Bahan habis pakai yang Dibutuhkan PT. Mesitechmitra Purnabangun Cabang Duri

2. Fungsi yang Terkait dalam Siklus Pembelian Bahan Habis Pakai Secara Kredit pada PT. Mesitechmitra Purnabangun cabang Duri Fungsi yang terkait dalam siklus pembelian bahan habis pakai secara kredit pada PT. Mesitechmitra Purnabangun cabang Duri adalah sebagai berikut: a. Fungsi Gudang Fungsi gudang pada PT. Mesitechmitra Purnabangun cabang Duri ada di setiap lokasi proyek. Fungsi ini dilakukan oleh bagian material khusus meminta barang yang bertanggung jawab mengajukan permintaan pembelian barang kepada fungsi purchasing ketika bahan habis pakai di gudang proyek menunjukkan jumlah pemesanan kembali. b. Fungsi Pembelian Fungsi pembelian pada PT. Mesitechmitra Purnabangun cabang Duri dilakukan oleh bagian purchasing. Fungsi ini bertanggung jawab untuk mencari informasi mengenai pemasok-pemasok mana saja yang dipilih dalam pengadaan barang, harga barang-barang yang dibutuhkan perusahaan, dan juga membuat surat order pembelian sesuai dengan yang tercantum dalam surat permintaan barang yang akan dikirim ke pemasok yang sudah dipilih. Bagian purchasing juga bertanggung jawab melakukan retur pembelian ke pemasok, jika ada barang yang tidak sesuai dengan pesanan dan juga rusak. c. Fungsi Penerimaan Barang Fungsi penerimaan barang pada PT. Mesitechmitra Purnabangun cabang Duri dilakukan oleh bagian purchasing dan bagian material khusus menerima barang. Fungsi ini bertanggung jawab mengecek kualitas dan kuantitas barang yang dikirim pemasok ke perusahaan. d. Fungsi Otorisasi Fungsi otorisasi pada PT. Mesitechmitra Purnabangun cabang Duri dilakukan oleh: 1 Pimpinan perusahaan bertanggung jawab mengotorisasi bukti kas keluar yang digunakan untuk bukti pelunasan utang ke pemasok. 2 Bagian internal auditor bertanggung jawab mengotorisasi bukti kas keluar yang dibuat oleh bagian accounting pusat Jakarta. 3 Bagian finance bertanggung jawab mengotorisasi bukti kas keluar yang dibuat oleh bagian accounting pusat Jakarta jika bagian finance sudah melunasi utang ke pemasok. 4 Bagian accounting pusat Jakarta bertanggung jawab mengotorisasi bukti kas keluar yang dibuat untuk memproses pelunasan utang. 5 Bagian accounting cabang Duri bertanggung jawab mengotorisasi faktur pembelian dari pemasok. 6 Bagian site manager bertanggung jawab mengotorisasi surat permintaan barang yang dibuat oleh bagian material yang meminta barang. 7 Bagian deputy of regional division bertanggung jawab mengotorisasi surat permintaan barang dan surat order pembelian. 8 Bagian project and data control bertanggung jawab mengotorisasi surat permintaan barang dari bagian material yang meminta barang. 9 Bagian purchasing bertanggung jawab mengotorisasi surat order pembelian dan bukti penerimaan atau pengiriman barang. 10 Bagian material yang menerima barang bertanggung jawab mengotorisasi bukti penerimaan atau pengiriman barang. e. Fungsi Pencatat Fungsi pencatat pada PT. Mesitechmitra Purnabangun cabang Duri dilakukan oleh: 1 Bagian accounting cabang di Duri yang bertanggung jawab memasukkan data pembelian kredit ke dalam aplikasi komputer alfa currency 2005. 2 Bagian accounting pusat Jakarta yang bertanggung jawab memasukkan data pelunasan utang ke dalam aplikasi komputer alfa currency 2005. 3 Bagian general affair bertanggung jawab mencatat bahan habis pakai yang masuk dan keluar dalam gudang proyek perusahaan. f. Fungsi Kas Fungsi kas pada PT. Mesitechmitra Purnabangun cabang Duri dilakukan oleh bagian finance dikantor pusat Jakarta. Fungsi ini bertanggung jawab memproses pelunasan utang ke pemasok. 3. Dokumen yang Digunakan dalam Siklus Pembelian Bahan habis pakai secara Kredit pada PT. Mesitechmitra Purnabangun cabang Duri Dokumen yang digunakan dalam siklus pembelian bahan habis pakai secara kredit pada PT. Mesitechmitra Purnabangun cabang Duri adalah sebagai berikut: a. Surat Permintaan Barang Gambar surat permintaan barang dapat dilihat pada lampiran 1. Dokumen ini merupakan dokumen yang diisi oleh bagian material khusus meminta barang untuk meminta bagian purchasing melakukan pembelian barang dengan jenis, spesifikasi dan jumlah barang. Surat permintaan barang yang asli pada PT. Mesitechmitra Purnabangun cabang Duri ditujukan untuk bagian purchasing . Dokumen tersebut harus diotorisasi terlebih dahulu sebelum diberikan ke bagian purchasing. Dokumen tersebut diotorisasi oleh bagian site manager . Kemudian, dokumen ini juga harus diverifikasi oleh bagian project