Sistem Informasi Akuntansi Penerimaan Kas
g. Bukti setor bank setiap hari dicocokkan dengan daftar penerimaan
uang harian dan catatan dalam jurnal penerimaan uang. h.
Semua penerimaan uang harus disetorkan pada hari itu juga atau pada awal hari kerja berikutnya.
i. Rekonsiliasi laporan bank harus dilakukan oleh orang yang tidak
berwenang menerima uang maupun yang menulis cek. j.
Kunci
cash register
harus dipegang oleh orang yang tidak mengelola kas.
k. Diadakan rotasi pegawai agar tidak timbul kerjasama untuk berbuat
kecurangan.
3. Prosedur Penerimaan Kas
James A Hall 2009:239-243 mengatakan prosedur penerimaan kas memiliki dua aspek, yaitu:
a. Prosedur Ruang Penerimaan Dokumen
Ruang penerimaan dokumen menerima cek dari pelanggan bersama dengan permintaan pembayaran. Dokumen ini berisi
informasi utama yang diperlukan untuk akun pelanggan. Permintaan pembayaran merupakan contoh dari dokumen perputaran, dan
biasanya ini adalah bagian dari faktur yang telah ditagihkan ke pelanggan.
b. Departemen Penerimaan Kas
Cek yang hilang dan salah dikirimkan dari ruang penerimaan dokumen dan departemen penerimaan kas diidentifikasi pada proses
ini. Jurnal penerimaan kas akan dicatat oleh bagian keuangan setelah proses rekonsiliasi antara cek dengan permintaan pembayaran. Tiga
departemen dalam penerimaan kas, yaitu departemen piutang dagang, departemen buku besar, dan departemen
controller
.
4. Formulir-Formulir dalam Penerimaan Kas
Formulir-formulir yang digunakan dalam pengelolaan dan pengawasan untuk siklus penerimaan kas dapat dikelompokkan sebagai
berikut, menurut Zaki Baridwan 1994:168: a.
Dokumen asli pendukung setiap penerimaan kas. b.
Data harian yang menunjukkan kumpulan atau ringkasan penerimaan kas.
c. Buku jurnal.
d. Buku pembantu piutang dan buku besar.
5. Diagram Aliran Siklus Penerimaan Kas
Siklus penerimaan kas dapat juga digambarkan kegiatannya dengan diagram alir atau
flowchart
, yang memiliki perbedaan dengan
DFD
hanya menggambarkan aliran data dan informasi. Siklus penerimaan kas memiliki bagian-bagian yang terdapat di dalamnya,
menurut Wing Wahyu Winarno 2006:15.25, yaitu:
a. Bagian penjualan, yang berfungsi untuk menerima pesanan dari
pembeli dan meng-
inputnya
ke dalam komputer. b.
Bagian kredit, yang bertanggungjawab untuk memelihara catatan para konsumen, sehingga dapat diketahui konsumen yang rajin membayar
dan konsumen yang bermasalah dalam premi. c.
Bagian gudang, yang bertugas menerima perintah dari bagian penjualan untuk memberikan jasanya kepada konsumen, dan akan
diberikan arsip untuk penagihan dari jasa yang telah diberikan kepada konsumen.
d. Bagian penagihan, yang bertugas mengirimkan faktur penjualan atau
tagihan kepada konsumen. e.
Bagian keuangan,
yang bertanggungjawab
untuk menerima
pembayaran dari pembeli dan menyelenggarakan pencatatan atas penerimaan pembayaran.
6. Kegiatan Pokok Siklus Penerimaan Kas
Kegiatan-kegiatan yang ada di dalam siklus ini adalah berisi kegiatan yang berhubungan dengan penyerahan barang dan jasa dari
perusahaan kepada pembeli. Wing Wahyu 2006:15.4 mengemukakan kegiatan-kegiatan tersebut adalah sebagai berikut:
a. Memenuhi permintaan penawaran harga oleh calon pembeli.
b. Menerima pesanan dari pembeli, untuk menjual barang atau jasa
perusahaan. c.
Mengirimkan barang yang dipesan oleh pembeli.
d. Menyampaikan tagihan dan menerima pembayaran.
e. Menyajikan berbagai informasi yang berhubungan dengan penjualan.
Wing Wahyu 2006:15.4 berpendapat juga bahwa departemen yang terlibat dalam siklus penerimaan kas ada dua, yaitu bagian
pemasaran dan bagian keuangan. Bagian pemasaran terlibat dalam penerimaan pesanan hingga penyampaian produk kepada pelanggan,
sedangkan bagian keuangan bertanggungjawab untuk menagih dan menerima pembayaran dari pelanggan.
