Efisiensi Kerja Pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

TUGAS AKHIR

EFISIENSI KERJA PADA BAGIAN KEMAHASISWAAN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS

SUMATERA UTARA

OLEH :

MARSELLA DOLOKSARIBU 082103042

PROGRAM STUDI DIPLOMA III KESEKRETARIATAN FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN

NAMA : MARSELLA DOLOKSARIBU LEMBAR PERSETUJUAN TUGAS AKHIR

NIM : 082103042

PROGRAM STUDI : DIPLOMA III KESEKRETARIATAN

JUDUL : EFISIENSI KERJA PADA BAGIAN

KEMAHASISWAAN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

Tanggal…….. Juli 2012 Ketua Program Studi D-III Kesekretariatan

( Dr.Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM ) NIP. 19741012 200003 2 003

Tanggal Maret 2011 Dekan Fakultas Ekonomi

NIP. 19550810 198303 1 004

NAMA : MARSELLA DOLOKSARIBU PENANGGUNG JAWAB TUGAS AKHIR

NIM : 082103042

PROGRAM STUDI : DIPLOMA III KESEKRETARIATAN

JUDUL : EFISIENSI KERJA PADA BAGIAN

KEMAHASISWAAN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

Medan,……. Juli 2012 Menyetujui Pembimbing,

NIP . 19830119 200604 1 001

(Doli Mhd. Ja’far Dalimunthe, SE, M. Si)

KATA PENGANTAR

Dengan mengucapkan puji dan syukur kepada Tuhan Yesus Kristus, yang telah melimpahkan berkat dan rahmatnya kepada penulis sehingga dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini sesuai dengan sehat walafiat. Tugas akhir ini dibuat dengan tujuan untuk melengkapi salah satu syarat dalam menyelesaikan perkuliahan pada program studi Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

Penulis menyadari sepenuhnya bahwa Tugas Akhir ini jauh dari kesempurnaan dan masih banyak kekurangan akibat keterbatasan pengetahuan yang penulis miliki. Untuk itu, penulis dengan kerendahan hati menerima masukan berupa kritik dan saran yang sifatnya membangun guna perbaikan dan penyempurnaan Tugas Akhir ini. Dalam penyelesaian Tugas Akhir ini penulis banyak mendapat bantuan dari berbagai pihak, baik itu berupa saran dan bimbingan. Maka pada kesempatan ini penulis ingin mengucapkan banyak terima kasih yang kepada :

1. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

2. Ibu Dr. Beby Karina Fawzeea, SE, Msi selaku ketua Departemen Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

3. Bapak Doli Mhd. Ja’far Dalimunthe, SE, M. Si selaku dosen pembimbing mata kuliah skripsi minor.

4. Bapak Syafrizal Helmi Situmorang, SE, M. Si Selaku Penasehat Akademik. 5. Seluruh dosen dan staf pegawai Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. 6. Teristimewa untuk kedua orang tua penulis yang teramat sangat penulis sayangi

yang merupakan motivasi terbesar penulis, terimaksih (Alm) Ayahanda B. Doloksaribu dan T. Purba dengan kasih sayangnya yang ikhlas telah membesarkan, mendidik dan memberikan dukungan moril dan meteril serta limpahan kasih sayang dan doa yang tiada henti serta pengorbanannya yang begitu besar dan tidak ternilai mulai dari penulis belajar hingga dapat menyelesaikan pendidikan perkuliahan di Program Studi Diploma-III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Semoga jerih payah penulis ini dapat menjadi penyejuk kelelahan hati ayahanda dan bunda selama ini.

7. Kepada adik penulis ( Vivi, Anna, Adelina, Ito ) yang telah memberikan do’a, motivasi, semangat, dan perhatiannya kepada penulis dalam menyelesaikan tugas akhir ini. Belajarlah yang rajin untuk mencapai cita – cita kalian agar berguna bagi Nusa, Bangsa, Agama, dan Orang Tua.

8. Buat yang spesial Tamba simarmata, terimahkasih atas dukungan dan semangat yang diberikan kepada penulis sehingga dapat menyelesaikan TA ini.

9. Buat sahabat ku Ardinata simangungsong ( Black ), putri ( tanjong ), evida, trimakasih atas semangat, motifasi dan bantuan-bantuan yang banyak kalian berikan kepada penulis. Kalian akan tetap menjadi sahabat yang penulis sayangi. 10.Teman-temanku di Program Studi Diploma III Kesekretariatan Stambuk 2008

tak bisa penulis sebutkan satu-persatu trimakasih untuk pertemanan kita selama di perkuliahan, banyak suka duka yang telah kita lewati bersama, mudah-mudahan itu menjadi kenangan termanis yang tak terlupakan dan kelak kita bisa sukses bersama-sama.

11.Buat saudara-saudara yang penulis sayangi bibik-bibik, pak tengah,abang-abangku, kakak, sepupu, mami dan mama penulis terimakasih untuk motivasi dan semangat yang banyak kalian berikan kepada penulis, mudah-mudahan kelak penulis menjadi orang yang berguna seperti yang selalu kalian katakan.

12.Buat teman-teman magang kelompok delapan Ridwan, dila, manda, liza dan chairul terimakasih atas pertemanan kita selama dua stengah bulan dan terimakasih juga atas kerjasama kita selama magang berlangsung banyak pengalaman baru yang penulis dapatkan dari kalian.

13.Buat teman satu perjuangan penulis di hari-hari terakhir di Fakultas Ekonomi Usu Resnauli Simangungsong dan Liny Astuti, terimakasih atas kerjasama kita selama sebulan, motifasi dan semangatnya.

14.Buat teman-teman satu pergerakan GMKI terimakasih buat dorongannya selama ini, Tinggi iman, tinggi ilmu,tinggi pengabdian...Ut omnes unum sint..syaloom..

Atas Segala nasehat, doa, motivasi, semangat, perhatian bantuan yang telah diberikan selama penulisan Tugas Akhir ini, kiranya mendapat Berkat dan balasan dari Tuhan Yang Maha Esa. Penulis berharap Tugas Akhir ini dapat bermanfaat bagi kita semua. Amin.

Medan, Juli 2012

Penulis,

DAFTAR ISI

Halaman

KATA PENGANTAR ... i

DAFTAR ISI ... v

DAFTAR TABEL ... vii

DAFTAR GAMBAR ... viii

BAB I PENDAHULUAN ... 1

A. Latar Belakang Masalah ... 1

B. Perumusan masalah ... 5

C. Tujuan Penelitian ... 5

D. Manfaat Penelitian ... 5

E.Lokasi dan Jadwal Kegiatan ... 6

F. Sistematika Penulisan ... 7

BAB II PROFIL INSTANSI ... 9

A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi USU ... 9

B. Struktur Organisasi ... 12

C. Job Description... 17

E. Kinerja Usaha Terkini ... . 19

F. Rencana Kegiatan ... . 20

BAB III PEMBAHASAN ... 22

A. Penyusunan Efisiensi Kerja ... 22

B. Penerapan Efisiensi Kerja pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU ... 27

C. Kendala Kerja pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU ... 30

D. Usaha Efisiensi Kerja pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU ... 33

BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN ... 36

A.Kesimpulan ... 36

B. Saran ... 37

DAFTAR TABEL

Halaman

DAFTAR GAMBAR Halaman

BAB 1

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Pengawasan adalah bahwa segenap kegiatan untuk meyakinkan dan menjamin bahwa tugas/pekerjaan telah dilakukan sesuai dengan rencana yang telah di tetapkan, kebijaksanaan yang telah digariskan dan perintah (aturan) yang diberikan. Dalam hal ini pengawasan juga penting karena dapat menjadi tolak ukur dalam memberikan penilaian terhadap pekerjaan seseorang dalam sebuah organisasi. Pengawasan dalam sebuah organisasi sangat dibutuhkan apabila organisasi tersebut akan mencapai tujuan.

