Bhakti Pema Renata Simanjuntak : Penerapan Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Kredit Dan Penerimaan Kas Pada PT Yasa Mitra Perdana Cabang Medan, 2009.
USU Repository © 2009
2. Prosedur Penerimaan Kas
Pada dasarnya semua penerimaan uang tunai harus diterima kasir kecuali langsung ke bank dan setiap hari kasir harus menyetor uang yang diterima ke
bank, dan semua bukti penerimaan harus diserahkan ke bagian akuntansi untuk dicatat dalam jurnal penerimaan kas. Dengan demikian ada pemisahan fungsi,
yaitu bagian kasir untuk mengelola fisiknya, dan bagian akuntansi untuk mengelola bukti penerimaannya.
Bagian-bagian yang terlibat dalam penerimaan kas adalah : 1
Bagian Penjualan, bagian ini bertanggung jawab untuk menerima order dari pembeli, mengisi faktur penjualan tunai, dan menyerahkan faktur tersebut
kepada pembeli untuk kepentingan pembayaran harga barang ke fungsi kas. 2
Bagian kas, bertanggung jawab sebagai penerima kas dari pembeli. 3
Bagian gudang, bertanggung jawab untuk menyiapkan barang yang dipesan oleh pembeli, serta menyerahkan barang tersebut ke fungsi pengiriman.
4 Bagian pengiriman, bertanggung jawab untuk membungkus barang dan
menyerahkan barang yang telah dibayar harganya kepada pembeli. 5
Bagian akuntansi, bertanggung jawab sebagai pencatat transaksi penjualan penerimaan kas serta pembuat laporan penjualan.
Sumber penerimaan kas suatu perusahaan biasanya berasal dari pelunasan piutang dari debitur, karena sebagian besar produk perusahaan tersebut dijual melalui
penjualan kredit. Dalam perusahaan tersebut penerimaan kas dari penjualan tunai biasanya merupakan sumber penerimaan kas yang relatif kecil. Untuk menjamin
Bhakti Pema Renata Simanjuntak : Penerapan Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Kredit Dan Penerimaan Kas Pada PT Yasa Mitra Perdana Cabang Medan, 2009.
USU Repository © 2009
diterimanya kas oleh perusahaan, sistem penerimaan kas dari piutang mengharuskan:
a. Debitur melakukan pembayaran dengan cek atau dengan cara pemindah-
bukuan dalam rekening bank giro bilyet. Jika perusahaan hanya menerima kas dalam bentuk cek dari debitur, yang ceknya atas nama perusahaan bukan
atas unjuk, akan menjamin kas yang diterima oleh perusahaan masuk ke rekening giro bank perusahaan. Pemindahbukuan juga akan memberikan
jaminan penerimaan kas masuk ke rekening giro bank perusahaan b.
Kas yang diterima dalam bentuk cek dari debitur harus segera disetor ke bank dalam jumlah penuh.
Jaringan prosedur yang membentuk sistem penerimaan kas dari penjualan kredit adalah :
a. Bagian piutang memberikan daftar piutang yang sudah saatnya ditagih kepada
bagian penagihan. b.
Bagian penagihan melakukan penagihan kepada debitur. c.
Bagian penagihan menerima cek atas nama dan surat pemberitahuan dari debitur.
d. Bagian penagihan menyerahkan cek kepada bagian kasa.
e. Bagian penagihan menyerahkan surat pemberitahuan kepada bagian piutang
untuk kepentingan posting ke dalam kartu piutang. f.
Bagian kasa mengirim kwitansi sebagai tanda penerimaan kas kepada debitur.
Bhakti Pema Renata Simanjuntak : Penerapan Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Kredit Dan Penerimaan Kas Pada PT Yasa Mitra Perdana Cabang Medan, 2009.
USU Repository © 2009
g. Bagian kasa menyetorkan cek ke bank, setelah cek atas cek tersebut dilakukan
endorsement oleh pejabat yang berwenang. h.
