69
4.2. Metodologi Pengembangan Sistem
4.2.1. Fase Perencanaan Syarat – Syarat
Pada tahap ini dilakukan pengidentifikasian tujuan-tujuan aplikasi sistem informasi akademik berbasis WAP serta untuk
mengidentifikasi syarat-syarat informasi yang ditimbulkan dari tujuan tersebut.
1. Analisa Kebutuhan Masalah
Pada Analisa
kebutuhan masalah,
peneliti melakukan analisa pada sistem yang berjalan kemudian
mencari identifikasi masalah dari kelemahan – kelamahan
yang terdapat pada sistem informasi yang sudah berjalan pada SMP PERWIRA Jakarta, baru kemudian peneliti
memberikan solusi pemecahan masalah pada sistem informasi di SMP PERWIRA Jakarta, lalu mengusulkan
sebuah sistem informasi akademik berbasis WAP yang dapat membantu permasalahan-permasalahan yang etlah di
analisa.
a. Analisa Sistem yang Sedang Berjalan
Sistem yang sedang berjalan di SMP PERWIRA Jakarta dilakukan sebagai berikut :
1 Informasi tentang profil sekolah disebarkan
melalui pembagian selebaran atau brosur
70
kepada masyarakat umum. 2
Selebaran atau undangan rapat diberikan pihak sekolah kepada orang tua atau wali siswa
dengan menitipkannya kepada siswa yang bersangkutan.
3 Informasi tentang jadwal pelajaran yang telah
ditetapkan oleh Tata usaha dan dibuat oleh staf pada selembar kertas yang ditempel pada
setiap kelas, atau bisa juga diberikan langsung kepada wali kelas yang bersangkutan, setelah
itu barulah para siswa dapat melihat jadwal mata pelajaran, informasi ini diberikan pada
saat awal masuk tahun ajaran baru. 4
Informasi tentang ruangan kelas disampaikan pada awal masuk tahun ajaran baru, dengan
menggunakan selembar kertas yang ditempel pada setiap kelas, berisi nama
– nama para siswa yang menempati kelas tersebut.
5 Informasi tentang nilai ujian seperti nilai uts,
uas dan rapor setiap pelajaran diberikan oleh masing
– masing guru pengajar kepada setiap wali kelas, untuk uts diberikan setelah para
siswa selesai melaksanakan uts, nilai ini
71
langsung diberikan oleh guru pengajar langsung yang datanya nanti akan diproses
sehingga menghasilkan nilai rapor, sedangkan informasi
nilai uas
diberikan setelah
melaksanakan ujian akhir semester, nilai rapor dapat dilihat oleh siswa setelah rapor diambil
oleh orang tua atau wali siswa dari wali kelas. 6
Orang tua atau wali siswa harus datang ke sekolah untuk dapat melihat nilai rapor atau
untuk menghadiri rapat untuk membicarakan mengenai hal
– hal yang berhubungan dengan kegiatan belajar
– mengajar. 7
Informasi tentang pembayaran diberikan melalui selembar kertas yang berisi bulan dan
keterangan pembayaran apakah murid tersebut telah melakukan pembayaran atau belum,
proses pembayaran dilakukan di tatausaha kemudian para staf di tata usaha akan
menandatangani kertas
bayaran lalu
dikembalikan lagi
kepada murid
yang bersangkutan.
Bagan alir sistem informasi yang sedang berjalan digambarkan pada Gambar 4.2. dibawah ini.
72
Gambar 4.2. Bagan alir sistem akses informasi yang sedang berjalan
b. Kelemahan Sistem yang Sedang Berjalan
Sebelum menggambarkan sistem informasi yang diinginkan diperlukan analisa terhadap masalah
73
yang diharapkan dapat memenuhi kebutuhan informasi sesuai dengan yang diharapkan. Setelah
menganalisa didapatkan kelemahan dari sistem informasi yang sedang berjalan tersebut, kelemahan
tersebut antara lain : 1
Pengelolaan sistem informasi akademik bersifat manual, seperti brosur, undangan,
lembaran bukti pembayaran, buku rapor rentan terhadap kerusakan dan kehilangan dokumen
– dokumen penting.
2 Informasi akademik hanya dapat dilihat dari
bagian akademik, papan pengumuman dan guru yang bersedia menyampaikan.
3 Orang tua siswa harus datang ke sekolah untuk
pembagian rapor jika orang tua tidak datang maka rapor tidak dapat diambil.
4 Pembayaran dilakukan oleh siswa dan bukti
pembayaran dipegang oleh siswa sehingga memungkinkan
terjadinya penyelewengan
oleh siswa.
