Landasan Teori ANALISIS DAN PEMBAHASAN

commit to user 19

BAB II ANALISIS DAN PEMBAHASAN

A. Landasan Teori

1. Pengertian Sistem Akuntansi Sistem adalah suatu kerangka dari prosedur prosedur yang berhubungan yang disusun sesuai dengan suatu skema yang menyeluruh terintegrasikan untuk melaksanakan suatu kegiatan atau fungsi utama dari perusahaan. Fungsi utama perusahaan yaitu mengenai tujuan yang harus dicapai perusahaan cole dan neuschel, 1971:2. Sedangkan pengertian sistem menurut Romney dan steinbart 2003:2 dalam bukunya Accounting Information System mendefinisikan sistem adalah “rangkaian dari dua atau lebih komponen-komponen yang saling berhubungan, yang berinteraksi untuk mencapai satu tujuan”. Tujuan perusahaan tersebut antara lain berfungsi untuk kemajuan sebuah perusahaan. Dari kedua definisi sistem diatas dapat disimpulkan bahwa pengertian sistem adalah suatu rangkaian komponen yang membentuk prosedur yang saling berhubungan untuk mencapai tujuan dari suatu perusahaan. 2. Pengertian Sistem Pengendalian Intern Sistem Pengendalian Intern meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran yang dikoordaniskan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong commit to user 20 dipatuhinya kebijakan manajemen. Definisi sistem tersebut menekankan tujuan yang hendak dicapai, dan bukan pada unsur-unsur yang membentuk sistem tersebut. Dengan demikian, pengertian sistem pengendalian intern tersebut berlaku baik dalam perusahaan yang mengolah informasinya secara manual baik menggunakan pembukuan maupun dengan komputer Mulyadi, 2001:163. Menurut Rama dan Jones 2009:132 dalam bukunya Sistem informasi Akuntansi mendefinisikan Pengendalian Internal adalah “Suatu proses, yang dipengaruhi oleh dewan direksi entitas, manajemen, dan personel lainnyayang dirancang untuk memberikan kepastian yang memiliki alasan”. Alasan yang terkait dengan pencapaian sasaran kategori sebagai berikut : efektivitas dan efisiensi operasi, keandalan pelaporan keuangan, dan ketaatan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku. Sedangkan definisi Menurut Romney dan Steinbart 2003:229 dalam bukunya Accounting Information System, Pengertian pengendalian internal adalah “Rencana organisasi dan metode bisnis yang dipergunakan untuk menjaga aset, memberikan informasi yang akurat dan andal, mendorong dan memperbaiki efisiensi jalannya organisasi, serta mendorong kesesuaian dengan kebijakan yang telah ditetapkan”. Dengan rencana tersebut maka dapat mendukung perkembangan perusahaan. commit to user 21 3. Tujuan Sistem Pengendalian Intern Menurut pernyataan Comitee Of Sponsoring Organizations COSO dalam buku Accounting Information System “tujuan Pengendalian intern dicapai melalui beberapa pertimbangan. Berikut hal hal yang perludipertimbangkan dalam menentukan tujuan pengendalian intern : 1 Efektivitas dan efisiensi operasional organisasi, 2 Keandalan pelaporan keuangan, 3 kesesuaian dengan hukum dan peraturan yang berlaku”. Menurut Mulyadi 2001:164 telah disebutkan bahwa tujuan pengendalian intern yaitu : a Menjaga kekayaan organisasi b Mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi c Mendorong efisiensi d Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen Tujuan pengendalian intern dalam perusahaan adalah menjaga aktiva perusahaan, memastikan akurasi dan keandalan catatan serta informasi akuntansi, mendorong efesiensi dalam operasional perusahaan, mengukur kesesuaian dengan kebijakan serta prosedur yang telah ditetapkan oleh pihak manajemen James, 2007:181. 