and data control . Bagian project and data control melakukan analisa operasional apakah barang-barang itu sangat dibutuhkan untuk menunjang jalannya proyek atau tidak. Kemudian, dokumen ini juga harus di cek kembali oleh bagian general affair . Bagian g eneral affair mengecek kembali barang di gudang proyek dengan menggunakan formulir pemeriksaan permintaan barang. Jika sudah mencapai titik pemesanan kembali surat permintaan barang akan diberikan kepada bagian deputy of regional division untuk diotorisasi. Setelah diotorisasi, surat permintaan barang tersebut sudah dapat diajukan ke bagian purchasing untuk dibuat surat order pembelian. Sebelum dikirim ke bagian purchasing , surat tersebut akan digandakan fotocopy sebanyak 2 dua lembar yang kemudian dibagikan kepada: 1 Bagian accounting di kantor cabang Duri, sebagai bukti pemberitahuan bahwa bagian material ada yang meminta pembelian barang. 2 Bagian material yang memesan barang, untuk diarsipkan secara sementara berdasarkan urutan tanggal. Sedangkan, surat permintaan barang yang asli akan di serahkan kepada bagian purchasing , untuk dibuat surat order pembelian. b. Surat Permintaan Penawaran Harga Gambar surat permintaan penawaran harga dapat dilihat pada lampiran 3. Dokumen ini dibuat oleh bagian purchasing dan digunakan untuk meminta penawaran harga barang dari pemasok. Dokumen ini berisi jenis, spesifikasi, kuantitas barang yang diminta kepada perusahaan pemasok. Dokumen ini juga disertai keterangan tentang waktu pengiriman yang diminta oleh perusahaan kepada pemasok. Perusahaan menggunakan dokumen ini dalam pengadaan bahan habis pakai yang bersifat berulangkali terjadi dengan jumlah pengeluaran kas di bawah lima puluh juta rupiah. c. Surat Order Pembelian Gambar surat order pembelian dapat dilihat pada lampiran 5. Pada lampiran 5, surat order pembelian ini digunakan oleh PT. Mesitechmitra Purnabangun pusat Jakarta. Dokumen ini dibuat oleh bagian procurement dan harus diotorisasi oleh bagian procurement dan bagian director. Dokumen ini juga harus diperiksa oleh bagian project control pusat Jakarta. Setelah diperiksa dan diotorisasi, surat order pembelian tersebut langsung dikirim ke pemasok yang sudah dipilih. Setelah mendapat otorisasi oleh pemasok, surat order pembelian ini dikirim kembali ke perusahaan. Surat ini kemudian digandakan fotocopy sebanyak satu lembar. Surat order pembelian yang asli nantinya akan diberikan ke bagian accounting pusat Jakarta bersamaan dengan dokumen-dokumen pembelian lainnya setelah bahan habis pakai sudah sampai di perusahaan. Copy surat order pembelian akan diarsipkan oleh bagian procurement sebagai bukti transaksi pembelian. Dokumen ini digunakan untuk memesan barang kepada pemasok yang sudah dipilih. Sedangkan, surat order pembelian yang digunakan oleh PT. Mesitechmitra Purnabangun cabang Duri dibuat oleh bagian purchasing dan harus diotorisasi oleh bagian purchasing dan bagian deputy of regional division. Dokumen ini juga harus diperiksa oleh bagian project and data control cabang Duri. Setelah diperiksa dan diotorisasi, surat order pembelian tersebut langsung dikirim ke pemasok yang sudah dipilih. Setelah mendapat otorisasi oleh pemasok, surat order pembelian ini dikirim kembali ke perusahaan. Surat ini kemudian digandakan fotocopy sebanyak satu lembar. Surat order pembelian yang asli nantinya akan diberikan ke bagian accounting bersamaan dengan dokumen-dokumen pembelian lainnya setelah bahan habis pakai sudah sampai di perusahaan. Copy surat order pembelian akan diarsipkan oleh bagian purchasing sebagai bukti transaksi pembelian. d. Surat Perubahan Order Pembelian Dokumen ini dibuat oleh bagian purchasing jika ada perubahan jumlah dan spesifikasi barang yang dipesan ke pemasok. Dokumen ini jarang sekali digunakan oleh perusahaan. e. Bukti Pengiriman dan Penerimaan Barang Gambar bukti pengiriman dan penerimaan barang dapat dilihat pada lampiran 7. Dokumen ini dibuat oleh bagian purchasing setelah barang dari pemasok sudah sampai di perusahaan. Dokumen ini harus diotorisasi oleh bagian puchasing, pemasok, dan bagian material yang menerima barang. Setelah diotorisasi, dokumen ini digandakan fotocopy sebanyak dua lembar. Lembar aslinya akan diberikan kepada bagian accounting bersamaan dengan surat order pembelian. Lembar copy akan dibawa oleh bagian material yang menerima barang sebagai bukti bahwa barang sudah dibawa oleh bagian material yang menerima barang. Lembar copy yang lain akan diberikan ke bagian