Salah satu dari lima fungsi dasar manajemen adalah kontrol atau pengawasan yang berfungsi membantu memastikan apakah aktifitas yang dilakukan pegawai administrasi sesuai dengan hasil yang dinginkan. Selain itu, fungsi ini juga dapat digunakan untuk memfasilitasi bagaimana melakukan perbaikan terhadap hal tersebut. Pengawasan adalah tanggung jawab pimpinan, tapi karena tidak mungkin pimpinan melakukan semuanya maka pengawasan dilimpahkan pada unit pengawasan. Tetapi dalam melakukan pengawasan pimpinan akan dibantu oleh beberapa manajer yang bertugas pada bidangnya masing-masing sehingga proses pengawasan dapat lebih efektif dan lebih efisien.

Mulanya dan bahkan sementara pihak saat ini menganggap bahwa fungsi pengawasan itu tidak perlu, dilupakan, dan disalah artikan. Namun, dalam organisasi modern dan dalam perusahaan bestandar kompleks semakin disadari pentingnya fungsi pengawasan itu yang sebenarnya bermaksud baik yaitu sebagai fungsi manajemen untuk menjamin bahwa apa yang ditetapkan sebagai tujuan organisasi dapat dicapai dengan semestinya.

Menurut Achmad (2007:2), bahwa kantor adalah satu unit organisasi yang berfungsi memberikan pelayanan kegiatan kerja dan kegiatan lainnya untuk keperluan manajemen dalam usahanya mencapai tujuan organisasi, dengan menggunakan sumber daya manusia dengan segala fasilitas dan perlengkapannya dalam fungsi pelayanan sehingga tercapai tujuan kantor yang telah direncanakan sebelumnya. Sumberdaya kantor yang dimanfaatkan untuk mencapai tujuan kantor, mesin-mesin, metode kerja, waktu kerja, dan tempat kerja.

Pada dasarnya, rangkaian kegiatan di dalam organisasi yang dilakukan oleh sekelompok orang, baik di lingkungan pemerintah maupun swasta, secara keseluruhan akan memerlukan pekerjaan kantor yang tertib, rapi, dan lancar. Dalam melaksanakan kegiatan pekerjaan kantor, faktor penting yang turut menentukan kelancarannya ialah sumber daya manusia, penyusunan tempat kerja dan alat perlengkapan kantor dengan sebaik-baiknya. Organisasi sebagai suatu bidang kerja hendaknya direncanakan, dibina, dikendalikan, disempurnakan, atau ditata dengan sebaik-baiknya. Apabila tidak ditata dengan sebaik-baiknya akan menjadi kumpulan aktivitas yang tidak terstruktur. Akibatnya mungkin akan terjadi kesimpang-siuran

dalam penyediaan data yang diperlukan, menghambat pelaksanaan unsur-unsur administrasi lainnya, dan akhirnya mengakibatkan pemborosan berbagai sumber daya. Oleh sebab itu, dalam pelaksanaan kerja dibutuhkan sistem, prosedur, atau metode/cara kerja yang efisien. Karena itu efisiensi perlu sekali dijadikan satu-satunya dasar pemikiran, ukuran baku, dan tujuan pokok bagi semua pelaksanaan pekerjaan kantor agar dapat berfungsi secara baik, tertib, rapi dan lancar.

Menurut Sedarmayanti (2001:112), bahwa efisiensi adalah usaha pada produksi untuk memberantas pemborosan bahan dan tenaga kerja maupun gejala yang merugikan. Efisiensi kerja adalah pelaksanaan cara-cara tertentu dengan tanpa mengurangi tujuannya yang merupakan cara yang termudah mengerjakannya, termurah biayanya, tersingkat waktunya, teringan bebannya, dan terpendek jaraknya. Bekerja dengan efisien adalah bekerja dengan gerakan, usaha, waktu dan kelelahan yang sedikit mungkin. Cara bekerja yang efisien dapat diterapkan oleh setiap pegawai/staff untuk semua pekerjaan, baik kecil maupun besar. Dengan menggunakan cara bekerja yang sederhana, penggunaan alat yang dapat membantu mempercepat penyelesaian tugas, serta menghemat gerak dan tenaga, maka seseorang dapat dikatakan bekerja dengan efisien, dan memperoleh hasil yang memuaskan. Sumber utama efisiensi adalah manusia, karena dengan akal, pikiran dan pengetahuan yang ada, manusia mampu menciptakan cara kerja yang efisien. Unsur-unsur yang melekat pada manusia adalah kesadaran, keahlian, dan disiplin. Apabila salah satu unsur tersebut tidak ada maka akan sulit mencapai efisiensi.

Bekerja dengan efisien adalah bekerja dengan gerakan, usaha, waktu dan kelelahan yang sedikit mungkin. Adapun syarat dapat dicapainya efisiensi adalah berhasil guna atau efektif , ekonimis, pelaksanaan kerja yang dapat dipertanggungjawabkan, pembagian kerja yang nyata, rasionalitas wewenang dan tanggungjawab, prosedur kerja yang praktis, dapat dikerjakan dan dapat dilaksanakan. Titik berat yang utama dalam hal mengevaluasi sesuatu prosedur adalah dicapainya sasaran secara efektif dan efisien. Akan tetapi, tidak jarang pegawai yang bekerja tanpa memperhatikan efisiensi pekerjaannya dan mereka hanya mengutamakan kecepatan dalam melakukan pekerjaan.

Dalam bidang perkantoran, perlu diperhatikan adanya azas-azas tertentu agar dapat dicapai perbandingan terbaik antara setiap kerja dan hasilnya. Azas-azas efisiensi pekerjaan kantor terbagi menjadi 5 yaitu:

1) Azas perencanaan 2) Azas penyederhanaan 3) Azas penghematan 4) Azas penghapusan 5) Azas penggabungan

Oleh karena itu, penulis tertarik untuk membahas mengenai efisiensi kerja pada bagian kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Adapun judul dari tugas akhir ini adalah “EFISIENSI KERJA PADA BAGIAN KEMAHASISWAAN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA”.

B. Perumusan Masalah

Berdasarkan dengan latar belakang tersebut, maka perumusan masalah yang menjadi objek penelitian, yakni bagaimana pelaksanaan efisiensi kerja pada bagian kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

C. Tujuan Penelitian

Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui bagaimana pelaksanaan efisiensi kerja dalam pekerjaan kantor yang diterapkan pada bagian kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dalam meningkatkan prestasi kerja.

D. Manfaat Penelitian

Adapun manfaat penelitian ini adalah : 1. Bagi Peneliti

a. Menambah pengetahuan peneliti dalam bidang yang diteliti yaitu bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, baik secara teoritis maupun aplikasi.

b. Memberikan gambaran sedekat mungkin dengan kenyataan, tentang bagaimana efisiensi kerja itu yang sesungguhnya.

2. Bagi Instansi

Sebagai masukan dalam pelaksanaan pekerjaan kantor yang efisien, khususnya pada bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara . 3. Bagi Peneliti lain

E. Lokasi dan Jadwal Kegiatan

Penelitian ini dilakukan pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Jl. T.M. Hanafiah Kampus USU Medan. Untuk lebih jelasnya jadwal kegiatan ini dapat dilihat pada Tabel 1.1

Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan NO KEGIATAN

MINGGU KE -

I II III

1 Persiapan

2 Pengumpulan Data 3 Konsultasi dan

Penulisan Laporan

Dalam kegiatan Persiapan, Pengumpulan Data, Konsultasi dan Penulisan Laporan, Penulis melakukan riset selama beberapa minggu di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Pada tahap penyusunan draft Tugas Akhir, dimulai dari pencarian buku-buku refrensi mengenai efisiensi kinerja. Kemudian pada tahap

pengumpulan data dilakukan penulis dengan magang di Fakultas Ekonomi USU. Magang dilaksanakan sejak tanggal 16 Juni 2011 – 17 Agustus 2011. Setelah melakukan observasi, Penulis memulai penulisan laporan yang akan dikemas dalam bentuk Tugas Akhir. Dimana dalam penulisannya Penulis akan dibimbing oleh Dosen Pembimbing agar penulisan laporan sesuai dengan judul dan materi pembahasan.

