Pengembangan sistem informasi pengelolaan beasiswa berbasis web.

v Abstrak

Pengembangan Sistem Informasi Pengelolaan Beasiswa berbasis web ini dibuat sebagai sarana membantu mempermudah Staf Unit Pelayanan Beasiswa dan Alumni dalam mengelola data beasiswa dan permohonan beasiswa. Sistem pengelolaan beasiswa ini dibuat dengan aplikasi berbasis web sehingga memudahkan pengguna (Staf Unit Pelayanan Beasiswa dan Alumni, Wakil Dekan III, Wakil Rektor III dan Mahasiswa) dengan jenis fasilitas yang berbeda dapat mengakses data beasiswa dengan media internet.

Fasilitas yang disediakan dalam aplikasi sistem pengelolaan beasiswa ini adalah fasilitas untuk memasukkan data(input data), mengubah data(update data), menghapus data(delete data), tampilkan data(view data) dan pencarian data(search data). Sistem ini dibuat untuk mengatasi kelemahan dari sistem pengelolaan beasiswa manual yang dirasa kurang mendukung dalam mengelola data beasiswa dan permohonan beasiswa sehingga peningkatan mutu pelayanan terhadap mahasiswa pemohon beasiswa dapat ditingkatkan.

Untuk pembuatan aplikasi pengelolaan beasiswa berbasis web ini penulis menggunakan teknologi PHP dan MySQL sebagai tempat penyimpan data.

vi Abstract

The development of scholarship management information system based on web was made to help the Scholarship Service Unit Staff and Alumnus to organize scholarship data and application. The scholarship organisation system was made with web based application in order to ease the user (Scholarship Service Unit Staff and Alumnus, 3rd Vice Dean, 3rd Vice Rector, and the Students) with different kinds of scholarship facilities which can be accessed by internet media.

The facilities which provided by the scholarship application system were the facilities to entry the data (data input ), change the data(data update), delete the data(data delete), view the data(data view) and search the data(data searching). This system was made to overcome the weakness of the manual scholarship system to improve the service for the student scholarship application.

To make a scholarship application based on web, the writer use PHP and MySQL technology as data saved.

PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI PENGELOLAAN

BEASISWA BERBASIS WEB

SKRIPSI

Diajukan Untuk Memenuhi Salah Satu Syarat Memperoleh Gelar Sarjana Sains

Program Studi Ilmu Komputer

Disusun Oleh:

Sigit Purtono 003124017

PROGRAM STUDI ILMU KOMPUTER JURUSAN MATEMATIKA FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI

UNIVERSITAS SANATA DHARMA YOGYAKARTA

ii

THE DEVELOPMENT OF SCHOLARSHIP

MANAGEMENT INFORMATION SYSTEM BASED ON

WEB

A THESIS

Presented as Partial FulFilment of the Requirements To Obtain Sarjana Sains Degree

In Computer Science Study Program

By

Sigit Purtono 003124017

COMPUTER SCIENCE STUDY PROGRAM MATHEMATICS DEPARTEMENT FACULTY OF SCIENCE AND TECHNOLOGY

SANATA DHARMA UNIVERSITY YOGYAKARTA

v Abstrak

Pengembangan Sistem Informasi Pengelolaan Beasiswa berbasis web ini dibuat sebagai sarana membantu mempermudah Staf Unit Pelayanan Beasiswa dan Alumni dalam mengelola data beasiswa dan permohonan beasiswa. Sistem pengelolaan beasiswa ini dibuat dengan aplikasi berbasis web sehingga memudahkan pengguna (Staf Unit Pelayanan Beasiswa dan Alumni, Wakil Dekan III, Wakil Rektor III dan Mahasiswa) dengan jenis fasilitas yang berbeda dapat mengakses data beasiswa dengan media internet.

Fasilitas yang disediakan dalam aplikasi sistem pengelolaan beasiswa ini adalah fasilitas untuk memasukkan data(input data), mengubah data(update data), menghapus data(delete data), tampilkan data(view data) dan pencarian data(search data). Sistem ini dibuat untuk mengatasi kelemahan dari sistem pengelolaan beasiswa manual yang dirasa kurang mendukung dalam mengelola data beasiswa dan permohonan beasiswa sehingga peningkatan mutu pelayanan terhadap mahasiswa pemohon beasiswa dapat ditingkatkan.

Untuk pembuatan aplikasi pengelolaan beasiswa berbasis web ini penulis menggunakan teknologi PHP dan MySQL sebagai tempat penyimpan data.

vi Abstract

The development of scholarship management information system based on web was made to help the Scholarship Service Unit Staff and Alumnus to organize scholarship data and application. The scholarship organisation system was made with web based application in order to ease the user (Scholarship Service Unit Staff and Alumnus, 3rd Vice Dean, 3rd Vice Rector, and the Students) with different kinds of scholarship facilities which can be accessed by internet media.

The facilities which provided by the scholarship application system were the facilities to entry the data (data input ), change the data(data update), delete the data(data delete), view the data(data view) and search the data(data searching). This system was made to overcome the weakness of the manual scholarship system to improve the service for the student scholarship application.

To make a scholarship application based on web, the writer use PHP and MySQL technology as data saved.

vii

PERNYATAAN KEASLIAN NASKAH

Saya menyatakan dengan sesungguhnya bahwa skipsi tugas akhir yang saya tulis ini tidak memuat karya atau bagian karya lain, kecuali yang telah disebutkan dalam kutipan dan daftar pustaka, sebagaimana layaknya karya ilmiah.

Yogyakarta, Desember 2007 Penulis

viii

HALAMAN PERSEMBAHAN I

Karya ini kupersembahkan untuk:



Allah Bapa Yesus Kristus di Surga

Atas semua cobaan hidup ini dan karunia-Nya



Bapak Ibuku,

Sebagai ungkapan sujud bakti dan rasa syukurku

Terimakasih atas doa dan cintanya



Keluarga Besarku

Sebagai semangat pendorong menyelesaikan skripsi



Orang-orang disekitarku

Thanks 4 all untuk motivasi dan inspirasinya

ix

HALAMAN MOTTO

Sebuah kesempurnaan akan memudar seiring berjalannya waktu dan hilang

seiring adanya kesempurnaan lain yang lebih baik

Janganlah pernah melihat siapa yang berbicara tapi lihatlah apa yang

dibicarakan

Kita dapat meminta sesuatu yang salah kepada Tuhan, tetapi Tuhan selalu

memberikan jawaban yang selalu benar

Bersikaplah ramah pada semua orang, namun berkariblah hanya dengan

beberapa, dan biarkan mereka ini teruji sebelum kau limpahkan kepercayaanmu

pada mereka

Six (6) rule to be happy

1. Free ur heart from heartacle

2. Free ur mind from worry

3. Live simple

4. Expect less

5. Give more……

6. n Always smile

x

KATA PENGANTAR

Puji syukur penulis panjatkan kepada Allah Bapa di surga karena atas bimbingan dan petunjuk-Nya, penulis dapat menyelesaikan penelitian dan penyusunan skipsi tugas akhir yang berjudul Pengembangan Sistem Informasi Pengelolaan Beasiswa Berbasis Web. Skripsi ini disusun sebagai salah satu syarat untuk mencapai gelar Sarjana Sains (S.Si) Program Studi Ilmu Komputer.

Dalam pelaksanaan penelitian dan penyusunan proyek ini tentunya tidak terlepas dari bantuan berbagai pihak. Oleh karena itu penulis ucapkan terima kasih kepada:

1. Allah Bapa di Surga yang tak henti-hentinya menyinari dan menuntun setiap langkah hidup.

2. Bpk Ir. Greg. Heliarko S.J.,S.S.,B.S.T.,M.Sc.,M.A. selaku dekan Fakultas Sains dan Teknologi.

3. Ibu P.H. Prima Rosa, S.Si, M.Sc selaku Kaprodi Ilmu Komputer dan Dosen pembimbing akademik Universitas Sanata Dharma dan atas bimbingan dan bantuan selama kami menuntut ilmu di Universitas Sanata Dharma.

4. Bapak Drs. Haris Sriwindono, M.Kom selaku dosen pembimbing yang di tengah kesibukannya telah banyak menyisihkan waktu untuk membimbing dan mengarahkan dengan kesabarannya dalam penyusunan skripsi ini. 5. Bapak Drs. Haris Sriwindono M.Kom yang telah memberikan judul skripsi

ini sehingga dapat saya gunakan sebagai salah satu syarat untuk mencapai gelar Sarjana Sains.

xi

6. Mas Tukijo dan Mbak Linda atas bantuan yang telah diberikan selama kami menimba ilmu di Ilmu Komputer Universitas Sanata Dharma.

7. Bapakku dan Ibuku, dan adikku Nedi atas semua yang selama ini kalian berikan, begitu banyak arti hidup aku yang pelajari dari beliau berdua .Aku akan membuat kalian bangga.

8. Alm.Pakde dan Budhe Sarengat yang semasa hidup selalu memberikan “wejangan” tentang hidup

9. Keluarga Mas Joni dan Keluarga Mas Wawan selalu memberikan dorongan dalam menyelesaikan skripsi ini dan membantu semua masalah yang terjadi dalam keluargaku.

10. Keluarga besar Parto Utomo : Om Widodo sekeluarga, Om Wiyono sekeluarga yang selalu mengingatkan aku untuk cepat menyelesaikan skripsi ini.

11. Keluarga AKP Bejo dan Keluarga Aiptu Muryadi yang telah membuka “wacana dan pengalaman baru” .

12. Teman- teman pendahuluku (Erwan”Doraemon”, Shinta, Damas, Agus,Utar, Viky, Vivi, Dewi, Jhohan, Mr.Pencenk, Nutan) dan semua anak ikom 2000 tanpa kecuali “Terimakasih atas persahabatan kalian, bersahabat itu indah”

13. Teman-teman seperjuangan (Septian”Sincan’, Lidia, Marina, Thomas, Henri, Heri Slemania, Elia, Atan, Emon, Toni) “Kalian semangat pendorongku ”

14. Mbak Rini “Staf Rektorat” atas banyak bantuannya selama aku menempuh pendidikan di universitas Sanata Dharma

xii

15. Andi’Slim Zone’ yang jauh-jauh dari negara tetangga untuk bilang mau jadi “pecundang” atau “pemenang”. Thank’s atas semua pengalaman hidup yang dibagi untuk diriku.

16. Anak basecamp idol “Les Garsong” (Yanto”Ngik-ngik”, Axl, Papua, QQ, Cecant,Cuplis, Ijal, Heru, Pras, Yanti, Yani,Catur, Doni, Yani, Putut, Mohan dan semua yang tidak bisa ku sebut satu persatu) kalian memberiku banyak pengalaman tentang persahabatan dan kehidupan.

17. Paman”Google’ yang memberikan aku informasi-informasi paling hebat yang ada dibelahan bumi manapun.

18. Semua pihak yang tidak dapat penulis sebutkan satu-persatu yang telah membantu dalam penyelesaian skripsi ini.

Semoga Tuhan selalu melimpahkan rahmat dan berkah-Nya setimpal dengan kebaikan-kebaikan tersebut.

Penulis menyadari bahwa masih banyak kekurangan dalam penyusunan skripsi ini. Oleh karena itu kritik dan saran sangat penulis harapkan dari berbagai pihak. Besar harapan penulis semoga hasil penelitian ini dapat berguna bagi pembaca.

