3. Untuk menyusun keterangan misalnya : dalam pembiayaan dan
pembukuan 4.
Untuk memberi keterangan misalnya : faktur-faktur penjualan 5.
Untuk menjamin aktiva-aktiva misalnya : Pemeliharaan uang tunai Fungsi Manajemen Perkantoran Pada dasarnya fungsi manajemen
perkantoran sangat berkaitan dengan tujuannya, dimana fungsi perkantoran adalah penerapan saranan dan daya kantor untuk tujuan dan
sasaran yang telah diterapkan. Adapun beberapa fungsi yang menurut para ahli. Menurut Evans
Manajemen Perkantoran, fungsi yang menyangkut manajemen dan pengarahan semua tahap operasi perusahaan mengenai pengolahan
bahan keterangan,komunikasi, dan ingatan organisasi Sukoco, 2007:3, Sedangkan menurut Arthur Grager Manajemen Perkantoran, fungsi tata
penyelenggaraan terhadap komunikasi dan pelayanan warkat dari suatu organisasi Sukoco, 2007 :3
D. Pengertian dan Tujuan Manajemen Perkantoran
a. Pengertian Manajemen Perkantoran
Kantor merupakan pusat organisasi, pusat manajemen, pusat
pemikiran, pusat komunikasi dan pusat informasi. Untuk dapat gambaran yang lebih lengkap, maka berikut ini pengertian manajemen perkantoran
Sedarmayanti, 2001 : 9.
1. Terry, dalam buku Office Management and Control 1966,
manajemen perkantoran dapat didefinisikan sebagai perencanaan, pengendalian, dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta
penggerakan mereka yang melaksanakan agar mencapai tujuan-tujuan yang telah ditentukan lebih dahulu.
2. Leffingwell dan Robinson, dalam buku Textbook of Office
Management 1950, manajemen perkantoran sebagai suatu fungsi adalah cabang dari seni dan ilmu manajemen yang berkenaan dengan
pelaksanaan pekerjaan perkantoran secara efisien, bilamana dan dimanapun pekerjaan itu harus dilakukan.
3. Geoffrey 1990, manajemen kantor adalah seni membimbing personel
kantor dalam menggunakan sarana yang sesuai dengan lingkungannya demi mencapai tujuan yang sudah ditetapkan.
Dari defenisi tersebut, dapat disimpulkan bahwa manajemen perkantoran adalah suatu fungsi tertentu. Fungsi adalah sekelompok tugas
pekerjaan meliputi sejumlah kegiatan yang tergolong pada jenis yang sama berdasarkan sifat, pelaksanaan atau karena merupakan suatu urutan,
sehingga saling berkaitan atau saling bergantungan satu sama lain. Dalam suatu organisasi, fungsi dibebankan kepada seseorang atau
satuan tertentu sebagai tugas yang harus dilaksanakan. Sehingga pada prinsipnya manajemen perkantoran merupakan rangkaian kegiatan
merencanakan, mengorganisasi mengatur dan menyusun, mengarahkan memberi arah dan petunjuk , mengawasi dan mengendalikan
melakukan kontrol, sampai menyelenggarakan suatu pekerjaan secara tertib dan lancar, Sedarmayanti, 2001 : 10.
Menurut Sedarmayanti, 2001 : 11 Lingkup bidang kerja manajemen perkantoran telah meluas meliputi banyak hal, maka berikut 9
sembilan bidang kerja manajemen perkantoran yang telah disusun oleh Charles O. Libbey.
1. Ruang Perkantoran
2. Komunikasi
3. Kepegawaian Kantor
4. Perabotan dan Perlengkapan
5. Peralatan Mesin
6. Perbekalan dan Keperluan Tulis
7. Metode
8. Warkat
9. Kontrol Pejabat Pimpinan
b. Tujuan Manajemen Perkantoran
Dalam proses manajemen, sasaran yang ingin diperoleh adalah tercapainya tujuan secara efisien. Apabila dalam mencapai tujuan tidak
sesuai dengan perencanaan dan dalam proses kegiatannya menimbulkan pemborosan, maka hal tersebut sebaiknya dihindari, Sedarmayanti, 2001 :
14.
Dengan adanya tujuan manajemen perkantoran perencanaan suatu tujuan organisasi serta peningkatan efesiensi dan produktivitas kerja
pegawai akan lebih mudah untuk diterapkan. Menurut Terry tujuan Manajemen Perkantoran adalah merencanakan, mengendalikan, dan
mengorganisasikan perkerjaan perkantoran, serta penggerakan mereka yang melaksanakannya agar mencapai tujuan-tujuan yang telah ditentukan
lebih dahulu, Sukoco, 2007:3. Berdasarkan definisi atas penulis dapat menyimpulkan bahwa
tujuan manajemen perkantoran sangatlah penting, guna menunjang tercapainya sutau tujuan yang telah direncanakan oleh organisasi serta
menunjang peningkatan efesiensi dan produktivitas kerja pegawai. Tujuan proses manajemen perkantoran adalah tersedianya
informasi yang siap pakai. Ciri informasi yang siap pakai, Sedarmayanti, 2001 : 15.
1. Lengkap
2. Relevan dengan kegunaannya
3. Tidak terlambat
4. Akurat
5. Dapat dipertanggung jawabkan kebenarannya
Adapun tujuan manajemen perkantoran menurut Sedarmayanti 2001:15 antara lain adalah :
1. Untuk memberi keterangan yang lengkap bagi yang
memerlukan guna pelaksanaan tugas organisasi secara efisien. 2.
Untuk memberi catatan dan laporan yang bermanfaat dengan biaya yang terjangkau.
3. Untuk membantu perusahaan memelihara dan memenuhi
kebutuhannya. 4.
Untuk memberikan pekerjaan tata usaha yang cermat dan membantu memberi pelayanan kepada para langganan atau
mitra kerja. 5.
Untuk membuat catatan yang lebih baik dengan biaya yang terjangkau.
E. Pelaksanaan Manajemen Perkantoran pada Dinas Pertanian Provsu
