Pengawasan Intern Penerimaan dan Pengeluaran Kas

Aris Sukamto : Sistem Pengawasan Intern Kas Pada PT. QIMS Intrasindo Medan, 2008. USU Repository © 2009 ditandatangani oleh bagian- bagian yang berwenang yaitu ketua PT Qims Intrasindo dan seksi keuangan, atau pegawai yang ditunjuk. b. Semua pengeluaran dengan cek dan giro harus diberi nomor dan semua nomor tersebut harus dipertanggungjawabkan apakah sudah dipergunakan atau tidak. Cek dan giro tersebut harus dicatat dalam buku pembayaran oleh bendahara sesuai dengan nomor cek tersebut. Apabila di antara cek tersebut ada yang tidak dipergunakan, maka bendahara akan membuat tanda batal pada cek tersebut. c. Setiap pengeluaran kas hanya boleh dilakukan oleh bendahara dan berdasarkan bukti pengeluaran kas sebagai surat perintah pembayaran. d. Setiap pembatalan bukti pengeluaran kas harus didukung oleh bukti-bukti transaksi yang dapat diuji kebenarannya dan telah diadakan verifikasi sebelumnya seperti bukti pengeluaran kas. e. Setiap pembatalan bukti pengeluaran kas harus diberi tanda batal oleh bendahara. f. Setiap bukti pengeluaran kas yang telah dibayarkan harus didokumentasi dengan baik dan dicatat pada buku jurnal kas keluar, buku pembantu beserta daftar pengeluaran kas. g. Penyimpanan dan penulisan terhadap blanko cek dan giro menjadi tanggung jawab bendahara, dan semua cek dan giro yang sudah diotorisasi ketua tetapi belum diambil oleh yang berhak.