Yogyakarta, Desember 2007

xiii DAFTAR ISI

Halaman Judul ... i

Halaman Bahasa Inggris ...ii

Halaman Persetujuan ...iii

Halaman Pengesahan ... iv

Halaman Abstrak ...v

Halaman Abstract ...vi

Halaman Pernyataan ... vii

Halaman Persembahan I ...viii

Halaman Motto ... ix

Kata Pengantar ... x

Halaman Daftar Isi ...xiii

Halaman Daftar Gambar ... xix

Halaman Daftar Tabel ... xxiii

BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah ... 1

B. Rumusan Masalah ... 3

C. Batasan Masalah ... 3

D. Tujuan ... 7

E. Metodologi Penelitian ... 7

F. Sistematika Penulisan ... 9

BAB II LANDASAN TEORI A. Konsep sistem, Informasi dan Sistem Informasi ... 11

xiv

C. Komponen Sistem Informasi ... 13

D. Hypertext Transfer Protokol(HTTP) ... 15

E. Hypertext Markup Language(HTML) ... 16

F. PHP Hypertext Preprocessor(PHP) ... 19

G. MySQL ... 23

H. Apache ... 26

I. Cassading Style Sheets(CSS) ... 26

J. Javascript ... 27

BAB III ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM A. Analisa Sistem ... ... 28

1. Analisa sistem yang ada sekarang ... 28

2. Analisa sistem yang akan dikembangkan ... 30

3. Analisa Kelayakan ... 31

4. Analisa Kebutuhan ... 32

B. Perancangan Sistem ... 37

1. Desain Proses ... 37

a. Diagram Konteks Sistem Informasi Pengelolaan Beasiswa .. 37

b. Diagram level 1 Sistem Informasi Pengelolaan Beasiswa ... 38

c. Diagram level 2 proses 2(pengelolaan data beasiswa) ... 41

2. Perancangan Basis Data ... 42

a. Informasi yang diinginkan ... 42

b. Entitas dan Atribut ... 42

c. Relasi ... 44

xv

e. Pemetaan Diagram ER ke tabel ... 48

f. Kamus Data dari Diagram ER ... 58

3. Struktur Menu ... 67

a. Struktur menu sisi Administrator ... 67

b. Struktur menu sisi Wakil Dekan III ... 68

c. Struktur menu sisi Wakil Rektor III ... 68

d. Struktur menu sisi Mahasiswa ... 69

4. Perancangan Antar muka ... 69

a. Perancangan antar muka halaman login ... 69

b. Perancangan antar muka halaman menu utama Administrator . 70 1) Halaman utama untuk menampilkan informasi ...70

hasil penambahan, pengubahan dan penghapusan data 2) Perancangan antar muka halaman penambahan data ... 71

3) Perancangan antar muka halaman pengubahan data ... 72

4) Perancangan antar muka halaman penghapusan data ... 73

5) Halaman utama pengaturan informasi yang ... 73

berhubungan dengan sebuah tawaran beasiswa 6) Perancangan antar muka halaman pengaturan ... 74

penetapan informasi dari sebuah tawaran beasiswa 7) Perancangan antar muka halaman utama pengelolaan ... 76

data permohonan beasiswa 8) Perancangan antar muka halaman detail permohonan ... 76

beasiswa 9) Perancangan antar muka halaman profil pribadi pemohon..77

xvi

10) Perancangan antar muka halaman profil ekonomi ... 78

orangtua 11) Perancangan antar muka halaman profil akademik ...79

pemohon 12) Perancangan antar muka halaman profil non-akademik ... 80

13) Perancangan antar muka halaman profil prestasi ... ... 81

14) Perancangan antar muka pembuatan laporan ... 82

c. Perancangan antar muka halaman menu utama WD III ... 82

1) Perancangan antar muka halaman detail permohonan ... 82

2) Perancangan antar muka halaman skoring ... 83

d. Perancangan antar muka halaman menu utama WR III ... 85

1) Perancangan antar muka halaman detail permohonan ... 86

2) Perancangan antar muka halaman penentuan ... 86

Mahasiswa penerima beasiswa e. Perancangan antar muka halaman menu utama Mahasiswa... 87

1) Perancangan antar muka halaman pendaftaran. ... 87

permohonan beasiswa 2) Perancangan antar muka halaman pemilihan tawaran .... 90

beasiswa 3) Perancangan antar muka pencarian data ... 90

f. Perancangan antar muka halaman pesan kesalahan ... 91

g. Perancangan antar muka halaman konfirmasi logout ... 91

BAB IV IMPLEMENTASI DAN PEMBAHASAN A. Implementasi rancangan data ke dalam lingkungan Basis Data... .... 92

xvii

B. Implementasi Program ... 99

1. Program Pendukung ... 99

a. Program Konfigurasi... 99

b. Program Database ... 100

c. Program Session ... 100

d. Program eksekusi query ... 101

e. Program untuk mengambil database maupun tabel dari ... 101

database Sistem Informasi Akademik 2. Program Utama... 102

a. Sistem Informasi Pengelolaan beasiswa sisi Administrator ... 102

1) Halaman Login ... 102

2) Halaman menu utama ... 104

3) Halaman utama untuk menampilkan informasi hasil ... 105

Penambahan, pengubahan, penghapusan 4) Halaman penambahan data ... 106

5) Halaman pengubahan data ... 107

6) Halaman penghapusan data ... 109

7) Halaman utama untuk mengatur informasi yang ... 110

berhubungan dengan tawaran beasiswa 8) Halaman pengaturan penetapan informasi yang berhubungan dengan sebuah tawaran beasiswa ... 113

9) Halaman utama pengelolaan data permohonan beasiswa ..116

10) Halaman detail permohonan beasiswa ...118

xviii

12) Halaman pembuatan laporan ... 131

b. Sistem Informasi Pengelolaan beasiswa sisi Mahasiswa ... 133

1) Halaman menu utama ... 133

2) Halaman login mahasiswa ... 134

3) Halaman pendaftaran beasiswa ... 134

4) Halaman pemilihan tawaran beasiswa ... 140

c. Sistem Informasi Pengelolaan beasiswa sisi Wakil Dekan III .. 140

1) Halaman login ... 142

2) Halaman utama ... 144

3) Halaman detail skoring permohonan ...145

d. Sistem Informasi Pengelolaan beasiswa sisi Wakil Rektor III 150 1) Halaman penentuan mahasiswa penerima beasiswa ... 150

e. Halaman pesan kesalahan login ... 152

f. Halaman Logout ... 153

BAB V PENUTUP A. Kesimpulan ... 154

B. Saran ... . 154

xix

DAFTAR GAMBAR

Gambar Keterangan Halaman

3.1

Diagram Konteks 38

3.2

Diagram Arus Data level 1 38

3.3

Diagram Arus Data level 2 41

3.4 Diagram ER 47

3.5 Struktur menu sisi Administrator 67

3.6 Struktur menu sisi Wakil Dekan III 68

3.7 Struktur menu sisi Wakil Rektor III 68

3.8 Struktur menu sisi Mahasiswa 69

3.9 Perancangan antar muka halaman login 69

3.10 Perancangan antar muka halaman menu utama administrator 70 3.11 Perancangan antar muka halaman utama untuk menampilkan

informasi hasil penambahan, pengubahan dan penghapusan data 70

3.12 Perancangan antar muka penambahan data 71

3.13 Perancangan antar muka pengubahan data 72

3.14 Perancangan antar muka penghapusan data 73

3.15 Perancangan antar muka halaman utama kelola data quota penerima beasiswa

73

3.16 Perancangan antar muka halaman utama kelola data penetapan syarat penilaian

74

3.17 Perancangan antar muka halaman pengaturan quota penerima beasiswa

75

3.18 Perancangan antar muka halaman pengaturan penetapan syarat penilaian

75

3.19 Perancangan antar muka halaman utama kelola data permohonan beasiswa

76

3.20 Perancangan antar muka halaman detail permohonan beasiswa 77 3.21 Perancangan antar muka halaman profil pribadi permohonan

beasiswa

xx

3.22 Perancangan antar muka halaman profil ekonomi orangtua pemohon beasiswa

79

3.23 Perancangan antar muka halaman profil akademik pemohon beasiswa

80

3.24 Perancangan antar muka halaman profil non-akademik pemohon beasiswa

81

3.25 Perancangan antar muka halaman profil prestasi pemohon beasiswa

82

3.26 Perancangan antar muka pembuatan laporan 82

3.27 Perancangan antar muka menu utama Wakil Dekan III 83 3.28 Perancangan antar muka halaman detail permohonan beasiswa 84

3.29 Perancangan antar muka halaman skoring 85

3.30 Perancangan antar muka menu utama Wakil Rektor III 85 3.31 Perancangan antar muka halaman detail permohonan beasiswa 86 3.32 Perancangan antar muka halaman penentuan penerima beasiswa 86 3.33 Perancangan antar muka menu utama Mahasiswa 87 3.34 Perancangan antar muka halaman profil pribadi 88 3.35 Perancangan antar muka halaman profil non-akademik 88 3.36 Perancangan antar muka halaman profil ekonomi orang tua 89 3.37 Perancangan antar muka halaman profil prestasi 90 3.38 Perancangan antar muka halaman pemilihan beasiswa yang

ditawarkan

90

3.39 Perancangan antar muka halaman pencarian data 90 3.40 Perancangan antar muka halaman pesan kesalahan 91 3.41 Perancangan antar muka halaman konfirmasi logout 91 4.1

Antar Muka Login Administator 102

4.2

Antar muka menu utama administrator 104

4.3 Antar muka informasi penambahan, pengubahan dan penghapusan data

105

4.4 Antar muka halaman penambahan donatur beasiswa 106 4.5 Antar muka halaman pengubahan donatur beasiswa 107

xxi

4.6 Antar muka halaman penghapusan donatur beasiswa 109 4.7 Antar muka halaman utama pengaturan quota penerima beasiswa 110 4.8 Antar muka halaman utama pengaturan syarat penilaiaan

beasiswa

111

4.9 Antar muka pengaturan quota penerima beasiswa 111 4.10 Antar muka halaman pengaturan syarat penilaiaan beasiswa 114 4.11 Antar muka halaman utama pengelolaan data permohonan

beasiswa

117

4.12 Antar muka halaman detail permohonan beasiswa 118

4.13 Antar muka profil pribadi pemohon 120

4.14 Antar muka profil ekonomi orangtua pemohon 122

4.15 Antar muka profil akademik pemohon 125

4.16 Antar muka profil non-akademik pemohon 128

4.17 Antar muka profil prestasi pemohon 129

4.18 Antar muka halaman pembuatan laporan 131

4.19

Antar muka halaman menu utama 133

4.20

Antar Muka login mahasiswa 134

4.21 Antar muka halaman pengisian data profil pribadi 135 4.22 Antar muka halaman pengisian data profil ekonomi ortua 136 4.23 Antar muka halaman pengisian data profil non-akademik 136 4.24 Antar muka halaman pengisian data profil prestasi 137 4.25 Antar muka halaman pemilihan tawaran beasiswa yang belum

dipilih

140

4.26 Antar muka halaman login Wakil Dekan III 142

4.27 Antar muka halaman utama Wakil Dekan III 144

4.28

xxii 4.29

Antar muka halaman input skor 147

4.30 Antar muka halaman penentuan mahasiswa penerima beasiswa 150 4.31 Antar muka halaman kesalahan login Administrator 152

xxiii

DAFTAR TABEL

Gambar Keterangan Halaman

3.1 Tabel donatur 48

3.2

Tabel beasiswa 48

3.3 Tabel tawaran beasiswa 49

3.4

Tabel syarat penilaian 50

3.5

Tabel penetapan syarat penilaian 50

3.6 Tabel kriteria penilaian 50

3.7 Tabel penetapan kriteria penilaian 51

3.8 Tabel quota penerima beasiswa 51

3.9 Tabel pejabat penilaian 52

3.10 Tabel penilaian kriteria 52

3.11 Tabel penilaian 52

3.12 Tabel beasiswa yang diambil 53

3.13 Tabel permohonan beasiswa 53

3.14 Tabel profil pribadi pemohon 54

3.15 Tabel profil non-akademik pemohon 55

3.16 Tabel profil akademik pemohon 55

3.17 Tabel profil ekonomi orangtua pemohon 56

3.18 Tabel profil prestasi 57

3.19 Tabel kamus data 58

4.1 Implementasi tabel donatur 92

4.2 Implementasi tabel beasiswa 93

4.3 Implementasi tabel tawaran beasiswa 93

4.4 Implementasi tabel quota penerima beasiswa 93

4.5 I mplementasi tabel syarat penilaian 93

4.6 Implementasi tabel penetapan syarat penilaian 94

4.7 Implementasi tabel kriteria penilaian 94

xxiv

4.9 Implementasi tabel skoring kriteria penilaian 94 4.10 Implementasi tabel skoring permohonan beasiswa 95

4.11 Implementasi tabel pejabat penilai 95

4.12 Implementasi tabel beasiswa yang diambil 95

4.13 Implementasi tabel permohonan beasiswa 95

4.14 Implementasi tabel profil pribadi pemohon 95 4.15 Implementasi tabel profil ekonomi orangtua pemohon 96 4.16 Implementasi tabel profil akademik pemohon 97 4.17 Implementasi tabel profil non-akademik pemohon 98 4.18 Implementasi tabel profil prestasi pemohon 98

1 BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Data kemahasiswaaan yang didalamnya memuat informasi tentang mahasiswa baik akademis maupun non-akademis untuk mendukung pengelolaan beasiswa sangat dibutuhkan oleh Staf Unit Pelayanan Beasiswa dan Alumni. Informasi yang akurat dan up to date dibutuhkan Staf Unit Pelayanan Beasiswa dan Alumni untuk dapat mengelola data tawaran beasiswa dan mengelola data permohonan beasiswa sehingga membantu Wakil Rektor III dalam menentukan mahasiswa yang layak sebagai penerima beasiswa agar beasiswa dapat disalurkan tepat pada sasarannya. Dengan demikian dana beasiswa yang digunakan dapat dipertanggung jawabkan kepada pihak donatur beasiswa, rektorat dan mahasiswa pemohon beasiswa.

