Sistem Pengendalian Intern Atas Aktiva Tetap Pada Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi USU

TUGAS AKHIR

Sistem Pengendalian Intern Atas Aktiva Tetap Pada Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi USU

OLEH :

SENJA RAHAYU A 072103029

PROGRAM STUDI DIPLOMA III KESEKRETARIATAN FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN

LEMBAR PERSETUJUAN TUGAS AKHIR

NAMA : SENJA RAHAYU A

NIM : 072103010

PROGRAM STUDI : D III KESEKRETARIATAN

JUDUL : SISTEM PENGENDALIAN INTERN ATAS

AKTIVA TETAP PADA BAGIAN TATA USAHA FAKULTAS EKONOMI USU

Tanggal: ………….… 2010 Ketua Program Studi D-III Kesekretariatan

(

NIP. 19620513 199203 2 001 Dr. Endang Sulistya Rini, SE, MSi)

Tanggal: ...2010 D e k a n

(

NIP. 19550810 198303 1 004 Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec)

PENANGGUNG JAWAB TUGAS AKHIR

NAMA : SENJA RAHAYU A

NIM : 072103029

PROGRAM STUDI : D III KESEKRETARIATAN

JUDUL : SISTEM PENGENDALIAN INTERN ATAS

AKTIVA TETAP PADA BAGIAN TATA USAHA FAKULTAS EKONOMI USU

Medan, Juni 2010 Menyetujui, Dosen Pembimbing

NIP. 131460767 (Dra. Lisa Marlina M. Si)

KATA PENGANTAR

Puji syukur Penulis panjatkan atas kehadirat ALLAH SWT, karena berkat rahmat dan hidayahNYA penulis dapat menyelesaikan tugas akhir ini. Tak lupa Shalawat beriring Salam kepada junjungan kita Nabi Besar Muhammad SAW, yang kelak kita harapkan Syafa’at nya di Yaumil Mahshar kelak, Amin ya Rabbal Alamin.

Dalam penulisan tugas akhir ini, penulis telah berupaya semaksimal mungkin untuk mendapatkan hasil yang lebih baik dan dapat bermanfaat bagi penulis sendiri dan semua pihak yang memerlukannya. Namun sebagai manusia biasa penulis pasti memiliki keterbatasan dan penulis menyadari masih banyak kekurangan dan jauh dari sempurna dalam penulisan tugas akhir ini. Oleh karena itu, penulis mengharapkan kritik dan saran dari berbagai pihak yang bersifat membangun.

Dalam kesempatan ini, penulis ingin menyampaikan rasa terimakasih atas segala dukungan, pikiran, tenaga, semangat, materi dan juga doa dari semua pihak yang telah membantu penulis menjalani masa perkuliahan dan penyusunan tugas akhir ini kepada:

1. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

2. Ibu Dr. Endang Sulistya Rini, SE, M. Si selaku Ketua Program Studi DIII Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

3. Ibu Dr. Arlina Nurbaity Lubis, SE, MBA selaku Sekretaris Program Studi DIII Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

4. Ibu Dra. Lisa Marlina M. Si selaku dosen pembimbing yang telah memberikan saran dan masukan kepada penulis.

5. Seluruh Dosen dan Staf Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. 6. Kepada Ayahanda Suyono dan Ibunda Parsi serta Adikku Barokah Ajeng

Lestari yang telah memberikan kasih sayang dan selalu mendukung saya. 7. Kepada Abangda Tersayang Syahriza Azri Yang telah memberikan kasih

sayang dan selalu membantu dan mendukung saya.

8. Kepada Teman-teman Seperjuangan diprogram Kessekretariatan 07, terima kasih telah menjadi sahabat baikku selama tiga tahun.

9. Kepada Teman-teman magang kelompok 16 yang selalu mendukung saya. Penulis mengucapkan terimakasih yang sebesar-besarnya dan semoga ALLAH SWT membalas segala kebaikan semua pihak yang mendukung kelancaran dalam penyusunan tugas akhir ini.

Medan, Juni 2010

Penulis

DAFTAR TABEL

NO JUDUL HAL

Tabel 1.1 Jadwal survei dan penulisan laporan tugas akhir 5

DAFTAR GAMBAR

NO JUDUL HAL

Gambar 2.1 Stuktur Organisasi Fakultas Ekonomi USU 12 Gambar 2.2 Pelaporan unit aktiva tetap Fakultas Ekonomi USU 28

DAFTAR ISI

Halaman

KATA PENGANTAR ... i

DAFTAR TABEL ii

DAFTAR GAMBAR iii

DAFTAR ISI ... iv

BAB I. PENDAHULUAN ... 1

A. Latar Belakang Masalah ... 1

B. Rumusan Masalah ... 3

C. Tujuan dan Manfaat Penelitian ... 3

D. Sistematika Penelitian ... 4

1. Jadwal Penelitian ... 4

2. Rencana Isi ... 5

BAB II. PROFIL FAKULTAS EKONOMI USU... 7

A. Sejarah Singkat ... 7

B.Struktur Organisasi & Personalia ... 10

C. Job Description Fakultas Ekonomi ... 13

D.Kegiatan Fakultas Ekonomi USU ... 14

E. Kinerja Kegiatan Terkini ... 15

BAB III. TOPIK PENELITIAN ... 17

A. Pengertian Aktiva Tetap ... 17

B. Penggolongan Aktiva Tetap ... 17

C. Penggolongan Aktiva Tetap FE USU ... 19

D. Cara Perolehan Aktiva Tetap...21

E. Metoda Penyusutan Aktiva Tetap ... 24

F. Penggantian Aktiva Tetap... 27

G. Sistem Pengendalian Internal Aktiva Tetap...29

BAB IV. PENUTUP ... 34

A. Kesimpulan ... 34

B. Saran ... 35

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Perusahaan sebagai suatu organisasi mempunyai berbagai kegiatan tertentu dalam usaha untuk mencapai tujuan organisasi, yang pada umumnya bertujuan untuk menghasilkan laba yang optimal agar dapat mempertahankan kelangsungan hidupnya, memajukan serta mengembangkan usahanya ke tingkat yang lebih tinggi, untuk itu setiap perusahaan/organisasi harus membuat keputusan bisnis yang baik. Keputusan bisnis tersebut dapat dilakukan dengan menggunakan pengendalian internal untuk mengarahkan opersi perusahaan, melindungi aktiva, dan mencegah penyalahgunaan system organisasi yang telah di bentuk.

