Analisa Sistem 1. Analisa Sistem yang ada sekarang

28

BAB III ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM

A. Analisa Sistem 1. Analisa Sistem yang ada sekarang

Beasiswa pada awalnya biasanya berupa tawaran dari beberapa pihak donatur yang menawarkan program beasiswa bagi mahasiswa Universitas Sanata Dharma yang mempunyai masalah keuangan, namun memiliki prestasi yang bagus, baik akademik maupun non-akademik yang dengan syarat tertentu, dimana penyalurannya ditangani oleh Sekretariat Wakil Rektor III yang kemudian dipublikasikan secara luas kepada mahasiswa. Selain itu pihak Universitas Sanata Dharma juga memberikan penawaran beasiswa bagi mahasiswa yang memenuhi kriteria tertentu untuk mengajukan beasiswa yang sumbernya berasal dari Universitas Sanata Dharma dan Yayasan Sanata Dharma. Adapun prosedur pengajuan permohonan beasiswa secara umum dapat ditunjukkan dengan tahapan sebagai berikut : a. Sekretariat Wakil Rektor III mengumumkan tawaran pengajuan permohonan beasiswa yang berasal dari pihak donatur beasiswa dan dari pihak Universitas Sanata Dharma maupun Yayasan Sanata Dharma dengan persyaratan yang harus dipenuhi oleh mahasiswa secara lengkap. PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI b. Mahasiswa mengambil formulir, mengisi dan mengembalikan formulir tersebut dengan melengkapi persyaratan yang telah ditentukan dalam sebuah tawaran beasiswa. c. Staf Unit Pelayanan Beasiswa dan Alumni membuat rekap pemohon beasiswa dan melakukan pengecekan kelengkapan syarat dari sebuah tawaran beasiswa untuk menentukan lolos tidaknya mahasiswa pemohon. d. Setelah rekap dan syarat terpenuhi diadakan pertemuan antara Wakil Rektor III beserta Staf Unit Pelayanan Beasiswa dan Alumi dengan Wakil Dekan III untuk menentukan mahasiswa yang memenuhi kriteria yang telah ditetapkan untuk memperoleh beasiswa. Sistem yang digunakan saat ini belum sepenuhnya terkomputerisasi, dalam beberapa hal masih dilakukan secara manual antara lain : a. Pengisian formulir permohonan beasiswa oleh mahasiswa pemohon beasiswa. b. Pengecekan kelengkapan syarat permohonan oleh Staf Unit Pelayanan Beasiswa dan Alumi. c. Proses skoring terhadap permohonan beasiswa yang dilakukan oleh Wakil Dekan III. d. Informasi mahasiswa penerima beasiswa masih ditempel di papan pengumuman sekretariat fakultas. Sedangkan proses yang terkomputerisasi antara lain : a. Entry data dari formulir permohonan beasiswa. b. Entry data skor dari hasil penilaian yang dilakukan oleh Wakil Dekan III. c. Pembuatan laporan oleh Staf Unit Pelayanan Beasiswa dan Alumni tentang mahasiswa penerima beasiswa ke donatur beasiswa dan rektorat.

2. Analisa Sistem yang akan dikembangkan

a. Analisa Sistem Sistem yang ingin dikembangkan adalah sistem informasi pengelolaan beasiswa berbasis web. Sistem ini dikembangkan dengan tujuan antara lain : 1. Dapat memberikan informasi profil beasiswa yang ditawarkan. 2. Dapat memberikan informasi profil mahasiswa penerima beasiswa. 3. Dapat memberikan kemudahan bagi mahasiswa untuk melakukan pendaftaran pengajuan permohonan beasiswa secara on-line. 4. Dapat memberikan kemudahan bagi Staf Unit Pelayanan Beasiswa dan Alumni untuk mengelola data beasiswa dan mengelola data permohonan beasiswa. 5. Dapat memberikan kemudahan bagi Staf Unit Pelayanan Beasiswa dan Alumni untuk memberikan laporan mahasiswa penerima beasiswa kepada pihak donatur beasiswa dan rektorat. 6. Memudahkan Wakil Dekan III untuk memberikan skor penilaian terhadap mahasiswa pemohon beasiswa sesuai dengan kriteria penilaian yang telah ditentukan dalam sebuah tawaran beasiswa b. Analisa Pengguna Sistem ini memiliki 3 kategori pengguna, dimana pengguna merupakan entity yang terlibat di dalam sistem, yaitu: 1. Administrator yaitu Staf Unit Pelayanan Beasiswa dan Alumni 2. Wakil Dekan III 3. Wakil Rektor III 4. Mahasiswa