F. Sistematika Penulisan

Agar pembahasan Tugas akhir ini dilaksanakan secara sistematis dan terarah maka penulis membagi luas pembahasan Tugas Akhir ini dalam empat (4 ) bab, yang dianggap cukup memadai untuk mengemukakan hal yang dianggap penting dan relevan dengan judul Tugas Akhir. Adapun uraiannya adalah sebagai berikut :

BAB I : PENDAHULUAN

Dalam bab ini diuraikan tentang latar belakang masalah, perumusan masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian, rencana yang terdiri dari lokasi dan jadwal kegiatan dan sistematika penulisan.

BAB II : PROFIL INSTANSI

Dalam bab ini penulis menguraikan tentang sejarah singkat instansi, struktur organisasi dan personalia, job description, jaringan usaha/kegiatan, kinerja usaha terkini dan rencana kegiatan Bagian Kemahasiswaan Universitas Sumatera Utara. BAB III : PEMBAHASAN

Dalam bab ini penulis membahas tentang efisiensi kerja yang telah diteliti pada bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

BAB IV : PENUTUP

Dalam bab ini penulis akan memberikan kesimpulan berdasarkan uraian terdahulu dan memberikan saran-saran yang bertitik tolak dari pengumpulan data dan pembahasan yang dilakukan, dimana diharapkan dapat memberikan masukan yang bermanfaat bagi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dimasa mendatang.

BAB II

PROFIL INSTANSI

A. Sejarah Singkat Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Fakultas Ekonomi pertama kali berkedudukan di Banda Aceh, yaitu pada tahun 1959 di Darussalam (Universitas Syiah Kuala) Kutaraja (Banda Aceh), dan sebagai Dekan pada waktu itu Dr. Teuku Iskandar. Yayasan Universitas Sumatera Utara sendiri pada waktu itu berada di kota Medan, Namun Fakultas Ekonomi yang berada di Kutaraja (Banda Aceh) tetap memakai nama di bawah panji Universitas Sumatera Utara. Ini menunjukkan bahwa pada waktu itu teknik operasional pendidikan berada di Kutaraja, sedangkan penyelesaian administrasinya tetap berada di bawah Presiden Universitas Sumatera Utara (istilah untuk nama pimpinan pada waktu itu).

Berhubungan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang berkedudukan di Banda Aceh menjadi bagian dari Universitas Syiah Kuala, pada tahun 1961, Universitas Sumatera Utara membuka kembali Fakultas Ekonomi yang berkedudukan di Medan. Penatapan pembukaan dilakukan dengan surat keputusan Menteri Pendidikan Tinggi Republik Indonesia No.64/1961 tanggal 24 November 1961 yang berlaku surut terhitung mulai 1 Oktober 1961. Berdasarkan surat keputusan tersebut, tanggal 24 November diperingati sebagai hari lahir atau Dies Natalis Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

Pada tahun 1975 Akademi Administrasi Niaga Medan (AAN) dipindahkan ke Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara menjadi Pendidikan Ahli Administrasi Perusahaan (PAAP) berdasarkan S.K. Mendikbud RI No.42/U/1975 tanggal 13 Maret 1975. Sehubungan dengan pembaharuan yang dilaksanakan pada pendidikan tinggi dengan S.K Dirjen Dikti No. 23/Dikti/Kep/1987, No. 25/DIKTI/Kep/1987, No. 26/DIKTI/Kep/1987 dan S.K Rektor USU No.568/PTO5.H/SK/Q87 tanggal 19 Agustus 1987.

Pada tanggal 14 September 1987 diadakan serah terima antara Direktur PAAP USU kepada Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara atas pengelolaan PAAP USU. Setelah serah terima maka nama tersebut berubah menjadi Program Diploma III Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara sampai pada saat ini. Fakultas Ekonomi mengelola Program S1 dan Program DIII, serta Pendidikan Profesi Akuntansi (PPAK) yang telah menghasilkan tenaga ahli dan Sarjana Ekonomi yang baik dan bermutu. Setelah keluar Peraturan Pemerintah No. 56 Tahun 2003 tanggal 11 November 2003 tentang Penetapan Universitas Sumatera Utara sebagai Badan Hukum Milik Negara (BHMN) maka terjadi perubahan nama Jurusan yang ada di Fakultas Ekonomi menjadi Departemen. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mengasuh dua jenjang Program Pendidikan, yaitu Program Pendidikan Strata Satu dan Program Pendidikan Diploma Tiga. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara di Medan mulai menerima Mahasiswa/i pada bulan Agustus 1961.

Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah menjadi salah satu Fakultas Ekonomi terkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi kebutuhan pasar dalam persaingan global.

Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara antara lain :

a. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi dalam bidang ilmu ekonomi, manajemen, dan akuntansi yang berorientasi pasar, b. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaan dan

peningkatan kualifikasi dan kualitas dosen,

c. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian dan pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan sumber pendanaan fakultas dalam status PT BHMN,

d. Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada mahasiswa selaku pelanggan (customer) dan stakeholders lainnya,

e. Meningkatkan jaringan dan kerjasama dengan institusi swasta dan pemerintah serta organisasi profesional dan lembaga lain terkait yang bertaraf nasional dan internasional.

Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai berikut :

 Menghasilkan lulusan yang berkualitas dan mampu bersaing dan menyesuaikan diri terhadap perkembangan nasional maupun internasional.

 Menjadi lembaga yang berkemampuan melaksanakan penelitian – penelitian dan pengabdian pada masyarakat dan responif terhadap perkembangan / perubahan.

B. Struktur Organisasi

Menurut Robbins ( 2003 : 2 ), bahwa Organisasi adalah salah satu unit sosial yang dikoordinasikan secara sengaja terdiri dari dua orang atau lebih yang berfungsi dan berwenang untuk mengerjakan usaha mencapai tujuan yang telah di tentukan. Struktur organisasi adalah kerangka yang terdiri dari satuan organisasi beserta segenap pejabat dengan tugas, wewenang, serta hubungannya satu sama lain. Pada dasarnya suatu organisasi perlu membuat struktur organisasi, yang menjelaskan secara rinci mengenai tugas, tanggung jawab dan wewenang masing – masing jabatan yang terdapat di struktur organisasi tersebut, sehingga kerja sama antara masing – masing jabatan dapat berjalan secara harmonis dan tercapainya tujuan.

Untuk mencapainya tujuan umum suatu organisasi diperlukan suatu wadah yang mengatur seluruh aktivitas maupun kegiatan organisasi tersebut. Struktur organisasi yang efisien adalah susunan organisasi yang masing – masing unit organisasi beserta pejabat, tugas, dan wewenangnya yang ada dalam menjalankan peranannya dapat mencapai perbandingan terbaik antara pengorbanan dan hasilnya.

Menurut Zaenudin ( 2007 : 118 ), bahwa struktur organisasi berfungsi untuk menyelenggarakan tugas dengan tujuan yang diinginkan. Dengan struktur organisasi masing – masing pegawai tau akan tugas, wewenang, tanggung jawab sehingga pegawai tersebut dengan sendirinya mengerjakan tugas yang dibebankan kepadanya dengan baik dan tanggung jawab akan lancar hendaknya pegawai di tempatkan pada tempat dan tugas yang sesuai dengan bakat, pendidikan, pengalaman, dan keahlian fisiknya. Struktur Organisasi Fakultas dapat dilihat pada Gambar 2.1

Gambar 2.1

Bagan Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Sumber : Buku Pedoman dan Informasi Fakultas Ekonomi tahun 2007-2008

Rektor dan Pembantu Rektor Dekan dan Pembantu Dekan Dewan Pertimbangan Fakultas Ketua Program Studi Inter Departemen Ketua Program Studi Intra Departemen Ketua Lab/ Studio/ Bengkel Kepala Sub Bagian Tata Usaha Fakultas Kepala Sub Bagian

Tata Usaha Departemen Kepala Bagian Tata Usaha Fakultas Ketua dan Sekertaris Departemen Unit Penunjang Fakultas

1. Pimpinan Universitas

Rektor :Prof.Dr.dr.Syahril Pasaribu,DTM&H,M.Sc(CTM(,Sp.A(K)