general affair sebagai dasar pencatatan persediaan bahan habis pakai yang ada di gudang proyek. f. Faktur Pembelian Gambar faktur pembelian dapat dilihat pada lampiran 8. Dokumen ini berasal dari pemasok yang berisi informasi mengenai jumlah total harga yang harus dilunasi perusahaan. Dokumen ini harus diserahkan ke bagian accounting di cabang Duri bersama dengan surat order pembelian dan bukti pengiriman dan penerimaan barang. Faktur pembelian harus diotorisasi oleh fungsi accounting , jika sudah sesuai dengan surat permintaan barang, surat order pembelian dan bukti pengiriman dan penerimaan barang. Di dalam dokumen ini juga tercantum nomor rekening pemasok yang digunakan untuk mengirim pelunasan utang dari perusahaan pusat di Jakarta. g. Bukti Kas Keluar Dokumen ini dibuat oleh bagian accounting pusat di Jakarta. Dokumen ini merupakan dokumen permintaan untuk melunasi utang kepada pemasok.dokumen ini diberikan kepada audit internal, pimpinan perusahaan, dan bagian finance untuk diotorisasi dilampiri surat order pembelian, faktur pembelian, dan bukti pengiriman dan penerimaan barang. 5. Catatan Akuntansi yang Digunakan Dalam Siklus Pembelian Bahan habis pakai Secara Kredit pada PT. Mesitechmitra Purnabangun Cabang Duri Catatan akuntansi yang digunakan dalam siklus pembelian bahan habis pakai secara kredit pada PT. Mesitechmitra Purnabangun cabang Duri adalah: a. Jurnal Pembelian PT. Mesitechmitra Purnabangun cabang Duri menggunakan aplikasi komputer alfa currency 2005 dalam mencatat setiap transaksi pembelian yang terjadi di perusahaan. Aplikasi komputer alfa currency 2005 ini secara otomatis akan menghasilkan jurnal pembelian. b. Kartu Utang PT. Mesitechmitra Purnabangun cabang Duri menggunakan aplikasi komputer alfa currency 2005 dalam mencatat setiap transaksi pembelian yang terjadi di perusahaan. Aplikasi komputer alfa currency 2005 ini secara otomatis akan menghasilkan kartu utang. c. Data Stock Barang PT. Mesitechmitra Purnabangun cabang Duri menggunakan aplikasi komputer microsoft excel 2007 dalam mencatat stock barang yang ada di perusahaan. Bagian material yang menerima barang dan bagian general affair menggunakan microsoft excel 2007 untuk mencatat jumlah barang yang masuk maupun keluar. Bila jumlah barang menunjukkan batas minimum, maka hal ini dapat digunakan sebagai dasar untuk mengajukan permintaan pembelian bahan habis pakai. Data stock barang akan disimpan dalam memori komputer, dan bila diperlukan data stock barang dapat dicetak dengan menggunakan printer . d. Formulir Pemeriksaan Permintaan Barang Gambar formulir pemeriksaan permintaan barang dapat dilihat pada lampiran 2. Formulir pemeriksaan permintaan barang ini dibuat oleh bagian general affair secara manual untuk memeriksa bahan habis pakai yang ada di gudang proyek perusahaan. Catatan ini akan diberikan kepada bagian project and data control sebagai bukti ada permintaan pembelian bahan habis pakai. 6. Jaringan Prosedur yang Membentuk Siklus Pembelian Bahan habis pakai Secara Kredit pada PT. Mesitechmitra Purnabangun Cabang Duri. Jaringan prosedur yang membentuk siklus pembelian bahan habis pakai secara kredit pada PT. Mesitechmitra Purnabangun cabang Duri adalah sebagai berikut: a. Prosedur Permintaan Pembelian Dalam prosedur ini, bagian material yang meminta barang mengajukan permintaan pembelian dalam surat permintaan barang kepada bagian purchasing . Bagian material yang meminta barang membuat surat permintaan pembelian yang ditujukan untuk bagian purchasing . Dokumen ini diotorisasi oleh bagian site manager . Kemudian, dokumen ini juga harus diverifikasi oleh bagian project and data control . Bagian project and data control melakukan analisa operasional apakah barang-barang itu sangat dibutuhkan untuk menunjang jalannya proyek atau tidak. Kemudian, dokumen itu juga harus di cek kembali oleh bagian general affair. Bagian General affair mengecek kembali barang di gudang proyek dengan menggunakan formulir pemeriksaan permintaan barang. Jika sudah mencapai titik pemesanan kembali dokumen tersebut diberikan kepada bagian deputy of regional division untuk diotorisasi. Setelah diotorisasi, surat permintaan barang tersebut sudah dapat diajukan ke bagian purchasing untuk dibuat surat order pembelian. Sebelum dikirim ke bagian purchasing , surat tersebut akan digandakan fotocopy sebanyak 2 dua lembar yang kemudian dibagikan kepada bagian accounting di kantor cabang Duri, sebagai bukti pemberitahuan bahwa bagian material ada