Setiap Organisasi dalam melaksanakan kegiatan operasionalnya menggunakan sejumlah akiva tetap selain aktiva-aktiva lainnya. Aktiva tetap merupakan harta berwujud (tangible asset) yang memiliki masa manfaat ekonomis lebih dari satu tahun, bernilai material, dan digunakan untuk kegiatan operasi normal Organisasi. Semua aktiva tetap milik Organisasi memerlukan biaya perawatan dan pemeliharan agar dapat digunakan sesuai dengan rencana. Pengeluaran- pengeluaran guna pemeliharaan dan perawatan aktiva tetap tersebut diantaranya dapat menambah masa manfaat aktiva tetap, meningkatkan kapasitas, dan meningkatkan mutu produksinya. Aktiva tetap sangat berpengaruh tehadap berbagai kegiatan operasional Organisasi demi tercapainya efisiensi dan efektivitas kegiatan operasional yang mendukung pencapaian tujuan Organisasi. Oleh karena itu, diperlukan pengendalian dan pengawasan internal yang begitu

besar terhadap aktiva tetap. Pengendalian dan pengawasan tersebut dilakukan untuk melindungi aktiva dari pencurian, penggelapan, penyalahgunaan, atau penempatan aktiva pada lokasi yang tidak tepat. Pengendalian internal juga dapat memberikan jaminan terhadap informasi bisnis yang akurat demi keberhasilan usaha, serta mengupayakan agar anggota Organisasi mematuhi peraturan dan perundang-undangan yang berlaku pada Organisasi.

Pengendalian internal merupakan bagian dari masing-masing sistem yang dipergunakan sebagai prosedur dan pedoman pelaksanaan operasional perusahaan atau organsasi tertentu untuk mengamankan kekayaan, memelihara kecermatan, dan sampai seberapa jauh dapat dipercayanya data akuntansi. Aktiva tetap juga merupakan investasi jangka panjang Organisasi dengan jumlah yang cukup besar. Untuk itu aktiva tetap yang ada pada Organisasi harus benar-benar diperhatikan yaitu dengan melakukan pengendalian dan pengawasan yang baik terhadap aktiva tetap. Dengan adanya pengendalian dan pengawasan tersebut maka Organisasi dapat mengikhtisarkan seluruh aktiva tetap yang dimilikinya yang dapat memberikan keuntungan yang cukup besar bagi Organisasi. Sebaliknya, jika Organisasi tidak melakukan pengendalian dan pengawasan terhadap aktiva tetap Organisasi maka akan mengalami kerugian.

Berdasarkan uraian di atas terlihat jelas begitu besar peran sistem pengendalian internal atas aktiva tetap bagi suatu perusahaan atau Organisasi, maka penulis tertarik untuk mengambil judul dalam tugas akhir yang berjudul ”Sistem Pengendalian Internal atas Aktiva Tetap pada Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara”.

B. Rumusan Masalah

Berdasarkan Uraian Latar Belakang Masalah Maka Rumusan Masalah penelitian ini adalah Bagaimana Pengendalian internal Atas Aktiva tetap pada bagian tata Usaha Fakultas Ekonomi universitas sumatera Utara.

C. Tujuan dan Manfaat Penelitian

Tujuan utama peneliti melakukan penelitian pada Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah untuk mengetahui bagaimana Sistem Pengendalian internal atas Aktiva Tetap pada Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

Manfaat yang dapat diperoleh dari penelitian ini adalah:

1. Sebagai bahan masukan kepada peneliti agar dapat mempelajari secara langsung mengenai sistem pengendalian internal atas aktiva tetap dan dapat menambah ilmu pengetahuan peneliti, serta dapat mengaplikasikan teori-teori yang didapat dari pekuliahan dengan sebenarnya.

2. Sebagai bahan masukan dan pertimbangan bagi peneliti lain yang nantinya dapat bermanfaat sebagai ferensi bagi rekan- rekan mahasiswa untuk menambah ilmu pengetahuannya dan juga dapat bermanfaat bagi rekan-rekan mahasiswa junior dalam membuat paper dalam penelitiannya ditahun-tahun mendatang yang berkaitan dengan sistem pengendalian internal atas aktiva tetap.

3. Sebagai bahan masukan dan pertimbangan bagi Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dalam menentukan kebijakan sistem pengendalian internal aktiva tetap pada masa yang akan datang dari beberapa

literature yang diuraikan beserta saran-saran yang diberikan oleh penulis.

D. Sistematika Penelitian 1. Jadwal Penelitian

Dalam penulisan laporan tugas akhir ini, peneliti membuat jadwal penelitian yang dibuat dalam bentuk tabel yang terdiri dari nomor, kegiatan dan waktu (minggu).

Tabel 1.1 Jadwal survei dan penulisan Laporan Tugas Akhir

NO. KEGIATAN April/MINGGU

I II III IV

A. Persiapan

1 Melaksanakan observasi Pendahuluan √ 2 Bimbingan untuk pelaksanaan TA √

B.Pelaksanaan

3 Bimbingan untuk pengolahan data √

4 Pengolahan data √

C. Pelaporan

5 Bimbingan untuk penulisan bab I √

6 Penulisan bab I (pendahuluan) √

7 Bimbingan untuk penulisan bab II √ 8 Penulisan bab II (profil perusahaan) √ 9 Bimbingan untuk penulisan bab III √ 10 Penulisan bab III (pembahasan) √ 11 Bimbingan untuk penulisan bab IV √ 12 Penulisan bab IV (kesimpulan dan saran) √

13

Bimbingan tahap terakhir

(Penyempurnaan Laporan Tugas Akhir) √ 14 Penyelesaian Laporan Tugas Akhir √

2. Rencana Isi

Untuk mendapatkan gambaran laporan penelitian yang lebih terstruktur dalam penulisan tugas akhir ini, maka peneliti membagi dalam empat bab yaitu bab pendahuluan, profil perusahaan, topik penilitian, penutup.

Pada bab pendahuluan diuraikan latar belakang masalah, rumusan masalah, tujuan dan manfaat penelitian, sistematika penelitian yang terdiri dari jadwal

penelitian dan rencana isi. Pada bab profil perusahaan diuraikan sejarah singkat, struktur organisasi, job description, jaringan usaha/kegiatan, kinerja usaha terkini, dan rencana kegiatan. Pada bab topik penelitian diuraikan pengertian aktiva tetap, penggolongan aktiva tetap, cara perolehan aktiva tetap, metode penyusutan aktiva tetap, penggantian aktiva tetap, dan pengendalian intern aktiva tetap. Pada bab penutup diuraikan kesimpulan, saran.

BAB II

PROFIL FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

A. Sejarah Singkat Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Universitas Sumatera Utara diprakarsai oleh pemuka masyarakat Sumatera Utara dan Aceh dengan membentuk Yayasan USU dan mendirikan Fakultas Kedokteran pada 20 Agustus 1952 sebagai fakultas pertama. Menyusul kemudian Fakultas Hukum, Pertanian, dan Teknik. Sementara Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara pertama kali didirikan oleh Yayasan USU berlokasi di Kutaraja (sekarang kota Banda Aceh) pada tahun 1959. Berhubung Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang berkedudukan di Banda Aceh menjadi bagian dari Universitas Syiah Kuala, pada tahun 1961, USU membuka kembali Fakultas Ekonomi yang berkedudukan di Medan. Penetapan pembukaan dilakukan dengan surat keputusan Menteri Pendidikan Tinggi Republik Indonesia No.64/1961 tanggal 24 November 1961 yang berlaku surut terhitung mulai 1 Oktober 1961. Berdasarkan surat keputusan tersebut, tanggal 24 November diperingati sebagai hari lahir atau Dies Natalis Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