3. Analisa Kelayakan

Berdasarkan permasalahan di atas penulis berkeinginan untuk membuat suatu sistem baru yang diharapkan dapat membantu salah satu tugas dari Staf Unit Pelayanan Beasiswa dan Alumni untuk mengelola data beasiswa dan mengelola permohonan beasiswa sehingga memudahkan Wakil Rektor III dalam menentukan mahasiswa yang layak sebagai penerima beasiswa agar beasiswa dapat disalurkan tepat pada sasarannya. Sistem ini layak dibuat mengingat informasi terbaru tentang tawaran beasiswa sangat penting bagi mahasiswa yang mempunyai masalah keuangan namun memiliki prestasi baik akademis maupun non akademis yang bagus. Sistem Informasi Pengelolaan Beasiswa ini dikembangkan dengan berdasarkan 5 lima macam kriteria yaitu : PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI 1. Efficiency efisiensipraktis, Sistem lebih praktis dalam menyajikan informasi, sehingga informasi diperoleh dengan cepat dan tepat. 2. Economics nilai ekonomis, Sistem yang dibuat dapat memecahkan masalah dalam hal penyimpanan data, karena data dapat disimpan didalam komputer sehingga tidak lagi diperlukan ruangan yang besar dalam menyimpan data tersebut. 3. Simplicity sederhana, Sistem ini dibuat sesederhana mungkin, sehingga pengguna tidak kesulitan dalam mengakses informasi dan menggunakan fasilitas-fasilitas yang tersedia sesuai dengan kebutuhannya masing-masing. 4. Security keamanan, Sistem yang dibuat ini dalam pengaksesannya harus login dahulu sesuai dengan kepentingan masing-masing. 5. Service pelayanan, Dengan menggunakan konsep online diharapkan setiap proses yang terjadi dalam sistem dapat berlangsung dengan cepat.

