Sistem Informasi Akademik Pada SMP YAS Bandung

ii

Yas in dire need of adequate software design in managing and manjalankan all school activities. As an educational institution is large enough, the need for academic data is very important to make it easier to manage a variety of issues related to service to students, teachers and other school residents. These data include academic admissions process prospective students, the division of classes and homeroom, class schedules, processing of final grades, and the payment of DSP and SPP, so it still has many shortcomings in meeting the needs of schools or agencies, in particular to deal with academic problems.

The approach used in this study is a structured approach that uses several tools and working techniques, such as flowmap, context diagrams, and Data Flow Diagrams (DFD). And development model used is the Waterfall model. Where is the Waterfall model is a sequence of activities undertaken in the development of systems ranging from the determination of the issue, this model offers a way of making software more tangible, with the implementation of academic information system that is client server by using Visual Basic programming language and database SQL 2000, it will be easier in managing the entire academic data.

With the implementation of academic information systems are expected to carry the process of making academic reports quickly, and precisely, so as to minimize the occurrence of error, for the further development of information systems is expected to make a shaped school web portal to facilitate the parents or guardians in monitoring their children's education son.

i

ABSTRAK

SMP YAS Bandung merupakan salah satu lembaga yang bergerak dalam bidang pendidikan dan akademik. SMP YAS sangat membutuhkan perancangan perangkat lunak yang memadai dalam mengelola dan manjalankan segala aktivitas sekolah. Sebagai lembaga pendidikan yang cukup besar, kebutuhan akan data akademik sangatlah penting untuk memudahkan dalam mengatur berbagai hal yang berkaitan dengan pelayanan terhadap siswa, guru dan warga sekolah lainnya. Data-data akademik meliputi proses penerimaan calon siswa baru, pembagian kelas dan wali kelas, jadwal pelajaran, pengolahan nilai akhir, dan pembayaran DSP dan SPP, sehingga masih memiliki banyak kekurangan dalam memenuhi kebutuhan sekolah atau instansi tersebut, khususnya untuk menangani masalah akademik.

Adapun pendekatan yang digunakan dalam penelitian adalah pendekatan terstruktur yang menggunakan beberapa alat bantu dan teknik pengerjaan, seperti flowmap, diagram konteks, dan Data Flow Diagram ( DFD ). Dan model pengembangan yang digunakan adalah model Waterfall.Dimana model Waterfall merupakan urutan aktivitas yang dilakukan dalam pengembangan sistem mulai dari penentuan masalah, model ini menawarkan cara pembuatan perangkat lunak secara lebih nyata, dengan diterapkannya sistem informasi akademik yang bersifat client server dengan menggunakan bahasa pemograman Visual Basic dan database SQL 2000, maka akan mempermudah dalam mengelola seluruh data akademik.

Dengan diterapkannya sistem informasi akademik diharapkan dapat melakukan proses pembuatan laporan akademik dengan cepat, dan tepat, sehingga dapat meminimalisasi terjadinya kesalahan, untuk pengembangan sistem informasi lebih lanjut diharapkan dapat membuat sebuah portal sekolah berbentuk web untuk memudahkan para orang tua atau wali dalam memantau pendidikan anak- anaknya.

1

1.1. Latar Belakang Penelitian

Pada saat ini perkembangan teknologi informasi berkembang dengan sangat pesat, hal ini memungkinkan pemakai untuk memperoleh informasi yang cepat dan akurat. Penyajian informasi yang cepat dan akurat ini semakin dibutuhkan oleh berbagai pihak, maka diperlukan suatu media atau alat yang dapat menyajikan informasi tersebut yaitu komputer.

Komputer memegang peranan penting dalam menunjang kelancaran aktivitas pekerjaan didalam suatu instansi. Saat ini, komputer tidak hanya digunakan secara personal tetapi juga dapat dihubungkan pada suatu jaringan. Jaringan komputer adalah sebuah kumpulan komputer, printer dan peralatan lainnya yang terhubung dalam satu kesatuan menggunakan protokol komunikasi melalui media transmisi. Sehingga memungkinkan pengguna jaringan komputer dapat saling bertukar dokumen dan data, mencetak pada printer yang sama dan bersama-sama menggunakanhardware / software yang terhubung dengan jaringanclient server.

Seiring dengan perkembangan teknologi informasi dan juga meningkatnya aktivitas instansi, keberadaan komputer sebagai pengolah data dan jaringan komputer sebagai pengintegrasi data, ternyata telah menarik berbagai instansi untuk menggunakannya. Salah satu diantaranya adalah

2

instansi pendidikan dalam hal ini sekolah. Masalah yang sering terjadi dalam instansi pendidikan diantaranya berkaitan dengan sistem informasi akademik.

Pengolahan data yang dilakukan di SMP YAS Bandung meliputi proses pendaftaran, seleksi siswa baru, registrasi, pembagian kelas, pembuatan jadwal pelajaran, pengolahan nilai, serta pembayaran DSP dan SPP. Khususnya sistem pendaftaran siswa baru serta pembayaran DSP dan SPP yang dilakukan di SMP YAS Bandung masih dilakukan secara manual akibatnya panitia penerimaan siswa baru dan tata usaha kurang efektif dalam memproses data-data siswa yang ingin mendaftar dan ingin membayar DSP dan SPP di SMP YAS Bandung serta penyampaian laporan yang diberikan untuk Kepala sekolah masih dirasa kurang efektif dikarenakan lamanya proses pembuatan laporan dan pendataan siswa yang dilakukan oleh bagian tata usaha serta proses pengolahan nilai yang diolah oleh tiap guru yang bersangkutan yang disebabkan belum adanya sistem informasi berbasis client-server yang memadai.

Untuk memecahkan masalah diatas maka dibutuhkan suatu sistem yang bisa mengatasi masalah-masalah tersebut. Maka dari latar balakang yang telah di uraikan diatas penulis tertarik untuk melakukan penelitian di SMP YAS Bandung untuk dapat ikut merancang dan mengembangkan proses pengolahan data akademik yang sudah ada menjadi sebuah sistem informasi akademik yang diharapkan dapat lebih membantu. Dengan ini penulis menetapkan judul

1.2. Identifikasi dan Rumusan Masalah 1.2.1. Identifikasi Masalah

Berdasarkan uraian diatas, maka dapat diidentifikasikan masalah yang akan diselesaikan dalam tugas akhir ini, yaitu:

a. Terjadinya kesulitan dalam proses pendaftaran, seleksi siswa baru, registrasi, pembagian kelas, pembuatan jadwal pelajaran, pengolahan nilai, serta pembayaran DSP dan SPP karena dalam pengerjaannya masih menggunakan Ms.Exel dan tertulis.

b. Sering terjadinya Redudansi data karena belum adanya sarana peyimpanan data yang terintegrasi seperti database.

c. Belum adanya aplikasi untuk pencarian data sehingga proses pencarian data memakan waktu yang cukup lama.

1.2.2. Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang dan identifikasi masalah di atas, maka penulis merumuskan masalah- masalah yang teridentifikasi diantaranya :

a. Bagaimana sistem informasi akdemik SMP YAS Bandung yang sedang berjalan saat ini.

b. Bagaimana merancang suatu sistem informasi akademik pada SMP YAS Bandung dengan sebuah media penyimpanan yang terintegrasi dengan baik sehingga tidak terjadi redudansi data.

c. Bagaimana implementasi sistem informasi Akademik di SMP YAS Bandung.

4

1.3. Maksud dan Tujuan Penelitian 1.3.1. Maksud Penelitian

Maksud dari penelitian tugas akhir ini adalah membangun sistem informasi akademik pada SMP YAS Bandung sehingga dapat mempermudah dan mempercepat kinerja Akademiknya.

1.3.2. Tujuan Penelitian

Tujuan dari penelitian tugas akhir ini adalah :

a. Untuk mengetahui sistem informasi Akademik di SMP YAS Bandung yang sedang berjalan.

b. Untuk membuat perancangan aplikasi program komputer yang dapat menunjang pada proses pengolahan data di SMP YAS Bandung.

c. Untuk mengetahui implementasi sistem informasi Akademik di SMP YAS Bandung.

d. Untuk menguji sistem informasi Akademik di SMP YAS Bandung, agar dapat membantu kinerja karyawan dalam menginputkan data.

1.4. Kegunaan Penelitian 1.4.1. Kegunaan Praktis

Dengan adanya sistem informasi akademik yang terkomputerisasi yang berbasis client serverdapat membantu pihak sekolah dalam mengelola data siswa sehingga dapat berjalan efektif dan efisien.

1.4.2. Kegunaan Akademis

Adapun kegunaan akdemis bagi penelitian sebagai berikut : a. Bagi Penulis

Untuk menambah pengetahuan dan pengalaman yang lebih luas terutama dalam pembuatan sistem informasi akademik.

b. Bagi Peneliti Lain

Diharapkan dapat memberikan sumbangan pemikiran terutama bagi yang akan mengadakan penelitian lebih lanjut tentang sistem informasi akademik.

c. Bagi Pengembangan Ilmu Manajemen

Dari hasil penelitian ini diharapkan menjadi perbandingan antara ilmu manajemen (teori) dengan keadaan yang terjadi langsung di lapangan (praktek), sehingga dengan adanya perbandingan tersebut akan lebih memajukan ilmu manajemen yang sudah ada untuk diterapkan pada dunia nyata dan dapat menguntungkan berbagai pihak.

1.5. Batasan Masalah

Agar peneliti yang dilakukan lebih terarah sesuai dengan tujuan penelitian, serta memudahkan dalam pengumpulan dan pengolahan data, analisa serta menarik kesimpulan, maka penulis :

a. Sistem akademik ini tidak membahas absensi siswa dan guru. b. Sistem akademik ini tidak membahas penggajian pegawai.

6

c. Hanya meneliti Administrasi akademik pendaftaran, penyaringan, registrasi, data siswa, data guru, data kelas, daftar jadwal pelajaran, daftar nilai, pembayaran DSP dan SPP.

1.6. Lokasi dan Jadwal Penelitian

Lokasi yang dipilih peneliti untuk menjadi tempat penelitian yaitu SMP YAS BANDUNG Jl.P.H.H. Mustopa No.115 Bandung 40125. Sedangkan jadwal pelaksanaan penelitian dilaksanakan sejak bulan Maret 2011 – Juli 2011. Dan untuk mengetahui jadwal penelitian dapat dilihat pada tabel dibawah ini :

Tabel 1.1 Jadwal Penelitian

Tahap

Maret 2011

April 2011

Mei 2011

Juni 2011

Juli 2011

1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

Analis Data Perancangan

Sistem Desin Program Pembuatan

Program Pengujian

Program Implementasi

7

Dalam bab ini akan dijelaskan mengenai definisi dan teori – teori yang berkaitan dengan permasalahan yang ada sebagai berikut adalah teori – teori mendasari dari Sistem Akademik pada SMP YAS BANDUNG.

2.1. Konsep Dasar Sistem

Menurut [Jogiyanto 2005 : 1] terdapat dua kelompok pendekatan dalam mendefinisikan sistem, yaitu yang menekankan pada prosedurnya dan yang menekankan pada komponen atau elemennya.

Pendekatan sistem yang menekankan pada prosedurnya mendefinisikan sistem sebagai berikut :

“Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedure – prosedure yang saling berhubungan, berkumpul bersama – sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu.”