Permasalahan yang muncul dalam mengelola data beasiswa adalah beberapa proses masih dilakukan secara manual antara lain pengisian formulir permohonan beasiswa oleh mahasiswa pemohon, pengecekan kelengkapanitem syarat oleh Staf Unit Pelayanan Beasiswa dan Alumni, proses skoring yang dilakukan oleh Wakil Dekan III, proses penentuan mahasiswa penerima beasiswa oleh Wakil Rektor III pengumuman profil beasiswa yang ditawarkan dan pengumuman mahasiswa penerima beasiswa yang masih ditempel di sekretariat fakultas, dan kebutuhan informasi akademik mahasiswa dari Sistem

Informasi Akademik yang belum terintegrasi dengan sistem yang ada sekarang.

Oleh karena itu didalam tugas akhir ini penulis mencoba untuk membuat Sistem Informasi Pengelolaan Beasiswa berbasis web, yang diharapkan dapat membantu salah satu tugas dari Staf Unit Pelayanan Beasiswa dan Alumni untuk mengelola data beasiswa dan mengelola data permohonan beasiswa sehingga membantu Wakil Rektor III dalam menentukan mahasiswa yang layak sebagai penerima beasiswa agar beasiswa dapat disalurkan tepat pada sasarannya. Dengan sistem informasi ini Staf Unit Pelayanan Beasiswa dan Alumni dapat mengetahui informasi tentang mahasiswa baik akademis maupun non-akademis dengan lebih mudah dan terstruktur. Sedang bagi mahasiswa pemohon dapat melakukan pendaftaran pengajuan permohonan beasiswa secara on-line, memperoleh informasi beasiswa yang ditawarkan, melihat profil donatur beasiswa dan mengetahui mahasiswa penerima beasiswa secaraon-line.

Penulis memilih sistem informasi berbasis webkarena sistem ini bersifat dinamis dan dapat menyampaikan informasi yang bisa diakses kapan saja, dimana saja, dan oleh siapa saja baik secara lokal maupun global dengan menggunakan internet. Untuk itu diperlukan sebuah bahasa pemrograman (middleware) yang dapat menghasilkan aplikasi web. PHP( PHP: Hypertext Preprocessor) adalah bahasa server-side scripting yang ditambahkan kedalam HTML(HyperText Markup Language) untuk membuat halamanweb yang dinamis. Maksud

server-side scripting adalah sintaks dan perintah-perintah PHP yang tuliskan dalam HTML nantinya akan sepenuhnya dikerjakan di server, baru hasilnya dalam format HTML dikirimkan ke web browser. Pembuatan aplikasi web ini merupakan kombinasi antara PHP sendiri sebagai bahasa pemrograman dan HTML sebagai pembangun halaman web. Keuntungan penggunaan PHP adalah kode yang menyusun program tidak dapat dilihat oleh pengguna internet sehingga kerahasiaan kode dan keamanan halaman web menjadi lebih terjamin( Bimo , 2002. hal 23).

B. Rumusan Masalah

Bagaimana membuat Sistem Informasi Pengelolaan Beasiswa berbasis Web yang dapat memberikan kemudahan bagi Staf Unit Pelayanan Beasiswa dan Alumni untuk mengelola data beasiswa dan mengelola data permohonan beasiswa sehingga membantu Wakil Rektor III dalam menentukan mahasiswa yang layak sebagai penerima beasiswa agar beasiswa dapat disalurkan tepat pada sasarannya dengan menggunakan bahasa pemrograman PHP dan database server MySQL sertaWebserverApache.

C. Batasan Masalah

1. Sesuai dengan permasalahan yang ada, maka sistem yang dibuat memiliki fitur sebagai berikut:

a. Dari sisi Administrator yaitu Staf Unit Pelayanan Beasiswa dan Alumni : Administrator memiliki akses untuk :

1) Mengelola data profil donatur beasiswa

Administrator bertugas untuk menambah, mengubah dan menghapus data profil donatur beasiswa.

2) Mengelola data profil beasiswa

Administrator bertugas untuk menambah, mengubah dan menghapus data profil beasiswa.

3) Mengelola data tawaran beasiswa

Administrator bertugas untuk menambah, mengubah dan menghapus data tawaran beasiswa.

4) Mengelola data quota mahasiswa penerima beasiswa tiap fakultas

Administrator bertugas untuk menetapkan dan mengubah quota mahasiswa penerima beasiswa tiap fakultas dari sebuah tawaran beasiswa .

5) Mengelola data penetapan kriteria penilaian.

Administrator bertugas menetapkan dan mengubah data kriteria penilaian antara lain Indek Prestasi Kumulatif, Total penghasilan kedua orangtua, Total tanggungan orangtua, Jumlah kegiatan non-akademik dari sebuah tawaran beasiswa.

Administrator bertugas menambah, mengubah dan menghapus data syarat penilaian untuk pengecekan kelengkapan syarat .

7) Mengelola data penetapan syarat penilaian.

Administrator bertugas menetapkan dan mengubah data syarat penilaian yang ditetapkan pada sebuah tawaran beasiswa.

8) Mengelola data pejabat penilai

Administrator bertugas menetapkan dan mengubah data pejabat penilai yang diberi akses untuk melakukan skoring terhadap permohonan beasiswa

9) Mengelola data permohonan beasiswa

Administrator bertugas mengubah data profil mahasiswa pemohon beasiswa dan mengecek kelengkapan syarat.

10) Mencetak laporan

Administrator bertugas mencetak laporan mahasiswa penerima beasiswa dari sebuah tawaran beasiswa.

11) Perlu kata sandi tertentu untuk dapat mengakses fitur ini. b. Dari sisi Wakil Dekan III memiliki akses untuk :

1) Merekomendasikan mahasiswa penerima beasiswa berupa catatan terhadap pemohonan beasiswa di bawah lingkungan fakultasnya sesuai dengan kriteria penilaian antara lain Indek Prestasi Kumulatif, Total penghasilan kedua orangtua, Total

tanggungan orangtua, total jumlah kegiatan non-akademik dari sebuah tawaran beasiswa.

2) Perlu kata sandi tertentu untuk dapat mengakses fitur ini. c. Dari sisi Wakil Rektor III memiliki akses untuk:

1) Menentukan mahasiswa penerima beasiswa berdasarkan rekomendasidari Wakil Dekan III.

2) Perlu kata sandi tertentu untuk dapat mengakses fitur ini. d. Dari sisi mahasiswa. Fitur bagi mahasiswa antara lain:

1) Mahasiswa dapat melakukan pendaftaran pengajuan permohonan beasiswa secara on-line yang membutuhkan kata sandi tertentu untuk dapat mengakses fitur ini.

2) Mahasiswa dapat memperoleh informasi profil beasiswa yang sedang ditawarkan.

3) Mahasiswa dapat memperoleh informasi mahasiswa penerima beasiswa.

4) Mahasiswa dapat memperoleh informasi profil donatur. 2. Pengajuan permohonan beasiswa hanya untuk permohonan baru. 3. Tool yang digunakan:

a. Sistem Operasi menggunakan Windows XP b. Webservermenggunakan Apache 1.3.19 c. Bahasa pemrograman menggunakan PHP 4.3.4 d. Basis data menggunakan MySQL 3.23.49

4. Sistem hanya dapat diimplementasikan dalam ruang lingkup Universitas Sanata Dharma Yogyakarta.

D. Tujuan

Tujuan dari pembuatan skripsi ini adalah sebagai berikut:

1. Membuat sistem pengelolaan beasiswa berbasis web yang akan digunakan oleh Staf Unit Pelayanan Beasiswa dan Alumni untuk mengelola data beasiswa dan mengelola data permohonan beasiswa. 2. Membantu mahasiswa melakukan pendaftaran pengajuan

permohonan beasiswa secara on-line, memperoleh informasi tentang beasiswa yang sedang ditawarkan, memperoleh informasi profil donatur dan memperoleh informasi mahasiswa penerima beasiswa secaraon-line

3. Membantu Wakil Rektor III dalam menentukan mahasiswa penerima beasiswa berdasarkanrekomendasidari Wakil Dekan III.

E. Metodelogi Penelitian

Metodologi yang digunakan adalah pengembangan sistem informasi berbasis web dengan pendekatan terstruktur sesuai dengan paradigmaPrototypeyang meliputi:

1. Mengumpulkan kebutuhan dan analisa awal:

Dalam tahap ini dimulai dengan melakukan pengumpulan data dan informasi yang berkaitan dengan sistem, penyusunan kerangka sistem, analisa kebutuhan sementara dan studi pustaka mengenai bagaimana membangun suatu sistem informasi berbasis web.

2. Design Cepat:

Penulis merancang desain yang memfokuskan pada representasivisual format inputdanoutput.

3. MembangunPrototype:

Dalam tahap ini saya selaku penulis, membuat sebuah prototype berdasarkan desain cepat yang telah dibuat. Adapun prototype yang akan dibuat berkaitan dengan tampilan serta fungsi-fungsi atau fasilitas-fasilitas yang disediakan oleh sistem.

4. Pengujian:

Prototype yang telah dibuat, diujikan pada pemakai untuk dievaluasi apakah sudah sesuai dengan permintaan. Pemakai dalam hal ini terdiri dari Staf Unit Pelayanan Beasiswa dan Alumni, Wakil Dekan III, Wakil Rektor III dan Mahasiswa. Kemudian penulis dan pemakai mendiskusikan perubahan yang diinginkan.

5. Perbaikan:

Dari hasil pengujian, penulis melakukan perubahan atau perbaikan yang dirasa perlu untuk memperbaiki kinerja dari sistem yang sudah dibuat sebelumnya.

6. Implementasi Produk:

Berupa perangkat lunak hasil dari perbaikan dan pengkajian yang semakin mendekati kebutuhan pemakai.

F. Sistematika Penulisan

Penulisan laporan skripsi akan terdiri dari bab I sampai bab V, yaitu dengan susunan sebagai berikut:

BAB I PENDAHULUAN

Menjelaskan mengenai permasalahan yang akan dijadikan topik untuk skripsi. Bab ini terdiri dari latar belakang masalah, rumusan masalah, batasan masalah, tujuan penulisan, metodelogi penyelesaian masalah dan sistematika penulisan.

