Peranan Komunikasi Pelaksanaan Pekerjaan Pegawai Pada Bagian Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU

TUGAS AKHIR

PERANAN KOMUNIKASI PELAKSANAAN PEKERJAAN PEGAWAI PADA BAGIAN DEPARTEMEN MANAJEMEN

FAKULTAS EKONOMI USU

OLEH :

PUTRI AYU UTAMI 092103042

PROGRAM STUDI DIPLOMA III KESEKRETARIATAN FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN

2012

LEMBAR PERSETUJUAN TUGAS AKHIR

NIM : 092103042

PROGRAM STUDI : DIPLOMA III KESEKRETARIATAN

JUDUL : PERANAN KOMUNIKASI

PELAKSANAAN PEKERJAAN PEGAWAI PADA BAGIAN DEPARTEMEN

MANAJEMEN FAKULTAS EKONOMI USU

TANGGAL: 16 Mei 2012 KETUA PROGRAM STUDI

DIPLOMA III KESEKRETARIATAN

(Dr.Beby Karina fawzeea Sembiring, SE, M.M)

NIP. 19741012 200003 2 003

TANGGAL: 16 Mei 2012 DEKAN FAKULTAS EKONOMI

(Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec) NIP. 19550810 198303 1 004

PENANGGUNG JAWAB TUGAS AKHIR

NAMA : PUTRI AYU UTAMI

PROGRAM STUDI : DIPLOMA III KESEKRETARIATAN

JUDUL : PERANAN KOMUNIKASI PELAKSANAAN

PEKERJAAN PEGAWAI PADA BAGIAN DEPARTEMEN MANAJEMEN FAKULTAS EKONOMI USU

Medan, 16 Mei 2012 Menyetujui Pembimbing,

Fivi Sofiyah, SE, MSi NIP. 19770214008122001

KATA PENGANTAR

Bismillahirramanirrahim

Alhamdulillah, puji dan syukur kehadirat Allah SWT karena atas berkat dan rahmat – Nya penulis dapat menyelesaikan tugas akhir ini tepat pada waktunya.

Tugas akhir ini disusun guna memenuhi salah satu syarat untuk menyelesaikan pendidikan pada program Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi USU.

Dalam penyusunan tugas akhir ini penulis tidak terlepas dari bantuan dan dorongan dari banyak pihak. Untuk kesempatan ini penulis ingin menyampaikan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada :

1. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec, Selaku Dekan Fakultas Ekonomi USU. 2. Ibu Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM, selaku Ketua Program Studi

Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi USU.

3. Ibu Fivi Rahmatus Sofiyah, SE, MSi, selaku Dosen Pembimbing yang telah meluangkan waktunya untuk memberikan bimbingan dalam penyusunan tugas akhir ini.

4. Ibu DR. Isfenti Sadalia, ME, selaku Kepala Sub Bagian Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU.

5. Seluruh Staf dan Pengajar Fakultas Ekonomi, khususnya Program Studi Kesekretariatan.

6. Seluruh Bapak dan Ibu dosen yang telah mendidik dan memberikan Penulis Ilmu Pengetahuan selama proses perkulihan di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

7. Kepada kedua orang tua tercinta Nurianto dan Hj.Sri Heriani yang telah memberikan kasih sayang, sumber inspirasi dan senantiasa memberikan motivasi dan nasihat, serta doa yang selalu menyertai penulis

8. Buat keluarga penulis, Rian Nugroho, Bhima , Rahma, Ain, makasih atas

supportnya selama ini. Dan penulis terima kasih atas doa dan dukungannya. 9. Sahabat-sahabat penulis kak lila, Ina, Ecy, Ade, Ayak, semoga kesuksesan

selalu bersama kita.

10.Buat teman-teman kelompok magang kak Lila, Icha, Sari, Tia, terima kasih atas kerja samanya selama proses magang berlangsung.

11.Buat semua teman-teman angkatan 2009 di Kesekretariatan, senang bisa berkenalan dengan kalian.

Medan,16 Mei 2012 Penulis

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ... i

DAFTAR ISI ... iii

DAFTAR TABEL ... iv

DAFTAR GAMBAR ... v

BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang ... 1

B. Perumusan Masalah ... 4

C. Tujuan Penelitian ... 4

D. Manfaat Penelitian ... 4

E. Jadwal Kegiatan ... 5

F. Sistematika Penulisan ... 6

BAB II PROFIL INSTANSI A. Sejarah Ringkas... 7

B. Jenis Kegiatan ... 10

C. Struktur organisasi ... 11

D. Job Description... 17

E. Jenis Usaha/Kegiatan ... 19

F. Kinerja Organisasi ... 20

G. Rencana Kegiatan ... 21

BAB III TOPIK PENELITIAN A. Pengertian Komunikasi... 22

B. Unsur-unsur Komunikasi... 23

C. Bentuk dan Proses Komunikasi ... 24

D. Proses Komunikasi... 31

E. Hubungan Komunikasi dengan Produktivitas ... 35

F. Pengukuran Produktivitas atau Penilaian Kinerja Staf dan Pegawai... 40

G. Analisis dan Evaluasi ... 42

BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan ... 48

B. Saran ... 49 DAFTAR PUSTAKA

DAFTAR TABEL

DAFTAR GAMBAR

Gambar 1.1 Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi USU...……… 12 Gambar 1.2 Bagan Struktur Organisasi Pada Bagian Departemen

Manajemen Fakultas Ekonomi USU ...16

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Komunikasi memegang peranan penting bagi kehidupan suatu perguruan tinggi, baik perguruan tinggi swasta maupun negeri. Komunikasi sangat penting untuk menjalin hubungan kerja sama antara manusia yang terlibat dalam suatu perguruan tinggi dan mempunyai pengaruh yang sangat besar dalam proses pencapaian tujuan perguruan tinggi tersebut. Komunikasi akan memungkinkan setiap anggota perguruan tinggi untuk saling membantu dan mengadakan interaksi.

Komunikasi akan berhasil apabila pengirim pesan dan penerima pesan sama-sama mencapai pengertian dan kesimpulan yang sama-sama sesuai dengan yang dimaksudkan, tentang apa yang sebenarnya diinformasikan. Untuk itu sangat diperlukan keterampilan dalam pemakaian bentuk-bentuk komunikasi dalam suatu perguruan tinggi demi kelancaran aktivitasnya.

Tujuan dari pada komunikasi adalah menciptakan dan saling memberi pengertian (understanding) antara sesama komunikator (pengirim) dan komunikan (penerima), mengandung kebenaran, lengkap, mencakup keseluruhan menarik dan nyata. Tetapi hal ini tidak bisa dicapai begitu saja, karena ada banyak hambatan dalam komunikasi, misalnya: banyaknya perantara dalam proses penyampaian informasi yang disampaikan sehingga tidak lagi akurat, dan jika hal ini terjadi akan mengakibatkan salah pengertian (misunderstanding) yang akan berdampak pada kesalahan pelaksanaan aktivitas kantor yang kemudian akan menghambat produktivitas karyawan, oleh karena itu komunikasi adalah hal yang sulit dan berbelit-belit serta memerlukan pemahaman yang baik.

Peranan komunikasi dalam meningkatkan produktivitas suatu perguruan tinggi sangat penting karena sistem komunikasi yang baik akan meningkatkan aktivitas kerja karyawan. Hal ini juga akan mengacu terhadap meningkatnya produktivitas. Komunikasi pada hakekatnya memegang peranan penting, tidak hanya di perguruan tinggi saja, tetapi juga di lembaga-lembaga lainnya. Begitu pula dalam pergaulan dengan masyarakat dan sebagainya.

Komunikasi memberikan keterangan-keterangan, tugas, perintah, penukaran informasi dan pendapat. Tanpa adanya komunikasi yang baik, maka akan sulit mengadakan koordinasi. Karena itu perwujudan komunikasi ini memiliki peran yang sangat penting. Komunikasi juga berperan penting dalam kehidupan sehari-hari. Komunikasi merupakan proses hubungan yang terjadi diantara dua orang atau lebih dengan menggunakan media, lambang, simbol untuk memberikan informasi untuk mencapai suatu tujuan tertentu.

Etika komunikasi juga perlu di perhatikan agar tidak terjadi prasangka buruk yang dapat mengakibatkan prasangka negatif terhadap pegawai lainnya. Contohnya, Setiap pegawai tidak boleh mengeluarkan kata-kata yang tidak sopan dan kurang enak di dengar yang bisa membuat perasaan orang lain menjadi tersinggung. Dengan demikian etika komunikasi memegang peran penting dalam melakukan hubungan kerja di dalam Fakultas Ekonomi USU.

Pengurusan informasi atau information handling yakni penyampaian dan penerimaan berita, akan dapat berjalan dengan baik bila terdapat komunikasi yang efektif dan efisien. Komunikasi itu akan menciptakan iklim kerja yang sehat dan terbuka. Hal ini sangat penting guna meningkatkan kreativitas dan dedikasi para pegawai kantor. Komunikasi merupakan alat utama untuk menyempurnakan

hubungan dalam organisasi. Dan komunikasi mempunyai peranan penting dalam memperlancar kinerja.

komunikasi merupakan salah satu bidang yang sangat penting dalam kegiatan menilik hakikat sebagai kumpulan orang yang bersama-sama menyelenggarakan kegiatan. suatu pekerjaan itu dilaksanakan oleh orang-orang, dan ditujukan untuk kepentingan orang dimana kegiatan sangat ditentukan oleh aktifitas orang-orang yang ada dalam Fakultas Ekonomi USU.

Adanya fenomena yang terjadi di Fakultas Ekonomi USU mengenai komunikasi, Misalnya: kesalahpahaman antara staf dan pegawai di akibatkan oleh komunikasi yang kurang baik. Hal ini disebabkan oleh miss communication dan perbedaan sudut pandang dalam melaksanakan suatu tugas. Terkadang hal ini juga yang menyebabkan terjadinya konflik antara staf dan pegawai.

Berdasarkan penelitian diatas, maka penulis mengambil judul “Peranan Komunikasi Pelaksanaan Pekerjaan Pegawai Pada Bagian Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU”

B. Perumusan Masalah

Berdasarkan uraian diatas maka perumusan masalah yang dapat diambil sebagai dasar kajian dalam penelitian yang dilakukan adalah :

Bagaimana peranan komunikasi dalam pelaksanaan pekerjaan pegawai pada bagian departemen manajemen Fakultas Ekonomi USU?