7. Permintaan Penawaran Harga
Menurut Wing
Wahyu Winarno
2006:15.5 permintaan
penawaran harga seringkali terjadi pembeli tidak dapat secara langsung membeli barang atau jasa kepada perusahaan ketika memerlukan yang
dibutuhkannya, terutama apabila kebutuhannya meliputi jumlah yang besar dan berharga material. Pembeli yang tidak langsung membeli
biasanya mereka ingin membandingkan harga dari beberapa pemasok atau perusahaan. Pembeli yang cocok dengan harga yang ditawarkan oleh
pemasok atau perusahaan tertentu, maka pembeli tersebut akan membeli kepada pemasok atau perusahaan itu.
8. Penerimaan Pesanan Penerimaan Kas
Wing Wahyu Winarno 2006:15.8 mengatakan penerimaan pesanan penjualan merupakan kegiatan menerima order dari pembeli
kepada perusahaan. Pembeli dapat memesan barang atau jasa dapat
melalui telepon,
fax
,
e-mail
, atau menggunakan formulir pesanan penjualan. Pesanan penjualan
purchase order
sebenarnya sama dengan
sales order
, karena hanya berbeda sudut pandangannya saja.
Purchase order
akan dilihat dari sisi pembeli jika mereka membeli sebuah barang atau jasa yang ditawarkan, sedangkan
sales order
sebagai penjual karena mereka menjual barang atau jasa.
Purchase order
dapat disediakan oleh penjual, baik melalui kantor pemasaran, atau melalui jalur internet sehingga pembeli langsung
mengambil, mengisi, dan mengirimkannya kepada perusahaan.
Purchase order
bisa juga dibuat sendiri oleh pembeli, karena pembeli sudah menerapkan formulir
purchase order PO
khusus, tetapi yang mengisi formulir ini haruslah tetap pembeli.
9. Sistem Informasi Akuntansi Penerimaan Kas yang Terkomputerisasi James Hall 2009:249-252 mengatakan teknologi dapat menjadi
alat yang sangat baik untuk mencapai perubahan organisasi. Perubahan organisasi dari bawah disebut otomatisasi, sedangkan perubahan
organisasi dari atas disebut rekayasa ulang. Otomatisasi mencakup penggunaan teknologi untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas
pekerjaan, namun sistem yang otomatis sering hanya menyerupai proses manual tradisional yang digantikannya. Rekayasa ulang meliputi
perubahan mendasar pola piker atas proses dan alur pekerjaan, tujuannya untuk memperbaiki kinerja operasional dan mengurangi biaya dengan
cara mengidentifikasi dan menghilangkan tugas yang tidak bernilai tambah.
Perpindahan yang utama dari sistem manual adalah tidak adanya fungsi akuntansi dalam operasi sehari-hari. Prosedur akuntansi tradisional
dari penagihan, pengendalian persediaan, piutang dagang, dan buku besar umum dilakukan oleh aplikasi komputer.
James Hall 2009:251 mengatakan pemasukan data, dalam proses ini dimulai dengan diterimanya sekumpulan dokumen pemberitahuan
pengiriman dari departemen penagihan. Karyawan yang melakukan pemasukan data mengkonversikan dokumen pemberitahuan pengiriman
ke media digital untuk menghasilkan
file
transaksi pesanan penjualan.
File
transaksi yang dihasilkan berisi beberapa
batch
pesanan penjualan, kemudian total pengendalian
batch
secara otomatis dihitung untuk setiap
batch
yang disimpan pada
file
tersebut. James Hall 2009:252 Program edit memvalidasi transaksi dengan
menguji setiap
record
untuk mengetahui jika terjadi kesalahan yang diakibatkan karena pengetikan atau kesalahan logis. Program edit
menghitung kembali total pengendalian
batch
untuk menunjukkan perubahan yang diakibatkan oleh pemindahan
record
yang salah.
File
pesanan penjualan yang sudah diedit kemudian dijalankan untuk proses selanjutnya.
Prosedur pembaharuan
menurut James
Hall 2009:252
mengatakan
file
pesanan penjualan yang diedit, program pembaharuan
memasukkan transaksi pertama ke
record
buku besar pembantu persediaan dan piutang dagang dengan menggunakan kunci sekunder
untuk mencari
record
yang sesuai secara langsung.
Record
transaksi dicatat dalam jurnal, dan program kemudian pindah ke transaksi yang
selanjutnya dan mengulangi proses ini. Kegiatan ini terus berjalan sampai seluruh catatan
file
transaksi selesai dibukukan, akun buku besar umum biasanya biasanya diperbaharui setelah setiap
batch
, dan ketika program mencapai akhir dari
file
transaksi, program tersebut akan berakhir. Prosedur ini akan menghasilkan sejumlah laporan manajemen
mencangkup rangkuman penjualan, laporan status persediaan, daftar transaksi, daftar
voucher
jurnal, serta laporan anggaran dan kinerja.