Pembantu Rektor I : Prof. Ir. Zulkifly Nasution, M.Sc, Ph.D

Pembantu Rektor II : Prof. Ir. Armansyah Ginting, M.Eng

Pembantu Rektor III : Drs. Raja Bongsu Hutagalung, SE, M.Si

Pembantu Rektor IV : Prof. Dr. Ningrum Natasya Sirait,SH, MLI

Pembantu Rektor V : Drs. M. Lian Dalimunthe, M.Ec. Ac

2. Pimpinan Fakultas Ekonomi

Dekan : Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec

Pudek I : Fahmi Natigor Nasution SE, M.Acc, Ak

Pudek II : Drs. Arifin Lubis, MM, Ak

Pudek III : Ami Dilham, SE, M.Si

3. Dewan Pertimbangan Fakultas

Sekretaris : Wahyu Ario Pratomo, SE, M.Ec

Anggota : Prof. Dr. Ade Fatma Lubis, MBA, MAFIS Prof. Dr. Ritha F. Dalimunthe, SE, M.Si Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec. Acc Prof. Drs. Robinson Tarigan, MRP Prof. Dr. Ramli, MS

Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec Drs. Arifin Hamzah, MM, Ak Ami Dilham, SE,M Si

Drs. Arifin Akhmad, M.Si, Ak Drs. Raja Bongsu Hutagalung, M.Si

4. Bagian Tata Usaha

Kep. Bag. Tata Usaha : M. Simba Sembiring, SE,M.Si

Kasub. Keuangan : Eka Juliani, SE

Perlengkapan : Ahmad Faizul, SE

Kasub. Akademik : Fepty Aniar, SE

Kasub. Kemahasiswaan : Zailana, S.Sos

a. Ekonomi Pembangunan

Ketua : Wahyu Ario Pratomo, SE, M.Ec

Sekretaris : Drs. Syahrir Hakim Nst, M.Si

b. Manajemen

Ketua : Dr. Isfenti Sadalia, SE, ME

Sekretaris : Dra. Marhayanie, M.Si

c. Akuntansi

Ketua : Dr. Syarifudin Ginting, SE, Ak, MAFIS, CPA

Sekretaris : Drs. Hotmal Jafar, MM, Ak

6.Program Studi

a. Program Studi S1 Ekonomi Pembangunan

Ketu a :Irsyad Lubis, SE, M.Soc, Sc, Ph.D

Sekretaris : Paidi Hidayat, SE, M.Si

b. Program Studi S1 Manajemen

Ketua : Dr. Endang Sulistya Rini, M.Si

c. Program Studi S1 Akuntansi

Sekretaris : Dra. Mutia Ismail, MM, Ak

d. Program Studi DIII Keuangan

Ketua : Drs. Raja Bongsu Hutagalung, SE, M.Si

Sekretaris : Syafrizal Helmi, SE, M.Si

e. Program DIII Akuntansi

Ketua : Drs. Rustam, M.Si, Ak

Sekretaris : Drs. Chairul Nazwar, M.Si, Ak

f. Program DIII Kesekretariatan

C. Job Description

Berikut ini adalah uraian tugas dari Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara terdiri dari :

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.

b. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang kemahasiswaan dan alumni. c. Melakukan administrasi kemahasiswaan.

d. Melakukan urusan pemberian izin/rekomendasi kegiatan kemahasiswaan. e. Mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa berprestasi.

f. Mempersiapkan pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan tingkat universitas. g. Melakukan pengurusan beasiswa, pembinaan karir, dan layanan kesejahteraan

mahasiswa.

h. Melakukan pemantauan pelaksanaan kegiatan pembinaan kemahasiswaan i. Mengoperasionalkan sistem informasi kemahasiswaan dan alumni. j. Melakukan penyajian informasi dibidang kemahasiswaan dan alumni.

k. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.

l. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat dibidang kemahasiswaan dan alumni.

D. Jaringan Usaha/Kegiatan

Fakultas adalah sub organisasi yang melaksanakan dan mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian/pelayanan masyarakat dan pembinaan sivitas akademika. Visi Fakultas adalah pernyataan yang berorientasi ke masa depan tentang apa yang diharapkan oleh fakultas. Misi Fakultas adalah deskripsi mengenai tugas, kewajiban, tanggung jawab dan rencana tindakan yang dirumuskan sesuai dengan visi fakultas yang harus digunakan untuk pengembangan Tridarma. Tujuan Fakultas adalah rumusan tentang hasil khusus jurusan dalam bentuk profil kompetensi yang diharapkan dari lulusan sesuai dengan kebutuhan dan standar yang dituntut oleh stakeholder internal dan eksternal, termasuk tuntutan pasar kerja.

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara merupakan sebuah instansi yang tidak berorientasi pada perolehan laba, dengan kata lain yaitu sebuah instansi yang menghasilkan jasa pendidikan non-profit. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lebih mengutamakan pelayanan pendidikan yang bermutu dan berkualitas, berorientasi pada penelitian-penelitian yang sesuai dengan ilmu pengetahuan, serta melakukan pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan Tri Dharma Perguruan Tinggi yaitu: Penyelenggaraan pendidikan, pengadaan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat. Dengan tujuan agar lulusan-lulusan dari Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mempunyai kualitas yang baik dan mampu bersaing di dunia pekerjaan nantinya.

E. Kinerja Usaha Terkini

Menurut Mangkunegara ( 2005 : 9 ), bahwa kinerja adalah hasil kerja secara kualitas dan kuantitas yang dicapai oleh seorang karyawan dalam melaksanakan tugasnya sesuai dengan tanggung jawab yang diberikan kepadanya. Menurut Mathis dan Jackson ( 2001 : 82 ), bahwa faktor-faktor yang mempengaruhi kinerja yaitu : kemampuan, motivasi, dukungan yang diterima, keberadaan pekerjaan yang akan dilakukan, dan hubungan dalam organisasi. Berdasarkan pengertian diatas,

Kinerja merupaka,kualitas dan kuantitas dari suatu hasil kerja ( output ) individu maupun kelompok dalam suatu aktivitas tertentu yang diakibatkan oleh kemampuan alami atau kemampuan yang diperoleh dari proses belajar serta keinginan untuk berprestasi. Kinerja yang dicapai oleh seseorang atau sekelompok orang dalam suatu organisasi, harus sesuai dengan wewenang dan tanggung jawab masing-masing dalam rangka upaya mencapai tujuan organisasi yang bersangkutan sesuai dengan moral dan etika.

Setiap Perguruan Tinggi Negeri mempunyai visi, misi, dan tujuan yang harus dicapai dan dijalankan. Begitu juga pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara butuh waktu untuk mencapai itu semua, khususnya pada bagian Kemahasiswaan terus berupaya agar tujuan yang telah digariskan oleh Fakultas dapat terwujud. Untuk mendorong tercapainya hasil yang optimal diperlukan kinerja yang profesional. Kinerja usaha yang dijalankan instansi saat ini adalah menyelenggarakan program pendidikan dan pengajaran terhadap mahasiswa, melakukan berbagai

penelitian ilmiah khususnya bidang ekonomi yang bermanfaat bagi universitas, mahasiswa dan masyarakat, serta melakukan pengabdian kepada masyarakat berupa seminar dan diskusi. Fakultas juga mengadakan kegiatan kerohanian seperti perayaan hari-hari besar keagamaan ( misalnya : Natal, Paskah, Idul Fitri, Isr’a Mi’raj, dan lain-lain ). Dengan adanya kegiatan seperti itu maka mahasiswa selalu memiliki nilai dan norma keagamaan, serta selalu bertaqwa kepada Tuhan Yang Maha Esa.

F. Rencana Kegiatan

Rencana kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara antara lain adalah sebagai berikut :

a. Persiapan kuliah mahasiswa semester genap / ganjil. b. Perkuliahan semester genap / ganjil.

c. Ujian mid semester / ujian semester genap / ganjil. d. Wisuda mahasiswa.

Untuk mencapai program kerja dan rencana kerja Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara menyusun beberapa langkah kegiatan sebagai berikut :

1. Peningkatan proses belajar mengajar, silabus metode dan alat yang digunakan dapat di tingkatkan.

2. Jumlah lulusan meningkat dan diharapkan lulus tepat waktu, serta indeks prestasi lebih baik.

3. Melakukan inovasi database Mahasiswa, Kartu Rencana Mahasiswa, Kartu Hasil Studi, Jadwal Kuliah, Jadwal Ujian, Mid Semester, dan Jadwal Ujian Semester yang telah terprogram.