C. Tujuan Penelitian

Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui peranan komunikasi yang diterapkan pada Bagian Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU.

D. Manfaat Penelitian

Manfaat dari penelitian ini adalah :

a. Untuk memberikan masukan serta menyampaikan saran yang mungkin bermanfaat bagi Departemen Manajemen Fakultas Ekomoni USU, mengenai masalah yang dihadapi dibidang komunikasi.

b. Sebagai referensi bagi peneliti-peneliti lain yang berminat terhadap judul yang penulis teliti.

c. Bagi penulis sendiri sangat bermanfaat sebagai tambahan ilmu pengetahuan khususnya mengenai sistem komunikasi yang baik yang seharusnya dilaksanakan dalam suatu perguruan tinggi dan organisasi.

E. Jadwal Kegiatan 1. Jadwal survei /observasi

Penelitian ini dilakukan di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Jl.T.M. Hanafiah Kampus USU Medan. Untuk lebih jelasnya, jadwal kegiatan ini dapat dilihat pada Tabel 1.1. di bawah ini.

Tabel 1.1. Jadwal Kegiatan

NO. KEGIATAN

MINGGU KE Maret 2012

1 2 3

1. Persiapan

2. Pengumpulan Data 3. Penulisan Laporan

Dalam kegiatan pengumpulan data, Penulis melakukan penelitian selama beberapa minggu mulai tanggal 20 Februari s/d 03 Maret 2012 di bagian Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

F. Sistematika Penulisan

Tugas Akhir ini dibagi atas 4 bab dan setiap bab nya dibagi atas beberapa sub bab antara lain :

BAB I : PENDAHULUAN

Dalam bab ini, Penulis menjelaskan latar belakang penelitian, perumusan masalah, tujuan dan manfaat penelitian.

BAB II : PROFIL PERGURUAN TINGGI

Dalam bab ini, Penulis menjelaskan mengenai sejarah ringkas Fakultas Ekonomi USU, struktur organisasi dan Job Description, jenis kegiatan, kinerja usaha terkini, dan rencana kegiatan.

BAB III : PEMBAHASAN

Dalam bab ini, menjelaskan tentang bagaimana komunikasi yang digunakan oleh staf dan pegawai pada Bagian Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU.

BAB IV : PENUTUP

Dalam bab ini, menjelaskan tentang kesimpulan yang dihasilkan dari penelitian yang dilakukan di Bagian Departemen Manjemen Fakultas Ekonomi USU, dan saran Penulis di Bagian Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU, serta Daftar Pustaka yang mencantumkan semua referensi yang digunakan.

BAB II

PROFIL INSTANSI

A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi USU

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lahir di kota Medan atau di luar Provinsi Sumatera Utara. Jelasnya Fakultas Ekonomi lahir dan didirikan tahun 1959 di Darussalam (Universitas Syiah Kuala) Kota Kuraja (Banda Aceh), dan sebagai Dekan pada waktu itu Dr. Teuku Iskandar. Yayasan Universitas Sumatera Utara sendiri pada waktu itu berada di kota Medan, namun Fakultas Ekonomi yang berada di Kutaraja (Banda Aceh) tetap memakai nama dibawah panji Universitas Sumatera Utara. Ini menunjukkan bahwa pada waktu itu tekhnik operasional berada di Kutaraja, sedangkan penyelesaian administrasinya tetap berada di bawah Presiden Universitas Sumatera Utara (istilah untuk nama pimpinan pada waktu itu).

Berhubung Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang berkedudukan di Kutaraja (sekarang Banda Aceh) memisahkan diri dari Universitas Sumatera Utara dan bergabung dengan Universitas Syiahkuala, maka memperoleh status negeri dengan surat keputusan menteri Perguruan Tinggi dan Ilmu Pengetahuan R.I No.64/1961 tentang Penegerian Fakultas Ekonomi yang diselenggarakan oleh Yayasan Sumatera Utara dan pemasukan ke dalam lingkungan Universitas Sumatera Utara tanggal 24 November 1961 yang berlaku surat terhitung mulai 01 Oktober 1961.

Sesuai dengan Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan R.I No 0535/0/1983, tanggal 08 Desember 1983, Keputusan Dirjen Pendidikan tinggi No.131/DIKTI/Kep/1984, dan disusul Surat Keputusan 23/DIKTI/Kep/1987 No.25/DIKTI/Kep/1987 dan No.26/DIKTI/Kep/1987, Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mengasuh dua jenjang Program Pendidikan, yaitu Program Pendidikan Strata-1 Program Pendidikan Diploma-III.

Program Pendidikan Strata-1 meliputi 3 (tiga) Departemen, yaitu : a. Departemen Ekonomi Pembangunan

b. Departemen Manajemen c. Departemen Akuntansi

Sedangkan Program Diploma III terdiri dari : a. Jurusan Kesekretariatan

b. Jurusan Keuangan c. Jurusan Akuntansi

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara di Medan mulai menerima Mahasiswa pada bulan Agustus 1961.

Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Visi Fakultas Ekonomi Sumatera Utara adalah menjadi salah satu Fakultas Ekonomi terkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi kebutuhan

Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai berikut :

a. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi dalam bidang ilmu ekonomi, manajemen dan akuntansi yang berorientasi pasar.

b. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaaan peningkatan kualifikasi dan kualitas dosen.

c. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian dan pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan sumber pendanaan fakultas dalam status PT. BHMN.

d. Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada mahasiswa selaku pelanggan (customer) dan Stakeholders lainnya.

e. Meningkatkan jaringan dan kerjasama dengan institusi swasta dan pemerintahan serta organisasi profesional dan lembaga lain yang terkait bertaraf nasional dan internasional.

Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara :

a. Menghasilkan lulusan yang berkualitas dan mampu bersaing serta menyesuaikan diri terhadap perkembangan nasional dan internasional.

b. Menjadi lembaga yang berkemampuan melaksakan penelitian-penelitian dan pengabdian kepada masyarakat dan responsive terhadap perkembang / perubahan

B. Jenis Kegiatan

Fakultas adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian/pelayanan masyarakat dan pembinaan civitas akademik. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara merupakan sebuah instansi yang menghasilkan jasa pendidikan non-profit (tidak berorientasi pada perolehan laba), seperti perusahaan penghasil jasa pada umumnya yang bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan.

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lebih berorientasi pada pelayanan pendidikan yang bermutu dan berkualitas, melakukan penelitian-penelitian yang bermanfaat bagi ilmu pengetahuan serta melakukan kegiatan sosial berupa pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan Tri Dharma Perguruan Tinggi : Penyelenggaraan Pendidikan, Pengabdian Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat.

Dengan demikian, diharapkan lulusan-lulusan dari Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah lulusan yang mempunyai kualitas yang baik dan mampu bersaing di lapangan pekerjaan nantinya. Sehingga agar memberikan dan menghasilkan Sumber Daya Manusia (SDM) yang benar-benar memiliki kualitas yang baik.

C. Struktur Organisasi

Struktur Organisasi diperlukan untuk membedakan batas-batas wewenang dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya hubungan/ keterkaitan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Demi tercapainya tujuan umum suatu instansi diperlukan suatu wadah untuk mengatur seluruh aktivitas maupun kegiatan instansi tersebut. Pengaturan ini dihubungkan dengan pencapaian instansi yang telah diterapkan sebelumnya. Wadah tersebut disusun dalam suatu struktur organisasi dalam instansi. Melalui struktur organisasi yang baik, pengaturan pelaksanaan dapat diterapkan, sehingga efisiensi dan efektivitas kerja dapat diwujudkan melalui kerja sama dengan koordinasi yang baik sehingga tujuan organisasi dapat dicapai.

Suatu instansi terdiri dari berbagai unit kerja yang dapat dilaksanakan perseorangan, maupun kelompok kerja yang berfungsi melaksanakan serangkaian kegiatan tertentu dan mencakup tata hubungan secara vertikal melalui saluran tunggal.

Struktur organisasi di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara menggunakan sistem line and staf yaitu hubungan yang secara tidak langsung menunjuk kepada hubungan hirarki antara atasan dengan bawahan sebagaimana diterapkan oleh garos wewenang atau garis komando, sedangkan hubungan staff menunjukkan bahwa bagian dari tugas manajerial telah di embankan oleh eksekutif kepada seseorang di luar garis komando.

DEKAN

PEMBANTU DEKAN I II III Senat Akademik Komisi- Komisi Pusat Kajian/ Pengembangan Unit Pelaksana Teknis Tata Usaha Subbag Umum dan Perlengkapan Subbag Pendidikan Subbag Keuangan dan K i Subbag Kemahasiswaa

n dan Alumni

Departemen Manajemen Departemen Akuntansi Departemen Ekonomi Pembanguanan

L A B O R A T O R I U M

Dose Manajemen S1 Reguler Manajemen S1 Ekstension DIII Keuangan

DIII Kesekretariatan

Dose Dose

Akuntansi S1 Reguler Akuntansi S1 Ekstension DIII Akuntansi

Ekonomi Pembangunan S1 Reguler

Ekonomi Pembangunan S1 Ekstension

STRUKTUR ORGANISASI FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

Stuktur Organisasai Fakultas Ekonomi USU dengan jabatan sebagai berikut:

PIMPINAN UNIVERSITAS Rektor

Pembantu Rektor I

Pembantu Rektor II Pembantu Rektor III Pembantu Rektor IV Pembantu Rektor V : Ir. Hasan Husni

PIMPINAN FAKULTAS

Dekan

Pembantu Dekan I :

Pembantu Dekan II

Pembantu Dekan III

DEWAN PERTIMBANGAN FAKULTAS

Ketua

Anggota :

1.

2. Prof. Drs. Robinson Tarigan, MRP.

3.

4. Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec. 5. Drs. Arifin Hamzah, MM, Ak. 6. Ami Dilham, SE, M.Si. 7. Drs. Arifin Akhmad, Msi, Ak.

8.