Pendekatan sistem yang menekankan pada komponen atau elemennya mendefinisikan sistem sebagai berikut :

“Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu.”

Dari kedua pendekatan di atas, penulis menyimpulkan bahwa sistem adalah kumpulan dari elemen- elemen atau sub-sub sistem yang saling berintegrasi dan saling berhubungan satu sama lain membentuk satu kesatuan utuh untuk melaksanakan suatu fungsi guna mencapai suatu tujuan tertentu.

8

2.1.1. Karakteristik Sistem

Menurut Jogiyanto Hartono (2005 : 1) Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu, yaitu mempunyai komponen-komponen (components), batas sistem (boundary), lingkungan luar sistem (environment), penghubung (interface), masukan (input), keluaran (output), pengolah (proses), dan sasaran (objective) atau tujuan (goal). dari sistem itu sendiri, dimana karekteristik atau sifat-sifat sistem seperti berikut :

1. Komponen Sistem

Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, artinya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen-komponen sistem atau elemen-elemen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian dari sistem. Suatu sistem dapat mempunyai suatu sistem yang lebih besar yang disebut supra system.

2. Batas Sistem (Boundary)

Batas sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai satu kesatuan. Batas suatu sistem menunjukkan ruang lingkup (scope) dari sistem tersebut. 3. Lingkungan Luar Sistem (environment)

Lingkungan luar dari suatu sistem adalah apapun diluar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar sistem yang bersifat menguntungkan merupakan energi dari sistem sehingga harus tetap dijaga dan dipelihara. Sedangkan lingkungan luar sistem yang bersifat merugikan

harus ditahan dan dikendalikan, agar tidak mengganggu kelangsungan hidup dari sistem.

4. Penghubung Sistem (Interface)

Penghubung sistem merupakan media penghubung yang memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari satu subsistem ke subsistem yang lainnya Keluaran (output) dari satu subsistem akan menjadi masukan (input) untuk subsistem yang lainnya dengan melalui penghubung. Dengan penghubung satu subsistem dapat berintegrasi dengan subsistem yang lainnya membentuk satu kesatuan.

5. Masukan Sistem (Input)

Masukan (Input) merupakan energi yang dimasukkan ke dalam sistem, dapat berupa masukan perawatan (maintenance input) dan masukan sinyal (signal input). Maintenance input adalah energi yang dimasukkan supaya sistem tersebut dapat beroperasi. Signal input adalah energi yang diproses untuk didapatkan keluaran.

6. Keluaran Sistem (Output)

Keluaran (Output) merupakan hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. Keluaran dapat merupakan masukan untuk subsistem yang lain atau pada supra sistem.

10

7. Pengolah Sistem (process)

Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah atau sistem itu sendiri sebagai pengolahnya. Pengolahan yang akan merubah masukan menjadi keluaran.

8. Sasaran Sistem (Objectives)

Suatu sistem pasti mempunyai tujuan (goal) atau sasaran (objective). Sasaran dari sistem sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuannya.

Gambar 2.1 Karakteristik Suatu Sistem [Sumber : Jogiyanto (2005 : 686)]

2.1.2. Klasifikasi Sistem

Menurut Jogiyanto (2004 : 687) Sistem dapat diidentifikasikan dari beberapa sudut pandang, diantaranya adalah sebagai berikut:

1. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem abstrak (abstract system) dan sistem phisik (physical system). Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara phisik. Sistem phisik merupakan sistem yang ada secara phisik.

2. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem alamiah (natural system)dan sistem buatan manusia (human mode system).Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam. Sedangkan sistem buatan manusia adalah sistem yang dirancang oleh manusia .

3. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertentu (deterministic sistem) dan sistem tak tentu (probabilistic system). Sistem tertentu beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat diprediksi. Interaksi antara bagian-bagiannya dapat dideteksi dengan pasti, sehingga keluaran dari sistem dapat diramalkan. Sedangkan sistem tak tentu adalah sistem yang kondisi masa depanya tidak dapat diprediksi kerena mengandung unsure probabilitas.

4. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertutup (close system) dan sistem terbuka (open system). Sistem tertutup merupakan sistem yang tidak berhubungan dengan lingkungan luarnya. Sistem ini bekerja secara otomatis tanpa adanya turut campur tangan dari pihak luar. Sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan lingkungan

12

luarnya. Sistem ini menerima masukan dan menghasilkan keluaran untuk lingkungan luar atau subsistemnya yang lainnya.

5. Data merupakan bentuk mentah yang belum dapat bercerita banyak, sehingga perlu diolah lebih lanjut. Data ditangkap sebagai input , diproses melalui suatu model membentuk informasi. Pemakai kemudian menerima informasi tersebut sebagai landasan untuk membuat suatu keputusan dan melakukan tindakan operasional yang akan membuat sejumlah data baru. Data baru tersebut selanjutnya menjadi input pada proses berikutnya sehingga membentuk suatu siklus informasi/Information Cycle

2.2. Kosep Dasar Informasi

Informasi dapat didefinisikan sebagai hasil dari pengolahan data dalam suatu bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi penerimanya yang menggambarkan suatu kejadian – kejadian (event) yang nyata (fact) yang digunakan untuk pengambilan keputusan. Jogiyanto Hartono (2004 : 692).

2.2.1. Kualitas Informasi

Menurut [Jogiyanto 2005 : 10] kualitas dari suatu informasi (quality of information) tergantung dari tiga hal, yaitu informasi harus akurat (accurate), tepat pada waktunya (timeliness), dan relevan (relevance). John Burch dan Grudnitski menggambarkan kualitas dari informasi dengan bentuk bangunan yang ditunjang oleh tiga buah pilar.

Gambar 2.2 Pilar kualitas informasi [Sumber : Jogiyanto (2005 : 10)]

1. Akurat, berarti informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak bias atau menyesatkan. Akurat juga berarti informasi harus jelas mencerminkan maksudnya. Informasi harus akurat karena dari sumber informasi sampai ke penerima informasi kemungkinan banyak terjadi gangguan (noise)yang dapat merubah atau merusak informasi tersebut. 2. Tepat pada waktunya, berarti informasi yang datang pada penerima tidak

boleh terlambat. Informasi yang sudah usang tidak akan mempunyai nilai lagi. Karena informasi merupakan landasan di dalam pengambilan keputusan. Bila pengambilan keputusan terlambat, maka dapat berakibat fatal untuk organisasi.

3. Relevan, berarti informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakainya.

14

2.2.2. Nilai Informasi

Nilai dari informasi (value of information) ditentukan dari dua hal, yaitu menfaat dan biaya mendapatkannya. Suatu informasi dikatakan bernilai bila menfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkanya. Kegunaan informasi adalah untuk mengurangi hal ketidakpastian di dalam proses pengambilan keputusan tentang suatu keadaan. Pengukuran nilai informasi biasanya dihubungkan dengan nilai analisis cost effectiveness atau cost benefit. Jogiyanto Hartono (2005 : 11).

2.2.3. Siklus Informasi

Menurut Tata Sutabri (2004 : 17) Data merupakan bentuk yang masih mentah, belum dapat bercerita banyak, sehingga perlu diolah lebih lanjut. Data diolah melalui suatu model untuk dihasilkan informasi. Data yang diolah untuk menghasilkan informasi menggunakan suatu model proses tertentu. Data yang diolah melalui suatu model menjadi informasi, penerima kemudian menerima informasi tersebut, membuat suatu keputusan dan melakukan tindakan, yang berarti menghasilkan suatu tindakan yang lain yang akan membuat sejumlah data kembali. Data tersebut akan ditangkap sebagai input, diproses kembali lewat suatu model dan seterusnya membentuk suatu siklus. Siklus ini disebut dengan siklus informasi (information cycle) atau disebut juga siklus pengolahan data (data processing cycle). Adapun siklus informasi sebagai berikut :

Gambar 2.3 Siklus Informasi [Sumber : Jogiyanto (2004 : 695)] 2.3. Konsep Dasar Sistem Informasi

Menurut [Jogiyanto 2004 : 697] Sistem informasi dapat didefinisikan sebagai suatu sistem di dalam suatu organisasi yang merupakan kombinasi dari orang-orang, fasilitas, teknologi, media, prosedur-prosedur dan pengendalian yang di tunjukan untuk mendapatkan jalur komunikasi penting, memperoses tipe transaksi rutin tertentu, member sinyal kepada manajemen dan yang lainnya terhadap kejadian-kejadian internal dan eksternal yang penting dan menyediakan suatu dasar informasi untuk pengambil keputusan cerdik.

2.3.1. Pengertian Sistem Informasi

Menurut [Jogiyanto 2004 : 697] Sistem informasi dapat didefinisikan sebagai suatu sistem di dalam suatu organisasi yang merupakan kombinasi dari orang-orang, fasilitas, teknologi, media, prosedur-prosedur dan pengendalian yang di tunjukan untuk mendapatkan jalur komunikasi penting, memperoses tipe transaksi rutin tertentu, member sinyal kepada manajemen dan yang lainnya

16

terhadap kejadian-kejadian internal dan eksternal yang penting dan menyediakan suatu dasar informasi untuk pengambil keputusan cerdik.

2.3.2. Elemen Perancangan Sistem Informasi Elemen proses perancangan meliputi : a. Perancagan Data

Perancangan Data merupakan transformasi model data yang dihasilkan oleh proses analis menjadi struktur data yang dibutuhkan pada saat implementasi.

b. Perancangan Arsitektur

Perancangan Arsitektur merupakan definisi keterkaitan antara elemen-elemen utama yang akan membentuk program.

c. Perancangan Antarmuka

Perancangan Antarmuka merupakan penjabaran komunikasi internal perangkat lunak, antar perangkat lunak dengan system diluarnya, dan antara perangkat lunak dengan usernya.

d. Perancangan Prosedur

Perancangan Prosedur merupakan transformasi elemen structural dan arsitektur program menjadi deskripsi prosedur.

2.4. Konsep Basis Data

Menurut (Fathansyah, 2007 : 2). Basis data terdiri atas dua kata, yaitu Basis dan Data. Basis dapat diartikan sebagai markas atau gudang, tempat bersarang/berkumpul. Sedangkan Data adalah representasi fakta dunia nyata yang mewakili suatu objek seperti manusia, barang, hewan, peristiwa, konsep keadaan,

dan sebagainya, yang direkam dalam bentuk angka, huruf, simbol, teks, gambar, bunyi, atau kombinasinya.

Basis Data merupakan kumpulan data yang terorganisasi untuk melayani berbagai aplikasi pada saat bersamaan dengan melakukan penyimpanan dan pengelolaan data sehingga data tersebut terlihat di satu lokasi.

Prinsip utama basis data adalah pengaturan data atau arsip dengan tujuan utama untuk kemudahan dan kecepatan dalam pengambilan kembali data atau arsip. Dapat disimpulkan bahwa Basis data (database) merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan di simpanan luar komputer dan digunakan perangkat lunak tertentu untuk memanipulasinya.

Database merupakan salah satu komponen yang penting di sistem informasi, karena berfungsi sebagai basis penyedia informasi bagi para pemakainya. Sistem basis data (database system) ini adalah suatu sistem informasi yang mengintegrasikan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan lainnya dan membuatnya tersedia untuk beberapa aplikasi yang bermacam-macam di dalam suatu organisasi.