yang meminta pembelian barang dan bagian material yang memesan barang, untuk diarsipkan secara sementara berdasarkan urutan tanggal. Sedangkan, surat permintaan barang yang asli akan di serahkan kepada bagian purchasing , untuk dibuat surat order pembelian. b. Prosedur Permintaan Penawaran Harga dan Pemilihan Pemasok Dalam prosedur ini bagian purchasing mengirim surat permintaan penawaran harga kepada paling sedikit tiga pemasok untuk memperoleh informasi mengenai harga barang, kuantitas barang dan syarat-syarat pembelian barang. setelah mendapat penawaran harga dari pemasok, bagian purchasing akan membuat perbandingan harga untuk menentukan pemasok yang dipilih sesuai kriteria perusahaan. c. Prosedur Order Pembelian Dalam prosedur ini bagian purchasing mengirim surat order pembelian kepada pemasok yang dipilih. Sebelum dikirim, surat order pembelian harus diperiksa oleh bagian project and data control dan juga diotorisasi oleh bagian deputy of regional division . Setelah diotorisasi, surat order pembelian tersebut langsung dikirim ke pemasok yang sudah dipilih. Setelah mendapat otorisasi dari pemasok, Surat order pembelian ini dikirim kembali ke perusahaan. Surat ini kemudian digandakan fotocopy sebanyak satu lembar. Surat order pembelian yang asli nantinya akan diberikan ke bagian accounting bersamaan dengan dokumen-dokumen pembelian lainnya setelah bahan habis pakai sudah sampai di perusahaan. Sedangkan copy surat order pembelian akan diarsipkan oleh bagian purchasing sebagai bukti transaksi pembelian. d. Prosedur Penerimaan Barang Dalam prosedur ini, bagian purchasing bersama dengan bagian material yang menerima barang, menerima barang disertai dengan surat pengantar barang dan faktur pembelian dari pemasok. Pada saat menerima barang, bagian purchasing bersama dengan bagian material yang menerima barang melakukan pemeriksaan kuantitas dan kualitas barang yang diterimanya untuk mencocokkan apakah sudah sesuai dengan pesanan. Bila barang yang diterima sudah sesuai, maka surat pengantar barang dari pemasok langsung ditanda tangan oleh bagian material yang menerima barang sebagai tanda penerimaan barang dan oleh pemasok sebagai tanda bahwa barang yang dikirim telah diterima. Kemudian surat pengantar barang akan diarsipkan oleh bagian purchasing sebagai bukti transaksi pembelian. Setelah itu bagian purchasing akan membuat bukti pengiriman dan penerimaan barang yang harus ditandatangani oleh bagian purchasing, pemasok dan bagian material yang menerima barang. Setelah diotorisasi, bukti pengiriman dan penerimaan barang itu digandakan fotocopy sebanyak dua lembar. Lembar aslinya akan diberikan kepada bagian accounting bersamaan dengan surat order pembelian. Lembar copy akan dibawa oleh bagian material yang menerima barang sebagai bukti bahwa barang sudah dibawa oleh bagian material yang menerima barang. Lembar copy yang lain akan diberikan ke bagian general affair sebagai dasar pencatatan persediaan bahan habis pakai yang ada di gudang proyek. e. Prosedur Pencatatan Utang Dalam prosedur ini, bagian accounting di cabang Duri membandingkan antara copy surat permintaan barang dengan surat order pembelian yang asli, bukti pengiriman dan penerimaan barang yang asli dan faktur pembelian. Bila tidak ada kekeliruan, bagian accounting akan menandatangani faktur pembelian. Kemudian, bagian accounting memasukkan semua data pembelian yang tertera dalam faktur pembelian ke dalam aplikasi komputer alfa currency 2005 . Secara otomatis jurnal dan kartu utang akan terproses dan data tersebut langsung terkirim ke kantor pusat di Jakarta. Setelah itu, bagian accounting cabang Duir juga akan mengirimkan copy surat permintaan barang dengan surat order pembelian yang asli, bukti penerimaan atau pengiriman barang yang asli dan faktur pembelian ke kantor pusat di Jakarta sebagai bukti pendukung pembayaran utang ke pemasok. Setelah dokumen-dokumen tersebut sampai di Jakarta, bagian accounting pusat di Jakarta akan memeriksa copy surat permintaan barang dengan surat order pembelian yang asli, bukti pengiriman dan penerimaan barang yang asli dan faktur pembelian dari kantor cabang Duri. Kemudian bagian accounting pusat di Jakarta akan membuat bukti kas keluar. Setelah itu, bagian accounting pusat di Jakarta akan memberikan bukti kas keluar, copy surat permintaan barang dengan surat order pembelian yang asli, bukti pengiriman dan penerimaan barang yang asli dan faktur pembelian kepada bagian internal audit perusahaan. Internal