BAB II LANDASAN TEORI

Bab ini secara khusus menjelaskan berbagai teori yang berhubungan dengan analisis dan perancangan pembuatan program. Penjelasan teori antara lain meliputi: konsep sistem, informasi dan sistem informasi, konsep sistem informasi berbasis web, komponen sistem informasi, Hypertext Transfer Protocol (HTTP), Hypertext Markup Language(HTML), PHP Hypertext Preprocessor (PHP), basis data MySQL , web server Apache, Cascading Style Sheets(CSS) dan JavaScript.

BAB III ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM

Bab ini berisi analisa sistem yang ada sekarang, analisa sistem yang akan dikembangkan, analisa kelayakan, analisa kebutuhan, Desain Proses (Diagram Arus Data), Perancangan Basis Data (Diagram ER), Pemetaan Diagram ER ke Tabel, Kamus Data dari ER, Struktur menu dan perancangan antarmuka.

BAB IV IMPLEMENTASI DAN PEMBAHASAN

Bab ini memuat tentang implementasi rancangan data ke dalam lingkungan basis data (MySQL), implementasi program.

BAB V KESIMPULAN DAN SARAN

Bab ini memberi kesimpulan yang diperoleh dari keseluruhan proses pembuatan skripsi ini, serta beberapa saran pengembangan yang dapat dilakukan dari sistem yang telah dihasilkan.

11 BAB II

LANDASAN TEORI

A. Konsep Sistem, Informasi dan Sistem Informasi

Untuk mendefinisikan pengertian sistem digunakan dua pendekatan. Pendekatan pertama adalah pendekatan pada prosedur sistem, yaitu sistem sebagai jaringan kerja dari prosedur–prosedur yang saling berhubungan dan berkumpul bersama untuk melakukan suatu kegiatan atau menyelesaikan suatu sasaran yang telah ditentukan. Sedangkan pendekatan kedua adalah pendekatan pada pendefinisian komponen dan elemen-elemennya, yaitu sistem sebagai kumpulan dari komponen-komponen atau elemen-elemen yang saling berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu (Jogiyanto,1990). Unsur unsur yang mewakili suatu sistem secara umum adalah masukan(input), pengolahan(prosessing), dan keluran(output).

Informasi adalah data yang telah disaring dan diolah melalui sistem pengolahan sehingga memiliki arti dan nilai bagi seseorang terutama manajemen untuk digunakan dalam mengambil suatu keputusan. Adapula yang mendifinisikan informasi sebagai data yang diolah menjadi suatu bentuk yang berguna dan penting bagi penerima dan mempunyai nilai nyata atau dapat dirasakan dalam keputusan-keputusan yang sekarang atau yang akan datang (Jogiyanto,1990).

12

Sistem informasi adalah sistem dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategik dari suatu organisasi dan menyediakan laporan yang dibutuhkan oleh pihak luar tertentu (Leitch & David,1983).

Sistem Informasi dapat dikatakan berkualitas bila memenuhi tiga macam kriteria (Jogiyanto ,1990, hal. 10 ), yaitu :

1. Akurat

Yang dimaksud adalah suatu informasi itu bersifat tetap, tidak menyesatkan, stabil, dan bebas dari kesalahan, serta jelas dalam menjelaskan maksudnya. Suatu informasi yang tidak akurat akan mengakibatkan keputusan menjadi tidak tepat.

2. Tepat

Adalah suatu informasi datang pada penerima tidak terlambat, karena informasi merupakan landasan pengambilan keputusan maka diperlukan alat pengolah informasi, yaitu komputer.

3. Relevan

Artinya mempunyai manfaat bagi tiap pemakai

B. Konsep Sistem Informasi berbasis web

Sistem informasi berbasis web adalah suatu sistem informasi yang diakomodasikan di dalam suatu jaringan antar komputer dan memungkinkan dapat diakses di mana saja, kapan saja dan oleh siapa saja tanpa mengenal batas-batas konstitusi, negara, bangsa, ras dan birokrasi.

13

Menurut Agustine ( 1999 ), Sistem Informasi Berbasis Web adalah sistem informasi yang terdistribusi secara hypertext, yang mengatur semua informasi dalam internet. Informasi yang bersifat global atau tidak terbatas dalam arti informasi tersebut bisa diakses di mana saja, kapan saja dan oleh siapa saja sesuai dengan kebutuhan yang berkaitan dengan bidangnya maka informasi tersebut merupakan informasi yang berbasis web. Web sendiri merupakan fasilitas

hypertext, hypertext sendiri adalah suatu unit yang bertugas mengakses sumber informasi dari internet dengan cepat, baik serta akurat.

C. Komponen Sistem Informasi

John Burch dan Gary Grundnitski mengemukakan bahwa sistem informasi terdiri dari komponen-komponen yang disebutnya dengan istilah blok bangunan (building block), yaitu blok masukan (input block), blok keluaran (output block), blok model (model block), blok teknologi (technologi block), blok basis data (database block) dan blok kendali (controls block). Sebagai suatu sistem, keenam blok tersebut masing-masing saling berinteraksi satu dengan yang lainnya membentuk satu kesatuan untuk mencapai sasarannya.

1. Blok Masukan

Input mewakili data yang masuk ke dalam sistem informasi. Input disini termasuk metode-metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukan, yang dapat berupa dokumen-dokumen dasar.

14

Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model matematik yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara yang sudah tertentu untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.

3. Blok Keluaran

Produk dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumen yang berguna untuk semua tingkatan manajemen serta semua pemakai sistem.

4. Blok Teknologi

Teknologi merupakan “kotak alat” (tool-box) dalam sistem informasi. Teknologi digunakan untuk menerima masukan, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirim keluaran dan membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan. Teknologi terdiri dari 3 bagian utama, yaitu teknisi (humanware atau brainware), perangkat lunak (software) dan perangkat keras (hardware). Teknisi dapat berupa orang-orang yang mengetahui teknologi dan membuatnya dapat beroperasi. Misalnya teknisi adalah operator komputer, pemrogram, operator pengolah kata, spesialis telekomunikasi, analis sistem, penyimpan data dan lain sebagainya.

5. Blok Basis Data

Basis data (database) merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan di perangkat keras komputer dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. Data

15

perlu disimpan di dalam basis data untuk keperluan penyediaan informasi lebih lanjut. Data dalam basis data perlu diorganisasikan sedemikian rupa, supaya informasi yang dihasilkan berkualitas. Organisasi basis data yang baik juga berguna untuk efisiensi kapasitas penyimpanannya. Basis data diakses atau dimanipulasi dengan menggunakan perangkat lunak paket yang disebut dengan DBMS (Database Management Systems).

6. Block Kendali

Banyak hal yang dapat merusak sistem informasi, seperti misalnya bencana alam, api, temperatur, air, debu, kecurangan-kecurangan, kegagalan-kegagalan sistem itu sendiri, kesalahan-kesalahan, ketidakefisienan, sabotase dan lain sebagainya. Beberapa pengendali perlu dirancang dan ditetapkan untuk meyakinkan bahwa hal-hal yang dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun bila terlanjur terjadi kesalahan-kesalahan dapat langsung diatasi.

D. Hypertext Transfer Protocol ( HTTP )

Web merupakan teknologi sistem informasi yang menghubungkan data dari banyak sumber dan layanan yang beragam macamnya di internet. Untuk memperoleh data yang diinginkan dibutuhkan suatu protokol yang dirancang khusus agar server dan browser web dapat berkomunikasi. HTTP merupakan protokol yang bertugas menangani permintaan-permintaan(request) dari browser

16

HTTP bisa dianggap sebagai sistem yang bermodelclient-server. Browser

web sebagai client, mengirimkan permintaan kepada server web untuk mengirimkan dokumen-dokumen web yang dikehendaki pengguna. Server web lalu memenuhi permintaan ini dan mengirimkannya melalui jaringan kepada browser.

E. Hypertext Markup Language ( HTML )

HTML adalah salah satu format yang digunakan untuk membuat dokumen dan aplikasi yang berjalan di halaman web atau dengan kata lain HTML adalah sebagai pembangun halamanweb.HTML merupakan pengembangan dari standar performatan dokumen teks yaitu Standard Generalited Markup Language (SGML). Sebenarnya HTML bukan sebuah bahasa pemrograman tetapi merupakan bahasa pemformatan suatu dokumen teks yang menggunakan penandaan (mark-up) sederhana yang digunakan untuk membuat suatu halaman

web.

Dikatakan mark-up language karena HTML berfungsi untuk “memperindah” file teks biasa untuk ditampilkan pada program web browser. . Hal ini dilakukan dengan menambahkan elemen atau sering disebut sebagai tag-tag pada file teks biasa tersebut. Tag HTML biasanya berupa tag-tag yang perpasangan dan ditandai dengan simbol < dan >. Pasangan dari sebuah tag ditandai dengan tanda ‘ / ‘ . Misalnya pasangan dari tag <contoh> adalah </contoh>. Dalam hal ini <contoh> disebut sebagai elemen dan biasanya dalam satu elemen terdapat atribut-atribut untuk mengatur elemen itu.

17

Dalam penulisan tag HTML tidaklah case sensitive artinya penggunaan huruf kecil ataupun huruf kapital tidak menjadi masalah. Kode-kode HTML dibaca olehbrowserdari atas ke bawah tanpa adanya lompatan (jumping) ataupun

looping. Setiap dokumen HTML memiliki struktur dasar atau susunanfilesebagai berikut:

<html> <head>

<title> berisi judul yang muncul padatitle bar web browser </title> </head>

<body>

Berisikan tentang teks, gambar, ataupun yang ingin ditampilkan pada dokumen anda pada bagian ini.

</body> </html>

Seperti terlihat, struktur file HTML diawali dengan sebuah tag <html> dan ditutup dengan tag</html>. Di dalam tag ini terdapat dua buah bagian besar, yaitu yang diapit olehtag<head>…</head> dantag<body>…</body>.

Bagian yang diapit olehtag headmerupakan header dari halaman HTML dan tidak ditampilkan pada browser. Bagian ini berisi tag-tag header seperti <title>…</title> yang berfungsi untuk mengeluarkan judul pada title bar window browser.Taglain misalnya <meta> dan sebagainya.

Bagian kedua, yang diapit oleh tag body merupakan bagian yang akan ditampilkan pada halaman web browser nantinya. Pada bagian ini akan dituliskan

18

semua jenis informasi berupa teks dengan bermacam format maupun gambar yang ingin disampaikan pada pengguna nantinya.

Salah satu elemen yang digunakan untuk membuat layout sistem informasi dan pengelolaan beasiswa ini menggunakan div. Elemen <div> adalah salah satu elemen HTML yang bersifat mem-"blok" sebuah area berbentuk kotak dalam sebuah dokumen HTML, sehingga cocok untuk membuat layout sebuah halaman web.

Penggunaan DIV biasanya digabungkan dengan CSS (Cascading Style Sheets) sehingga layout halaman akan kelihatan lebih indah dan menarik. Berikut ini contoh penggunaan DIV

<html> <head>

<title>Ini contoh penggunaan DIV</title> </head>

<body>

<div id="kotakbesar"> <div id="header">

bagian ini diisi header </div>

<div id="sidebar">

<p>ini bagian sidebarnya, bagian samping, juga

bisa dijadikan tempat menu.</p> </div>

19

<div id="content">

nah, ini isi-nya, juga bisa disebut konten.

</div>

<div id="bottom">

Bagian ini footer atau bagian bawah<br />

</div>

</div>

</body>

</html>

F.PHP Hypertext Preprocessor(PHP)

PHP adalah bahasa pemrograman web atau scripting language yang didesain untuk web yang akan membuat halaman web tidak lagi bersifat statis, namun menjadi bersifat dinamis. Dinamis berarti halaman yang akan ditampilkan dibuat saat halaman itu diminta oleh client. Mekanisme ini menyebabkan informasi yang diterima client selalu yang terbaru. Semua skrip PHP dieksekusi padaserver di mana skrip tersebut dijalankan. Oleh karena itu, spesifikasi server

20

update data dapat dilakukan dengan menggunakan aplikasi yang dibuat dengan menggunakan skrip PHP.