2.5. Pengertian Sistem Informasi Akademik

Kata akademik [ http://www.unp.ac.id/Pengenalan Nilai Budaya dan Etika Mahasiswa / 23 Maret 2009 ] berasal dari bahasa Yunani yakni academos yang berarti tempat perguruan. Berdasarkan hal tersebut pengertian akademik adalah keadaan orang-orang bisa menyampaikan dan menerima gagasan, pemikiran, ilmu pengetahuan, dan sekaligus dapat mengujinya secara jujur, terbuka, dan leluasa (Fadjar, 2002 : 5).

18

Dari pengertian akademik, pengertian sistem, pengertian informasi diatas maka penulis mengambil kesimpulan mengenai pengertian sistem informasi akademik, sebagai berikut :

“Sistem informasi akademik adalah sekumpulan elemen-elemen baik fisik maupun non fisik yang saling berhubungan satu sama lain menjadi satu kesatuan utuh dan saling bekerja sama untuk mengolah data akademik menjadi informasi yang berguna bagi pemakainya.”

Secara umum data-data yang diolah oleh sistem informasi akademik pada suatu sekolah meliputi data siswa, data guru, data jadwal mata pelajaran, data nilai, data registrasi siswa, dan data-data lain yang berhubungan dengan proses keakademikan dari mulai proses pendaftaran sampai kelulusan.

Dalam mengembangkan sistem akademik, setiap lembaga pendidikan mempunyai kebijakan tersendiri, sehingga proses pengolahan data akademik lembaga pendidikan yang satu dengan lembaga pendidikan yang lain akan berbeda.

2.6. Jaringan Komputer

Yang disebut jaringan komputer (computer network)atau sering disingkat jaringan saja adalah hubungan dua buah simpul (umumnya berupa komputer) atau lebih yang tujuan utamanya adalah untuk melakukan pertukaran data. Dalam prakteknya, jaringan komputer memungkinkan untuk melakukan berbagai perangakat lunak, perangkat keras, bahkan berbagi kekuatan proses. Abdul Kadir (2003 : 346).

2.6.1. Jenis- Jenis Jaringan Komputer

Jaringan yang secara umum yang kita kenal dibagi menjadi empat jenis, yaitu:

1. LAN (Local Area Network)

LAN adalah jaringan komputer yang mencangkup area dalam satu ruang, satu gedung, atau beberapa gedung yang berdekatan. Sebagai contoh, jaringan dalam satu kampus yang terpadu atau di sebuah lokasi perusahaan tergolong sebagai LAN. LAN umumnya menggunakan mesia transmisi berupa kabel. Namun ada juga yang tidak menggunkan kabel atau disebut wireless LAN atau LAN tanpa kabel. Kecepatan LAN berkisar dari 10 Mbps sampai 1 Gbps.

2. MAN (Metropolitan Area Network)

MAN adalah jaringan yang mencangkup area satu kota dengan rentan sekitar 10-45 Km. Jaringan yang menghubungkan bank yang terltak dalam satu kota atau kampus yang tersebar dalam beberapa lokasi tergolong termasuk MAN. Jaringan seperti ini umunya menggunakan media transmisi dengan mikrogelombang atau gelombang radio, Namun ada juga yang menggunkan jalur sewa (leased line).

3. WAN (Wide Area Network)

Jaringan yang mencangkup antar kota, antar provinsi, antar Negara, dan bahkan antar benua disebut dengan WAN. Misalnya, jaringan yang menghubungkan ATM, Internet.

20

4. Internet

Internet merupakan dua komputer atau lebih yang saling berhubungan membentuk jaringan komputer hingga meliputi jutaan komputer di dunia (internasional), yang berinteraksi dan berbagi informasi.

2.6.2. Topologi Jaringan

Topologi pada dasarnya adalah peta dari sebuah jaringan. Topologi jaringan terbagi lagi menjadi dua, yaitu topologi secara fisik (physical topology) dan topologi secara logika (logical topology). Topologi secara fisik menjelaskan bagaimana susunan dari kabel dan komputer dan lokasi dari semua komponen jaringan. Sedangkan topologi secara logika menetapkan bagaimana informasi atau aliran data dalam jaringan.

1. Topologi Bus

Pada topologi ini semua sentral dihubungkan secara langsung pada medium transmisi dengan konfigurasi yang disebut Bus. Transmisi sinyal dari suatu sentral tidak dialirkan secara bersamaan dalam dua arah. Hal ini berbeda sekali dengan yang terjadi pada topologi jaringan mesh atau bintang, yang pada kedua sistem tersebut dapat dilakukan komunikasi atau interkoneksi antar sentral secara bersamaan. Topologi jaringan bus tidak umum digunakan untuk interkoneksi antar sentral, tetapi biasanya digunakan pada sistem jaringan komputer.

Gambar 2.4 Topologi Bus

[ Sumber :http://www.google.co.id/ topologi jaringan/3 April 2009]. 2. Topologi Star

Dalam topologi jaringan bintang, salah satu sentral dibuat sebagai sentral pusat. Bila dibandingkan dengan sistem mesh, sistem ini mempunyai tingkat kerumitan jaringan yang lebih sederhana sehingga sistem menjadi lebih ekonomis, tetapi beban yang dipikul sentral pusat cukup berat. Dengan demikian kemungkinan tingkat kerusakan atau gangguan dari sentral ini lebih besar.

Gambar 2.5 Topologi Star

22

3. Topologi Ring

Untuk membentuk jaringan cincin, setiap sentral harus dihubungkan seri satu dengan yang lain dan hubungan ini akan membentuk loop tertutup. Dalam sistem ini setiap sentral harus dirancang agar dapat berinteraksi dengan sentral yang berdekatan maupun berjauhan. Dengan demikian kemampuan melakukan switching ke berbagai arah sentral.

Keuntungan dari topologi jaringan ini antara lain : tingkat kerumitan jaringan rendah (sederhana), juga bila ada gangguan atau kerusakan pada suatu sentral maka aliran trafik dapat dilewatkan pada arah lain dalam sistem.Yang paling banyak digunakan dalam jaringan komputer adalah jaringan bertipe bus dan pohon (tree), hal ini karena alasan kerumitan, kemudahan instalasi dan pemeliharaan serta harga yang harus dibayar. Tapi hanya jaringan bertipe pohon (tree) saja yang diakui kehandalannya karena putusnya salah satu kabel pada client, tidak akan mempengaruhi hubungan client yang lain.

Gambar 2.6 Topologi Ring

4. Topologi Mesh

Topologi mesh memiliki hubungan yang berlebihan antara peralatan-peralatan yang ada. Susunannya pada setiap peralatan-peralatan yang ada didalam jaringan saling terhubung satu sama lain.

Gambar 2.7 Topologi Mesh

[ Sumber :http://www.google.co.id/ topologi jaringan/3 April 2009] 5. Topologi Tree

Topologi jaringan ini disebut juga sebagai topologi jaringan bertingkat. Topologi ini biasanya digunakan untuk interkoneksi antar sentral dengan hirarki yang berbeda. Untuk hirarki yang lebih rendah digambarkan pada lokasi yang rendah dan semakin keatas mempunyai hirarki semakin tinggi. Topologi jaringan jenis ini cocok digunakan pada sistem jaringan komputer.

Gambar 2.8 Topologi Tree

24

2.6.3. Manfaat Jaringan

Banyak sekali manfaat jaringan yang dapat kita rasakan jika kita menggunakannya. Berikut adalah manfaat-manfaat jaringan didalam kehidupan sehari-hari dalam mengerjakan suatu pekerjaan dengan komputer jaringan :

1. Membagi pekerjaan antara 1 pegawai dengan pegawai lainya.

2. Men-sharing data tanpa harus menggunkan perangkat eksternal memori. Seperti : flashdisk, CD/DVD, maupun floppy disk.

3. Bermain game dengan 2 komputer atau lebih.

4. Berkomunikasi jarak jauh tanpa harus menggunakan perangkat lain. Seperti : handphone.

2.7. Pengertian Client-Server

Klien-server atau client-server [http://id.wikipedia.org/Klien-Server/22

Maret 2009] merupakan sebuah paradigma dalam teknologi informasi yang

merujuk kepada cara untuk mendistribusikan aplikasi ke dalam dua pihak yaitu pihak klien dan pihak server.

Dalam model klien/server, sebuah aplikasi dibagi menjadi dua bagian yang terpisah, tapi masih merupakan sebuah kesatuan yakni komponen klien dan komponen server. Komponen klien juga sering disebut sebagai front-end, sementara komponen server disebut sebagai back-end. Komponen klien dari aplikasi tersebut dijalankan dalam sebuah workstation dan menerima masukan data dari pengguna. Komponen klien tersebut akan menyiapkan data yang dimasukkan oleh pengguna dengan menggunakan teknologi pemrosesan tertentu dan mengirimkannya kepada komponen server yang dijalankan di atas mesin

server, umumnya dalam bentuk request terhadap beberapa layanan yang dimiliki oleh server. Komponen server akan menerima request dari klien, dan langsung memprosesnya dan mengembalikan hasil pemrosesan tersebut kepada klien. Klien pun menerima informasi hasil pemrosesan data yang dilakukan server dan menampilkannya kepada pengguna, dengan menggunakan aplikasi yang berinteraksi dengan pengguna

Gambar 2.9 Sistem Client Server [ Sumber : Fathansyah (2007 : 154) ]

2.8. Perangkat Lunak Pendukung

Tanpa perangkat lunak pendukung sebuah komputer tidak akan brguna. Komputer membutuhkan perangkat lunak untuk beroprasi dan membutuhkan sistem operasi atau program untuk membuat komputer bekerja sama secara baik. Perangkat lunak pendukung adalah program yang dirancang untuk mendukung pertama hardware untuk bekerja bersama dan menyediakan bantuan program aplikasi.

26

BAB III

OBJEK DAN METODE PENELITIAN

3.1. Objek Penelitian

Lokasi pelaksanaan penelitian ini yaitu pada SMP YAS BANDUNG yang berlokasi di Jl.P.H.H.Mustopa no 115 Bandung 40125. Berikut adalah sejarah singkat perusahaan, visi dan misi, struktur organisasi dan deskripsi jabatan yang penulis peroleh langsung di tempat penelitian.

3.1.1. Sejarah Singkat SMP YAS Bandung

SMP Yayasan Atikan Sunda Bandung di didirikan pada tanggal 16 Januari 1977 di atas tanah seluas 3.144 m2 dengan luas bangunan 1.845 m2 yang beralamat di Jl. Panghulu Haji Hasan Mustapa No. 115 Kelurahan Sukapada, Kecamatan Cibeunying Kidul Bandung Jawa Barat.

untuk berpartisipasi dalam mengisi kemerdekaan, khususnya dalam kehidupan bangsa, sesuai dengan yang di amanatkan oleh Undang - Undang Dasar 1945, maka pada tahun 1955, perkumpulan Daya Sunda di Bandung, mendirikan YAS ( Yayasan Atikan Sunda ) sebagai implementasi visi dan misinya di bidang pendidikan. YAS didirikan dengan akta notaris Noezar. no.: 132, tanggal 19 Nopember 1955, dengan badan pengurus yang pertama terdiri dari Muhamad Jogasaara ( Ketua ), Oenoes Sanoesi ( wakil ketua ), Himat ( sekretaris ), Mas

Pakih ( bendahara ) Rd Djongdjong ( anggota ) dan Rd Mohammad Sanoesi ( anggota ).