F. Pengawasan Intern Penerimaan dan Pengeluaran Kas

Aris Sukamto : Sistem Pengawasan Intern Kas Pada PT. QIMS Intrasindo Medan, 2008. USU Repository © 2009 Secara umum perusahaan melakukan transaksi yang berhubungan dengan kas, secara rutin maupun non rutin. Kas sebagai aktiva yang paling lancar memiliki peranan yang paling penting dalam perusahaan, sehingga keberadaan kas sering menjadi sasaran untuk dilakukannya penyelewengan. Kesalahan pencatatan kas akan mempengaruhi perkiraan –perkiraan lain, oleh sebab itu pengawasan intern perlu dilakukan agar uang kas dapat dijaga dengan aman . Pengawasan intern kas yang baik tidak membenarkan adanya praktek pencatatan kas dan penanganan uang kas ditangani oleh satu orang atau satu pihak saja. Dengan demikian akan tercapai tujuan pengawasan intern penerimaan dan pengeluaran kas yang diharapkan sesuai dengan ketentuan. Pengawasan Intern Penerimaan Kas Dalam pengawasan intern yang baik, setiap penerimaan kas harus disetor dalam jumlah penuh ke bank pada hari yang sama dengan hari penerimaan kas atau hari kerja berikutnya. Tidak diperkenankan melakukan pengeluaran kas dari kas yang diterima dari sumber-sumber tersebut. Dengan demikian maka catatan penerimaan kas dalam jurnal penerimaan kas dapat direkonsiliasi dengan kata lain kas perusahaan dapat dicek ketelitiannya dengan cara membandingkannya dengan catatan bank. Tujuan dari pengawasan intern kas pada bagian penerimaan adalah sebagai berikut: a. Menjamin bahwa seluruh penerimaan kas benar-benar diteima dan diamankan sebagai milik pengawasan intern kas. Aris Sukamto : Sistem Pengawasan Intern Kas Pada PT. QIMS Intrasindo Medan, 2008. USU Repository © 2009 b. Menciptakan manfaat yang besar dari jumlah kas yang diterima dan dimiliki pengawasan intern kas. Pengawasan intern penerimaan kas yang diterapkan PT Qims Intrasindo adalah: a. Urusan tata usaha keuangan mencatat semua penerimaan uang, baik tunai, cek dalam satu daftar. b. Daftar penerimaan tersebut diserahkan ke seksi keuangan untuk dibukukan pada jenis masing-masing transaksi. c. Uang tunai, cek yang diterima oleh bendahara untuk selanjutnya langsung disetorkan ke bank. d. Dilakukan pemisahan tugas antara bendahara dengan urusan tata usaha keuangan. e. Seksi keuangan secara periodik membuat rekonsiliasi bank untuk mencocokkan buku bank dengan tembusannya. Dalam setiap penerimaan kas bagian urusan tata usaha keuangan membuat sumber data yang menunjukkan hal-hal sebagai berikut: a. Berapa besar jumlah uang yang diterima. b. Tanggal penerimaan. c. Sumber penerimaan kas. d. Nama orang atau perusahaan yang melaksanakan pembayaran tersebut. Aris Sukamto : Sistem Pengawasan Intern Kas Pada PT. QIMS Intrasindo Medan, 2008. USU Repository © 2009 Penerimaan kas pada PT. Qims intrasindo dilakukan oleh bendahara mulai dari penerimaan pembayaran dari klien, melakukan pencatatan, dan yang melakukan penyetoran uang ke bank, sehingga ini merupakan kelemahan karena memudahkan bendahara untuk melakukan penyelewengan. Untuk menghindari kemungkinan kecurangan maka perlu adanya pemisahan pegawai yang melaksanakan, yang mencatat dan yang menyimpan uang kas, sehingga mempunyai tanggung jawab masing-masing. Bila dua orang atau lebih melaksanakan tugas yang berhubungan dengan penerimaan kas dan pencatatannya, maka kemungkinan kecurangan dapat dikurangi. Bendahara yang bertugas sebagai penerima uang juga harus dipisahkan dengan pegawai yang menyetorkan uang ke bank. Sistem penerimaan kas dilakukan dalam berbagai bentuk, misalnya penerimaan tunai, giro dan cek. Dalam hal ini perusahaan menggunakan penerimaan kas dalam bentuk tunai, cek dan giro. Pengawasan Intern Pengeluaran Kas Sama halnya dengan penerimaan kas, terhadap pengeluaran kas juga harus dikelola sedemikian rupa sehingga tidak terjadi kesalahan atau kecurangan dalam pelaksanaannya yang mengakibatkan kerugian perusahaan. Dengan adanya penerapan pengawasan intern yang memuaskan akan memberikan kepastian bahwa pengeluaran yang dilakukan dengan benar, serta pengeluaran telah disetujui oleh pihak-pihak yang berwenang. Aris Sukamto : Sistem Pengawasan Intern Kas Pada PT. QIMS Intrasindo Medan, 2008. USU Repository © 2009 Kesempurnaan transaksi benar-benar merupakan pengeluaran yang ada hubungannya dengan aktivitas perusahaan dan tidak salah penggunaannya, untuk itu dibutuhkan pengawasan yang baik. Untuk itu pelaksanaan pengawasan intern pengeluaran kas yang diterapkan oleh PT Qims Intrasindo adalah: a. Pegawai bagian keuangan memeriksa apakah