Audit akan memeriksa kembali bukti kas keluar beserta dokumen-dokumen pembelian. Bila tidak sesuai, dokumen- dokumen pembelian tersebut akan dikirim kembali ke cabang Duri. Jika sudah sesuai, dokumen-dokumen pembelian tersebut akan diberikan ke pimpinan perusahaan untuk diotorisasi. Setelah mendapat otorisasi dari pimpinan perusahaan, bukti kas keluar dan dokumen pendukung lainnya akan diberikan ke bagian finance untuk proses pelunasan utang. Bagian finance melunasi utang ke pemasok dengan cara men- transfer uang melalui bank. Setelah itu, bagian finance akan mencap lunas bukti kas keluar beserta dokumen pendukungnya. Slip transfer dari bank sebagai bukti pelunasan utang ke pemasok dan dokumen bukti kas keluar beserta dokumen pendukung lainnya akan diberikan kepada bagian accounting pusat Jakarta. Bagian accounting pusat Jakarta akan masukkan data dari dokumen bukti kas keluar beserta dokumen pendukung lainnya ke dalam aplikasi komputer alfa currency 2005 dan diarsipkan secara permanen berdasarkan urutan tanggal. 7. Bagan Alir Siklus Pembelian Bahan habis pakai Secara Kredit pada PT. Mesitechmitra Purnabangun Cabang Duri. Untuk memperoleh gambaran yang lebih jelas mengenai deskripsi prosedur-prosedur dalam siklus pembelian bahan habis pakai secara kredit pada PT. Mesitechmitra Purnabangun cabang Duri, akan dijelaskan lebih lanjut melalui bagan alir flow chart sebagai berikut: mulai membuat surat permintaan barang dengan menggunakan microsoft excel 2007 surat permintaan barang 1 pada saat reorder point terminal arsip surat permintaan barang run updating arsip surat permintaan barang sudah update arsip surat permintaan barang belum update Bagian Material yang Meminta Barang Gambar13: Flow Chart Prosedur Permintaan Pembelian Sumber: Data diolah Bagian site manager 1 surat permintaan barang membaca surat permintaan barang otorisasi ya tidak surat permintaan barang 2 dikembalikan ke bagian material untuk direvisi Gambar13: Flow Chart Prosedur Permintaan Pembelian lanjutan Sumber: Data diolah Bagian project data control 2 surat permintaan barang data project data control arsip barang habis pakai yang dibutuhkan run baca sortasi membandingkan surat permintaan barang dengan data di komputer sesuai otorisasi tidak ya surat permintaan barang 3 dikembalikan ke bagian material untuk direvisi Gambar13: Flow Chart Prosedur Permintaan Pembelian lanjutan Sumber: Data diolah 3 Bagian general affair surat permintaan barang membandingkan surat permintaan barang dengan data di komputer dan memeriksa barang di gudang dengan mengisi formulir pemeriksaan permintaan barang secara manual sesuai otorisasi ya tidak 4 dikembalikan ke bagian material untuk direvisi arsip stock barang run baca sortasi data general affair SPB catatan: FPPB: Formulir Pemeriksaan Permintaan Barang SPB: Surat Permintaan Barang diberikan ke bagian project and data control 5 FPPB Gambar13: Flow Chart Prosedur Permintaan Pembelian lanjutan Sumber: Data diolah Bagian deputy of regional div. 4 surat permintaan barang membaca surat permintaan barang otorisasi tidak ya surat permintaan barang 6 dikembalikan ke bagian material untuk direvisi Gambar13: Flow Chart Prosedur Permintaan Pembelian lanjutan Sumber: Data diolah Bagian Material yang Meminta Barang 6 surat permintaan barang sudah diotorisasi oleh site manager, data control, general affair dan deputy of regional div. memfotocopy surat permintaan barang surat permintaan barang Copy Copy T diberikan ke bagian accounting diberikan ke bagian purchasing 7 8 9 dikeluarkan saat barang sudah sampai di gudang proyek Gambar13: Flow Chart Prosedur Permintaan Pembelian lanjutan Sumber: Data diolah Bagian purchasing surat permintaan barang 1 membuat surat permintaan penawaran harga menggunakan microsoft excel 2007 SPPH dari bagian material yang memesan barang dan sudah diotorisasi oleh site manager, data control, general affair, deputy of regional div. terminal arsip surat permintaan penawaran harga run updating arsip surat permintaan penawaran harga sudah update arsip surat permintaan penawaran harga belum update otorisasi ya tidak diperbaiki kembali surat permintaan penawaran harga surat permintaan barang dikirim ke pemasok 1 catatan: SPPH: Surat Permintaan Penawaran Harga Bagian purchasing surat permintaan barang 1 membuat surat permintaan penawaran harga menggunakan microsoft excel 2007 SPPH terminal arsip surat permintaan penawaran harga run updating arsip surat permintaan penawaran harga sudah update