Dalam mencapai tujuannya, YAS menjalankan segala sesuatu yang dipandang perlu dan berguna untuk tujuan tersebut dan yang tidak melanggar atau bertentangan dengan undang - undang negara, Maka, atas dasar prakarsa bapak R. Ema Bratakoesoema dan bapak R Edang Soewanda serta pengurus yayasan pada periode - periode berikutnya, didirkanlah unit - unit pendidikan yaitu SD YAS I ( 1968 ), SD YAS II ( 1971 ), SMP YAS (1978 ) dan SMA YAS ( 1980 ).

Numutkeun Drs. R. Ma'mun Atmamiharja ( Sejarah Sunda I;1958), hasil nyukcruk anjeuna tina rupi - rupi kamus, harti kecap Sunda teh nyaeta:

Dina Basa Sangsekerta Sunda, jangkar kecapna sund ( bandingkeun sareng sun-BS.Inggris nu hartina panonpoe), caang,moncorong cahayana maparin sumber kahirupan keur sakumna mahluk. Ku kituna pancen Ki Sunda teh lir ibarat gawena panonpoe, masihan obor karahayon, malar hirupna pengeusi bumi caang moncorong. Ku kituna sanes Sunda pengaraneunana upami nya surem nya poek, surem lahir, poek batin. Anu kitu pandena mah pibasaeunana teh manawi ' Sunda Samagaha'

Dina Basa Jawa Sunda, tina kecap 'unda' hartosna naek Kecap naek ngagambarkeun kaayaan nu tahapna leuwih luhur, leuwih maju, leuwih hade, leuwih positip. Kecap naek tuduh kana 'pagawean', tuduh kana ayana tarekah/usaha, ayana proses. Tumali sareng eta teu merenah disebut Sunda upami

28

hirupna ngajeten, teu aya majuna. Langkung langkung upami bari jeung mundur atanapi turun. Jadi Sunda ngadung ma'na maju, naek, henteu ngarandeg.

3.1.2. Visi dan Misi SMP YAS Bandung

Visi :Mewujudkan pendidikan yang berkualitas dengan mengakar pada budaya Sunda di landasi dengan keimanan dan ketaqwaan terhadap Tuhan Yang Maha Esa

Misi: 1. Meningkatkan iman dan taqwa

2.

Memelihara dan melestarikan kesenian daerah

3.

_{Mengembangkan kurikulum lokal}

4.

_{Mengembangkan kegiatan ekstrakurikuler sebagai wadah}

pengembangan bakat, minat untuk mencapai prestasi

5.

_{Meningkatkan profesional guru dalam pelayanan KBM}

6.

_{Pencapaian daya serap dan target kurikulum yang optimal}

7.

_{Menggunakan anggaran secara efektif dan efisien}

8.

_{Pemanfaatan media IT}

9.

_{Menata lingkungan sekolah yang aman, nyaman dan asri}

3.1.3. Struktur Organisasi SMP YAS Bandung

Setiap perusahaan pasti memiliki struktur organisasi masing-masing yang berbeda antara perusahaan yang satu dengan perusahaan yang lain. Struktur organisasi dibuat agar susunan kerja, wewenang, dan tanggung jawab suatu

bagian tertentu dapat terlihat dengan jelas. Begitu juga dengan SMP YAS BANDUNG yang telah memiliki struktur organisasi sebagai berikut:

Gambar 3.1. Struktur organisasi SMP YAS Bandung [Sumber : SMP Yayasan Atikan Sunda (YAS) Bandung] 3.1.4. Deskripsi Tugas

Agar setiap karyawan dapat menjalankan fungsi serta tugasnya masing-masing dengan baik maka perlu dijabarkan secara jelas tentang deskripsi kerjanya masing-masing yang sesuai dengan posisi jabatan yang diambil dengan perusahaan tersebut. Adapun deskripsi kerja masing-masing bagian yang ada didalam SMP YAS BANDUNG adalah sebagai berikut :

1. Ketua Yayasan

a. Memberikan pengawasan kepada kepala sekolah b. Mengecek keuangan sekolah

30

d. Memberikan tugas untuk mengelola asset SMP YAS Bandung e. Mengambil keputusan

2. Kepala sekolah

Kepala sekolah sebagai pemimpin mempunyai tugas sebagai berikut : a. Mengelola seluruh kegiatan unit usaha sesuai misi dan tujuan

memimpin

b. Mengelola asset SMP YAS Bandung c. Melaksanakan pengawasan

d. Melakukan evaluasi terhadap kegiatan e. Mengambil keputusan

f. Senantiasa berusaha meningkatkan efesiensi, efektifitas dan produktifitas.

3. Wakil Kepala Sekolah

Wakil kepala sekolah sebagai pemimpin mempunyai tugas sebagai berikut : a. Bertanggungjawab atas kelancaran dan ketertiban selama

berlangsungnya PBM

b. Mencatat ketidakhadiran guru yang bertugas pada hari yang bersangkutan

c. Menangani urusan-urusan Kepala Sekolah dalam keadaan Kepala Sekolah tidak ada di tempat

d. Mencatat identitas, menerima dan melayani tamu yang akan berurusan dengan kepala sekolah

e. Mengisi buku catatan pelanggaran yang dilakukan siswa f. Menangani pelanggaran yang dilakukan siswa

g. Membuat laporan harian tentang kejadian-kejadian selama menjalankan piket

3. Pembantu kepala sekolah kurikulum

PKS Kurikulum mempunyai tugas-tugas sebagai berikut : a. Merancang dan menentukan kurikulum yang digunakan. b. Menyusun pembagian tugas guru

c. Menyusun jadwal pelajaran

d. Menyusun pelaksanaan EBTA/EBTANAS e. Menyediakan daftar buku acara guru dan siswa

f. Menyusun laporan pelaksanaan pengajaran secara berkala 4. Pembantu kepala sekolah kesiswaan

PKS kesiswaaan mempunyai tugas membantu kepala sekolah dalam kegiatan :

a. Menyusun program pembinaan kesiswaan (OSIS)

b. Membina dan melaksanakan keamanan, kebersihan, ketertiban, keindahan, kekeluargaan, dan kerindangan.

c. Memberikan pengarahan dalam menyelenggarakan pemilihan pengurus OSIS.

d. Melakukan pembinaan kepada pengurus OSIS dalam berorganisasi e. Melakukan pemilihan siswa untuk mewakili sekolah dalam kegiatan

32

5. Pembantu kepala sekolah sarana

PKS Sarana mempunyai tugas dan tanggung jawab terhadap :

a. Menyediakan sarana dan prasarana untuk kebutuhan- kebutuhan di SMP YAS Bandung.

b. Pemeliharaan (pengamanan, penghapusan, pengembangan) c. Pengelolaan keuangan alat-alat pengajaran

6. Pembantu kepala sekolah humas

PKS humas mempunyai tugas membantu kepala sekolah dalam kegiatan : a. Melayani apabila ada tamu dari luar yang berkunjung ke SMP YAS

Bandung

b. Mengatur dan menyelenggarakan hubungan sekolah dengan orang tua wali siswa

c. Membina pengembangan hubungan antara sekolah dengan lembaga pemerintahan, dunia usaha dan lembaga sosial lainnya.

d. Menyusun laporan pelaksanaan hubungan masyarakat secara berkala 7. Tata usaha

Tata Usaha mempunyai tugas dan tanggung jawab sebagai berikut : a. Penyusunan program tata usaha

b. Penyusunan keuangan sekolah c. Pengurusan pegawai

e. Penyusunan laporan pelaksanaan kegiatan pengurusan ketatausahaan secara berkala.

7. BP/BK

BP/BK mempunyai tugas dan tanggung jawab terhadap :

a. Menerima dan melayani tamu orang tua siswa yang berkonsultasi untuk kepentingan anaknya

b. Menerima dan melayani siswa yang memerlukan konsultasi

c. Menerima tamu dari Instansi lain yang berhubungan dengan kepentingan BP/BK

d. Menangani siswa yang bermasalah

e. Mencatat setiap kejadian kasus yang terjadi selama menjalankan piket untuk dilakukan tindak lanjutnya

f. Mengisi buku catatan pelanggaran siswa sesuai dengan jenis pelanggarannya

g. Membuat laporan harian tentang kejadian-kejadian selama menjalankan tugas piket

8. Wali Kelas

Wali kelas mempunyai tugas dan tanggung jawab terhadap :

a. Bertugas sebagai guru wali atau guru yang membantu muridnya dalam melakukan kegiatan belajar mengajar.

34

9. Guru

Guru mempunyai tugas dan tanggung jawab terhadap :

a. Mengajar murid- murid yang ada di SMP YAS Bandung sesuai dengan bidang yang dikuasai.

b. Memberikan teladan yang baik kepada murid- murid didiknya. 11. Siswa – siswi

Siswa - siswi mempunyai tugas dan tanggung jawab terhadap : a. Belajar dengan sebaik- baiknya

b. Mematuhi segala peraturan yang ada di SMP YAS Bandung. 3.2. Metode Penelitian

Metode penelitian merupakan cara ilmiah untuk mendapatkan data dengan tujuan dan kegunaan tertentu. Jenis metode penelitian yang digunakan penulis dalam perancangan sistem informasi akademik adalah metode deskriptif.

3.2.1. Desain Penelitian

Jenis metode penelitian yang digunakan penulis adalah metode deskriptif (descriptive reasearch) . Metode deskriptif (descriptive reasearch) yaitu metode dalam penelitian suatu kasus dengan cara menuturkan pemecahan masalah dan mengumpulkan data sebagai gambaran keadaan objek yang diteliti berdasarkan fakta-fakta yang ada. Metode deskriptif yaitu membuat deskriptif, gambaran (dari sekelompok manusia, objek, kondisi, pada masa sekarang) secara sistematis, factual dan akurat tentang fakta, sifat, dan hubungan antar fenomena, yang mempunyai kriteria sebagai berikut:

1. Data yang digunakan didasarkan pada fakta yang terpecaya, bukan opini. 2. Ada deskripsi yang jelas tentang tempat dan waktu penelitian.

3. Dijelaskan tentang teknik pengumpulan dan analisis data, maupun pustaka yang digunakan.

4. Prinsip, fakta, dapat di nyatakan sebagai sebuah nilai dan gambaran suatu kondisi tertentu.

3.2.2. Jenis dan Metode Pengumpulan Data

Agar data dan informasi yang diperoleh sesuai dengan permasalahan yang ada pada SMP YAS Bandung, maka penulis menggunakan metode penelitian lapangan (field Research), yaitu penelitian dilakukan dengan cara mendatangi langsung tempat yang dijadikan objek penelitian.

3.2.2.1.Sumber Data Primer

Data primer adalah data yang menggunakan metode Penelitian Lapangan (Field Research), yaitu penelitian yang dilakukan dengan cara mendatangi langsung tempat yang dijadikan objek penelitian. Dalam hal ini penulis melakukan pengumpulan data dengan cara :

a. Pengamatan (Observasi)

Yaitu cara mengumpulkan data dan informasi, dengan cara mengamati langsung ke objek penelitian.

b. Wawancara (Interview)

Yaitu cara mengumpulkan data dengan mengajukan tanya jawab secara lisan dengan kepala tata usaha sekolah SMP YAS Bandung.