4. Memperbaiki ruang kuliah Mahasiswa dan Dosen, Departemen dan Ruang baca.

5. Meningkatkan Kompetensi Mahasiswa, setiap penerimaan mahasiswa baru diadakan kegiatan kepemimpinan Mahasiswa untuk kegiatan perkenalan dengan mahasiswa baru.

6. Dosen muda diwajibkan untuk mengikuti program pekerti Applied Approach, Workshop, Seminar dan Lokakarya.

7. Mata kuliah yang diberikan kepada mahasiswa harus sesuai dengan Kurikulum dan harus ada rumpun ilmunya.

8. Membutuhkan proses kenaikan pangkat dan jabatan Dosen.

9. Melaksanakan penelitian dan pengabdian masyarakat yang harus dirapatkan oleh Departemen.

10.Memberi dorongan kepada Dosen muda untuk melanjutkan program study S2 dan S3 baik dalam maupun di Luar Negeri.

11.Meningkatkan jumlah mahasiswa yang diterima.

12.Meningkatkan kegiatan Seminar, Lokakarya, Kuliah umum yang diadakan Pimpinan Fakultas.

13.Memberi bimbingan kepada mahasiswa dan melaksanakan kegiatan magang / praktek kerja lapangan agar dapat menghasilkan lulusan yang berkualitas.

14.Departemen menyiapkan evaluasi per semester nuntuk meningkatkan nilai Akreditas masing – masing Departemen yang lebih baik.

Rencana kegiatan Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara tergantung dari surat keputusan dari Biro Rektor.

BAB III

PEMBAHASAN

A. Penyusunan Efisiensi Kerja

1. Pengertian Efisiensi kerja

Menurut Zaenudin (2007:59) kata efisiensi berasál dari bahasa latin eficere yang berarti menghasilkan, mengadakan, menjadikan. Menurut kamus besar bahasa Indonesia efisien adalah tepat atau sesuai untuk mengerjakan (menghasilkan) sesuatu (dengan tidak membuang-buang waktu, tenaga, biaya), mampu menjalankan tugas dengan tepat dan cermat, berdaya guna, bertepat guna sedangkan efisiensi adalah penggunaan sumber daya secara minimum guna pencapaian hasil yang optimum.

Efisiensi dapat dirumuskan menurut suatu pengertian tertentu yaitu memaksimumkan perbandingan antara hasil bersih yang nyata dengan pengorbanan yang diberikan. Beberapa pengertian lain mengenai efisiensi yaitu :

1. Menurut Sedarmayanti (2001:112), efisiensi kerja adalah merupakan pelaksanaan cara-cara tertentu dengan tanpa mengurangi tujuannya yang merupakan cara yang termudah mengerjakannya, termurah biayanya, tersingkat waktunya, teringan bebannya, dan terpendek jaraknya.

2. Menurut Syamsi (2004 : 4), efisiensi adalah usaha mencapai prestasi yang sebesar-besarnya dengan menggunakan kemungkinan-kemungkinan yang tersedia

(material, mesin, dan manusia) dalam tempo yang sependek-pendeknya, di dalam keadaan yang nyata (sepanjang keadaan itu berubah) tanpa mengganggu keseimbangan antara faktor-faktor tujuan, alat, tenaga, dan waktu.

Konsepsi tentang efisiensi sebagai perbandingan terbaik antara suatu usaha dengan hasilnya itu dapat diterapkan dalam berbagai bidang, dan kehidupan pribadi yang bersifat perseorangan sampai lapangan pekerjaan yang luas. Apabila diharapkan dalam bidang kerja apa pun, maka terdapatlah efisiensi kerja.

2. Manfaat Efisiensi Kerja

Berdasarkan pengertian dan uraian yang ada maka manfaat yang dapat diperoleh dari efisiensi kerja adalah:

a. Efisiensi Kerja sebagai suatu pola kerja yang merupakan penjabaran tujuan, sasaran, program kerja dan kebijaksanaan ke dalam kegiatan-kegiatan pelaksanaan kerja yang nyata.

b. Melalui efisiensi kerja maka setiap pekerjaan dapat terlaksana dengan stabil dan fleksibel.

c. Efisiensi Kerja sangat bermanfaat baik untuk semua pihak yang berkepentingan dan untuk dapat dijadikan pedoman kerja dan juga dapat dijadikan penerapan bagi setiap ruang kantor.

3. Syarat-syarat Tercapainya Efisiensi Kerja

Mengingat pentingnya efisiensi kerja sebagaimana telah diuaraikan, maka dalam teknik penyusunan dan penentuan efisiensi kerja harus dipakai dalam setiap organisasi hendaknya dapat dipenuhi syarat-syarat sebagai berikut:

a. Berhasil guna atau efektif

Untuk menyatakan bahwa kegiatan telah dilaksanakan dengan tepat, artinya target tercapai sesuai dengan waktu yang ditetapkan.

Pada bagian Kemahasiswaan, uraian tugas yang dibebankan dari fakultas sudah cukup baik. Pekerjaan-pekerjaan yang dilakukan pada bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU dilakukan dengan memakai sarana yang dapat memudahkan pelaksanaan jenis pekerjaan yang bersangkutan. Sehingga pekerjaan dapat tercapai sesuai dengan waktu yang ditetapkan. Misalnya, pemakaian komputer, faximile, dan lain lain.

b. Ekonomis

Untuk menyebutkan bahwa didalam usaha pencapaian efektif adalah termaksud pada biaya, tenaga kerja, material, peralatan, waktu dan ruangan telah tercapai dan dipergunakan dengan setepat-tepatnya.

Pada bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU setiap benda dan alat yang sering dipakai dalam melaksanakan pekerjaan-pekerjaan diletakkan pada tempat

yang mudah dicapai tanpa menggerakkan badan atau tanpa gerakan yang berlebihan. Setiap alat tulis kantor (ATK) selalu disediakan tempat penyimpanannya dan alat tulis kantor tersebut selalu berada ditempatnya.

c. Pelaksanaan kerja yang dapat dipertanggungjawabkan

Yakni untuk membuktikan bahwa didalam pelaksanaan kerja, sumber-sumber telah dimanfaatkan dengan setepat-tepatnya dan dilaksanakan penuh tanggung jawab sesuai dengan yang telah ditetapkan.

Pada bagian Kemahasiswaan, tanggung jawab para pegawai pada tugas yang dibebankan sudah cukup baik. Bagian Kemahasiswaan dapat mempertanggungjawabkan setiap pekerjaan yang sudah selesai.

d. Pembagian kerja yang nyata

Berdasarkan pemikiran bahwa tidak mungkin manusia seorang diri mengerjakan segala macam pekerjaan dengan baik. Sebab bagaimanapun juga kemampuan setiap orang terbatas, oleh sebab itu harus ada pembagian kerja yang nyata, yaitu benar-benar berdasarkan beban kerja, ukuran kemampuan kerja dan waktu yang tersedia.

Uraian tugas pada bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU disusun/ dibuat dalam suatu prosedur yang sudah diatur sedemikian rupa menjadi suatu rangkaian yang memperlancar setiap jenis pekerjaan yang dilakukan pada bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU dan mengikuti aliran pekerjaan menurut urutan yang tepat.

e. Rasionalitas wewenang dan tanggungjawab

Jangan sampai terjadi pegawai mempunyai wewenang yang lebib besar dari tanggung jawabnya (W>T), sebaliknya jangan sampai terjadi wewenang lebih kecil dari tanggung jawabnya (W<T). Wewenang harus sama dan seimbang dengan tanggung jawabnya.

Pada bagian Kemahasiswaan, wewenang seimbang dengan tanggung jawab dan para pegawai. Rencana kerja yang sudah dibebankan pada bagian Kemahasiswaan harus dapat tercapai dengan tepat dan dapat dipertanggungjawabkan.

f. Prosedur kerja yang praktis, dapat dikerjakan dan dapat dilaksanakan

Pelaksanaan kerja yang dapat dipertanggung jawabkan serta pelayanan kerja yang memuaskan tersebut haruslah merupakan kegiatan operasional yang dapat dilaksanakan dengan lancar.