Pada tahun 1975 Akademi Administrasi Niaga Medan (AAN) dipindahkan ke Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara menjadi Pendidikan Ahli Administrasi Perusahaan (PAAP) berdasarkan S.K. Mendikbud Republik Indonesia No.42/U/1975 tanggal 13 Maret 1975. PAAP kemudian menjadi program Diploma Tiga (D-III) dengan tiga program studi, yaitu DIII Keuangan, DIII Akuntansi dan DIII Kesekretariatan. Sehubungan dengan pembaharuan yang dilaksanakan pada pendidikan tinggi dengan S.K. Dirjen Dikti

No.23/Dikti/Kep/1987, No.25/DIKTI/Kep/1987, No.26/DIKTI/Kep/1987 dan S.K Rektor USU No.568/PTO5.H/SK/Q87 tanggal 19 Agustus 1987, pada tanggal 14 September 1987 diadakan serah terima antara Direktur PAAP USU kepada Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara atas pengelolaan PAAP USU. Setelah serah terima maka nama tersebut berubah menjadi Program Diploma III Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Sampai pada saat ini Fakultas Ekonomi mengelola Program S-1 dan Program D-III serta Pendidikan Profesi Akuntansi (PPAK) yang telah menghasilkan tenaga ahli dan Sarjana Ekonomi yang baik dan bermutu. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara di Medan mulai menerima Mahasiswa pada bulan Agustus 1961.

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mengasuh dua jenjang Program Pendidikan, yaitu Program Pendidikan Strata Satu dan Program Pendidikan Diploma Tiga.

Program Pendidikan Strata Satu (S-1) meliput i : 1. Departemen Ekonomi Pembangunan 2. Departemen Manajemen

3. Departemen Akuntansi

Program Pendidikan Diploma Tiga (D-III) meliputi : 1. Program Studi Keuangan

2. Program Studi Akuntansi 3. Program Studi Kesekretariatan

Setelah keluar Peraturan Pemerintah No.56 tahun 2003 tanggal 11 November 2003 Universitas Sumatera Utara sebagai Badan Hukum Milik Negara (BHMN) di mana Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara merupakan satu dari 10 Fakultas dan Program Pascasarjana yang ada pada saat USU menjadi PT BHMN, maka terjadilah perubahan nama jurusan yang ada di Fakultas Ekonomi menjadi Departemen. Setelah menjadi PT BHMN, dengan dibentuknya Fakultas Farmasi dan Fakultas Psikologi pada tahun 2007 USU memiliki 12 fakultas. Dasar

Dalam penyusunan Laporan Kinerja Instansi Pemerintah, Fakultas Ekonomi USU berpedoman kepada surat keputusan Lembaga Administrasi (LAN) No.239/IX/6/8/2003 tanggal 25 Maret 2003 tentang Pedoman Penyusunan Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah dan Instuktur Menteri Pendidikan Nasional No.1/U/2002 perlu disempurnakan.

Undang–undang Sistem Pendidikan Nasional No.20 Tahun 2003 yaitu pendidikan yang bermutu, penguasaan Ilmu Pengetahuan dan Teknologi, serta nilai keimanan dan ketaqwaan, etika dan kepribadian, meningkatkan kualitas jasmani menuju bangsa yang modern.

Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara :

Menjadi salah satu Fakultas Ekonomi terkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi kebutuhan pasar dalam persaingan global

a. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi dalam bidang ilmu ekonomi, manajemen dan akuntansi yang berorientasi pasar. b. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaan dan

peningkatkan kualifikasi dan kualitas dosen.

c. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian dan pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan sumber pendanaan fakultas dalam status PT. BHMN.

d. Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada mahasiswa selaku pelanggan (customer) dan stakeholders lainnya.

e. Meningkatkan jaringan dan kerjasama dengan institusi swasta dan pemerintah serta organisasi porofesional dan lembaga lain yang terkait yang bertaraf nasional dan internasional.

B. Struktur Organisasi & Personalia

Dilihat dari pengertiannya struktur organisasi merupakan suatu susunan kerangka hubungan unit-unit organisasi yang ada pada organisasi mulai dari departemen yang tinggi sampai dengan unit terkecil dengan tugas, fungsi dan wewenang masing-masing. Struktur organisasi diperlukan unutk membedakan batas-batas wewenang dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya hubungan/keterkaitan antara setiap bagian untuyk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Setiap perusahaan pada umumnya baik perusahaan besar maupun perusahaan kecil biasanya mempunyai struktur organisasi yang dipakai tergantung

pada kebijaksanaan dan kebutuhan perusahaan, biasanya semakin besar suatu perusahaan, maka struktur organisasinya semakin meluas dan kompleks sejalan dengan berkembangnya dan luas bidang usaha perusahaan sebagaimana halnya Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

Struktur organisasi di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara menggunakan sistem line and staf yaitu kekuasaan dan tanggung jawab mengalir dengan satu garis, masing-masing bagian bertanggung jawab kepada yang lebih tinggi. Semakin tinggi garis tersebut, maka semakin tinggi pula tanggung jawabnya.

Adapun Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat dilihat pada Gambar 2.1 berikut:

A. Job Description Pada Fakultas Ekonomi USU

Berikut ini akan diuraikan job description dari setiap unit pada bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi USU yang terdiri dari :

1. Bagian Tata Usaha Tugasnya adalah :

a. Menyusun Rencana kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Fakultas.

b. Menghimpun Menelaah Peraturan perundang-undangan di bidang ketatausahaan akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.

c. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan di bidang akademik administrasi umum dan keuangan, kemaasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.

d. Melaksanakan urusan persuratan, kerumahtanggaan, perlengkapan, kepegawaian, keuangan, dan kearsipan.

e. Melaksanakan urusan rapat dinas dan upacara resmi di lingkungan fakultas.

f. Melaksanakan administrasi pendidikan, penelitian dan pengabdian/pelayanan kepada masyarakat.

g. Melaksanakan urusan kemahasiswaan dan hubungan alumni fakultas. h. Melaksanakan pemantauan dan evaluasi kegiatan di lingkungan fakultas. i. Melaksanakan administrasi perencanaan dan pelayanan informasi. j. Melakukan Urusan pengelolahan barang-barang perlengkapan.

k. Mendata Aktiva Tetap yang terdapat dalam fakultas ekonomi sumetera utara.

l. Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat yang berhubungan dengan kegiatan fakultas.

m. Menyusun laporan kegiatan kerja bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan fakultas.

Fakultas adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian atau pelayanan masyarakat dan pembinaan sivitas akademika. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara merupakan sebuah instansi yang menghasilkan jasa pendidikan non-profit (tidak berorientasi pada perolehan laba) seperti perusahaan penghasil jasa pada umumnya yang bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan.

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lebih berorientasi pada pelayanan pendidikan yang bermutu dan berkualitas, melakukan penelitian-penelitian yang bermanfaat bagi ilmu pengetahuan, serta melakukan kegiatan sosial berupa pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan Tri Dharma Perguruan Tinggi yaitu penyelenggaraan pendidikan, pengadaan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat.

Dengan demikian, diharapkan lulusan-lulusan dari Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah lulusan yang mempunyai kualitas yang baik dan mampu bersaing di lapangan pekerjaan nantinya.