74
c. Kelebihan Sistem yang Sedang Berjalan
1 Memiliki struktur dan prosedural yang jelas
dalam perancangan
sistem informasi
akademik. 2
Setiap langkah dalam sistem informasi pendidikan disesuaikan dengan prosedur yang
ada sehingga terdapat kontrol dalam sistem. 3
Informasi yang diberikan pihak sekolah cukup jelas.
d. Permasalahan Sistem yang Sedang Berjalan
Dari kelemahan – kelemahan sistem informasi
yang sedang berjalan maka timbulah permasalahan –
permasalahan yang dihadapi oleh SMP PERWIRA Jakarta, permasalahan tersebut antara lain :
1 Sistem informasi akademik yang digunakan
masih manual, yaitu berupa lembaran rapor, buku bayaran, selebaran serta menggunakan
kertas-kertas yang banyak jumlahnya untuk arsip dokumen, maka akan mengalami
kesulitan dalam
mencarinya dan
juga membutuhkan waktu yang lama untuk mencari
data yang dibutuhkan.
75
2 Untuk melayani dan menyampaikan informasi
akademik dengan jumlah siswa yang banyak diperlukan antrian yang panjang dan memakan
banyak waktu. 3
Untuk dapat melihat nilai rapor orang tua siswa harus datang sendiri kesekolah, jika
tidak maka rapor tidak akan diberikan oleh pihak sekolah. Hal ini tentu saja dapat menyita
waktu orang tua atau wali siswa dan siswa itu sendiri.
4 Pernah
juga beberapa
kali terjadi
penyelewengan dalam pembayaran SPP, orang tua siswa merasa sudah melunasi pembayaran
namun pada ketika akhir semester barulah orang tua diberitahu oleh pihak sekolah jika
ternyata siswa tersebut belum melunasi pembayaran SPP.
e. Solusi Pemecahan Masalah
Dari permasalahan
yang ada
peneliti mengusulkan solusi untuk mengatasi permasalahan
pada sistem yang berjalan pada SMP PERWIRA Jakarta, berikut adalah tabel permasalahan dan solusi
yang diusulkan oleh peneliti.
76
Tabel 4.1. Permasalahan dan solusi yang diusulkan
No. Permasalahan
Solusi Permasalahan
1 Sistem informasi akademik yang digunakan masih manual, yaitu
berupa lembaran rapor, buku bayaran, selebaran serta
menggunakan kertas – kertas yang
banyak jumlahnya untuk arsip dokumen, maka akan mengalami
kesulitan dalam mencarinya dan juga membutuhkan waktu yang
lama untuk mencari data yang dibutuhkan.
Membuat sebuah aplikasi sistem informasi akademik berbasis WAP yang
dapat mendukung akses terhadap informasi akademik secara cepat dan
akurat, dapat dilihat kapan pun dan dimanapun, sehingga dapat memenuhi
kebutuhan siswa, guru dan wali murid dalam mengakses informasi akademik.
2 Untuk melayani dan menyampaikan informasi akademik
dengan jumlah siswa yang banyak diperlukan antrian yang panjang
dan memakan banyak waktu. Pada SMP PERWIRA Jakarta
membutuhkan sebuah aplikasi berbasis WAP sehingga dapat memudahkan
penyampaian informasi tanpa harus mengantri.
3 Untuk melihat nilai rapor orang tua siswa harus datang sendiri
kesekolah, jika tidak maka rapor tidak akan diberikan oleh pihak
sekolah. Hal ini tentu saja dapat menyita waktu orang tua atau wali
siswa dan siswa itu sendiri Membuat sebuah aplikasi sistem
informasi akademik berbasis WAP yang dapat mendukung akses terhadap
informasi rapor yang bisa diakses dimanapun yang dapat memudahkan
orangtua wali murid untuk mendapatkan informasi mengenai hasil belajar anaknya
4 Pernah juga beberapa kali terjadi penyelewengan dalam
pembayaran SPP, orang tua siswa merasa sudah melunasi
pembayaran namun pada ketika akhir semester barulah orang tua
diberitahu oleh pihak sekolah kalau ternyata siswa tersebut belum
melunasi pembayaran SPP. Membuat sebuah aplikasi sistem
informasi akademik yang dapat membantu orang tua atau wali siswa
untuk mengetahui apakah sudah melakukan pembayaran SPP atau belum,
sehingga tidak terjadi lagi hal-hal yang tidak diinginkan
Setelah mendapatkan
solusi pemecahan
masalah maka peneliti mencoba untuk membuat sebuah
aplikasi guna
memudahkan proses
penyampaian informasi akademik SMP PERWIRA Jakarta dengan berbasis WAP.
77
f. Analisa Sistem Yang Diusulkan
Dengan menggunakan
aplikasi sistem
informasi akademik berbasis WAP, orang tua atau wali siswa dapat langsung mengakses informasi
– informasi akademik dengan mudah, orang tua tidak
harus selalu datang kesekolah apabila membutuhkan informasi akademik yang dibutuhkan, sehingga
memudahkan proses
penyampaian informasi
akademik. Berikut pada gambar 4.3. adalah bagan alir
dari sistem yang diusulkan.
78
Gambar 4.3. Bagan alir sistem akses informasi yang diusulkan
2. Tujuan
Kategori