DEPARTEMEN

Ketua

Sekretaris

Ketua : Dr. Isfenti Sadalia, SE, ME

Sekretaris

Ketua Sekretaris

PROGRAM DIPLOMA Keuangan

Ketua

Akuntansi

Ketua

Sekretaris

Kesekretariatan

Ketua :

BAGIAN TATA USAHA

Kep. Bag. Tata Usaha : Simba Sembiring, SE, M.Si Kasub. Personalia : Dra. Komariah

Kasub. Keuangan : Eka Juliani, SE. Kasub. Perlengkapan : Muhamad Faizul, SE Kasub. Akademik : Pepti Aniyar, SE. Kasub. Kemahasiswaan : Zailina, S.sos

Gambar 1.2 Stuktur Organisasi pada Bagian Departemen S1 Manajemen

DEKAN

Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec Nip. 19550810 198303 1 004

DPF

Ketua : Drs. M. Lian Dalimunte M.Ec.Ac NIP : 19520424 198002 1 002

Sekretaris : Wahyu A. Pratomo, SE,M.Ec Nip : 19730408 1999802 1 001

PEMBANTU DEKAN III Ami Dilham, SE, M.Si Nip. 19670607 199303 1 002 PEMBANTU DEKAN II

Drs. H. Arifin Lubis, MM,Ak Nip. 195660101 198203 1 005 PEMBANTU DEKAN I

H. Fahmi Nasution, SE, M.Acc Nip. 19750408 200212 1 002

KEPALA BAGIAN TATA USAHA Mhd. Simba Sembiring, SE, M.Si

Nip. 19641216 199003 1 001 Ketua Departemen S1 Manajemen

Dr. Isfenti Sadalia, SE ME NIP.19671019 199303 2 002

Sekretaris Departemen S1 Manajemen Dr. Marhayanie, M.Si NIP.19580427 198503 2 002

Ketua Program Studi S1 Manajemen

Dr. Endang Sulistya Rini,SE, M.Si NIP.19620513 199203 2 001

Ketua Program Studi D3 Keuangan

Bongsu Hutagalung, SE, M.Si NIP.19591229 198903 1 002

Ketua Program Studi D3 Kesekretariatan

Dr. Beby Karina F Sembiring, SE, MM NIP.19741012 200003 2 003

Sekretaris Prodi D3 Keuangan

Syafrizal Helmi, SE, M.Si NIP. 197602 14200501 1 002

Staff Administrasi

Nurailah, Amd NIP. 19650618 200810 2 001 Staff Administrasi

Melvina Sari NIP. 19820905 200910 2

Staff Administrasi

Jumadi Halomoan NIP. 19621216 200701 1

D. Job Description

Berikut ini adalah Job Description pada Bagian Manajemen Fakultas Ekonomi USU yang tediri dari :

a. Ketua Departemen

1. Membuka sidang ujian komprehensif

2. Menandatangani DP3 dosen yang akan naik golongan atau pangkat 3. Menandatangani proposal yang telah ada pembimbing dan pembanding 4. Menandatangani KRS dan KHS mahasiswa

5. Menandatangani persetujuan mahasiswa yang akan seminar proposal 6. Menandatangani skripsi yang telah diperbanyak mahasiswa

7. Menghadiri pertemuan rapat fakultas / rapat dosen yang berhubungan dengan Departemen Manajemen

8. Kegiatan akademik yang berhubunga dengan Departemen Manajemen dan lain-lain yang berhubungan dengan Departemen Manajemen.

b. Sekretaris Departemen

1. Mengoreksi judul Outline mahasiswa.

2. Mengoreksi skripsi yang akan diuji/diperbanyak.

3. Pendelegasian tugas dari ketua departemen dan lain-lain yang berhubungan dengan Departemen Manajemen.

4. Membantu ketua program studi mengelola aktivitas penyelenggaraan pendidikan dan pengabdian di program studi.

5. Menyusun alokasi tugas mengajar, meneliti dan pengabdian dosen. 6. Mengesahkan dan mengalokasikan judul skripsi dan dosen pembimbing. 7. Membuat notulen rapat dosen program studi.

d. Staff

1. Menyimpan arsip nilai.

2. Memasukkan nilai kedalam kartu evaluasi nilai.

3. Menghitung Indeks Prestasi mahasiswa persemester kedalam kartu evaluasi. 4. Mengoreksi transkip nilai mahasiswa.

5. Menyimpan dan menyusun dokumen, surat yang berhubungan dengan program Akademik Departemen Manajemen.

6. Memasukkan judul skripsi ke dalam database skripsi manajemen. 7. Mengawasi ujian Tengah Semester (setiap 6 bulan sekali).

8. Membuat laporan evaluasi diri (LED) Departemen Manajemen setiap semester.

9. Mengawasi Ujian Akhir Semester (setiap 6 bulan sekali)

10. Membuat surat keluar Departemen Manajemen setiap semester. 11. Memasukkan judul skripsi ke dalam buku daftar judul.

12. Menempelkan nomor urut di skripsi.

13. Memberi stempel pada skripsi yang telah di tanda tangani oleh Ketua Departemen.

14. Membersikan dan merapikan lemari ketua departemen.

15. Mengarsip data alumni, seminar, dosen-dosen yang honor di Manajemen. 16. Membagikan KRS dan KHS kepada mahasiswa.

17. Membuat form pengesahan seminar proposal.

18. Menyiapkan ruang seminar dan menyediakan perlengkapan infocus.

19. Menerima/memeriksa berkas mahasiswa yang berhak mengikuti ujian meja hijau(Comprehenship) Departemen Manajemen.

20. Menyiapkan berkas ujian meja hijau (Comprehenship

E. Jenis Usaha/Kegiatan

Departemen Manajemen adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian/pelayanan masyarakat. Departemen manajemen berada di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara merupakan sebuah instansi yang menghasilkan jasa pendidikan non profit (tidak berorientasi pada perolehan laba), seperi perusahaan penghasil jasa pada umumnya yang bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan.

Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lebih berorientasi pada pelayanan pendidikan yang bermutu dan berkualitas, melakukan penelitian-penelitian yang bermanfaat bagi ilmu pengetahuan serta melakkukan kegiatan sosial berupa pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan TRI DHARMA Perguruan Tinggi: Penyelenggaraan pendidikan, pengabdian penelitian dan pengabdian kepada masyarakat. Dengan demikian, diharapkan lulusan-lulusan dari Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU adalah lulusan yang mempunyai kualitas yang baik mampu bersaing di lapangan pekerjaan nantinya.

F. Kinerja Organisasi Fakultas Ekonomi USU

Setiap perusahaan/ organisasi mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai dengan tujuan perusahaan, butuh waktu untuk mencapai itu semua begitu juga pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, fakultas terus berupaya agar tujuan yang telah digariskan oleh fakultas dapat terwujud. Tidak mudah dalam mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja keras yang tinggi dan disiplin dan loyalitas dalam bekerja.

Pastinya untuk mendorong mencapai hasil yang maksimal diperlukan kinerja yang bermutu dan tepat. Jadi kinerja di dalam organisasi yang dijalankan fakultas

adalah menyelenggarakan program pendidikan dan pengajaran terhadap mahasiswa, melakukan berbagai macam penelitian-penelitian ilmiah khususnya bidang ekonomi yang bermanfaat bagi universitas, mahasiswa dan masyarakat. Serta melakukan pengabdian kepada masyarakat berupa seminar-seminar kepada masyarakat, memotivasi masyarakat agar dapat hidup lebih layak dan mandiri, kegiatan bakti sosial kepada masyarakat, dan lain

sebagainya. Fakultas juga terus melakukan pembinaan terhadap civitas akademika agar dapat menghasilkan Sumber Daya Manusia (SDM) yang benar-benar memiliki kualitas yang baik.

G. Rencana Kegiatan

Untuk mencapai program kerja Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU menyusun beberapa langkah kegiatan sebagai berikut :

1. Meningkatkan kegiatan seminar, lokal karya, kuliah umum tentang ilmu-ilmu manajemen.

2. Mata kuliah yang diberikan kepada mahasiswa harus sesuai dengan kurikulum dan harus ada pada rumpun ilmunya.

3. Bagi dosen yang mengajar di Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU harus melaksanakan pengabdian masyarakat, penelitian dan pendidikan yang baik atau biasa di sebut dengan Tri Darma Perguruan Tinggi.

4. Peningkatan proses belajar mengajar, silabus metode dan alat yang digunakan dapat ditingkatkan.

5. Menyiapkan laporan barang, laporan evaluasi diri per semester, laboratorium dosen untuk meningkatkan nilai akreditas manajemen yang baik.

BAB III PEMBAHASAN

A. Pengertian Komunikasi

Manusia sebagai mahluk individu maupun sosial memiliki dorongan ingin tahu, ingin maju dan berkembang, maka salah satu sarananya adalah komunikasi. Komunikasi merupakan kebutuhan yang mutlak bagi manusia. Dengan komunikasi manusia dapat menyampaikan informasi, opini, ide, konsepsi, pengetahuan, perasaan, sikap, perbuatan dan sebagainya kepada seseorang secara timbal balik. Baik sebagai pengirim maupun penerima komunikasi.

Komunikasi secara sederhana dapat dilukiskan sebagai tukar menukar informasi antara dua pelaku yakni pelaku pengirim dan pelaku penerima informasi. Komunikasi juga merupakan suatu tindakan untuk saling menukarkan pesan-pesan yang bermanfaat kepada pihak yang membutuhkan.

Ada beberapa pengertian komunikasi menurut para ahli yaitu: a. Menurut A.W.Widjaja:

“Komunikasi adalah proses penyampaian informasi dan pengertian dari seseorang kepada orang lain”

b. Menurut T.Hani Handoko:

“Komunikasi sebagai proses pemindahan pengertian dalam bentuk gagasan atau informasi dari seseorang ke orang lain”.

“Komunikasi sebagai proses penyampaian pikiran atau perasaan oleh seseorang (komunikator) kepada orang lain (komunikan)”.

d. Menurut The Liang Gie:

“Komunikasi adalah salah satu dari fungsi-fungsi pokok kantor dan suatu proses yang penting bagi semua bentuk perusahaan”.

“Komunikasi merupakan proses penyampaian informasi dari satu orang kepada orang lain melalui pos, telepon, telex, pelayanan pesuruh atau sarana-sarana lain”.

B. Unsur-Unsur Komunikasi

Penegasan tentang unsur - unsur dalam proses komunikasi itu adalah sebagai berikut:

- Sender : Orang / Lembaga yang menyampaikan pesan kepada seseorang atau sejumlah orang.

- Encoding : Penyandian, yakni proses pengalihan pikiran ke dalam bentuk lambang.

- Message : Pesan yang merupakan seperangkat huruf / kata –kata bermakna yang disampaikan oleh komunikator.

- Media : Saluran komunikasi tempat berlalunya pesan dari komunikator kepada komunikan.

- Decoding : Pengawas sandian, yaitu proses dimana komunikan menetapkan makna pada lambang yang disampaikan oleh komunikator kepadanya.