36

3.2.2.2.Sumber Data Sekunder

Data sekunder merupakan cara pengumpulan data dengan cara mempelajari data yang telah tersedia atau diberikan oleh pihak yang bersangkutan (pihak sekolah) kepada penulis.

Cara yang digunakan untuk mengumpulkan data sekunder adalah metode dokumentasi, yaitu dengan mengumpulkan data dan informasi yang diperlukan dari sumber-sumber kebanyakan dari materi sejenis dokumen yang berkenaan dengan masalah yang diteliti. Metode ini digunakan untuk pengumpulan data yang berhubungan dengan sejarah, tujuan, kegiatan dan struktur organisasi.

3.2.3. Metode Pendekatan dan Pengembangan Sistem

Metode pendekatan dan pengembangan sistem digunakan untuk memenuhi kebutuhan pengembangan sistem sehingga sistem yang dihasilkan akan sesuai dengan yang diharapkan.

3.2.3.1.Metode Pendekatan Sistem

Metode pendekatan perancangan terstruktur dimulai dari awal tahun 1970. Pendekatan terstruktur dilengkapi dengan alat-alat (tools) dan teknik-teknik (techniques) yang dibutuhkan dalam pengembangan sistem, sehingga hasil akhir dari sistem yang dikembangkan akan diperoleh sistem yang strukturnya didefinisikan dengan baik dan jelas. [Jogiyanto 2005 : 56]

Melalui pendekatan terstruktur, permasalahan yang komplek di organisasi dapat dipecahkan dan hasil dari sistem akan mudah untuk dipelihara, fleksibel, lebih memuaskan pemakainya, mempunyai dokumentasi yang baik, tepat waktu,

sesuai dengan anggaran biaya pengembangan, dapat meningkatkan produktivitas dan kualitasnya akan lebih baik. [Jogiyanto 2005 : 57]

3.2.3.2.Metode Pengembangan Sistem

Metode pengembangan sistem adalah metode- metode, prosedur- prosedur, konsep- konsep pekerjaan yang akan digunakan untuk mengembangkan suatu sistem informasi. Metodologi yang digunakan penulis dalam melakukan perancangan sistem informasi akademik ini yaitu dengan menggunakan model waterfall. Metode pengembangan sistem waterfall merupakan urutan kegiatan/aktivitas yang dilakukan dalam pengembangan sistem mulai dari penentuan masalah, analisis kebutuhan, perancangan implementasi, integrasi, uji sistem, penerapan dan pemeliharaan. Model ini menawarkan cara pembuatan perangkat lunak secara lebih nyata.

Gambar 3.2 Diagram Waterfall

38

Adapun langkah-langkah dalam metode waterfall dalam penelitian ini adalah sebagai berikut :

1. Sistem Enginering

Sistem engineering atau rekayasa sistem dan analisis merupakan pembentukan kebutuhan dari semua elemen sistem dan menganalisa kebutuhan keinginan user. Meliputi I/O, waktu pengerjaan , ukuran dan jumlah data yang ditangani

2. Analysis

Analisa kebutuhan sistem dan software adalah proses menentukan arsitektur sistem secara total dan menentukan ukuran data dan jumlah data 3. Design

Design adalah menentukan dasar-dasar pembentukan dan pemilihan struktur data, strukrtur program, arsitektur program, pemilihan algoritma, intereksi dengan user.

4. Coding

Coding adalah mentrasformasikan desain kedalam baris-baris program, pemilihan bahasa.

5. Testing

Testingmerupakan pengujian kebenaran program,error debugging. 6. Maintanance

Model Waterfall banyak mengandung iterasi sehingga membuat sulit bagi pihak manajemen untuk memeriksa seluruh rencana dan laporan. Maka dari itu, setelah sedikit iterasi, biasanya bagian yang telah dikembangkan akan dihentikan dan dilanjutkan dengan langkah pengembangan selanjutnya. Masalah-masalah selama resolusi selanjutnya, dibiarkan atau diprogram. Pemberhentian yang prematur dari persyaratan akan berarti bahwa sistem tidak akan sesuai dengan keinginan user.

3.2.3.3.Alat Bantu Analisis dan Perancangan

Alat bantu analisis dan perancangan digunakan untuk memudahkan dalam perancangan sistem informasi akademik yang dikembangkan penulis adalah : 1. Flowmap

Flow Map merupakan bagan alir yang menunjukkan arus dari laporan dan formulir termasuk tembusan. Flow Map digunakan untuk menganalisis bagaimana hubungan antara sub kerja yang akan menggerakkan sistem. Setelah diketahui bagian-bagian yang terlibat dalam sistem, maka akan diketahui berapa jumlah entitas yang terkait dengan sistem yang dianalisis dan dirancang.[http://splum.blogspot.com/Flowmap/02 Maret 2011]

2. Diagram Konteks

Merupakan model grafis yang memperlihatkan sistem dalam bentuk paling umum/global dan digunakan untuk mendefinisikan serta memperlihatkan lingkup atau batas sistem yang akan ditelaah. Diagram Konteks selalu mengandung satu proses saja. Proses ini mewakili

40

proses dari seluruh sistem. Diagram Konteks menggambarkan hubungan input / output antara sistem dengan kesatuan luar (eksternal entity).

[http://splum.blogspot.com/Flowmap/02 Maret 2011]

3. Data Flow Diagram

DFD merupakan alat yang digunakan pada metodologi pengembangan sistem yang terstruktur. DFD dapat menggambarkan arus data di dalam sistem dengan terstruktur dan jelas. DFD sering digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir. [http://splum.blogspot.com/Flowmap/02 Maret 2011]. Beberapa simbol yang digunakan di DFD antara lain :

a. Kesatuan Luar (External Entity)

Setiap sistem pasti mempunyai batas sistem yang memisahkan suatu sistem dengan lingkungan luarnya. Sistem akan menerima input dan menghasilkan outputkepada lingkungan luarnya. Kesatuan luar (external entity) merupakan kesatuan di lingkungan luar sistem dapat berupa orang, organisasi atau sistem lainnya yang berada di lingkungan luarnya yang akan memberikan input atau menerima output dari sistem.

b. Arus Data (Data Flow)

Arus data di DFD diberi simbol suatu panah. Arus data ini mengalir diantara proses (process), simpanan data (data store) dan kesatuan luar

(external entity). Arus data ini menunjukkan arus dari data yang dapat berupa masukan untuk sistem atau hasil dari proses sistem.

c. Proses (Process)

Proses adalah kegiatan atau kerja yang dilakukan oleh orang, mesin atau komputer dari hasil suatu arus data yang masuk ke dalam proses untuk dihasilkan arus data yang akan keluar dari proses. Suatu proses dapat ditunjukkan dengan simbol lingkaran atau dengan simbol empat persegi panjang tegak dengan sudut-sudutnya tumpul.

d. Simpanan Data (Data Store)

Simpanan data merupakan simpanan dari data yang dapat berupa : 1. Suatu file atau database di sistem komputer

2. Suatu arsip atau catatan manual.

3. Suatu kotak tempat data di meja seseorang. 4. Suatu tabel acuan manual.

5. Suatu agenda atau buku.

Simpanan data di DFD dapat disimbolkan dengan sepasang garis horizontal paralel yang kedua ujungnya terbuka atau salah satu ujungnya tertutup.

4. Kamus Data

Kamus data atau data dictionary atau disebut juga dengan istilah system data dictionary adalah katalog fakta tentang data dan kebutuhan- kebutuhan informasi dari suatu sistem informasi. Kamus data dapat mendefinisikan data yang

42

mengalir di sistem dengan lengkap. Kamus data dibuat berdasarkan arus data yang ada dalam DFD (Data Flow Diagram) dan hanya ditunjukkan arus datanya saja. [Jogiyanto 2005 : 725]

5. Perancangan Basis Data

Bentuk normalisasi yang biasanya digunakan pada normalisasi adalah bentuk:

a. Normalisasi

1. Bentuk normalisasi I/1-NF (first normal form)

Bentuk Normal tahap pertama (1NF) terpenuhi jika sebuah tabel tidak memiliki atribut bernilai banyak ( Multivalued Attribute ) atau lebih dari satu atribut dengan domain nilai yang sama.

2. Bentuk normalisasi II / 2-NF (Second-Normal Form)

Bentuk tahap normal kedua ( 2NF ) terpenuhi jika pada sebuah tabel, semua atribut yang tidak termasuk dalam key primer memiliki ketergantungan fungsional ( KF ) pada key primer secara utuh. Sebuah table dikatakan tidak memenuhi 2NF, jika ketergantungannya hanya besifat parsial ( hanya tergantung pada sebagian dari key primer ).

3. Bentuk normalisasi 3-NF( Third –Normal Form)

Suatu relasi memenuhi bentuk III (3-NF) jika dan hanya jika relasi tersebut memenuhi 2-NF, dan setiap kolom bukan kunci tidak tergantung secara fungsional kepada kolom bukan kunci

yang lain dalam relasi tersebut. Dengan kata lain setiap kolom bukan kunci primer tidak memiliki ketergantungan secara transitif terhadap kunci primer.

b. Tabel Relasi

Relasi tabel adalah gambaran tentang hubungan yang terjadi antar tabel-tabel yang akan digunakan dalam program aplikasi pemecahan dari flat file yang menurut teknik normalisasi sehingga pemecahan tersebut memiliki sebuah kunci yang menghubungkan relasi datanya. 3.2.4. Pengujian Software

Faktor pengujian software adalah teknik untuk menguji perangkat lunak, mempunyai mekanisme untuk menentukan data uji yang dapat menguji perangkat lunak secara lengkap dan mempunyai kemungkinan tinggi untuk menemukan kesalahan.

Perangkat lunak dapat diuji dengan dua cara, yaitu : 1. White Box Testing

Pengujian White Box (glass box) adalah pengujian yang didasarkan pada pengecekan terhadap detail perancangan, menggunakan struktur kontrol dari desain program secara prosedural untuk membagi pengujian ke dalam beberapa kasus pengujian.

2. Black Box Testing

Pengujian Black Box adalah pengujian aspek fundamental sistem tanpa memperhatikan struktur logika internal perangka lunak. Metode ini

44

digunakan untuk mengetahui apakah perangkat lunak berfungsi dengan benar. Pengujian Black Box merupakan metode perancangan data uji yang didasarkan pada spesifikasi perangkat lunak. Data uji dibangkitkan, dieksekusi pada perangkat lunak dan kemudian keluaran dari perangkat lunak dicek apakah telah sesuai dengan yang diharapkan.

Dalam pengembangan sistem informasi akademik ini penulis menggunakan metode pengujian perangkat lunak/software Black Box Testing, dalam pengujian perangkat lunak/software yang dibuat penulis.

45

4.1. Analisis Sistem Yang Berjalan

Analisis sistem merupakan penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh kedalam bagian-bagian komponennya, dengan maksud mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan yang terjadi serta kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikannya.

Tahap analisis merupakan tahapan yang sangat penting karena apabila terjadi kesalahan di tahapan ini, maka akan menyebabkan kesalahan di tahap selanjutnya.