Setiap pekerjaan pada bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU diklasifikasikan dan pekerjaan yang sejenis dibuat dalam satu proses, dengan tujuan supaya langkah pekerjaan yang sama tidak dilakukan secara berulang-ulang.

4. Asas-asas Efisensi Kerja

Beberapa asas yang perlu diperhatikan dalam penyusunan efisiensi kerja, sebagai berikut :

a. Asas Perencanaan

Merencanakan berarti menggambarkan mengenai tindakan-tindakan yang akan dilaksanakan dalam rangka mencapai suatu tujuan.

Rencana kerja pada bagian Kemahasiswaan disusun secara terstruktur.

b. Asas Penyederhanaan

Menyederhanakan berarti membuat suatu sistem yang ruwet atau pekerjaan yang sukar menjadi lebih mudah dan ringan.

Alat tulis kantor (ATK) pada bagian Kemahasiswaan letaknya dekat dengan pegawai yang menggunakannya. Misalnya, benda-benda kecil yang sering dipakai adalah alat-alat tulis. Pada bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU alat-alat tulis secara umum setiap pegawai meletakkannya diatas meja kerja mereka dengan rapi guna mempercepat pekerjaan.

c. Asas Penghernatan

Menghemat berarti mencegah, pemakaian benda atau bahan secara berlebihan, sehingga biaya pekerjaan termaksud menjadi tidak mahal.

Pada bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU benda-benda sisa seperti kertas dimanfaatkan kembali untuk keperluan lain. Pemakaian telepon dan faximile dilakukan setepat mungkin.

d. Asas Penghapusan

Menghapuskan berarti meniadakan kegiatan dalam melaksanakan suatu pekerjaan yang dianggap kurang perlu atau tidak berhubungan dengan hasil kerja yang ingin dicapai.

Pada bagian Kemahasiswaan, pekerjaan yang dianggap kurang perlu akan dihapus dari rencana kerja yang sudah ditetapkan.

e. Asas Penggabungan

Menggabungkan berarti mempersatukan pekerjaan-pekerjaan yang memiliki persamaan atau bahan-bahan yang mungkin dapat dikerjakan sekaligus dalam satu langkah, sehingga dapat menghemat waktu kerja.

Pekerjaan pada bagian Kemahasiswaan dilaksanakan sesuai jadwal kerja yang sudah ditetapkan.

B. Penerapan Efisiensi Kerja pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

Sumber utama efisiensi kerja pada bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah manusia, karena dengan akal dan fikiran dan

pengetahuan yang ada, manusia mampu menciptakan cara kerja yang efisien. Unsur-unsur yang melekat pada manusia adalah:

a. Kesadaran

Kesadaran manusia akan sesuatu merupakan modal utama bagi keberhasilannya. Dalam hal efisiensi ini, kesadaran akan arti dan makna efisiensi sangat membantu usaha-usaha ke arah efisiensi ini. Efisiensi sesungguhnya berkaitan erat dengan soal tingkah laku dan sikap hidup seseorang. Artinya bahwa tingkah laku dan hidup seseorang dapat mengarahkan perbuatan yang efisien atau sebaliknya. Karena itu perbuatan yanag efisien tidak dapat diharapkan timbul seketika pada seseorang, melainkan merupakan hasil dari proses yang panjang. Adanya kesadaran mendorong orang untuk berkeinginan membangkitkan semangat atau kehendak untuk melakukan sesuatu sesuai dengan kesadarannya. Kesadaran sebagai sumber efisiensi perlu dipupuk sehingga usaha-usaha dapat berhasil tanpa pemborosan tenaga, biaya dan waktu.

Pada bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU, kesadaran atas tanggungjawab para pegawai dalam menyelesaikan tugas yang dibebankan fakultas sudah baik.

b. Keahlian

Pekerjaan bagian suatu organisasi yang di kerjakan oleh staf yang ahli hasilnya akan lebih baik dan lebih cepat daripada dikerjakakan oleh staf yang bukan ahli. Unsur keahlian dalam efisiensi, melekat juga pada manusia sama halnya dengan

kesadaran. Keahlian manusia akan sesuatu perlu didukung dengan peralatan, supaya efisiensi yang akan dicapai dapat lebih tinggi dan lebih baik daripada tanpa menggunakan alat. Sebab keahlian tanpa disertai fasilitas, tidak mungkin dapat diterapkan guna menghasilkan sesuatu yang terbaik dan menerapkan efisiensi kerja. Keahlian itu sendiri sudah merupakan unsure jaminan didapatkan hasil yang efisien.

Pada bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU, beberapa pegawai telah memiliki keahlian dalam mengoperasikan komputer, melakukan pengarsipan, dan lain-lain. Komputer merupakan fasilitas kerja yang sangat dibutuhkan pada bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU.

c. Disiplin

Kesadaran dan keahlian belum bisa menjamin hasil kerja yang baik, kalau tidak disertai dengan unsur disiplin. Disiplin mengandung unsur waktu, maka antara efisiensi dan disiplin hubungannya sangat erat. Karena itu, disiplin adalah salah satu unsur penting dalam efisiensi. Unsur disiplin berkaitan erat dengan unsur kesadaran, sebab disiplin bersumber dari kesadaran. Perbedaannya kalau kesadaran timbulnya atau prosesnya dapat memakan waktu lama dan sulit dilaksanakan, tetapi disiplin dapat ditumbuhkan dalam waktu yang relatif singkat dan pada mulanya dapat dipaksakan melalui atau menggunakan suatu aturan.

Kata disiplin mengandung dua faktor yang penting yaitu faktor waktu dan faktor kegiatan atau perbutan. Dari segi waktu, pegawai dituntut untuk hadir setiap hari kerja dan tepat pada waktunya. Dari segi kegiatan, pegawai melaksanakan

kegiatani tugas melalui penyebaran pembagian tugas dan wewenang yang jelas dari atasan mereka, menerapkan tata cara atau tata kerja (prosedur kerja) yang sederhana tapi memadai. Penyederhanaan kerja merupakan segala aktivitas memperbaiki pelaksanaan setiap kerja apa pun dengan maksud untuk senantiasa menemukan cara kerja yang lebih sempurna agar menghemat pikiran, tenaga, waktu, ruang, dan benda. Dalam hal ini, pegawai harus mengetahui dengan tepat dimana posisi mereka dan bagaimana posisi mereka. Selain itu, pegawai juga menciptakan keseimbangan kepentingan antara organisasi dan kepentingan pribadi.

Pada bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU, pelaksanaan disiplin kerja pegawai sudah baik, karena para pegawai sangat aktif dan disiplin dalam melakukan pekerjaannya masing-masing sesuai dengan tugas mereka. Disiplin kerja pegawai membuat mereka dapat mencapai prestasi kerja yang optimal.

Disiplin kerja di Fakultas Ekonomi USU adalah:

1) Hari Senin s/d Kamis jam kerja pukul 08.00-14.00 wib

2) Hari Jumat jam kerja pukul 08.00-11.00 wib

3) Hari Sabtu jam kerja pukul 08.00-13.00 wib

Komunikasi antara pimpinan dengan para pegawai juga terlihat baik. Pimpinan melihat secara langsung apakah kedisiplinan sudah terlaksana dengan baik. Pimpinan dapat secara langsung memberikan teguran kepada pegawai yang bekerja bermalas-malasan dan yang tidak bekerja pada saat jam kerja. Jadi komunikasi antara pimpinan

dengan pegawai terjalin hubungan kerja yang baik yang pada akhirnya pelaksanaan pekerjaan dapat dilakukan secara efektif dan efisien.

C. Kendala Kerja Pada Bagian Kemahasiswaan fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Kendala adalah suatu masalah atau persoalan yang harus dipecahkan dengan kata lain kendala merupakan kesenjangan antara kenyataan dengan sesuatu yang diharapkan dengan baik, agar tercapai tujuan dengan hasil yang maksimal. Pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Sumatera Utara, ada beberapa kendala yang dihadapi, yaitu:

1. Komputer yang sering mati akibat virus komputer dan database yang penuh.

2. Kondisi mesin printer yang tidak bagus lagi.

3. Kurangnya pemeliharaan arsip secara khusus agar arsip tersebut tidak rusak.

4. Masih ada file-file yang tidak diarsipkan ke folder karena pokok masalahnya tidak mencakup dari file tersebut.

5. Susahnya mencari kembali arsip yang diperlukan.

6. Pembagian pokok masalah masih kurang jelas dan masih terdapat arsip yang tercampur adukkan sehingga pada saat pencarian agak sulit menemukannya.