C. Kinerja Kegiatan Terkini

Setiap organisasi mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai dengan tujuan organisasi, butuh waktu untuk mencapai itu semua. Begitu juga pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, Fakultas terus berupaya agar tujuan yang telah digariskan oleh Fakultas dapat terwujud. Tidak mudah dalam mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja keras yang tinggi, disiplin, dan loyalitas dalam bekerja.

Pastinya untuk mendorong mencapai hasil yang maksimal diperlukan kinerja yang bermutu dan tepat. Jadi kinerja kegiatan terkini yang dijalankan organisasi adalah menyelenggarakan program pendidikan dan pengajaran terhadap

mahasiswa, melakukan berbagai macam penelitian-penelitian ilmiah khususnya bidang ekonomi yang bermanfaat bagi universitas, mahasiswa dan masyarakat serta melakukan pengabdian kepada masyarakat berupa seminar-seminar kepada masyarakat, memotivasi masyarakat agar dapat hidup lebih layak dan mandiri, kegiatan bakti sosial kepada masyarakat, dan lain sebagainya. Fakultas juga terus melakukan pembinaan terhadap civitas akademika agar dapat menghasilkan sumber daya manusia yang benar-benar memiliki kualitas yang baik.

Kegiatan-kegiatan kerohanian juga sering dilaksanakan fakultas, para civitas akademika selalu memiliki nilai-nilai dan norma-norma keagamaan dalam menjalani hidup, serta selalu bertaqwa kepada Tuhan Yang Maha Esa.

BAB III

TOPIK PENELITIAN

A. Pengertian Aktiva Tetap

Pengertian aktiva tetap menurut Menurut Dunia ( 2005 : 151 ) aktiva tetap adalah aktiva yang diperoleh untuk digunakan dalam kegiatan perusahaan untuk waktu yang lebih dari satu tahun, tidak dimaksudkan untuk dijual kembali dalam kegiatan normal perusahaan, dan merupakan pengeluaran yang nilainya besar atau material. Menurut Soemarso S.R (2005 : 20 ) aktiva tetap adalah aktiva berwujud (tangible fixed assets) yang masa manfaatnya lebih dari satu tahun, digunakan dalam kegiatan perusahaan, dimiliki tidak untuk dijual kembali dalam kegiatan normal perusahaan, serta nilainya cukup besar. Menurut Halim dan Supomo (2001 : 154 ) aktiva tetap adalah kekayaan yang dimiliki dan digunakan untuk beroperasi dan memiliki masa manfaat dimasa yang akan datang lebih dari satu periode anggaran serta tidak dimaksudkan untuk dijual.

B. Penggolongan Aktiva Tetap

Penggolongan Aktiva Tetap Menurut M. Nafarin dalam buku Gondodiyoto dan Herdarti ( 2004 : 371 ), adalah sebagai berikut :

1. Aktiva tetap yang berwujud (tangible fixed assets)

Aktiva tetap berwujud merupakan harta berwujud yang bersifat jangka panjang dalam aktivitas operasi perusahaan, didalamnya meliputi ; tanah, bangunan, perabot, mesin-mesin, dan peralatan lain

yang digunakan untuk menghasilkan atau memudahkan penjualan barang dan jasa.

2. Aktiva tetap tidak berwujud (intangible fixed assets)

Aktiva ini tidak dapat diobservasi atau dilihat secara langsung, didalamnya berbentuk persetujuan, kontrak, atau paten, tetapi harta itu sendiri tidak memiliki eksistensi fisik. Harta tak berwujud termasuk pos-pos seperti hak cipta, paten, goodwill, dan perjanjian monopoli.

Menurut Mulyadi ( 2001 : 593 ) penggolongan aktiva tetap berbagi kedalam beberapa bagian yaitu :

1. Lahan yaitu bidang tanah terhampar yang merupakan tempat bangunan berdiri maupun yang masih kosong. Dalam akuntansi apabila ada lahan yang didirikan bangunan diatasnya harus dipisahkan pencatatannya dari lahan itu sendiri.

2. Gedung yaitu bangunan yang berdiri diatas bumi, baik diatas lahan maupun air. Pencatatanya harus terpisah dari lahan yang menjadi lokasi gedung itu.

3. Mesin yaitu mesin termasuk peralatan yang menjadi bagian dari mesin yang bersaangkutan, sedangkan kendaraan, terdiri dari semua jenis kendaraan seperti alat pengangkutan, truk, mobil, kendaraan roda dua, dan lain-lain.

4. Perabot, terdiri dari perabot kantor, perabot laboratorium yang merupakan isi dari suatu bangunan.

5. Peralatan ( inventaris ), peralatan yang merupakan alat-alat besar yang digunakan dalam perusahaan, seperti: peralatan kantor, peralatan laboratorium, peralatan gudang, dan lain-lain.

6. Prasarana, perusahaan di Indonesia pada umumnya mengklasifikasikan sarana sepert : jalan, jembatan, dan lain-lain.

Menurut Stice, Stice dan Skousen (2004 : 141 ) aktiva tetap dapat digolongkan sebagai berikut :

1. Tanah 2. Bangunan

3. Pengembangan tanah 4. Mesin dan peralatan 5. Kendaraan.

C. Penggolongan Aktiva Tetap Fakultas Ekonomi USU

Aktiva Tetap Pada Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Terdiri dari 4 golongan yaitu :

1. Machineries :

a. Overhead projector b. LCD projector / infocus

2. Tools and Equiptment : a. Alat pemotong kertas b. Lemari es

c. AC ( Window , Split ) d. Kipas angin

e. Televisi f. Dispenser g. Printer

h. Pesawat telepon 3. Furniture and Fixture :

a. Filling kabinet besi b. Brandkas

c. Papan visual / papan nama d. White board

e. Meja kerja besi / metal f. Meja kerja kayu g. Kursi besi / metal h. Kursi kayu i. Meja komputer j. Meja ketik k. Meja telepon l. Meja resepsionis m. Karpet

n. PC unit o. CPU p. Keyboard

q. Lemari penyimpanan r. Lemari besi / metal s. Lemari kayu

4. Installation : a. Elektrik

b. Kabel elektronik c. Kabel komputer

D. Cara Perolehan Aktiva Tetap

Menurut Harahap ( 1999 : 25 ) aktiva tetap dapat diperoleh dengan berbagi cara antara lain :

1. Pembelian tunai

Aktiva tetap yang diperoleh dari pembelian tunai dicatat dalam buku-buku dengan jumlah sebesar uang yang dikeluarkan termasuk harga faktur dan semua biaya yang dikeluarkan agar aktiva tetap tersebut siap untuk dipakai dan semua biaya-biaya di atas dikapitalisasi sebagai harga perolehan aktiva tetap.

2. Pembelian angsuran

Aktiva tetap yang diperoleh dari pembelian angsuran, maka dalam harga perolehan aktiva tetap tidak boleh termasuk bunga yang dalam

kontrak pembelian dapat menyebutkan bahwa pembelian akan dilakukan dalam beberapa kali angsuran ditambah dengan pembayaran bunga.