PHP dapat berkomunikasi dengan layanan-layanan yang menggunakan

protocol IMAP, SNMP, NNTP, POP3, HTTP, dan lain-lain. Namun kelebihan PHP yang paling signifikan adalah kemampuannya untuk melakukan koneksi dengan berbagai macam basis data. Saat ini basis data yang didukung oleh PHP adalah : Adabas D, InterBase, PostgresSQL, dBase, FrontBase, MySQL , Oracle, Sybase, mSQL, Solid, Generic ODBC dan lain-lain terutama semua database

yang mempunyaiproviderODBC.

Model kerja HTML diawali dengan permintaan suatu halaman web oleh

browser, berdasarkan Uniform Resource Locator (URL) atau dikenal dengan sebutan alamat internet, browser mendapatkan alamat dari web server, mengidentifikasi alamat yang dikehendaki, dan menyampaikan segala informasi yang dibutuhkan olehweb server.

Selanjutnya, web server akan mencarikan berkas yang diminta dan memberikan isinya ke browser. Browser yang mendapatkan isinya segera melakukan proses penerjemahan kode HTML dan akan ditampilkan ke layar pemakai.

Bagaimana halnya kalau yang diminta adalah sebuah halaman PHP?. Prinsipnya serupa dengan kode HTML. Hanya saja, ketika berkas PHP yang diminta didapatkan oleh web server, isinya segera dikirim ke mesin PHP dan mesin inilah yang memproses dan memberikan hasilnya (berupa kode HTML) ke

21

Berikut ini adalahsyntaxdari PHP : 1. Syntaxdasar :

Syntax dasar dari PHP adalah sebagai berikut < ?php

// tuliskan kode, akhiri dengan sebuah titik koma ; ?>

2. Menampilkan kebrowser

Untuk menampilkan teks di browser, syntax-nya adalah berbagai berikut:

<?php

Echo “masukkan teks disini”; //echo text Echo $Variable; //echo value Echo “<br>”; //echoHTMLtext ?>

3. Penugasan sebuah nilai ke variabel

Untuk mengatur nilai ke variabel, gunakansyntaxsebagai berikut: <?php

$varname = value; //untuk numeric $varname = “value”;//untuk teks ?>

4. Memindahkan nilai variabel

Variabel dapat dipindahkan diantara halaman dalam web site dengan tiga cara, melalui URL, melaluisessionsdan melaluiform

22

a. Melalui URL

Untuk memindahkan melalui URL, digunakan kode HTML sebagai berikut :

<ahref=http://www.localhost.com/index.php?varname=val ue”>

b. Untuk memindahkan variabel melaluisession, digunakan kode PHP sebagai berikut:

<?php

Session_start();

$_session [‘varname’] = value; $_session [‘varname2’] = value; ?>

<?php

Session_start(); ?>

c. Melalui sebuahform

Sebuah form harus merujuk script PHP yang akan menguraikan variabel:

<?php

$value = $_post[‘varname’]; ?>

23

Untuk memasukkan sebuah file, syntax yang digunakan adalah sebagai berikut:

<?php include “header.php”; ?> 6. Menggunakan fungsi

Pengguna dapat membuat dan memanggil fungsi dengan syntax

sebagai berikut: <?php

Function funcname(); {

//kode PHP; //kode PHP; }

Funcname(); ?>

G. MySQL

MySQL merupakan software sistem manajemen basis data (Database Management System – DBMS) yang sangat populer dikalangan pemrogram

web, terutama di lingkungan Linux dengan menggunakan scriptPHP dan Perl. MySQL juga memproses bahasa yang sering digunakan untuk mengakses basis data, yaitu:

24

DDL merupakan perintah SQL digunakan untuk melakukan pembuatan struktur database, mulai dari mendefinisikan database, tabel-tabel dan indeksnya. Perintahnya antara lain :

a. MembuatDatabase

Perintah:

CREATE DATABASE namadatabase; Perintah ini digunakan untuk membuatdatabase.

b. Membuat Tabel Perintah:

CREATE TABLE namatabel

Field1 TipeData1 (..), Field2 TipeData2 (..),….;

Perintah ini diberikan untuk membuat tabel dalam suatu database. Sebelum perintah pembuatan tabel diberikan maka harus dilakukan terlebih dahulu proses pemilihan/akses kepada suatu database yang akan dibuatkan tabel-tabelnya.

c. MenghapusDatabase Perintah:

DROP DATABASE namadatabase;

namadatabase adalah nama dari database yang akan dihapus. Penghapusan database akan menybabkan seluruh struktur dan data yang ada di dalamnya menjadi hilang.

d. Menghapus Tabel Perintah:

25

DROP TABLE namatabel;

namatabel adalah nama tabel yang akan dihapus secara fisik. Penghapusan ini menyebabkan struktur dan data yang dibuat akan hilang.

2. DML (Data Manipulation Language)

DML merupakan perintah SQL yang digunakan untuk melakukan manipulasi isi database (mengambil, menambah, mengubah, dan menghapus data).

a. Select

Perintah:

SELECT * FROM namatabel;

Perintah select digunakan mengambil data dari suatu tabel dalam

database. b. Insert

Perintah:

INSERT INTO namatabel (field1, field2,….) VALUE (nilaifield1, nilaifield2,….)

Perintah insert digunakan untuk memasukkan data ke dalam tabel dalamdatabase.

c. Update

Perintah:

UPDATE namatabel SET field1=nilai1, field2=nilai2 ….. WHERE condition

26

Perintah update digunakan untuk mengubah data dalam suatu tabel pada database dengan kondisi tertentu yang harus dipenuhi.

d. Delete

Perintah:

DELETE FROM namatabel WHERE condition

Perintah delete digunakan untuk menghapus data dari suatu tabel dalam database .

H. Apache

Apache bertindak sebagai web server, tugas utamanya adalah menguraikan setiapfileyang diminta oleh sebuahweb browserdan menampilkan hasilnya menurut kode yang ada di dalam file tersebut. Versi awal Apache digunakan pada UNIX, tetapi kini telah ada versi yang dapat beroperasi di bawah

platform OS/2, Windows, LINUX dan sebagainya. Keuntungan dari pemakaian

Apache Web Server adalah tidak dipungut biaya untuk mendapatkannya atau gratis dan kecepatannya cukup baik.

I. CSS(Cascading Style Sheets)

CSS merupakan sebuah dokumen yang berguna untuk melakukan pengaturan pada komponen atau elemen halaman web, inti dari dokumen ini adalah memformat halaman web standar menjadi bentuk web yang memiliki kualitas yang lebih indah dan menarik.

27

CSS biasanya digunakan untuk melakukan pengaturan global yang berkaitan dengan objek tetap, misalnya memberikan warna pada halaman web, pengaturan lebar dan kecil bagian web serta menentukan bentuk font jenis huruf yang digunakan secara menyeluruh dalam halaman web.

J. JavaScript

JavaScript adalah program sisi klien yang akan dijalankan oleh browser dari pengunjung, dan program javascript bisa ditanamkan di dalam halaman web untuk menghasilkan halaman yang dinamis.Adapun format penulisannya sebagai berikut

<SCRIPT LANGUANGE =”JavaScript”> //Perintah javaScript ketik disini </SCRIPT>

Berikut ini adalah metode dari objek window atau frame:

1. alert("message"). Metode ini membuat suatu kotak dialog peringatan dengan suatu tombol OK tunggal. Digunakan untuk menampilkan pesan yang tidak membutuhkan keputusan pemakai.

2. confirm("message"). Metode confirm menampilkan suatu dialog box konfirmasi dengan tombol OK dan Cancel. OK mengembalikan nilai true, dan Cancel mengembalikan nilai false.

28 BAB III

ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM

A. Analisa Sistem

1. Analisa Sistem yang ada sekarang

Beasiswa pada awalnya biasanya berupa tawaran dari beberapa pihak donatur yang menawarkan program beasiswa bagi mahasiswa Universitas Sanata Dharma yang mempunyai masalah keuangan, namun memiliki prestasi yang bagus, baik akademik maupun non-akademik yang dengan syarat tertentu, dimana penyalurannya ditangani oleh Sekretariat Wakil Rektor III yang kemudian dipublikasikan secara luas kepada mahasiswa. Selain itu pihak Universitas Sanata Dharma juga memberikan penawaran beasiswa bagi mahasiswa yang memenuhi kriteria tertentu untuk mengajukan beasiswa yang sumbernya berasal dari Universitas Sanata Dharma dan Yayasan Sanata Dharma.

Adapun prosedur pengajuan permohonan beasiswa secara umum dapat ditunjukkan dengan tahapan sebagai berikut :

a. Sekretariat Wakil Rektor III mengumumkan tawaran pengajuan permohonan beasiswa yang berasal dari pihak donatur beasiswa dan dari pihak Universitas Sanata Dharma maupun Yayasan Sanata Dharma dengan persyaratan yang harus dipenuhi oleh mahasiswa secara lengkap.

b. Mahasiswa mengambil formulir, mengisi dan mengembalikan formulir tersebut dengan melengkapi persyaratan yang telah ditentukan dalam sebuah tawaran beasiswa.

c. Staf Unit Pelayanan Beasiswa dan Alumni membuat rekap pemohon beasiswa dan melakukan pengecekan kelengkapan syarat dari sebuah tawaran beasiswa untuk menentukan lolos tidaknya mahasiswa pemohon.

d. Setelah rekap dan syarat terpenuhi diadakan pertemuan antara Wakil Rektor III beserta Staf Unit Pelayanan Beasiswa dan Alumi dengan Wakil Dekan III untuk menentukan mahasiswa yang memenuhi kriteria yang telah ditetapkan untuk memperoleh beasiswa.

Sistem yang digunakan saat ini belum sepenuhnyaterkomputerisasi,dalam beberapa hal masih dilakukan secara manual antara lain :

a. Pengisian formulir permohonan beasiswa oleh mahasiswa pemohon beasiswa.

b. Pengecekan kelengkapan syarat permohonan oleh Staf Unit Pelayanan Beasiswa dan Alumi.

c. Prosesskoringterhadap permohonan beasiswa yang dilakukan oleh Wakil Dekan III.

d. Informasi mahasiswa penerima beasiswa masih ditempel di papan pengumuman sekretariat fakultas.

Sedangkan proses yangterkomputerisasiantara lain : a. Entrydata dari formulir permohonan beasiswa.

b. Entry data skor dari hasil penilaian yang dilakukan oleh Wakil Dekan III.

c. Pembuatan laporan oleh Staf Unit Pelayanan Beasiswa dan Alumni tentang mahasiswa penerima beasiswa ke donatur beasiswa dan rektorat.

2. Analisa Sistem yang akan dikembangkan a. Analisa Sistem

Sistem yang ingin dikembangkan adalah sistem informasi pengelolaan beasiswa berbasis web. Sistem ini dikembangkan dengan tujuan antara lain :

1. Dapat memberikan informasi profil beasiswa yang ditawarkan. 2. Dapat memberikan informasi profil mahasiswa penerima

beasiswa.

3. Dapat memberikan kemudahan bagi mahasiswa untuk melakukan pendaftaran pengajuan permohonan beasiswa secaraon-line.

4. Dapat memberikan kemudahan bagi Staf Unit Pelayanan Beasiswa dan Alumni untuk mengelola data beasiswa dan mengelola data permohonan beasiswa.

5. Dapat memberikan kemudahan bagi Staf Unit Pelayanan Beasiswa dan Alumni untuk memberikan laporan mahasiswa penerima beasiswa kepada pihak donatur beasiswa dan rektorat.