- Receiver : Komunikan yang menerima pesan dari komunikator.

- Response : Tanggapan , seperangkat reaksi pada komunikan setelah diterimanya pesan.

- Feedback : Umpan balik, yakni tanggapan komunikasi apabila tersampaikan atau disampaikan kepada komunikator.

- Noise : Gangguan tak terencana dalam proses komunikasi sebagai akibat diterimanya pesaaan lain oleh komunikan yang berbeda dengan pesan yang di sampaikan oleh komunikator kepadanya.

C. Bentuk dan Proses Komunikasi 1. Bentuk Komunikasi.

Menurut bentuknya komunikasi terdiri dari : a. Komunikasi Verbal

Komunikasi verbal merupakan salah satu bentuk komunikasi yang lazim digunakan untuk menyampaikan pesan-pesan bisnis kepada pihak lain melalui lisan maupun tulisan.

Komunikasi verbal sangat penting dalam suatu operguruan tinggi dan merupakan kunci sukses suatu perguruan tinggi. Begitu pentingnya komunikasi verbal, sehingga tanpa komunikasi ini aktivitas tidak dapat berfungsi dengan baik. Komunikasi verbal ini terdiri dari komunikasi satu arah ( one way communication )

dan komunikasi dua arah ( two way communication ).

Komunikasi satu arah adalah komunikasi yang berlangsung pada satu pihak saja, sedangkan komunikasi dua arah bersifat timbal balik dan melibatkan dua pihak. Komunikasi verbal dapat pula berupa tatap muka, wawancara, konsultasi bersama dan

pidato. Komunikasi tatap muka merupakan komunikasi yang paling umum yakni berupa perintah-perintah, instruksi, permintaan, penyampaian infomasi dan sebagainya melalui pembicaraan antara dua orang atau lebih. Komunikasi tatap muka ini memiliki beberapa kelebihan, yakni komunikator dapat mengetahui apakah penerima pesan sudah mengerti akan pesan yang disampaikan.

Dengan demikian kecerdasan dan pengetahuan umum dari penerima pesan dalam mengetahui pokok persoalan akan menunjukkan gaya atau cara penyampaian suatu pesan. Namun selain kelebihan yang di jelaskan diatas, komunikasi tatap muka ini juga memiliki beberapa kekurangan yakni pada saat penerima pesan memerlukan petunjuk untuk melaksanakan tugasnya maka tanpa adanya catatan tertulis ada kemungkinan tugas yang dikerjakan menjadi kurang sesuai dengan yang diperintahkan, dan tentunya hal ini sangat merugikan.

Komunikasi yang baik dan efektif adalah komunikasi dua arah antara komunikator dan komunikan. Contoh sederhana dari komunikasi dua arah yaitu: seorang manager pemasaran menjelasksan kepada bawahannya, kemudian setelah itu ada respon ( umpan balik ) dari bawahannya yang menyatakan bagaimana mengatasi / menghindari kendala-kendala yang ada dalam pemasaran sedangkan komunikasi satu arah mempunyai kekurangan karena bisa saja terjadi miss communication karena tidak adanya umpan balik. Contoh sederhana dari komunikasi satu arah adalah seseorang yang menyampaikan pesan kepada orang lain yang dituju, bisa saja pesan itu tidak sesuai dengan yang dimaksud, karena daya pikir orang untuk menerima informasi berbeda-beda. Jadi, alangkah baiknya bila suatu perguruan tinggi menggunakan komunikasi dua arah.

Dengan menggunakan alat komunikasi modern pada suatu perusahaan maka komunikasi yang baik dapat terlaksana tetapi hal itu tidak menjamin komunikasi tersebut dapat berjalan dengan baik. Oleh karena itu untuk melaksanakan komunikasi yang baik dalam suatu perguruan tinggi adalah adanya jalinan pengertian dari kedua belah pihak.

Alat-alat komunikasi yang modern dan mutakhir hanyalah sebagai alat untuk membantu melancarkan komunikasi. Jadi untuk dapat melaksanakan komunikasi yang baik perlu adanya pengertian-pengertian antara yang menyampaikan komunikasi dengan yang menerima komunikasi tersebut, sehingga apa yang di komunikasikan dapat dimengerti, dipikirkan, dan dapat dilaksanakan. Agar komunikasi yang disampaikan mudah dimengerti oleh penerima komunikasi, jangan menggunakan bahasa yang sulit dimengerti, tetapi gunakan bahasa yang sederhana sehingga mudah dimengerti. Meskipun dalam komunikasi kemungkinan terjadi hambatan-hambatan, tetapi bila kita dapat menghilangkan hambatan tersebut atau setidaknya dapat menguranginya, maka kemungkinan komunikasi yang dijalankan akan menjadi lebih baik, maka kita dapat memperoleh manfaat dalam keuntungan-keuntungan tertentu antara lain :

a. Kelancaran tugas-tugas lebih terjamin b. Biaya-biaya dapat ditekan

c. Dapat meningkatkan partisipasi

d. Pengawasan dapat dilakukan dengan baik

Perguruan tinggi sebagai wadah dalam menjalin kerjasama tentunya mengandung bagian-bagian yang mempunyai hubungan antara satu dengan yang lainnya.

tujuan perguruan tinggi. Selanjutnya hubungan harus dipolakan menjadi saluran komunikasi

yang jelas, pasti dan diketahui. Dengan cukupnya saluran komunikasi yang disusun sebaik-baiknya dan dipahami oleh setiap anggota, barulah kerjasama dapat berjalan dengan baik dan berlangsung secara memuaskan. Saluran komunikasi merupakan urat nadi suatu perguruan tinggi dimana komunikasi itu berwujud penyampaian berita, ide-ide dari satu pihak lain dan ini lazim disebut komunikasi perkantoran atau dapat dinyatakan juga sebagai tata hubungan.

b. Komunikasi Nonverbal.

Komunikasi nonverbal adalah komunikasi yang berupa penyampaian informasi dengan menggunakan isyarat-isyarat atau tanpa penggunaan kata-kata. Pesan nonverbal ini disampaikan melalui gerakan badan, kontak tubuh, postur tubuh, ekspresi wajah, gerakan tangan dan mata serta anggukan atau gelengan kepala. Aspek komunikasi nonverbal banyak sekali mempengaruhi jalannya pembicaraan antara orang yang satu dengan yang lainnya, baik dalam suatu organisasi maupun lingkungan sosial lainya. Seperti aspek dari ekspresi wajah adalah menaikkan dan menurunkan alis mata, sedangkan bila marah matanya mengerut sehingga respon nonverbal diberikan oleh pendengar secara kontiniu tentang apa yang dikatakan pembicara. Komunikasi nonverbal lainya adalah bahasa tubuh, yang merupakan komunikasi oleh gerakan badan selama komunikasi tatap muka. Ada banyak gerakan tidak ketara atau tidak begitu nampak yang dilakukan oleh orang-orang tetapi mengandung arti tersendiri. Misalnya senyuman, kerut dahi, gerak mata, berjabat tangan dengan keras dan masih banyak gerakan badan lainya.

Komunikasi nonverbal penting bagi pengirim dan penerima pesan, karena sifatnya yang efisien. Suatu pesan nonverbal dapat disampaikan tanpa harus berpikir panjang,

dan pihak audiens juga dapat menangkap artinya dengan cepat. Komunikasi nonverbal sering dikatakan dalam segi emosional dari suatu komunikasi, akan tetapi sebaiknya membaca kode komunikasi nonverbal dalam hubungan dengan kata-kata yang menyertainya. Komunikasi nonverbal memberikan umpan balik yang berharga bagi pembaca kode. Jadi pada hakekatnya, komunikasi adalah suatu cara atau rangkaian kegiatan yang menyampaikan berita dari seseorang kepada orang lain, dalam rangka kerjasama yang baik dalam mencapai tujuan tertentu.

2. Proses Komunikasi

Komponen yang terdapat dalam proses komunikasi adalah sebagai berikut:

a. Sumber (source)

b. Komunikator (communicator)

c. Pesan (message)

d. Saluran (channel)

e. Komunikan (communicant)

f. Hasil (effect)

a. Sumber (source)

Sumber adalah dasar yang digunakan didalam penyampaian pesan, yang digunakan dalam rangka memperkuat pesan itu sendiri. Sumber dapat berupa orang, lembaga, buku, dan sejenisnya.

b. Komunikator (communicator)

Yang dimaksud komunikator adalah pelaku yang menyampaian pesan, dimana pelaku dapat berupa pelaku perorangan atau kelompok. Sebagai seorang komunikator hendaknya memiliki kredibilitas yang tinggi, berpengetahuan luas, memiliki sikap dan daya tarik, keterampilan berkomunikasi, yakni dalam pengertian memiliki kemampuan untuk melakukan perubahan sikap dan penambahan pengetahuan bagi diri komunikan.

Komunikator dalam berkomunikasi juga dituntut untuk mengetahui siapa yang menjadi sasaran penyampaian pesan dan tanggapan apa yang diinginkannya melalui media yang efisien. Dan pada saat komunikator berhadapan dengan audiens, maka komunikator harus dapat bersikap empati, yaitu kemampuan seseorang untuk memproyeksikan dirinya kepada peranan orang lain, dapat merasakan apa yang dirasakan orang lain.

c. Pesan (Message)

Pesan adalah suatu gagasan dan ide berupa pesan, informasi, pengetahuan, ajakan, bujukan, atau ungkapan yang bersifat pendidikan dan emosi lain sebagaimana yang disampaikan komunikator kepada perorangan atau kelompok tertentu (komunikan). Adapun bentuk-bentuk dari pada pesan yang akan disampaikan itu dapat berupa lisan, tulisan, gambar atau gerakan anggota-anggota tubuh. Pesan yang akan disampaikan

hendaknya dapat menarik perhatan sasaran yang akan dituju. Jadi pesan itu harus disesuaikan dengan tingkat pemahaman, kepentingan dan kebutuhan penerima sehingga tercapai pengertian yang searah.

d. Saluran (channel)

Saluran adalah alat komunikasi yang dapat berupa media, sarana atau saluran yang digunakan oleh komunikator dalam mekanisme penyampaian pesan-pesan terhadap pihak lain, baik didalam maupun diluar organisasi.

e. Penerima (Communican)

Yang dimaksud dengan penerima adalah pihak yang menerima pesan atau berita dari komunikator.

f. Hasil (effect)

Menurut A.W.Widjaja: “Hasil adalah suatu dampak yang terjadi dalam proses penyampaian pesan-pesan tersebut, yang dapat berakibat positif maupun negativ menyangkut tanggapan, persepsi dan opini dari hasil komunikasi tersebut”

Hasil dapat dilihat dari personal opinion, public opinion dan mayority opinion. Personal opinion adalah pendapat pribadi, hal ini dapat merupakan akibat hasil yang diperoleh dari komunikasi.