3. Ditukar dengan surat-surat berharga

Aktiva tetap yang diperoleh dengan cara ditukar dengan saham atau obligasi perusahaan, dicatat dalam buku sebesar harga pasar saham atau obligasi yang digunakan sebagai penukar. Apabila harga pasar saham atau obligasi itu tidak diketahui, harga perolehan aktiva tetap ditentukan sebesar harga pasar aktiva tersebut.

4. Ditukar dengan aktiva tetap yang lain

Aktiva tetap yang diperoleh dengan cara tukar menukar, atau sering disebut “tukar tambah”, dimana aktiva lama digunakan untuk membayar harga aktiva baru, baik seluruhnya atau sebagian serta kekurangannya dibayar tunai. Dalam hal ini, prinsip harga perolehan tetap harus digunakan, yaitu aktiva baru dikapitalisasikan dengan jumlah sebesar harga pasar aktiva lama ditambah uang yang dibayarkan atau dikapitalisasikan sebesar harga pasar aktiva baru yang diterima. Dalam hal pertukaran ini akan dipisahkan menjadi dua yaitu pertukaran aktiva yang tidak sejenis dan pertukaran aktiva tetap yang sejenis.

5. Diperoleh dari hadiah / donasi

Aktiva tetap yang diperoleh dari hadiah / donasi, pencatatannya dilakukan dengan mencatat sebesar harga pasar yang wajar atau berdasarkan penilaian yang dilakukan oleh pihak perusahaan penilai yang independent.

6. Aktiva yang dibuat sendiri

Dalam pembuatan aktiva, semua biaya yang langsung ( biaya variabel ), yaitu bahan dan upah langsung serta overhead pabrik digunkan untuk pembangunan ini harus dikapitalisasi.

Cara Perolehan Aktiva Tetap diFakultas Ekonomi USU

Fakultas memperoleh aktiva tetapnya dengan cara pembelian kredit, dimana menambahkan sejumlah uang untuk membayar bunga yang dikapitalisasikan dari pembelian kredit tersebut. Keuntungan yang diperoleh dari pembelian aktiva tetap secara kredit adalah Fakultas dapat melakukan pembayaran dengan cicilan, sehingga dapat meminimalisasi pengeluaran dana yang seharusnya dilakukan sekaligus. Sedangkan kerugian dari pembelian pembelian aktiva tetap secara kredit adalah fakultas harus membayar sejumlah dana yang ditimbulkan dari pembayaran bunga atas transaksi tersebut. Oleh sebab itu, Fakultas harus dapat mengevaluasi secara cermat dan bijaksana dalam menentukan pembelian aktiva tetap, apakah dilakukan secara kredit ataupun tunai. Selain itu fakulktas juga memperoleh aktiva Tetap dari Pembelian Tunai dan dari hadiah atau donasi.

E. Metode Penyusutan Aktiva Tetap

Menurut Baridwan (2000 : 310 ) penyusutan adalah suatu proses alokasi biaya aktiva berwujud dan merupakan suatu penurunan dalam potensi pelayanan dari aktiva bersangkutan sepanjang umur kegunaaannya. Dari uraian diatas, maka penulis menyimpulkan bahwa penyusutan menurut Zaki Baridwan yaitu proses pengalokasian biaya aktiva tetap berwujud dan penurunan perolehan aktiva selama masa manfaat dari aktiva yang bersangkutan.

Menurut Warren, Reeve, dan Fess ( 2005 : 395 ) penyusutan merupakan kemampuan aktiva tetap untuk menyediakan manfaat dan diidentifikasikan sebagai penyusutan fisik atau penyusutan fungsional antara lain :

1. Penyusutan fisik ( phisical depreciation )

Penyusutan ini terjadi akibat kerusakan dan keusangan ketika digunakan karena pengaruh cuaca.

2. Penyusutan fungsional ( functional depreciation )

Penyusutan ini terjadi jika aktiva tetap yang dimaksud tidak lagi mampu menyediakan manfaat seperti yang diharapkan.

Semua aktiva tetap, kecuali tanah, akan semakin berkurang kemampuannya untuk memberikan jasa bersamaan dengan berlalunya waktu yang mengakibatkan terjadinya penurunan nilai aktiva tersebut. Penurunan tersebut antara lain disebabkan oleh faktor- faktor sebagai berikut :

1. Biaya / harga perolehan aktiva tetap

Biaya yang dimaksud adalah seluruh pengeluaran yang berkaitan dengan perolehan dan penyiapannya untuk dapat digunakan.

2. Nilai residual

Nilai residual merupakan jumlah yang diperkirakan dapat direlisasikan pada saat aktiva sudah tidak digunakan lagi.

3. Masa manfaat

Aktiva tetap selain tanah memiliki masa manfaat terbatas karena faktor-faktor fisik dan fungsional tertentu.

4. Pola penggunaan

Untuk menandingkan harga perolehan aktiva tetap terhadap pendapatan, beban penyusutan periode harus mencerminkan setepat mungkin pola penggunaan.

Menurut Soemarso S.R. ( 2005 : 25 ) metode penyusutan diklasifikasikan sebagai berikut :

a. Metode garis lurus

Dalam metode garis lurus, beban penyusutan dialokasikan berdasarkan berlalunya waktu, dalam jumlah yang sama, sepanjang masa manfaat aktiva tetap.

b. Metode Saldo Menurun

Metode garis lurus menganggap bahwa beban penyusutan akan merata sepanjang umur aktiva tetap dan menghasilkan beban

periodik yang terus menurun sepanjang estimasi umur manfaat aktiva.

c. Metode jumlah angka tahunan

Metode jumlah angka tahunan akan menghasilkan jadwal penyusutan yang sama dengan metode saldo menurun. Jumlah penyusutan akan makin menurun dari tahun ketahun. Tetapi cara perhitungan penyusutan berbeda dengan metode saldo menurun.

d. Metode unit produksi

Dalam metode unit produksi taksiran manfaat dinyatakan dalam kapasitas produksi yang dapat dihasilkan. Kapasitas produksi itu sendiri dapat dinyatakan dalam bentuk unit produksi, jam pemakaian, kilometer pemakaian.

Metode penyusutan yang diterapkan oleh Fakultas Ekonomi USU didasarkan pada PSAP No.7, yaitu metode penyusutan yang digunakan atas aktiva Badan Usaha Milik Negara (BUMN) antara lain metode garis lurus, metode saldo menurun , dan metode unit produksi. Namun pada umumnya cara yang digunakan pemerintah adalah metode garis lurus, karena dinggap lebih sederhana, mudah diterapkan, dan sering digunakan secara luas oleh berbagai instansi. Metode garis lurus menghasilkan jumlah beban penyusutan yang sama setiap tahun sepanjang umur manfaat suatu aktiva tetap. Alasan pemerintah melakukan pencatatannya dengan metode ini ditetapkan dalam undang-undang yaitu Standar Akuntansi

Pemerintahan (SAP) No.24 Tahun 2005 yang mengatur tentang pencatatan pelaporan keuangan akuntansi di tingkat pemerintahan.