6. Memudahkan Wakil Dekan III untuk memberikan skor penilaian terhadap mahasiswa pemohon beasiswa sesuai dengan kriteria penilaian yang telah ditentukan dalam sebuah tawaran beasiswa

b. Analisa Pengguna

Sistem ini memiliki 3 kategori pengguna, dimana pengguna merupakanentityyang terlibat di dalam sistem, yaitu:

1. Administrator yaitu Staf Unit Pelayanan Beasiswa dan Alumni 2. Wakil Dekan III

3. Wakil Rektor III 4. Mahasiswa

3. Analisa Kelayakan

Berdasarkan permasalahan di atas penulis berkeinginan untuk membuat suatu sistem baru yang diharapkan dapat membantu salah satu tugas dari Staf Unit Pelayanan Beasiswa dan Alumni untuk mengelola data beasiswa dan mengelola permohonan beasiswa sehingga memudahkan Wakil Rektor III dalam menentukan mahasiswa yang layak sebagai penerima beasiswa agar beasiswa dapat disalurkan tepat pada sasarannya. Sistem ini layak dibuat mengingat informasi terbaru tentang tawaran beasiswa sangat penting bagi mahasiswa yang mempunyai masalah keuangan namun memiliki prestasi baik akademis maupun non akademis yang bagus. Sistem Informasi Pengelolaan Beasiswa ini dikembangkan dengan berdasarkan 5 (lima) macam kriteria yaitu :

1. Efficiency (efisiensi/praktis), Sistem lebih praktis dalam menyajikan informasi, sehingga informasi diperoleh dengan cepat dan tepat. 2. Economics(nilai ekonomis), Sistem yang dibuat dapat memecahkan

masalah dalam hal penyimpanan data, karena data dapat disimpan didalam komputer sehingga tidak lagi diperlukan ruangan yang besar dalam menyimpan data tersebut.

3. Simplicity (sederhana), Sistem ini dibuat sesederhana mungkin, sehingga pengguna tidak kesulitan dalam mengakses informasi dan menggunakan fasilitas-fasilitas yang tersedia sesuai dengan kebutuhannya masing-masing.

4. Security (keamanan), Sistem yang dibuat ini dalam pengaksesannya harus login dahulu sesuai dengan kepentingan masing-masing. 5. Service (pelayanan), Dengan menggunakan konsep online

diharapkan setiap proses yang terjadi dalam sistem dapat berlangsung dengan cepat.

4. Analisa Kebutuhan

Bagian pengelolaan data beasiswa akan merekam data beasiswa, merekam hasil skoring permohonan beasiswa dan merekam permohonan pengajuan beasiswa yang semakin besar karena setiap periode dapat dipastikan jumlah beasiswa akan bertambah, selain itu Staf Unit Pelayanan Beasiswa dan Alumni dituntut untuk lebih cepat dan akurat dalam menyajikan dan menyampaikan berbagai informasi tentang tawaran beasiswa sehingga dapat memberikan pelayanan

pengajuan permohonan beasiswa yang lebih baik dan berkualitas juga memudahkan Wakil Rektor III dalam menentukan mahasiswa yang layak sebagai penerima beasiswa agar beasiswa dapat disalurkan tepat pada sasarannya.

Proses yang terjadi dalam sistem pengelolaan beasiswa ini dibagi atas 4(empat) sisi yaitu :

1. Sisi Administrator yaitu Staf Unit Pelayanan Beasiswa dan Alumi untuk mengelola data beasiswa dan mengelola data permohonan beasiswa.

2. Sisi Wakil Dekan III untuk mengelola data skor penilaian permohonan beasiswa.

3. Sisi Wakil Rektor III untuk menentukan mahasiswa yang layak sebagai penerima beasiswa

4. Sisi Mahasiswa untuk mengelola pendaftaran permohonan beasiswa.

Dari sisi Administrator proses yang terjadi adalah sebagai berikut : 1. Login, Administrator masuk pada menu login dan harus mengisi

data nama admin dan password. Jika keliru akan muncul pesan kesalahan, jika benar Administrator dapat melanjutkan pada proses selanjutnya.

2. Memasukkan data (input data). Dalam sistem ini Administrator dapat masukan data yang sudah divalidasi yaitu data profil donatur, data profil beasiswa, data tawaran beasiswa, data quota mahasiswa penerima beasiswa, data penetapan kriteria penilain, data syarat

penilaian, data penetapan syarat penilaian dan data pejabat penilai. 3. Mengubah data(update data). Administrator mempunyai fasilitas

untuk melakukan pengubahan data yaitu data profil donatur, data profil beasiswa, data tawaran beasiswa, data quota mahasiswa penerima beasiswa, data penetapan kriteria penilain, data syarat penilaian, data penetapan syarat penilaian, data pejabat penilai dan data profil mahasiswa pemohon beasiswa .

4. Menghapus data (delete data). Administrator mempunyai fasilitas untuk melakukan penghapusan data yaitu data profil donatur, data profil beasiswa, data tawaran beasiswa, data jumlah quota penerima beasiswa, data penetapan kriteria penilain, data syarat penilaian, data penetapan syarat penilaian, dan data pejabat penilai . 5. Menampilkan data (view data). Administrator mempunyai fasilitas untuk menampilkan data : informasi profil donatur, informasi profil beasiswa, informasi tawaran beasiswa, informasi quotamahasiswa penerima beasiswa, informasi penetapan kriteria penilaian, informasi syarat penilaian, informasi penetapan syarat penilaian, informasi pejabat penilai dan informasi profil mahasiswa pemohon beasiswa.

6. Cetak laporan : Administrator mempunyai fasilitas untuk mencetak laporan mahasiswa penerima beasiswa

Dari sisi Wakil Dekan III proses yang terjadi adalah sebagai berikut : 1. Login,Wakil Dekan III masuk pada menu login dan harus mengisi

benar Wakil Dekan III dapat melanjutkan pada proses selanjutnya. 2. Menampilkan data (view data). Wakil Dekan III mempunyai

fasilitas untuk menampilkan data : informasi tawaran beasiswa beserta informasi kriteria penilaiannya antara lain Indek Prestasi Kumulatif, Total penghasilan kedua orangtua, Total tanggungan orangtua, total jumlah kegiatan non-akademik dari sebuah tawaran beasiswa, informasi profil mahasiswa pemohon beasiswa yang ada di lingkungan fakultasnya.

3. Memasukkan data (input data). Dalam sistem ini Wakil Dekan III dapat merekomendasikan mahasiswa penerima beasiswa berupa catatan terhadap pemohonan beasiswa di bawah lingkungan fakultasnya sesuai dengan kriteria penilaian antara lain Indek Prestasi Kumulatif, Total penghasilan kedua orangtua, Total tanggungan orangtua, total jumlah kegiatan non-akademik dari sebuah tawaran beasiswa

Dari sisi Wakil Rektor III proses yang terjadi adalah sebagai berikut : 1. Login,Wakil Rektor III masuk pada menu login dan harus mengisi

npp dan password. Jika keliru akan muncul pesan kesalahan, jika benar Wakil Rektor III dapat melanjutkan pada proses selanjutnya. 2. Menampilkan data (view data). Wakil Rektor III mempunyai

fasilitas untuk menampilkan data : informasi tawaran beasiswa beserta informasi profil mahasiswa pemohon beasiswa yang direkomendasikanoleh Wakil Dekan III.

dapat menentukan mahasiswa penerima beasiswa dari hasil rekomendasidari Wakil Dekan III

Dari sisi Mahasiswa proses yang terjadi adalah sebagai berikut :

1. Login, mahasiswa masuk pada menu login dan harus mengisi data nomor mahasiswa dan password. Jika keliru akan muncul pesan kesalahan, jika benar mahasiswa dapat melanjutkan pada proses selanjutnya.

2. Memasukkan data (input data). Sebelum mahasiswa memilih beasiswa, mahasiswa harus masukan data profil pribadi, data profil ekonomi orangtua, data profil non-akademik dan data profil prestasi mahasiswa pemohon untuk melakukan pengajuan pendaftaran beasiswa secaraon-line.

3. Mengubah data (update data). Mahasiswa mempunyai fasilitas untuk mengubah data: data profil pribadi, data profil ekonomi orang tua, data profil non-akademik dan data profil prestasi mahasiswa pemohon.

4. Pendaftaran permohonan beasiswa. Dalam sistem ini mahasiswa mempunyai fasilitas untuk melakukan pengajuan pendaftaran permohonan beasiswa secara on-line dengan memilih tawaran beasiswa .

5. Pencarian data(searching data). Mahasiswa dapat melakukan pencarian informasi terkait beasiswa. Pencarian data tersebut berdasarkan nama donatur maupun kata kunci pencarian.

Sistem yang akan di buat ini akan diimplementasikan dengan aplikasi berbasis web yang akan dihubungkan dengan media internet. Pada aplikasi berbasis web, basis data disimpan pada bagian server yang mempunyai keuntungan antara lain :

1. Keamanan data lebih terjamin karena basis data disimpan pada server.

2. Pada aplikasi berbasis web beban kerja pada komputer client dibuat sekecil mungkin, sedangkan proses akan banyak dilakukan di server.

B. Perancangan Sistem 1. Desain Proses

Dalam perancangan sistem informasi pengelolaan beasiswa untuk mengetahui proses yang berhubungan dengan sistem dijabarkan dalam sebuah diagram yaitu diagram konteks dan diagram aliran data yang akan dilanjutkan pada level-level berikutnya.

a. Diagram Konteks Sistem Informasi Pengelolaan Beasiswa Diagram Konteks merupakan diagram yang digunakan untuk menggambarkan sistem secara umum atau garis besar. Merupakanlevel teratas (top level) dari diagram arus data yang akan dibuat. Suatu diagram konteks selalu mengandung satu dan hanya satu proses saja. Proses ini mewakili proses dari seluruh sistem. Diagram Konteks ini menggambarkan hubungan input/output antara sistem dengan dunia luarnya (kesatuan luar). Diagram konteks tersebut memberikan

gambaran bahwa sistem berinteraksi dengan 4(empat) entitas yaitu : Administrator yaitu Staf Unit Pelayanan Beasiswa dan Alumni, Wakil Dekan III, Wakil Rektor III dan Mahasiswa. Gambar 3.1 berikut ini adalah Diagram Konteks Sistem Informasi Pengelolaan Beasiswa

Gambar 3.1 Diagram Konteks Sistem Informasi Pengelolaan Beasiswa

b. Diagram Arus Data level 1 Sistem Informasi Pengelolaan Beasiswa Dalam bab ini akan dijelaskan Diagram Arus Data hasil penjabaran dari diagram konteks yang merupakan penjabaran dari hasil analisis sistem dan proses perancangan sistem informasi pengelolaan beasiswa. Hasil perancangan sistem inilah yang akan diimplementasikan menjadi sebuah sistem baru secara lebih spesifik.

Rancangan sistem informasi pengelolaan beasiswa dapat digambarkan dalam Diagram Arus Data level 1 sebagai berikut :

c. Diagram Arus Data level 2 proses 2 (pengelolaan data beasiswa)

Gambar 3.3 Diagram Arus Data level 2 proses pengelolaan data beasiswa Sistem Informasi Pengelolaan Beasiswa

2. Perancangan Basis Data a. Informasi yang diinginkan

Dalam pembuatan Sistem Informasi Pengelolaan Beasiswa ini, informasi yang akan dihasilkan berupa:

1. informasi profil donatur 2. informasi profil beasiswa 3. informasi tawaran beasiswa 4. informasi syarat penilaian

5. informasi syarat penilaian yang diterapkan 6. informasi kriteria penilaian

7. informasi kriteria penilaian yang diterapkan 8. informasi quota perfakultas

9. informasi pejabat penilai

10. informasi profil mahasiswa pemohon beasiswa 11. informasi hasil skoring permohonan beasiswa 12. informasi mahasiswa penerima beasiswa b. Entitas dan Atribut

1. Entitas donatur (kd_donatur, nm_donatur , almt_jln_donatur, almt_kota_donatur, almt_prop_donatur, almt_kd_pos_donatur, no_telp_donatur , no_fax_donatur, almt_situs_donatur,

almt_email_donatur.