Pada bagian Kemahasiswaan sistem kearsipan dan peralatan yang digunakan seperti:

1. Lemari penyimpanan arsip sudah memadai.

2. Seluruh file disimpan didalam folder yang dalam kondisi layak. 3. Adanya daftar indeks arsip.

4. Selain lemari arsip juga tersedia fihling cabinet untuk menyimpan arsip-arsip lama.

5. Melakukan update data apabila data yang lama sudah tidak relevan lagi. Pada bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara kebersihan dan keamanan arsip harus diperhatikan guna mendukung keberhasilan pengarsipan yang dilakukan pada bagian Kemahasiswaan.

Berikut adalah keterangan dan kebersihan, keamanan, dan guna arsip pada bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU:

1. Kebersihan

Untuk menjaga kebersihan ruangan penyimpanan arsip dan arsip-arsip yang disimpan, pegawai yang bertugas mengurusi arsip membersihkan ruangan setiap harinya, serta merapikan dan membersihkan arsip dengan kain lap dan bulu ayam setiap seminggu sekali. Selain itu apabila ditemukan folder map yang rusak akan segera diganti.

Untuk menjaga keamanan arsip, maka bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara melakukan usaha-usaha sebagai berikut:

a. Setiap pegawai wajib menjaga kerahasiaan arsip baik lisan maupun tulisan didalam maupun diluar.

b. Tidak menyerahkan tugas yang berhubungan dengan arsip kepada yang tidak berwewenang.

c. Tidak diperbolehkan meletakkan arsip disembarangan tempat. d. Tidak diperbolehkan membawa arsip keluar kantor tanpa izin. e. Menyimpan arsip yang rahasia ditempat khusus.

f. Menghindari penyimpanan arsip yang berlebihan.

g. Tidak membawa atau menyimpan arsip yang bersifat rahasia secara terbuka.

h. Tidak membiarkan orang yang tidak berkepentingan masuk keruangan penyimpanan arsip.

i. Tidak semua orang boleh meminjam arsip.

j. Bagi mahasiswa yang mebutuhkan arsip, tidak diperkenankan membawa puing arsip hanya boleh di fotocopy dan dengan segera mengembalikannya.

3. Guna Arsip

Pada bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara arsip juga sangat berguna dalam proses memperlancar pekerjaan maupun proses administrasi mahasiswa.

Berikut Kegunaan Arsip pada bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara:

1. Untuk Keperluan Administrasi. 2. Untuk keperluan Riset dan Penelitian.

3. Sebagai salah satu sumber informasi penting.

D. Usaha Efisiensi Kerja Pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Menurut Sedarmayanti (2001:121), dalam mengusahakan adanya efisiensi kerja di suatu bidang pekerjaan, perlu ditinjau di lapangan pada bagian manakah yang sering di ketemukan adanya inefisiensi itu, sehingga dengan demikian setelah diadakan analisa seperlunya, dapat dicari cara atau jalan untuk melakukan berbagai penghematan guna penyempurnaan lebih lanjut.

Salah satu bidang tersebut adalah di bidang produksi surat-menyurat sebagai salah satu produk yang cukup besar di organisasi. Pembuatan surat yang menyangkut penggunaan alat-alat tulis dilakukari oleh setiap organisasi. Kampir semua kegiatan organisasi memerlukan alat-alat tulis berupa kertas, pulpen, tinta yang penggunaannya hampir tiap hari terbuang percuma.

Pada bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU, usaha-usaha yang dilakukan oleh pegawai dalam penggunaan alat-alat tulis supaya lebih efisien adalah:

1. Bahan-bahan keperluan pekerjaan kantor tidak dibuang, kecuali benar-benar tidak diperlukan lagi

2. Memelihara alat-alat kerja, mesin-mesin kantor dan sebagainya yang menjadi “penunjang” dalam kerja seperti, komputer, printer, mesin tik, dan lain-lain

3. Penggunaan tinta printer seperlunya 4. Menggunakan kertas konsep timbal-balik 5. Menggunakan karbon dengan cermat

6. Menghindari membuat tembusan yang berlebihan

7. Menggandakan surat-surat secukupnya dan sesuai dengan yang dibutuhkan 8. Paper clips digunakan seperlunya dan penyimpananya dilakukan dengan baik 9. Penggunaan stapler seperlunya, dan dihindari pemborosan Staples.

Pada bagian Kemahasiswaan Fakultas EKonomi USU, hal-hal lain yang dilakukan untuk meningkatkan efisiensi kerja pegawai antara lain:

1. Bentuk dan susunan serta permukaan meja direncanakan dengan baik, agar para pegawai tidak terlalu lelah, dapat menghemat tenaga, usaha, dan waktu. Pada bagian Kemahasiswaan Fakultas EKonomi USU, bentuk dan susunan meja berberntuk “U” dengan tempat mesin tik dan komputer di sebelah kiri.

2. Kursi yang digunakan adalah kursi yang dapat berputar dan mempunyai sandaran tegak, agar dapat duduk berputar apabila harus mengetik atau menulis di meja tulisnya.

3. Benda-benda yang sering dipergunakan di letakkan diatas meja dan disimpan di laci sehinga lebih mudah dalam pengambilan apabila diperlukan.

4. Benda-benda yang dipakai segera dikembalikan pada tempatnya semula dan disusun dengan rapi.

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan

Dalam bab ini penulis mencoba untuk memberikan kesimpulan yang mungkin dapat bermanfaat pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Adapun kesimpulan yang dapat diambil oleh penulis sebagai berikut :

1. Pekerjaan kantor tidak hanya sebagai suatu pekerjaan saja tetapi pekerjaan kantor tersebut juga memiliki suatu tujuan. Tujuan utama pekerjaan kantor adalah untuk mencapai efektivitas dan efisiensi kerja sehingga mana yang penting dan tidak penting dipilah-pilah menjadi beberapa prioritas yang terpenting. Tujuannya agar pekerjaan yang serupa tidak bertumpuk dan seimbang dengan prioritas yang semestinya.

2. Kegiatan pengawasan dan evaluasi pada kantor Bagian Kemahasiswaan USU guna terciptanya efisiensi kerja sudah terlaksana dengan baik.

3. Pekerjaan-pekerjaan yang dilakukan pada pekerjaan kantor bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU dilakukan dengan memakai sarana yang dapat memudahkan pelaksanaan jenis pekerjaan yang bersangkutan. Misalnya, pemakaian komputer, printer, dan lain-lain.

4. Efisiensi kerja pada kantor Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU dilakukan berdasarkan penghematan waktu, biaya, tenaga, dan pikiran. Dengan tujuan untuk memperoleh hasil usaha dengan semaksimal mungkin.

5. Komunikasi antara pimpinan dengan pegawai terjalin dengan baik yang pada akhirnya pelaksanaan pekerjaan dapat dilakukan seefektif dan seefisien mungkin.

6. Dimana sistem kearsipan dan peralatan pada kantor Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU sudah cukup tersedia. Seperti keterangan di bawah ini :

a) Adanya fasilitas komputer yang sangat diperlukan seorang arsiparis dalam melaksanakan kegiatan pengarsipan.

b) Meja dan kursi yang tersedia dalam keadaan layak.

c) Seluruh file disimpan di dalam folder yang dalam kondisi layak. d) Lemari penyimpanan arsip sudah memadai.

e) Ruangan yang terawat dengan bersih.

f) Selain lemari arsip juga tersedia filling cabinet untuk menyimpan arsip-arsip lama.