4.1.1. Analisis Dokumen

Analisa dokumen menggambarkan bagaimana dan untuk apa saja dokumen- dokumen digunakan dalam sistem informasi akademik. Untuk itu analisa dokumen merupakan salah satu yang dapat membantu dalam perancangan sistem selanjutnya. Adapaun analisa dokumen dapat dilihat dibawah ini :

1. Nama Dokumen : Formulir registrasi

Deskripsi : Formulir yang diisi oleh siswa baru yang berisikan tentang data siswa keseluruhan.

Fungsi : Mengetahui data siswa

Rangkap : Satu

46

Ke : Panitia PPDB (penerimaan peserta didik baru)

Atribut : Nama lengkap, nama panggilan, No.NISN, jenis kelamin, tempat tanggal lahir, agama, kewarganegaraan, anak ke berapa, jumlah saudara kandung, jumlah sudara tiri, jumlah saudara angkat, anak yatim/piatu/yatim patu, bahasa sehari-hari.

2. Nama Dokumen : Laporan siswa baru

Deskripsi : Data-data siswa baru yang diterima.

Fungsi : Bukti bahwa siswa tersebut telah diterima disekolah SMP YAS Bandung.

Rangkap : Empat

Sumber Data : Panitia PPDB (penerimaan peserta didik baru)

Ke : Panitia PPDB (penerimaan peserta didik baru) Kepala sekolah, Ketua yayasan, Dinas kota.

Atribut : No urut, Nis, Nama, L/P, Tempat tanggal lahir, Asal sekolah, Agama, Nama orangtua/wali, Pekerjaan orangtua, Alamat lengkap, Foto.

3. Nama Dokumen : Formulir siswa pindahan

Deskripsi : Formulir yang diisi oleh siswa pindahan yang berisikan tentang data siswa keseluruhan.

Rangkap : Dua Sumber Data : Tata usaha

Ke : Calon Siswa pindahan

Atribut : Nama lengkap, nama panggilan, No.NISN, jenis kelamin, tempat tanggal lahir, agama, kewarganegaraan, anak ke berapa, jumlah saudara kandung, jumlah sudara tiri, jumlah saudara angkat, anak yatim/piatu/yatim patu, bahasa sehari-hari.

4. Nama Dokumen : Laporan siswa pindahan

Deskripsi : Data-data siswa baru yang diterima.

Fungsi : Bukti bahwa siswa tersebut telah diterima disekolah SMP YAS Bandung.

Rangkap : Empat

Sumber Data : Tata usaha

Ke : Tata usaha, Kepala sekolah, Ketua yayasan, Dinas kota.

Atribut : No urut, Nis, Nama, L/P, Tempat tanggal lahir, Asal sekolah, Agama, Nama orangtua/wali, Pekerjaan orangtua, Alamat lengkap, Foto.

5. Nama Dokumen : Pembagian kelas dan wali kelas siswa baru Deskripsi : Data yang berisi pembagian kelas dan wali kelas

48

Fungsi : Sebagai pemberitahuan kepada siswa tentang kelas yang akan di tempati nya dan wali kelas nya dan laporan kepada tata usaha, wali kelas, kesiswaan, korikulum, sarana, kepala sekolah.

Rangkap : Tujuh

Sumber Data : Panitia PPDB (penerimaan peserta didik baru)

Ke : Panitia PPDB (penerimaan peserta didik baru), tata usaha, wali kelas, kesiswaan, korikulum, sarana, kelapa sekolah.

Atribut : Nama kelas, no urut, NIM, nama siswa, jenis kelamin, Tanggal, Absen, Keterangan.

6. Nama Dokumen : Pembagian kelas dan wali kelas siswa baru Deskripsi : Data yang berisi pembagian kelas dan wali kelas Fungsi : Sebagai pemberitahuan kepada siswa tentang kelas

yang akan di tempati nya dan wali kelas nya dan laporan kepada tata usaha, wali kelas, kesiswaan, korikulum, sarana, kepala sekolah.

Rangkap : Enam

Sumber Data : Tata usaha

Ke : Tata usaha, wali kelas, kesiswaan, korikulum, sarana, kelapa sekolah.

Tanggal, Absen, Keterangan.

7. Nama Dokumen : Jadwal Pelajaran

Deskripsi : Data yang berisi daftar mata pelajaran.

Fungsi : Sebagai acuan bagian kurikulum untuk membuat jadwal pelajaran

Rangkap : Empat

Sumber Data : Kurikulum

Ke : Sarana, tata usaha, siswa, guru.

Atribut : Kode guru, nama guru, bidang tugas mengajar, hari, jam ke, kelas,

8. Nama Dokumen : Raport

Deskripsi : Lembar yang berisi data nilai siswa selama satu semester

Fungsi : Sebagai informasi data nilai siswa selama satu semester

Rangkap : Satu

Sumber Data : Wali kelas

Ke : Siswa

Atribut : Nama Sekolah, Alamat, nama peserta didik, Nomor Induk, Kelas, Semester, Tahun pelajaran, mata pelajaran, KKM, jumlah nilai, nilai akhir, tanda tangan

50

wali kelas, anda tangan orang tua.

9. Nama Dokumen : Kartu DSP

Deskripsi : Lembar yang berisi bukti pembayaran dana sumbangan pendidikan.

Fungsi : Sebagai bukti untuk melakukan pembayaran dana sumbangan pendidikan

Rangkap : Dua

Sumber Data : Tata usaha

Ke : Siwsa

Atribut : No bukti, sudah terima dari, uang sejumlah, biaya PPDB, uang muka, sisa pembayaran, tanggal pelunasan, tanda tangan panitia.

10. Nama Dokumen : Kartu SPP

Deskripsi : Lembar yang berisi bukti pembayaran iuran bulanan Fungsi : Bukti untuk melakukan pembayaran iuran bulanan

Rangkap : Satu

Sumber Data : Tata usaha

Ke : Siwsa

Atribut : Sudah terima dari, uang sejumlah, untuk pembayaran, kelas, petugas.

4.1.2. Analisis Prosedur Yang Sedang Berjalan

Analisis prosedur yang berjalan menguraikan secara sistematis aktivitas-aktivitas yang terjadi dalam sistem informasi akademik di SMP YAS Bandung, diantaranya :

1. Prosedur sistem penerimaan peserta didik baru yang sedang berjalan : a. Calon siswa baru mengisi formulir registrasi dan menyerahkan

persyaratan-persyaratan yang ditentukan sekolah ke panitia PPDB (penerimaan peserta didik baru).

b. Panitia PPDB (penerimaan peserta didik baru) menerima dan memeriksa semua formulir registrasi dan persyaratan-persyaratan yang ditentukan, apabila formulir registrasi dan persyaratan lengkap Panitia PPDB (penerimaan peserta didik baru) akan mencatat pendaftaran jika persyaratan lengkap, dan jika tidak lengkap PPDB (penerimaan peserta didik baru) akan mengembalikan formulir registrasi dan persyaratan kepada calon siswa untuk melengkapi persyaratannya.

c. Jika persyaratan lengkap, Panitia PPDB (penerimaan peserta didik baru) akan membuatkan bukti penerimaan siswa baru sebanyak dua rangkap yang kemudian diserahkan ke calon siswa dan satu lagi diarsipkan.

d. Berdasarkan bukti penerimaan siswa baru yang diarsipkan, Panitia PPDB (penerimaan peserta didik baru) akan membuat laporan siswa baru yang diterima sebanyak empat rangkap yang disimpan diarsip,

52

kemudian diserahkan kepada kepala sekolah, Ketua Yayasan dan Dinas kota.

2. Prosedur daftar pendaftaran siswa pindahan :

a. Calon siswa pindahan mengisi formulir registrasi dan menyerahkan persyaratan-persyaratan kepada tata usaha.

b. Tata usaha menerima dan memeriksa semua formulir registrasi dan persyaratan-persyaratan yang ditentukan, apabila formulir registrasi dan persyaratan lengkap lalu tata usaha mengecek kelas kosong,jenjang akreditas,irayon,asal sekolah. Jika persyaratan tersebut lengkap maka tata usaha akan membuatkan bukti penerimaan siswa baru sebanyak dua rangkap yang kemudian diserahkan ke calon siswa dan satu lagi diarsipkan.

c. Jika persyaratan lengkap, Tata usaha akan membuatkan bukti penerimaan siswa pindahan sebanyak dua rangkap yang kemudian diserahkan ke calon siswa dan satu lagi diarsipkan.

d. Berdasarkan bukti penerimaan siswa pindahan yang diarsipkan, Tata usaha akan membuat laporan siswa baru yang diterima sebanyak empat rangkap yang disimpan diarsip, kemudian diserahkan kepada kepala sekolah, Ketua Yayasan dan Dinas kota.

3. Prosedur sistem pembagian kelas dan wali kelas baru yang sedang berjalan : a. Siswa memberikan hasil pendaftaran kepada PPDB (panitia peserta

didik baru), lalu panitia PPDB (panitia peserta didik baru) memproses pembuatan soal dan lembar jawaban.

b. Soal dan lembar jawaban yang telah dibuat kemudian diberikan kepada siswa untuk mengisi soal tes pembagian kelas dan wali kelas, setelah diisi kemudian soal tersebut diberikan kepada PPDB (panitia peserta didik baru) untuk dinilai.

c. PPDB (panitia peserta didik baru) memeriksa lembar jawaban siswa dan membuat hasil nilai tes.

d. PPDB (panitia peserta didik baru) membuat daftar pembagian kelas setelah mendapatkan data kelas dari sarana, data guru dari tata usaha, dan data siswa tinggal kelas dari wali kelas. Lalu data disimpan diarsip, lalu diberikan kepada tata usaha, wali kelas, kesiswaan, kurikulum, sarana, dan kepala sekolah.

4. Prosedur sistem pembagian kelas dan wali kelas lama yang sedang berjalan a. Siswa memberikan raport kepada tata usaha, lalu tata usaha cek raport

untuk melihat nilai siswa dari yang tertinggi sampai terrendah.

b. Tata usaha memberikan data raport kepada kesiswaan dan menyimpan rapot siswa.

c. Kesiswaan cek data raport yang telah diberikan dari tata usaha

d. Kesiswaan membuat daftar pembagian kelas setelah mendapatkan data kelas dari sarana, data guru dari tata usaha, dan data siswa tinggal kelas dari wali kelas. Lalu data disimpan diarsip, lalu diberikan kepada tata usaha, wali kelas, kurikulum, sarana, dan kepala sekolah. 5. Prosedur pembuatan jadwal pelajaran yang sedang berjalan :

54

b. Guru mengisi formulir kesediaan mengajar agar tidak terjadi rancu. c. Guru memberikan formulir yang telah diisi oleh guru kepada

kurikulum.

d. Tata Usaha akan memberikan data guru kepada bagian kurikulum sebagai acuan untuk pembuatan jadwal pelajaran

e. Sarana memberikan data kelas ke bagian kurikulum.

f. Berdasarkan form kesediaan mengajar, data guru, data kelas dan data pelajaran yang dimiliki oleh bagian kurikulum, bagian kurikulum membuat jadwal pelajaran sebanayak empat rangkap dan diserahkan ke guru.

g. Guru menandatangani jadwal tersebut dan menyerahkannya kembali kepada bagian kurikulum.

h. Kurikulum akan menyerahkan ke kepala sekolah.

i. Kepala sekolah menandatangani jadwal tersebut dankurikulum akan membawa kembali jadwal yang sudah ditandatangani kepala sekolah. j. Bagian kurikulum akan menyerahkan jadwal pelajaran tersebut ke

siswa, sarana, tata usaha, satu lagi diarsipkan. 6. Prosedur pengolahan nilai yang sedang berjalan :

a. Guru memberikan soal UTS/UAS kepada siswa.

b. Siswa mengisi lembar jawaban yang diberikan oleh guru,dan setelah diisi lembar jawaban dan soal tersebut dikembalikan kembali kepada guru.

c. Guru memeriksa lembar jawaban dan hasil UTS/UAS dikumpulkan bersama hasil ulangan.

d. Guru menyerahkan nilai ulangan, nilai UTS dan nilai UAS tiap siswa ke wali kelas masing- masing siswa.

e. Berdasarkan nilai harian, nilai UTS dan nilai UAS, wali kelas akan mencatat nilai- nilai tersebut ke buku nilai.

f. Berdasarkan data nilai, wali kelas akan menghitung nilai akhir tersebut. Setelah itu wali kelas akan mencatat kembali nilai akhir tersebut ke raport dan menandatanganinya.

g. Raport yang telah di tandatangani oleh wali kelas akan diserahkan ke kepala sekolah untuk mendapatkan tanda tangan dari kepala sekolah. Setelah itu raport tersebut diserahkan kembali ke wali kelas dan wali kelas menyerahkan ke siswa.