4. Pengertian kas Definisi kas menurut Zaki Baridwan 2003 :85 “ kas merupakan suatu alat pertukaran dan digunakan sebagai suatu ukuran dalam akuntansi”. Dalam commit to user 22 neraca kas merupakan aktiva yang paling serimg berubah. Hampir dalam setiap transaksi dengan pihak luar selalu mempengaruhi kas. Menurut kieso dkk penerjemah salim 2008 : 389 bahwa : “ kas merupakan harata yang paling likuid, media pertukaran yang sah dan dasar bagi pengukuran dan akuntansi untuyk semua pos lainnya atau merupakan salah satu unsur modal kerja yang paling tinggi likuiditasnya”. Kas merupakan satu-satunya pos yang paling penting dalam neraca, karena berlaku sebagai alat tukar dalam perekonomian kita. Kas juga menjadi begitu penting karena perusahaan harus mempertahankan likuiditas yang memadai, yakni mereka harus memiliki uang yang mencukupi untuk membayar kewajiban pada saat jatuh tempo agar kelangsungan perusahaan dapat terus beroperasi. 5. Pengendalian Intern Pengeluaran Kas Di dalam kegiatan umum perusahaan, kas merupakan alat pembayaran yang siap dan bebas untuk digunakan karena dibandingkan aktiva yang lain dan mempunyai tingkat likuiditas yang paling tinggi. Oleh karena itu didalam neraca, kas termasuk golongan aktiva lancar yang paling banyak berubah. Hampir pada setiap transaksi dengan pihak luar selalu mempengaruhi kas karena sifatnya yang sangat mudah dipindah tangankan dan sering menjadi sasaran utama penyelewengan. Oleh karena itu perlu pengawasan yang ketat terhadap kas Mulyadi, 2001:509. commit to user 23 Dalam pelaksanaan transaksi pengeluaran kas perusahaan, penggunaan cek atas nama atau dengan pemindahbukuan menjamin diterimanya kas perusahaan oleh orang atau perusahaan yang dimaksud.Sistem pengeluaran kas dengan cek atas nama atau pemindahbukuan juga menjamin ketelitian dan keandalan catatan akuntansi perusahaan, karena melibatkan pihak ketiga bank yang secara periodik mengirimkan rekening koran sebagai dasar untuk melakukan rekonsiliasi catatan kas perusahaan. Pengeluaran kas dalam perusahaan dilakukan dengan menggunakan cek Mulyadi, 2001:509. Seperti yang telah dijelaskan pada buku karangan Mulyadi 2001:510 bahwa Pengeluaran kas menggunakan cek memiliki kebaikan ditinjau dari pengendalian intern berikut : a. Dengan menggunakan cek atas nama, pengeluaran kas cek akan dapat diterima oleh pihak yang namanya sesuai dengan yang ditulispada formulir cek. b. Dilibatkannya pihak luar, dalam hal ini bank, dalam pencatatan transaksi pengeluaran kas perusahaan. c. Jika sistem perbankan mengembalikan cancelled check kepada check issuer, pengeluaran kas dengan cek memberikan manfaat tambahan bagi perusahaan yang mengeluarkan cek den gan dapat digunakannya cancelled check sebagai tanda terima dari kas dari pihak yang menerima pembayaran. commit to user 24 Pengeluaran kas yang tidak dapat dilakukan dengan cek biasanya karena jumlahnya relatif kecil dilaksanakan melalui dana kas kecil yang diselenggarakan dengan salah satu sistem : fluctuating fund balance system dan imprest system. Untuk mendukung kelancaran proses pengeluaran kas maka diperlukan : a. Dokumen Dokumen yang digunakan dalam sistem dana kas kecil adalah : 1 Bukti kas keluar Dokumen ini digunakan oleh pemegang dana kas kecil untuk meminta uang ke pemegang dana kas kecil 2 Cek Permintaan pengeluaran kas kecil Dokumen ini digunakan oleh pemakai dana kas kecil untuk meminta uang ke pemegang dana kas kecil. 3 Bukti Pengeluaran kas kecil Dokumen ini dibuat oleh pemakai dana kas kecil untuk mempertanggungjawabkan pemakaian kas kecil. 4 Permintaan Pengisian Kembali Kas kecil Dokumen ini dibuat oleh pemegang dana kas kecil untuk meminta kepada bagian utang agar dibuatkan bukti kas keluar guna pengisian kembali dana kas kecil. commit to user 25 b. Catatan Akuntansi yang Digunakan Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem dana kas kecil : 1 Jurnal Pengeluaran Kas Dalam sistem dana kas kecil, catatan akuntansi digunakan untuk mencatat pengeluaran kas dalam pembentukan kas kecil dan pengisian kembali kas kecil 2 Register Cek Dalam sistem dana kas kecil catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat cek perusahaan yang dikeluarkan untuk pembentukan dan pengisian kembali dana kas kecil. 