B. Saran

Dari kesimpulan diatas, penulis memberikan saran-saran yang diharapkan dapat berguna bagi kantor Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU dalam rangka penerapan efisiensi kerja dalam pekerjaan kantor dan bagi peneliti selanjutnya. Adapun saran-saran tersebut adalah :

1. Untuk mencapai suatu efisiensi kerja harus didukung dengan sistem kearsipan yang baik. Pada kantor bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Sumatera Utara, perlu dilakukan pembagian pokok masalah secara teratur, agar

arsip-arsip dapat disimpan sesuai dengan pokok masalahnya untuk mempermudah dalam pencarian arsip.

2. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara hendaknya terus melakukan pembinaan kepada pegawai agar pelaksanaan kerja pegawai dalam pemeliharaan arsip secara khusus agar arsip tidak rusak. Misalnya mengelompokkan arsip-arsip sesuai dengan surat keterangan yang ada.

3. Agar terciptanya Keharmonisan dalam lingkungan kerja pegawai di bagian Kemahasiswaan, pimpinan harus dapat berlaku adil dalam memberikan penghargaan ataupun sangsi kepada semua pegawainya.

4. Dalam kantor bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, perlu dilakukan pembaharuan nama-nama folder, sehingga tidak terdapat nama masalah yang sama, dan file-file yang belum diarsipkan ke folder dapat dimasukkan sesuai dengan pokok masalahnya dengan tujuan untuk mempermudah dalam pencarian folder dan juga arsip.

5. Disiplin kerja yang dimiliki pegawai di Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU harus tetap dipertahankan dengan cara melakukan pertemuan-pertemuan antara pegawai dan pimpinannya untuk membicarakan hal-hal yang dapat meningkatkan kedisiplinan tersebut.

6. Disamping adanya perencanaan dalam mendukung terciptanya efisiensi keja perlu diikuti dengan pengawasan yang baik. Oleh karena itu, disarankan kepada kantor Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU agar sistem pengawasan dan evaluasi perlu dilaksanakan lebih baik lagi sehingga dapat dicegah kesalahan-kesalahan pada saat melakukan pekerjaan atau bahkan

penundaan pengerjaan yang mengakibatkan pemborosan waktu, tenaga, serta usaha. Sistem pengawasan dilakukan dengan memeriksa absensi kerja baik absensi masuk atau absensi keluar, serta hasil kerja tersebut.

DAFTAR PUSTAKA

Sedarmayanti, 2001. Dasar-dasar Pengetahuan Tentang Manajemen Perkantoran. Mandar Maju, Bandung.

Syamsi, Ibnu, 2004, Efisiensi, Sistem dan Prosedur Kerja. Bumi Aksara, Jakarta.

The Liang Gie, 2007, Administrasi Perkantoran Modern. Liberty, Yogyakarta.

Achmad, Zaenudin, 2007. Manajemen Perkantoran. Mitra Wacana Media, Jakarta.

Subekti, Heru, 2008. Disiplin Kerj

Pedoman dan Informasi Fakultas Ekonomi Tahun 2007-2008, USU Press, Medan.

4. Benda-benda yang dipakai segera dikembalikan pada tempatnya semula dan disusun dengan rapi.

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan

Dalam bab ini penulis mencoba untuk memberikan kesimpulan yang mungkin dapat bermanfaat pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Adapun kesimpulan yang dapat diambil oleh penulis sebagai berikut :

1. Pekerjaan kantor tidak hanya sebagai suatu pekerjaan saja tetapi pekerjaan kantor tersebut juga memiliki suatu tujuan. Tujuan utama pekerjaan kantor adalah untuk mencapai efektivitas dan efisiensi kerja sehingga mana yang penting dan tidak penting dipilah-pilah menjadi beberapa prioritas yang terpenting. Tujuannya agar pekerjaan yang serupa tidak bertumpuk dan seimbang dengan prioritas yang semestinya.

2. Kegiatan pengawasan dan evaluasi pada kantor Bagian Kemahasiswaan USU guna terciptanya efisiensi kerja sudah terlaksana dengan baik.

3. Pekerjaan-pekerjaan yang dilakukan pada pekerjaan kantor bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU dilakukan dengan memakai sarana yang dapat memudahkan pelaksanaan jenis pekerjaan yang bersangkutan. Misalnya, pemakaian komputer, printer, dan lain-lain.

4. Efisiensi kerja pada kantor Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU dilakukan berdasarkan penghematan waktu, biaya, tenaga, dan pikiran. Dengan tujuan untuk memperoleh hasil usaha dengan semaksimal mungkin.

5. Komunikasi antara pimpinan dengan pegawai terjalin dengan baik yang pada akhirnya pelaksanaan pekerjaan dapat dilakukan seefektif dan seefisien mungkin.

6. Dimana sistem kearsipan dan peralatan pada kantor Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU sudah cukup tersedia. Seperti keterangan di bawah ini :

a) Adanya fasilitas komputer yang sangat diperlukan seorang arsiparis dalam melaksanakan kegiatan pengarsipan.

b) Meja dan kursi yang tersedia dalam keadaan layak.

c) Seluruh file disimpan di dalam folder yang dalam kondisi layak. d) Lemari penyimpanan arsip sudah memadai.

e) Ruangan yang terawat dengan bersih.

f) Selain lemari arsip juga tersedia filling cabinet untuk menyimpan arsip-arsip lama.

B. Saran

Dari kesimpulan diatas, penulis memberikan saran-saran yang diharapkan dapat berguna bagi kantor Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU dalam rangka penerapan efisiensi kerja dalam pekerjaan kantor dan bagi peneliti selanjutnya. Adapun saran-saran tersebut adalah :

1. Untuk mencapai suatu efisiensi kerja harus didukung dengan sistem kearsipan yang baik. Pada kantor bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Sumatera Utara, perlu dilakukan pembagian pokok masalah secara teratur, agar

arsip-arsip dapat disimpan sesuai dengan pokok masalahnya untuk mempermudah dalam pencarian arsip.

2. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara hendaknya terus melakukan pembinaan kepada pegawai agar pelaksanaan kerja pegawai dalam pemeliharaan arsip secara khusus agar arsip tidak rusak. Misalnya mengelompokkan arsip-arsip sesuai dengan surat keterangan yang ada.

3. Agar terciptanya Keharmonisan dalam lingkungan kerja pegawai di bagian Kemahasiswaan, pimpinan harus dapat berlaku adil dalam memberikan penghargaan ataupun sangsi kepada semua pegawainya.

4. Dalam kantor bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, perlu dilakukan pembaharuan nama-nama folder, sehingga tidak terdapat nama masalah yang sama, dan file-file yang belum diarsipkan

ke folder dapat dimasukkan sesuai dengan pokok masalahnya dengan tujuan

untuk mempermudah dalam pencarian folder dan juga arsip.

5. Disiplin kerja yang dimiliki pegawai di Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU harus tetap dipertahankan dengan cara melakukan pertemuan-pertemuan antara pegawai dan pimpinannya untuk membicarakan hal-hal yang dapat meningkatkan kedisiplinan tersebut.

6. Disamping adanya perencanaan dalam mendukung terciptanya efisiensi keja perlu diikuti dengan pengawasan yang baik. Oleh karena itu, disarankan kepada kantor Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU agar sistem pengawasan dan evaluasi perlu dilaksanakan lebih baik lagi sehingga dapat dicegah kesalahan-kesalahan pada saat melakukan pekerjaan atau bahkan

penundaan pengerjaan yang mengakibatkan pemborosan waktu, tenaga, serta usaha. Sistem pengawasan dilakukan dengan memeriksa absensi kerja baik absensi masuk atau absensi keluar, serta hasil kerja tersebut.

DAFTAR PUSTAKA

Sedarmayanti, 2001. Dasar-dasar Pengetahuan Tentang Manajemen Perkantoran. Mandar Maju, Bandung.

Syamsi, Ibnu, 2004, Efisiensi, Sistem dan Prosedur Kerja. Bumi Aksara, Jakarta.

The Liang Gie, 2007, Administrasi Perkantoran Modern. Liberty, Yogyakarta.

Achmad, Zaenudin, 2007. Manajemen Perkantoran. Mitra Wacana Media, Jakarta.

Subekti, Heru, 2008. Disiplin Kerj

Pedoman dan Informasi Fakultas Ekonomi Tahun 2007-2008, USU Press, Medan.