7. Prosedur Pembayaran DSP dan SPP yang sedang berjalan :

a. Siswa memberikan hasil pendaftaran kepada tata usaha untuk mengecek kelengkapan pendaftaran,jika tidak lengkap tata usaha mengembalikan hasil pendaftaran tersebut untuk melengkapi persyaratan pendaftaran.

b. Jika lengkap tata usaha mencatat pembayaran DSP

c. Data pembayaran DSP teresebut diberikan kepada siswa sebagai bukti bahwa siswa tersebut sudah membayar DSP

d. Tata usaha mencatat pembayaran DSP dan memeriksa cap dan tanda tangan serta mencatat kejurnal.

56

e. Tata usaha membuat kartu SPP dan memberikan kartu SPP tersebut kepada siswa.

f. Siswa membayar SPP beserta memberikan kartu SPP kepada tata usaha.

g. Tata usaha mencatat pembayaran SPP dibuku harian penerimaan iuran. h. Tata usaha mengumpulkan kartu kemudian dicap dan ditandatangan i. Tata usaha mengecek yang sudah dan belum bayar SPP

j. Jika sudah bayar kartu tersebut dikembalikan kepada siswa dan tata usaha mencetak laporan penerimaan SPP, kemudian diarsipkan dan diberikan kepada kepala sekolah dan ketua yayasan.

k. Jika belum bayar, tata usaha akan mencetak surat teguran untuk siswa yang belum bayar SPP, dan diberikan kepada siswa tersebut.

4.1.2.1.Flowmap

Flowmapakan memberikan gambaran tentang sistem yang saat ini sedang berjalan. Dari sistem lama maka akan ditemukan beberapa data dan fakta yang akan dijadikan bahan untuk pengembangan dan penerapan sebuah aplikasi sistem yang diusulkan.

Dibawah ini adalah flowmapsistem informasi informasi akademik di SMP YAS Bandung yang sedang berjalan meliputi pendaftaran siswa baru, pendaftaran siswa pindahan, pembagian kelas dan wali kelas baru dan pembagian kelas dan wali kelas siswa lama, pembuatan jadwal pelajaran, pengolahan nilai, serta pembayaran DSP dan SPP.

4.1 Flowmapsistem penerimaan siswa baru yang sedang berjalan Ket :

58

4.2 Flowmapsistem penerimaan siswa pindahan yang sedang berjalan Ket :

4.3 Flowmapsistem pembagian kelas dan wali kelas siswa baru yang sedang berjalan

60

Kesiswaan _SekolahKepala

Tata Usaha Kurikulum Sarana

Cek Raport Data Raport Raport Siswa Raport Data Raport H Cek Data Raport Dan Pembagian Kelas Data Pembagian

Kelas Dan Wali Kelas Data Pembagian

Kelas Dan Wali Kelas Data Pembagian Kelas Dan Wali Kelas Data Pembagian Kelas Dan Wali

Kelas Data Pembagian

Kelas Dan Wali Kelas

I

Data Pembagian Kelas Dan Wali

Kelas Wali Kelas Data Siswa Tinggal Kelas Data Siswa Tinggal Kelas Cek Data Siswa Dan Jumlah Siswa Tinggal Kls Jumlah Siswa

Tinggal Kelas Jumlah Siswa Tinggal Kelas ACC Jumlah Siswa Tinggal Kelas Jumlah Siswa Tinggal Kelas Tlh ACC Jumlah Siswa Tinggal Kelas Tlh ACC G Jumlah Siswa Tinggal Kelas Tlh ACC Data Kelas Data Guru Data Guru

Data Kelas

4.4 Flowmapsistem pembagian kelas dan wali kelas siswa lama yang sedang berjalan

4.5 Flowmapsistem jadwal pelajaran yang sedang berjalan

62

Guru Wali Kelas

N.Ulangan Catat data nilai Cata nilai akhir ke raport Nilai raport Data nilai

Siswa Kepala Sekolah

Menandatang ani raport Raport yang telah ditandatangani wali

kelas

Raport yang telah ditandatangani wali

kelas

Menandatang ani raport

Raport yang telah ditandatangani wali kelas & kepala sekolah Raport yang telah

ditandatangani wali kelas & kepala sekolah Raport yang telah

ditandatangani wali kelas & kepala sekolah

Hitung nilai akhir Nilai akhir N.UAS N.UTS N.Ulangan

Buat lap. Data nilai siswa per

kls Lap.data nilai

siswa per kls Lap.data nilai siswa per kls Soal UTS/UAS Dan

Lembar Jawaban Mengisi

Soal Ujian Soal UTS/UAS Dan

Lembar Jawaban

Soal UTS/UAS Dan Lembar Jawaban Telah

Diisi

Soal UTS/UAS Dan Lembar Jawaban Telah Diisi Periksa Lembar Jawaban Hasil UTS/UAS Pengumpulan Data Nilai Keseluruhan N.UAS N.UTS N.Ulangan

4.7 Flowmapsistem pembayaran DSP dan SPP yang sedang berjalan

64

4.1.2.2.Diagram Kontek

Diagram konteks adalah model yang menggambarkan hubungan dengan lingkungan luar. Diagram konteks sistem informasi akademik yang sedang berjalan di SMP YAS Bandung adalah sebagai berikut :

Gambar 4.8 Diagram kontekssistem informasi akademik yang sedang berjalan 4.1.2.3.Data Flow Diagram

DFD (Data Flow Diagram) menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir.

1. Data Flow Diagram level1 Sistem informasi akademik yang sedang berjalan. 2.0 Pembagian Kelas Dan Wali Kelas 3.0 Pembuatan Jadwal Pelajaran 1.0 Pendaftaran 5.0 Pembayaran DSP Dan SPP

4.0 Pengolahan Nilai Calon Siswa Siswa Kepala Sekolah Ketua Yayasan Dinas Kota Sarana F.Siswa F.Kesediaan Mengajar F.Jadwal Pelajaran

F.Siswa Tinggal Kelas F.Kelas Data Pembagian Kelas & Wali Kelas

F.Guru

F.Mata Pelajaran

F.Nilai Akhir Formulir Nilai Perkelas

Formulir pegistrasi Persyaratan Formulir tdk lengkap

Persyaratan

Hasil pendaftaran

Laporan data siswa Laporan data siswa Laporan data siswa Data siswa

Data Pembagian Kelas & Wali Kelas Data kelas

Data kelas Data Pembagian Kelas & Wali Kelas

Data tinggal kelas

Data guru

Data Mata Pelajaran Data kesediaan mengajar

Data jadwal pelajaran

Data jadwal pelajaran Data jadwal pelajaran

Data nilai perkelas Data nilai perkelas

Data nilai siswa perkelas Raport yang telah ditndatangani wali kelas & kepala sekolah

Hasil pendaftaran

Kartu DSP dan SPP yg sudah dicap dan ACC Data pembayaran DSP & SPP Data pembayaran DSP & SPP

66

2. Data Flow Diagram Level2 proses 1 (pendaftaran siswa baru dan pindahan) system informasi akademik yang sedang berjalan.

Gambar 4.10 DFD level 2 proses 1 sistem akademik yang sedang berjalan 3. Data Flow Diagram Level2 proses 2 (pembagian kelas dan wali kelas siswa

baru) sistem informasi akademik yang sedang berjalan.

4. Data Flow Diagram Level2 proses 3 (pembagian kelas dan wali kelas 2 dan 3) sistem informasi akademik yang sedang berjalan.

Gambar 4.12 DFD level 2 proses 3 sistem akademik yang sedang berjalan 5. Data Flow Diagram Level2 proses 4 (pembuatan jadwal pelajaran) sistem

informasi akademik yang sedang berjalan.

68

6. Data Flow Diagram Level 2 proses 5 (pengolahan nilai) sistem informasi akademik yang sedang berjalan.

7. Data Flow Diagram Level 2 proses 6 (pembayaran DSP dan SPP) sistem informasi akademik yang sedang berjalan.

70

4.1.3. Evaluasi Sistem Yang Sedang Berjalan

Evaluasi sistem akademik yang berjalan dilakukan untuk mengetahui kelemahan-kelemahan yang dihadapi saat ini sehingga dapat menghasilkan beberapa rancangan pemecahan terhadap kelemahan yang dihadapi. Adapun kelemahan-kelemahan tersebut antara lain :

1. Data- data akademik belum terintegrasi dengan baik, sehingga sering terjadi redudansi data

Solusi : Merancang suatu sistem informasi akademik dengan sebuah media penyimpanan yang terintegrasi dengan baik sehingga tidak terjadi redudansi data.

2. Sulitnya dalam pencarian data akademik karena sumber data masih berbentuk arsip / dokumen tertulis, sehingga memerlukan waktu yang cukup lama untuk mengelola dan mencari data akademik yang diperlukan

Solusi : Merancang sistem informasi akademik pada SMP YAS Bandung agar dapat memudahkan dalam mengelola dan mencari data – data akademik yang diperlukan.

3. Sering terjadi kesalahan dalam pengolahan data akdemik, sehingga akan memperlambat dalam pembuatan laporan akademik tersebut. Solusi : Merancang sistem informasi untuk mempermudah dalam

pembuatan laporan akademik yang cepat, tepat dan dapat meminimalkan terjadinya kesalahan.

Dengan adanya sistem informasi akademik di SMP YAS Bandung yang terkomputerisasi diharapkan kelemahan-kelemahan mengolah data-data akademik yang dihadapi saat ini, dapat dikurangi.

4.2. Perancangan Sistem

Perancangan sistem merupakan tahapan setelah analisis dari kebutuhan-kebutuhan fungsional dan persiapan untuk merancang bangun implementasi yang menggambarkan bagaimana suatu sistem dibentuk, yang dapat berupa penggambaran, perancangan, dan pembuatan sketsa atau pengaturan dari beberapa elemen yang terpisah kedalam satu kesatuan yang utuh dan berfungsi, juga menyangkut konfigurasi dari komponen-komponen perangkat keras dan perangkat lunak dari suatu sistem.