Pelaporan unit aktiva tetap dilakukan oleh Departemen Keuangan RI dengan sistematika sebagai berikut :

Gambar 2.2 Pelaporan unit aktiva tetap Fakultas Ekonomi USU Sumber:Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi USU F. Penggantian Aktiva Tetap

Menurut Dunia ( 2005 : 161 ) Cara penggantian aktiva tetap terbagi atas tiga yaitu:

1. Dengan cara dibuang

Dibuang dalam hal ini berarti aktiva dinonaktifkan sebab aktiva tetap tersebut sudah tidak fungsional lagi untuk digunakan dalam menjalankan kegiatan operasional perusahaan serta tidak memiliki nilai residu atau nilai pasar,

Menteri Keuangan sebagai Bendahara Umum Negara

Diknas

Dikti

USU

2. Dengan cara dijual

Penjualan aktiva tetap yang sudah tidak produktif lagi dapat dilakukan secara tunai maupun secara kredit,

3. Dengan cara ditukar dengan aktiva lain

Dalam hal ini peralatan lama ditukar dengan peralatan yang baru yang sama penggunaannya. Jika nilai tukar aktiva lebih besar dari pada nilai buku, maka diperoleh keuntungan.

Penggantian Aktiva Tetap Pada fakultas Ekonomi adalah Berdasarkan Instruksi Menteri Negara Badan Usaha Milik Negara (BUMN) No.1-MBUMN / 2002 / tanggal 29 Januari 2002 tentang Pedoman Kebijakan Pelepasan Aktiva Tetap BUMN, penggantian aktiva tetap pada Fakultas Ekonomi USU tidak dapat dibuang, dijual, ataupun ditukar dengan aktiva lain, karena aktiva tetap merupakan milik pemerintah yang tidak boleh dihilangkan meskipun aktiva tersebut telah usang, rusak, maupun tidak fungsional lagi. Tidak terdapat pemisahan aset-aset Fakultas Ekonomi USU antara unit kerja lainnya. Pencatatan pelaporan dipusatkan di Biro Rektor. Penghapusan aktiva tetap dilakukan atas persetujuan dari Menteri Keuangan.

Menurut Peraturan Menteri Negara BUMN No.1-BUMN/2002/29 Januari 2002 tentang pedoman kebijakan pelepasan aktiva tetap BUMN yaitu :

2. Pelaksanaan pelepasan aktiva tetap yang tidak bermanfaat lagi bagi perusahaan, dapat dilakukan dengan prosedur lelang melalui Kantor Lelang Negara.

3. Untuk mendapatkan calon pembeli yang lebih banyak serta untuk meningkatkan nilai jual dan pelaksanaan penjualan yang lebih transparan, maka diperlukan jasa Balai Lelang Swasta dalam rangka melaksanakan tugas pra lelang tersebut.

4. Harga penjualan ditetapkan berdasarkan harga pasar , sedangkan penentuan harga dasar untuk pelelangan ditetapkan oleh tim yang dibentuk oleh Direksi terdiri dari wakil perusahaan dengan mengikutsertakan instansi terkait, Kantor Kementrian BUMN dengan jumlah keanggotaan sebanyak 8 (delapan) orang. 5. Pelepasan aktiva tetap berupa rumah dan kendaraan bermotor dapat dilepas

tanpa melalui prosedur lelang.

6. Pembayaran pelepasan aktiva tetap adalah dengan cara tunai.

7. Pengecualian lainnya terhadap tata cara penjuala melalui lelang disebut pada butir (1) diatas dapat diajukan kepada Menteri atas dasar pertimbangan penyebaran aktiva dan niali aktiva yang tidak signifikan.

G. Sistem Pengendalian Internal Aktiva Tetap

Menurut Gondodiyoto dan Hendarti ( 2007 : 122 ) Pengendalian internal adalah rencana organisasi dan semua metode serta kebijakan yang terkoordinasi dalam suatu perusahaan untuk mengamankan kekayaan, menguji ketepatan dan sampai berapa jauh data akuntansi dapat dipercaya, menggalakkan efisiensi usaha serta mendorong ditaatinya kebijaksanaan pimpinan yang telah digariskan.

Sistem pengendalian internal atau internal control meliputi evaluasi (menilai) atas pelaksanaan pekerjaan dengan cara membandingkan realisasi dengan rencana, dan melakukan tindakan perbaikan apabila dipandang perlu (jika ada penyimpangan yang merugikan). Misalnya meliputi persetujuan, pemisahan antara fungsi operasional penyimpangan dan pencataan, serta pengawasan fisik atas kekayaan. Hal ini dimaksudkan untuk menjamin kebenaran data akuntansi, mengamankan harta kekayaan dan catatan pembukuannya, dalam upaya meningkatkan efisiensi usaha, serta mondorong ditaatinya kebijakan yang telah ditetapkan oleh pihak manajemen.

Menurut Information System Audit and control Association ( ISACA, dalam Cangemi, 2003 : 65 ) internal control adalah the policies, procedures, practice

and organizational structures, designed to provide reasonable assurance that business objective will be achieved and that events will be prevented, or detected, and corrected.

Menurut Hartadi ( 1999 : 3 ) Pengendalian internal meliputi 2 hal yaitu pengendalian internal bidang akuntansi dan pengendalian internal bidang administrasi.

1. Pengendalian akuntansi

Pengendalian akuntansi yaitu meliputi rencana organisasi, metode dan ukuran, prosedur-prosedur serta catatan-catatan yang dikoordinasikan terutama untuk menjamin kekayaan organisasi dan mengecek ketentuan dan keandalan data organisasi.

2. Pengendalian administrasi

Pengendalian administrasi yaitu meliputi rencana organisasi serta prosedur-prosedur dan catatan-catatan yang berhubungan dengan proses pembuatan keputusan yang mengarah kepada tindakan manajemen untuk menyetujui atau memberi wewenang.

Dari uraian diatas, maka peneliti menyimpulkan pengertian pengendalian internal adalah evaluasi secara menyeluruh yang dilakukan oleh suatu organisasi dengan cara membandingkan antara prosedur- perosedur yang telah dibuat oleh manajemen suatu oraganisasi dengan keadaan yang sebenarnya yang telah dilaksanakan oleh organisasi tersebut, apakah kegiatan operasional telah dilaksanakan dengan baik atau terdapat penyimpangan yang dapat merugikan organisasi.

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara melakukan pengendalian intern atas aktiva tetapnya sebagai berikut :

1. Pengendalian melalui persetujuan ( authorization control )

Pemberian persetujuan atas peminjaman aktiva tetap biasanya dilakukan dengan persetujuan Kepala Tata Usaha Fakultas Ekonomi USU.

2. Pengendalian terhadap gerak-gerik fisik

Jika terdapat aktiva yang rusak maupun telah usang sehingga habis manfaatnya atau tidak dapat dipakai lagi , maka Fakultas Ekonomi USU melakukan sejumlah prosedur–prosedur atau peraturan-peraturan yang

dilakukan sehubungan untuk melindungi aktiva tetapnya. Misalnya, terdapat aktiva yang telah rusak, maka akan dilaporkan kepada Bagian Perlengkapan Fakultas Ekonomi USU untuk perlakuan tidak lanjut atas aktiva tersebut. Namun biasanya aktiva yang dapat diperbaiki akan direparasi terlebih dahulu oleh teknisi.