Bank perusahaan melakukan kliring atas cek tersebut ke bank debitur.
Untuk lebih memahami bagaimana sesungguhnya prosedur penerimaan kas, dapat dilihat pada Lampiran yakni pada Flowchart 1.2 pada halaman terakhir skprisi ini.
Melalui bagan alir tersebut dapat digambarkan bahwa proses penerimaan kas dimulai dari bagian sekretariat membuat daftar surat pemberitahuan setelah
terlebih dahulu menerima cek dan surat pemberitahuan SP dari debitur. Lalu kemudian mendokumenkan SP, cek berikut daftar surat pemberitahuan dan
menyerahkannya ke bagian kasa. Bagian kasa kemudian meminta tanda tangan endorsement atas cek yang diterima serta membuat bukti kas masuk sebanyak 2
lembar. Bukti kas masuk 1 lembar dikirim ke bagian debitur, sementara 1 lembar bukti kas masuk yang lain beserta surat pemberitahuan dikirim ke bagian piutang.
Sedangkan cek yang diterima disetorkan ke bank, bukti setor yang diterima dijadikan dokumen beserta daftar surat pemberitahuan dan diserahkan ke bagian
jurnal, buku besar dan laporan. Daftar surat pemberitahuan yang diserahkan dicatat dalam jurnal penerimaan kas, kemudian daftar surat pemberitahuan dan
bukti setor yang diterima tersebut diarsipkan permanen disusun berdasarkan nomor urut. Dan terakhir pada bagian piutang, dokumen bukti kas masuk yang
diserahkan bagian kasa dicatat pada kartu piutang dan bersama surat pemberitahuan diarsipkan permanen dan disusun berdasarkan nomor urut. Semua
penjelasan diatas merangkum berbagai macam aktivitas yang terjadi pada siklus
Bhakti Pema Renata Simanjuntak : Penerapan Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Kredit Dan Penerimaan Kas Pada PT Yasa Mitra Perdana Cabang Medan, 2009.
USU Repository © 2009
pendapatan. Adapun poin-poin yang dapat diambil dari pemaparan prosedur penerimaan kas diatas menunjukkan aktivitas-aktivitas Siklus Pendapatan
diantaranya : 1.
Menerima pesanan pelanggan Proses penjualan dimulai dari pelanggan menghubungi departemen penjualan.
Bentuk hubungan itu dapat melalui telepon, surat, atau datang langsung. Departemen penjualan akan menangkap detail seluruh informasi dari kejadian
tersebut dan mencatatnya pada pesanan penjualan. Informasi ini akan menyebabkan terjadinya beberapa kegiatan lainnya.
2. Permintaan kredit
Langkah pertama dari proses penjualan adalah melakukan pengesahan transaksi dengan melalui proses persetujuan kredit untuk pelanggan. Tujuan
dari pengesahan transaksi adalah untuk memastikan bahwa hanya transaksi yang valid yang akan diproses. Departemen kredit merupakan bagian yang
bertugas untuk melakukan pengesahan dari pesanan penjualan. 3.
Mengecek barang Departemen kredit memastikan kebijakan kredit perusahaan dilaksanakan
dengan benar. Saat kredit tersebut sudah disetujui, informasi penjualan akan diteruskan ke departemen penagihan, pergudangan dan pengiriman.
4. Pengkonfirmasian barang
Selanjutnya, mengirimkan barang dagangan, yang harus dilakukan segera setelah persetujuan kredit diperoleh. Jika proses tersebut berjalan terlalu lama,
pelanggan kemungkinan akan membatalkan pesanan dan mencari pemasok
Bhakti Pema Renata Simanjuntak : Penerapan Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Kredit Dan Penerimaan Kas Pada PT Yasa Mitra Perdana Cabang Medan, 2009.
