjukkan gaya atau cara penyampaian suatu pesan. Namun selain kelebihan yang dijelaskan diatas,
komunikasi tatap muka ini juga memiliki beberapa kekurangan yakni pada saat penerima pesan memerlukan petunjuk untuk melaksanakan tugasnya maka tanpa
adanya catatan tertulis ada kemungkinan tugas yang dikerjakan menjadi kurang sesuai dengan yang diperintahkan, dan tentunya hal ini sangat merugikan.
Komunikasi yang baik dan efektif adalah komunikasi dua arah antara komunikator dan komunikan. Contoh sederhana dari komunikasi dua arah yaitu:
seorang manager pemasaran menjelasksan kepada bawahannya, kemudian setelah itu ada respon umpan balik dari bawahannya yang menyatakan bagaimana
mengatasimenghindari kendala-kendala yang ada dalam pemasaran sedangkan komunikasi satu arah mempunyai kekurangan karena bisa saja terjadi miss
communication karena tidak adanya umpan balik. Contoh sederhana dari komunikasi satu arah adalah seseorang yang menyampaikan pesan kepada orang
lain yang dituju, bisa saja pesan itu tidak sesuai dengan yang dimaksud, karena daya pikir orang untuk menerima informasi berbeda-beda. Jadi, alangkah baiknya
bila suatu perguruan tinggi menggunakan komunikasi dua arah.
Universitas Sumatera Utara
Dengan menggunakan alat komunikasi modern pada suatu perusahaan, maka komunikasi yang baik dapat terlaksana tetapi hal itu tidak menjamin
komunikasi tersebut dapat berjalan dengan baik. Oleh karena itu untuk melaksanakan komunikasi yang baik dalam suatu perguruan tinggi adalah adanya
jalinan pengertian dari kedua belah pihak. Alat-alat komunikasi yang modern dan mutakhir hanyalah sebagai alat
untuk membantu melancarkan komunikasi. Jadi, untuk dapat melaksanakan komunikasi yang baik perlu adanya pengertian-pengertian antara yang
menyampaikan komunikasi dengan yang menerima komunikasi tersebut, sehingga apa yang di komunikasikan dapat dimengerti, dipikirkan, dan dapat dilaksanakan.
Agar komunikasi yang disampaikan mudah dimengerti oleh penerima komunikasi, jangan menggunakan bahasa yang sulit dimengerti, tetapi gunakan bahasa yang
sederhana sehingga mudah dimengerti. Meskipun dalam komunikasi kemungkinan terjadi hambatan-hambatan, tetapi bila kita dapat menghilangkan
hambatan tersebut atau setidaknya dapat menguranginya, maka kemungkinan komunikasi yang dijalankan akan menjadi lebih baik, sehingga kita dapat
memperoleh manfaat dalam keuntungan-keuntungan tertentu antara lain : a.
Kelancaran tugas-tugas lebih terjamin b.
Biaya-biaya dapat ditekan c.
Dapat meningkatkan partisipasi d.
Pengawasan dapat dilakukan dengan baik Perguruan tinggi sebagai wadah dalam menjalin kerjasama tentunya
mengandung bagian-bagian yang mempunyai hubungan antara satu dengan yang
Universitas Sumatera Utara
lainnya. Hubungan antar bagian-bagian harus diatur sebaik-baiknya dalam rangka mencapai tujuan perguruan tinggi. Selanjutnya hubungan harus dipolakan menjadi
saluran komunikasi yang jelas, pasti dan diketahui. Dengan cukupnya saluran komunikasi yang disusun dengan sebaik-baiknya hingga mudah dipahami oleh
setiap anggota, barulah kerjasama dapat berjalan dengan baik dan berlangsung secara memuaskan. Saluran komunikasi merupakan urat nadi suatu perguruan
tinggi dimana komunikasi itu berwujud penyampaian berita, ide-ide dari satu pihak lain dan ini lazim disebut komunikasi perkantoran atau dapat dinyatakan
juga sebagai tata hubungan. Komunikasi verbal yang diterapkan di Departemen Manajemen Fakultas
Ekonomi USU meliputi komunikasi tertulis dan lisan. Komunikasi lisan yang ada di Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU meliputi langsung bertatap
muka, melalui telepon, rapat, pidato, dan pengarahan. Komunikasi tertulis yang ada pada Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU meliputi surat
keputusan, memo, suarat tugas kerja dan wewenang, surat pengumuman, surat balasantanggapan dan sebagainya.
2. Komunikasi Nonverbal
Komunikasi nonverbal adalah komunikasi yang berupa penyampaian informasi dengan menggunakan isyarat-isyarat atau tanpa penggunaan kata-kata.