Jadi personal opinion adalah sikap atau pendapat seseorang terhadap suatu masalah tertentu. Public opinion adalah pendapat umum, pengertiannya adalah penilaian sosial mengenai suatu hal yang berarti, atas dasar pertukaran yang di lakukan individu-individu secara sadar dan rasional. Mayority opinion adalah pendapat bagian tersebar dari public atau masyarakat.

D. Proses Komunikasi

Komunikasi merupakan suatu proses yang mendasari terjadinya hubungan antara manusia, bahkan dalam keadaan paradaban yang primitif sekalipun. Dalam masyarakat yang tinggi peradabannya lebih kompleks, masalah komunikasi maupun kegunaannya turut berkembang. Perkembangan teknologi dalam hal ini mengirimkan, memproses, menyimpan, dan menerima informasi mengharuskan pesan-pesan disampaikan sederhana, jelas, dan tepat. Sehingga makna yang sebenarnya dapat terwujud.

Semakin kompleks sifat dari suatu organisasi semakin tinggi pula tingkat kemajemukan sistem komunikasi. Analisis sistem komunikasi yang paling sederhana sifatnya memperlihatkan adanya tiga jalur ( three way flow ).

1. Komunikasi kebawah ( Downwards Communication )

Bentuk komunikasi kebawah adalah komunikasi yang berbentuk instruksi atau informasi. Intruksi disampaikan dalam bentuk perintah, dapat pula beragam saran atau usul dengan ungkapan yang halus. Dibanding dengan perintah, arus informasi lebih umum sifatnya. Banyak jenis informasi yang diteruskan bermanfaat dan memadai, sekalipun ada yang tidak begitu mutlak atau malah merupakan pemborosan waktu. Misalnya, ringkasan tentang ramalan produksi yang dicatat melalui komputer, yang mungkin berguna untuk seorang pengawas, tetapi tampaknya ia tidak akan punya waktuuntuk mempelajari

2. Komunikasi keatas

Komunikasi keatas adalah arus komunikasi dari bawah keatas (pimpinan) lebih menekankan segi pertanggungjawaban antara bawahan kepada pimpinan. Bentuknya adalah surat pertanggungjawaban, saran, pengaduan dan permintaan untuk diberikan keputusan.

Komunikasi keatas paling sering berbentuk konsultasi antara karyawan dengan pimpinan, dengan memberi kesempatan kepada pihak karyawan mengajukan pendapat serta membahas masalah dengan pihak manajemen.

3. Komunikasi Horizontal

Komunikasi ini merupakan komunikasi yang terjadi antara dua pejabat atau dua belah pihak yang mempunyai kedudukan yang sama atau sederajat menurut tingkat hierarki.

Komunikasi horizontal perlu ditingkatkan peranannya. Dengan bertambahnya penggunaan bidang jasa spesialisasi, keharusan itu jelas tergambar. Pada jenjang dewan direksi arus horizontal terwujud dengan diadakanya rapat senat. Pada jenjang kebawah manfaat rapat dapat digunakan untuk tujuan yang sama

4. Komunikasi Diagonal

Yaitu komunikasi antara pimpinan bagian dengan staf dari satu bagian lain atau antara kepala seksi dengan karyawan dari seksi lain yang ada hubungan dengan fungsional.

Menurut Drs.Soewoono Handayaningrat, komunikasi dapat dilakukan dengan dua cara, yaitu:

1. Komunikasi Secara Lisan

Komunikasi secara lisan ini dipergunakan komunikasi berhadapan muka atau komunikasi tatap muka (face to face). Hal ini dikecualikan kalau dilakukan komunikasi dengan menggunakan telepon, pidato, briefing dan media komunikasi yang lain.

2. Komunikasi Secara Tertulis

Komunikasi secara tertulis merupakan bagian yang sangat penting dalam kegiatan manajemen, karena kata-kata atau pesan-pesan dari pimpinan harus bersifat otentik, yang dicatat dalam suatu dokumen agar dapat digunakan sebagai bahan pemeriksaan kembali.

Hal yang tidak menguntungkan dari komunikasi yang bersifat tertulis adalah pemeliharaan atau penyimpanan yang bersifat up to date dan usaha untuk secara tepat mendapatkan kembali dokumen itu bila diperlukan dikemudian hari. Masalah lain dari komunikasi dengan dokumen tertulis dapat menjadi suatu sumber perselisihan kerena sistem formalitas dengan legalitas (prosedur pengaturan).

Suatu organisasi yang baik, dalam menyampaikan suatu warta akan mempergunakan segala macam saluran yang mungkin terutama saluran perintah dan tanggung jawab yang resmi. Disamping tidak mengabaikan saluran hubungan informal diantara para anggotanya juga mempertimbangkan cara dan alat untuk mengadakan hubungan. Dengan demikian warta yang dikehendaki dapat mencapai tujuannya dengan efektif.

Dalam upaya menciptakan dan memelihara sistem komunikasi, seorang manajer diwajibkan untuk memahami azas-azas komunikasi dan menerapkanya dalam

pelaksanaan tugasnya. Geoffry Mills dan Oliver Standdingford, mengemukakan empat azas pokok komunikasi, yaitu:

a. Komunikasi berlangsung antara pikiran seseorang dengan pikiran orang lain. b. Orang hanya bisa mengerti sesuatu hal dengan menghubungkan pada satu hal

lain yang telah dimengerti.

c. Orang yang melakukan komunikasi mempunyai suatu kewajiban untuk membuat dirinya mengerti.

d. Orang yang tidak mengerti dalam menerima warta mempunyai suatu kewajiban untuk meminta suatu penjelasan.

Efektivitas suatu organisasi sangat tergantung kepada bermanfaat tidaknya data yang dikomunikasikan. Kegagalan komunikasi akan terjadi jika anggota organisasi menyampaikan segala hal yang tidak sesuai dengan data yang sebenarnya.

Komunikasi secara tertulis yang digunakan pada suatu perguruan tinggi terdiri dari :

a. Komunikasi Internal

Komunikasi Internal biasanya juga diterapkan oleh sebagian besar kegiatan kantor dalam suatu perguruan tinggi yang meliputi hubungan-hubungan didalam lingkungan sendiri maupun dengan pihak luar.

Komunikasi Internal yang terjadi misalnya :

- Komunikasi antara pimpinan dengan karyawan.

- Komunikasi antar pimpinan yang satu dengan pimpinan bagian lainnya. - Komunikasi antara para karyawan.

-b. Komunikasi External

Komunikasi External bertujuan menjalin hubungan yang baik antara pihak satu dengan pihak luar .Komunikasi ini dapat diwujudkan dengan telepon, berbicara langsung atau dengan pengiriman surat. Komunikasi external yaitu komunikasi yang terjadi dengan pihak luar. Jika hubungan-hubungan ke luar itu dapat dilaksanakan sebaik-baiknya, pastilah perguruan tinggi yang bersangkutan mendapat pandangan yang positif.

Komunikasi external harus dilaksanakan dengan baik agar tercipta hubungan yang harmonis. Hal ini merupakan salah satu cara yang dapat memajukan perguruan tinggi tersebut, sebab tidak ada satu lembagapun yang tidak membutuhkan pihak eksternal.

E. Hubungan Komunikasi dengan produktivitas

Komunikasi yang efektif mengandung arti pengiriman dan penerimaan informasi yang paling cermat, pengertian pesan yang mendalam oleh kedua pihak dan pengambilan tindakan yang tepat terhadap pertukaran informasi. Seorang pimpinan harus selalu mempertimbangkan biaya dan akibat agar tercapainya suatu tujuan yang efektif dan efisien dalam pemilihan dan penggunaan saluran organisasi dimana ini juga merupakan usahanya untuk mengembangkan dan memperbaiki komunikasi formal dalam organisasi. Dengan mengetahui peranannya dan saluran-saluran yang dilaluinya dapat memberikan perubahan-perubahan dalam organisasi, sehingga rintangan-rintangan dalam momunikasi dapat dikurangi.

Untuk dapat mencapai komunikasi yang efektif, seorang pengirim informasi hendaknya memberikan pesan secara ringkas dan jelas, serta menggunakan bahasa yang sesuai dengan pengetahuan dan kemampuan intelektual dari penerima pesan

dengan menggunakan media yang tepat. Media yang paling tepat sebenarnya tergantung pada apa yang dikomunikasikan dan kemana komunikasi tersebut akan disampaikan.

American Management Assiciation (AMA) yang dikutip oleh T. Hani Handoko dalam bukunya “Manajement” telah menyusun sejumlah prinsip komunikasi yang disebut dengan “The Commandements Of good Communication” (sepuluh pedoman komunikasi yang baik ), yaitu :

1. Cari kejelasan gagasan-gagasan terlebih dahulu sebelum dikomunikasikan. 2. Teliti tujuan sebenarnya setiap komunikasi.

3. Pertimbangkan keadaan fisik dan manusia keseluruhan kapan saja komunikasi akan dilakukan.

4. Konsultasikan dengan pihak-pihak lain bila perlu dalam perencanaan komunikasi. 5. Perhatikan tekanan nada dan ekspresi lainnya sesuai dasar berita selama

dikomunikasikan.

6. Ambil kesempatan bila timbul untuk mendapatkan segala sesuatu atau umpan balik.

7. Ikuti lebih lanjut komunikasi yang telah dilakukan. 8. Perhatikan konsistensi komunikasi.

9. Tindakan atau perbuatan harus mendorong komunikasi.

10.Jadilah pendengar yang baik, berkomunikasi tidak hanya untuk dimengerti.

Prinsip-prinsip komunikasi AMA (American Management Assiciation) ini memberikan pedoman kepada para pimpinan untuk meningkatkan komunitas komunikasi. Jadi apabila para pimpinan mampu melaksanakan pimpinan yang baik maka akan dapat mengambil manfaat atau keuntungan-keuntungan seperti kelancaran

tugas-tugas dapat terjamin, biaya-biaya dapat lebih ditekan dan dapat meningkatkan partisipasi serta pengawasan dapat dilakukan dengan lebih baik.