3. Entitas tawaran beasiswa ( kd_beasiswa_ditawarkan, semester, thn_akademik, tgl_awal_daftar, tgl_akhir_daftar, tgl_pegumuman, total_dana, jml_dana_per_penerima,periode, total_quota,

jml_dana_per_bln)

4. Entitas syarat penilaian (kd_syarat,nm_syarat,desk_syarat) 5. Entitas kriteria penilaian(kd_kriteria, nm_kriteria)

6. Entitas Fakultas(kd_fak)

7. Entitas Pejabat penilai(npp,kd_unit)

8. Entitas Skoring (kd_skor,tgl_penilaian,skor_total, catatan) 9. Entitas beasiswa yang diambil( no_berkas, diterima, cek_syarat) 10. Entitas permohonan beasiswa(no_pb)

11. Entitas Mhsperprodi(nomor_mhs)

12. Entitas profil pribadi pemohon (no_pb, nama_lengkap, tempat_lahir, tgl_lahir, alamat_asal, kab_asal, kd_pos_asal, prop_asal, alamat_yk, kab_yk, kd_pos_yk, alamat_ortu, kab_ortu, kd_pos_ortu, prop_ortu, alasan1, alasan2, alasan3)

13. Entitas profil non-akademis pemohon (id, organisasi, jabatan, periode_awal, periode_akhir, luar_kampus)

14. Entitas profil keadaan ekonomi ortu pemohon (no_pb, nm_bpk, tmpt_lhr_bpk, tgl_lhr_bpk, kerja_bpk, gaji_bpk, keg_sos_bpk, kesehatan_bpk, nm_ibu, tmpt_lhr_ibu, tgl_lhr_ibu, kerja_ibu, gaji_ibu, keg_sos_ibu, kesehatan_ibu,jml_tgg_sekolah, jlm_tgg_kul, jml_tgg_tdk_kerja, jml_tgg_lansia)

15. Entitas profil akademik pemohon (no_pb, ipk,thn_ipk, sem_ipk, ips1, sks1, ips2, sks2, ips3, sks3, ips4, sks4, ips5, sks5, ips6, sks7, ips7)

16. Entitas profil prestasi pemohon (id, nm_prestasi, instansi_pemberi, tanggal_diberikan)

c. Relasi

1. Relasi menawarkan merupakan relasi antara entitas Donatur dengan entitas Beasiswa. Derajat relasinya (Kardinalitas) adalah One to Many(0: M).

2. Relasi mempunyai merupakan relasi antara entitas Beasiswa dengan entitas Tawaran Beasiswa. Derajat relasinya(Kardinalitas) adalah One to Many( 0 : M).

3. Relasi mempunyai merupakan relasi antara entitas Tawaran Beasiswa dengan Entitas Beasiswa yang diambil. Derajat relasinya(Kardinalitas) adalahOne to Many( 0 : M).

4. Relasi mempunyai merupakan relasi antara entitas Tawaran Beasiswa dengan Syarat Penilaian. Derajat relasinya(Kardinalitas) adalahMany to Many(M:M)

5. Relasi mempunyai merupakan relasi antara entitas Tawaran Beasiswa dengan Kriteria Penilaian. Derajat relasinya(Kardinalitas) adalahMany to Many(M:M)

6. Relasi untuk merupakan relasi antara entitas Tawaran Beasiswa dengan entitas Fakultas. Derajat relasinya (Kardinalitas)adalah Many to Many(M:M)

7. Relasi memegang jabatan merupakan relasi antara entitas Pejabat Penilai dengan entitas Fakultas. Derajat relasinya(Kardinalitas) adalahOne to One(1:1)

8. Relasi dilakukan oleh merupakan relasi antara entitas Skoring dengan Pejabat penilai. Derajat relasinya(Kardinalitas) adalah Many to One(M:0)

9. Relasi untuk merupakan relasi antara entitas Kriteria penilaian dengan entitas Skoring. Derajat relasinya(Kardinalitas) adalah Many to Many(M:M)

10. Relasi berlaku merupakan relasi antara entitas Beasiswa yang diambil dengan entitas skoring. Derajat relasinya(Kardinalitas) adalahOne to One(1:1)

11. Relasi untuk untuk merupakan relasi antara entitas permohonan beasiswa dengan entitas Beasiswa yang diambil. Derajat relasinya(Kardinalitas) adalahOne to Many(0:M)

12. Relasi mengajukan merupakan relasi antara entitas Mhs perprodi dengan entitas permohonan beasiswa. Derajat relasinya(Kardinalitas)adalahOne to Many(0:M)

13. Relasi merinci merupakan relasi antara Profil pribadi pemohon dengan Permohonan Beasiswa. Derajat relasinya(Kardinalitas) adalahOne to One(1:1)

14. Relasi merinci merupakan relasi antara Profil non-akademik pemohon dengan Permohonan Beasiswa. Derajat relasinya(Kardinalitas) adalahOne to One(1:1)

15. Relasi merinci merupakan relasi antara Profil akademik pemohon dengan Permohonan Beasiswa. Derajat relasinya(Kardinalitas) adalahOne to One(1:1)

16. Relasi merinci merupakan relasi antara Profil keadaan ekonomi orang tua dengan Permohonan Beasiswa. Derajat relasinya(Kardinalitas) adalahOne to One(1:1)

17. Relasi merinci merupakan relasi antara profil prestasi pemohon dengan Permohonan Beasiswa. Derajat relasinya(Kardinalitas) adalahOne to Many(0:M)

d. Diagram ER

Diagram E-R merupakan gambaran hubungan antar entitas dalam suatu sistem. Dalam sistem informasi pengelolaan beasiswa ini, data-data tersimpan dalam masing-masing tabel yang digunakan untuk memberikan informasi dan mencari data yang dilakukan oleh pengguna sistem. Pada tahap ini diagram E-R menerangkan conseptual design, penulis mencoba mendeskripsikan organisasi data pada abstraksi level tinggi.

e. Pemetaan Diagram ER ke dalam Tabel Basis Data

Sebuah sistem pengelolaan beasiswa membutuhkan tempat sebagai penyimpanan data yang berfungsi membantu berbagai transaksi data seperti penyajian informasi, pencarian data dan pengelolaan data. Sehingga sistem membutuhkan sebuah file basis data. Berikut ini hasil pemetaan diagram ER ke dalam tabel

1. Tabel Donatur

adalah tabel untuk menyimpan data profil donatur atau pemberi beasiswa.

Tabel 3.1. Tabel Donatur

No Nama Jenis data Keterangan

1 kd_dona char(3) (Format :XXX)

2 nm_dona varchar(100)

3 almt_jln_dona text

4 almt_kota_dona varchar(30) 5 almt_prop_dona varchar(30) 6 almt_kdpos_dona char(5)

7 no_telp_dona varchar(20)

8 no_fax_dona varchar(15)

9 almt_situs_dona varchar(100) 10 almt_email_dona varchar(100)

2. Tabel beasiswa

Tabel 3.2 Tabel Beasiswa

No Nama Jenis data Keterangan

1 kd_bea char(5) Format: XXXYY

2 kd_dona char(3)

3 nm_bea char(50)

4 desk_bea Text

3. Tabel tawaran beasiswa

adalah tabel untuk menyimpan data beasiswa yang ditawarkan dalam periode tertentu

Tabel 3.3 Tabel Tawaran Beasiswa

No Nama Jenis data Keterangan

1 kd_bea_ditwrkan char(9) Format:

XXXYYAABB

2 kd_bea char(5)

3 Semester int(1)

4 thn_akademik int(5)

5 tgl_awal_daftar Date 6 tgl_akhir_daftar Date

7 tgl_pengumuman Date

8 total_dana decimal(12,2)

9 total_quota int(3)

10 dana_per_mhs decimal(12,2)

12 dana_per_bln decimal(12,2)

4. Tabel syarat penilaian

adalah tabel untuk menyimpan data syarat penilaian. Tabel 3.4 Tabel Syarat penilaian

No Nama Jenis data Keterangan

1 kd_syarat int(10)

2 nm_syarat varchar(50)

3 desk_syarat Text

5. Tabel penetapan syarat penilaian

adalah tabel untuk menyimpan data syarat penilaian yang sudah ditetapkan dalam sebuah tawaran beasiswa.

Tabel 3.5 Tabel Penetapan Syarat Penilaian

No Nama Jenis data Keterangan

1 kd_syarat int(10)

2 kd_bea_ditwrkan char(9)

6. Tabel kriteria penilaian

adalah tabel untuk menyimpan data kriteria penilaian yang akan digunakan untuk menilai sebuah permohonan beasiswa.

Tabel 3.6 Tabel kriteria penilaian

1 kd_kriteria int(10)

2 mm_kriteria varchar(50)

7. Tabel penetapan kriteria penilaian

adalah tabel untuk menyimpan data kriteria yang ditetapkan untuk sebuah beasiswa yang ditawarkan.

Tabel 3.7 Tabel kriteria yang ditetapkan

No Nama Jenis data Keterangan

1 kd_bea_ditwrkan char(9)

2 kd_kriteria int(11)

3 range_min float(12,2)

4 range_max float(12,2)

5 Skor int(10)

8. Tabel quota penerima beasiswa

adalah tabel untuk menyimpan data daya tampung mahasiswa penerima beasiswa untuk sebuah tawaran beasiswa

Tabel 3.8Tabel quota penerima beasiswa

No Nama Jenis data Keterangan

1 kode_fak char(4)

2 kd_bea_ditwrkan char(9)

3 Quota int(11)

adalah tabel untuk menyimpan data pejabat penilai yang akan menilai sebuah permohonan beasiswa.

Tabel 3.9 Tabel pejabat penilai

No Nama Jenis data Keterangan

1 Npp varchar(8)

2 kd_unit varchar(8)

10. Tabel skoring kriteria

adalah tabel untuk menyimpan data hasil penilaian sebuah permohonan beasiswa peritemkriteria penilaian

Tabel 3.10 Tabel penilaian kriteria

No Nama Jenis data Keterangan

1 kd_kriteria char(3)

2 kd_skor int(10)

3 skor_kriteria int(10)

11. Tabel skoring

adalah tabel untuk menyimpan data hasil totalskoringoleh Wakil Dekan III.

Tabel 3.11 Tabel penilaian

No Nama Jenis data Keterangan

1 kd_skor int(10)

2 npp_penilai char(8)

4 kd_bea_ditwrkan char(9) 4 tgl_penilaian date

5 skor_total int(11)

6 catatatan text

12. Beasiswa yang diambil

adalah tabel untuk menyimpan data beasiswa yang diambil oleh mahasiswa pemohon beasiswa.

Tabel 3.12 Tabel beasiswa yang diambil

No Nama Jenis data Keterangan

1 no_pb int(10)

2 kd_bea_ditwrkan char(9)

3 no_berkas char(9)

4 cek_syarat tinyint(1)

5 diterima tinyint(1)

13. Tabel pemohonan beasiswa

adalah tabel untuk menyimpan data mahasiswa yang memohon beasiswa.

Tabel 3.13 Tabel permohonan beasiswa

No Nama Jenis data Keterangan

1 no_pb int(10)

2 nomor_mhs char(9)

adalah tabel untuk menyimpan data profil pribadi mahasiswa pemohon beasiswa beasiswa.

Tabel 3.14 Tabel Profil pribadi pemohon beasiswa

No Nama Jenis data Keterangan

1 No_pb int(10)

2 nama_lengkap varchar(50) 3 tempat_lahir varchar(50)

4 Tgl_lahir date

5 alamat_asal text

6 kab_asal varchar(50)

7 Kd_pos_asal varchar(5)

8 prop_asal varchar(50)

9 alamat_yk text

10 kab_yk varchar(50)

11 Kd_pos_yk varchar(5)

12 alamat_ortu text

13 Kab_ortu varchar(50)

14 Kd_pos_ortu varchar(5)

15 prop_ortu varchar(50)

16 alasan_1 Text

17 alasan_2 Text

18 alasan_3 Text

adalah tabel untuk menyimpan data profil non-akademis mahasiswa pemohon beasiswa.