arsip surat permintaan penawaran harga belum update otorisasi ya tidak diperbaiki kembali surat permintaan penawaran harga surat permintaan barang dikirim ke pemasok 1 Bagian purchasing surat permintaan barang membuat surat permintaan penawaran harga menggunakan microsoft excel 2007 SPPH terminal arsip surat permintaan penawaran harga run updating arsip surat permintaan penawaran harga sudah update arsip surat permintaan penawaran harga belum update otorisasi ya tidak diperbaiki kembali surat permintaan penawaran harga surat permintaan barang dikirim ke pemasok T 7 10 dikeluarkan saat barang sampai di perusahaan Gambar 14: Flow Chart Prosedur Penawaran Harga ke Pemasok Sumber: Data diolah membuat perbandingan harga menggunakan microsoft excel 2007 diterima dari pemasok terminal arsip perbandingan penawaran harga run updating arsip perbandingan penawaran harga sudah update arsip perbandingan penawaran harga belum update surat penawaran harga SPH perbandingan harga catatan: PH = Perbandingan Harga SPH = Surat Penawaran Harga Bagian purchasing 11 Gambar 14: Flow Chart Prosedur Penawaran Harga ke Pemasok lanjutan Sumber: Data diolah membuat surat order pembelian dengan menggunakan microsoft excel 2007 SPH PH catatan: PH = Perbandingan Harga SPH = Surat Penawaran Harga 12 memeriksa surat order pembelian otorisasi ya tidak diperbaiki kembali surat order pembelian terminal arsip surat order pembelian run updating arsip surat order pembelian sudah update arsip surat order pembelian belum update Bagian purchasing SPH PH surat order pembelian 11 T Gambar 15: Flow Chart Prosedur Order Pembelian Sumber: Data diolah 12 surat order pembelian data project data control arsip harga barang habis pakai yang dibutuhkan run baca sortasi membandingkan FPPB, surat permintaan barang dan data di komputer sesuai tidak ya 13 Bagian project data control dikembalikan ke bagian purchasing untuk direvisi surat order pembelian T dari bagian general affair catatan: FPPB: Formulir Pemeriksaan Permintaan Barang 5 formulir pemeriksaan permintaan barang FPPB Gambar 15: Flow Chart Prosedur Order Pembelian lanjutan Sumber: Data diolah Bagian deputy of regional div. 13 surat order pembelian membaca surat order pembelian otorisasi tidak ya surat order pembelian 14 dikembalikan ke bagian project and data control untuk diperiksa kembali sesuai dengan ketentuan perusahaan Gambar 15: Flow Chart Prosedur Order Pembelian lanjutan Sumber: Data diolah 14 surat order pembelian dikirim ke pemasok sudah diperiksa diotorisasi oleh project control dan deputy of regional div. surat order pembelian diterima dari pemasok sudah diotorisasi oleh pemasok memfotocopy SOP 1 Copy SOP Bagian purchasing catatan: SOP: Surat Order Pembelian N 15 dikeluarkan saat barang sampai di perusahaan Gambar 15: Flow Chart Prosedur Order Pembelian lanjutan Sumber: Data diolah dari pemasok faktur mengecek barang yang datang dan mencocokkan dengan surat permintaan barang dan surat order pembelian Bagian purchasing sesuai tidak surat pengantar barang 1 bersama dengan bagian material yang menerima barang surat permintaan barang bagian material yang menerima barang mengotorisasi surat pengantar barang; bagian purchasing membuat bukti penerimaan atau pengiriman barang secara manual bersama dengan barang ya faktur SPaB SPB SOP Copy SOP BPPB 16 N ke bagian accounting cabang Duri catatan: SPaB: Surat Pengantar Barang SPB: Surat Permintaan Barang SOP: Surat Order Pembelian BPPB: Bukti Pengiriman dan Penerimaan Barang T SOP Copy SOP 10 15 N 17 Gambar 16: Flow Chart Prosedur Penerimaan Barang dari Pemasok Sumber: Data diolah 16 Bagian purchasing BPPB memfotocopy BPPB BPPB Copy BPPB Copy BPPB ke bagian accounting cabang Duri 19 20 barang dibawa oleh bagian material yang menerima barang ke gudang proyek catatan: BPPB: Bukti Pengiriman dan Penerimaan Barang 18 ke bagian general affair Gambar 16: Flow Chart Prosedur Penerimaan Barang dari Pemasok lanjutan Sumber: Data diolah terminal arsip stock barang run updating arsip stock barang sudah update arsip stock barang belum update 19 mengisi kartu stock barang dengan menggunakan microsoft excel 2007 data stock barang T Bagian material yang Meminta Barang BPPB Copy BPPB Copy catatan: BPPB: Bukti Pengiriman dan Penerimaan Barang SPB: Surat Permintaan Barang SPB 9 Copy SPB Copy membandingkan SPB dan BPPB T dari bagian purchasing Gambar 16: Flow Chart Prosedur Penerimaan Barang dari Pemasok lanjutan Sumber: Data diolah Bagian general affair 