Dari uraian diatas dapat dikatakan setiap organisasi membutuhkan organisasi yang efektif agar seluruh kegiatan dapat diintegrasikan kearah pencapaian atau sasaran yang telah ditetapkan. Dengan kata lain organisasi tidak dapat berfungsi jika komunikasi yang berlangsung dalam komunikasi tersebut tidak efektif, padahal kebanyakan organisasi berhasil dimulai dengan komunikasi yang efektif.

Meningkatkan produktivitas manusia dalam organisasi tidak hanya menyangkut penjadwalan pekerjaan dan keterangan yang diperlukan untuk itu, akan tetapi juga menyangkut kondisi, iklim, dan suasana kerja.

Salah satu cara dalam meningkatkan produktivitas yaitu dengan cara memperbaiki komunikasi dengan membuatnya lebih efektif secara terus-menerus. Jadi, jelaslah bahwa setiap organisasi memerlukan komuniksasi yang efektif agar seluruh kegiatan dapat diintegrasikan kearah pencapaian atau sasaran yang telah ditetapkan. Dengan kata lain, organisasi tidak dapat berfungsi jika komunikasi yang berlangsung dalam organisasi tersebut tidak efektif.

F. Pengukuran Produktivitas Atau Penilaian Kerja Staf Dan Pegawai

Pengukuran atau penilaian prestasi kerja staf dan pegawai merupakan pengukuran terhadap produktivitas atau prestasi kerja karyawan yang berarti bahwa suatu sistem yang digunakan untuk menilai dan mengetahui apakah seseorang karyawan telah melaksanakan pekerjaannya masing-masing secara keseluruhan. Pengukuran atau penilaian produktivitas karyawan mutlak harus dilakukan untuk mengetahui prestasi yang dapat dicapai setiap karyawan. Misalnya baik, sedang , atau kurang. Penilaian prestasi penting bagi setiap karyawan dan berguna bagi

perusahaan, untuk menetapkan tindakan kebijakan selanjutnya. Dengan pengukuran produktivitas atau prestasi kerja berarti para bawahan mendapat perhatian atasannya sehingga mendorong mereka bergairah bekerja, asalkan proses pengukuran atau penilaiannya jujur dan objektif serta ada tindak lanjutnya. Tindak lanjut pengukuran ini memungkinkan karyawan di promosikan, didemosikan, dikembangkan dan adanya balas jasa atau kompensasinya dinaikkan.

Pengukuran produktivitas atau penilaian prestasi kerja staf dan pegawai dilakukan dalam waktu setahun sekali yakni pada akhir tahun, dimana yang melakukan pengukuran atau penilaian langsung terhadap karyawan adalah pimpinan.

Adapun hal-hal yang dinilai atas diri karyawan adalah hal-hal yang dapat mendorong produktivitas atau prestasi kerja setiap karyawan,seperti kesetiaan atau loyalitas karyawan, kejujuran, kepemimpinan, kerja sama dengan rekan sejawat, dedikasi dan partisipasi karyawan didalam perusahaan.

Manfaat yang diharapkan perusahaan dari pengukuran atau penilainan ini adalah untuk mengetahui keadaan keterampilan dan kemampuan setiap karyawan secara rutin, sebagai dasar perencanaan bidang personalia khususnya penyempurnaan kondisi kerja, peningkaan mutu dan hasil kerja sebagai dasar pengembangan dan pendayagunaan keryawan seoptimal mungkin, mendorong terciptanya hubungan timbal balik yang sehat antara atasan dan bawahan serta untuk mengetahui kondisi perusahaan secara keseluruhan dari bidang personalia khususnya produktivitas atau prestasi kerja karyawan dalam bekerja. Sedangkan bagi karyawan sendiri adalah

dapat mengetahui kemampuannya melalui nilai kurang, cukup atau baik. Dengan mengetahui kekurangan-kekurangan berarti dia (karyawan) dapat memperbaikinya untuk dimasa yang akan datang.

Pengertian Produktivitas

Para ekonom biasanya mendefinisikan produktivitas sebagai “ratio output” dibandingkan dengan “input fisik”. Hal tersebut biasanya dihubungkan dengan industri-industri secara keseluruhan pada sector-sektor dalam suatu perekonomian. Produktivitas juga diartikan sebagai tingkatan efisiensi dalam memproduksi barang-barang. Akan tetapi apabila ditinjau dari sudut yang netral, maka pengertian produktivitas adalah:”Perbandingan jumlah yang dihasilkan (output) suatu unit kegiatan produktif terhadap jumlah keseluruhan sumber-sumber yang dipergunakan oleh unit tersebut (input)”.

Adapun Faktor-faktor yang mempengaruhi produktivitas kerja karyawan adalah sebagai berikut:

1. Bersumber dari pekerjaan

Suatu pekerjaan yang banyak memerlukan gerakan yang dapat mengakibatkan produktivitas kerja rendah. Oleh karena itu, agar gerakan dalam melakukan pekerjaan cepat dan tepat terlebih dahulu diadakan “Time and Motion Study”.

Dengan kedua studi tersebut dapat tercipta gerakan-gerakan yang efektif dan dapat memperlancar pekerjaan sekaligus mengurangi kesalahan karyawan.

2. Bersumber dari karyawan itu sendiri

Semangat dan kegairahan kerja para karyawan merupakan unsur penting guna mencapai produktivitas yang baik. Maka pimpinan harus memperhatikan unsure

penting tersebut seperti melalui: - Gaji yang memadai

- Kebutuhan karyawan perlu diperhatikan - Penempatan karyawan pada posisi yang tepat

Selain dari kedua sumber tersebut diatas maka faktor-faktor lain yang mempengaruhi produktivitas kerja adalah:

1. Pendidikan

Tingkat kecerdasan karyawan dilihat dari tingkat pendidikannya. Semangkin tinggi pendidikan semakin besar kemungkinan untuk mendapatkan tujuan kejenjang yang lebih baik. Oleh karena itu, pendidikan berhubungan dengan produktivitas kerja karyawan.

2. Kesehatasn jasmani dan rohani

Salah satu tugas pimpinan perkantoran adalah menjamin kesehatan keryawan yaitu dengan cara mengatur jam kerja, meniadakan lembur dan mendirikan poliklinik sehingga dapat menciptakan kegiatan kerja para karyawan.

3. Lingkungan kerja

Lingkungan kerja yang baik akan berpengaruh besar dan meningkatkan produktivitas. Lingkungan kerja yang bersih mempengaruhi karyawan untuk bekerja dan menorong kegiatan para karyawan.

4. Faktor manajerial

Gaya kepemimpinan yang efektif dalam memotivasi, mengarahkan, dan menggerakkan bawahannya agar dapat bekerja dengan lebih semangat dan bergairah dalam melaksanakan tugas.

5. Motivasi

Pemberian motivasi oleh seseorang pimpinan yang baik akan membimbing dan melatih karyawannya. Memotivasi setiap karyawan tidaklah mudah, sebab setiap karyawan mempunyai latar belakang, pengalaman, harapan dan keinginan yang berbeda.

6. Peralatan yang digunakan

Peralatan yang digunakan mempunyai efek yang sangat penting dalam meningkatkan produktivitas kerja. Produktivitas kerja seorang karyawan perlu mendapat perhatian dari perusahaan karena produktivitas kerja akan meningkatkan keuntungan bagi perusahaan. Produktivitas dapat dimaksudkan sebagai penggunaan sumber-sumber ekonomi yang digerakan secara efektif dan memerlukan keterangan organisator dan tehnik sehingga mempunyai tingkat hasil guna yang tinggi, artinya hasil yang diperoleh seimbang dengan masukan yang diolah.

Cghase dan aqualimo menyatakan bahwa metode-metode untuk meningkatkan produktivitas terbagi atas empat katagori umum, yaitu:

1. Perbaikan produk dan proses 2. Perbaikan pekerja dan tugas 3. Metode pemotivasian pekerja 4. Perubahan organisasional

Metode-metode untuk meningkatkan produktivitas kerja adalah sebagai berikut: Metode Pemotivasian Pekerja dalam perguruan tinggi tersebut pekerja merupakan salah satu penentu berhasil tidaknya suatu tujuan. Oleh karena itu peningkatan kualitas pekerja perlu diperhatikan, salah satu cara yang dapat dilakukan untuk meningkatkan kualitas pekerja yaitu dengan memotivasi pekerja dengan memberikan berbagai dorongan. Adapun dorongan itu memberikan upah / gaji yang memadai bagi

pekerja, kenyamanan dan keamanan pekerja saat bekerja lembur, adanya jaminan sosial.

G. Analisis dan Evaluasi

Setelah penulis menguraikan semua tentang komunikasi seperti yang telah tertera diatas, maka selanjutnya adalah menganalisis dan mengevaluasi komunikasi yang terdapat pada Fakultas Ekonomi USU secara keseluruhan. Komunikasi yang diterapkan pada Fakultas Ekonomi USU adalah komunikasi dua arah. Komunikasi yang terjadi adalah komunikasi vertikal, horizontal, dan diagonal.

Komunikasi vertikal meliputi komunikasi keatas dan kebawah. Komunikasi vertikal yang terjadi di Fakultas Ekonomi USU seperti komunikasi antara Dekan dengan Pembantu Dekan I, Pembantu Dekan II, Pembantu Dekan III, Dosen, Staf dan Pegawai. Sedangkan komunikasi keatas berarti sebaliknya. Komunikasi antara Pembantu Dekan I dengan Dosen, Staf dan Pegawai. Komunikasi antara Pembantu Dekan II dengan Dosen

Staf dan Pegawai. Komunikasi Pembantu Dekan III dengan Dosen, Staf dan Pegawai. Sedangkan komunikasi keatas berarti sebaliknya.

Komunikasi horizontal yang terjadi di Fakultas Ekonomi USU seperti komunikasi antara sesama Pembantu Dekan. Komunikasi antara sesama Dosen, komunikasi antara sesama Staf dan komunikasi antara sesama Pegawai.

Komunikasi diagonal yang terjadi di Fakultas Ekonomi USU seperti Komunikasi antara Pembantu Dekan I dengan Staf dan Pegawai yang merupakan bawahan dari Pembantu Dekan II dan III. Begitu pula komunikasi antara Staf dan Pegawai dengan Pembantu Dekan II padahal mereka merupakan bawahan dari Pembantu Dekan I atau Pembantu Dekan III dan sebaliknya.