Tabel 3.15 Tabel profil non-akademik pemohon beasiswa

No Nama Jenis data Keterangan

1 id int(11)

2 no_pb int(10)

3 organisasi varchar(30)

4 jabatan varchar(30)

5 periode_awal date

6 periode_akhir date 7 luar_kampus tinyint(1)

16. Tabel profil akademik pemohon

adalah tabel untuk menyimpan data profil akademik mahasiswa pemohon beasiswa.

Tabel 3.16 Tabel profil akademik pemohon beasiswa

No Nama Jenis data Keterangan

1 No_pb int(10)

2 Ipk float(4,2)

3 Ihn_ipk int(11)

4 Sem_ipk int(11)

5 Ips1 float(4,2)

6 Sks1 int(11)

8 Sks2 int(11)

9 Ips3 float(4,2)

10 Sks3 int(11)

11 Ips4 float(4,2)

12 Sks4 int(11)

13 Ips5 float(4,2)

14 Sks5 int(11)

15 Ips6 float(4,2)

16 Sks6 int(11)

17 Ips7 float(4,2)

18 Sks7 int(11)

17. Tabel profil ekonomi ortua pemohon

adalah tabel untuk menyimpan data profil keadaaan ekonomi orangtua mahasiswa pemohon beasiswa.

Tabel 3.17Tabel profil ekonomi ortua pemohon beasiswa

No Nama Jenis data Keterangan

1 no_pb int(10)

2 nm_bpk varchar(30)

3 Tmpt_lhr_bpk varchar(40)

4 tgl_lhr_bpk Date

6 kesehatan_bpk varchar(50)

8 Gaji_bpk varchar(2) 9 Keg_sos_bpk varchar(50)

10 Nama_ibu varchar(30)

11 Tmpt_lhr_ibu varchar(40)

12 tgl_lhr_ibu Date

13 kesehatan_ibu varchar(50)

14 Kerja_ibu varchar(2)

15 Gaji_ibu varchar(2)

16 Keg_sos_ibu varchar(50) 17 jml_tgg_sekolah int(4) 18 jml_tgg_kuliah int(4) 19 jml_tgg_tdk_kerja int(4) 20 jml_tgg_lansia int(4)

18. Tabel profil prestasi

adalah tabel untuk menyimpan data profil pretasi mahasiswa pemohon beasiswa.

Tabel 3.18 Tabel profil prestasi pemohon beasiswa

No Nama Jenis data Keterangan

1 Id int(11)

2 no_pb int(10)

3 nm_prestasi varchar(30) 4 instansi_pemberi varchar(30)

5 tanggal diberikan date

f. Kamus Data (Data Dictionary) dari ER Diagram

Kamus Data atau data dictionary adalah katalog fakta tentang data dan kebutuhan-kebutuhan informasi dari suatu sistem informasi Pada tahap analisis, kamus data dapat digunakan sebagai alat komunikasi antara analisis sistem tentang data yang mengalir di sistem, yaitu tentang data yang masuk ke sistem dan tentang informasi yang dibutuhkan oleh pemakai sistem

Tabel 3.19 Tabel Kamus Data

No Nama Tabel Uraian Kamus Data

1 Donatur donatur = @kd_dona + nm_dona +

almt_jln_dona + almt_kota_dona + almt_prop_dona + almt_kdpos_dona+ no_telp_dona +no_fax_dona +

almt_situs_dona + almt_email_dona. kd_dona = {A-Z}3

nm_dona = {A-Z|a-z|.,|spasi}100 almt_jln_dona ={A-Z|a-z|0-9|.,|spasi} almt_kota_dona ={A-Z|a-z|.,|spasi}30 almt_prop_dona ={A-Z|a-z|.,|spasi}30 almt_kdpos_dona ={0-9}5

2

3

Beasiswa

Tawaran Beasiswa

no_fax_dona ={0-9|-}15

almt_situs_dona ={ A-Z|a-z|0-9|._|@}100 almt_email_dona ={ A-Z|a-z|0-9|._|@}100

Beasiswa = @kd_bea +@ kd_dona+ nm_bea + desk_bea.

kd_bea = {A-Z|0-9}5 kd_dona ={A-Z}3

nm_bea ={A-Z|a-z|.,|spasi}50 desk_bea ={A-Z|a-z|0-9|.,|spasi}65535

TawaranBeasiswa=@kd_bea_ditwrkan + @kd_bea + semester + thn_akademik + tgl_awal_daftar+ tgl_akhir_daftar +

tgl_pengumuman + total_dana + total_quota + dana_per_mhs + periode + dana_per_bln. kd_bea_ditwrkan = {A-Z|0-9}9

kd_bea = {A-Z|0-9}5

semester = {0-9}1

thn_akademik = {0-9|/}8 tgl_awal_daftar = {0-9|/}8 tgl_akhir_daftar = {0-9|/}8 tgl_pengumuman = {0-9|/}8 total_dana = {Rp| 0-9|.,|}12

4

5

6

7

Syarat penilaian

Penetapan syarat penilaian

Kriteria Penilaian

Penetapan Kriteria Penilaian

total_quota = {0-9}3

dana_per_mhs = {Rp| 0-9|.,|}12

periode = {0-9}2

dana_per_bln = {Rp| 0-9|.,|}12

Syarat penilaian = @kd_syarat + nm_syarat + desk_syarat.

kd_syarat = {0-9}10

nm_syarat = {A-Z|a-z|spasi}50 desk_kriteria = {A-Z|a-z|spasi}65535

Penetapan Syarat Penilaian

=@kd_bea_ditwrkan +@kd_syarat kd_bea_ditwrkan = {A-Z|0-9}9 kd_syarat = {0-9}10

Kriteria Penilaian =@kd_kriteria +nm_kriteria

kd_kriteria = {0-9}10

nm_kriteria = {A-Z|a-z|spasi}50

Penetapan kriteria

penilaian=@kd_bea_ditwrkan

Query untuk menampilkan informasi mahasiswa pemohon

$query = "SELECT "

. "t1.no_pb, "

. "CONCAT('".$_POST['kd_beasiswa_ditawarkan']."-', t1.no_berkas) as no_berkas, "

. "t2.nomor_mhs, " . "t1.diterima, " . "t3.nama_lengkap " . "FROM "

. UDB.".".UDB_PBB." t1, " . UDB.".".UDB_PB." t2, " . UDB.".".UDB_PPP." t3 " . "WHERE "

. "t1.no_pb = t2.no_pb " . "and "

. "t2.no_pb = t3.no_pb " . "and "

. "t1.cek_syarat = 1 " . $and

. "and "

. "t1.kd_beasiswa_ditawarkan =

'".$_POST['kd_beasiswa_ditawarkan']."' " . "order by

substring(t2.nomor_mhs,3,1),kd_beasiswa_ditawarka n,no_berkas asc";

//}

//debug($query);

$db->run_query($query);

Query untuk menampilkan informasi rekomendasi Wakil Dekan III adalah

$sql = "select kd_skor,catatan,skor_total from ".UDB.".skoring where no_pb='".$arr_permohonan['no_pb'][$i]."' and kd_beasiswa_ditawarkan = '".$_POST['kd_beasiswa_ditawarkan']."'";

Sedangkan fungsi untuk memilih mahasiswa yang layak sebagai penerima beasiswa adalah

<input type=\"checkbox\"

onclick=\"terima(this,'".$arr_permohonan['no_pb'][$i]."')\"".($arr_permohon an['diterima'][$i]=="1"?" checked":"")."></td>";

<script language="javascript"> var cdt = null;

function terima(obj,no_pb) {

cdt = obj;

var f = document.getElementById("frm_terima"); f.no_pb.value = no_pb;

f.diterima.value = obj.checked?"1":"0"; f.action = "rektor_terima_proses.php"; f.submit();

} </script>

e. Halaman pesan kesalahan login

Berikut merupakan salah satu contoh pesan kesalahan yang dilakukan oleh Administrator.

a. Antar muka

b. Pembahasan program

Halaman ini ditampilkan ketika Administrator, Wakil Dekan III dan Mahasiswa melakukan kesalahan login.

f. Halaman Logout

Berikut merupakan salah satu contoh halaman logout yang dilakukan oleh Administrator.

a. Antar muka

Gambar 4.32 Antar muka halaman logout Administrator b. Pembahasan program

Query untuk logout adalah

function proses_logout() { global $db;

//$this->update_status_login(0); $db->free_result();

return mysql_affected_rows($db->get_conn_id()); }

154 BAB V PENUTUP

A. Kesimpulan

Dari keseluruhan proses yang ada, dapat disimpulkan beberapa hal

1. Penggunaan Sistem Informasi Pengelolaan Beasiswa telah dapat meningkatkan efisiensi waktu dan efektifitas kerja bagi Staf Unit Pelayanan Beasiswa dan Alumni untuk mengelola data beasiswa dan mengelola data permohonan beasiswa.

2. Penggunaan Sistem Informasi Pengelolaan Beasiswa ini juga membantu Wakil Rektor III dalam mengambil keputusan untuk menentukan mahasiswa yang layak sebagai penerima beasiswa agar beasiswa dapat disalurkan tepat pada sasarannya

3. Sistem juga telah dapat membantu mahasiswa dalam mengajukan permohonan beasiswa secara online, memperoleh informasi tentang tawaran beasiswa, informasi profil donatur, informasi profil mahasiswa penerima beasiswa.

4. Berdasarkan hasil pengujian, aplikasi ini telah berjalan dengn baik dan memberikan hasil benar.

B. Saran

Adapun saran yang penulis sampaikan setelah pengerjaan skripsi ini adalah :

1. Aplikasi ini masih memerlukan banyak pengembangan. Salah satu hal penting yang perlu dipertimbangkan dalam pengembangan adalah sifat dari pengelolaan beasiswa yang banyak sekali aturan yang perlu diperhatikan.

2. Sistem pengelolaan beasiswa ini sangat kompleks sehingga apa yang telah dirancang belum meliputi pengelolaan beasiswa secara detail dan menyeluruh. Oleh karena itu sangat diharapkan ada yang mengembangkan sistem ini lebih luas sehingga hasil yang didapatkan juga lebih optimal.

3. Pengembangan ke depan mahasiswa dapat mengajukan perpanjangan permohonan beasiswa.

4. Ketika mahasiswa mendaftar permohonan beasiswa secara online , secara otomatis akan dicek Indek Prestasi Komulatif mahasiswa tersebut memenuhi atau tidak.

156

DAFTAR PUSTAKA

Jogiyanto,H.M., 1990, Analisis dan Desain Sistem Informasi Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis, Andi Offset, Yogyakarta.

Betha Sidik Ir., ‘MySQL Untuk Pengguna, Administrator, dan Pengembang Aplikasi Web’; Informatika Bandung, 2003.

Purbo, Onno,W., Daniel Akhmad, S., 2000 Membangun Web E-Commerce, Elex Media Komputindo, Jakarta.

Bimo, Sunarfrihantono, 2002, PHP dan MySQL untuk Web, Andi Offset, Yogyakarta.

Nugroho, Bunafit, 2004 , Aplikasi Pemrograman Web Dinamis dengan PHP dan MySQL, Gava Media, Yogyakarta.

Purwanto, Yudhi, 2000, Pemrograman Web dengan PHP, Elex Media Komputindo, Jakarta.

Roger S. Pressman, ‘Rekayasa Perangkat Lunak Pendekatan Praktisi (Buku Satu)’; Andi Yogyakarta, 2002.

Sugiarto MT.Drs.Th, ‘Rekayasa Perangkat Lunak I’; Diklat Kuliah Rekayasa Perangkat Lunak I, 2001.

HTTP://WWW.ilmukomputer.com