USU Repository © 2009
lainnya. Proses pengiriman akan merekonsiliasi barang yang diterima dari gudang dengan informasi penjualan yang sudah diterima terlebih dahulu.
Langkah ini digunakan untuk memastikan bahwa perusahaan mengirimkan barang yang tepat ke pelanggan. Apabila ditemukan kesalahan, seperti salah
dalam pengambilan barang atau salah dalam kuantitas barang dari gudang, Hal tersebut sudah seharusnya dapat diidentifikasikan pada langkah ini.
Diasumsikan bahwa semua kondisi sudah sesuai dengan pesanan, maka barang dagangan akan dikemas dan dikirimkan melalui perusahaan angkutan
umum ke pelanggan. Kemudian informasi pengiriman akan diteruskan ke proses penagihan.
5. Penagihan ke pelanggan
Proses penagihan ke pelanggan akan mengumpulkan dokumen-dokumen yang relevan dengan transaksi tersebut produk, harga, biaya pengurusan, angkutan,
pajak dan syarat-syarat potongan harga dan menagihkannya ke pelanggan. Informasi ini kemudian akan diteruskan ke proses piutang dan proses
pengawasan persediaan. 6. Catatan piutang
Bagian piutang menerima informasi penagihan dari departemen penagihan dan mencatatnya ke dalam catatanlaporan pelanggan.
7. Pembaharuan laporan persediaan Demikian juga, bagian pengawasan persediaan menggunakan informasi dari
bagia penagihan untuk menyesuaikan data persediaan untuk menggambarkan penurunan persediaan.
Bhakti Pema Renata Simanjuntak : Penerapan Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Kredit Dan Penerimaan Kas Pada PT Yasa Mitra Perdana Cabang Medan, 2009.
USU Repository © 2009
8. Posting ke buku besar umum Secara berkala setiap batch, harian, mingguan, bulanan, tahunan proses
penagihan, piutang, dan pengawasan persediaan melakukan perhitungan rekapitulasi dan meneruskan informasi ini ke proses buku besar umum.
Rekapitulasi ini termasuk total penjualan dari penagihan, total kenaikan jumlah piutang, dan total penurunan persediaan. Berdasarkan informasi
tersebut, buku besar umum melakukan proses ke setiap rekening yang dipengaruhi oleh transaksi penjualan selama periode berjalan. Sebagai
tambahan, proses rekonsiliasi perhitungan-perhitungan rekapitulasi ini dilakukan secara independen untuk dapat mengidentifikasikan kesalahan
pencatatan data. Sebagai contoh, apabila aktivitas penagihan gagal untuk menagih ke pelanggan atau bagian piutang mencatat jumlah yang salah,
ketidaksesuaian perhitungan rekapitulasi yang mereka lakukan dapat ditemukan dalam proses buku besar umum. Namun, bila saldo rekapitulasi
cocok, maka secara keseluruhan proses diasumsikan berjalan dengan benar.
Kebijakan Penjualan Kredit
Penjualan kredit dapat dilakukan karena mendatangkan beberapa manfaat bagi perusahaan yakni diantaranya meningkatkan omset penjualan perusahaan,
dengan meningkatnya penjualan, maka keuntungan juga diharapkan meningkat. Dengan adanya hubungan hutang-piutang, hubungan perusahaan
dengan pelanggan juga menjadi lebih erat. Ada beberapa kebijakan umum yang diterapkan perusahaan sebelum melakukan penjualan kredit. Hal ini
Bhakti Pema Renata Simanjuntak : Penerapan Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Kredit Dan Penerimaan Kas Pada PT Yasa Mitra Perdana Cabang Medan, 2009.
USU Repository © 2009
bertujuan agar tidak ada pihak yang dirugikan selama melakukan hubungan kerja sama.