3. Pemberian nomor urut

Aktiva tidak diberikan nomor urut, melainkan diberi cap Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara agar pengendalian internal baik dokumen maupun aktiva dapat berjalan efektif.

4. Prosedur atas pengendalian internal

Kepala Bagian Tata Usaha USU melakukan bimbingan ataupun lokakarya bagi seluruh staf-staf berupa prosedur-prosedur dan pelatihan-pelatihan tentang cara pengoperasian aktiva tetap. Departemen mengembangkan dan menerapkan sistem kepemimpinan yang bersifat kolegial yang pada prinsipnya berorientasi pada kebersamaan. Setiap rencana kegiatan dan pelaksanaan program departemen selalu dibangun melalui pembahasan pada rapat-rapat departemen, sehingga proses akuntabilitas atas pengelolaan dan koordinasi pelaksanaan tugas dapat berjalan dengan baik .

5. Pemeriksaan secara fisik atas kekayaan perusahaan

Bagian Tata Usaha melakukan perhitungan fisik secara berkala dengan melihat langsung kekayaan fakultas dengan membandingkan aktiva yang dihitung dengan catatan yang bersangkutan sebagai pengendalian dasar untuk

mengetahui kebenaran kelengkapan dan ketepatan. Pemeriksaan biasanya dilakukan setahun sekali pada akhir periode.

Pengendalian internal atas aktiva tetap meliputi penjagaan dan pencatatan akuntansi aktiva tetap yang memadai yang dimiliki organisasi untuk mendorong efisiensi dan dipatuhinya kebijakan manajemen. Penjagaan dari aktiva tetap meliputi :

1. Memberikan tanggung jawab kepada seseorang atas aktiva tetap tersebut. 2. Memisahkan tugas antara orang yang menjaga dengan orang yang melakukan

pencatatan aktiva tetap tersebut.

3. Memiliki asuransi aktiva tetap terhadap kejadian –kejadian tertentu seperti kebakaran, pencurian, dan lain-lain.

4. Melakukan pembinaan kepada orang-orang yang menggunakan aktiva tetap tersebut agar mereka dapat secara benar pengoperasikan aktiva tetap tersebut. 5. Adanya program pemeliharaan dan perbaikan yang teratur.

6. Melindungi aktiva tetap dari hujan, panas, dan sebagainya.

7. Mempertinggi keamanan di wilayah tersebut,misalnya orang-orang yang tidak berhubungan tidak diperbolehkan masuk ke daerah tersebut.

BAB IV PENUTUP

A. Kesimpulan.

Berdasarkan hasil penelitian terhadap Pengendalian Internal Aktiva Tetap pada Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi USU, maka dapat disimpulkan sebagai berikut :

1. Aktiva tetap yang dimiliki Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi USU merupakan Aset Negara.

2. Metode penyusutan yang dilakukan atas aktiva tetap Bagian Tata Usaha fakultas Ekonomi USU didasarkan pada PSAP No.7 yaitu metode penyusutan yang digunakan atas aktiva Badan Usaha Milik Negara (BUMN) antara lain metode garis lurus, metode saldo menurun, dan metode unit produksi. Namun pada umumnya cara yang digunakan pemerintah adalah metode garis lurus.

3. Penggantian aktiva tetap yang dilakukan Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi USU didasarkan pada Instruksi Menteri Negara BUMN No.1-BUMN/2002/29 Januari 2002 tentang Pedoman Kebijakan Pelepasan Aktiva Tetap BUMN yaitu aktiva tetap tidak dapat dibuang, dijual, ataupun ditukar dengan aktiva lain, karena aktiva tetap merupakan milik pemerintah yang tidak boleh dihilangkan meskipun aktiva tersebut telah usang, rusak maupun tidak fungsional lagi.

4. Sistem pengendalian internal yang dilakukan pada Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi USU telah dilaksanakan dengan baik, dimana aktiva yang

keluar dan masuk harus melalui izin Kepala Bagian Tata Usaha. Tata Usaha mengembangkan dan menerapkan sistem kepemimpinan yang pada prinsipnya berorientasi pada kebersamaan. Setiap rencana kegiatan dan pelaksanaan program tata usaha selalu dibangun melalui pembahasan pada saat rapat-rapat bagian, sehingga proses akuntabilitas pelaksanaan tugas dapat berjalan dengan baik.

B. Saran

Untuk menambah manfaat penulisan tugas akhir ini, maka peneliti mencoba memberikan saran sesuai dengan kemampuan yang dimiliki antara lain :

1. Pengawasan internal terhadap aktiva tetap departemen harus lebih ditingkatkan, misalnya dengan membentuk penggunaan daftar pengendalian atas aktiva tetap dan pengelompokan atau pengendalian jumlah aktiva departemen secara rinci.

2. Tidak diungkapkan secara jelas mengenai metode penyusutan yang digunakan oleh tata usaha. Dalam hal ini tata usaha hanya melandaskan perhitungan berdasarkan ketetapan pemerintah, seharusnya tata usaha membuat perhitungan sendiri atas aktiva tetap yang dimiliki, sehingga tata usaha memliliki estimasi sendiri atas aktiva tetapnya.

DAFTAR PUSTAKA

Dunia, Firdaus A.2005. Pengantar Akuntansi, Buku Satu, Edisi 2, Penerbit : Fakultas Ekonomi UI, Jakarta.

Mulyadi. 2001. Sistem akuntansi, Edisi 1, Cetakan Tiga, Penerbit : Salemba Empat, Jakarta.

Harahap, Syafri Sofyan. 1993. Teori Informasi, Edisi Revisi, Penerbit : PT.Raja Grafindo Persada.

Stice, Eral K,James D Stice, K Fred Skousen. 2005. Intermediate Accounting, Buku Satu, Edisi 15, Penerbit : Salemba Empat, Jakarta.

Moekijat.1995. Tata Laksana Kantor manajemen Perkantoran. Cetakan 7, Penerbit : Mandar Maju, Bandung

Gondodiyoto, Sanyoto dan Henny Herdarti.2007. Audit Sistem Informasi

Lanjutan, Edisi 1, Penerbit : Mitra Wacana Media, Jakarta

Hartadi, Bambang.1999.Sistem Pengendalian intern, Edisi 3, Penerbit : BPFE, Yogyakarta.

/HASHO15b/fg52325c.dir/ doc.pdf.

2. Pengendalian administrasi

Pengendalian administrasi yaitu meliputi rencana organisasi serta prosedur-prosedur dan catatan-catatan yang berhubungan dengan proses pembuatan keputusan yang mengarah kepada tindakan manajemen untuk menyetujui atau memberi wewenang.

Dari uraian diatas, maka peneliti menyimpulkan pengertian pengendalian internal adalah evaluasi secara menyeluruh yang dilakukan oleh suatu organisasi dengan cara membandingkan antara prosedur- perosedur yang telah dibuat oleh manajemen suatu oraganisasi dengan keadaan yang sebenarnya yang telah dilaksanakan oleh organisasi tersebut, apakah kegiatan operasional telah dilaksanakan dengan baik atau terdapat penyimpangan yang dapat merugikan organisasi.