Pesan nonverbal ini disampaikan melalui gerakan badan, kontak tubuh, postur tubuh, ekspresi wajah, gerakan tangan dan mata serta anggukan atau gelengan
kepala. Aspek komunikasi nonverbal banyak sekali mempengaruhi jalannya pembicaraan antara orang yang satu dengan yang lainnya, baik dalam suatu
Universitas Sumatera Utara
organisasi maupun lingkungan sosial lainnya. Seperti aspek dari ekspresi wajah adalah menaikkan dan menurunkan alis mata, sedangkan bila marah matanya
mengerut sehingga respon nonverbal diberikan oleh pendengar secara kontinu tentang apa yang dikatakan pembicara. Komunikasi nonverbal lainnya adalah
bahasa tubuh, yang merupakan komunikasi oleh gerakan badan selama komunikasi tatap muka. Ada banyak gerakan tidak ketara atau tidak begitu
nampak yang dilakukan oleh orang-orang tetapi mengandung arti tersendiri. Misalnya senyuman, kerut dahi, gerak mata, berjabat tangan dengan keras dan
masih banyak gerakan badan lainnya. Komunikasi nonverbal penting bagi pengirim dan penerima pesan, karena
sifatnya yang efisien. Suatu pesan nonverbal dapat disampaikan tanpa harus berpikir panjang dan pihak audiens juga dapat menangkap artinya dengan cepat.
Komunikasi nonverbal sering dikatakan dalam segi emosional dari suatu komunikasi, akan tetapi sebaiknya membaca kode komunikasi nonverbal dalam
suatu hubungan komunikasi. Komunikasi nonverbal adalah komunikasi yang berupa penyampaian informasi dengan menggunakan isyarat-isyarat atau tanpa
penggunaan kata-kata. Pesan nonverbal ini disampaikan melalui gerakan badan, kontak tubuh, postur tubuh, ekspresi wajah, gerakan tangan dan mata serta
anggukan atau gelengan kepala. Komunikasi nonverbal memberikan umpan balik yang berharga bagi
pembaca kode. Jadi pada hakekatnya, komunikasi adalah suatu cara atau rangkaian kegiatan yang menyampaikan berita dari seseorang kepada orang lain,
dalam rangka kerjasama yang baik dalam mencapai tujuan tertentu.
Universitas Sumatera Utara
Komunikasi non verbal kurang diterapkan di Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU karena komunikasi non verbal bersifat informal,
komunikasi non verbal ini sangat tidak tepat apabila digunakan di lingkungan kantor, sebab komunikasi non verbal ini hanya menggunakan bahasa tubuh dan
panca indera. Biasanya komunikasi non verbal ini dilakukan oleh staf dan pegawai yang mempunyai hubungan dekat dan sudah akrab.
D. Proses Komunikasi
Komunikasi merupakan suatu proses yang mendasari terjadinya hubungan antara manusia, bahkan dalam keadaan paradaban yang primitif sekalipun. Dalam
masyarakat yang tinggi peradabannya dan lebih kompleks, masalah komunikasi maupun kegunaannya turut berkembang. Perkembangan teknologi dalam hal ini
mengirimkan, memproses, menyimpan, dan menerima informasi mengharuskan pesan-pesan disampaikan sederhana, jelas, dan tepat, sehingga makna yang
sebenarnya dapat terwujud. Semakin kompleks sifat dari suatu organisasi semakin tinggi pula tingkat kemajemukan sistem komunikasi. Analisis sistem komunikasi
yang paling sederhana sifatnya memperlihatkan adanya tiga jalur three way flow. 1.
Komunikasi kebawah Downwards Communication
Bentuk komunikasi kebawah adalah komunikasi yang berbentuk instruksi atau informasi. Instruksi disampaikan dalam bentuk perintah, dapat pula beragam
saran atau usul dengan ungkapan yang halus. Dibanding dengan perintah, arus informasi lebih umum sifatnya.
Universitas Sumatera Utara
Komunikasi kebawah di Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU seperti komunikasi antara Ketua Deparemen dengan Sekretaris Departemen,
Dosen, Staf dan Pegawai Departemen Manajemen. 2.
Komunikasi Ke Atas Komunikasi keatas adalah arus komunikasi dari bawahan ke atasan
pimpinan yang lebih menekankan segi pertanggungjawaban antara pimpinan dengan bawahan. Bentuknya adalah surat pertanggungjawaban, saran, pengaduan
dan permintaan untuk diberikan keputusan. Komunikasi keatas paling sering berbentuk konsultasi antara karyawan dan pimpinan, dengan memberi kesempatan
kepada pihak karyawan untuk mengajukan pendapat serta membahas masalah dengan pihak kesekretariatan dekan.
Komunikasi keatas di Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU misalnya komunikasi antara dosen, staf, dan pegawai, Sekretaris Departemen,
kepada Ketua Departemen. 3.
Komunikasi Horizontal Komunikasi ini merupakan komunikasi yang terjadi antara dua staf atau
pegawai atau dua belah pihak yang mempunyai kedudukan yang sama atau sederajat. Komunikasi horizontal ini perlu ditingkatkan perannya. Dengan
bertambahnya penggunaan bidang jasa spesialisasi keharusan itu jelas tergambar. Pada jenjang dewan Direksi arus horizontal terwujud dengan diadakanya rapat
senat. Pada jenjang kebawah manfaat rapat dapat digunakan untuk tujuan yang sama.