Menurut Weston dan Brigham 2000:474 bahwa yang menjadi kebijakan penjualan kredit yaitu :
1. Periode kredit yaitu jangka waktu antara terjadinya penjualan hingga
tanggal jatuh tempo pembayaran, misalnya jangka waktu kredit biasa 30, 60 atau 90 hari. Biasanya periode kredit tersebut dikaitkan dengan jangka
waktu yang diperlukan oleh pelanggan untuk menjual persediaanbarang- barang yang dibelinya dari perusahaan.
2. Diskon yang diberikan untuk mendorong pembayaran yang lebih cepat.
Potongan tunai yang diberikan dimaksudkan untuk mendorong para pelanggan agar membayar lebih cepat. Besarnya potongan atau diskon
tersebut ditentukan dengan menganalisis perimbangan biaya dan manfaat dari berbagai persyaratan diskon yang ada.
3. Standar kredit yaitu persyaratan minimum atas kemampuan keuangan dari
para pelanggan agar bisa membeli secara kredit. Standar kredit mengacu pada layak tidaknya seorang pelanggan untuk mendapatkan kredit credit
worthiness. Standar kredit yang diterapkan perusahaan dimaksudkan untuk menentukan pelanggan yang memiliki kemampuan memenuhi
syarat umum kredit dan juga jumlah kredit maksimum untuk setiap pelanggan.
Bhakti Pema Renata Simanjuntak : Penerapan Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Kredit Dan Penerimaan Kas Pada PT Yasa Mitra Perdana Cabang Medan, 2009.
USU Repository © 2009
Sedangkan sebelum melakukan penjualan kredit, pihak kreditur perlu menilai kemampuan dari pemohon kredit untuk menghindari terjadinya kredit macet.
Syahyunan 2004:62 mengemukakan lima kriteria kredit yang sering digunakan untuk menilai kemampuan pemohon kredit yaitu :
1. Karakter Character
Penilaian karakter kepribadian mencoba untuk memperkirakan kejujuran pelanggan untuk memenuhi kewajibannya. Kewajibannya ini berupa
pembayaran kembali atas kredit yang diterima oleh pelanggan sesuai dengan perjanjian yang telah disetujui sebelumnya.
2. Kapasitas Capacity
Penilaian subjektif mengenai kemampuan pelanggan untuk membayar. Kemampuan ini dapat diketahui dari catatan perusahaan di masa lalu
maupun dengan pengamatan terhadap kegiatan usahanya. 3.
Modal Capital Modal dapat dilihat dari analisis laporan keuangan pelanggan secara
umum. Hal ini perlu diketahui karena bila modal suatu perusahaan lebih kecil dibandingkan jumlah hutang berarti perusahaan tersebut tidak likuid
berarti modalnya tidak akan mampu untuk mendukung kelancaran pembayaran kredit dikemudian hari sehingga perusahaan tersebut tidak
layak diberikan fasilitas kredit. 4.
Jaminan Collateral Hendaknya perusahaan terlebih dahulu menilai harta milik pelanggan
dalam bentuk aktiva yang diberikan sebagai jaminan untuk memperoleh
Bhakti Pema Renata Simanjuntak : Penerapan Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Kredit Dan Penerimaan Kas Pada PT Yasa Mitra Perdana Cabang Medan, 2009.
USU Repository © 2009
kredit. Hal ini perlu untuk menjaga agar tidak terjadi kerugian akibat tidak tertagihnya piutang dari pelanggan.
5. Kondisi Conditions
Melihat pengaruh langsung dari keadaan ekonomi pada umumnya serta perkembangan yang terjadi di daerah tertentu atau pada sektor ekonomi
tertentu yang biasa mempengaruhi kemampuan pelanggan untuk memenuhi kewajibannya. Dalam kondisi resesi ekonomi, jumlah
penjualan akan menurun dan hal ini memberi petunjuk untuk lebih berhati- hari dalam memberi kredit.
C. Pengendalian Intern pada Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Kredit dan Penerimaan Kas