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara melakukan pengendalian intern atas aktiva tetapnya sebagai berikut :

1. Pengendalian melalui persetujuan ( authorization control )

Pemberian persetujuan atas peminjaman aktiva tetap biasanya dilakukan dengan persetujuan Kepala Tata Usaha Fakultas Ekonomi USU.

2. Pengendalian terhadap gerak-gerik fisik

Jika terdapat aktiva yang rusak maupun telah usang sehingga habis manfaatnya atau tidak dapat dipakai lagi , maka Fakultas Ekonomi USU melakukan sejumlah prosedur–prosedur atau peraturan-peraturan yang

dilakukan sehubungan untuk melindungi aktiva tetapnya. Misalnya, terdapat aktiva yang telah rusak, maka akan dilaporkan kepada Bagian Perlengkapan Fakultas Ekonomi USU untuk perlakuan tidak lanjut atas aktiva tersebut. Namun biasanya aktiva yang dapat diperbaiki akan direparasi terlebih dahulu oleh teknisi.

3. Pemberian nomor urut

Aktiva tidak diberikan nomor urut, melainkan diberi cap Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara agar pengendalian internal baik dokumen maupun aktiva dapat berjalan efektif.

4. Prosedur atas pengendalian internal

Kepala Bagian Tata Usaha USU melakukan bimbingan ataupun lokakarya bagi seluruh staf-staf berupa prosedur-prosedur dan pelatihan-pelatihan tentang cara pengoperasian aktiva tetap. Departemen mengembangkan dan menerapkan sistem kepemimpinan yang bersifat kolegial yang pada prinsipnya berorientasi pada kebersamaan. Setiap rencana kegiatan dan pelaksanaan program departemen selalu dibangun melalui pembahasan pada rapat-rapat departemen, sehingga proses akuntabilitas atas pengelolaan dan koordinasi pelaksanaan tugas dapat berjalan dengan baik .

5. Pemeriksaan secara fisik atas kekayaan perusahaan

Bagian Tata Usaha melakukan perhitungan fisik secara berkala dengan melihat langsung kekayaan fakultas dengan membandingkan aktiva yang

mengetahui kebenaran kelengkapan dan ketepatan. Pemeriksaan biasanya dilakukan setahun sekali pada akhir periode.

Pengendalian internal atas aktiva tetap meliputi penjagaan dan pencatatan akuntansi aktiva tetap yang memadai yang dimiliki organisasi untuk mendorong efisiensi dan dipatuhinya kebijakan manajemen. Penjagaan dari aktiva tetap meliputi :

1. Memberikan tanggung jawab kepada seseorang atas aktiva tetap tersebut. 2. Memisahkan tugas antara orang yang menjaga dengan orang yang melakukan

pencatatan aktiva tetap tersebut.

3. Memiliki asuransi aktiva tetap terhadap kejadian –kejadian tertentu seperti kebakaran, pencurian, dan lain-lain.

4. Melakukan pembinaan kepada orang-orang yang menggunakan aktiva tetap tersebut agar mereka dapat secara benar pengoperasikan aktiva tetap tersebut. 5. Adanya program pemeliharaan dan perbaikan yang teratur.

6. Melindungi aktiva tetap dari hujan, panas, dan sebagainya.

7. Mempertinggi keamanan di wilayah tersebut,misalnya orang-orang yang tidak berhubungan tidak diperbolehkan masuk ke daerah tersebut.

BAB IV PENUTUP

A. Kesimpulan.

Berdasarkan hasil penelitian terhadap Pengendalian Internal Aktiva Tetap pada Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi USU, maka dapat disimpulkan sebagai berikut :

1. Aktiva tetap yang dimiliki Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi USU merupakan Aset Negara.

2. Metode penyusutan yang dilakukan atas aktiva tetap Bagian Tata Usaha fakultas Ekonomi USU didasarkan pada PSAP No.7 yaitu metode penyusutan yang digunakan atas aktiva Badan Usaha Milik Negara (BUMN) antara lain metode garis lurus, metode saldo menurun, dan metode unit produksi. Namun pada umumnya cara yang digunakan pemerintah adalah metode garis lurus.

3. Penggantian aktiva tetap yang dilakukan Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi USU didasarkan pada Instruksi Menteri Negara BUMN No.1-BUMN/2002/29 Januari 2002 tentang Pedoman Kebijakan Pelepasan Aktiva Tetap BUMN yaitu aktiva tetap tidak dapat dibuang, dijual, ataupun ditukar dengan aktiva lain, karena aktiva tetap merupakan milik pemerintah yang tidak boleh dihilangkan meskipun aktiva tersebut telah usang, rusak maupun tidak fungsional lagi.

keluar dan masuk harus melalui izin Kepala Bagian Tata Usaha. Tata Usaha mengembangkan dan menerapkan sistem kepemimpinan yang pada prinsipnya berorientasi pada kebersamaan. Setiap rencana kegiatan dan pelaksanaan program tata usaha selalu dibangun melalui pembahasan pada saat rapat-rapat bagian, sehingga proses akuntabilitas pelaksanaan tugas dapat berjalan dengan baik.

B. Saran

Untuk menambah manfaat penulisan tugas akhir ini, maka peneliti mencoba memberikan saran sesuai dengan kemampuan yang dimiliki antara lain :

1. Pengawasan internal terhadap aktiva tetap departemen harus lebih ditingkatkan, misalnya dengan membentuk penggunaan daftar pengendalian atas aktiva tetap dan pengelompokan atau pengendalian jumlah aktiva departemen secara rinci.

2. Tidak diungkapkan secara jelas mengenai metode penyusutan yang digunakan oleh tata usaha. Dalam hal ini tata usaha hanya melandaskan perhitungan berdasarkan ketetapan pemerintah, seharusnya tata usaha membuat perhitungan sendiri atas aktiva tetap yang dimiliki, sehingga tata usaha memliliki estimasi sendiri atas aktiva tetapnya.

DAFTAR PUSTAKA

Dunia, Firdaus A.2005. Pengantar Akuntansi, Buku Satu, Edisi 2, Penerbit : Fakultas Ekonomi UI, Jakarta.

Mulyadi. 2001. Sistem akuntansi, Edisi 1, Cetakan Tiga, Penerbit : Salemba Empat, Jakarta.

Harahap, Syafri Sofyan. 1993. Teori Informasi, Edisi Revisi, Penerbit : PT.Raja Grafindo Persada.

Stice, Eral K,James D Stice, K Fred Skousen. 2005. Intermediate Accounting, Buku Satu, Edisi 15, Penerbit : Salemba Empat, Jakarta.

Moekijat.1995. Tata Laksana Kantor manajemen Perkantoran. Cetakan 7, Penerbit : Mandar Maju, Bandung

Gondodiyoto, Sanyoto dan Henny Herdarti.2007. Audit Sistem Informasi Lanjutan, Edisi 1, Penerbit : Mitra Wacana Media, Jakarta

Hartadi, Bambang.1999.Sistem Pengendalian intern, Edisi 3, Penerbit : BPFE, Yogyakarta.

/HASHO15b/fg52325c.dir/ doc.pdf.