4. Analisa Kebutuhan

Bagian pengelolaan data beasiswa akan merekam data beasiswa, merekam hasil skoring permohonan beasiswa dan merekam permohonan pengajuan beasiswa yang semakin besar karena setiap periode dapat dipastikan jumlah beasiswa akan bertambah, selain itu Staf Unit Pelayanan Beasiswa dan Alumni dituntut untuk lebih cepat dan akurat dalam menyajikan dan menyampaikan berbagai informasi tentang tawaran beasiswa sehingga dapat memberikan pelayanan PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI pengajuan permohonan beasiswa yang lebih baik dan berkualitas juga memudahkan Wakil Rektor III dalam menentukan mahasiswa yang layak sebagai penerima beasiswa agar beasiswa dapat disalurkan tepat pada sasarannya. Proses yang terjadi dalam sistem pengelolaan beasiswa ini dibagi atas 4empat sisi yaitu : 1. Sisi Administrator yaitu Staf Unit Pelayanan Beasiswa dan Alumi untuk mengelola data beasiswa dan mengelola data permohonan beasiswa. 2. Sisi Wakil Dekan III untuk mengelola data skor penilaian permohonan beasiswa. 3. Sisi Wakil Rektor III untuk menentukan mahasiswa yang layak sebagai penerima beasiswa 4. Sisi Mahasiswa untuk mengelola pendaftaran permohonan beasiswa. Dari sisi Administrator proses yang terjadi adalah sebagai berikut : 1. Login, Administrator masuk pada menu login dan harus mengisi data nama admin dan password. Jika keliru akan muncul pesan kesalahan, jika benar Administrator dapat melanjutkan pada proses selanjutnya. 2. Memasukkan data input data. Dalam sistem ini Administrator dapat masukan data yang sudah divalidasi yaitu data profil donatur, data profil beasiswa, data tawaran beasiswa, data quota mahasiswa penerima beasiswa, data penetapan kriteria penilain, data syarat penilaian, data penetapan syarat penilaian dan data pejabat penilai. 3. Mengubah dataupdate data. Administrator mempunyai fasilitas untuk melakukan pengubahan data yaitu data profil donatur, data profil beasiswa, data tawaran beasiswa, data quota mahasiswa penerima beasiswa, data penetapan kriteria penilain, data syarat penilaian, data penetapan syarat penilaian, data pejabat penilai dan data profil mahasiswa pemohon beasiswa . 4. Menghapus data delete data. Administrator mempunyai fasilitas untuk melakukan penghapusan data yaitu data profil donatur, data profil beasiswa, data tawaran beasiswa, data jumlah quota penerima beasiswa, data penetapan kriteria penilain, data syarat penilaian, data penetapan syarat penilaian, dan data pejabat penilai . 5. Menampilkan data view data. Administrator mempunyai fasilitas untuk menampilkan data : informasi profil donatur, informasi profil beasiswa, informasi tawaran beasiswa, informasi quota mahasiswa penerima beasiswa, informasi penetapan kriteria penilaian, informasi syarat penilaian, informasi penetapan syarat penilaian, informasi pejabat penilai dan informasi profil mahasiswa pemohon beasiswa. 6. Cetak laporan : Administrator mempunyai fasilitas untuk mencetak laporan mahasiswa penerima beasiswa Dari sisi Wakil Dekan III proses yang terjadi adalah sebagai berikut : 1. Login, Wakil Dekan III masuk pada menu login dan harus mengisi npp dan password. Jika keliru akan muncul pesan kesalahan, jika benar Wakil Dekan III dapat melanjutkan pada proses selanjutnya. 2. Menampilkan data view data. Wakil Dekan III mempunyai fasilitas untuk menampilkan data : informasi tawaran beasiswa beserta informasi kriteria penilaiannya antara lain Indek Prestasi Kumulatif, Total penghasilan kedua orangtua, Total tanggungan orangtua, total jumlah kegiatan non-akademik dari sebuah tawaran beasiswa, informasi profil mahasiswa pemohon beasiswa yang ada di lingkungan fakultasnya. 3. Memasukkan data input data. Dalam sistem ini Wakil Dekan III dapat merekomendasikan mahasiswa penerima beasiswa berupa catatan terhadap pemohonan beasiswa di bawah lingkungan fakultasnya sesuai dengan kriteria penilaian antara lain Indek Prestasi Kumulatif, Total penghasilan kedua orangtua, Total tanggungan orangtua, total jumlah kegiatan non-akademik dari sebuah tawaran beasiswa Dari sisi Wakil Rektor III proses yang terjadi adalah sebagai berikut : 1. Login, Wakil Rektor III masuk pada menu login dan harus mengisi npp dan password. Jika keliru akan muncul pesan kesalahan, jika benar Wakil Rektor III dapat melanjutkan pada proses selanjutnya. 2. Menampilkan data view data. Wakil Rektor III mempunyai fasilitas untuk menampilkan data : informasi tawaran beasiswa beserta informasi profil mahasiswa pemohon beasiswa yang direkomendasikan oleh Wakil Dekan III. 3. Memasukkan data input data. Dalam sistem ini Wakil Rektor III PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI dapat menentukan mahasiswa penerima beasiswa dari hasil rekomendasi dari Wakil Dekan III Dari sisi Mahasiswa proses yang terjadi adalah sebagai berikut : 1. Login, mahasiswa masuk pada menu login dan harus mengisi data nomor mahasiswa dan password. Jika keliru akan muncul pesan kesalahan, jika benar mahasiswa dapat melanjutkan pada proses selanjutnya. 2. Memasukkan data input data. Sebelum mahasiswa memilih beasiswa, mahasiswa harus masukan data profil pribadi, data profil ekonomi orangtua, data profil non-akademik dan data profil prestasi mahasiswa pemohon untuk melakukan pengajuan pendaftaran beasiswa secara on-line. 3. Mengubah data update data. Mahasiswa mempunyai fasilitas untuk mengubah data: data profil pribadi, data profil ekonomi orang tua, data profil non-akademik dan data profil prestasi mahasiswa pemohon. 4. Pendaftaran permohonan beasiswa. Dalam sistem ini mahasiswa mempunyai fasilitas untuk melakukan pengajuan pendaftaran permohonan beasiswa secara on-line dengan memilih tawaran beasiswa . 5. Pencarian datasearching data. Mahasiswa dapat melakukan pencarian informasi terkait beasiswa. Pencarian data tersebut berdasarkan nama donatur maupun kata kunci pencarian. PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI Sistem yang akan di buat ini akan diimplementasikan dengan aplikasi berbasis web yang akan dihubungkan dengan media internet. Pada aplikasi berbasis web, basis data disimpan pada bagian server yang mempunyai keuntungan antara lain : 1. Keamanan data lebih terjamin karena basis data disimpan pada server. 2. Pada aplikasi berbasis web beban kerja pada komputer client dibuat sekecil mungkin, sedangkan proses akan banyak dilakukan di server.

B. Perancangan Sistem 1. Desain Proses