Proses komunikasi antara Dekan dengan Pembantu Dekan di Fakultas Ekonomi USU berupa lisan dan tulisan. Komunikasi lisan yang dilakukan Dekan dengan Pembantu Dekan misalnya langsung bertatap muka, melalui telepon, dan rapat yang disebut dengan rapat pimpinan. Komunikasi tulisan yang dilakukan Dekan dengan Pembantu Dekan misalnya berupa surat keputusan, memo, surat tugas kerja dan wewenang, surat pengumuman, surat balasan / tanggapan, dan sebagainya.

Proses komunikasi secara lisan antara Dekan dengan Dosen, Staf dan Pegawai sangat jarang terjadi. Karena semuanya telah dilimpahkan kepada Pembantu Dekan. Jadi, Pembantu Dekan yang mengkomunikasikannya kepada Dosen, Staf dan Pegawai. Tetapi kadang kala diadakan rapat di Aula Fakultas Ekonomi USU. Misalnya, sebelum ujian tengah semester diadakan rapat antara Dekan dengan Staf dan Pegawai untuk membahas pelaksanaan ujian tengah semester tersebut sebab staf dan pegawai akan bertindak sebagai pengawas ujian. Sedangkan komunikasi secara tulisan antara Dekan dengan

Dosen, Staf dan Pegawai misalnya berupa surat keputusan, memo, surat tugas kerja dan wewenang, surat pengumuman, surat balasan / tanggapan, dan sebagainya.

Proses komunikasi antara Pembantu Dekan dengan Dosen, Staf dan Pegawai di Fakultas Ekonomi USU juga berupa lisan dan tulisan. Komunikasi lisan yang dilakukan Pembantu Dekan dengan Dosen, Staf dan Pegawai misalnya langsung bertatap muka, melalui telepon, dan rapat. Tetapi hal ini jarang terjadi karena komunikasi secara tertulis yang paling sering dilakukan oleh Pembantu Dekan, misalnya berupa surat keputusan, memo, surat tugas kerja dan wewenang, surat pengumuman, surat balasan/tanggapan, pengumuman atau penyampaian informasi melalui papan pengumuman yang ada pada ruang piket/ruang dosen dan sebagainya. Dalam bidang akademis, biasanya dosen tidak langsung berhubungan dengan

Pembantu Dekan I, tetapi melalui Kepala Sub Bagian Akademik. Contoh : Kepala Sub Bagian akademik menyampaikan surat keputusan kepada dosen tentang jadwal pelaksanaan ujian terhadap mata kuliah yang diajarkannya. Hal ini mewajibkan dosen untuk segera memberikan soal ujian dengan batas waktu tertentu, kemudian wajib hadir untuk memantau pelaksanaan ujian mata kuliah tersebut dan setelah selesai ujian dosen harus segera mengambil jawaban dari para mahasiswa untuk diperiksa. Setelah itu, dosen juga harus segera menyerahkan nilai kepada kasubbag akademik dengan batas waktu yang telah ditetapkan. Dalam bidang keuangan, dosen juga jarang berhubungan dengan Pembantu dekan II, tetapi melalui bawahannya. Biasanya dosen berhubungan langsung dengan Kepala Sub Bagian Keuangan.

Proses komunikasi antara sesama dosen biasanya secara lisan dan bersifat pribadi (informal). Komunikasi antara sesama dosen terjalin cenderung lebih santai, akrab, dan tidak kaku. Komunikasi antara sesama dosen ini biasanya menggunakan bahasa yang

mudah dipahami antara satu sama lain dan cenderung lebih fleksibel. Begitupula dengan komunikasi antara dosen dengan staf dan pegawai yang bekerja di Fakultas Ekonomi USU tersebut. Hal seperti ini juga terjadi dalam komunikasi antara sesama staf dan pegawai.

Di dalam kegiatan komunikasi, terkadang timbul kesalahpahaman. Begitupula dengan yang terjadi pada Fakultas Ekonomi USU. Hal ini disebabkan oleh adanya faktor penghambat komunikasi antara pengirim dan penerima pesan. Penulis akan

menguraikan tentang kesalahpahaman yang sering terjadi pada Fakultas Ekonomi USU berdasarkan bagian–bagian bidang yang ada pada Fakultas Ekonomi USU tersebut.

a. Bidang Kemahasiswaan

Menurut penelitian penulis di bagian kemahasiswaan hampir tidak pernah terjadi kesalahpahaman dalam berkomunikasi. Hal ini diutarakan oleh Kepala Sub Bagian Kemahasiswaan, beliau mengatakan bahwa antara staf dan pegawai di bagian kemahasiswaan saling menghargai satu sama lain dan dapat berkomunikasi dengan baik dan sopan. Sehingga tidak terjadi kesalahpahaman.

b. Bidang Akademik

Kesalahpahaman di bagian akademik sering terjadi, hal ini disebabkan karena pada saat berkomunikasi ada perbedaan dalam menafsirkan kata/kalimat yang

disampaikan. Perbedaan dalam menafsirkan pesan ini muncul karena perbedaan latar belakang, seperti : perbedaan usia, pendidikan, jenis kelamin, status sosial, latar belakang budaya, sikap temperamen para staf dan pegawai. Misalnya, Kepala Subbagian Akademik menugaskan bawahannya untuk mengetik soal ujian sebelum tanggal 5 Desember 2010, tetapi pegawai yang ditugaskan tersebut mendengar bahwa soal ujian

harus diketik sebelum tanggal 15 Desember 2010. Hal ini dapat berakibat fatal karena terlambatnya pegawai mengetik soal ujian yang disebabkan oleh kesalahan dalam menerima informasi yang disampaikan.

c. Bidang Keuangan

Kesalahpahaman di bagian keuangan juga sering terjadi, hal ini disebabkan oleh pada saat berkomunikasi ada perbedaan dalam menafsirkan kata / kalimat yang disampaikan. Serta kurangnya penglihatan terhadap angka – angka yang

menyebabkan kesalahan fatal. Selain itu, terjadi pula perbedaan dalam menafsirkan pesan yang juga ditimbulkan oleh perbedaan latar belakang, seperti : perbedaan usia, pendidikan, jenis kelamin, status sosial, latar belakang budaya, sikap temperamen para staf dan pegawai. Misalnya, Kepala Subbagian Keuangan mengatakan kepada bawahannya bahwa honor lembur sebesar Rp 7.500,- per jam. Padahal honor lembur adalah sebesar Rp 75.000,-. Hal ini mengakibatkan rendahnya semangat kerja pegawai dan staff, sehingga produktivitas kerja menjadi berkurang.

Hal diatas disebabkan akibat kesalahan dalam menafsirkan komunikasi yang disampaikan oleh komunikator. Sebagaimana kita ketahui bahwa apabila terjadi kesalahpahaman dalam berkomunikasi, maka dapat menghambat produktivitas kerja staf dan pegawai pada Fakultas Ekonomi USU tersebut. Oleh karena itu, hambatan – hambatan dalam berkomunikasi ini harus diatasi dengan tepat.

Ada beberapa cara yang dilakukan oleh para staf dan pegawai untuk mengatasi berbagai hambatan yang dihadapi dalam berkomunikasi di Fakultas Ekonomi USU, seperti : Membuat suatu pesan secara lebih berhati–hati, menggunakan bahasa yang jelas,

sederhana, mudah dipahami, dan tidak bertele–tele, meminimalkan gangguan dalam proses komunikasi (suara – suara musik, keributan di dalam ruangan kerja, dsb).

Dari hasil analisa dan evaluasi diatas, penulis menilai bahwa komunikasi telah diterapkan dengan baik pada Fakultas Ekonomi USU. Hal ini dapat dilihat dalam tercapainya tujuan secara efektif dan efisien. Dengan komunikasi yang baik pula, maka produktivitas kerja staf dan pegawai pada Fakultas Ekonomi USU tersebut dapat meningkat. Peningkatan produktivitas kerja staf dan pegawai ini dapat menghemat biaya, waktu, dan metode kerja (tenaga dan pikiran).

Penulis menilai bahwa hambatan – hambatan komunikasi yang terjadi di Fakultas Ekonomi USU masih dalam taraf wajar, beda pendapat itu merupakan hal yang biasa. Kesalahpahaman yang terjadi di Fakultas Ekonomi USU juga dapat diatasi dengan tepat. Selain itu, penulis juga menilai bahwa proses komunikasi yang terjadi di Fakultas Ekonomi USU juga tetap berjalan dengan lancar. Staf dan pegawai di Fakultas Ekonomi USU juga diberikan kesempatan untuk memberikan saran maupun ide – ide mereka kepada atasan dengan komunikasi yang baik dan sopan.

BAB IV PENUTUP

Bagian akhir dari penelitian ini adalah penulis akan menguraikan kesimpulan-kesimpulan yang berdasarkan atas rumusan masalah yang dibahas pada bab – bab terdahulu tentang peranan komunikasi dalam meningkatkan produktivitas kerja staf dan pegawai pada Fakultas Ekonomi USU. Disamping itu penulis juga akan mengemukakan beberapa saran atau rekomendasi yang akan dijadikan pertimbangan dalam upaya peningkatan kualitas peranan komunikasi pelaksanaan pekerjaan pegawai pada bagian departemen manajemen fakultas ekonomi usu menjadi objek penelitian. Kesimpulan yang akan dibuat nantinya bersifat analisa-analisa yang tetap menunjuk pada uraian-uraian sebelumnya.

A. Kesimpulan

1. Komunikasi adalah alat untuk membina hubungan kerja sama yang baik dan harmonis antara komunikator dengan komunikan terutama dalam pelaksanaan pekerjaan.

2. Sistem komunikasi yang digunakan pada Fakultas Ekonomi USU yaitu sistem komunikasi dua arah. Komunikasi yang terjadi meliputi vertikal, horizontal, dan diagonal.

3. Komunikasi mempunyai peranan yang sangat besar dalam meningkatkan produktivitas kerja staf dan pegawai pada Fakultas Ekonomi USU. Hal ini dapat dilihat dari komunikasi yang dilakukan dengan baik oleh Dekan, Pembantu Dekan, Dosen, Staf dan Pegawai.

4. Dengan komunikasi yang baik pula, maka tujuan dari Fakultas Ekonomi USU dapat tercapai secara efisien dan efektif.

B. Saran

Dari kesimpulan diatas, maka penulis akan memberikan beberapa saran. Seperti yang diraikan sebagai berikut :

1. Hendaknya hubungan baik antara pimpinan dengan bawahan di Fakultas Ekonomi USU maupun sesama staf dan pegawai yang setara tingkatannya tetap terjalin dengan baik. Hal ini tidak luput dari komunikasi yang dilakukan dengan baik dan tepat.

