3. Ruangan tertutup untuk konseling bagi pasien yang dilengkapi dengan meja
dan kursi serta lemari untuk menyimpan catatan medikasi pasien. 4.
Ruangan racikan. 5.
Keranjang sampah yang tersedia untuk staf maupun pasien.
2.2 Aspek Manajerial 2.2.1 Administrasi
2.2.1.1 Administrasi pembukuan
Administrasi pembukuan di apotek meliputi: 1.
Administrasi umum Pencatatan, pengarsipan, pelaporan narkotika, psikotropika dan
dokumentasi sesuai dengan ketentuan yang berlaku. 2.
Administrasi pelayanan Pengarsipan resep, pengarsipan catatan pengobatan pasien, pengarsipan
hasil monitoring penggunaan obat. Kepmenkes RI No. 1027MENKESSKIX2004.
2.2.1.2 Laporan Keuangan
Laporan keuangan adalah suatu proses pencatatan, pengukuran, dan pengkomunikasian informasi keuangan yang dibuat dalam berbagai bentuk antara
lain berupa laporan laba rugi, aliran kas cash flow dan neraca. Laporan laba rugi adalah laporan akuntansi keuangan yang
menggambarkan tentang jumlah penjualan sales, biaya variable variable cost, biaya tetap fix cost dan laba earning.
Azizah: Laporan Praktek Kerja Profesi Komunitas Di Apotek Pelengkap No. 14 RSU Dr. Pirngadi Medan, 2008. USU e-Repository © 2008
Laporan aliran kas dibuat untuk menggambarkan tentang perkiraan rencana jumlah penerimaan dan jumlah pengeluaran uang kas apotek selama
periode waktu tertentu. Unsur-unsur yang terdapat pada laporan aliran kas adalah saldo awal, penerimaan kas dari hasil operasi dan investasi, pengeluaran kas dari
kegiatan operasi dan investasi, dan saldo akhir. Neraca adalah laporan akuntansi keuangan yang menggambarkan tentang
kondisi harta aktiva, hutang pasiva dan modal sendiri ekuity yang dimiliki apotek pada tanggal tertentu.
2.2.1.3 Pengelolaan Resep
Apotek wajib menyimpan resep minimal selama 3 tahun dan dapat memberikan informasi kembali tentang resep tersebut apabila konsumen atau
dokter penulis resep tersebut memerlukannya Umar, 2004.
2.2.2 Pengelolaan Perbekalan Farmasi
Pengelolaan persediaan farmasi dan perbekalan kesehatan lainnya dilakukan sesuai ketentuan perundangan yang berlaku.
2.2.2.1 Perencanaan pengadaan
Dalam membuat
perencanaan pengadaan sediaan farmasi perlu
diperhatikan: a. Pola penyakit.
b. Kemampuan masyarakat. c. Budaya masyarakat Kepmenkes No. 1027MENKESSKIX2004.
Perencanaan pengadaan memberi gambaran pada bagian pembelian dan perencana mengenai berapa banyak uang yang harus dihabiskan pada beberapa
Azizah: Laporan Praktek Kerja Profesi Komunitas Di Apotek Pelengkap No. 14 RSU Dr. Pirngadi Medan, 2008. USU e-Repository © 2008
bagian dari kategori barang dagangan dalam setiap bulannya sehingga prediksi penjualan dan prediksi objek keuangan lain dapat terpenuhi.
Bagian perencanaan pengadaan membagi seluruh rencana keuangan ke dalam berapa banyak item yang dibeli dan bagaimana sistem yang digunakan
untuk perencanaan barang dagangan dan keberagamannya Utami, 2006. Faktor-faktor yang harus diperhatikan pada pembelian barang yaitu:
a. Kondisi keuangan Kondisi likuiditas keuangan yang baik, selalu tepat waktu membayar
hutang, memberikan peluang untuk memperoleh diskon yang lebih besar. b. Jenis sediaan farmasi yang dibutuhkan.
Dalam menentukan jenis sediaan farmasi yang akan dibeli apotek, harus berdasarkan data yang dibutuhkan oleh konsumen. Data ethical dapat diperoleh
dari resep-resep yang masuk ke apotek, sedangkan data OTC dapat didasarkan pada kondisi pemukiman di sekitar lokasi apotek dan obat-obat bebas yang sering
diiklankan di media elektronik. c. Untuk menentukan jumlah yang harus dibeli, ditentukan berdasarkan data
historis jumlah sediaan farmasi yang dibutuhkan, kebutuhan apotek setiap bulan, kondisi diskon, dan ukuran gudang.
d. Jarak apotek dengan pemasok, hal ini dapat dijadikan dasar dalam menentukan jumlah pembelian.
e. Kondisi sosial politik Kondisi sosial politik yang tidak stabil dapat menyebabkan turunnya nilai
uang, oleh karena itu membeli dalam jumlah besar dapat dipertimbangkan.
Azizah: Laporan Praktek Kerja Profesi Komunitas Di Apotek Pelengkap No. 14 RSU Dr. Pirngadi Medan, 2008. USU e-Repository © 2008
f. Kondisi gudang Pembelian barang harus disesuaikan dengan kapasitas gudang dan sarana
tempat penyimpanan obat seperti lemari pendingin. g. Tanggal daluarsa
Batas tanggal daluarsa yang pendek memiliki resiko kerugian barang rusak yang tinggi. Oleh sebab itu harus ada garansi dari supplier tentang batas maksimal
daluarsa paling lambat daluarsa, misalnya paling lambat 6 bulan sebelum batas tanggal daluarsa, dapat ditukar dengan obat yang baru Umar, 2004.
Laporan manajemen persediaanpengadaan ini terdiri atas: 1. Daftar stok dasar basic stock list, daftar ini menjelaskan tentang nomor stok
dan deskripsi barang, berapa banyak yang tersedia dan yang dipesan, serta penjualan dalam kurun waktu tertentu.
2. Perputaran persediaan inventory turn over, yang dibuat berdasarkan tujuan keuangan keseluruhan dan mengendalikan sistem manajemen persediaan.
3. Ketersediaan produk product availability, untuk menentukan berapa banyak produk yang harus tersedia.
4. Stok cadangan backup stock, adalah stok yang digunakan untuk berjaga-jaga jika terjadi kehabisan stok yang dikarenakan permintaan melebihi jumlah yang
diperkirakan atau ketika kedatangan barang tertunda. 5. Peramalan forecast, yaitu untuk meramalkan penjualan.
6. Titik pemesanan order point, yaitu jumlah minimum yang harus tersedia, sehingga barang tidak boleh habis sebelum pesanan berikutnya datang.
Azizah: Laporan Praktek Kerja Profesi Komunitas Di Apotek Pelengkap No. 14 RSU Dr. Pirngadi Medan, 2008. USU e-Repository © 2008
7. Jumlah yang dipesan order quantity, adalah selisih antara jumlah yang tersedia dan titik pemesanan.
2.2.2.2 Cara Pemesananpengadaan