20 2 terminal arsip stock barang run updating arsip stock barang sudah update arsip stock barang belum update mengisi arsip stock barang dengan menggunakan microsoft excel 2007 kartu stock barang 2 T BPPB Copy BPPB Copy catatan: BPPB: Bukti Pengiriman dan Penerimaan Barang dari bagian purchasing Gambar 16: Flow Chart Prosedur Penerimaan Barang dari Pemasok lanjutan Sumber: Data diolah Bagian accounting cabang Duri SPB Copy faktur memeriksa faktur dari pemasok dan membandingkan dengan surat permintaan barang, SOP, dan BPPB sesuai otorisasi faktur ya tidak 21 catatan: SPB: Surat Pengantar Barang SOP: Surat Order Pembelian BPPB: Bukti Pengiriman dan Penerimaan Barang diberikan kepada fungsi purchasing untuk ditindak lanjuti sesuai ketentuan perusahaan dari bagian material yang meminta barang dari bagian purchasing BPPB faktur SOP BPPB SPB Copy 8 17 SOP dari bagian purchasing 18 Gambar 17: Flow Chart Prosedur Pencatatan Utang Sumber: Data diolah terminal run updating arsip transaksi pembelian arsip induk kartu utang updated arsip induk jurnal pembelian updated 21 arsip induk jurnal pembelian belum updated arsip induk kartu utang belum updated menginput ke dalam alfa currency 2005 dikirim ke kantor pusat di jakarta beserta arsip pembelian lainnya pada akhir bulan untuk pelunasan utang setelah di otorisasi oleh project and data control, dan deputy of regional div. faktur SOP BPPB surat permintaan barang Copy faktur SOP BPPB SPB Copy catatan: SPB: Surat Pengantar Barang SOP: Surat Order Pembelian BPPB: Bukti Pengiriman dan Penerimaan Barang 22 Bagian accounting cabang Duri Gambar 17: Flow Chart Prosedur Pencatatan Utang lanjutan Sumber: Data diolah Bagian accounting Pusat Jakarta dari kantor cabang Duri membuat bukti kas keluar menggunakan microsoft excel 2007 faktur SOP BPPB bukti kas keluar terminal arsip bukti kas keluar run updating arsip bukti kas keluar sudah update arsip bukti kas keluar belum update faktur SOP BPPB SPB Copy otorisasi BKK ya tidak di revisi kembali 23 catatan: SPB: Surat Permintaan Barang SOP: Surat Order Pembelian BPPB: Bukti Pengiriman dan Penerimaan Barang BKK: Bukti Kas Keluar SPB Copy BKK 22 Gambar 17: Flow Chart Prosedur Pencatatan Utang lanjutan Sumber: Data diolah data internal audit Jakarta arsip data pembelian run baca sortasi

Bagian Internal Audit

faktur SPB SOP BPPB BKK membandingkan data di alfa currency 2005 dengan dokumen-dokumen pembelian dan otorisasi BKK sesuai dan otorisasi ya 23 tidak dikembalikan ke bagian accounting cabang Duri untuk ditindak lanjuti sesuai prosedur perusahaan faktur SPB SOP BPPB Bukti Kas Keluar 24 catatan: SPB: Surat Permintaan Barang SOP: Surat Order Pembelian BPPB: Bukti Pengiriman dan Penerimaan Barang BKK: Bukti Kas Keluar Gambar 17: Flow Chart Prosedur Pencatatan Utang lanjutan Sumber: Data diolah 24 Pimpinan Perusahaan mengecek BKK beserta dokumen pembelian lainnya dan otorisasi BKK 25 otorisasi BKK ya tidak dikembalikan ke bagian internal auditor untuk diperiksa kembali faktur SPB SOP BPPB BKK faktur SPB SOP BPPB BKK catatan: SPB: Surat Permintaan Barang SOP: Surat Order Pembelian BPPB: Bukti Pengiriman dan Penerimaan Barang BKK: Bukti Kas Keluar Gambar 17: Flow Chart Prosedur Pencatatan Utang lanjutan Sumber: Data diolah bagian finance 25 membayar utang ke rekening pemasok melalui bank 26 faktur SPB SOP BPPB BKK faktur SPB SOP BPPB BKK slip transfer dari bank catatan: SPB: Surat Permintaan Barang SOP: Surat Order Pembelian BPPB: Bukti Pengiriman dan Penerimaan Barang BKK: Bukti Kas Keluar Gambar 17: Flow Chart Prosedur Pencatatan Utang lanjutan Sumber: Data diolah T selesai faktur SPB SOP BPPB BKK slip transfer dari bank terminal run updating arsip transaksi pembelian arsip induk kartu utang updated arsip induk jurnal pembelian updated arsip induk jurnal pembelian belum updated arsip induk kartu utang belum updated menginput ke dalam alfa currency 2005 faktur SPB SOP BPPB BKK slip transfer dari bank 26 Bagian accounting Pusat Jakarta catatan: SPB: Surat Permintaan Barang SOP: Surat Order Pembelian BPPB: Bukti Pengiriman dan Penerimaan Barang BKK: Bukti Kas Keluar Gambar 17: Flow Chart Prosedur Pencatatan Utang lanjutan Sumber: Data diolah 8. Unsur Pengendalian Intern Siklus Pembelian Bahan habis pakai Secara Kredit pada PT. Mesitechmitra Purnabangun Cabang Duri Unsur pengendalian intern siklus pembelian bahan habis pakai secara kredit pada PT. Mesitechmitra Purnabangun cabang Duri adalah sebagai berikut: a. Organisasi Dalam struktur organisasi sistem akuntansi pembelian bahan habis pakai secara kredit, PT. Mesitechmitra Purnabangun cabang Duri sudah memiliki pembagian tugas yang tegas antara fungsi gudang, fungsi operasi, fungsi otorisasi, fungsi kas dan fungsi pencatatan. 