3 Jurnal pengeluaran kas kecil Untuk mencatat transaksi pengeluaran dana kas kecil diperlukan jurnal khusus yang berrfungsi sebagai alat distribusi pendebitan yang timbul akibat pengeluaran dana kas kecil. c. Fungsi yang terkait Fungsi yang terkait dalam sistem dana kas kecil adalah 1 Fungsi kas Dalam sistem dana kas kecil, fungsi bertanggung jawab dalam mengisi cek, memintakan otorisasi atas cek, dan menyerahkan cek kepada pemegang dana kas kecil pada saat pembentukan dana kas kecil. commit to user 26 2 Fungsi Akuntansi Dalam sistem dana kas kecil, fungsi akutansi bertanggung jawab atas pencatatan pengeluaran kas kecil yang menyangkut biaya dan persediaan, pencatatan transaksi pebentukan dana kas kecil, pencatatan pengisian kembali kas kecil ke dalam jurnal, pembuatan bukti kas keluar yang memberikan otorisasi kepada fungsi kas dalam mengeluarkan cek sebesar yang tercantum dalam dokumen tersebut. 3 Fungsi pemegang dana kas kecil Fungsi ini bertanggung jawab atas penyimpanan dana kas kecil, pengeluaran dana kas kecil sesuai dengan otorisasi pejabat tertentu yang ditunjuk, dan permintaan pengisiasn kembali dana kas kecil 4 Fungsi pemeriksa intern Dalam sistem kas fungsi ini bertganggung jawab atas perhitungan dana kas kecil secara periodik dan pencocokan hasil hitungannya dengan catatan kas. 5 Fungsi yang melakukan pembayaran tunai Bagian yang melakukan penggunakan dana kas kecil 6. Unsur Pengendalian Intern Pengeluaran Kas Unsur pokok sistem pengendalian intern pengeluaran kas menurut Mulyadi, 2001:518 antara lain : commit to user 27 a Organisasi Struktur organisasi merupakan kerangka pembagian tanggung jawab fungsional kepada unit – unit organisasi yang dibentuk untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan. Pembagian tanggungjawab fungsional ini didasarkan pada prinsip – prinsip berikut ini : 1. Harus dipisahnya fungsi kas dan penyimpanan dari fungsi akuntansi. 2. Transaksi penerimaan dan pengeluaran kas tidak boleh dilaksanakan sendiri oleh Bagian Kasa sejak awal sampai akhir, tanpa campur tangan dari fungsi lain b Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan Dalam perusahaan, Setiap transaksi hanya terjadi atas dasar otorisasi dari pejabat yang memiliki wewenang untuk menyetujui terjadinya transaksi tersebut. Oleh karena itu dalam perusahaan harus dibuat sistem yang mengatur pembagian wewenang untuk otorisasi atas terlaksanannya setiap transaksi. Antara lain sebagai berikut : 1 Pengeluaran kas harus mendapat otorisasi dari pejabat yang berwenang. 2 Pembukaan dan penutupan rekening bank harus mendapat persetujuan dari pejabat yang berwenang. commit to user 28 3 Pencatatan dalam jurnal pengeluaran kas harus didasarkan bukti kas keluar yang telah mendapat otorisasi dari pejabat yang berwenang disertai dokumen pendukung yang lengkap. c Praktik yang sehat Pembagian tanggung jawab fungsional dan sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang telah ditetapkan tindak akan terlaksana dengan baik jika tidak diciptakan cara - cara untuk menjamin praktik yang sehat dalam pelaksanaannya. Adapun cara - cara yang umumnya ditempuh oleh perusahaan dalam menciptakan praktik yang sehat adalah: 1. Saldo kas yang ada ditangan harus dilindungi dari kemungkinan pencurian atau penggunaan yang tidak semestinya. 2. Dokumen dasar dan dokumen pendukung harus dububuhi cap “lunas” oleh bagian kasa stelah transaksi dilakukan. 3. Penggunaan rekening koran bank untuk mengecek ketelitian pencatatan. 4. Semua pengeluaran kas dilakukan dengan cek atas nama perusahaan penerima pembayaran atau dengan pemindahbukuan. 5. Jika pengeluaran kas menyangkut jumlah yang kecil dilakukan melalui dana kas kecil. 6. Secara periodik dilakukan pencocokan jumlah kas yang ada ditangan dengan jumlah menurut catatan. commit to user 29 7. Kas yang ada ditangan dan kas yang ada di perjalanan diasuransikan dari kerugian. 8. Kasa diasuransikan. 9. Kasir dilengkapi dengan alat – alat untuk mencegah terjadinya pencurian terhadap kas yang ada ditangan. 10. Semua nomor cek harus dipertanggungjawabkan oleh bagian kas.

B. Pembahasan