Universitas Sumatera Utara
Komunikasi horizontal yang di Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU seperti komunikasi antara sesama dosen, sesama pegawai, sesama staf.
Komunikasi dapat dilakukan dengan dua cara, yaitu : a.
Komunikasi Secara Lisan Komunikasi secara lisan ini dipergunakan komunikasi berhadapan muka
atau komunikasi tatap muka face to face. Hal ini dikecualikan kalau dilakukan komunikasi dengan menggunakan telepon, pidato, briefing dan media komunikasi
lainnya. Proses komunikasi secara lisan antara Ketua Deparemen dengan Sekretaris
Departemen, Dosen, Staf dan Pegawai di Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU.
b. Komunikasi Secara Tertulis
Komunikasi secara tertulis merupakan bagian yang sangat penting dalam kegiatan manajemen, karena kata-kata atau pesan-pesan dari pimpinan dibuat
secara tertulis agar otentik, yang dicatat dalam suatu dokumen agar dapat digunakan sebagai bahan pemeriksaan kembali.
Hal yang tidak menguntungkan dari komunikasi yang bersifat tertulis adalah pemeliharaan atau penyimpanan yang yang bersifat up to date dan usaha
untuk secara tepat mendapatkan kembali dokumen itu bila diperlukan dikemudian hari. Manfaat lain dari komunikasi dengan dokumen tertulis yaitu dapat menjadi
suatu sumber perselisihan kerena sistem formalitas dengan legalitas prosedur pengaturan.
Universitas Sumatera Utara
Suatu organisasi yang baik, dalam menyampaikan suatu warta akan mempergunakan segala macam saluran yang mungkin terutama saluran perintah
dan tanggung jawab yang resmi. Disamping tidak mengabaikan saluran hubungan informal diantara para anggotanya juga mempertimbangkan cara dan alat untuk
mengadakan hubungan. Dengan demikian warta yang dikehendaki dapat mencapai tujuannya dengan efektif.
Komunikasi secara tulisan antara Ketua Departemen dengan Sekretaris Departemen, Dosen, Staf dan Pegawai di Departemen Manajemen Fakultas
Ekonomi USU misalnya berupa surat keputusan, memo, surat tugas kerja dan wewenang, surat pengumuman, surat balasantanggapan, dan sebagainya.
Hubungan komunikasi terbagi dalam dua bentuk yaitu :
1 Komunikasi Internal.
Komunikasi Internal merupakan komunikasi yang sehari–hari dilaksanakan pada kegiatan usaha, baik di bidang jasa maupun barang, karena
sebagian besar kegiatan kantor terdiri dari adanya hubungan-hubungan didalam lingkungan sendiri.
Komunikasi Internal di Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU misalnya komunikasi antara Ketua Departemen dan Sekretaris Departemen
dengan staf dan pegawai, komunikasi antar sesama staf dan pegawai 2 Komunikasi External
Komunikasi External bertujuan menjalin hubungan yang baik antara pihak perusahaan dengan pihak luar perusahaan. Komunikasi ini dapat diwujudkan
dengan telepon, berbicara langsung atau dengan pengiriman surat. Komunikasi
Universitas Sumatera Utara
external yaitu komunikasi yang terjadi dengan pihak luar perusahaan. Jika hubungan-hubungan keluar itu dapat dilaksanakan sebaik-baiknya, pastilah
perusahaan yang bersangkutan mendapat pandangan yang positif pengaruhnya dalam usaha meningkatkan produktivitas perusahaan.
Ada empat azas pokok komunikasi dalam menciptakan dan memelihara sistem komunikasi yaitu:
a. Komunikasi berlangsung antara pikiran seseorang dengan pikiran
orang lain. b.
Orang hanya bisa mengerti sesuatu hal dengan menghubungkan pada satu hal lain yang telah dimengerti.
c. Orang yang melakukan komunikasi mempunyai suatu kewajiban untuk
membuat dirinya mengerti. d.
Orang yang tidak mengerti dalam menerima warta mempunyai suatu kewajiban untuk meminta suatu penjelasan. Efektivitas suatu
organisasi sangat tergantung kepada bermanfaat atau tidaknya data yang dikomunikasikan. Kegagalan komunikasi akan terjadi jika
anggota organisasi menyampaikan segala hal yang tidak sesuai dengan data yang sebenarnya.
Komunikasi external yang dilakukan oleh Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU seperti komunikasi dengan departemen lain yang ada di
Fakultas Ekonomi USU, fakultas lain yang ada pada Universitas Sumatera Utara, luar kampus USU, instansi – instansi pemerintah dan perusahaan swasta.
Universitas Sumatera Utara
Komunikasi external ini tetap terjalin dengan baik. Hal ini tidak luput dari komunikasi yang dilakukan oleh pihak fakultas, khususnya dekan.
E. Pegertian Produktivitas dan Faktor-faktor yang mempengaruhi