4.2.1. Tujuan Perancangan Sistem

Tujuan dari perancangan sistem adalah untuk menghasilkan perancangan sistem informasi akademik yang terkomputerisasi untuk memudahkan dalam mengolah data-data akademik sehingga tidak terjadi lagi kesalahan pengolahan data.

4.2.2. Gambaran Umum Sistem Yang Diusulkan

Usulan perancangan sistem yang diusulkan tidak mengalami banyak perubahan dari sistem yang berjalan, hanya merubah sistem informasi akademik yang belum terkomputerisasi menjadi sistem informasi yang terkomputerisasi sehingga dapat mengatasi permasalahan yang sering terjadi pada sistem informasi akademik yang lama dengan melakukan perubahan prosedur, yaitu pada sistem yang lama data-data akademik hanya disimpan dalam bentuk arsip yang disusun

72

pada sebuah lemari, sehingga memerlukan waktu yang lama untuk mencari data akademik dan dalam melakukan proses lainnya. Pada sistem yang baru data-data akademik dimasukan kedalam sebuah media penyimpanan sehingga memudahkan dalam proses pencarian data-data akademik dan dalam melakukan proses lainnya. Gambar dibawah ini menunjukkan bahwa sistem yang ada di SMP YAS Bandung telah terkomputerisasi.

Server

Guru

Kurikulum Kesiswaan

Tata Usaha

4.2.3. Perancangan Prosedur Yang Diusulkan

Adapun prosedur sistem informasi akademik yang diusulkan penulis diantaranya :

1. Prosedur sistem penerimaan siswa baru yang diusulkan :

a. Calon siswa baru mengisi formulir registrasi dan menyerahkan persyaratan-persyaratan yang ditentukan sekolah ke Tata usaha

b. Tata usaha menginputkan semua data siswa tersebut ke dalam database. Kemudian sistem akan menyeleksi siswa yang akan diterima berdasarkan daya tampung sekolah tersebut dan nilai UN yang tertinggi.

c. Jika siswa tersebut diterima, tata usaha memberikan bukti penerimaan siswa baru ke calon siswa. Namun sebaliknya jika data nilai UN siswa tersebut terkecil, tata usaha membuat bukti penolakan.

d. Berdasarkan bukti penerimaan siswa baru yang diarsipkan, tata usaha akan membuat laporan siswa baru yang diterima dan ditolak sebanyak tiga rangkap yang diserahkan kepada kepala sekolah, Ketua Yayasan dan Dinas kota.

e. Kemudian siswa memberikan hasil pendaftaran kepada tata usaha, dan tata usaha akan melakukan registrasi untuk menghasilkan NIS.

f. Tata usaha akan mencetak surat untuk siswa baru, dan membuat laporan hasil registrasi untuk kepala sekolah.

74

2. Prosedur sistem pembagian kelas dan wali kelas yang diusulkan:

a. Siswa memberikan hasil pendaftaran kepada PPDB (panitia peserta didik baru), lalu panitia PPDB (panitia peserta didik baru) memproses pembuatan soal dan lembar jawaban.

b. Soal dan lembar jawaban yang telah dibuat kemudian diberikan kepada siswa untuk mengisi soal tes pembagian kelas dan wali kelas, setelah diisi kemudian soal tersebut diberikan kepada PPDB (panitia peserta didik baru) untuk dinilai.

c. PPDB (panitia peserta didik baru) memeriksa lembar jawaban siswa dan membuat hasil nilai tes.

d. PPDB (panitia peserta didik baru) membuat daftar pembagian kelas setelah mendapatkan data kelas dari sarana, data guru dari tata usaha, dan data siswa tinggal kelas dari wali kelas. lalu diberikan kepada siswa, guru dan kepala sekolah.

3. Prosedur sistem pembagian kelas dan wali kelas lama yang diusulkan a. Siswa memberikan raport kepada tata usaha, lalu tata usaha cek raport

untuk melihat nilai siswa dari yang tertinggi sampai terrendah. b. Tata usaha cek data raport yang telah diberikan dari siswa

c. PPDB (panitia peserta didik baru) membuat daftar pembagian kelas setelah mendapatkan data kelas dari sarana, data guru dari tata usaha, dan data siswa tinggal kelas dari wali kelas. lalu diberikan kepada siswa, guru dan kepala sekolah.

4. Prosedur pembuatan jadwal pelajaran yang diusulkan : a. Guru menginput data kesediaan mengajar.

b. Tata Usaha akan menginput data mata pelajaran, data kelas, dan data guru, ke dalam database.

c. Lalu kurikulum mencetak jadwal pelajaran yang diambil datanya dari database.

d. Guru menandatangani jadwal tersebut dan menyerahkannya kembali kepada bagian kurikulum.

e. Kurikulum akan menyerahkan ke kepala sekolah.

f. Kepala sekolah menandatangani jadwal tersebut dankurikulum akan membawa kembali jadwal yang sudah ditandatangani kepala sekolah. g. Bagian kurikulum akan menyerahkan jadwal pelajaran tersebut ke

siswa.

5. Prosedur pengolahan nilai yang diusulkan : a. Guru meng input kedalam database.

b. Berdasarkan nilai harian, nilai UTS dan nilai UAS, wali kelas akan mencatat nilai- nilai tersebut ke buku nilai.

c. Berdasarkan data nilai, wali kelas akan menghitung nilai akhir tersebut. Setelah itu wali kelas akan mencatat kembali nilai akhir tersebut keraport dan menandatanganinya.

d. Raport yang telah di tandatangani oleh wali kelas akan diserahkan ke kepala sekolah untuk mendapatkan tanda tangan dari kepala sekolah.

176

6.2. Saran

Agar kerja dari sistem akademik yang dirancang lebih optimal, maka penulis memberikan beberapa saran, yaitu :

1. Sistem informasi akademik yang penulis bangun terbuka untuk dikembangkan lebih lanjut, oleh karena itu penulis memberikan saran terhadap pengembangan sistem ini, Sistem yang penulis bangun belum mencakup semua kegiatan akademik siswa, diharapkan kedepannya pembangunan sistem yang serupa bisa lebih luas lagi cakupannya diantaranya mengenai absensi atau gaji karyawan.

2. Untuk pengembangan sistem informasi akademik lebih lanjut, diharapkan dapat membuat sebuah portal sekolah berbentuk web untuk memudahkan para orang tua atau wali dalam memantau pendidikan anak- anaknya.

3. Untuk memudahkan para siswa baru yang ingin mendaftar pada SMP YAS Bandung, diharapkan untuk kedepannya dibuatkan sebuah aplikasi akademik berbasis web yang dapat melakukan pendaftaran melalui online.

BIODATA PENULIS

Nama

: Yusep Prianto

Tempat, Tanggal Lahir : Kuningan, 26 Januari 1986

Jenis Kelamin

: Laki – Laki

Agama

: Islam

Anak Ke-

: Dua dari dua bersaudara

Alamat

: Dusun Pahing RT. 01/06 DS.Margamukti Kec.Cimahi Kab.Kuningan

Telepon

: 085722122949

E-Mail

: Yusep.prianto@yahoo.com

Pendidikan

: 1. 1993-1999 : SDN Margamukti I

2. 1999-2002 : SMPN 1 Cimahi

3. 2002-2005 : SMAN 1 Cibingbin

4. 2005-2011 : Jenjang Studi Strata I (S1)

Program Studi Sistem Informasi

Fakultas Teknik & Ilmu Komputer

Universitas Komputer Indonesia

SISTEM INFORMASI AKADEMIK PADA SMP YAS

BANDUNG

SKRIPSI

Diajukan sebagai salah satu syarat untuk melakukan Tugas Akhir pada Program Studi Sistem Informasi jenjang S1 Fakultas Teknik & Ilmu Komputer

Disusun Oleh : YUSEP PRIANTO

1.05.05.261

PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI

FAKULTAS TEKNIK DAN ILMU KOMPUTER

UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA

BANDUNG

180

DAFTAR PUSTAKA

Abdul Kadir. 2003. Pengenalan Sistem Informasi. Andi. Yogyakarta Fathansyah. 2007. Basis Data. Informatika. Bandung.

Jogiyanto Hartono. 2004.Pengenalan Komputer. Andi.Yogyakarta.

Jogiyanto Hartono. 2005.Analisis & Desain Sistem Informasi. Andi. Yogyakarta. Zulkifli Amsyah. 2003.Manajemen Sistem Informasi. PT.Gramedia Pustaka Utama. Jakarta

http://blog.re.or.id/pengertian-informasi/ 17 Maret 2009

http://blog.re.or.id/siklus-informasi/ 17 Maret 2009

http://belajar-vbnet.blogspot.com/Sejarah-Visual-Basic.html/17 Maret 2009

http://www.ilkom.unsri.ac.id/Metodologi/22 Maret 2009

http://id.wikipedia.org/Visual Basic/22 Maret 2009

http://gealgeol.comg/SQL Server/22 Maret 2009

http://id.wikipedia.org/Klien-Server/22 Maret 2009

http://nic.unud.ac.id/Topologi Jaringan/3 April 2009

http://www.google.co.id/Topologi Jaringan/3 April 2009

iii

KATA PENGANTAR

Puji dan syukur penulis panjatkan kehadirat Tuhan YME yang telah memberikan kekuatan kepada penulis sehingga atas izin nya penulis dapat menyelesaikan penyusunan skripsi yang mengambil judul “SISTEM INFORMASI AKADEMIK PADA SMP YAS BANDUNG” .

Penulis menyadari penuh, bahwa skipsi penelitian ini masih terlalu jauh dari sempurna, baik dari segi penelitian maupun segi isi dari materi didalam skripsi ini. Dalam pelaksanaan penelitian maupun penyelesaian skripsi ini, penulis banyak mendapat bantuan material maupun spiritual dari berbagai pihak, untuk itu penulis menyampaikan rasa terima kasih yang sebesar-besarnya dan setulus-tulusnya kepada :

1. Dr. Ir. Eddy Suryanto Soegoto, M.Sc selaku Rektor Universitas Komputer Indonesia.

2. Dr. Arry Akhmad Arman selaku dekan Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer Universitas Komputer Indonesia.

3. Dadang Munandar, SE, M.Si selaku Ketua Jurusan Manajemen Informatika Universitas Komputer Indonesia.

4. Deasy Permatasari, S.Si.MT selaku pembimbing dan dosen wali MI-6 2005 yang telah membantu kelancaran dari berbagai permasalahan mengenai perkuliahan

5. Seluruh dosen pengajar dan Staff di Universitas Komputer Indonesia 6. H.Mahdar M.M.Pd, selaku kepala sekolah SMP YAS Bandung

7. Keluarga ku Bapak, Ibu, dan Kakak tercinta, atas dorongan, pengorbanan baik moral maupun material dalam penyelesaian skripsi ini.

8. Temen- temen seperjuangan ku Erik, Riki, Roby, serta temen- temen MI-6 angkatan 2005, teman – teman Apartment34, NVGTR, GAM, MM yang telah memberikan dorongan semangat kepada penulis.

9. Semua pihak yang telah membantu penyelesaian skripsi ini, terima kasih atas dorongannya.

Penulis menyadarai sepenuhnya dalam penulisan skripsi ini terdapat banyak kekurangan, tetapi penulis berharap skripsi ini dapat bermanfaat bagi pihak yang membutuhkan

Bandung, Juli 2011 Penulis