2. Alat-alat komunikasi yang sudah ada hendaknya dapat dipelihara dengan sebaik – baiknya agar dapat memperlancar arus informasi yang dibutuhkan dalam kegiatan berkomunikasi pada Fakultas Ekonomi USU tersebut.

Agar selalu menjalin komunikasi yang baik antara satu dengan yang lainnya mengingat betapa besarnya pengaruh komunikasi dalm meningkatkan produktivitas kerja staf dan karyawan pada Fakultas Ekonomi USU.

DAFTAR PUSTAKA

Effendy, Onong Uchjana. 1998. Ilmu Komunikasi Teori dan Praktek. Bandung : PT. Remaja Rosda Karya

Muhammad, Arni .2009. Komunikasi Organisasi. Jakarta : Bumi Aksara

Mulyana, Deddy. 2005. Ilmu Komunikasi Suatu Pengantar. Bandung : PT. Remaja Rosdakarya.

Panuju, Redi. 2001. Komunikasi Organisasi. Yogyakarta : Pustaka Pelajar

Yuwono, S. 1991. Administrasi Perkantoran, Cetakan ke-14. Yogyakarta : Nur Cahaya

Suranto AW. 2005. Komunikasi Perkantoran. Yogyakarta : Media Wacana

Indra Iman, Siswandi. 2007. Aplikasi Manajemen Perusahaan. Jakarta : Mitra Wacana Media

Werner J. Severin, James W.Tankard Jr. 2008. Teori Komunikasi. Edisi ke-5. Jakarta : Kencana Prenada Media Group

Prof. Deddy Mulyana, M.A.,Ph.D. 2007. Ilmu Komunikasi. Bandung : PT Remaja Rosdakarya

Sutarto. 1991. Dasar-dasar Komunikasi. Yogyakarta : Duta Wacana University Press

menguraikan tentang kesalahpahaman yang sering terjadi pada Fakultas Ekonomi USU berdasarkan bagian–bagian bidang yang ada pada Fakultas Ekonomi USU tersebut.

a. Bidang Kemahasiswaan

Menurut penelitian penulis di bagian kemahasiswaan hampir tidak pernah terjadi kesalahpahaman dalam berkomunikasi. Hal ini diutarakan oleh Kepala Sub Bagian Kemahasiswaan, beliau mengatakan bahwa antara staf dan pegawai di bagian kemahasiswaan saling menghargai satu sama lain dan dapat berkomunikasi dengan baik dan sopan. Sehingga tidak terjadi kesalahpahaman.

b. Bidang Akademik

Kesalahpahaman di bagian akademik sering terjadi, hal ini disebabkan karena pada saat berkomunikasi ada perbedaan dalam menafsirkan kata/kalimat yang

disampaikan. Perbedaan dalam menafsirkan pesan ini muncul karena perbedaan latar belakang, seperti : perbedaan usia, pendidikan, jenis kelamin, status sosial, latar belakang budaya, sikap temperamen para staf dan pegawai. Misalnya, Kepala Subbagian Akademik menugaskan bawahannya untuk mengetik soal ujian sebelum tanggal 5 Desember 2010, tetapi pegawai yang ditugaskan tersebut mendengar bahwa soal ujian

harus diketik sebelum tanggal 15 Desember 2010. Hal ini dapat berakibat fatal karena terlambatnya pegawai mengetik soal ujian yang disebabkan oleh kesalahan dalam menerima informasi yang disampaikan.

c. Bidang Keuangan

Kesalahpahaman di bagian keuangan juga sering terjadi, hal ini disebabkan oleh pada saat berkomunikasi ada perbedaan dalam menafsirkan kata / kalimat yang

menyebabkan kesalahan fatal. Selain itu, terjadi pula perbedaan dalam menafsirkan pesan yang juga ditimbulkan oleh perbedaan latar belakang, seperti : perbedaan usia, pendidikan, jenis kelamin, status sosial, latar belakang budaya, sikap temperamen para staf dan pegawai. Misalnya, Kepala Subbagian Keuangan mengatakan kepada bawahannya bahwa honor lembur sebesar Rp 7.500,- per jam. Padahal honor lembur adalah sebesar Rp 75.000,-. Hal ini mengakibatkan rendahnya semangat kerja pegawai dan staff, sehingga produktivitas kerja menjadi berkurang.

Hal diatas disebabkan akibat kesalahan dalam menafsirkan komunikasi yang disampaikan oleh komunikator. Sebagaimana kita ketahui bahwa apabila terjadi kesalahpahaman dalam berkomunikasi, maka dapat menghambat produktivitas kerja staf dan pegawai pada Fakultas Ekonomi USU tersebut. Oleh karena itu, hambatan – hambatan dalam berkomunikasi ini harus diatasi dengan tepat.

Ada beberapa cara yang dilakukan oleh para staf dan pegawai untuk mengatasi berbagai hambatan yang dihadapi dalam berkomunikasi di Fakultas Ekonomi USU, seperti : Membuat suatu pesan secara lebih berhati–hati, menggunakan bahasa yang jelas,

sederhana, mudah dipahami, dan tidak bertele–tele, meminimalkan gangguan dalam proses komunikasi (suara – suara musik, keributan di dalam ruangan kerja, dsb).

Dari hasil analisa dan evaluasi diatas, penulis menilai bahwa komunikasi telah diterapkan dengan baik pada Fakultas Ekonomi USU. Hal ini dapat dilihat dalam tercapainya tujuan secara efektif dan efisien. Dengan komunikasi yang baik pula, maka produktivitas kerja staf dan pegawai pada Fakultas Ekonomi USU tersebut dapat meningkat. Peningkatan produktivitas kerja staf dan pegawai ini dapat menghemat biaya, waktu, dan metode kerja (tenaga dan pikiran).

Penulis menilai bahwa hambatan – hambatan komunikasi yang terjadi di Fakultas Ekonomi USU masih dalam taraf wajar, beda pendapat itu merupakan hal yang biasa. Kesalahpahaman yang terjadi di Fakultas Ekonomi USU juga dapat diatasi dengan tepat. Selain itu, penulis juga menilai bahwa proses komunikasi yang terjadi di Fakultas Ekonomi USU juga tetap berjalan dengan lancar. Staf dan pegawai di Fakultas Ekonomi USU juga diberikan kesempatan untuk memberikan saran maupun ide – ide mereka kepada atasan dengan komunikasi yang baik dan sopan.

BAB IV PENUTUP

Bagian akhir dari penelitian ini adalah penulis akan menguraikan kesimpulan-kesimpulan yang berdasarkan atas rumusan masalah yang dibahas pada bab – bab terdahulu tentang peranan komunikasi dalam meningkatkan produktivitas kerja staf dan pegawai pada Fakultas Ekonomi USU. Disamping itu penulis juga akan mengemukakan beberapa saran atau rekomendasi yang akan dijadikan pertimbangan dalam upaya peningkatan kualitas peranan komunikasi pelaksanaan pekerjaan pegawai pada bagian departemen manajemen fakultas ekonomi usu menjadi objek penelitian. Kesimpulan yang akan dibuat nantinya bersifat analisa-analisa yang tetap menunjuk pada uraian-uraian sebelumnya.

A. Kesimpulan

1. Komunikasi adalah alat untuk membina hubungan kerja sama yang baik dan harmonis antara komunikator dengan komunikan terutama dalam pelaksanaan pekerjaan.

2. Sistem komunikasi yang digunakan pada Fakultas Ekonomi USU yaitu sistem komunikasi dua arah. Komunikasi yang terjadi meliputi vertikal, horizontal, dan diagonal.

3. Komunikasi mempunyai peranan yang sangat besar dalam meningkatkan produktivitas kerja staf dan pegawai pada Fakultas Ekonomi USU. Hal ini dapat dilihat dari komunikasi yang dilakukan dengan baik oleh Dekan, Pembantu Dekan, Dosen, Staf dan Pegawai.

4. Dengan komunikasi yang baik pula, maka tujuan dari Fakultas Ekonomi USU dapat tercapai secara efisien dan efektif.

B. Saran

Dari kesimpulan diatas, maka penulis akan memberikan beberapa saran. Seperti yang diraikan sebagai berikut :

1. Hendaknya hubungan baik antara pimpinan dengan bawahan di Fakultas Ekonomi USU maupun sesama staf dan pegawai yang setara tingkatannya tetap terjalin dengan baik. Hal ini tidak luput dari komunikasi yang dilakukan dengan baik dan tepat.

2. Alat-alat komunikasi yang sudah ada hendaknya dapat dipelihara dengan sebaik – baiknya agar dapat memperlancar arus informasi yang dibutuhkan dalam kegiatan berkomunikasi pada Fakultas Ekonomi USU tersebut.

Agar selalu menjalin komunikasi yang baik antara satu dengan yang lainnya mengingat betapa besarnya pengaruh komunikasi dalm meningkatkan produktivitas kerja staf dan karyawan pada Fakultas Ekonomi USU.

DAFTAR PUSTAKA

Effendy, Onong Uchjana. 1998. Ilmu Komunikasi Teori dan Praktek. Bandung : PT. Remaja Rosda Karya

Muhammad, Arni .2009. Komunikasi Organisasi. Jakarta : Bumi Aksara

Mulyana, Deddy. 2005. Ilmu Komunikasi Suatu Pengantar. Bandung : PT. Remaja Rosdakarya.

Panuju, Redi. 2001. Komunikasi Organisasi. Yogyakarta : Pustaka Pelajar

Yuwono, S. 1991. Administrasi Perkantoran, Cetakan ke-14. Yogyakarta : Nur Cahaya

Suranto AW. 2005. Komunikasi Perkantoran. Yogyakarta : Media Wacana

Indra Iman, Siswandi. 2007. Aplikasi Manajemen Perusahaan. Jakarta : Mitra Wacana Media

Werner J. Severin, James W.Tankard Jr. 2008. Teori Komunikasi. Edisi ke-5. Jakarta : Kencana Prenada Media Group

Prof. Deddy Mulyana, M.A.,Ph.D. 2007. Ilmu Komunikasi. Bandung : PT Remaja Rosdakarya

Sutarto. 1991. Dasar-dasar Komunikasi. Yogyakarta : Duta Wacana University Press