ada persetujuan pembayaran dari pimpinan perusahaan. b. Membuat bukti kas pengeluaran untuk ditandatangani oleh pimpinan sebagai persetujuan pengeluaran uang . c. Memeriksa tanda tangan penagih pada bukti kas pengeluaran. d. Menghitung jumlah uang sebesar yang tertera dalam bukti kas pengeluaran dan menyerahkan kepada penagih. e. Membuat nomor urut pada sisi kanan bukti pengeluaran kas dan memberi tanda lunas apabila telah dilakukuan pembayaran. f. Mencatat pengeluaran kas tersebut dalam buku kas harian. g. Menyerahkan satu lembar copy bukti pengeluaran kas pada urusan tata usaha keuangan. Pembayaran melalui cek PT. Qims Intrasindo menggunakan cek untuk pengeluaran kas dalam jumlah yang besar atas pembayaran sejumlah transaksi yang dilakukan, dengan memindahkan pembukuan dana rekening giro perusahaan ke rekening giro perusahaan penerima. Pemindah bukuan rekening giro bank lebih sering digunakan perusahaan, disamping aman, cepat dan juga mudah. Aris Sukamto : Sistem Pengawasan Intern Kas Pada PT. QIMS Intrasindo Medan, 2008. USU Repository © 2009 Dalam pengeluaran kas, cek-cek yang telah dikeluarkan harus diawasi. Untuk itu perlu diperhatikan beberapa hal berikut: a. Semua cek yang telah dibayar harus dicatat dalam suatu daftar menurut waktu pengeluarannya. b. Tanggal cek harus sama dengan tanggal pengeluaran yang di catat dalam buku kas. c. Nama dari penerima harus sama dengan nama yang dicatat dalam buku kas. d. Jumlahkan nilai nominal dari cek yang telah dikeluarkan dalam setahun. e. Jumlah uang yang tertulis dicek harus sama dengan jumlah uang yang di catat dalam buku kas. f. Semua cek harus ditandatangani oleh pihak yang bersangkutan. g. Harus diperhatikan dengan teliti, apakah ada pemalsuan tanda tangan yang bersangkutan. Pembayaran melalui kas kecil PT Qims Intrasindo dalam melakukan pengeluaran dalam jumlah yang kecil tidak menggunakan sistem cek karena tidak praktis dan memerlukan biaya yang besar. Untuk mengatasi pengeluaran dalam jumlah kecil perusahaan menggunakan kas kecil. Jenis pengeluaran yang dapat diambil dari dana kas kecil harus ditentukan dengan baik oleh perusahaan. Dalam pembentukan kas kecil perusahaan menggunakan sistem imprest, apabila pengeluaran telah mencapai Aris Sukamto : Sistem Pengawasan Intern Kas Pada PT. QIMS Intrasindo Medan, 2008. USU Repository © 2009 jumlah tertentu, maka bendahara dapat menyampaikan permohonan pengisian kembali dengan menyerahkan bukti pengeluaran kas. Rekonsiliasi Bank Pengawasan intern perusahaan juga membuat rekonsiliasi dengan baik, pengotorisasian cek oleh atasan dan menyerahkan setiap penerimaan langsung ke bank, juga membuat jurnal penerimaan dan pengeluarannya. Setelah akhir bulan pegawai bagian keuangan membuat rekonsiliasi bank untuk mencocokkan saldo buku perusahaan dengan saldo rekening koran bank. Pengeluaran kas yang dilakukan PT Qims Intrasindo juga dilakukan oleh bendahara. Bendahara merangkap tugas sebagai yang mengeluarkan dan yang mencatat ke bukti pengeluaran, sehingga akan memberikan kesempatan kepada bendahara untuk melekukan kecurangan. Usaha yang dilakukan untuk mengatasi hal ini sebaiknya dilakukan pemisahan fungsi dan tanggung jawab antara yang mengeluarkan sengan yang melakukan pencatatan ke bukti pengeluaran kas. Aris Sukamto : Sistem Pengawasan Intern Kas Pada PT. QIMS Intrasindo Medan, 2008. USU Repository © 2009 Aris Sukamto : Sistem Pengawasan Intern Kas Pada PT. QIMS Intrasindo Medan, 2008. USU Repository © 2009

BAB III ANALISA DAN EVALUASI

Dalam bab ini penulis akan melakukan analisis dan evaluasi terhadap pengawasan intern penerimaan dan pengeluaran kas pada PT Qims Intrasindo Medan. Adapun yang akan dianalisis dan evaluasi adalah:

A. Unsur -Unsur Pengawasan Intern Untuk menjamin agar pengawasan intern dapat berjalan dengan baik,

seorang manajer harus mengetahui unsur - unsur pengawasan intern tersebut. Pengawasan intern yang memuaskan tidak hanya diperoleh dari suatu sistem yang dikoordinasi, tetapi juga dari prosedur yang dapat dipercaya dengan biaya yang relatif rendah. Beberapa unsur-unsur pengawasan intern menurut Warren, Reeve and Fees, 2005 ; 229 adalah sebagai berikut:

1. Lingkungan Pengendalian

2. Penilaian resiko

3. Prosedur Pengendalian

4. Pemantauan atau monitoring

5. Informasi dan komunikasi.

Lingkungan pengendalian menciptakan susunan pengendalian dalam suatu organisasi tentang pengendalian. Lingkungan pengendalian merupakan landasan untuk semua unsur pengawasan intern, yang membentuk disiplin dan struktur.