1 Fungsi Pembelian Terpisah dari Fungsi Penerimaan Barang Pada PT. Mesitechmitra Purnabangun cabang Duri, fungsi pembelian bertanggung jawab melakukan pembelian yang dimulai dari menerima surat permintaan barang dari fungsi gudang yang menjadi dasar dalam membuat surat order pembelian untuk dikirim kepada pemasok. Fungsi pembelian dilakukan oleh bagian purchasing. Sedangkan fungsi penerima barang bertanggung jawab menerima barang dan memeriksa kuantitas serta kualitas barang beserta surat pengantar barang dari pemasok dan faktur pembelian dari pemasok. Fungsi penerima barang dilakukan oleh bagian purchasing bersamaan dengan bagian material yang menerima barang. 2 Fungsi PembelianTerpisah dari Fungsi Akuntansi pencatat Pada PT. Mesitechmitra Purnabangun cabang Duri, fungsi pembelian bertanggung jawab melakukan pembelian barang sesuai dengan yang dibutuhkan oleh fungsi gudang. Fungsi pembelian dilakukan oleh bagian purchasing. Sedangkan, fungsi akuntansi pencatat bertanggung jawab melaksanakan penginputan atas terjadinya transaksi pembelian ke dalam aplikasi komputer perusahaan alfa currency 2005 . Fungsi akuntansi pencatat dilakukan oleh bagian accounting. 3 Fungsi Penerimaan Barang Terpisah dari Fungsi Penyimpanan Barang Pada PT. Mesitechmitra Purnabangun cabang Duri, fungsi penerimaan barang dilakukan oleh bagian purchasing bersama dengan bagian material yang menerima barang. Fungsi gudang penyimpan barang bertanggung jawab menyimpan barang di gudang proyek dan memasukkan data barang yang datang ke dalam aplikasi komputer. Fungsi gudang penyimpan barang dilakukan oleh bagian material yang memesan barang. 4 Transaksi Pembelian Harus Dilaksanakan oleh Lebih dari Satu Orang atau Satu Unit Organisasi PT. Mesitechmitra Purnabangun cabang Duri, melibatkan beberapa unit organisasi dalam melaksanakan transaksi pembelian. Fungsi-fungsi yang terkait yaitu: fungsi gudang, fungsi pembelian, fungsi otorisasi, fungsi penerimaan barang, fungsi pencatat, dan fungsi kas. b. Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan 1Surat Permintaan Pembelian Diotorisasi oleh Fungsi Gudang. Jika jumlah persediaan bahan habis pakai mendekati angka batas minimum, maka bagian material yang memesan barang membuat surat permintaan barang yang ditujukan ke bagian purchasing . Surat permintaan barang tersebut harus diotorisasi oleh bagian site manager, project and data controller, general affair, dan deputy of regional division. 2 Surat Order Pembelian Diotorisasi oleh Fungsi Pembelian atau Pejabat yang Lebih Tinggi. Bagian purchasing menerima surat permintaan barang dari bagian material yang memesan barang, kemudian membuat surat order pembelian. Surat order pembelian pada PT. Mesitechmitra Purnabangun cabang Duri diotorisasi oleh bagian purchasing dan deputy of regional division untuk dikirim ke pemasok. 3 Laporan Penerimaan Barang Diotorisasi oleh Fungsi Penerimaan Barang. Perusahaan menggunakan bukti penerimaan atau pengiriman barang sebagai bukti bahwa barang sudah sampai di perusahaan. Bukti penerimaan atau pengiriman barang diotorisasi oleh bagian purchasing, pemasok, dan bagian material yang menerima barang. 4Bukti Kas Keluar Diotorisasi oleh Fungsi Akuntansi atau Pejabat yang Lebih Tinggi. Bukti kas keluar dibuat oleh bagian accounting pusat di Jakarta. Bukti kas keluar diotorisasi oleh bagian accounting pusat di Jakarta, internal auditor, pimpinan perusahaan, dan bagian finance pusat di Jakarta. 5Pencatatan Terjadinya Utang Didasarkan pada Bukti Kas Keluar yang Didukung dengan Surat Order Pembelian, Laporan Penerimaan Barang, dan Faktur dari Pemasok. Bagian acconting pusat di Jakarta membuat bukti kas keluar yang didasarkan surat order pembelian, bukti penerimaan atau pengiriman barang dan faktur pembelian dari pemasok. 6 Pencatatan ke dalam Kartu Utang dan Register Bukti Kas Keluar Diotorisasi oleh Fungsi Akuntansi. Bagian accounting cabang Duri menggunakan aplikasi komputer alfa currency 2005 untuk mencatat transaksi pembelian yang terjadi di perusahaan. Aplikasi ini menggunakan password. Bagian accounting cabang Duri memiliki password sendiri untuk menjalankan aplikasi ini. Password ini dapat diartikan sebagai bentuk otorisasi oleh bagian accounting cabang Duri.